Egenevalueringsskjema

Transkript

1 Egenevalueringsskjema Prosjekthåndtering Dato: Versjon 1.00 Finanstilsynet Tlf

2 Innholdsfortegnelse: Prosjektoppstart 3 Prosjektmetode 3 Initiering 4 Prosjektplanlegging 6 Beskrivelse og definisjon - prosjektplan 6 Aktivitetsestimering 8 Kostnadsestimering 9 Tidsplan 10 Risikohåndtering 11 Prosjektavtaler 12 Prosjektbudsjett 13 Kvalitetssikring 14 Prosjektgjennomføring 15 Prosjektledelse 15 Rapportering 16 Endringshåndtering 17 Avvikshåndtering 18 Leveranse og implementering 19 Prosjektavslutning 20 Avslutning av eksterne kontrakter 20 Avslutning av prosjektet 21 Ved utarbeidelse av dette egenevalueringsskjemaet er Project Management Body of Knowledge - PMBOK Guide brukt som hovedreferanse, men også annet erfaringsmateriell er benyttet. PMI Project Management Institute (PMI) er en non-for-profit organisasjon på området prosjektledelse, se PMI s hoveddokument for prosjektstandarder er A Guide to the Project Management Body of Knowledge, og regnes av mange som som en de facto standard for kunnskap og praksis innen prosjektledelse. 2 Finanstilsynet

3 Prosjektoppstart Ja Nei Prosjektmetode 1. Foreligger det en dokumentert prosjektmetode for gjennomføring av prosjekter? 2. Er prosjektmetoden tilknyttet foretakets forretningsprosesser? 3. Er prosjektmetoden tilknyttet foretakets kvalitetssystem? 4. Brukes en prosjektmetode som er i henhold til anerkjente standarder 1? 5. Identifiserer metoden sponsor(er) 2 og prosjekteier 3? 6. Sikrer metoden at berørte parter involveres med klar beskrivelse av roller, ansvar og myndighet i prosjektorganisasjonen? 7. Har foretaket dokumentert rutine for endringshåndtering? 8. Har foretaket dokumentert rutine for problemhåndtering? 9. Har foretaket en utviklingsmetode som er tilpasset prosjektmetoden som benyttes? 1 For eksempel International Project Management Association (IPMA) eller Project Management Institute (PMI) 2 Sponsor er den som er ansvarlig for finansiering av prosjektet. 3 Prosjekteier er sponsor eller utnevnt av sponsor(ene), og er prosjektleders nærmeste kontaktperson i foretakets ledelse i prosjektsammenheng. 3 Finanstilsynet

4 Prosjektoppstart Initiering Kontrollspørsmål Ja Nei 1. Har sponsoren(e) tilstrekkelig autorisasjon til å godkjenne prosjektet? 2. Har sponsoren(e) dokumentert målsettingen med prosjektet? 3. Har sponsoren(e) dokumentert krav til prosjektets resultat og til forventet nytteverdi? 4. Er målsettingen for prosjektet i samsvar med foretakets strategi (forretningsområde)? 5. Er det gitt finansiering/budsjett, minst fram til neste fase? 6. Er det gitt tidsfrist for når prosjektplan 4 med grunnlag for endelig prosjektgodkjennelse skal foreligge? 7. Er permanent prosjektleder engasjert? 8. Er foretakets standard prosjektmetode valgt, eller anvises annen velprøvd metode? 9. Har prosjektet tilgang til erfaringstall fra lignende prosjekt? 10. Vil initieringsfasen gi et prosjektmandat som både beskriver produktet og begrunnelsen for prosjektet? 11. Er begrensninger og avhengigheter til forhold utenfor prosjektet angitt? 4 Prosjektplan er et formelt, godkjent dokument som brukes for å lede både prosjektutførelsen og prosjektkontrollen. Primært brukes prosjektplanen for å dokumentere forutsetninger og beslutninger, understøtte kommunikasjon mellom interessentene, og dokumentere godkjent omfang (scope), kostnader og tidsplan (baseline). 4 Finanstilsynet

5 12. Er bestemmelser i lover og regler som påvirker prosjektomfanget, identifisert? 13. Er foretakets kvalitetspolicy/kvalitetsstandard dokumentert for prosjektet? 14. Er det gjort en foreløpig risikovurdering før planleggingsfasen starter? 15. Er sponsoren(e)s toleranse for risiko dokumentert for prosjektet? 16. Er det regulert hvordan eventuell fortrolig informasjon skal behandles i prosjektet? 5 Finanstilsynet

6 Prosjektplanlegging Ja Nei Beskrivelse og definisjon - prosjektplan 1. Utarbeides det en leveransebeskrivelse fra prosjektet? 2. Dokumenteres det kvantifiserbare og målbare kriterier for godkjennelse av leveransene? 3. Dokumenteres forutsetninger og ytre avhengigheter som prosjektet baseres på? 4. Er det angitt hvem (utenfor prosjektet) som er ansvarlig for ytre betingelser og avhengigheter? 5. Dokumenteres rutiner for endring av prosjektets omfang (scope) underveis i prosjektet? 6. Er det tilgang til historisk info fra lignende prosjekt om feil og mangler innen fokusområdet for prosjektet? 7. Utarbeides det en hensiktsmessig WBS 5 struktur? 8. Dokumenteres det hva som ikke omfattes av prosjektet og som ellers kunne tolkes inn/ misforstås? 9. Er alle roller i prosjektorganisasjonen beskrevet? 10. Er alle avtalte eksterne og viktige interne milepæler avmerket i prosjektplanen? 11. Er det satt opp en kvalitetsplan for prosjektet? 12. Er det satt opp en informasjonsplan for prosjektet? 5 Work Breakdown Structure (WBS) en hierarkisk struktur som grupperer og definerer alle prosjektets arbeidsoppgaver. 6 Finanstilsynet

7 13. Er det dokumentert hvordan prosjektet vil bli fulgt opp og rapportert? 14. Vil prosjektrapportene følges opp mot planlagte verdier for kost, tid og kvalitet. 15. Vil prosjektet samle opp erfaringstall og arkivere disse etter standard gitt av foretaket? 16. Er det opprettet et prosjektarkiv? 17. Sikrer planprosessen at prosjektplanen er i samsvar med sponsoren(e)s forventninger og gitte rammebetingelser? 7 Finanstilsynet

8 Prosjektplanlegging Ja Nei Aktivitetsestimering Kommentar. 1. Brytes WBS strukturen ned til detaljerte aktivitetslister i samsvar med prosjektets underelementer? 2. Finnes det maler eller erfaringsmateriale fra tidligere prosjekter til hjelp ved utarbeidelse av aktivitetslister? 3. Dokumenteres forutsetninger og begrensninger for den enkelte aktivitet? 4. Dokumenteres alle avhengigheter mellom aktiviteter (for eksempel i et nettverksdiagram eller et prosjektstyringsverktøy)? 5. Utarbeides det estimat pr aktivitet? 6. Er medarbeiderne som skal utføre aktivitetene tatt med i estimeringsprosessen? 7. Finnes det måltall eller erfaringstall fra tidligere prosjekter til hjelp ved utarbeidelse av estimater? 8. Dokumenteres reserver som legges inn i estimater eller arbeidsperioder? 8 Finanstilsynet

9 Prosjektplanlegging Ja Nei Kostnadsestimering 1. Har foretaket en policy for anskaffelse/bruk av ressurser som er gjort kjent for prosjektledelsen? 2. Beskrives ressursbehovet knyttet til den enkelte aktivitet med kvalitetskrav til for eksempel erfaringsnivå og kompetanse hos personalressurser? 3. Finnes det kostnadsrater eller historiske kostnader tilgjengelig? 4. Dokumenteres det hvordan kostnadsestimatene er utarbeidet? 5. Dokumenteres usikkerhet i estimatene? 6. Beskrives det hvordan kostnadsavvik vil bli håndtert i prosjektet? 9 Finanstilsynet

10 Prosjektplanlegging Ja Nei Tidsplan 1. Er det gitt milepæler av sponsor(er) eller kunder, og blir i tilfelle disse markert i tidsplanen? 2. Blir kritisk linje (Critical Path 6 ) kartlagt i tidsplanen? 3. Blir ressurskravene tidsfordelt, og foretas det nødvendig utjevning av ressursplanen? 4. Er det dokumenterte prosedyrer for hvordan forsinkelser skal håndteres i prosjektet? 5. Dokumenteres det hvem (hvilken rolle) som har ansvar for håndtering av forsinkelser? 6 Kritisk linje er en serie av aktiviteter som bestemmer prosjektets varighet. Kritisk linje er oftest definert som de aktiviteter (med slakk mindre enn en gitt verdi, oftest null) hvor den etterfølgende aktivitet er avhengig av den foregående, og som utgjør den lengste linjen gjennom prosjektet. 10 Finanstilsynet

11 Prosjektplanlegging Ja Nei Risikohåndtering 1. Er det dokumenterte prosedyrer for hvordan risiko skal håndteres i prosjektet? 2. Dokumenteres det hvem (hvilken rolle) som har ansvar for risikohåndteringen? 3. Er risikogjennomganger tatt med i prosjektplanen? 4. Dokumenteres risikohistorien i prosjektet? 5. Gjøres det en risikovurdering i planleggingsfasen? 6. Tas identifiserte og vurderte risikokostnader med i kostnadsestimatene? 11 Finanstilsynet

12 Prosjektplanlegging Ja Nei Prosjektavtaler 1. Følges foretakets faste innkjøpsrutiner for prosjektet? 2. Utarbeides det nøyaktige beskrivelse av anskaffelser? 3. Er det klare kriterier for valg av leverandør? 4. Inneholder kontrakten klare regler for akseptanse av leveransen? 5. Sikrer kontrakten rett til eventuelle tilleggsleveranser til avtalte priser? 6. Hvis kjøper har leveranser (for eksempel testdata/ testfaciliteter) til leverandør, er disse klart definert? 7. Gjennomføres risikovurdering av avtalene ved bruk av eksterne leverandører? 8. Gjennomføres juridiske vurderinger av avtalene med eksterne leverandører? 9. Er det i avtalen regulert hvordan foretaket sikrer avslutning av avtalen? 12 Finanstilsynet

13 Prosjektplanlegging Ja Nei Prosjektbudsjett 1. Fordeles totalbudsjett i WBS-strukturen etter kostnadsestimatene? 2. Settes det opp en baseline 7 for kostnader i henhold til tidsplanen? 3. Hvis det kommer endringer i løpet av planleggingsperioden, blir da kostnader (eller kostnadsreduksjoner) ved slike endringer tatt med? 4. Hvis budsjettet er fastsatt før estimering, blir estimatene rapportert til sponsor(ene) som grunnlag for budsjettjusteringer? 5. Er det tatt med kostnader for nødvendig opplæring av ressurser? 6. Er kostnader fra prosjektavtalene tatt med i budsjett? 7. Er kostnader ved kvalitetsaktiviteter tatt med i budsjettet? 8. Er det satt av en pott for å håndtere uidentifiserte risikoer (contingency reserves)? 7 Baseline er den originale godkjente planen for prosjektet, pluss (eller minus) de godkjente endringene. 13 Finanstilsynet

14 Prosjektplanlegging Ja Nei Kvalitetssikring 1. Er foretakets kvalitetspolicy/ kvalitetsstandard innarbeidet i kvalitetsplanen? 2. Er ansvar for kvalitetskontroll klart definert i rollebeskrivelsen? 3. Er det markert i tidsplanen når kvalitetskontroller skal foretas? 4. Er kvalitetskontroller timet mot prosjektets hovedleveranser? 5. Er det beskrevet kvalitetskrav i spesifikasjoner til eventuelle eksterne leverandører? 6. Er det definert hvordan kvalitet skal måles? 7. Er rutine for problemhåndtering innarbeidet i kvalitetsplanen? 8. Er det utarbeidet sjekklister for alle trinn i framstillingen av leveransene? 14 Finanstilsynet

15 Prosjektgjennomføring Ja Nei Prosjektledelse 1. Er prosjektplan og budsjett godkjent av prosjekteier og styringsgruppe? 2. Avholdes det oppstartsmøter ved start av hovedfaser for å informere prosjektdeltakerne om planer og forventninger? 3. Kontrolleres betingelser for den enkelte aktivitet før oppstart av aktiviteten? 4. Startes aktivitetene i henhold til plan? 5. Holdes det regelmessige statusmøter for oppfølging av planen? 6. Gjennomføres nødvendig opplæring for ressurser som trenger dette? 7. Gjøres det tiltak i henhold til prosedyrer for å korrigere for avvik fra planen? 8. Blir arbeidsresultater og leveranser kontrollert mot etablerte kvalitetsmål? 9. Sikrer prosjektmetoden at det gjennomføres revisjons- og kvalitetsgjennomganger av prosjektet? 15 Finanstilsynet

16 Prosjektgjennomføring Ja Nei Rapportering 1. I statusrapporten: rapporteres status i forhold til tidsplan og budsjett? 2. I statusrapporten: rapporteres det hva som er oppnådd og hva som er i arbeid/gjenstår? (estimate to complete) 3. I statusrapporten: gis det prognoser på gjenstående basert på oppnådd effektivitet? 4. I statusrapporten: rapporteres det på risiko med gradering av risikoelementer og planlagte tiltak? 5. I statusrapporten: rapporteres det på oppnådd kvalitet? 6. Er godkjente endringer tatt med i rapporteringen? 7. Distribueres informasjon i henhold til informasjonsplanen? 8. Gis det forhåndsvarsel til interessentene ved større endringer og avvik? 9. Sikrer prosjektmetoden at revisjons- og kvalitetsgjennomganger rapporteres og følges opp? 16 Finanstilsynet

17 Prosjektgjennomføring Ja Nei Endringshåndtering 1. Behandles endringer i prosjektet i henhold til foretakets rutiner for endringshåndtering? 2. Har prosjektet en logg over alle endringer? 3. Logges også interne endringer som for eksempel er initiert av avvik? 4. Analyseres endringer i forhold til alle relevante forhold (risiko, omfang, tid, kostnader, kvalitet, eventuelt kontraktsforhold)? 5. Behandles tiltak som er besluttet på grunnlag av risikogjennomganger, i henhold til foretakets rutiner for endringshåndtering? 6. Oppdateres prosjekt-planverk med vedtatte endringer? 17 Finanstilsynet

18 Prosjektgjennomføring Ja Nei Avvikshåndtering 1. Er det i prosjektmetoden beskrevet hvordan prosjektet skal behandle problemer som kan medføre større avvik fra prosjektplanen? 2. Blir avvik/problemer som har oppstått i prosjektet behandlet som et fast tema på prosjektmøtene? 3. Blir rotårsak til problemet kartlagt før man beslutter en løsning på problemet? 4. Blir alle muligheter og alternative løsninger kartlagt og diskutert før man beslutter en løsning på problemet? 5. Hvis den løsningen man velger, involverer eller berører aktører som ikke er direkte involvert i prosjektet, blir disse informert? 6. Logges tiltak for å korrigere avvik/problemer, samt årsak til avvik, for bruk i senere prosjekter? 18 Finanstilsynet

19 Prosjektgjennomføring Ja Nei Leveranse og implementering 1. Er det etablert prosedyrer og kontroller som sikrer overgangen fra utvikling til drift som blant annet skal inkludere testing, opplæring, dokumentasjon og godkjenning? 2. Har foretaket utarbeidet krav til implementeringsplan for innføring av nye ITløsninger? 3. Sikrer implementeringsplanen at testing av nye ITløsninger gjennomføres i relevant testmiljø? 4. Foreligger det rutiner for kontroll av, og godkjenning av testresultater? 5. Foreligger det i implementeringsplanene krav til roll-back og kontinuitetsløsninger som sikrer tilstrekkelig stabilitet ved overgang til ny løsning? 6. Foreligger det i implementeringsplanen krav til oppdatering av kontinuitets- og katastrofeplaner ved innføring av nye IT-løsninger? 19 Finanstilsynet

20 Kontrollspørsmål Prosjektavslutning Ja Nei Avslutning av eksterne kontrakter (underleverandører) 1. Gjennomføres det en sluttkontroll på at alle deler er levert, og at kvalitet er i henhold til kontrakt? 2. Arkiveres kontrakten i prosjektarkivet? 3. Informeres leverandør skriftlig om at kontrakten er avsluttet? 20 Finanstilsynet

21 Prosjektavslutning Ja Nei Avslutning av prosjektet 1. Er prosjektarkivet oppdatert med ajourførte produkt- og prosjektdokumenter? 2. Bekrefter dokumentene at alle aktuelle leveranser er utført, og alle aktiviteter er avsluttet? 3. Har prosjektet uført en lesson learned sesjon, og dokumentert resultatet? 4. Er erfaringsinfo/ tilbakemeldinger gitt medarbeidere og ressurseiere? 5. Er prosjektets sluttrapport formelt godkjent? 21 Finanstilsynet