Saksbehandlingsrutiner og forvaltning av "Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i landbruket, Vestfold"

Transkript

1 Kommunene i Vestfold Vår saksbehandler / telefon: Deres referanse: Vår referanse: Vår dato: Jon Randby 2016/ Arkivnr: 520 Saksbehandlingsrutiner og forvaltning av "Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i landbruket, Vestfold" Innledning Regionalt miljøprogram for landbruket i Vestfold (RMP) ble revidert i 2012 av Fylkesmannen i samarbeid med næringsorganisasjonene og regional og kommunal forvaltning. Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak for landbruket, Vestfold er en lokal forskrift fastsatt av Fylkesmannen i Vestfold Viktige dokument og informasjon i saksbehandlingen Landbruksdirektoratet beskriver i rundskriv «Forvaltningsrutiner for regionale miljøtilskudd» viktige saksbehandlingsrutiner. Vi forutsetter at kommunene setter seg godt inn i rundskrivet. Landbruksdirektoratet skriver i brev datert om endringer i oppfølging av krav om plantevernjournal og gjødslingsplan i regionale miljøprogram (gjelder punkt 2.1 i rundskriv ). Det er viktig at kommunen setter seg inn i disse endringene. Saksbehandlingsrutinene vil i stor grad samsvare med rutinene for produksjonstilskudd, og vi viser derfor også til Landbruksdirektoratets rundskriv om produksjonstilskudd i jordbruket (Rundskriv ). Et annet viktig dokument er «Retningslinjer for avkorting ved brudd på krav om gjødslingsplan og forskrift om plantevernmidler for søknadsomgang 2015» av fra Landbruksdirektoratet. Det vises til Landbruksdirektoratets nettsider der det er egne hjelpesider for hvordan en søker RMPtilskudd og brukerveiledning for kommunene i estil. Søknadsskjema, maler for miljødokumentasjon for de ulike tiltakene, veilederen for 2016 og den lokale forskriften er lagt ut på Fylkesmannens nettsider. På nettsiden «Saksbehandling i kommunene» finner dere også sjekkliste for foretakskontroll og dette skrivet. Fylkesmannen i Vestfold Telefon: Postadresse: Besøksadresse: Telefaks: Postboks 2076 Statens Park - Hus I E-post: fmvepost@fylkesmannen.no 3103 Tønsberg Anton Jenssens gate 4 Orgnr

2 Frister og viktige datoer spesielt for Vestfold Søknadsfrist i Vestfold 11.1 Kommunene skal ha saksbehandlet og godkjent søknadene 3.2 Frist for endelig vedtak (godkjent og attestert) av søknader i estil Felles frister for hele landet finnes i rundskriv Saksbehandling Vedtak om tilskudd til regionale miljøtiltak fattes av kommunen ( 10 i forskriften). Saksbehandling skjer i saksbehandlersystemet estil. Brukerveiledning for kommunene ligger på forsiden til estil. Her ligger også meldinger fra Landbruksdirektoratet når det er driftsmeldinger eller problemer med estil og Altinn. Hvem kan søke tilskudd? Tilskudd kan gis til foretak som er berettiget tilskudd etter Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket. Dersom søker ikke mottar produksjonstilskudd, må kommunen kontrollere at søker er berettiget produksjonstilskudd (PT). Foretak som er berettiget PT, men som ikke har søkt PT eller ikke får utbetalt tilskudd på grunn av bunnfradrag eller andre reduksjoner i tilskuddet, kan likevel søke tilskudd til regionale miljøtiltak. Alle foretak som søker om tilskudd, må være registrert og knyttet til korrekt landbrukseiendom (hovednummer) med tilhørende grunneiendommer i Landbruksregisteret. Dersom dette ikke er tilfelle, må kommunen rette dette. Tilskudd gis for arealer og dyr som foretaket disponerer på registreringsdatoen. Det vil si at det er den som disponerer arealet/dyra pr som har rett til å søke tilskudd. Forskriften gjelder for tiltak i Vestfold fylke. Hvis foretaket gjennomfører tiltak i et annet fylke, skal det søkes for ordninger i dette fylket. Papirsøknaden skal i slike tilfeller sendes kommunen i det andre fylket der hoveddelen av tiltaket gjennomføres. Elektroniske søknader i Altinn skal registreres i det fylket tiltaket gjøres (søker kan velge annet fylke i Altinn). I slike tilfeller vil det kunne bli flere elektroniske søknader som behandles av flere kommuner. Generelt om behandling av søknadene Papirsøknadene skal stemples inn når de mottas i kommunen og journalføres i henhold til kommunens regler. Kommunen skal registrere papirsøknadene i estil. Papirsøknader med vedlegg (kart m.v.) oppbevares i kommunen. Miljødokumentasjon skal sendes til kommunen for nye kulturminnetiltak (disse tiltakene er krysset av i veilederen og på vår nettside). Innsending av miljødokumentasjon for nye kulturminnetiltak er viktig for en mulig kvalitetssikring av kulturminnemyndigheten (Kulturarv). Ordinær saksbehandling skjer i estil. Dispensasjoner og klager skjer på utsiden av estil, men endringer legges inn i estil. Søknader innsendt etter søknadsfristen Ved oversittelse av søknadsfristen blir det foretatt en reduksjon i tilskudd med kr 1000 per virkedag etter fristens utløp. Søknader som kommer inn 20 virkedager etter søknadsfrist blir automatisk avvist. Det er søkers eget ansvar at søknaden leveres i rett tid. For at en papirsøknad kan regnes som å være levert i rett tid, må søknaden være poststemplet senest datoen for søknadsfristen eller levert kommunen før åpningstidens slutt på datoen for søknadsfristen. Det er viktig at søknadene datostemples når de mottas av kommunen da denne datoen vil legges til grunn ved eventuelt trekk i tilskudd. Hvis kommunen mener datostempelet ikke er riktig dato for trekk, må «godkjent» dato for innlevering registreres i estil. 2

3 Godkjenning og attestering Hvis kommunen oppdager opplysninger i søknaden som en antar ikke er korrekte, skal søkeren kontaktes før retting blir utført. Det samme gjelder hvis opplysninger mangler. Alle rettinger skal dokumenteres. Husk å sjekke avkryssing for miljødokumentasjon når søker har tiltak som krever dette. Kommunen må først godkjenne og deretter attestere søknadene før de blir klare til utbetaling. Avslag og avvisning Søknader som ikke oppfyller vilkårene for å motta tilskudd, skal avslås eller avvises. Et eksempel er når søker ikke oppfyller vilkårene for utbetaling av produksjonstilskudd. Avslag og avvisning er et enkeltvedtak der reglene i forvaltningsloven om begrunnelse og klage gjelder. Kommunen bør sende brev om slike vedtak så raskt som mulig. Vi gjør spesielt oppmerksom på brev fra Landbruksdirektoratet som får følger for praktisering av avkorting ved manglende eller mangelfull plantevernjournal og gjødslingsplan (kravet praktiseres ikke som et grunnvilkår og dermed avslag slik forskriften skulle tilsi). Forskriften vil bli rettet før ny søknadsomgang i Vedtak, underretning om vedtak og utbetaling Vedtak om tilskudd fattes i det tilskuddsutbetalingen går. Landbruksdirektoratet produserer utbetalingsliste og tilskuddsbrev/meldingsbrev på vegne av kommunen. Tilskuddsbrevet er tilgjengelig for søkerne i Altinn og for kommunene i estil. Søker vil i dette brevet bli gjort kjent med hvilke tiltak det er gitt tilskudd til. Landbruksdirektoratet sender ikke ut tilskuddsbrev på papir. Det er et krav at alle søkere må oppgi kontaktinformasjon i form av mobiltelefonnummer og/eller epostadresse i søknaden; også de som sender papirsøknad. Planlagt utbetaling av tilskudd er 22. februar Minste utbetaling for ordningene samlet sett er kr 300. Kommunen kan ta ut vedtaksbrevet fra estil. Her er ei oppskrift: Søknader (øverst) Søk Skrive inn org.nr. Søk Vis detaljer Under «Dokumenter» ligger «Tilskuddsbrev» Last ned. Vedtak og adgang til å klage Kommunen fatter vedtak om tilskudd. Kommunens vedtak kan påklages og Fylkesmannen er klageinstans. Klagefristen er 3 uker fra melding om vedtaket er sendt. Klagen stiles til Fylkesmannen, men sendes til kommunen. Kommunen kan omgjøre sitt vedtak, gjenåpne søknaden og legge inn nye verdier. Nytt vedtaksbrev genereres i estil og sendes til søker med kopi til Fylkesmannen. Det er samme prosedyre når Fylkesmannen gjør et nytt vedtak i sin klagebehandling. Dispensasjon Fylkesmannen kan i henhold til 10 dispensere fra bestemmelsene i forskriften i særlige tilfeller. I tilfeller det er aktuelt bør kommunen opplyse søker om adgangen til å søke dispensasjon. Søknad om dispensasjon må være skriftlig. Dispensasjon gis kun der det foreligger midlertidige årsaker. Det gis ikke varige dispensasjoner. Søker kan klage på Fylkesmannens vedtak i dispensasjonssaken. Klagen stiles til Landbruksdirektoratet, men sendes til kommunen som uttaler seg og sender klagen videre til Fylkesmannen. 3

4 Kontroll, avkorting og tilbakebetaling I henhold til forskriften 11 plikter alle foretak som mottar tilskudd å gi alle nødvendige opplysninger som kommunen, Fylkesmannen eller Landbruksdirektoratet krever. Fylkesmannen ønsker å delta i kontrollen i noen kommuner for å få erfaring med de ulike tilskuddsordningene og forvaltningen av disse. Stikkprøvekontroll Kommunen trekker ut søknader for kontroll. Minimum 5 % av søknadene skal kontrolleres. Uttrekket skal gjøres før søknaden godkjennes. En søknad kan gjenåpnes ved uttrekk for kontroll. Hvis kommunen gjøres kjent med eller har mistanke om brudd på vilkår eller feil i søknad, har kommunen ansvar for å følge opp dette. Søkeren bør minimum varsles om kontroll over telefon. Dersom søkeren ber om det, bør kontrollen utsettes til det passer for søkeren, men ikke ut over 5 virkedager. Kommunen bør dokumentere i sitt saksbehandlersystem tidspunkt for varsling av kontroll og tilbakemelding fra søker. Vil en utsettelse kunne svekke kontrollen, bør forvaltningen utføre den uten hensyn til søkerens ønsker om utsettelse. Søker bør også varsles om å ha nødvendig dokumentasjon klar for eventuell gjennomgang. Dersom søker nekter kontroll, må kommunen sende forhåndsvarsel til søkeren om at søknaden vil bli vurdert avslått med hjemmel i forskriftens 11. For evt. reaksjon på avvik som oppdages ved kontroll, se avsnittene om avkorting. Maskinelle kontroller Alle registrerte søknader vil bli gjenstand for maskinell kontroll, blant annet ved at opplysningene blir sammenlignet med data fra søknad om produksjonstilskudd, evt. også andre registrerte opplysninger. Disse kontrollene er definert i det nasjonale saksbehandlersystemet estil. Mer om dette i rundskriv fra Landbruksdirektoratet. Hvis maskinell kontroll avdekker en feil, vil søknaden automatisk bli satt til behandling igjen og kommunen må behandle søknaden på nytt. Det må skrives en merknad i estil hvis kommunen opprettholder vedtaket på tross av avviket i kontrollen. Tilbakehold og avkorting ved feilopplysninger eller brudd på regelverk Dette er beskrevet og hjemlet i forskriften 12 og 13. Dersom kommunen gjør vedtak om avkorting, må begrunnelse for avkortingen sendes fra kommunen i eget brev da bare avkortingsbeløpet vil framgå av tilskuddsbrevet. Vi gjør spesielt oppmerksom på brev fra Landbruksdirektoratet som får følger for praktisering av avkorting ved manglende eller mangelfull plantevernjournal og gjødslingsplan (kravet praktiseres ikke som et grunnvilkår og dermed avslag slik forskriften skulle tilsi). Forskriften vil bli rettet før ny søknadsomgang i Kommunen skal ikke kontrollere plantevernjournalen da det er Mattilsynet som er myndighet. Avkorting er imidlertid aktuelt hvis Mattilsynet har fattet vedtak om manglende eller mangelfull plantevernjournal. Kommunen er vedtaksmyndighet for gjødslingsplan og kan derfor fatte vedtak om manglende eller mangelfull gjødslingsplan og avkorte tilskuddet. Beregning og innkreving av avkortingsbeløp mv. En vanlig utmåling av avkortingsbeløpet er tilsvarende det tilskuddet søker urettmessig var i ferd med å tilegne seg. Innkreving av avkortingsbeløp og tilbakebetaling av for mye utbetalt tilskudd er beskrevet og hjemlet i 14. Se mer om avkorting i Landbruksdirektoratets rundskriv

5 Omgjøring av vedtak Kommunen kan omgjøre eget vedtak uten at det er påklaget dersom det nye vedtaket ikke er til ugunst for søker eller det tidligere vedtaket er ugyldig. Dersom vedtaket skal omgjøres, må det sendes forhåndsvarsel til søker. I forhåndsvarselet må det opplyses om at det er blitt utbetalt for mye/for lite tilskudd, at saken blir vurdert og at utfallet kan bli at det kommer et krav om tilbakebetaling evt. etterutbetaling av tilskudd, jfr. forvaltningsloven 16. Søker må gis frist til å uttale seg i saken. Normalt vil det være tilstrekkelig med en uke. De samme reglene gjelder dersom Fylkesmannen som overordnet organ overprøver kommunens vedtak. Melding om at vedtaket vil bli overprøvd, må sendes innen tre uker etter at det ble sendt melding om vedtaket, og melding om at vedtaket er omgjort må sendes innen tre måneder etter samme tidspunkt. Er vedtaket ugyldig, for eksempel ved at kommunen har innvilget tilskudd i strid med regelverket, er det ingen foreldelsesfrist. For mer informasjon om gjennomføring av tilbakebetaling viser vi til rundskriv fra Landbruksdirektoratet om «Retningslinjer for saksbehandling ved feil utbetalt tilskudd eller erstatning». Merknader og kommentarer i estil Alle spesielle forhold rundt vedtak, omgjøring av vedtak, avkorting osv. skal føres i estil. Dette er viktig for at estil skal kunne brukes som fullgodt arkiv for kommunen og for innsyn i sakene for Fylkesmannen og Landbruksdirektoratet. Arkivering Kommunen kan bruke estil til å arkivere både elektroniske søknader og papirsøknader. Landbruksdirektoratet skriver om arkivering i rundskriv Med hilsen Fylkesmannen i Vestfold Hilde Marianne Lien seniorrådgiver Jon Randby fagsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 5