Det kalles inn til nytt møte i kontrollutvalget, da møtet den ble avlyst grunnet stort forfall.

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Mandag 7. januar 2008 kl STED: Kommunestyresalen, Namsskogan Det kalles inn til nytt møte i kontrollutvalget, da møtet den ble avlyst grunnet stort forfall. Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær Gunnhild Berg, tlf / varamedlem møter til dette møtet for å avklare videre praksis angående varamedlemmenes rolle i kontrollutvalgsmøtene. Øvrige varamedlemmer møter etter nærmere avtale / i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 001/08 Årsplan/møteplan for kontrollutvalget /08 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon /08 Plan for selskapskontroll /08 Referater Eventuelt Namsos Anne Lise Grøndal leder Gunnhild Berg kontrollsekretær Dir.tlf / gunnhild.berg@komsek.no

2 SAK 001/08 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2008 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 001/08 Namsskogan Kontrollutvalget vedtar Kontrollutvalgets årsplan/ møteplan for 2008 for sin virksomhet i Namsskogan kommune. 1. Utkast til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for Gjeldene plan for forvaltningsrevisjon Gjeldene plan for selskapskontroll Årsplan / møteplan 2007 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2008 ble fremmet som sak 016/07 til kontrollutvalgets møte den Saken ble ikke vedtaksført da dette møtet ble avlyst. Årsplan / møteplan er lagt frem til behandling med nytt saksnummer i Forslag til kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2008 følger vedlagt denne saken. Planen er utarbeidet på et overordnet nivå, og inneholder ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen 2008 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet. Det er foreløpig lagt opp til 4 møter i Møtedato og møtetidspunkt avklares med kontrollutvalget på første møte. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Planen gir, foruten angivelse av møtedatoer, også en oversikt over behandlingen av de faste sakene, samt en oversikt over kontrollutvalgets oppgaver. Kontrollutvalget bør gi rom for muligheten til omprioriteringer innenfor planen dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Begge disse planene skal rulleres i Revisjonsstrategien er førende for revisjonsarbeidet KomRev Trøndelag IKS skal gjennomføre. Kontrollutvalget har fått presentert revisjonsstrategiene for regnskapsåret 2007 i møtet 03. september 2007, sak 12/07. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering.

3 SAK 002/08 OVERORDNA ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget Gunnhild Berg 002/08 Namsskogan Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse og utarbeide utkast til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslaget til plan legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår Ingen 1. Brev fra KomRev Trøndelag IKS av vedr. overordnet analyse 2. Plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven. Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon ble fremmet som sak 017/07 til kontrollutvalgets møte den Saken ble ikke vedtaksført da dette møtet ble avlyst. Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon legges frem til behandling med nytt saksnummer i Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. For inneværende valgperiode skal slik plan i følge kontrollutvalgsforskriften være utarbeidet innen 31. desember 2008.

4 Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgts ansvar å utarbeide en plan for gjennomføring. Det antas derfor at det er formelt riktig at saken nå legges frem for kontrollutvalget med forslag om at revisor starter arbeidet med den overordnede analysen og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget oppfordres til å komme med innspill til områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. Revisor vil gi ytterligere informasjon om hvordan de planlegger å gjennomføre arbeidet med den overordnede analysen. SAK 003/07 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget Gunnhild Berg 003/08 Namsskogan Kontrollutvalget ber sekretariatet igangsette arbeidet med å utarbeide utkast til plan for selskapskontroll for perioden Forslaget til plan legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår Ingen 1. Plan for selskapskontroll Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Kommuneloven. Plan for selskapskontroll ble fremmet som sak 018/07 til kontrollutvalgets møte den Saken ble ikke vedtaksført da dette møtet ble avlyst. Plan for selskapskontroll legges frem til behandling med nytt saksnummer i Kontrollutvalgsforskriftens 13 inneholder følgende bestemmelser om selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.

5 For inneværende valgperiode skal slik plan i følge kontrollutvalgsforskriften være utarbeidet innen 31. desember Selskapskontroll er en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgts ansvar å utarbeide en plan for gjennomføring av slik kontroll. Det antas derfor at det er formelt riktig at saken nå legges fram for kontrollutvalget med forslag om at arbeidet med rullering av plan for selskapskontroll og utarbeidelse av ny plan igangsettes. SAK 004/08 REFERATSAKER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 004/08 Namsskogan 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Fremlagte referatsaker tas til orientering. Vedlegg 1. Særutskrift KU-sak 011/07. Driftsbudsjett 2008 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Namsskogan kommune. Andre saksdokumenter Ingen. Saksopplysninger Referatsakene ble fremmet som sak 019/07 til kontrollutvalgets møte den Saken ble ikke vedtaksført da dette møtet ble avlyst. Referatene legges frem til behandling med nytt saksnummer i Referater 1. Møteprotokoll rep.skap KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll rep.skap KomRev Trøndelag IKS NKRF s kontrollutvalgskonferanse Fagbladet Kommunerevisoren - gratisnummer. 5. Kontrollutvalgets budsjett for 2008 KU-sak 010/ Valg av representanter til interkommunale selskaper. 7. Informasjon om kontrollutvalg fra KS. Oktober Videre opplæring av kontrollutvalg. Forslag fra KomRev IKS Trøndelag. Datert Namsos Gunnhild Berg Kontrollsekretær