Oppfølging korrupsjonssak. Formannskapet 14. juni 2016

Transkript

1 Oppfølging korrupsjonssak Formannskapet 14. juni

2 Status: Ekstern gransking av saksbehandling og systemer (Kontrollutvalget) Risiko og sårbarhetsanalyse (Rådmannen) Organisatoriske grep Ulovlighetsoppfølgingen

3 Ekstern granskning Deloitte fikk oppdraget. Bystyret bevilget 2,9 mill kr Ansvar: Kontrollutvalget Mandat for granskning knyttet tilkorrupsjonssaken 1. Hva skal granskes knyttet til byggesaksavdelingen spesielt? Fremskaffelse av faktagrunnlag / kartlegging av: a. Rutiner, praksis og internkontroll for registrering, fordeling, behandlingskontroll og arkivering av byggesaker b. Undersøkelse i 2013 om byggesaksavdelingen: Finnes det vesentlige eller alvorlige avvik fra perioden som burde / kunne ha vært oppdaget høsten c. Ledelsesoppfølging/personaloppfølging: Hvordan har den personalmessige oppfølgingen av den hovedsiktede vært etter september Granskingsområder i generelle rutiner som synes å ha kunne ha sviktet i denne saken: a. Post- og arkivrutiner i kommunen: Risiko for at disse kan manipuleres? b. Rutiner for klagebehandling: Risiko for at påklaget saksbehandler eller andre involverte kan påvirke, utsette eller manipulere klagebehandlingen. c. Ansettelsesrutiner: Hvordan sikres i dag at viktige opplysninger om negative og / eller straffbare forhold kommer frem i ansettelsesprosessen. d. Rapportering av forvaltningsrevisjoner: Hvordan følges disse opp av administrasjonen, kommunestyret og kontrollutvalget? 3. Vurderinger forvaltningsmessig a. Innen hvilke områder har kommunens rutiner sviktet eller vært mangelfulle? b. Avklare og vurdere avvik mellom rutiner og praksis 4. Vurderinger juridisk I hvilken grad kunne korrupsjonssaken ha vært oppdaget tidligere? 5. Anbefalinger Hvilke rutiner og praksis som bør endres? Forslag til kunnskapsoverføring, opplæring og implementering i kommunens organisasjon ut fra funn og vurderinger Forutsetninger: Kontrollutvalgsbokens kapittel om Gransking sidene og skal legges til grunn for gjennomføringen. Gjennomføringen skal sikre at grunnleggende prinsipper for kontradiksjon, personvern, rettsikkerhet og varsomhet ivaretas. 1 Henvisningen til Kontrollutvalgsboken ovenfor gjelder side Metode og fremdrift: Tilbydere skal ut fra egne erfaringer i tilbudsbrev legge hovedlinjene i en plan for valg av metodikk, fremdrift og rapportering underveis til kontrollutvalget

4 Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) Det Norske Veritas (DNV-GL) fikk oppdraget Analysen skal omfatte alle aspekter av risiko og sårbarhet relatert til etikk, herunder rutiner for varsling og tips samt alle aspekter relatert til korrupsjon. Korrupsjon tolkes i denne sammenheng bredt og inkluderer å bestikke eller motta bestikkelser, i form a penger, gaver eller tjenester, for at en person i en maktrolle skal gi en annen person fordeler utenom reglene. Analysen skal som minimum omfatte: Relevante IT systemer, herunder kommunens saksbehandlingssystem og arkivsystemer; Kommunens arbeidsprosesser spesielt med tanke på robusthet innen kontroll og oppfølging Kommunens organisatoriske oppsett både med tanke på kompetansetiltak, roller og ansvar, delegeringsreglementet og etiske retningslinjer

5 Organisatoriske grep Byplan Rådmann Oppfølgingsprosjekt korrupsjonssak Eget oppfølgingsprosjekt for korrupsjonssaken ledes av Hilde Haslum. Ny midlertidig byplansjef settes inn, Ulf Tellefsen. Plan Byggesak

6 Organisatoriske grep Nye rutiner for hvordan saker opprettes, fordeles og spores. Endret rutine for kvalitetssikring/kontroll av byggesaker Endring av signaturrett og rutiner for signering. Innleie av ekstra ressurser for byggesaksbehandling. Nye medarbeidere ansatt etter de avskjedigede. Lyst ut rammeavtale for rådgivertjenester konsulenter - beredskap

7 Oppfølgingsprosjektet oppgaver status framdrift v/ Hilde Haslum, leder for oppfølgingsprosjektet I) Bistand politietterforskning II) Om arbeidet med byggesaker med avvik 3 typer saker III) Om arbeidet med oppfølging av urettmessige tillatelser Prosess Framdrift/status

8 I. Bistand politietterforskning ulike oppgaver i ulike faser oktober januar 2016 juni september 2016 Fram til pågripelse Gjennomgang saksdokumenter, arkivsøk, redegjøre for avvik / mistenkelige funn fra saksdokumenter og arkivsystem. Avhør, etterforskning etter pågripelse Framskaffe faktagrunnlag pr byggesak som grunnlag for avhør. Undersøke og framskaffe dokumentasjon på nye forhold det reises spørsmål ved etter avhør (nye aktører, nye adresser, fakturering gebyr mv) Før oversendelse politisak til rettssak Ny redegjørelse pr byggesak (etter ekstern kvalitetssikring materielle og formelle feil gjennom oppfølging og etter intervjusamtaler med andre vitner). Kronologisk redegjørelse for utvikling av regelbrudd

9 Bistand politietterforskning (forts) Felles mål: full opprydning. Tett og fint samarbeid. Ukentlig, periodevis flere ganger daglig, kontakt pr telefon og e-post. Både oppfølgingsprosjektet / kommunen og politiet mottar fortløpende tips fra publikum om saker å undersøke. Alle slike henvendelser utveksles. Politiet går ikke til etterforskningsskritt (siktelse: innhenting av kontoinformasjon, avhør, kommunikasjonskontroll) før det er tilstrekkelig grunn til mistanke om noe straffbart. Politiet har (i utgangspunktet) ikke kompetanse til å vurdere og finne uregelmessigheter i byggesaksbehandling Det innebærer at alle disse sakene først må undersøkes av kommunen/ oppfølgingsprosjektet. Mange av sakene det mottas eksterne tips om er saker som allerede har vært eller er i fokus.

10 II. Oppfølgingsprosjektets arbeid med 3 typer byggesaker med avvik A-listen er sakene som inngår i politianmeldelsen (27 saker med urettmessige vedtak) B-listen er saker med mistanke om eller oppdaget uregelmessigheter knyttet til vedtak/saksbehandling (etter interne eller eksterne tips). Rekkefølgeprioritering etter ønske fra politiet. Mange A- og B-saker har havnet på C-listen etter undersøkelse C-listen er saker der det er oppdaget eller mistanke om ulovlige tiltak (tips fra politiet og/eller publikum) (normal ulov-oppfølging) For å utnytte ekstern kapasitet til uavhengig gjennomgang av B-saker har saksbehandleren innleid fra Plan- og bygningsetaten siden begynnelsen av mai vært dedikert til dette, med intern bistand til arkivloggsjekk og kvalitetssikring av at alt relevant fra ESA kommer med. Oppfølgingsprosjektet benytter ekstern bistand for vurdering av alternativer for oppfølging.

11 Kjennetegn ved sakene som inngår i politisaken (A-sakene) A-sakene kjennetegnes ved mange åpenbare feil, som ga grunnlag for mistanke om korrupsjon: - Saksinnsending og saksfordeling (til seg selv, gamle arkivnr mv) - Saksbehandlere har utformet søknad - Urettmessige godkjenninger (strid med planer, lov og forskrift. Både materielle og formelle feil) - Dispensasjoner ikke korrekt behandlet - Naboklager ikke korrekt behandlet - Ledergodkjenning misbrukt/forfalsket - Byggesaksgebyr ikke fakturert (i tillegg til informasjon fra politietterforskning) Til sammen 27 saker (24 adresser). Sakene har ulike feil og mangler. Alle sakene har ikke feil på alle disse punktene. 11 saker: tiltak ikke gjennomført 16 saker: tiltak gjennomført/bygget Ingen nye saker det er mottatt tips om etter at korrupsjonssaken ble kjent har et omfang av avvik som har ført til at de har blitt en del av A- sakene.

12 I tillegg undersøkes andre saker for evt. uregelmessigheter (B-saker) Egen intern gjennomgang av de siktede to saksbehandlernes saksportefølje avdekket også (ikke like systematiske) avvik i saksbehandling av andre saker som kan ha gitt urettmessige godkjenninger. Politiet er informert om disse sakene. Oppfølgingsprosjektet / kommunen følger opp urettmessige godkjenninger i disse sakene på samme måte som A- sakene, etter Plan og bygningsloven. Dette fordi avvik etter PBL i seg selv er like alvorlige uavhengig om det forekommer brudd på andre lover også (som politiet ønsker straffeforfølge) eller ikke. Eksterne tips reiser spørsmål ved om uregelmessigheter i saksbehandlingen kan ha gitt urettmessige godkjenninger(/avslag) i andre byggesaker behandlet av de to siktede byggesaksbehandlerne og/eller andre byggesaksbehandlere. Pr nå mottatt slike tips på 42 adresser. Iblant flere eiendommer og saker på hver slik adresse. Alle slike tips undersøkes ved bruk av eksterne. I saker der det ikke oppdages uregelmessigheter lages det notat over hva som er undersøkt og vurdert. I saker der det oppdages urettmessigheter som må rettes følges disse opp på samme måte som i A-sakene.

13 Kjennetegn ved (B-sakene) som følges opp med omgjøring/retting B-sakene kjennetegnes ved : - ROT i saksbehandling - Saksbehandler har IKKE vært involvert på søkersiden (ansvarlig søker er lokale arkitekter) - Urettmessige godkjenninger (strid med planer, lov og forskrift. Både materielle og formelle feil) - Dispensasjoner ikke behandlet korrekt - Naboklager ikke behandlet korrekt - Ledergodkjenning: mangler i noen tilfelle, men ikke alltid. (Oppfølgingsprosjektet gjennomfører intervjusamtaler som referatføres med de som har ledergodkjent for å finne ut hva som har skjedd/ hvordan det kunne skje. Ulike varianter av: Blitt lurt/brukt). Til nå har vi funnet 7 saker med urettmessige godkjenninger der det er behov for oppfølging / retting. I to av disse har varselbrev gått ut, i 3 andre er varselbrev på vei ut. Ca 10 litt uklare saker gjenstår å gjennomgå mht evt. oppfølging. Ingen nye saker det er mottatt tips om etter at korrupsjonssaken ble kjent har et omfang av avvik som har ført til at de har blitt en del av A-sakene.

14 III. Om arbeidet med oppfølging av urettmessige godkjenninger Mål/hensikt: OPPRYDNING, dvs å rette feil og bringe ting i orden, ikke straffe (politisak) Mål/hensikt er at framtidige beboere/eiere, naboer og andre/fellesskapet/omverdenen skal kunne være trygg på at bygg i Drammen tilfredsstiller offentlige krav. Hva slags feil må rettes opp? Formelle feil: Ansvarlige foretak, dokumentasjon forsvarlige løsninger, naboklager oversett, osv. Materielle feil: tiltak som fysisk er i strid med rammer og regler I opprydningsarbeidet er det nødvendig å sikre dokumentasjon på hva som gjøres og hvorfor. Oppfølgingsprosjektet legger vekt på at brev og annen info skal være tydelig, konstruktiv, konkret mht hva som er feil og må rettes. For å unngå evt. uklarheter knyttet til muntlig forhandlingssituasjon vektlegges skriftlighet. Fokus på skriftlig dokumentasjon som gir etterprøvbarhet. Ved ønske om møte avklares spørsmål derfor først helst raskt skriftlig.

15 Prosess for oppfølging av byggesakene med urettmessige godkjenninger: Ny gjennomgang av saksdokumenter: innleid bistand gir ekstern, uavhengig kvalitetssikring av formelle og materielle feil og oppfølging. Prosessledd (gjennomgås enkeltvis): 1. Varselbrev med anmodning om redegjørelse innen frist. 2. Evt. redegjørelse mottas 3. Evt vedtak om omgjøring/ tilbaketrekking av tillatelse til tiltak. Evt krav om retting. 4. Evt. klagebehandling 5. Evt. ny søknad og behandling 6. Evt. klage på ny søknadsbehandling

16 1. Varselbrev med anmodning om redegjørelse (fra kommunen til de ansvarlige*) *ansvarlig = tiltakshaver/byggherre + ansvarlige foretak (søker, prosjekterende, utførende, osv) Varsel om at det ved gjennomgang av saksdokumenter er funnet feil Viktigste formelle feil Viktigste materielle feil Ikke uttømmende liste og at kommunen på dette grunnlag varsler omgjøring/tilbaketrekking av tillatelser, krav om retting, osv. KOMMENTAR/FORKLARING Det kan ikke fattes vedtak uten at berørte parter er varslet og har fått anledning til å uttale seg innen rimelig tidsfrist. Anmodning om redegjørelse (anledning til å si fra, tilbakevise påpekte feil ved å framlegge dokumentasjon på at det er i orden likevel) innen tidsfrist. Varsles om mulig andre konsekvenser (inndragelse ansvarsrett, straffeforfølgelse, overtredelsesgebyr, mv). Anmodning om redegjørelse er et tilbud, hvis noen ikke ønsker uttale seg, kan de la det være. Informasjon om at innsendte redegjørelse også vil kunne bli brukt i annen form for oppfølging av saksforholdene.

17 2. Redegjørelse fra de ansvarlige Pr har vi mottatt redegjørelser i 11 saker 7 har frist til og 6 har frist til (=> grunnlag for vedtak i 24 saker før ) Ulik tilnærming/innhold i de ulike redegjørelsene: - tiltakshaver sier de ikke ante at noe var galt, og at de nå ønsker å bringe forholdene i orden. - ansvarlig søker, men også andre ansvarlige foretak sier deres navn er misbrukt og trekker sin ansvarsrett. - noen erkjenner faktiske forhold, men fraskriver seg ansvar for det inntrufne og går til motangrep på kommunen. Til nå har ingen sendt inn redegjørelser eller dokumentasjon som har redusert eller tilbakevist listen over feil og mangler som kommunen har påpekt i sine varselbrev.

18 3. Vedtak omgjøring/tilbaketrekking tillatelser På bakgrunn av dokumentasjon i saken og innkomne redegjørelser fattes vedtak. Alternative konsekvenser / handlingsalternativer for utbygger ved omgjøring av tillatelse: Hvis omsøkt tiltak IKKE ER BYGGET / gjennomført Ingen tillatelse, heller ikke tiltak => Nullstilt situasjon Hvis fortsatt ønske om tiltak: Ny søknad Hvis gir opp tiltak: FERDIG/Avsluttet Opplisting av feil/mangler i varselbrev og vedtaksbrev skulle gi tiltakshaver godt grunnlag for å vurdere mulighet for å få godkjent evt ny søknad. Hvis omsøkt tiltak ER BYGGET /gjennomført Ingen tillatelse, men tiltak => ulovlig tiltak => Krav om RETTING innen tidsfrist Ny søknad om dispensasjoner Ny søknad med omprosjektert tiltak (tilpasset rammer og regler), Varselbrev informerer om at disp. ikke kan påregnes. innvilget Søknad om tiltak i henhold til lov, plan, regler vil godkjennes. For noen tiltak ikke enkelt/ mulig å få til. Tilbakeføring / rive Tilbake til nullstilt situasjon Ingenting: Tvangsmulkt Tvangsmulkt /dagbøter er et pressmiddel, ikke straff.

19 Evt. klagebehandling Det kan/vil komme klager. For eksempel kan det tenkes at vedtak om å omgjøre/tilbaketrekke tillatelser påklages av utbygger. vedtak om å ikke omgjøre/tilbaketrekke tillatelser påklages av naboer. vedtak om avslag på ny søknad om dispensasjon påklages av utbygger. Normal praksis ved klagebehandling (i tråd med delegasjonsreglement) i Drammen kommune: Ved klager på politiske vedtak legges klagen (spørsmålet om evt. omgjøring på bakgrunn klagen) fram til politisk behandling før oversendelse til Fylkesmannen. Ved klager på administrative vedtak behandles klagen (spørsmål om evt. omgjøring) av administrasjonen før oversendelse til Fylkesmannen.

20 4. Behandling av ny søknad Adm/politisk behandling av ny søknad: Hvis omsøkt tiltak ER BYGGET /gjennomført Ingen tillatelse, men tiltak => ulovlig tiltak => Krav om RETTING innen tidsfrist Ny søknad om dispensasjoner Ny søknad med omprosjektert tiltak (tilpasset rammer og regler), Tilbakeføring / rive Ingenting: Tvangsmulkt Spørsmål om evt. innvilgelse av disp. legges fram for politisk behandling Avslag kan gis administrativt Kan behandles administrativt

21 5. Evt. behandling av klage på vedtak (godkjenning/avslag) ny søknad Adm/politisk behandling av ny søknad: Adm/politisk behandling av evt klage på vedtak: Hvis omsøkt tiltak ER BYGGET /gjennomført Politisk vedtak om evt. innvilgelse av disp. fra politisk vedtatte rammer Politisk klagebehandling før evt. oversendelse Fylkesmann Ingen tillatelse, men tiltak => ulovlig tiltak => Krav om RETTING innen tidsfrist Ny søknad om dispensasjoner Ny søknad med omprosjektert tiltak (tilpasset rammer og regler), Tilbakeføring / rive Administrativt avslag Administrativt vedtak avslag/ godkjenning Administrativ klagebehandling før evt. oversendelse Fylkesmann Administrativ klagebehandling før evt. oversendelse Fylkesmann Ingenting: Tvangsmulkt NB. Administrativ behandling: Søknad om tiltak som tilfredsstiller lov, forskrift og politisk vedtatte rammer SKAL godkjennes. Søknad om tiltak som bryter med lov, forskrift, og/eller politisk vedtatte rammer skal avslås.

22 Framdrift oppfølging Oppfølging politisakene (A-saker) - Alle varselbrev har gått ut - Pr frist for redegjørelse utgått for 24 saker, de siste går ut i august. - Vedtak fattet i 6 saker. Prøver fatte vedtak 17 saker til før ferien, og resten like over sommeren. - Evt. politisk behandling av klager og/eller nye søknader vil da skje til høsten. Gjennomgang + oppfølging andre saker (B-sakene) - Undersøkelse/gjennomgang 42 tips ferdig før 1. juli. - Sakene som krever oppfølging, blir fulgt opp fortløpende. - 2 er i prosess (har fått varselbrev mv). - For 3-4 nye igangsettes prosess (varselbrev) før 1. juli.