Årsplan Plankontor. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i 2017.

Transkript

1 Årsplan 2017 Plankontor Årsplanen inneholder noen faktaopplysninger om enheten. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i Årsplanen viser hvilke resultater som det arbeides for å oppnå og hvordan enheten skal få til ønskede resultater.

2 Om enheten: Plankontoret utfører saksbehandling av saker som behandles etter Plan- og bygningsloven, Matrikkelloven, Jordloven, Skogloven, Viltloven og Konsesjonsloven. Plankontoret har også egne planprosjekter. Primæroppgavene er: Behandling av private søknader innenfor våre ansvarsfelt. Oppgaver knyttet til kart og oppmåling Egne planprosjekter i hht. Plan- og bygningsloven Kommuneplaner / -delplaner Områdereguleringsplaner og detaljreguleringsplaner Mulighetsstudier mv. som forprosjekter til videre planlegging etter Plan- og bygningsloven og som oppfølging av tidligere planvedtak. Fakta om enheten Antall årsverk 8,1 8,3 6,2 Antall lærlinger Budsjettramme i mill. kr (netto) 0,5 1,4 2,0

3 Økonomi Budsjettet for 2017 er et driftsbudsjett lagt på grunnlag av erfaringstall fra 2015/2016. Selvkostprinsippet er viktig for enheten siden største delen av enhetens økonomi drives på selvkost. Det er gjort noen tilpasninger på utgiftssiden for at ressursene skal være riktigst mulig fordelt i forhold til ansvarsområdene. Et eventuelt overskudd i gebyrinntekter fra selvkosttjenestene er bundne i fond, hvor midler må brukes innen 5 år innenfor tjenesten. Det er flere forhold som gjør at økonomien for avdelingen ser svært positiv ut. Vi hadde i 2016 et positivt budsjettavvik på kr ,- Dette skyldes i hovedsak en kombinasjon av ubrukte bevilgede midler for eget planarbeid (Bergsakerheia), større gebyrinngang en forventet, samt reduserte lønnskostnader som skyldes periodevis lavere bemanning enn normalt pga. permisjoner og sykemeldinger. Det blei for 2016 avsatt kr. 1 mill til planlegging av Bergsakerheia. Ikke hele beløpet ble benyttet og vi har fått videreført kr ,- til 2017 budsjettet. Dette vil være tilstrekkelig for å få dekket konsulentbistand for denne planen. På grunn av noe tidligere feilføring av gebyrinntekter, er det tilgjengelig en reserve på ca. 1,5 mill på bundet driftsfond på byggesak 3020 fra tidligere år, samt at det kommer inn noe mer gebyr fremover på byggesak enn tidligere. Driftsfondet må benyttes innen 5 år. For 2017 er det grunn til å tro at vi kommer nærmere en balanse ved årets slutt enn i Det bemerkes likevel at vi i jan -mars også i 2017 sliter med lav bemanning på byggesak. Dette er ikke tatt høyde for i budsjettet. Fra midten av mars får vi en nyansatt på byggesak, og til sammen skal vi da være tilstrekkelig bemannet med 2,8 årsverk faste stillinger. God gebyrinngang samt byggesaksfondet på kr. 1,5 mill, som tidligere omtalt, gir enheten noen muligheter til å gjøre en ekstra innsats innen områder hvor vi har etterslep. Dette gjelder i hovedsak på byggesak. Vi ser på muligheten for over en periode å ansette en ansvarlig for tilsyn og ulovlighetsoppfølging. Innenfor Landbruk gir budsjettet for 2017 en mulighet for å kunne leie inn noe hjelp ved behov. På selvkostområdet for private reguleringsplaner blir det et årlig underskudd. Vi må se på om vi kan kutte noen kostnader i forhold til dette. Dette kan gjøres i form av å gjennomgå stillingsprosenter og se om fordelingen bør endres ut fra hvilke arbeidsoppgaver som blir utført. Prioriterte tiltak i 2017 er: - Budsjettere med riktigst mulig nivå på gebyrinntekter - Jobbe for å innføre ebyggesak - Ekstra ressurser på byggesak (benyttelse av bundet fond) - God fremdrift i planarbeidet på Bergsakerheia slik at en får bedre oversikt over kostnader - Gjennomgang av stillingsprosenter i forhold til reelle arbeidsoppgaver, for å få balanse i selvkostregnskapet

4 Budsjettkontroll Budsjettavvik - 0,0% Gebyrinntekter - følge med for evt justering i budsjett Sette inn ekstra ressurser på områder med etterslep Jobbe aktivt for å innføre ebyggesak Bergsakerheia - kommunedelplan, god fremdrift Medarbeidere Det skal utføres en ny medarbeiderundersøkelse i 2017, Ti-faktor. Denne vil kommenteres i tertialrapport og tiltak kan legges inn når resultater av denne foreligger. I forhold til sykefravær ligger det langt under målsetning og er akseptabelt. Samtidig ser vi en negativ utvikling fra 2014 og Dette kan skyldes tilfeldigheter, men det må jobbes konstant for å hindre en videre negativ trend. Største del av sykefraværet skyldes langtidsfravær av en ansatt fra og med november 2016 til februar Denne ansatte går nå over ny stilling i annen kommune. Vi har i 2016 hatt stabil arbeidskraft på plan, landbruk, delesak/matrikkel. Vår landbruksansvarlige har ved årskskiftet sagt opp 40% av sin stilling for å trappe ned før pensjonisttilværelse. Vi har derfor fått en ny medarbeider i 40% stilling på landbruk som har erfaring innenfor feltet og som for øvrig jobber i Hægebostad kommune. Dette ser ut til å fungere svært godt. Vår landbruksansvarlige er godt fornøyd med ordningen, og denne ordningen vil kunne ha en positiv virkning på medarbeidertilfredsheten fremover. På byggesak, hvor vi i utgangspunktet har 3 100% stillinger har vi hatt noe redusert bemanning. Vi fikk en ny medarbeider i februar 2016 og en medarbeider har vært ute i 60 % fødselspermisjon frem til sommer På slutten av året har vi hatt noe sykemelding som beskrevet. Vi har hatt jevnlig vikarhjelp av Unni Risholt som har gått av med pensjon, for å avhjelpe situasjonen. Vi får en ny medarbeider i mars, og håper da at situasjonen på byggesak stabiliserer seg. Denne situasjonen på byggesak kan ha medført at medarbeidertilfredsheten ikke har vært optimal. Medarbeiderundersøkelsen vil vise om dette har påvirket og fortsatt påvirker medarbeidertilfredsheten. Det er i hovedsak på byggesak, så langt en nå har oversikt, en vil kunne anta at det er behov for tiltak i forhold til medarbeidertilfredshet. Ny medarbeider i mars, innføring av e-byggesak og ny kartløsning samt ansettelse av prosjektmedarbeider (benyttelse av bundet fond) på byggesak, vil på kort og lang sikt med stor sannsynlighet gi en enklere arbeidshverdag og øke tilfredsheten blant de ansatte.

5 Tjenestekvalitet Tjenestekvalitet er for plankontorets del i hovedsak effektiv og god saksbehandling samt at vi er serviceinnstilt og på tilbudssiden for våre brukere, noe som resulterer i brukertilfredshet. Generelt kan sies at når bemanningen er tilfredsstillende opplever vi få klager i forhold til saksbehandlingstid og vi får gode tilbakemeldinger. I perioder med lav bemanning blir vårt lille miljø sårbart og vi rekker ikke over så mye som vi skulle ønske i forhold til normal saksbehandlingstid i Lyngdal. Dette gjelder, slik situasjonen er nå, på byggesak. I de aller fleste både 12 ukers og 3 ukers saker klarer vi likevel frister med god margin. For 3. tertial 2016 viser tallene at frister er overskredet kun for 12 av 337 fattede vedtak dvs.3,6%. I 2017 starter vi året med lav bemanning på byggesak. Fra januar - midt i mars er vi underbemannet med 1,2-1 årsverk. Fra mars og ut året ligger det til rette for en stabil bemanning på 2,8 årsverk, noe som vil være tilfredsstillende. I tillegg har vi rom på budsjettet (bundet fond) for å lyse ut en midlertidig stilling på byggesak. Mye tilsier at dette burde komme innenfor tilsyn og ulovlighetsoppfølging hvor vi har et relativt stort etterslep og aktiviteten generelt kunne vært høyere. Dette vil gi et løft i tjenestekvaliteten. Vi vil også frigjøre andre ressurser som vi trenger for å ajourføre matrikkelen. For plan og landbruk har vi en stabil bemanning i Ingebjørg Kamstrup på landbruk har sagt opp 40 % av sin stilling og jobber i 2017 stort sett kun i forhold til jordlov. Vi leier inn John Ivar Bjelland fra Hægebostad kommune til å fylle denne stillingsprosenten i forhold til skog og vilt. Dette er en god løsning som plankontoret er svært fornøyd med. Servicekontoret bidrar innenfor landbruk til mer sekretærmessige oppgaver og besvarelse av enklere henvendelser, en ordning som fungerer godt og som en vil fortsette med. Det finnes noen midler innenfor landbruk som en kan vurdere å benytte til enkeltprosjekter hvor en trenger ekstern bistand. Vi anser nå at tjenestekvalitet innen landbruk er god og kvaliteten vil kunne øke noe fremover pga nylige endringer i hht. ovenstående. I kommunens IT strategi ligger det inne at vi skal følge med på utviklingen innen elektronisk byggesaksbehandling. Det er et mål at vi skal over på en e-byggesaksløsning i Dette systemet har potensiale til å heve tjenestekvaliteten betydelig vil brukes til å bestemme hvilket system kommunen ønsker å gå for, for å nå målet om en implementering i Tiltak som er prioritert for byggesak i 2017 er: - Jobbe mot innføring av e-byggesak og e-byggesøknad (nye programmer i markedet) - Bruk av forhåndskonferanser - Tidlig mottakskontroll - Ta opp vanskelige saker til diskusjon så tidlig som mulig - Prosjektstilling innen byggesak (bruk av bundet fond) For planarbeid og landbruk er resultater vanskeligere å måle. Vi har fokus på gode oppstartsmøter for plan og gode referater fra disse. Vi vil tilstrebe å være i forkant og gi konsekvente råd under vegs.

6 Effektiv og god byggesaksbehandling Andel komplette byggesøknader 68 % 90 % Forhåndskonferanser Innføring e-byggesøknad Saksbehandlningstid, bygge- og delesak i samsvar med PBL (3 ukers sak) e-byggesak Saksbehandlingstid, bygge- og delesak som krever dispensasjon (12 ukers sak) e-byggesak Andel saker der saksbehandlingsfristen er overholdt 88 % 100 % e-byggesak Tidlig mottakskontroll Ta opp vanskelige saker til diskusjon så tidlig som mulig Ny prosjektstilling (bruk av bundet fond)