Oppfølgning av korrupsjonssak

Transkript

1 Oppfølgning av korrupsjonssak Orientering i Formannskapet 24. januar 2017 Rådmann Osmund Kaldheim

2 Innhold: Bakgrunn Generelle tiltak ROS-analyse og eitkk/varsling Ulovlighetsoppfølgning Organisatoriske endringer Byggesaksbehandling 2016 Kvalitetssystem Videre arbeid Oppsummering

3 Rådmannen Kontrollutvalget Oversikt over arbeid med korrupsjonssaken Kontrollutvalget oppdragsgiver for granskning Deloitte får oppdraget Granskningsarbeid pågår Granskningsrapport foreligger Sak Kontrollutvalget Drammen kommune avdekker alvorlig avvik - byggesak Politianmeldelse Oppfølgingstiltak besluttes Pågripelse av to saksbehandlere Oppfølgingsprosjektet Ekstern granskning ROS-analyse Rapport september 2016 Løpende bistand til politiet A, B og C-saker fulgt opp Bistand Oppfølging etikk og antikorrupsjon Oppfølgning granskingsrapport Organisatoriske endringer Omorganisering av Byplan Ny organisasjon Ledere ansettes Tiltredelse Løpende endringer Oktober 2015 Januar 2016 Januar

4 Bakgrunn: Drammen kommune oppdager alvorlig avvik i byggesaker mistanke om korrupsjon Saken meldes politiet 15. okt Pågripelse 18. og 20. januar 2016 av to saksbehandlere Rådmannen varsler fire oppfølgingstiltak i jan 2016: -Ekstern granskning -Risiko- og sårbarhetsanalyse -Ulovlighetsoppfølgning -Organisatoriske endringer Kontrollutvalget blir oppdragsgiver for ekstern granskning hvor Deloitte får oppdraget

5 Tidligere presentasjoner formannskapet i : Oppfølging korrupsjonssak : Oppfølging korrupsjonssak tertialrapport : Ny organisering av virksomhet Byplan : Status rådmannens Oppfølgingsprosjekt : Økonomiplan /Årsbudsjett : Oppfølging av budsjettvedtak alternative organisasjonsmodeller byggesak

7 Tiltak varslet er fulgt opp Ekstern granskning Deloitte leverer sin granskningsrapport til Kontrollutvalget ,9 mill. kr er bevilget i 2016 Risiko og sårbarhetsanalyse DNV/GL rapport sept 2016 Etikk og varslingsarbeid startet høst 2016 og følges opp i 2017 Ulovlighetsoppfølging Statusrapport til Fsk des 2016 Sakene er fulgt opp Bevilget 4 mill kr i 2016 Organisatoriske endringer Ny organisasjonsmodell besluttet i juni 2016 Organisasjonsmodellen innføres fortløpende Ny byplansjef ansatt Ny byggesakssjef ansatt Ny leder juridisk avdeling i prosess

8 Nytt saksbehandlingssystem og nye arkivløsninger Arbeidet startet i 2015 Ressursbruk: 2016: 2 mill. kr 2017: 3,5 mill. kr 2018: 2 mill. kr Beløpene for 2017 og 2018 inkluderer midler til e- byggesak Prosjekt med innleid og egne ressurser er etablert Anskaffelsesprosess for nytt sak/arkivsystem i gang De første leveransene skal være på plass i løpet av

9 Elementer i ny løsning for nytt sak/arkivsystem

10 Budsjettrundskriv til virksomhetene for 2017 Det skal etableres fora i alle avdelingene, der medarbeidere kan ta opp etiske dilemmaer. I disse fora skal det også legges opp til kollegaveiledning. I 2017 vil arbeidet med å bygge opp et kvalitetssystem ha prioritert oppmerksomhet i hele organisasjonen. Dette medfører at arbeidet må gis stor oppmerksomhet av alle ledere. Ressurser må frigjøres for å løse de oppgaver som er nødvendig for å etablere et overordnet kvalitetssystem. For lederne blir det viktig å sikre implementering og forståelse i egen virksomhet. Det krever stor oppmerksomhet på kvalitetsarbeidet og internkontroll

11 Økonomi Virksomhet Byplan er tilført økte ressurser for å dekke merutgifter til korrupsjonssaken. 2016: mill. kr til ulovlighetsoppfølging 2,9 mill. kr til kontrollutvalgets gransking Budsjettrammen for byplan er i er økt med 2 mill. kr til utvidet kapasitet. I tillegg er det bevilget 1 mill kr til oppfølgningsprosjektet

12 Gjennomførte rutine-endringer byplan 2016: Avtaler om bierverv gjennomført Dispensasjonspraksis følges opp. De fleste saker behandles politisk Logg eller referater føres fra virksomhetsmøter, avdelingsmøter og saksmøter Mottak og fordeling av saker loggføres Rutine for fordeling av saker etablert Ny retningslinje for postregistrering (arkivering/journalføring) Delegasjonsreglementet gjennomgås Stillingsbeskrivelse for avdelingsledere gjennomgås Forbedret veilednings- og servicetjeneste planlagt Tiltak for effektivisering av byggesaksbehandlingen planlagt For å hindre at saksbehandlere kan godkjenne egne vedtak, er manuell rutine planlagt Manuelle rutiner brukes for å redusere risiko for feil og mangler i ESA inntil nytt system er anskaffet

14 Risiko- og sårbarhets (ROS)analyse: etikk og antikorrupsjon Gjennomført av DNV-GL. (Det Norske Veritas) 14

15 Prosjektbakgrunn oppdragsbeskrivelse Gjennomføre helhetlig etikk- og antikorrupsjons- ROSanalyse for Drammen kommune Vurdering av relevante IT systemer, herunder kommunens saksbehandlingssystem og arkivsystemer Vurdering av arbeidsprosesser spesielt med tanke på robusthet innen kontroll og oppfølging Vurdering av organisatoriske oppsett med tanke på kompetansetiltak, roller og ansvar, delegeringsreglementet og etiske retningslinjer. 15

16 Beskrivelse av prosessen Kombinasjon av workshop, intervjuer og Questback Fokus på å gjøre det konkret og relevant: 15 uønskede hendelser ble identifisert i forkant Alle ble bedt om å forberede seg i forkant av workshopene (liste med hendelser, presentasjon av metode med sannsynlighet og konsekvenser på økonomi og omdømme) Risikovurdering i plenum og scoring av uønskede hendelser Tiltak diskuteres, kritisk gjennomgang av svakheter og forslag til forbedringer Ferdig rapport levert 20. september 2016 Aggregert og individuelle risikomatriser Vurdering av og forslag til styrking av eksisterende tiltak Konkrete forslag til mulige nye tiltak 16

17 Hendelser og risikotabell med matrise

18 Hendelser og risikotabell Nr. Beskrivelse av uønsket hendelse Risikonivå 1 Private innkjøp på offentlige avtaler 2 Ansatte innehar flere roller uten at det er åpenhet om det 3 Ansetter bekjente/familie uten å tilkjennegi relasjon 4 Misbruk av personlig skjønn ved tildeling av plasser eller opptak 5 Bruk av konsulenter/vikarer/annen innleid hjelp uten «avtale» 6 Forfordeling ved anskaffelser/innkjøp på bakgrunn av bekjentskap/motytelse 7 Motta utilbørlige fordeler fra leverandør/tilbyder av tjenester/pårørende/pasienter 8 Akseptere uberettiget krav fra entreprenør/konsulent (mot gjenytelse) 9 Misbruk av kommunens tjenester, utlån av lokaler og utstyr til privat bruk 10 Påvirke saks- og behandlingsprosess basert på egeninteresse og nytte 11 Habilitet/sammenblanding av roller/vennetjenester 12 Politikere legger utilbørlig press 13 Systemtilgang 14 Tildeling (vedtak) av tillatelser påvirkes på bakgrunn av bekjentskap/motytelser 15 En person/tiltrodd ansatt får tilgang til sensitiv informasjon 18

19 Enkle grep - anbefalinger Fokuser på små etiske overtramp og bygg bevissthet om at det kan skje de beste av oss Et øyeblikks ubevissthet kan være utslagsgivende for omdømmetap Ved å adressere «småting» på en god måte bidrar det til å redusere manglende respekt for etiske grenser. Sikre felles tilnærming Forskjellig praksis kan føre til unødvendig støy. Bygge ut noe rundt informasjon og opplæring. Etiske utfordringer og etikkregelverket bør øves på jevnlig med konkrete og relevante oppgaver. Supplere Etikkplakaten slik at retningslinjene enkelt oversettes til arbeidshverdagen Vær tydelig på varslingsrutiner, hvor terskelen for varsling går og sørg for å kommunisere både rutiner og intensjonen bak rutinene til alle. 19

20 Konklusjoner IT-systemer Overordnet mye positivt knyttet til å oppdage eller dokumentere misligheter/korrupsjon Blant dem DNV GL har intervjuet er det god bevissthet om IT-systemenes rolle i denne sammenheng. Det er forbedringspunkter, flere av disse er Drammen kommune klar over, og det er satt i gang tiltak for å bedre situasjonen. 20

21 Funn kort oppsummert. Drammen kommune har iverksatt rutiner og risikoreduserende tiltak for de fleste av de uønskede hendelsene, men det er usikkerhet knyttet til implementering, forankring og forståelse i forskjellige deler av og nivåer i kommunen. 21

22 Oppfølging av rapportene Kommunerevisjonens rapport om etikk og varsling som ble tilgjengeliggjort august 2016 ROS analyse gjennomført av DNV GL som ble oversendt rådmannen september 2016

23 Gjennomførte tiltak På virksomhetsledersamling ultimo august ble Forvaltningsrapporten presentert, og det ble gjennomført en diskusjon av funn i rapporten. På samlingen deltok rådmann og direktører, virksomhetsledere, daglige ledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombudet. Det er gjennomført drøftingsmøte med hovedtillitsvalgte og hovedverneombudet for å få frem synspunkter på hva det er viktig å ha fokus på. Tema for den årlige ledersamling i desember var etikk og varsling. På denne samlingen deltok virksomhetsledere, avdelingsledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Totalt ca 300 deltakere.

24 Øvrige planlagte tiltak Målgruppe Avdelingsledere og virksomhetsledere Virksomhetsledere Avdelingsledere Alle ansatte Alle ansatte Alle ansatte Alle ansatte Tiltak Det utarbeides en ny modul i lederskolen der etikk og etiske dilemmaer er tema. Modulen vil dels være e-læring basert og dels basert på gruppediskusjoner. Mål relatert til etikk og varsling innarbeides i den årlige lederkontrakten og virksomhetsplanen. Mål relatert til etikk og varsling innarbeides i avdelingsplanen. Det etableres fora i avdelingene, der medarbeidere kan ta opp etiske dilemmaer. I disse fora skal det også legges opp til kollegaveiledning. Det etableres en arbeidsgruppe, ledet av HR, som skal revidere etikkplakaten og som skal identifisere konkrete aktiviteter for å gjøre den til et levende dokument som brukes i dagligdagen. Det etableres en arbeidsgruppe ledet av HR, som skal gjennomgå varslingsrutinene med fokus på å tilgjengeliggjøre informasjon og gjøre det mer transparent hvordan varsling skal gjennomføres og hvordan det blir fulgt opp. Det skal utarbeides e-læring som skal distribueres til alle ansatte med jevne mellomrom. Det vil bli fulgt opp på om alle har gjennomført opplæringen og manglende gjennomføring vil bli rapportert til ledelsen.

26 Oppfølgingsprosjektet: Oppdrag og arbeid 2016 Retting av byggesaker: A-saker (27 saker med urettmessige vedtak om godkjenning, inngår i politisaken) B-saker (42 saker der mistanke om uregelmessige vedtak er meldt inn i tilknytning til at korrupsjonssaken ble kjent) C-saker (21 adresser der mistanke om ulovlige tiltak er meldt inn etter at korrupsjonssaken ble kjent i media) Totalt omfatter dette 90 saker Bistand til politiets etterforskning Bistand til Deloitte Advokatfirma sitt granskingsoppdrag

27 Oppfølgingsprosjektet: Status januar 2017 (1) A-saker: Alle 27 vedtak omgjort, 15 saker avsluttet, 11 søknader under behandling. I 2016 er det innkrevd tvangsmulkter for kr ,-. B-saker: Alle 42 saker gjennomgått, 8 saker følges opp av Oppfølgings-prosjektet, 8 saker flyttet til C-listen og 15 saker er under ordinær behandling. C-saker: Befaring gjennomført på alle 21 adresser som i hovedsak omfatter ulovlige boenheter. 6 saker er avsluttet (ingen ulovligheter avdekket), 1 sak er overført til Lier kommune som settekommune, i 4 saker er det gitt pålegg, og i 8 saker er det gitt varsel om pålegg.

28 Oppfølgingsprosjektet: Status januar 2017 (2) Bistand i form av oversendelse av etterspurt dokumentasjon /redegjørelser er gitt politiet fortløpende behov forventes dekket pr Bistand i form av oversendelse av etterspurt dokumentasjon er gitt Deloitte Advokatfirma fortløpende og avsluttet desember Oppfølgingsprosjektet er overført til linjen fra Prosjektleder fra : Erik Øhn (tidligere avdelingsdirektør for tilsyn og ulovlighetsoppfølging i Plan- og bygningsetaten i Oslo) er leid inn

30 Organisering byplan inkl byggesak

31 Organisering pr (under implementering) Ny virksomhetsleder ansatt Ny avdelingsleder ansatt

33 Tjenesteproduksjon planavdeling: Flere plansaker utarbeidet i 2016 Saker til politisk behandling Plantype Planprogram : 1.gangs behandling 2 10 Planprogram: Fastsettelse 4 6 Reguleringsplan: 1.gangsbehandling 7 11 Reguleringsplan: Vedtak 8 12 Kommunedelplan: 1.gangsbehandling 1 1 Kommunedelplan: Vedtak - 2 Kommuneplan arealdel: Vedtak 1 - Annet

34 Tjenesteproduksjon byggesaksavdelingen: Antall byggesaker er økt med 31 % fra 2015 til % BYG.ETTRINN Byggesaker: 1 trinn % BYG.TOTRINN Byggesaker: 2 trinn % BYG.STD Byggesaker: Andre saker % BYG.TILSBYG/TILSDOK Tilsynssaker % BYG.ULOVLIG Ulovlighetsaker % BYG.SELBYGG Byggesak: Uten ansvarsrett % DEL.SEK Seksjoneringssaker % DEL.STD Delesaker % Forhåndskonferanser % Klager på vedtak % Totalt antall saker %

35 Andre ulovlighetssaker Det er over tid blitt restanser i ulovlighetssaker. P.t. er det ca 260 ikke avsluttede ulovlighetssaker. Disse har ikke tilknytning til Oppfølgingsprosjektet. Eget prosjekt er etablert fra for å følge opp og avslutte saker fra Oppfølgingsprosjektet og bygge ned restanse på ulovlighetssaker. I arbeidet med å bygge ned restansene legges det opp til følgende prioritering: 1: Ulovlighetssaker med fare for helse, miljø og sikkerhet 2: Nyere ulovlighetssaker av alvorlig karakter og med klare brudd på pbl 3: Eldre ulovlighetssaker (3 år og eldre) og andre saker av mindre alvorlig karakter Det er engasjert eksterne ressurser for å bidra i arbeidet med restansesaker. Disse sakene behandles på ordinær måte innenfor byggesaksavdelingen

36 Personal og administrasjon: Sykefravær Avdeling Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Planavdeling 7,1% 1,8% 1,6% * 10,5% 5,5% 2,3%? Byggesaksavdeling 12,3% 2,0% 4,0% * 2,3% 5,4% 3,1%? Bevilling 2,1% 28,5% 10,4% * 0 0 0? Stab (byplansjef) 2,4% 0 0 * 0 0 0? Virksomhet **5,3% 5,0% 4,8% 2,7%? *: Historisk statistikk ikke tilgjengelig **: Omfatter Q

38 Kvalitetssystem i Drammen kommune Økonomiplan Pkt 1.6 Kvalitetssystem i Drammen kommune For å ivareta innbyggernes behov og rettigheter er det nødvendig med god styring. Kvalitetssystemet skal bidra til bedre egenkontroll ved å sikre kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen, at ulike krav etterleves og at vi har god risikostyring og læring. I 2017 vil arbeidet med å bygge opp et kvalitetssysystem ha prioritert oppmerksomhet i hele organsiasjonen. Dette medfører at arbeidet må gis stor oppmerksomhet av alle ledere. Ressurser må frigjøres for å løse de oppgaver som er nødvendig for å etablere et overordnet kvalitetssystem. Det handler blant annet om å beskrive prosesser, utarbeide nødvendig dokumentasjon, felles retningslinjer, hvordan utføre intern revisjon og å definere hva avvik og uønskede hendelser er. I 2016 er det rekruttert faglige ressurser til dette arbeidet i de store programområdene. Disse vil, sammen med kvalitetskoordinator, lede arbeidet på konsernnivå. For lederne blir det viktig å sikre implementering og forståelse egen virksomhet. Det krever fokus på kvalitetsarbeidet og på endringsledelse. Virksomhetslederne vil forpliktes til dette gjennom lederkontraktene i Utviklingsarbeidet vil bestå av to faser; den første fasen vil innebære utarbeiding av et felles rammeverk for konsernet. Den andre fasen vil innebære anskaffelse av et nytt elektronisk verktøy

39 Kvalitetssystem Drammen kommune

40 Begreper og definisjoner Hva er kvalitetsledelse? Kvalitetsledelse er et ledelsesog styringskonsept: Medvirkning Medarbeidere «Ledelsesform i en organisasjon, fokusert på kvalitet, som baseres på medvirken fra alle medarbeidere og der langsiktig suksess tilstrebes ved å oppnå kunders tilfredshet og fordeler for alle medarbeiderne og for samfunnet» Innbyggere Fordeler Samfunn

41 V/A VNI Aktør Byplan Innbygger Eksempel på en prosess fra VNI og Byplan Behandling av ulovlighetssaker etter Plan og bygningsloven (PBL): Tips Avgjørelse BP Rapport Utredning/ vurdering BP Vedtak Klagebehandling Tips Tips

42 Hvordan oppnå kvalitet? Rammeverk og hensikten med det Et rammeverk gir oss et: felles språk, med støtte i en ordliste kommunikasjonsverktøy sammenligningsgrunnlag Et rammeverk gjør at vi: lettere kan støtte og hjelpe hverandre får en mer transparent organisasjon får bedre oversikt utvikler en felles kultur

43 Rammeverk for egenevaluering CAF Egenevalueringsverktøy for offentlig sektor i Europa

44 Rolle 2 Rolle 1 Kvalitetssystem og internkontroll Kvalitetssystemet skal vise hvordan virksomheten drives i tråd med gjeldende krav, mål og styrende elementer Start med ROS, fordi: Kritiske risiko kan true måloppnåelse for prosessen Effekt? Gjennom prosessarbeid kan organisasjonen se om den oppfyller mål om god internkontroll: 1. Målrettet og effektiv drift? 2. Pålitelig rapportering? 3. Overholdelse av lover og regler? Prosesskartlegging er et verktøy for å se om det er etablert tilfredsstillende internkontroll i og i tilknytning til de utvalgte prosessene

45 Oversikt over ordninger for tilsyn og kontroll med kommuner Egenkontroll

46 Oppsummering arbeid med kvalitetssystem For å oppfylle kravene til et kvalitetssystem skal vi: Være prosessorienterte Vise verdiskapende aktivitet gjennom samhandling Ha fokus på brukeren Hvilke behov er det brukeren har? Drive kontinuerlig forbedring Planlegg Utfør Følge opp Forbedre Vi skal gjøre det sammen Vi skal lære av hverandre

48 Rådmannen Kontrollutvalget Oversikt over arbeid med korrupsjonssaken Kontrollutvalget oppdragsgiver for granskning Deloitte får oppdraget Granskningsarbeid pågår Granskningsrapport foreligger Sak Kontrollutvalget Drammen kommune avdekker alvorlig avvik - byggesak Politianmeldelse Oppfølgingstiltak besluttes Pågripelse av to saksbehandlere Oppfølgingsprosjektet Ekstern granskning ROS-analyse Rapport september 2016 Løpende bistand til politiet A, B og C-saker fulgt opp Bistand Oppfølging etikk og antikorrupsjon Oppfølgning granskingsrapport Organisatoriske endringer Omorganisering av Byplan Ny organisasjon Ledere ansettes Tiltredelse Løpende endringer Oktober 2015 Januar 2016 Januar

49 Oppfølgning av Deloitterapporten Innstilling til kontrollutvalgets møte 24 januar: 1. Redegjørelsen tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gi tilbakemelding på iverksatte og planlagte tiltak som følge av denne saken. 3. Kontrollutvalget ber om at rådmannen gir tilbakemelding i god tid før kontrollutvalgets møte 14. februar Rådmannen vil: Utarbeide uttalelse til kontrollutvalget vedrørende Deloitte-rapporten med vekt på iverksatte og planlagte tiltak Gi orientering til formannskapet 14 februar om svar til kontrollutvalget Informere ansatte og innhente synspunkter

50 Bystyrets vedtak fra oppfølging: Vedtak: Rådmannen bes vurdere alternative organisasjonsmodeller, herunder ekstern løsninger med rammeavtaler, for kommunens byggesaksavdeling. Kvalitet skal være førende. Vedtaksmyndigheten skal fortsatt ligge internt i kommunen. Saken legges frem for bystyret før sommeren 2017 Rådmannen vil fremme egen sak våren 2016 Tema vil bl.a. være: Rammeavtaler: eksisterende og behov for utvidelse/nye avtaler for å sikre kapasitet og kompetanse Kvalitetssystem for byggesak felles for hele kommuneorganisasjonen konkret løsning for byggesak Kapasitet nedbygging av restanser (ulovlighetskontroll) Økonomi selvkost gebyr ressurser Oppfølgning av Deloitte-rapporten (styring, ledelse, kontroll m.v.) Involvere ansatte hente inn brukererfaringer Saksgang: PSU Fsk - Bystyret

52 Oppsummering iverksatte tiltak: ROS- analyse er utarbeidet og følges opp Ulovlighetsoppfølgning Oppfølgingsprosjektet gjennomført. Ulovlighetssaker følges opp Byplan er omorganisert Ny ledelse rekrutteres Ny stabsfunksjon opprettet Ny juridisk avdeling under etablering Deloitte-rapport mottatt Andre tiltak: Kvalitetssystem Arbeidet er påbegynt. Økte ressurser Årsbudsjett 2016 og 2017 Økt fokus på kontroll, økonomi og rapportering

53 Oppsummering av Deloitte-rapporten: Verifikasjon er utført Videre arbeid Utarbeide uttalelse til kontrollutvalget Vurdere iverksatte og planlagte tiltak i lys av rapporten Informasjon og medvirkning fra ansatte Orientere formannskapet