PROSJEKTSTYRING Kritiske og konstruktive synspunkter på earned value

Transkript

1 PROSJEKTSTYRING Kritiske og konstruktive synspunkter på earned value Jan Evensmo og Jan Terje Karlsen Temadag

2 Informasjon om oss Jan Evensmo Associate Professor of Operations Research Ex-chairman of Norwegian Operations Research Society Jan Terje Karlsen Associate Professor of Project Management Temadag

3 Prosjekter med kostnadssprekk 3

4 Hvor mye vil operaen koste? Temadag

5 Kostnadsoverskridelser - flere eksempler Oil & gas projects in the Norwegian Sea: - Balder (62%), (Oseberg 23%), Gullfaks (31%), Kårstø (141%), Visund (45%), Aasgard (30%) IT-projects: - 50 to 65% of all projects have cost overruns, - Cost overruns up to 650% of base estimate (average 180%) Temadag

6 Styring av prosjekter Viktige styringsmål for et prosjekt er: Kostnad (budsjett) Tid(plan) Kvalitet (spesifikasjoner) Kostnad Vårt fokus er på: tid og kostnader Tid Kvalitet Temadag

7 Hva kan gjøres? Vi har tilsynelatende et godt verktøy i EARNED VALUE (verdiskapningsberegninger) Temadag

8 Tre S-kurver En for planlagt kostnad (budsjett) Kalles: Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) En som viser virkelig kostnad Kalles: Actual Cost of Work Performed (ACWP) En som viser verdien av faktisk utført arbeid Kalles: Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) Temadag

9 S - kurver Kostnader ACWS BCWS BCWP Tid t 0 Temadag

10 Produktivitetsindeks Produktivitetsindeks (CPI) = BCWP / ACWP CPI = 1: Prosjektet holder budsjett CPI > 1: Produktiviteten god, det skapes mer verdi en det legges inn av virkelige kostnader for å skape disse verdiene CPI <1: Produktiviteten dårlig, det skapes mindre verdi en det som legges inn av virkelige kostnader for å skape disse verdiene Temadag

11 Fremdriftsindeks Fremdriftsindeks (SPI) = BCWP / BCWS SPI = 1: Prosjektet holder tidsplanen SPI > 1: Prosjektet ligger foran tidsplanen SPI <1: Prosjektet ligger etter tidsplanen Temadag

12 Undervisning Utfordring: Har du noen gang forsøkt å forklare Earned value for noen, f.eks. studenter? Temadag

13 Sentral formel Cost EAC BAC BCWS ACWP BCWP t 0 t p t r Time En akseptert formel for beregning av ny totalkostnad: EAC = ACWP + (BAC BCWP) / CPI = BAC / CPI Temadag

14 En mer kontroversiell formel Hva betyr egentlig denne formelen? EAC = ACWP + (BAC BCWP) / (CPI SPI) Sitater av Fleming and Koppelman: Some people consider this formula to be a worst case formula, while others consider it to be the most likely model. In either case, it is one of the more widely used and accepted formulas to statistically forecast the final costs on any project. Projects do not like to be in a position of establishing a performance plan and then falling behind their authorized plan. There is a natural human tendency to want to get back on schedule, even if it means using more resources to accomplish the same amount of planned work. Temadag

15 Forklaringer på formel Kanskje det betyr dette? Redusering av prosjekttid Cost EAC* EAC BAC ACWP BCWS BCWP t 0 t p t r Time Temadag

16 CRASHING Men da må formelen CPI SPI være relatert til metoden Crashing Temadag

17 Ingen mening Vi vil derfor argumentere for at formelen: EAC = ACWP + (BAC BCWP) / (CPI SPI) ikke har teoretisk forankring og gir derfor ingen mening!! Men hva med Crash costs? Forstår vi disse? Temadag

18 Eksempel på crashing Information Activity A Activity B Duration - normal 4 6 Duration - crashed 2 3 Costs - normal Costs - crashed Since: = < = Activity A should be crashed (compressed) before activity B. OK, but: Where does this come from? Temadag

19 Grunnleggende spørsmål Where do the crash costs come from? Why should the crash costs be linear? Activity duration d(n) d n d min N max Crash costs N Temadag

20 Vi vil påstå at Project planning theory is old History fades away Nobody lives to remember the basis of the basic theory New authors of project planning literature copy the old books, and take things for granted Reproduction of accepted truths Nobody ever tried to use the crashing model in real life? Temadag

21 Hypotese There must (hopefully) exist some rational arguments for the crashing model Leading to linearity and calculability??? Found it!! Temadag

22 Crashing modell No ad hoc idea about the linearity of the world but a consequence of Activity duration d max d(r) The inverse proportionality of activity duration and people working on it d n d min r min r n r max Resource r Temadag

23 Eksempel crashing 5 workers use 6 weeks to complete activity Normal salary $4000 per worker per week Normal activity cost: 6 5 $4000 = $ Crashing each additional worker: 50% cost increase $6000 per worker per week Temadag

24 Forts. crashing eksempel Workers Activity duration (weeks) Activity cost Cost increase per crash week = = = 5 5 ( ) = = = ( ) = = = ( ) 4 = = Temadag

25 IF YOU GO TO THE EXTREME Activity duration x = 0 x = 1 x = x = x = Crash costs But don t do it in the real world!! Temadag

26 THUS: Resultater If an activity is labor intensive The hyperbola of duration vs. workers holds If extra manpower get some overtime salary compared to basic manpower THEN: The crashing model is relevant and useful The crash costs are easily calculable from salaries of personnel Temadag

27 Forskjellige prosjektutviklinger La oss være litt mer konstruktive!! La oss få litt systematikk i all galskapen!! Temadag

28 6 forskjellige prosjektutviklinger Cost # 1 # 2 # 3 Cost Cost BAC BCWP BCWS BAC BCWP ACWP BCWS BAC BCWS BCWP ACWP ACWP t 0 t p BCWP > BCWS > ACWP Time t 0 t p BCWP > ACWP > BCWS Time t 0 t p BCWS > BCWP > ACWP Time Cost BAC ACWP # 4 BCWP BCWS Cost BAC # 5 BCWS ACWP Cost BAC # 6 ACWP BCWS BCWP BCWP t 0 ACWP > BCWP > BCWS t p Time t 0 t p BCWS > ACWP > BCWP Time t 0 t p ACWP > BCWS > BCWP Time Temadag

29 Utvikling #1 Cost BAC BCWP BCWS BCWP > BCWS > ACWP CV positiv BV positiv ACWP SV positiv t 0 t p Time Temadag

30 Utvikling #2 Cost BAC BCWP ACWP BCWP > ACWP > BCWS BCWS CV positiv BV negativ SV positiv t 0 t p Time Temadag

31 Utvikling #3 Cost BAC BCWS BCWP BCWS > BCWP > ACWP CV negativ ACWP BV positiv SV negativ t 0 t p Time Temadag

32 Utvikling #4 Cost BAC ACWP BCWP BCWS ACWP > BCWP > BCWS CV negativ BV negativ SV positiv t 0 t p Time Temadag

33 Utvikling #5 Cost BAC BCWS ACWP BCWS > ACWP > BCWP CV negativ BCWP BV positiv SV negativ t 0 t p Time Temadag

34 Utvikling #6 Cost BAC ACWP BCWS BCWP ACWP > BCWS > BCWP CV negativ BV negativ SV negativ t 0 t p Time Temadag

35 Problemstilling Hvilke strategier eller tiltak er relevante og kan iverksettes i de seks forskjellige prosjektutviklingene? Temadag

36 Fem strategier Strategi A Laissez-faire strategi: Fortsette i samme spor som til nå Strategi B Santa Claus strategi: Bli mer effektiv og produktiv i prosjektet Strategi C Tail Between Legs strategi: Endre/redusere prosjektets omfang (kvalitet) Strategi D Age Before Beauty strategi: Forsøke å holde tidsfristen ved å tilføre ekstra ressurser (f.eks. arbeidskraft), noe som vil medføre ekstra kostnader Strategi E Late Sunset strategi: Forsøke å holde budsjettet ved å forlenge tidsfristen Temadag

37 Kopling mellom utviklinger og strategier Utv iklinger #1 #2 #3 #4 #5 #6 Cost BAC BCWP BCWS Cost BAC BCWP ACWP BCWS Cost BAC BCWS BCWP Cost BAC ACWP BCWP BCWS Cost BAC BCWS ACWP Cost BAC ACWP BCWS BCWP ACWP BCWP ACWP Strategier t 0 t p Time t 0 t p Time t 0 t p Time t 0 t p Time t 0 t p Time t 0 t p Time Strategi A: Fortsette som før Fullf ører prosjektet f ør tidsfrist og under budsjett Forsinket, men under budsjett Ferdig før tidsfrist, men ov er budsjett Forsinket og ov er budsjett Strategi B: Endre eff ektiv itet Ikke relevant Arbeide mer effektivt for å holde tidsplan innenf or budsjett Arbeide mer effektivt for å holde budsjett innenf or tidsf rist Arbeide mer eff ektiv t f or å holde både budsjett og tidsf rist Strategi C: Endre omf ang (eller kv alitet) Ikke relevant Redusere omfang for å holde tidsf rist Redusere omfang for å holde budsjett Redusere omf ang f or å holde både budsjett og tidsf rist Strategi D: Opprettholde opprinnelig tidsplan Ikke relevant Bruke mer ressurser (crashing), men holde budsjett Bruke mindre ressurser, men innenf or budsjett Bruke mer ressurser (crashing) med kostnadsoverskridelse Strategi E: Opprettholde opprinnelig budsjett Ikke relevant Ikke relevant Bruke mindre, ressurser men f orsinket Bruke mindre ressurser, men større forsinkelse Temadag

38 Vårt mål Bedre forståelse av de forskjellige rutene som viser kobling mellom utvikling og strategi Temadag

39 An example of #5 Project plan: Budget BAC = USD Duration t p = 12 months After 3 months: Spent USD and 20 % finished BCWS = ACWP = BCWP = Temadag

40 Box #5 - A Do nothing box #5 A: BAC EAC = = = CPI USD % cost overrun t t SPI p r = = = 15 months 25 % delay Temadag

41 Box #5 and other strategies Strategy B: More efficient stay on plan Strategy C: Reduce scope stay on plan Strategy D: More resources no delay Strategy E: Less resources increase delay But no math today! Temadag

42 Avslutningsvis / videre forskning Tilbake til forecastmodellen: EAC = BAC CPI Denne formelen er bygget på lineær trendforskyvning Men tatt i betraktning at S-kurven ikke akkurat er lineær, er selv dette en underlig modell å velge! Temadag

43 Assertion EV is a forceful tool - a hammer but lacks systematic procedures nails Hopefully our approach can contribute to better use of EV in practice!! Temadag