TILTAKSPLAN. Versjon 1, Oppdateres månedlig

Transkript

1 TILTAKSPLAN TILTAK FOR OPPFØLGING AV DELOITTES GRANSKNINGSRAPPORT AV BYGGESAKSAVDELINGEN I DRAMMEN KOMMUNE Versjon 1, Oppdateres månedlig Behandlet dato: Saksnummer: Utarbeidet av: /1563 Rådmannen Beslutning: Kontrollutvalgets rapport behandles i Bystyremøte 28.mars. Dokumentet fungerer også som Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget, jamfør sak 14/17, 24.januar

2 Innhold 1. Bakgrunn og formål Bakgrunn Avgrensninger Formål Forankring og medvirkning Økt pågang av byggesaker i Læring og forbedring Status i arbeidet så langt Utførte tiltak / endringer, grafisk oversikt Organisatoriske endringer Bystyrets vedtak om alternative organisasjonsmodeller Ulovlighetsoppfølging Ordinær ulovlighetsoppfølging ROS-analyse Ekstern granskning Status andre tiltak Kvalitetssystem Sammenheng mellom kvalitetssystem og internkontroll Nytt system for saksbehandling og arkivløsninger Antikorrupsjon/etikk: Kompetanse og opplæring: organisering av oppfølgingsarbeidet Roller og ansvar Ressurser Aktører Tiltaksplan Oppfølgingstiltak Tiltak på bakgrunn av Deloittes rapport Andre tiltak Gjennomføring Budsjett Evaluering

3 1. BAKGRUNN OG FORMÅL 1.1. Bakgrunn Bakgrunn for arbeidet er oppfølging av granskningsrapporten fra Deloitte som ble presentert for kontrollutvalget Drammen kommune avdekket avvik ved byggesaksbehandlingen høsten 2015 som dannet grunnlag for mistanke om korrupsjon. Rådmannen besluttet å melde de mistenkelige forholdene til politiet Politiet etterforsket saken i hemmelighet inntil to saksbehandlere ble pågrepet hhv 18. og Straks saken ble offentlig, varslet rådmannen fire større oppfølgingstiltak, : 1. Organisatoriske endringer 2. Ulovlighetsoppfølging av korrupsjonssakene 3. ROS-analyse 4. Ekstern granskning Kontrollutvalget tok ansvar for å utlyse oppdraget med ekstern granskning og er mottaker av rapporten fra Deloitte Kontrollutvalget fattet følgende vedtak : 1. Redegjørelse tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gi tilbakemelding på iverksatte og planlagte tiltak som følge av denne saken 3. Kontrollutvalget ber om at rådmannen gir tilbakemelding i god tid før kontrollutvalgets møte 14.februar Informasjon vedr. ovennevnte tiltak omtales i Kap 2 og der det er relevant i dokumentet. I tillegg vedtok Bystyret , jfr. sak 176/16, at Rådmann fremmer sak om alt. organisering av Byplan våren Bystyrets vedtak: «Rådmannen bes vurdere alternative organisasjonsmodeller, herunder ekstern løsninger med rammeavtaler, for kommunens byggesaksavdeling. Kvalitet skal være førende. Vedtaksmyndigheten skal fortsatt ligge internt i kommunen. Saken legges frem for bystyret før sommeren 2017.» Rådmannen orienterte Formannskapet om hvordan vedtaket er planlagt fulgt opp Avgrensninger Deloittes rapport av gir anbefalinger om tiltak for byggesaksavdelingen, som bør gjennomføres av Drammen kommune. Flere av de 13 konkrete anbefalingene fra Deloitte er fulgt opp gjennom de 4 tiltakene rådmannen igangsatte I denne rapporten belyses igangsatte og nye tiltak samlet knyttet til granskningsrapporten i tråd med kontrollutvalgets vedtak. Denne rapporten vil følgelig ikke gå i detalj på alle forhold knyttet til korrupsjonssaken som kan være relevant, blant annet oppfølging av ulovlighetssaker, organisasjonsendringer, generell risiko- og sårbarhetsanalyse. Disse tiltakene gis en generell omtale der det er relevant. Videre omhandler ikke dette dokumentet forhold som er del av politiets etterforskning eller saker som skal rettslig behandles. 3

4 I tråd med granskningsrapporten fra Deloitte er hovedfokus i dette dokumentet saker hvor det er avdekket avvik eller mistanke om avvik. Det er følgelig ikke foretatt en gjennomgang av et representativt utvalg av saker i byggesaksavdelingen. I dette dokumentet er det heller ikke gått inn på personalmessige forhold Formål Overordnet formål: 1. Grunnlag for behandling av saken i kontrollutvalget 14.februar som vil inngå i saken som fremlegges for Bystyret 28.mars. 2. Forebygge og redusere risiko for korrupsjon 3. Sikre tillit, høy kvalitet og god service i byggesaksbehandlingen i Drammen kommune Konkret formål: 1. Sikre læring og forbedring for områder påpekt fra Deloitte i sin rapport 2. Sikre oppfølging av de 13 anbefalingene i rapporten fra Deloitte 3. Få vurdert om tiltakene gir ønsket effekt og måloppnåelse 1.4. Forankring og medvirkning Utkast til dette dokumentet er forelagt alle ansatte ved virksomhet Byplan, tillitsvalgte, verneombud og andre som er ansvarlige for oppgaver som omhandles i dette dokumentet. Et utkast er også forelagt Deloitte. Innspill og kommentarer fra alle som har medvirket er innarbeidet i dette dokumentet Økt pågang av byggesaker i 2016 For å gjenopprette tillit er det nødvendig at byggesaker behandles til rett tid med rett kvalitet. Antall byggesaker inn til Drammen kommune har økt betydelig i Derfor har virksomhet Byplan med planavdeling og byggesaksavdeling fokusert på å behandle denne økte mengden saker i tillegg til oppfølgning av korrupsjonssaken Læring og forbedring Anbefalinger i Deloittes rapport og kommunens egen gjennomgang, gir et grunnlag for læring og forbedring, sammen med tilbakemelding fra brukere og politiske føringer. I dette dokumentet foreslås konkrete tiltak for å øke kvaliteten, sikre gode kontrollrutiner og yte bedre service. Det er en erkjennelse i hele organisasjonen at det er behov for endring. Dette dokumentet er utarbeidet på relativt kort tid for å overholde fristen fastsatt av kontrollutvalget. Dokumentet er følgelig å anse som et første utkast som må oppdateres og bearbeides etter at granskningsrapporten har vært til behandling i kontrollutvalget og i Bystyret. 2. STATUS I ARBEIDET SÅ LANGT Da kommunen avdekket korrupsjonssaken oktober 2015 var hovedfokus å bistå politiet i deres etterforskning. Etter anmodning fra politiet var kun fåtall personer informert og involvert i dette arbeidet. I tillegg startet rådmannen umiddelbart med å analysere organisasjonen i forhold til nødvendige tiltak som en følge av korrupsjonssaken. Når korrupsjonssaken ble offentlig ble planlagte tiltak redegjort for i eget notat til 4

5 Formannskapet og deretter presentert for Formannskapet i møte Dette arbeidet har pågått gjennom hele Utførte tiltak / endringer, grafisk oversikt 1.fase: fra korrupsjonssaken avdekkes og politiet kontaktes frem til saken ble offentlig kjent fase: fra saken ble offentlig kjent og frem til januar 17 3.fase: fra januar 17 til bystyrets behandling og ut året Organisatoriske endringer Ny organisasjonsmodell ble vedtatt i juni Byutviklingsdirektøren har ansvar for rekruttering av virksomhetsleder for byplan og sammen med fungerende byplansjef sørget for rekruttering av avdelingsledere. Ny byplansjef og ny byggesakssjef er ansatt og de tiltrer henholdsvis og I begge stillingene har det vært leid eksterne i hele eller deler av Ny leder for juridisk avdeling er under rekruttering. For å sikre nødvendig kompetanse og kapasitet på Byplan er det leid inn ekstern kompetanse innen jus, byggesak og plan. 5

6 Organisering Byplan, inkl. Byggesak Organisering Byplan, inkl. Byggesak, vedtatt juni 2016 (under implementering) Ny ledelse i Byplan 2017 Virksomhetleder Byplan Heming Herdlevær Avdelingsleder plan Lene Basma Avdelingsleder byggesak Tone Hau Steinnes Avdelingsleder juridisk rekruttering pågår 6

7 Ny organisering vil bidra til måloppnåelse for flere av Deloittes anbefalinger: Ved å øke antall avdelinger vil kontrollspennet for hver enkelt leder reduseres, og man får en utvidet og styrket ledergruppe på Byplan. Ved opprettelse av en egen stabsenhet er det satt av ressurser til å: Utarbeide kvalitetssystem inklusive internkontroll Økonomistyring Arbeid med operasjonalisert virksomhetsplan Rapportering internt og i KOSTRA Bidra til utvikling av nytt sak/arkivsystem Ved opprettelse av «fagavdeling juridisk» vil det tydeliggjøres ressurser og styring av: Ulovlighetsoppfølging oppfølging av et økende antall ulovlige byggetiltak Klager behandles i fagavdeling juridisk. Det sikrer at alle klager behandles i en annen avdeling og av andre saksbehandlere enn ved fagavdelingene byggesak og plan. Fagavdeling juridisk skal i tillegg innhente en uavhengig juridisk vurdering fra kommuneadvokaten i klagesaker Bystyrets vedtak om alternative organisasjonsmodeller Rådmannen vil fremme egen sak våren 2017 for å følge opp bystyrets vedtak fra Tema i saken vil bl.a. være gjennomgang av eksisterende rammeavtaler og vurdering av behov for utvidelse/nye avtaler for å sikre kapasitet og kompetanse. Ny kapasitetsvurdering utarbeides bl.a. for å sikre at det er tilstrekkelig ressurser for restansenedbygging av ulovlighetssaker. Saken vil også omhandle kvalitetssystem, internkontroll, styring og ledelse og oppfølging av Deloitte-rapporten. Ansatte vil involveres i arbeidet og det vil hentes inn brukererfaringer Ulovlighetsoppfølging Prosjekt for ulovlighetsoppfølging har vært organisert under rådmannen og vært ledet av tidligere byplansjef, Hilde Haslum frem til Prosjektet er overført til linjen fra Prosjektet har leid inn ekstern kompetanse innen jus og byggesak. Fra rapporterer prosjektet i linjen og ledes av Erik Øhn, tidligere avdelingsdirektør for tilsyn og ulovlighetsoppfølging i Plan- og bygningsetaten i Oslo. Prosjektet omfatter: Bistand til politiets etterforskning i form av oversendelse av etterspurt dokumentasjon /redegjørelser er gitt politiet fortløpende behov forventes dekket pr Bistand til Deloitte sitt granskningsoppdrag i form av oversendelse av etterspurt dokumentasjon er gitt Deloitte fortløpende og avsluttet desember Retting av byggesaker: - A-saker: 27 saker med urettmessige vedtak om godkjenning, inngår i politisaken - B-saker: 42 saker der mistanke om uregelmessige vedtak er meldt inn i tilknytning til at korrupsjonssaken ble kjent - C-saker: 21 adresser der mistanke om ulovlige tiltak er meldt inn etter at korrupsjonssaken ble kjent i media - Totalt omfatter dette 90 saker Oppfølgingsprosjektet, status pr : A-saker: Alle 27 vedtak omgjort - 6 klager til fylkesmannen stadfestet - 15 saker avsluttet 7

8 - 11 søknader under behandling - 1 forhåndskonferanse etter klagebehandling, før søknad - I 2016 er det innkrevd tvangsmulkter for kr ,-. B-saker: Alle opprinnelige 42 saker gjennomgått - 8 saker flyttet til C-listen - 8 saker følges opp av Oppfølgingsprosjektet - 19 saker er under ordinær behandling - 7 saker avsluttet - 2 adresser eksisterer ikke - I 2017 er det innkrevd tvangsmulkter for kr ,-. C-saker: Befaring gjennomført på alle 21 adresser som i hovedsak omfatter ulovlige boenheter. - 6 saker er avsluttet (ingen ulovligheter avdekket) - 1 sak er overført til Lier kommune som settekommune - I 9 saker er det gitt pålegg - I 4 saker er det gitt varsel om pålegg - 1 søknad under behandling Ordinær ulovlighetsoppfølging Det er registrert ca. 280 meldinger om mulige ulovlighetssaker pr I tillegg til saker kommunen selv fatter mistanke om er kommunen avhengige av tips fra innbyggere. For å øke kapasiteten er det leid inn 2 eksterne konsulenter ROS-analyse Det er utarbeidet en felles risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) mot korrupsjon for hele kommuneorganisasjonen. ROS-analysen er gjennomgått på heldags ledersamling for alle virksomhetsledere og avdelingsledere. Det er etablert eget prosjekt for å sikre fokus på etikk i alle avdelinger. Antikorrupsjon og etikk skal kontinuerlig stå på dagsorden i alle deler av kommunens organisasjon. Se også Kap HR- og utviklingsdirektøren er ansvarlig for det overordnede prosjektet. Hver virksomhetsleder har ansvar for at dette gjennomføres i hver avdeling i egen virksomhet Ekstern granskning Deloitte har på oppdrag av Kontrollutvalget i Drammen kommune gransket styring, organisasjon og ledelse i byggesaksbehandling. Rapporten ble orientert om for Kontrollutvalget Rådmannen har bistått Deloitte i arbeidet med rapporten fordi rapporten vil være viktig for læring og forbedring. Det er gitt innspill underveis i arbeidet for å rette misforståelser eller feil og forslag til presiseringer for å unngå uklarheter. Rådmannen har ikke vurdert innholdet i rapporten med sikte på eventuelle uenigheter eller tilleggsopplysninger. De ansatte ved planavdelingen, byggesaksavdelingen og juridisk avdeling fikk en gjennomgang og orientering fra Deloitte onsdag I samme møte redegjorde rådmannen for oppfølgingsarbeidet i korrupsjonssaken og foreløpige tiltak for å følge opp anbefalingene fra Deloitte. Tiltak og oppfølging av Deloittes anbefalinger omtales i Kap. 4. Rådmannen har i tråd med vedtak i kontrollutvalget utarbeidet dette dokumentet som en oppfølging fra granskningsrapporten til Deloitte. 8

9 2.2. Status andre tiltak Kvalitetssystem I 2017 er arbeidet med å bygge opp et kvalitetssystem prioritert i hele organisasjonen. Dette medfører at arbeidet gis stor oppmerksomhet av alle ledere. Ressurser frigjøres for å løse de oppgaver som er nødvendig for å etablere et overordnet kvalitetssystem. Det handler blant annet om å beskrive prosesser, utarbeide nødvendig dokumentasjon, felles retningslinjer, hvordan utføre intern revisjon og å definere hva avvik og uønskede hendelser er. Det er rekruttert 4 kvalitetskoordinatorere til Drammen kommune. Disse 4 skal være pådrivere for å utarbeide og innføre kvalitetssystem i kommunen. En er ansvarlig for hele kommuneorganisasjonen og det er en koordinator for hver av områdene byutvikling, helse og omsorg og oppvekst. For lederne blir det viktig å sikre implementering og forståelse i egen virksomhet. Det krever fokus på kvalitetsarbeidet og på endringsledelse. Virksomhetslederne vil forpliktes til dette gjennom lederkontraktene i Utviklingsarbeidet vil bestå av to faser; den første fasen vil innebære utarbeiding av et felles rammeverk for konsernet. Den andre fasen vil innebære anskaffelse av et nytt elektronisk verktøy. Kvalitetssystem for Byplan Det skal etableres et nytt kvalitetssystem for Byplan i tråd med rammeverket for hele kommunen. Ansvaret for å utarbeide kvalitetssystemet ligger hos virksomhetsleder. Ressurser til gjennomføring av kvalitetsarbeidet ligger i ny stabsenhet. I tillegg til oppdatering av rutiner og beskrivelser av hovedprosesser for Byplans oppgaver og ansvar, vil rammeverk for internkontroll og nøkkelkontroller være en viktig del av nytt kvalitetssystem. Arbeidet koordineres med kvalitetskoordinator innen byutvikling og på konsernnivå. Det første operative versjonen av nytt kvalitetssystem skal foreligge til sommeren Sammenheng mellom kvalitetssystem og internkontroll Drammen kommune har vedtatt å innføre et felles kvalitetssystem for hele kommuneorganisasjonen. Internkontroll inngår som en del av kvalitetssystemet. Viktige momenter for internkontroll er omtalt i rapporten til Deloitte, Kap Deloitte omtaler Coso-modellen i sin rapport, der de viktigste elementene er: Kontrollmiljø Risikovurdering Kontrollaktiviteter Kommunikasjon og informasjon Ledelsesoppfølging Nytt system for saksbehandling og arkivløsninger Prosjektet MinSak skal innen utgangen av 2017 levere nye løsninger for saksbehandling og arkiv til driftsorganisasjonen. Dette omfatter blant annet en ny frittstående arkivkjerne hvor all bevaringsverdig dokumentasjon lagres. Det vil bli implementert nye saksbehandlingsflater som er tilpasset brukernes ulike behov og krav til både generell saksbehandling som mer spesialiserte/fagorienterte behandlingsområder. 9

10 En viktig leveranse er en egen modul for behandling av byggesaker; etter kravene i KS sin kravspesifikasjon ebyggesak. Videre vil prosjektet levere støtte for behovene knyttet til kvalitetsdokumentasjon (dokumenthåndtering, avvikshåndtering, skademelding, risikovurdering, tiltaksoppfølging mm.), og løsningen vil kunne knyttes mot saksbehandling. MinSak skal gi Drammen kommune: Bedre og mer moderne saksbehandlingsløsninger for brukerne Forbedret prosess-støtte i saksbehandlingen Mulighet for å knytte styringsparametere, kvalitetskrav og -kontroller til saksbehandlingsprosesser Enklere integrasjoner mot fagsystemer, felleskomponenter og interne/eksterne registre Videreføring av eksisterende arkiver Bedre rapportering og statistikk, med fleksible muligheter for dataanalyse Antikorrupsjon/etikk: Gjennomførte og igangsatte tiltak i etterkant av ROS-analysen: I desember 2016 ble det gjennomført heldags samling for alle ledere og hovedtillitsvalgte/hovedverneombud med etikk som tema. Bistand fra Det Norske Veritas GL Mål relatert til etikk og varsling er innarbeidet i lederens årlige lederkontrakter og i virksomhetsplanene. E-læringsprogrammet om etikk og etiske dilemmaer er ferdigstilt og distribuert til alle ledere via kursadministrasjonssystemet «myoutime». Det samme systemet benyttes i Lederskolen og lederne i Drammen Kommune har enkel tilgang til denne opplæringen via mobil, nettbrett og PC. E-læringen er bygget opp med en generell introduksjon etterfulgt av et rammeverk og eksempler på etiske dilemmaer. E-læringen er obligatorisk for alle ledere. Obligatorisk e-læring for alle ansatte utarbeides og iverksettes senere i år. Det etableres i løpet av 1. kvartal 2017, møteplasser i virksomhetene der medarbeidere kan ta opp etiske dilemmaer. På disse møteplassene skal det også legges opp til kollegaveiledning. Dette er allerede etablert i mange virksomheter. Det er etablert en arbeidsgruppe, ledet av HR. Gruppen består av representanter fra ledelsen og fra arbeidstakerorganisasjonene. Arbeidsgruppen utarbeider en dilemmabank for etisk refleksjon hvor målgruppen er alle ansatte i Drammen kommune. Denne ferdigstilles i april Arbeidsgruppen gjennomgår også innholdet i etikkplakaten. Det gjøres en vurdering av teksten for å se om den kan spisses. Dette blir i så fall en bystyresak som først tas opp i Partssammensatt samarbeidsutvalg. Etikkplakaten ble vedtatt i bystyret i Det største behovet anses imidlertid å være at alle ansatte tilegner seg og diskuterer med leder og kollegaer betydningen av innholdet i etikkplakaten Kompetanse og opplæring: Medarbeiderne tilbys kompetanseutvikling via sitt programområde og virksomhet. I tillegg gjennomføres det, i regi av HR, obligatoriske samlinger og kurs for alle ledere i kommunen. I 2017 og 2018 gjennomfører Drammen kommune kompetansekartlegging av medarbeidere. Formålet er å bidra til kvalitet i tjenesteproduksjonen gjennom rett kompetanse på rett sted til rett tid. 10

11 3. ORGANISERING AV OPPFØLGINGSARBEIDET Oppfølging av granskningsrapporten fra Deloitte påpeker forhold som er ansvarsplassert i ulike deler i organisasjonen. Oppgavene løses i linjen i forhold til oppgaveansvar. Oppfølgingsarbeidet skal følge normale prosedyrer for medvirkning og drøfting i organisasjonen Roller og ansvar Rådmannen har det overordnede ansvaret. HR- og utviklingsdirektør: Kvalitetssystem Nytt system for saksbehandling og arkivløsninger Antikorrupsjon og etikk Bierverv og habilitet Rekruttering Kompetanse og opplæring Kommunaldirektør for økonomi og næring Internkontroll Vurdering av budsjett fordeling av ressurser og oppgaver Selvkostregnskap KOSTRA rapportering Byutviklingsdirektør: Organisering av virksomhetene Styring og overordnet ledelse Oppdrag til virksomheten i form av lederkontrakten med tilhørende virksomhetsplan Virksomhet Byplan (plan- byggesak- og juridisk avdeling) overordnet nivå: Virksomhetsplan Kvalitetssystem inkl. internkontroll HR-plan Budsjett Rapportering 3.2. Ressurser Oppfølgingsarbeidet er langt i linjeorganisasjon i samsvar med roller og ansvar, jfr. Kap. 3.1 Ekstra behov for kapasitet eller kompetanse løses ved kjøp av tjenester eksternt 3.3. Aktører 11

12 4. TILTAKSPLAN 4.1. Oppfølgingstiltak Generelle tiltak, se Kap Organisatoriske endringer 2. Ulovlighetsoppfølging 3. ROS-analyse 4. Ekstern granskning Tiltak på bakgrunn av Deloittes rapport Forkortelser benyttet i tabell under: HR-dir.: HR- og utviklingsdirektør (medlem av rådmannens ledergruppe) Øk.dir.: Kommunaldirektør for økonomi og næring (medlem av rådmannens ledergruppe) : Virksomhetsleder (leder av virksomhet Byplan med avdelingene plan, byggesak og juridisk). Virksomhetsleder Byplan rapportere til rådmann v/ byutviklingsdirektør Forklaring på tidsfrister: er satt for å fange opp Bystyrets behandling av granskningsrapporten som er planlagt til bystyremøte Generelt om tidsfrister: Ved eksterne anskaffelser er kommunen pliktig til å følge lov om offentlige anskaffelser og kommunens rutiner. Det tas derfor forbehold om at enkelte tidsfrister må justeres der hvor fremdriften kommer i konflikt med lovpålagte frister. Dette er et dynamisk dokument som forutsettes oppdatert løpende blant annet for å fange opp politisk behandling av saken, drøftinger og innspill fra eksterne. I tillegg vil flere av tiltakene være varige aktiviteter og tidsfristen sier når tiltaket skal igangsettes. Dette blant annet for å sikre at tiltak iverksettes fortløpende. Videreutvikling- og forbedring er en kontinuerlig prosess. 12

13 Anbefaling nr. 1, Avdelingen må sikre at det settes mål for byggesaksavdelingens oppgaveutførelse slik at de ansatte har klare føringer å forholde seg til. 1 Virksomhetsplan for 2017 Tydelige mål for avdelingens oppgaver knyttet til saksbehandling, klagebehandling, ulovlighetsoppfølging, tilsyn, service, restanser, kvalitetssystem, kvalitetssikring, internkontroll, kompetanseplan og opplæring, ressurser 2 Utarbeidelse av kvalitetssystem a. For hele kommunen, jamfør eget prosjekt b. Kvalitetssystem for Byplan 3 Avklaring av oppgaver og ansvar for ansatte Det utarbeides en oversikt over ansvar og oppgaver for ledelse og ansatte på Byplan hvor det fremgår hvem som har ansvar for hva Utkast til virksomhetsplan klar til Oppdateres etter bystyrets behandling HR-dir Igangsatt, á jour iht. fremdriftsplan Igangsatt Påbegynt Anbefaling nr. 2, Det bør utarbeides en operasjonalisert virksomhetsplan for avdelingen som ivaretar de føringer som gis fra overordnet nivå og som sikrer en realistisk planlegging i samsvar med tilgjengelige ressurser og hvor uønsket målforskyvning blir forebygget. 4 Se tiltak nr 1, virksomhetsplan 5 Ressursfordeling Ressurser månedsverk fordeles på mål og aktiviteter fordelt på avdelingene på Byplan Foreløpig ressursfordeling klar Anbefaling nr. 3, Det må sikres at rapportering til overordnet nivå er riktig og relevant ut fra de problemstillinger som representerer utfordringer for avdelingens oppgaveutførelse. 6 Månedsrapportering Igangsatt a. Gjennomgang av rutiner og maler for rapportering b. Oppdateres iht. ny virksomhetsplan 7 Manuelle rutiner Styringsinformasjon innhentes manuelt inntil nytt sak og arkivsystem er anskaffet. a. Rapport for ledergodkjente vedtak (hindre egengodkjenning) a. Utført 13

14 b. Rapport for saksfordeling utført (sikrer oversikt over opprettede saker) c. Rutine for avslutning av saker er under arbeid b. Utført c. Igangsatt Anbefaling nr. 4, Kommunen bør sørge for at det etableres et formålstjenlig internkontrollrammeverk slik at betryggende kontroll i saksbehandlingen sikres. 8 Kvalitetssystem inklusiv internkontroll a) Nytt felles kvalitetssystem innarbeides i hele kommuneorganisasjonen b) Byplan innfører kvalitetssystem for virksomheten c) Internkontroll er prioritert i oppdragsbrev for 2017 til alle virksomheter d) Rammeverk for internkontroll utarbeides for virksomhet byplan e) Det etableres egen funksjon som systemansvarlig for internkontroll Controller for hele kommuneorganisasjonen f) Det gjennomføres regelmessig internrevisjon hvor forvaltningsavdelingene prioriteres (bl.a. byggesaksavdelingen) HR-dir. Rådmann Øk-dir. Øk-dir. (overtas av Controller) Jan Igangsatt Igangsatt Utført Planlagt Igangsatt Planlagt Etablering av en «konsern Controller funksjon». For å sikre at det blir etablert et godt og betryggende kvalitet/internkontrollrammeverk i hele kommunen, vil rådmannen sørge for at det blir utarbeidet en egen rapportering om utvikling og oppfølging av dette arbeidet. I tillegg skal det gjennomføres egne kontroller om oppgaver faktisk blir utført og fulgt opp som planlagt. På denne bakgrunn etableres en ny stilling som Controller for hele kommunen som rapporterer direkte til rådmannen ved økonomi/næringsdirektør. Viktige oppgaver for Controller vil være å sikre at kvalitetssystem inkl. internkontroll etableres og etterleves, blant annet gjennom å bestille internrevisjoner. Det foreslås også at det etableres et eget opplegg for «uavhengige» internrevisjoner. For å sikre at kvaliteten på internkontrollen og saksbehandlingen til enhver tid er på riktig nivå. Det foreslås at denne type oppdrag knyttet internrevisjoner gjennomføres av eksterne etter konkurranse og ved bruk av rammeavtaler. 14

15 Anbefaling nr. 5, Det bør gjennomføre en risikokartlegging og vurdering av avdelingens regeletterlevelse, måloppnåelse og rapportering slik at eventuell uønsket risiko kan reduseres, enten ved hjelp av organisatoriske tiltak, samt sikre at avdelingen har velfungerende policyer og rutiner med etablerte nøkkelkontroller slik at risiko for feil og mangler i saksbehandlingen reduseres. Det bør kommuniseres klare toleransegrenser innenfor sentrale områder. 9 Risiko- og sårbarhetsanalyse for Byplan - Utføres ved ekstern bistand - Fokus på bla. regeletterlevelse og anti-korrupsjon 10 Nøkkelkontroller Gjennomføres løpende kontroller som del av kvalitetssystemet 11 Toleransegrenser for saksbehandling etableres Toleransegrenser for mål og resultatstyring tydeliggjøres ifm. virksomhetsplan Planlagt gjennomført etter nytt KS-system er implementert Planlagt Planlagt Anbefaling nr. 6, Avdelingen må sørge for at rettsregler etterleves. Dette gjelder også rettsregler knyttet til journalføring og arkivering av inngående og utgående dokumenter. 12 Kvalitetssystem, se tiltak nr Retningslinje for postregistrering (journalføring og arkivering) - Utarbeidet mai 16, sist revidert Anbefaling nr. 7, Det må sikres at rettsregler knyttet til dispensasjonsvedtak og at vedtatte planverk etterleves i saksbehandlingen. 14 Kvalitetssystem, se tiltak nr Egen sak om retningslinjer for dispensasjonsvedtak og klagebehandling til Bystyret Byutviklingsdirektør Sept 17 Planlagt Anbefaling nr. 8, Avdelingen må sikre et kontinuerlig fokus på antikorrupsjon og etikk. 16 Kvalitetssystem, se tiltak nr Antikorrupsjon og etikk: a. Alle virksomheter i kommunen skal følge opp den gjennomførte ROS-analysen og ha fokus på antikorrupsjon og etikk. b. Byplan tydeliggjør aktivitet i virksomhetsplanen og rapporterer på gjennomførte aktiviteter (se også egen ROS-analyse for virksomheten, tiltak nr. 5). HR-dir Igangsatt Innarbeides i virksomhetsplan til Rapportering 31.12

16 Anbefaling nr. 9, Det må sikres at det etableres tilstrekkelig med nøkkelkontroller slik at risiko for feil og mangler i ESA reduseres. 18 Nytt sak/arkiv system anskaffes for hele kommunen. a. Byplan gir løpende innspill til krav-spesifikasjon for byggesak inn i prosjektet og deltar i arbeidet b. Manuelle rutiner brukes for å redusere risiko for feil og mangler i ESA inntil nytt system er anskaffet, se tiltak nr. 7. c. Nøkkelkontroller for kritiske mangler i ESA gjennomføres regelmessig, se tiltak nr. 10 HR-dir Løpende Løpende Løpende A jour iht. fremdriftsplan Utført Utført Igangsatt. Rapporteres i tertial rapport og årsrapport Anbefaling nr. 10, Det må sikres at det er en forsvarlig sammenheng mellom oppgaver og ressursbehov, herunder at avdelingen får rammeforutsetninger til å ivareta både direkte og indirekte kostnader som er nødvendig for å sikre en forsvarlig byggesaksbehandling: Tilstrekkelig kapasitet til kvalitetssikring, Etablering av internkontrollrammeverk/kvalitetssystem. Ivaretakelse og etablering av kontroller for å sikre at svakheter i ESA ikke får innvirkning på oppgaveutførelsen. 19 Sammenheng mellom oppgaver og ressurser a. Vurderer ressurser 2016 b. Vurderer ressurser 2017 c. Ny ressursvurdering 1.tertial d. Ressurser til overordnet kvalitetssystem for hele kommunen er avsatt i økonomiplan Rådmannen Mai 17 Bystyret vedtok 6,9 mill kroner til oppfølgingsprosjektet og til kontrollutvalget (ekstern granskning) Budsjettrammen for byplan er i 2017 er økt med 2 mill kr til utvidet kapasitet. I tillegg er det bevilget 1 mill kr til oppfølgingsprosjektet. Ressursbehov for 2017 vurderes på nytt i 1. tertial i lys av bla. granskningsrapporten. Konkret vurderes kjøp av tjenester bla til ROS-analyse, kvalitetssystem og selvkostberegning. 16

17 Anbefaling nr. 11, Deloitte mener at kommunen må gjennomgå selvkostberegning og beregne direkte og indirekte kostnader i forhold til de reelle behov avdelingen har for å sikre betryggende kontroll i saksbehandlingen. 20 Selvkostberegning Selvkostberegninger gjennomgås på ny i lys av rapporten fra Deloitte. For å sikre uavhengighet planlegges beregningene kjøpt eksternt. Øk-dir. Mai 17 Planlagt eksternt kjøp Anbefaling nr. 12, Kommunen må sikre at saksbehandlerne har tilstrekkelig kompetanse innen de respektive oppgaver / områder byggesaksavdelingen skal utføre. Drammen kommune må sørge for at avdelingen har tilstrekkelig kompetanse både innen administrative/kontrollrelaterte områder og faglige oppgaver, samt at vedlikehold og oppdatering av kompetanse gis prioritet. 21 Kompetanse a. Kompetansekartlegging gjennomføres og opplæringsplan for hele virksomhet Byplan. Utarbeides første halvår b. Kompetansekartlegging og opplæringstiltak dokumenteres og rapporteres Planlagt Planlagt Anbefaling nr. 13, Kommunen må sikre at KOSTRA rapportering er riktig. 22 KOSTRA rapportering Anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem vil bidra til riktig datauthenting til KOSTRA rapportering, se tiltak nr. 18. Manuell rapporter utarbeides som grunnlag for KOSTRA HR-dir Løpende A jour iht. fremdriftsplan Utført 17

18 Andre tiltak Deloitte har i sin rapport gitt 13 konkrete anbefalinger. Rådmannens oppfølging av disse anbefalingene er redegjort for over. I tillegg danner rådmannens arbeid med saken og rapporten fra Deloitte grunnlag for flere tiltak som redegjøres for under: Nr. Tiltak Ansvar Frist Status pr. mars Bierverv HR-dir Påbegynt, utkast utarbeidet Arbeidsreglements bestemmelser for bierverv foreslås presisert og legges frem til drøfting med de tillitsvalgte og fremlegges i PSU. 24 Habilitet Rutine for vurdering av habilitet skal utarbeides. Byplan prioriteres. HRdir Planlagt 25 Rekruttering I forbindelse med innføring av kvalitetssystem, skal det vurderes om vi kan bruke tekniske løsninger som gir dokumentasjon på at retningslinjene er fulgt. 26 Delegasjonsreglement Ny gjennomgang av delegasjonsreglementet blant annet for å klargjøre delegering fra virksomhetsleder til avdelingsleder 27 Klagesaksbehandling For klagesaksbehandling innføres det ny rutine om at kommuneadvokaten skal utarbeide uavhengig juridisk vurdering som en del av klagesaksbehandlingen, se omtale i Kap , siste avsnitt. 28 Bedre Service til innbyggere a. Brukerundersøkelse for byggesak gjennomføres b. Utrede mulighet for løpende tilbakemelding for brukere av byggesak å kunne gi en tilbakemelding på opplevd service via elektronisk tjeneste eller servicetorg c. Klarspråk prosjekt. Alle brev- og vedtaksmaler gjennomgås med sikte på klart språk og tydelig innhold 29 Utrede ombud for alle kommunale tjenester - For å sikre at innbyggere kan melde inn og få vurdert saker i Drammen kommune av en uavhengig faginstans. - Utrede etablering av et eget ombud for kommunale tjenester som ikke er dekket av andre ombud, som f. eks. barneombud, helseombud, pasient- og brukerombud m.fl. - Dette vil være et nytt tiltak som krever grundig utredning og omfattende medvirkning fra berørte parter. HR-dir Planlagt Planlagt Planlagt HR-dir Planlagt Planlagt Planlagt HR-dir Planlagt 18

19 30 Åpenhet oppfølgingsarbeidet Dette dokumentet legges ut på nett og oppdateres månedlig 31 Evaluering Tiltakene i oppfølgingsarbeidet evalueres for å sikre at tiltak er utført og for å få vurdert effekten av dem, se eget Kap. 5, om evaluering. Rådmannen Månedlig Planlagt Må avklares Rådmannen foreslår at det foretas en ekstern evaluering 19

20 4.2. Gjennomføring Dokumentet beskriver hvem som har ansvar for hvilke oppgaver i linjeorganisasjonen for oppfølging av granskningsrapporten fra Deloitte. Dette dokumentet skal være et åpent og tilgjengelig dokument. Medvirkning skal gjennomføres underveis og dokumentet vil bli justert etter politisk behandling i Bystyret Det planlegges kjøp av tjenester eksternt når det er krav til uavhengighet, kompetanse eller kapasitet Budsjett Rådmannen legger opp til å gjennomføre flertallet av de foreslåtte tiltak innenfor vedtatte budsjettrammer. Rådmannen vil videre vurdere om det er behov for ytterligere ressurser og komme tilbake til dette i 1.tertial rapport EVALUERING Rådmannen foreslår en ekstern evaluering av tiltakene. Evalueringen omfatter året 2017 og resultatet rapporteres til bystyret i 1.tertialrapport Drammen kommune har i dag rammeavtaler med tre ulike fagmiljøer som kan gjennomføre slik uavhengig evaluering. 20