Risiko- og sårbarhets (ROS)analyse: etikk og antikorrupsjon

Transkript

1 Risiko- og sårbarhets (ROS)analyse: etikk og antikorrupsjon Gjennomført av DNV-GL. (Det Norske Veritas) Presentasjon for Kontrollutvalget Forkortet versjon av rapporten samt iverksatte og planlagte tiltak. Ved HR- og utviklingsdirektør Kirsti Aas Olsen 1

2 Prosjektbakgrunn oppdragsbeskrivelse Gjennomføre helhetlig etikk og antikorrupsjons ROSanalyse for Drammen kommune Vurdering av relevante IT systemer, herunder kommunens saksbehandlingssystem og arkivsystemer Vurdering av arbeidsprosesser spesielt med tanke på robusthet innen kontroll og oppfølging Vurdering av organisatoriske oppsett med tanke på kompetansetiltak, roller og ansvar, delegeringsreglementet og etiske retningslinjer. 2

3 Beskrivelse av prosessen Kombinasjon av workshop, intervjuer og Questback Fokus på å gjøre det konkret og relevant: 15 uønskede hendelser ble identifisert i forkant Alle ble bedt om å forberede seg i forkant av workshopene (liste med hendelser, presentasjon av metode med sannsynlighet og konsekvenser på økonomi og omdømme) Risikovurdering i plenum og scoring av uønskede hendelser Tiltak diskuteres, kritisk gjennomgang av svakheter og forslag til forbedringer Ferdig rapport levert 20. september 2016 Aggregert og individuelle risikomatriser Vurdering av og forslag til styrking av eksisterende tiltak Konkrete forslag til mulige nye tiltak 3

4 Hendelser og risikotabell Nr. Beskrivelse av uønsket hendelse Risikonivå 1 Private innkjøp på offentlige avtaler 2 Ansatte innehar flere roller uten at det er åpenhet om det 3 Ansetter bekjente/familie uten å tilkjennegi relasjon 4 Misbruk av personlig skjønn ved tildeling av plasser eller opptak 5 Bruk av konsulenter/vikarer/annen innleid hjelp uten «avtale» 6 Forfordeling ved anskaffelser/innkjøp på bakgrunn av bekjentskap/motytelse 7 Motta utilbørlige fordeler fra leverandør/tilbyder av tjenester/pårørende/pasienter 8 Akseptere uberettiget krav fra entreprenør/konsulent (mot gjenytelse) 9 Misbruk av kommunens tjenester, utlån av lokaler og utstyr til privat bruk 10 Påvirke saks- og behandlingsprosess basert på egeninteresse og nytte 11 Habilitet/sammenblanding av roller/vennetjenester 12 Politikere legger utilbørlig press 13 Systemtilgang 14 Tildeling (vedtak) av tillatelser påvirkes på bakgrunn av bekjentskap/motytelser 15 En person/tiltrodd ansatt får tilgang til sensitiv informasjon 4

5 Enkle grep - anbefalinger Fokusere på små etiske overtramp og bygg bevissthet om at det kan skje de beste av oss Et øyeblikks ubevissthet kan være utslagsgivende for omdømmetap Ved å adresserer «småting» på en god måte bidrar det til å redusere manglende respekt for etiske grenser. Sikre felles tilnærming Forskjellig praksis kan føre til unødvendig støy. Bygge ut noe rundt informasjon og opplæring. Etiske utfordringer og etikkregelverket bør øves på jevnlig med konkrete og relevante oppgaver. Supplere Etikkplakaten slik at retningslinjene enkelt oversettes til arbeidshverdagen Vær tydelig på varslingsrutiner, hvor terskelen for varsling går og sørg for å kommunisere både rutiner og intensjonen bak rutinene til alle. 5

6 Konklusjoner IT-systemer Overordnet mye positivt knyttet til å oppdage eller dokumentere misligheter/korrupsjon Blant dem DNV GL har intervjuet er det god bevissthet om IT-systemenes rolle i denne sammenheng. Det er forbedringspunkter, flere av disse er Drammen kommune klar over og det er satt i gang tiltak for å bedre situasjonen. 6

7 Funn kort oppsummert. Drammen kommune har iverksatt rutiner og risikoreduserende tiltak for de fleste av de uønskede hendelsene, men det er usikkerhet knyttet til implementering, forankring og forståelse i forskjellige deler av og nivåer i kommunen. 7

8 Oppfølging av to rapporter Kommunerevisjonens rapport om etikk og varsling som ble tilgjengeliggjort august 2016 ROS analyse gjennomført av DNV GL som ble oversendt rådmannen september 2016

9 Oppfølging På virksomhetsledersamling ultimo august ble Forvaltningsrapporten presentert og det ble gjennomført en diskusjon av funn i rapporten. På samlingen deltok rådmann og direktører, virksomhetsledere, daglige ledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombudet. Det er gjennomført drøftingsmøte med hovedtillitsvalgte og hovedverneombudet for å få frem synspunkter på hva det er viktig å ha fokus på. Tema for den årlige ledersamling i desember er endret slik at fokus nå er etikk og varsling. På denne samling deltar virksomhetsledere avdelingslederne, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Totalt ca 300 deltakere.

10 Øvrige planlagte tiltak Målgruppe Avdelingsledere og virksomhetsledere Virksomhetsledere Avdelingsledere Alle ansatte Alle ansatte Alle ansatte Alle ansatte Tiltak Det utarbeides en ny modul i lederskolen der etikk og etiske dilemmaer er tema. Modulen vil dels være e-læring basert og dels basert på gruppediskusjoner. Mål relatert til etikk og varsling innarbeides i den årlige lederkontrakten og virksomhetsplanen. Mål relatert til etikk og varsling innarbeides i avdelingsplanen. Det etableres fora i avdelingene, der medarbeidere kan ta opp etiske dilemmaer. I disse fora skal det også legges opp til kollegaveiledning. Det etableres en arbeidsgruppe, ledet av HR, som skal revidere etikkplakaten og som skal identifisere konkrete aktiviteter for å gjøre den til et levende dokument som brukes i dagligdagen. Det etableres en arbeidsgruppe ledet av HR, som skal gjennomgå varslingsrutinene med fokus på å tilgjengeliggjøre informasjon og gjøre det mer transparent hvordan varsling skal gjennomføres og hvordan det blir fulgt opp. Det skal utarbeides e-læring som skal distribueres til alle ansatte med jevne mellomrom. Det vil bli fulgt opp på om alle har gjennomført opplæringen og manglende gjennomføring vil bli rapportert til ledelsen.