MODUL A Prosjektledelse Oversikt og Innsikt Dag 4 BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

Transkript

1 MODUL A Prosjektledelse Oversikt og Innsikt Dag 4 Morten A. Torp Version

2 Gjennomføringsplan Dag 1: Dag 3: 1. Prosjekter & prosjektledelse 2. Kunde og leverandør 3. Organisering 4. Eierstyring Introduksjon til elæring og utdeling av Caseoppgave 9. Kostnadsestimering 10. Fremdriftsoppfølging 11. Endringshåndtering 12. Prosjektavslutning Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Dag 2: 5. Prosjektmål 6. Oppstart 7. Arbeidsomfang 8. Tidsplanlegging Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Dag 4: 13. Kvalitet i prosjekter 14. Usikkerhet 15. Kontrakt & innkjøp 16. Interessenter 17. Kommunikasjon og Samarbeid Arbeid og presentasjon av Caseoppgave Side 2

3 13. Kvalitet i Prosjekter Side 3

4 Kvalitet i hht. Akseptansekriteier TID KOST OMFANG/ KVALITET Kvalitet i prosjekter er knyttet til leveransens design, ytelse og funksjonalitet Side 4

5 Akseptansekriterier og Forventet Kvalitet Akseptansekriterier = Krav til hva kunden aksepterer Basert på klare og målbare krav med oppgitt toleranse Beskrives i WBS Del av Kontrakt (Leverandørprosjekt) eller Prosjektplan (Kundeprosjekt) Justering av kvalitetskrav/akseptansekriterier gjøres gjennom Endringshåndtering Før prosjektet kan avsluttes skal alle leveranser vurderes i forhold til om kriteriene er oppfylt Side 5

6 Kvalitetsstyring Identifisere Kundens kvalitetskrav Definere Akseptanse -kriterier Følge opp arbeidet Kvalitetsrevisjoner Endelig Godkjenning Planlegging Gjennomføring Avslutning Håndtere forventninger ved endringer og avvik Sjekke Kvalitet Kvalitetsstyring er prosjektleders ansvar og del av bedriftens kvalitetssystem Kvalitetsplanen etableres i planleggingsfasen Side 6

7 Kvalitetsrevisjon To typer revisjoner: o o Verifikasjon av at leveransene er i hht. kvalitetskrav/akseptansekriterier Verifikasjon av at prosjektet følger bedriftens prosjektmodell/god praksis Gjennomføres av interne eller eksterne revisjonsteam Rapporterer evtl. funn og mulige tiltak til prosjektleder Planlegges slik at det mulig å få gjennomført tiltak Side 7

8 Eksempel på Kvalitetsplan Side 8

9 14. Usikkerhet Side 9

10 Prosjekter = Usikkerhet! Mye kan skje, og noe vil skje.. Positiv konsekvens Mulighet Usikkerhet Negativ konsekvens Risiko Usikkerhet = differansen mellom den informasjon som er nødvendig for å ta en sikker beslutning og den tilgjengelige informasjon (PS 2000, 1997) Kjent usikkerhet kan styres og antall negative overraskelser kan reduseres! Side 10

11 Usikkerhetsstyring Usikkerhetsanalyse Fremdriftsoppfølging Sjekklister Erfaringsdata etc. «Brainstorming» Identifisere usikkerhet Oppdatere tiltaksplan.. og hovedplan Kvantitative og Kvalitative metoder Lage Risikomatrise Evaluere usikkerhet Evaluere effekt av tiltak Utnytte muligheter Redusere risiko Akseptere usikkerhet Overføre usikkerhet Etablere tiltaksplan Iverksette tiltak Side 11

12 Tiltakene skal være.. konkrete definert med ansvar definert i tid Dette: kan koste noe og skal legges inn som en del av prosjektplanen (unngå flere parallelle planer) Tiltak kan være både proaktive og reaktive Side 12

13 Struktur og Sammenheng Side 13

14 Sannsynlighet Risikoanalyse og Risikomatrise # Usikkerhet Sannsyn -lighet Konsekvens 1 Manglende støtte fra ledelsen Forsinket leveranse fra A/S Tut&Kjør Avslag på konsesjonssøknad Patentkonflikt på motor Utilstrekkelig kompetanse i prosjektgruppe Side Konsekvens

15 Usikkerhetsstyring i PST Klassekampen 29/ Side 15

16 Usikkerhetsstyring i alle Prosjektfaser Usikkerhetsstyring er en kontinuerlig prosess! Side 16

17 Computerworld 20/ Side 17

18 Computerworld 20/ Side 18

19 15. Kontrakter og Innkjøp Side 19

20 Kunde og Leverandør i Prosjektmodellen Forprosjekt Gevinstrealisering Linjens ansvar B1 B2 B3 B4 Prosjektets ansvar Planlegging Gjennomføring Avslutning Forespørsel Godkjent leveranse B1 B2 B3 B4 B5 B6 Leverandørens ansvar Tilbud Forhandlinger/ Kontrakt Planlegging Gjennomføring Avslutning Side 20

21 Innkjøpsprosessen (1) Innkjøpsstrategi - Hva skal settes ut på kontrakt - Når skal arbeidet utføres - Bestemme kontraktsform/prisformat Kontraktsprosess - Identifisere (flere) potensielle leverandører - Utarbeide og sende ut forespørsler (med prosjektrammer) - Evaluere tilbud - Forhandle - Inngå kontrakt Side 21

22 Innkjøpsprosessen (2) Etablering av kontrakt - Hvem er kjøper og hvem er selger - Hva skal leveres, når og hvor - Pris og betalingsform - Håndtering av avvik og tvister - Håndtering av usikkerhet og endringer - Juridisk bindende - Samarbeidsdokument og styringsverktøy Prisformat - Fordeling og prising av usikkerheten i prosjektet - Enten 1. Fastpris (priskontrakt) 2. Regningsarbeid (kostnadskontrakt) 3. Kombinasjon av 1 og 2 Kontraktsadministrasjon Side 22

23 Kontraktsformat og Usikkerhet Overføring av leveranseansvar og usikkerhet til underleverandør Side 23

24 Dagens Næringsliv 15/5-17 Side 24

25 Ulik forståelse av Arbeidsomfang Side 25

26 Oppfølging av kontrakter Krav til rapportering og innsyn Leveransemilepæler Fremdriftsrapportering Krav til kvalitet akseptansekriterier Kvalitetsrevisjoner Betalingsmilepæler knyttet til sentrale leveranser Insentivmekanismer og dagbøter Leverandørens forpliktelser etter avsluttet leveranse Utførelse av garantiarbeider Side 26

27 Kontraktsforståelse Mulighet for revisjon av pågående arbeid i hht. kvalitetskrav Gjennomføring av felles prosjektmøter og felles usikkerhetsanalyser Regulerer partenes gjensidige plikter og rettigheter Forebygger uenighet og tvister, bidrar til fellesskap Store prosjekter etablerer ofte egen innkjøpsleder (kunde) og egen kundenansvarlig (leverandør) Side 27

28 Eksempel på Standardkontrakter Bygg og anlegg: NS 8405, NS 3431, NS 8401 Olje og gass: NF 92, NTK 2000 IKT: SSA, IKT, PS 2000 Forsvar: BAF/ARF Industri: Orgalime, NU 98, NL 01 Side 28

29 16. Interessenter Side 29

30 Mer fra sykehusprosjektet.. Telemarksavisa 15/

31

32 Interessenter Individer og organisasjoner som er direkte involvert i prosjektet eller hvis interesser kan bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultat Interne Styre/eiere/ledelse Prosjektleder/prosjektdeltakere Styringsgruppe Linjeledere (avgir ressurser) Brukere/referansegruppe/fagforeninger Leverandør/samarbeidspartnere.. Eksterne Myndigheter/politikere Kunder Offentlige etater Interesessorganisasjoner Naboer/lokalbefolkning Konkurrenter Media Side 32 Omgivelsene Egen organisasjon Ledelse Prosjekteier Prosjektleder Prosjektdeltakere Interne interessenter Eksterne interessenter

33 Interessentanalyse Identifikasjon Opplisting av interessenter Analyse Interessentene kategoriseres Tiltak Strategi for håndtering av interessentene Gjennomføres ved oppstart (planleggingsfasen), passering av viktige milepæler og ellers etter behov Side 33

34 Liten Stor Kategorisering av Interessenter Stor Liten Gjerdesittere: Involvere Støttende: Samarbeide Motstandere: Forsvare Marginale: Overvåke Side 34

35 Nøkkelspørsmål Hvem er de viktigste interessentene (finn «kulturarkitektene»)? Hva er nåværende holdning (til prosjektet og endringen) og hvorfor har de den? Hvilken holdning må/bør de ha for at prosjektet skal lykkes? Hva må vi gjøre? Hvem skal gjøre det og når skal det skje? Side 35

36 Eksempel på Interessentanalyse Stakeholder Sterkt imot Imot Nøytral Støttende Sterkt støttende Årsak til nåværende status IT-sjef XY Historikk fargelegger ståsted XY Vil forsikre seg om at fagsystemer fungerer Stabssjef X Y Grunnleggende skeptisk Personalsjef X Y Dårlig erfaring Aksjon Ansvar Tid Prosjektet må levere PL Nå Sikre at systemer er kompatible i nytt OS (i forkant av migrering). Informere i forkant. Reklamere for white list Personlig møte, presentere planer Må være med på pilot (selges inn) Systemadministratorer Systemansv. PL PL I hht. plan Neste ledermøte I hht. plan Side 36

37 17. Kommunikasjon og Samarbeid Side 37

38 Hva er Kommunikasjon? Utveksling av informasjon (meninger, oppfatninger, tanker og følelser) mellom individer gjennom et felles system av symboler, tegn eller atferd Utfordringen er å overføre din egen forståelse, oppfatning, kunnskap, dine følelser og stemninger til mottaker Jo mer aktive, jo bedre kommunikasjon Helhetlig prosess (både verbal og ikke-verbal) o 7% ord, 38% tonefall, 55% kroppsspråk Side 38

39 Kommunikasjonsplan Plan for håndtering av informasjon i prosjektet (internt og eksternt) Målgruppe = Interessenter (henger nøye sammen med Interessentanalysen) Etableres i planleggingsfasen og vedlikeholdes kontinuerlig i hele prosjektets levetid Side 39

40 Eksempel

41 Prosjektledelse er først og fremst Ledelse Situasjonsbestemt ledelse Teambasert ledelse Endringsledelse Side 41

42 Hva er motiverende? Innhold/mening/variasjon i oppgaver Videreutvikling/læring Selvstendighet/treffe egne beslutninger Bli sett/oppnå anseelse Se sammenheng mellom oppgaver og omverden Oppgaver forenlig med en ønsket fremtid Støtte fra leder/kolleger Nøkkelen til egen motivasjon ligger hos den enkelte De må i utgangspunktet ha lyst til å jobbe i prosjektet! Side 42

43 Konstruktive Tilbakemeldinger Ærlige ekte hjelp Beskrivende ikke dømmende Konkrete, vær saklig ikke personlig/vurderende Rettes mot forhold det er mulig å gjøre noe med Vurder tid og sted, men så raskt som mulig Kontroller om budskapet er forstått av mottaker Kommuniser enkelt gå rett på sak Gi råd/antyd alternative løsninger Gi alltid et valg Side 43

44 Aftenposten 2/ Side 44 En tørrlagt leders erkjennelser

45 God ledelse...

46 90% av Prosjektledelse er Kommunikasjon! Åpen og målrettet kommunikasjon Delegering av oppgaver Involvering/ Coaching/ Fasilitering Prosjektlederen som LEDER Side 46

47 Resultat som forventet?

48

49 .og helt til slutt Side 49