Presentasjon av tiltaksplan/oppfølgning av Deloitterapporten - konsern

Transkript

1 Presentasjon av tiltaksplan/oppfølgning av Deloitterapporten - konsern Orientering i Formannskapet 13. juni 2017 Rådmann Trond Julin

2 Status: Tiltaksplanen oppdateres månedlig med endringslogg som legges ut på nett Tiltaksplanen omhandler 34 tiltak med underpunkter. Disse fordeler seg i hovedsak: 7 oppfølgningspunkter for hele konsern 14 oppfølgingspunkter for byplan. 13 oppfølgingspunkter som er en kombinasjon av konsern og byplan Det er gitt 13 anbefalinger Mange av konserntiltak behandles i Partsammensatt samarbeidsutvalg 2

3 Anbefaling nr. 1 frist Tiltak 2: Utarbeidelse av kvalitetssystem a. For hele kommunen, jamfør eget prosjekt 3

4 Anbefaling nr. 1 frist Tiltak 2: Utarbeidelse av kvalitetssystem a. For hele kommunen, jamfør eget prosjekt Fremdriftsplan: /2017 Konsept Utarbeidelse av konsept Organisering og planlegging Utvikling av struktur og innhold i systemet Kartlegge nå-situasjonen og gap til ønsket situasjon Utarbeide systemstruktur og dokumentstruktur Endringsledelse Forankring konsern og sektor Opplæring og kommunikasjon Involvering 2017/2018 Implementering Anskaffelse av digitalt verktøy Overlevering til drift 2018 Overlevering til drift Bruk og oppfølging av digital løsning Evaluering av utviklingsoppgaven 4

5 Anbefaling nr. 4 frist Tiltak 8: Kvalitetskontroll inklusiv internkontroll a) Nytt felles kvalitetssystem innarbeides i hele kommuneorganisasjonen Målsetting for kvalitetsarbeidet er utarbeidet og forankret Arbeidet følger planen og resultater dokumenteres Alle virksomheter og foretak i kommunen deltar i arbeidet 5

6 Anbefaling nr. 4 frist januar ok Tiltak 8: Kvalitetskontroll inklusiv internkontroll c) Internkontroll er prioritert i oppdragsbrev for 2017 til alle virksomheter I budsjettrundskriv 2017 til virksomhetene: Det er vektlagt stor oppmerksomhet på kvalitetsarbeidet og internkontroll. Dette er også tatt med i lederkontraktene I tildelingsbrev til kommunale foretak for 2017 er det blant annet påpekt: Konsernovergripende kvalitetssystem inkluderer også de kommunale foretakene Til de Kommunale foretakene er det presisert at det er styrets eget ansvar for å påse at det er etablert betryggende rutiner og internkontroll i foretaket 6

7 Anbefaling nr. 4 frist ok Tiltak 8: Kvalitetskontroll inklusiv internkontroll e) Det etableres egen funksjon som systemansvarlig for intern kontroll Controller for hele virksomheten Interncontroller ansatt: Knut Henrik Bløtekjær med tiltredelse 1. september Ressurser til dette tiltaket er det foreslått satt av midler i 1. tertialrapport

8 Anbefaling nr. 4 frist Tiltak 8: Kvalitetskontroll inklusiv internkontroll f) Det gjennomføres internrevisjon hvor forvaltningsavdelingene prioriteres (bl.a byggesaksavdelingen) Dette arbeidet starter opp høsten 2017 i samarbeid med nytilsatt interncontroller. Ressurser til dette tiltaket er det foreslått satt av midler i 1. tertialrapport

9 Anbefaling nr. 7 frist september 2017 Egen sak om retningslinjer for dispensasjonsvedtak og klagebehandling til bystyret Sak kommer til politisk behandling i september

10 Anbefaling nr. 8 frist ok Tiltak 17: Antikorrupsjon og etikk: a. Alle virksomheter i kommunen skal følge opp den gjennomførte ROS-analysen og ha fokus på antikorrupsjon og etikk Utført. E-læringsprogram for samtlige ledere er gjennomført pr

11 Anbefaling nr. 9 frist Tiltak 18: Nytt sak/arkiv system anskaffes for hele kommunen Det etableres et felles prosjekt for Svelvik, Nedre Eiker og Drammen for anskaffelse og implementering av ny saks- og arkivløsning Ny løsning vil bli implementert i den enkelte kommune før kommunesammenslåing. I Drammen kommune vil implementeringen skje Felles arbeidsprosesser og et felles arkiv for den nye kommunen er klart fra til

12 Anbefaling nr. 10 frist mai ok Tiltak 19: Sammenheng mellom oppgaver og ressurser a. Vurdere ressurser 2016 b. Vurdere ressurser 2017 c. Ny ressursvurdering 2017 Punkt a, b og c: Ressursvurdering er gjennomført i forbindelse med 1. tertialrapport 2017 d. Ressurser til overordnet kvalitetssystem for hele kommunen er avsatt i økonomiplan Punkt d: ok 12

13 Anbefaling nr. 11 frist mai ok Tiltak 20: Selvkostberegning BDO har foretatt gjennomgang av selvkostberegningsmodellen for byggesak: Beregning selvkost byggesak følger i hovedsak de regler som er fastsatt Ikke påvist vesentlige feil i selvkostmodellen, men enkelte fordelingsnøkler og vurderinger bør gjennomgås Rådmannen vil følge opp rapporten i økonomiplan

14 Anbefaling nr. 13 frist Tiltak 22: KOSTRA rapportering - Anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem vil bidra til riktig datauthenting til KOSTRA rapportering, se tiltak 18 Oppdatert fremdriftsplan er lagt frem i forbindelse med 1. tertialrapport

15 4.1.2 Andre tiltak 15

16 4.1.2 Andre tiltak frist og ok Tiltak nr. 23: Bierverv Arbeidsreglements bestemmelser for bierverv foreslås presisert og legges frem til drøfting med de tillitsvalgte og fremlegges i PSU: Godkjent i PSU a. HTV/HR-direktør utarbeider «Veileder for håndtering av bierverv i Drammen kommune» Alle ledere foretar en gjennomgang av nytt arbeidsreglement og avtale om bierverv i egen virksomhet/avdeling. Frist: 1. mai. HTV/HR-direktør utarbeider «Veileder for håndtering av bierverv i Drammen kommune». Frist: 1. juni (sendt alle ledere 18. mai) Ansatte som innehar bierverv som er i tråd med reglementet inngår avtale om bierverv. Frist: 1. juli. Dersom det ikke gis anledning til biervervet skal dette håndteres særskilt med den ansatt 16

17 4.1.2 Andre tiltak frist ok Tiltak nr. 24: Habilitet Rutine for vurdering av habilitet skal utarbeides med utgangspunkt i Arbeidsreglementet pkt. 7, Adferd og habilitet, og blir del av «Veileder for håndtering av bierverv i Drammen kommune», jfr. tiltak nr. 23, Bierverv. a. For kommunen ifm. veileder for håndtering av bierverv, se tiltak nr. 23 a Med utgangspunkt i Arbeidsreglementet pkt 7: Adferd og habilitet utarbeides rutine for vurdering av habilitet innen 1. juni Rutinen er lagt inn som en del av «Veileder for håndtering av bierverv i Drammen kommune» 17

18 4.1.2 Andre tiltak frist Tiltak nr. 25: Rekruttering I forbindelse med innføring av kvalitetssystem, skal det vurderes om vi kan bruke tekniske løsninger som gir dokumentasjon på at retningslinjene er fulgt Det er konkludert med at den en beste løsningen er å utvikle dagens rekrutteringssystem Webcruiter slik at systemet dokumenterer om retningslinjer for rekruttering er fulgt D-STAB skal gå i dialog med Webcruiter for å se på utviklingsmulighetene, kostnadene og hvilke ressurser som kreves 18

19 4.1.2 Andre tiltak frist Tiltak nr. 28: Bedre service til innbyggere Alternativer er utredet Konklusjon: b. Utrede mulighet for løpende tilbakemelding for brukere av byggesak å kunne gi en tilbakemelding på opplevd service via elektronisk melding eller servicetorg Følgende hovedverktøy foreslås benyttet: SurveyMonkey Dette systemet har følgende muligheter for tilbakemelding: Elektronisk skjema som fylles ut av kunde etter besøk hos byggesaksveileder i kundesenteret Elektronisk skjema som sendes ut til kunde v/henvendelse via kontaktskjema på nettsiden Brukerundersøkelse i papirformat som kan gis til kunden, hvis denne vegrer seg for å fylle ut undersøkelsen elektronisk. 19

20 4.1.2 Andre tiltak frist Tiltak nr. 29: Utrede ombud for alle kommunale tjenester - For å sikre at innbyggere kan melde inn og få vurdert saker i Drammen kommune av en uavhengig faginstans - Utrede etablering av et eget ombud for kommunale tjenester som ikke er dekket av andre ombud, som f. eks. barneombud, helseombud, pasient- og brukerombud m.fl. - Dette vil være et nytt tiltak som krever grundig utredning og omfattende medvirkning fra berørte parter Det vises til sak til formannskapet 13. juni 2017 sak 88/17 rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet avklarer videre prosess vedrørende tiltak nr. 29 utrede ombud for alle kommunale tjenester i rådmannens tiltaksplan i forbindelse med granskningen av byggesaksavdelingen. Alternative løsninger for videre prosess: 1. Saken legges fram for bystyret i Drammen, etter grundig utredning og omfattende medvirkning. 2. Saken overføres til fellesnemnda for felles utredning i forbindelse med etablering av ny kommune. Alternativ... velges. 20

21 Tiltak 30: Åpenhet oppfølgingarbeidet Oppdateres månedlig og legges ut på nett 21

22 4.1.2 Andre tiltak frist Tiltak 31: Evaluering Rådmannen foreslår at det foretas en ekstern evaluering. Må avklareres nærmer hvordan dette skal gjennomføres 22

23 4.1.3 Politiske vedtak og spørsmål frist ok Tiltak 32: Anskaffelse av eksternt varslingsmottak- Interpellasjon til bystyret nr. 1, 2017 Vedtatt av bystyret sak 66/17 Ny varslingsordning i Drammen kommune: Drammen kommune etablerer en ny varslingsordning med et eksternt varslingsmottak og et sentralt internt varslingsråd. Kostnader til dekning av etablering av ordningen og årlige driftskostnader er lagt fram i 1. tertialrapport. 23