MØTEINNKALLING Kontrollutvalget i Rendalen kommune

Transkript

1 MØTEINNKALLING Kontrollutvalget i Rendalen kommune Møtested: Kommunehuset i Rendalen Møtedato: Mandag, 3. mars 2014 Tid: Kl Saknr. 07/ /2014 Sakliste Sak nr.: Innhold 07/2014 Godkjenning av sakliste og innkalling 08/2014 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgsmøte /2014 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget, revidert 10/2014 Egenevaluering av kontrollutvalgets arbeid 11/2014 Eventuelt Torsdag Arild Løvik Sekretariat Eventuelle forfall meldes til Sekretariatet, Arild Løvik tlf.: Kopi: Ordfører Revisjon KPMG

2 Saksbehandler: Kontrollutvalget Årsmelding for kontrollutvalget 2013 Saksnr. Utvalg Møtedato 28/2013 Kontrollutvalget /14 Kommunestyret /2014 Kontrollutvalget Kommunestyret Saksdokumenter: - Utkast til årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet 2013 Saksframlegg: Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret, jfr kommunelovens 77, pkt 6. Kontrollutvalget har løpende rapportert resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Selv om det ikke er krav om årsrapport, har likevel en summarisk årsrapport vært oversendt kommunestyret til orientering/ som referatsak. Årsrapporten fra kontrollutvalget for 2013 var utformet etter samme mal som tidligere (tilbake til 2008) og ble behandlet i kontrollutvalget , sak nr 28/2013, med følgende vedtak: Kontrollutvalget vedtar enstemmig årsrapporten og oversender den til kommunestyret for behandling. Saken ble videre behandlet av kommunestyret , sak 7/14, men denne gang som en vedtakssak og ikke som en referatsak eller til orientering, uten at dette var kontrollutvalgets intensjon. Kommunestyret gjorde følgende vedtak: Saken sendes tilbake til kontrollutvalget hvor det bes om følgende: 1. Oversikt over alle saker som er behandlet med vedtak og evt. avvik som er avdekket. 2. Oversikt over kontrollutvalgets ressursbruk. Saksvurdering: God forståelse og respekt for hverandres roller er avgjørende for god samhandling mellom kommunestyret og kontrollutvalget. For å synliggjøre kontrollutvalgets rolle og øke

3 kommunestyrets kunnskap om kontrollutvalgets arbeid innføres det en mer fyldig rapportering fra Sekretariatets forslag til vedtak: Årsmelding for 2013 vedtas og legges fram for kommunestyret til orientering. Behandling i Kontrollutvalget: Kontrollutvalgets vedtak:

4 Saksbehandler: Kontrollutvalget Evaluering av kontrollutvalgets arbeid og samhandling / Egenevaluering. Saksnr. Utvalg Møtedato 10/2014 Kontrollutvalget Saksframlegg: Det kan være nyttig for kontrollutvalget å jevnlig gjennomføre evaluering av eget arbeid. Målsettingen er å sørge for kontinuerlig læring og forbedring ved å fokusere på hvordan kontrollutvalget ivaretar sin kontroll- og tilsynsfunksjon. Saksvurdering: Egenevaluering bør ta utgangspunkt i samhandlingen kontrollutvalget har med de andre samarbeidsaktørene i det kommunale system. En bør ha fokus på om samspillet fungerer slik det skal med ordfører (kommunestyret), rådmann (administrasjon), revisjon og sekretariat. I tillegg bør en evaluere om kompetansen på kontrollutvalgets rolle er god nok, i alle ledd. For å komme i gang med en slik prosess kan en ta utgangspunkt i følgende spørsmål: - Gjennomføres møtene på en effektiv og engasjerende måte? - Er antall møter tilstrekkelig i forhold til saksmengde? - Klarer kontrollutvalget å ivareta kontrollfunksjonen på en god måte? - Hvordan oppfattes utvalget av andre aktører, slik som kommunestyret og administrasjonen? - Er roller og ansvarsdeling klar mellom kontrollutvalg, kommunestyre og administrasjon? - Hvordan skal saker som ikke er planlagt, f.eks. granskninger, behandles? - Er det riktig fokus på hva som er kontrollutvalgets rolle, fra alle parter? - Hvordan fungerer samhandlingen med revisor? - Hvordan fungerer samhandlingen med sekretariatet? - Hvilke forbedringstiltak kan iverksettes og gjennomføres? Dersom det identifiseres forbedringsområder i en slik prosess, bør konkrete tiltak bli foreslått. Det bør settes av tid til denne evalueringen i minst to utvalgsmøter, dette for eventuelt å kunne ta inn andre aktører i prosessen. Det kan skrives referat fra evalueringen. Slik evaluering kan gjennomføres en gang i året, gjerne i forkant av utarbeidelse av årsmelding og årsplan. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges fram uten innstilling. Behandling i Kontrollutvalget:

5 Kontrollutvalgets vedtak: