Ord og uttrykk brukt i plan sammenheng Innhold

Transkript

1 Ord og uttrykk brukt i plan sammenheng Innhold 1. Introduksjon Liste over ord og uttrykk... 3 Aggregere... 3 Arbeidsdager... 3 Baseline... 3 Cut-off... 3 Data-base system... 3 Dato linje... 4 Datolås... 4 Disposisjonsnivå... 4 Dynamikk i planen... 4 Ekspandere informasjon... 4 Eksportere data... 4 Fil system... 4 Filter... 4 Fremdrift... 5 Fremdriftsstolpe... 5 Fremskrive status dato... 5 Gantt... 5 Header... 5 Histogram... 5 Importere data... 5 Fil: Ord og utrykk brukt i plansammenheng Side 1 av 8

2 ISY-plan... 5 Kalender... 5 Kalenderdager... 5 Kildekode... 6 Kollapse informasjon... 6 Kolonnedata... 6 Konvertere... 6 Kritisk linje... 6 Logisk sekvens... 6 Låse en plan... 6 Manuelt satt aktivitet... 6 Milepæl... 6 MSP... 6 Nivå... 6 Periode... 7 Plandata... 7 Planverktøy... 7 PNS... 7 Pro-forma vekting... 7 Prognose... 7 Prosjektkalender... 7 S-kurve... 7 Slakk... 7 Status linje... 7 Summasjonslinje... 8 Tidsskala... 8 Vekting... 8 XML... 8 Fil: Ord og utrykk brukt i plansammenheng Side 2 av 8

3 Referanse: Ref: Dokument Dato: 1. «Hva er en god plan?» Power Point presentasjon av Per A. Nøkleby Introduksjon I plansammenheng så brukes en del ord og ut uttrykk som kan være litt spesielle for bransjen. Det er viktig at disse ordene forstås rett og at betydningen er klar. I nedenfor stående tabell så er det listet opp en del slike uttrykk og forklaring og definisjon er gitt. 2. Liste over ord og uttrykk Nr Ord/utrykk Definisjon Forklaring 1 Aggregere = summere Den informasjon som ligger på Aggregere summasjonslinje nivå er svært ofte aggregert informasjon, dvs. summen av det underliggende, f.eks. kost, timer, varighet. 2 Arbeidsdager = netto dager Arbeidsdager er netto gjennomførings Arbeidsdager det tar å fullføre en jobb tid, som er forskjellig fra kalender tid. Arbeidsdager er kalender tid minus ferie og helligdager, dvs. de ferie/helligdager som er definert i Kalender. Arbeidsdager sier i utgangspunktet ikke noe om størrelsen på jobben, dvs. arbeidstimer. Ti mann på en jobb i 5 dager er en mye større jobb en tre mann i 5 dager. 3 Baseline, eller Basislinje, er Baseline brukes som en referanse i Baseline en blåkopi av prosjektdata prosjektet for å se hvor prognose og på det tidspunkt Baseline virkelig begåtte timer/kost er til enhver settes. tid i forhold til Baseline. 4 5 Cut-off Data-base system Den dato hvor status gjøres opp i prosjektet. Et system som gjør det mulig å lagre periodiske data uten å måtte eksportere disse, fra hver cut-off, slik at man kan danne seg et bilde av prosjektets utvikling over tid i form av S-kurver og histogrammer. En cut-off dato, eller status dato, er en periodisk dato, f.eks. siste søndag i måneden, siste dag i måneden. Da innhentes fremdrift status i prosjektet og legges inn i planen for analyse. ISY-plan, Safran, Prima Vera er eksempler på data-base systemer. Fil: Ord og utrykk brukt i plansammenheng Side 3 av 8

4 Dato linje Datolås Disposisjonsnivå Dynamikk i planen Ekspandere informasjon Eksportere data Fil system Filter En vertikal linje Gantt diagrammet som viser dagens dato. En begrensning på en start dato for en aktivitet. Disposisjonsnivå = Nedbrytningsnivå Dynamikk i planen = automatisk tilpasning Åpne opp underliggende informasjon som har vært skjult. Hente ut data fra et program med tanke på å løfte det over i et annet. Et system som ivaretar alle aspekter av det å vedlikeholde en prosjektplan over tid, men har ikke egenskapen av å kunne lagre periodiske data direkte som en integrert del av applikasjonen. En mekanisme som gjør det mulig å få tak i et sub-sett av informasjon. Visning av Dato-linje kan skrus av og på og det kan velges linje type og farge. En datolås kan være av typen «Kan ikke starte tidligere enn», «Må starte på», «Kan ikke starte senere enn» etc. En datolås legger begrensinger på dynamikken i planen. En datolås kan være relevant i noen tilfeller, men i hovedsak skal koblingsformen være «Start så tidlig som mulig». Disposisjonsnivå kan sees på som kapitler i en bok, med tittel, hovedkapitler, mellom kapitler, underkapitler etc. hvis man tar det ovenfra og ned. Øverste nivå er nivå 1, og så er det brutt ned til det antall nivåer som det er behov for, maks 10. WBS (Work Breakdown Structure) gir også et uttrykk for nedbrytnings nivå. Å ha dynamikk i plane vil si at flytter man på en innledende dato i planen så flytter alt annet seg pro rata i forhold. Med riktig kalender inne så vil hele prosjektet tilpasse seg de nye arbeidsdagene. Dette forutsetter at aktiviteter er koblet, og at datolåser er kun til stede hvor nødvendig. Det å ekspandere informasjon skjer i Aktivitetsnavn kolonnen på summasjonsnivå. Ved å klikke på «pluss-tegnet» foran summasjonsnavnet, så vil de underliggende aktiviteter bli åpnet opp. Det motsatte er å kollapse informasjon. Eksport av data fra et planleggings verktøy til et annet går ofte via XML (Extended Machine Language). For eksempel fra Project til ISY-plan. Eksport av data kan også være det å overføre selekterte data fra Project til Excel. MS Project. Word og Excel er andre eksempler på fil systemer. Et filsystem har den fordel at hver versjon av plan kan lagres for seg. Et filter er assosiert med variasjonen i kolonne data. Ved å velge en eller flere verdier av mange muligheter så reduseres det utvalg man sitter igjen Fil: Ord og utrykk brukt i plansammenheng Side 4 av 8

5 Fremdrift Fremdriftsstolpe Fremskrive status dato Gantt Header Histogram Importere data ISY-plan Kalender Kalenderdager Prosentvis indikasjon av verdiskapningen på en aktivitet. Visning av fremdrift på en gitt aktivitet. Fremskrive status dato = flytte cut-off dato i tid slik at den blir liggende på neste rapporterings dato. Fremdriftsstolper i en plan. Header = overskrift. Prosjekt tittel Prosjekt nummer Revisjons dato Revisjons trinn Et stolpe diagram som viser månedlige bidrag i kost eller timer i et S-kurve diagram Ta inn data fra et program inn i et annet. ISY-plan, database verktøy Definisjon av arbeidstid og fri/helligdager. Antall dager mellom to datoer. med. Ved bruk av filtre på flere kolonner så er det mulig å være svært selektiv på den informasjon som hentes ut. Anvisning av hvilken prosentvis verdiskapning som er oppnådd på en aktivitet. Det skal være verdiskapningen som blir anvist, ikke prosent av medgått tid. Angis som oftest i «% Fullført» feltet. En aktivitets stolpe viser utstrekning og plassering i tid av en gitt aktivitet. Ved hjelp av alternativ grafikk vises fremdriften på aktiviteten, avledet av % Fullført eller % Arbeid Fullført. Når status er gjort opp for en måned og rapporter er avgitt, så fremskrives status dato, dvs. man flytter cut-off dato til neste periode dato. Normalt vil det å hente inn status knyttet til en cut-off dato begynne like før cut-off, men i hovedsak blir gjort i dagene umiddelbart etter cut-off. Stolpediagrammet i en plan er referert til som et Gantt diagram, som er en grafisk representasjon av hendelser i tid. Utgjør de data som skal finnes på enhver side når planen skrives ut. Skal være en entydig referanse til planen. Når man tar ut grafiske rapporter som S- kurver, som er visning av akkumulerte data, så kan man i tillegg vise de månedlige bidrag som histogrammer, vertikale stoplediagrammer. Import vil ofte være fra XML, dvs. det har foregått et eksport steg i forkant, se eksport av data. Planleggings verktøy fra Norconsult. En kalender definerer hvilke dager som det ikke skal jobbes på så vel som arbeidstid pr dag. Planlegging av aktiviteter vil automatisk hoppe over dager som er oppført som fri/helligdager. Man kan operere med mange kalendere i et prosjekt, f.eks. en kalender pr entreprise eller pr person. Kalender dager teller alle dager mellom to datoer i motsetning til arbeidsdager hvor ferie og fri dager er trukket ifra. Fil: Ord og utrykk brukt i plansammenheng Side 5 av 8

6 Kildekode Kollapse informasjon Kolonnedata Konvertere Kritisk linje Logisk sekvens Låse en plan Manuelt satt aktivitet Milepæl Kode/program i det originale formatet. Skjule underliggende informasjon av aktiviteter. Data av en bestemt kategori som befinner seg under en bestemt kolonne header Brukes i å overføre data fra et verktøy til et annet. Kan også være endring av enheter. Kritisk linje er den sekvens av aktiviteter som hver for seg, hvis forsinket, vil påvirke sluttdato i prosjektet. Det som naturlig kommer etter hverandre. Låse en plan = Å fryse en plan, slik at endringer i timeeller kostnadsbudsjett ikke påvirker rapporterte data. Aktivitet som er satt manuelt vil få tilordnet en datolås. Start eller slutt på en viktig hendelse. Kun i kildekode formatet kan man gjøre endringer og redigeringer i en fil i motsetning til PDF, som er et konvertert format som i utgangspunktet ikke kan redigeres. Det å kollapse informasjon skjer i Aktivitetsnavn kolonnen på summasjonsnivå. Ved å klikke på «minus-tegnet» foran summasjonsnavnet, så vil de underliggende aktiviteter bli skjult. Det motsatte er å ekspandere informasjon. En plan er i hovedsak delt i en informasjonsdel og en stolpediagram del, Gantt del. Informasjonsdelen består av en rekke kolonner med informasjon, slik som Varighet, Aktivitetsnavn, Start, Slutt etc, som kollektivt refereres til som kolonnedata. Kan være ensbetydende med en eksport/import funksjon. Kan også være en endring av enhets data, f.eks. NOK til. Visning av kritisk linje fordrer at aktivitetene er koblet og at det er god dynamikk i planen, dvs. et minimum at datolåser på aktiviteter. Når man kobler aktiviteter så følger dette en logisk sekvens. Eksempler, aktivitet B kan ikke starte før aktivitet A er ferdig. Aktivitet B kan først starte 5 dager senere enn aktivitet A (betong skal herde). Hvis man har en plan med time eller kostnads-budsjett, så må det som er rapportert inn låses før man legger inn endringer i time eller kostnadsbudsjett, hvis ikke vil disse justeringer kunne få tilbakevirkende effekt. Enhver plan bør i utgangspunktet være satt opp som Automatisk Planlagt. Alternativet er Manuelt Planlagt. Manuelt Planlagte aktiviteter vil føre til begrensninger i dynamikken i planen. En Milepæl kan aldri ha noen utstrekning i tid, være tildelt ressurser, eller ha noen annen ferdigstillings status enn 0% eller 100%. 33 MSP Microsoft Project Planleggings verktøy fra Microsoft. 34 Nivå Samme som Se Disposisjonsnivå. Fil: Ord og utrykk brukt i plansammenheng Side 6 av 8

7 Periode Plandata Planverktøy PNS Pro-forma vekting Prognose Prosjektkalender S-kurve Slakk Status linje Disposisjonsnivå Intervallet mellom to cut-off datoer De data som en plan er bygget opp av, dvs. datoer, varigheter, aktivitetsnavn, hierarki, koblinger etc. Et program som er dedikert for det å sette opp planer, bearbeide og vedlikeholde disse. PNS = Prosjekt Nedbrytnings Struktur Vekting av prosjekt data med verdi 1 for eksempel, slik at man tilfredsstiller kravet om vekting uten at det er formelt vektet. Et estimat, et budsjett, over hvordan prosjektet vil utvikle seg over tid. Kan være estimat i timer eller kroner. Prosjektkalender = Kalender En kurve basert på akkumulerte data av timer eller kost som viser utviklingen i prosjektet, periode for periode. Aktiviteter som ikke ligger på kritisk linje. Markering av dato for når siste fremdrifts status ble gjort opp i prosjektet. Hvis prosjektet har valgt siste søndag i måneden» som cut-off dato, så vil intervallet være tidsperioden mellom to cut-off datoer. Dette intervallet vil variere over tid, mer så enn om siste dag i måneden hadde blitt valgt som cut-off dato. Plandata er i hovedsak det som utgjør selve planen. Når det kjøres en Baseline, så lagres et sett med plandata. Kan være programmer som ISY-plan, MS Project, Safran, Prima Vera etc. PNS = WBS WBS = Work Breakdown Structure. Hierarkisk nedbrytning av strukturen i prosjektet. Se Disposisjonsnivå. OBS: PNS/WBS er dynamisk tildelt av planleggings verktøyet, slik at det vil endre seg med tillegg eller fradrag av rader i prosjektplanen. Følgelig skal man være forsiktig med å bruke WBS nummer som en referanse til en aktivitet i en plan da den kan endre seg over tid. Ved å vekte alle aktiviteter til 1, så settes «verdien» av en hver aktivitet likt med andre aktiviteter. S-kurver vil i et slikt tilfelle ikke vise reell verdiskapning. Prognose kan sammenstilles med et budsjett. En prognose kan endre seg underveis i prosjektet. Se Kalender. I S-kurve sammenheng så er det vanlig å vise Baseline data, Prognose data og Virkelige data. En S-kurve er basert på akkumulerte data. Slakk på en aktivitet er ensbetydende med at aktiviteten kan forsinkes med det antall dager som slakken utgjør før aktiviteten havner på kritisk linje. Status linjen er markert som en vertikal linje i Gantt diagrammet. Linjen er det samme som cut-off dato. Denne linjen Fil: Ord og utrykk brukt i plansammenheng Side 7 av 8

8 Summasjonslinje Tidsskala Vekting XML Sammendrag av underliggende aktiviteter i form av varighet, start og sluttdato, pluss eventuelle andre kolonnedata som er valgt. Oppløsning i tid av det som vises i Gantt diagrammet. Sette opp et forholdstall på en jobb i forhold til en annen, ofte i form av kost eller timer. XML = Extended Machine Language, et maskinlesbart format som brukes ved konvertering mellom programmer av ulik opprinnelse. kan slås av og på. Man kan også endre visningsform og farge på linjen. Det er viktig at det som en summasjonslinje skal være en «overskrift» over ligger på nivået over alle underordnete aktiviteter. Med andre ord, ligger en summasjonslinje på nivå 2 skal alle underordnete aktiviteter ligge på nivå 3. Øverst i Gantt diagrammet er det en tidsskala som viser år, kvartaler, måneder, uker, dager som de underliggende aktiviteter måtte gå over. Jo større prosjektet er i tid, jo grovere blir tidsskalaen. Vekting skjer som regel ved å legge til kost etter timer på en jobb. En jobb på 200 timer er da vektet høyere enn en jobb 100 timer. Kan gjøre en pro-forma vekting, hvis vekting data ikke foreligger. Se Pro-forma vekting. Ved eksport av MS Project til ISY-plan eller omvendt så må filene konverteres til XML som mellomlagring. Også ved eksport fra ISY Frittstående til ISY Integrert, eller omvendt, så må man går veien via XML. Fil: Ord og utrykk brukt i plansammenheng Side 8 av 8