Struktur foredrag. Prosjektkompetanse som suksessfaktor. Diskusjonsforedrag Prosjekt Hvorfor meg: Statskonsults tilbud innen

Transkript

1 Prosjektkompetanse som suksessfaktor Diskusjonsforedrag Prosjekt 2005 Toril Almenningen Lillestrøm 12.oktober Struktur foredrag Prosjektkompetanse; Hvorfor? Hva er det? Nytteverdien? Hvorfor meg: Statskonsults tilbud innen Prosjektledelse Teamledelse Brukerretting

2 Hvorfor prosjektkompetanse? 25% of total GNP for the Scandinavian countries gives approx NOK 1340 billion on projects Forsvaret skal bli bedre på prosjektledelse Antall PMI-medlemmer stiger! Status 65% går galt! Planer og estimater var ofte basert på et mangelfullt grunnlag, manglet forankring i for eksempel virksomhetsplanen. Målene var urealistiske, det var for lite fokus på evne til gjennomføring. Prosjektstyringen og oppfølgingen var mangelfull. Kontrakter ble ikke benyttet som styringsredskap i den løpende prosjektgjennomføringen. (Statskonsult 1998:6) Stadig økende hastighet, en hovedutfordring i dagens og fremtidens prosjekter og forretningsliv Hvorfor? År ? Mer å gjøre for den enkelte. Fører til større usikkerhet, ingen mulighet for å hente seg inn. Stiller mye større krav til G 3 : godt forarbeid, gode prosesser og gode folk! mnd

3 Hvorfor? Prosjektfaget i offentlig sektor Mange kaller seg prosjektledere uten formell kompetanse Prosjektledelse og prosjektarbeid en basiskompetanse Framtidas dominerende ledelsesform Prosjekt er et umodent fag Prosjektledelse regnes ikke som et fagområde Ledere velger ikke metoder de ikke kjenner! Særlige kjennetegn off.sektor Hvorfor? - Samfunnsansvar (konsekvensutredninger) - Åpne beslutningsprosesser (konstant utfordring) - Rettssikkerhet (kjenne lover/regelverk godt) - Normer om habilitet, saklighet og lojalitet - Samarbeid framfor konkurranse (mange aktører) - Arbeidsområder/rammer endres plutselig (årlig?)

4 Prosjektmetodikkens muligheter Hvorfor? deling (arbeidsdeling, kunnskapsdeling) disiplin (felles metode/felles språk) dokumentasjon (før, under, etter) Hva? Hva er prosjektkompetanse? Strukturelle teknikker Metode og språk Kultur og samspill også for økonomer, jurister, samfunnsvitere

5 Prosjektstyring verktøy og teknikker Hva? Definer målet/roller/ansvar 1 Prosjektstrukturering 2 Nettverk/tidsplan 3 Ressursbehov mot arbeidsoppgaver Resource 4 Resource pool Fremdrift/Ressursplan 5 Oppfølging /Rapportering Planned Planned -Actual - Budgeted cost Styringssløyfen Korrektive tiltak Etablere Planer Analysere avvik 7 Rapportering Resultat/gevinst/sluttdok. 8 Prosjektledelse Hva? 1. Integrasjonsledelse 4.1 Utarbeide prosjektplan 4.2 Gjennomføring prosjektplan 4.3 Integrert endringsstyring 2. Omfangsledelse 5.1 Igangsetting 5.2 Omfangsplanlegging 5.3 Omfangsdefinisjon 5.4 Omfangsverifikasjon 5.5 Omfangsendringsstyring 3. Tidsledelse 6.1 Aktivitetsdefinisjon 6.2 Bestemme aktivitetenes rekkefølge 6.3 Beregne aktivitetenes varighet 6.4 Utarbeide tidsplan 6.5 Styring av tidsplan 4. Kostnadsledelse 7.1 Ressursplanlegging 7.2 Kostnadsestimering 7.3 Kostnadsbudsjettering 7.4 Kostnadsstyring 5. Kvalitetsledelse 8.1 Kvalitetsplanlegging 8.2 Kvalitetssikring 8.3 Kvalitetsstyring 6. Personalledelse 9.1 Organisasjonsplanlegging 9.2 Bemanning 9.3 Teamutvikling 7. Kommunikasjonsledelse 10.1 Kommunikasjonsplanlegging 10.2 Distribusjon av informasjon 10.3 Rapportering av ytelse 8. Usikkerhetsledelse 11.1 Planlegge usikkerhetsledelse 11.2 Identifisere usikkerhet 11.3 Kvalitativ usikkerhetsanalyse 11.4 Kvantitativ usikkerhetsanalyse 10.4 Administrativ avslutning 11.5 Planlegge tiltak mot usikkerhet 11.6 Overvåke og styre usikkerhet 9. Innkjøpsledelse 12.1 Innkjøpsplanlegging 12.2 Forespørselplanlegging 12.3 Forespørsel 12.4 Leverandørvalg 12.5 Kontraktsadministrasjon 12.6 Kontraktsavslutning

6 Hva? Arbeidsgrupper/team = kultur Performance Impact Høyproduktivt team Ekte team Arbeidsgruppe Potensielt team Pseudo-team Team Development Nytteverdi - prosjektkompetanse Gir oversiktlig beslutningsprosess Målbar gevinstrealisering Felles metoder og teknikker som utvikler felles språk og prosjektkultur Lærer å beherske ulike arbeidsformer (forholdet linje/prosjekt) Øker endringskompetanse For prosjektmetodikkens nytteverdi er:

7 Nytte? Prosjektsuksess Oppnåelse Hensikt Nytte Kost Tid Leveranse Beslutningsprosess knyttet til prosjektets livsløp Definerte kontrollporter hvor beslutningsunderlaget knyttes til prosjektets formål og effektmålet En definert prosjektprosess Nytte? Beslutnings- underlag 1 Beslutnings- underlag 2 Beslutningsunderlag 3 Go/no go Tradisjonell fokus Kontrollport 1 Prosjektprioritering Kontrollport 2 Valg av konsept Kontrollport 3 Styringsunderlaget (prosjektmandatet) Prosjektgjennomf. Drift - gevinstrealisering Mulige prosjekter Mål Arbeidsomfang Kostnad Tid Usikkerhet

8 Beslutningspunkter i modellen Nytte? Idé fase BP1 Gevinst realisering Linjeansvar BP2 BP3 BP4 BP4 Prosjektansvar Planlegging Gjennomføring Avslutning Oppstart prosjekt? Gjennomføre prosjekt? Godkjenne prosjekt? Avslutte prosjekt? Nytte Prioritere de riktige prosjektene Redusere tiden i prosjektgjennomføringen Gir prosjektlederne støtte i etablering og gjennomføring Felles forståelse i hele virksomheten for hvordan prosjektet skal gjennomføres Øke kvaliteten på prosjektgjennomføringen Sikrer at prosjektledere gjør de rette tingene Nye prosjektdeltakere får en rask og sikker innføring i prosjektarbeid Sikrer krav til målsetning for prosjektet Redusere kosten på prosjektgjennomføringen Prosjektdeltagerne kjenner aktivitetene de skal igjennom intet behov for å finne opp kruttet på nytt Regulerer forholdet mellom linjen og prosjekt

9 Prosjektkompetanse som suksessfaktor - eksempel Hewlett Packard har satset tungt på kompetanseutvikling i prosjektledelse og uttaler følgende om nytten av denne satsingen: The focus on training and education within PM has served to propel HP toward project success rates of around 70 percent, which starkly contrasts with overall average project success rates of 45% Project Management Professional (PMP ) Modul J Forberedelseskurs internasjonal PMP -sertifisering Sertifisert Prosjektleder Statskonsult Trinn 3: 10 studiepoeng Modul I Prosjektoppgave Eksamen Trinn 2: 15 studiepoeng Velg 6 av 8 kursmoduler Modul E Motiverende lederskap Modul A Grunnleggende prosjektarbeid Modul F Kontraktsstyring i prosjekter Modul B Praktisk prosjektstyring Modul G Prosjektøkonomi Modul C Risikohåndtering i prosjekter Modul H Prosjektstyringsverktøy, MS Project Modul D Prosjektorganisering Trinn 1: 5 studiepoeng Eksamen Modul A Grunnleggende prosjektarbeid

10 Hvorfor denne varianten? Utspring i et prosjektfagmiljø Basert på den internasjonale PMI standard Praktisk orientert studium med høy fleksibilitet Mulighet for e-læring/integrert læring Studiepoeng (HIO) og sertifisering Min påstand Det er behov og rom for økt prosjektkompetanse i off.sektor! Vi søker samarbeid for å få det til! Forslag og spørsmål?