RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSKONTROLL DEN I LAVANGEN KOMMUNE

Transkript

1 Saksbehandler Telefon Vår dato Vår ref. Arkivkode Linn Marstrander / Deres dato Deres ref. Lavangen kommune / Loabága suohkan Nessveien TENNEVOLL RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSKONTROLL DEN I LAVANGEN KOMMUNE Fylkesmannen i Troms viser til vår forvaltningskontroll i Lavangen kommune den Forvaltningskontrollen ble gjennomført i henhold til varsel av Vi oversender herved vedlagte rapport om de avvik og merknader som ble registrert. Lavangen kommune må innen redegjøre for de tiltak som er iverksatt for å rette opp registrerte avvik. Med hilsen Marianne Vileid Uleberg underdirektør Linn Marstrander rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og har ikke håndskrevne signaturer. Fylkeshuset, Strandvegen 13 Telefon: Avdeling fmtrpostmottak@fylkesmannen.no Postboks 6105, 9291 Tromsø Telefaks: Landbruksavdelingen

2 Side 2 av 11 KONTROLLRAPPORT Kontrollert kommune: Lavangen kommune Dato for avholdt kontroll: Dato for kontrollrapport: Kontroll gjennomført av: Kontrollerte ordninger: Linn Marstrander Hanne Britt Haugan Marit Gåre Produksjonstilskudd Spesielle miljøtiltak i jordbruket Sammendrag: Lavangen kommune har en tilfredsstillende landbruksforvaltning. Forvaltningskontrollen viser at saksbehandlingen er forsvarlig. Rapporten peker først og fremst på forbedringspunkter. Den gode jobben som Lavangen kommune gjør er ikke gjort rede for i rapporten. I forkant av Fylkesmannens forvaltningskontroll av Lavangen kommune, ble det avdekket avvik mellom arealer i gårdskart og landbruksregisteret, på flere eiendommer i kommunen. Kommunen må gjennomgå avvikene og foreta korrigeringer slik at gårdskart og landbruksregisteret samstemmer. Etter Fylkesmannens forvaltningskontroll må Lavangen kommune journalføre og arkivere saksdokumenter gjeldende produksjonstilskudd i kommunens saksbehandlingssystem. Kommunen må vurdere avkorting i produksjonstilskudd der søker har gitt feilopplysninger i søknaden. Kommunen må også bli flinkere til å benytte merknadsfeltet i saksbehandlersystemet WESPA. Når det gjelder stedlig kontroll av produksjonstilskudd, bør foretakene varsles skriftlig før kontrollen. Foretakene bør også få skriftlig tilbakemelding om resultatet etter stedlig kontroll. Det ble også avdekket at det, i én av sakene som ble gjennomgått, ikke er sendt ut brev om avslag på søknad om produksjonstilskudd for søknadsomgangen august 2014.

3 Side 3 av 11 Vedtaksbrevene som omhandler tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, mangler henvisning til hjemmel. Grunnlag for kontrollen: Reglement av 12. desember 2003 nr for økonomistyring i staten stiller krav om kontroll. Reglementets 15 første ledd fastslår at «Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14.» Kommunene er gitt forvaltningsoppgaver vedrørende betydelige økonomiske virkemidler innen landbruksforvaltningen. Kompetansen og kapasiteten er avgjørende for en god forvaltning. Hvordan kommunen utfører sine oppgaver har stor betydning for forutsetningen om korrekt saksbehandling og at riktig beløp utbetales til rett mottaker. Kommunenes oppgaver knyttet til forvaltningen av tilskuddene fremgår av forskrift og rundskriv for de ulike ordningene. Dette må anses som instrukser som kommunene er ansvarlige for å følge. Det er kommunenes etterfølgelse av disse instruksene som er gjenstand for fylkesmannens forvaltningskontroll. Fylkesmannen er på kontroll for å se hvordan kommunen jobber og hvordan kommunene utfører forvaltningsoppgavene som er delegert. Ved kontrollen ønsker vi å bidra til å forbedre systemet og kvaliteten på forvaltningen. Vi håper å bidra til å identifisere forbedringspunkter hos kommunen og avdekke eventuelle svake punkter før de får konsekvenser. Fylkesmannen vil også kunne rapportere videre til Landbruksdirektoratet dersom vi finner at regelverket er vanskelig å håndtere. Kontrollen skal også medvirke til å sikre legitimiteten for landbrukspolitikken og tillitten til forvaltningen. Gjennomføring av kontrollen: Marit Gåre ved Fylkesmannen i Troms korresponderte per e-post og telefon med Lavangen kommune i forkant av kontrollen, og det ble avtalt at det skulle avholdes forvaltningskontroll den Lavangen kommune ble varslet om kontrollen i brev av I brevet ble det redegjort for tidspunkt for forvaltningskontrollen, klargjort bakgrunnen for kontrollen, kontrollens omfang og kommunens forberedelse. Det ble gjennomført forvaltningskontroll den i Lavangen kommune. Kontrollen ble gjennomført av Linn Marstrander, som var kontrolleder, Hanne Britt Haugan og Marit Gåre fra Fylkesmannens landbruksavdeling. Fra Lavangen kommune deltok Albert Pedersen, teknisk sjef. Rådmann Erling Hanssen deltok under åpnings- og sluttmøtet. Kontrollen ble innledet med et åpningsmøte. Kontrollen rettet seg spesielt mot forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket og forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket. Vi gjennomgikk Lavangen kommunes saksdokumenter som har dannet grunnlag for innvilgende vedtak og utbetalinger i saker om produksjonstilskudd og i saker om spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) for årene 2013 til Kommunen var på forhånd gjort kjent med hvilke ordninger, søknadsomganger og delvis hvilke enkeltsaker som skulle gjennomgås. Etter at samtalene var gjennomført hadde Fylkesmannen i Troms to interne møter, hvert møte på om lag en halv time. Det ble deretter gjennomført sluttmøte, hvor foreløpig funnliste ble

4 Side 4 av 11 presentert. Avslutningsvis ble funnlisten undertegnet av rådmann Erling Hanssen, teknisk sjef Albert Pedersen og kontrolleder Linn Marstrander. Lavangen kommune og Fylkesmannen i Troms beholdt hvert sitt eksemplar. Generelt om kommunen: For de kontrollerte ordninger er kommunen organisert ved teknisk sjef, Albert Pedersen. Det ble opplyst at landbruk kun utgjør en liten del av Pedersens arbeidsoppgaver, og at han har mange andre arbeidsoppgaver tilknyttet teknisk avdeling. Kommunen kunne på kontrollen ikke anslå noen prosentandel for hans arbeid med landbruksrettede oppgaver. Det er videre opplyst om at det på dette tidspunkt kun er Albert Pedersen som jobber på teknisk avdeling. Det ble sist foretatt forvaltningskontroll i Lavangen kommune den I kontrollrapport av , hadde Fylkesmannen i Troms ett avvik og seks merknader til kommunen. Fylkesmannen i Troms påpekte at kommunen måtte innføre rutiner om å sende forvaltningsbrev i henhold til Forvaltningslovens 11a. Videre ble det bemerket at kommunen burde innføre opplæring i forvaltningsreglene, at saksbehandler ikke selv skal registrere sin søknad om produksjonstilskudd i WESPA, at dokumentasjon i forbindelse med fôrsalg skal være godkjent regnskapsbilag, næringsoppgave eller bankutskrift, at det bør sendes skriftlig meldingsbrev om stikkprøvekontrollen med påminnelse om hvilke dokumenter kommunen ønsker å få seg forelagt, at resultatet av kontrollen bør sendes søker og at merknadsfeltet i kontrollskjemaet i WESPA må fylles ut med hva som er kontrollert. Søkere i Lavangen kommune fikk i 2014 utbetalt kroner i produksjonstilskudd, samt kroner i avløsertilskudd og kroner i pristilskudd. Det var 16 søkere dette året. I 2015 er det utbetalt kroner i produksjonstilskudd på totalt 14 søkere, samt kroner i avløsertilskudd. Kontrollområder: Rapporten er utarbeidet etter forvaltningskontroll i Lavangen kommune på tilskudd i landbruket. Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble avdekket i de kontrollerte ordninger. Avvik er brudd på gjeldende regelverk, det være seg krav fastsatt i lov, forskrift og/eller rundskriv. Merknader er forhold som ikke er i strid med regelverket, men som fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre en god forvaltning av de kontrollerte ordningene. Fylkesmannen fikk fremlagt og gjennomgått det som ble etterspurt slik at kontrollen ble gjennomført som planlagt.

5 Side 5 av 11 AVVIK 1 Fylkesmannen i Troms avdekket under kontrollen at kommunen ikke journalfører saksdokumenter gjeldende produksjonstilskudd. Saksdokumentene arkiveres heller ikke elektronisk. Lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 10. Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova). Forskrift av 11. desember 1998 nr om offentlege arkiv 2-6 og 2-7. Under kontrollen fant Fylkesmannen i Troms at søknadene vedrørende produksjonstilskudd ikke journalføres og arkiveres elektronisk. Søknadene etter kommunens saksbehandling journalføres heller ikke. Vedtaksbrevene vedrørende produksjonstilskudd journalføres og arkiveres heller ikke. Kommunen opplyser at det kun er klagesaker vedrørende produksjonstilskudd som journalføres og arkiveres elektronisk i kommunens saksbehandlersystem. Alle inngående og utgående dokument som etter offentleglova 4 må regnes som saksdokument for organet, skal registreres og journalføres. Kommunene har ansvar for å journalføre og arkivere dokumenter som har betydning for vedtak om tilskudd. Alt som dokumenterer hvilket grunnlag et vedtak om tilskudd er fattet på, må journalføres og arkiveres. Det er viktig at dokumentene lett kan identifiseres blant annet for å sikre enkel tilgang til alle saksdokumentene i den konkrete sak. Det er også viktig for etterprøvbarheten og kontrollhensynet generelt at alle inngående og utgående dokumenter i den enkelte sak registreres på samme sak. Fylkesmannen i Troms viser til Landbruksdirektoratets rundskriv «Saksbehandlingsrutiner ved søknad om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket ved søknadsomgangene 20. august 2015 og 20. januar 2016» punkt WESPA tilfredsstiller ikke kravene til offentlig arkivsystem, og kommunen må derfor sørge for et tilfredsstillende system for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlege arkiv. Lavangen kommune må sørge for at saksdokumenter gjeldende produksjonstilskudd blir journalført og arkivert i et system som tilfredsstiller kravene i arkivlova og forskrift om offentlege arkiv. AVVIK 2 Etter en gjennomgang av flere konkrete saker om produksjonstilskudd for

6 Side 6 av 11 søknadsomgangen august 2014, avdekket Fylkesmannen i Troms at kommunen har gjort endringer i søkers opplysninger uten at det er avkortet eller vurdert avkorting. Gjeldende forskrift av 19. desember 2014 om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 12. Landbruksdirektoratets rundskriv , punkt 12, samt Landbruksdirektoratets rundskriv , punkt Tidligere forskrift av 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 13 og Landbruksdirektoratets rundskriv punkt 13. I flere av sakene som ble gjennomgått foreligger det feilopplysninger i søknaden. Lavangen kommune har korrigert feilen, og slik avverget en urettmessig utbetaling. Lavangen kommune har imidlertid ikke avkortet eller gjort en begrunnet vurdering om at det ikke er aktuelt å avkorte produksjonstilskuddet etter tidligere forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 13. Selv om bestemmelsen er utformet som en «kan»-bestemmelse, er det klare utgangspunktet at det skal avkortes der det er gitt feilopplysninger som ville gitt en urettmessig merutbetaling av tilskudd. Forvaltningen plikter i alle tilfeller å vurdere avkorting. Fylkesmannen forventer at Lavangen kommune for fremtiden endrer sine rutiner, slik at kommunen gjør en begrunnet vurdering av om det er aktuelt å avkorte tilskuddet i henhold til 12 i saker der søker har gitt feilopplysninger i søknaden. Fylkesmannen i Troms minner samtidig om at søker må forhåndsvarsles ved avkorting i tilskuddet. Kommunen skal redegjøre for sine vurderinger i brev til søker, både dersom det fattes vedtak om avkorting og dersom kommunen kommer frem til at tilskuddet ikke skal avkortes. Det skal sendes kopi av brevet til Fylkesmannen i Troms. AVVIK 3 Fylkesmannen i Troms avdekket under kontrollen at det var mangelfulle opplysninger i merknadsfeltet i saksbehandlersystemet WESPA, der det var gjort endringer i søknad om produksjonstilskudd eller der det var gjort endringer etter stikkprøvekontroll. For søknadsomgangen august 2014 gjaldt Landbruksdirektoratets rundskriv punkt Fra og med søknadsomgangen august 2015 gjelder Landbruksdirektoratets rundskriv punkt Kommunen skal alltid bruke kommentarfeltet i WESPA til å forklare hvorfor rettinger er gjort.

7 Side 7 av 11 Under kontrollen gjennomgikk Fylkesmannen i Troms flere søknader om produksjonstilskudd for søknadsomgangen august Der det var gjort endringer var merknadsfeltet i WESPA benyttet. Det var gitt informasjon om hva som var gjort av endringer, men årsaken til kommunens endringer var ikke konkretisert og ga ikke tilstrekkelig informasjon. I krevende saker og ved krevende kontroller bør kommunen, i tillegg til å bruke merknadsfeltet i WESPA, lage et eget og mer utfyllende notat på saken. Det kan med fordel skrives inn i WESPA at det er laget et tilleggsnotat som er arkivert på saken. Opplysninger i merknadsfeltet i WESPA bør gi så god informasjon at det er mulig for andre enn den som har behandlet saken, å kunne forstå hva som ble gjennomgått av dokumenter ved den stedlige kontrollen. Sporbarhet i form av saksbehandlers notater og annen dokumentasjon er viktig i saker om produksjonstilskudd, da dette danner grunnlaget for vedtaket. Ikke minst er dette viktig dersom vedtaket blir påklaget. Lavangen kommune må for fremtiden benytte merknadsfeltet i saksbehandlersystemet WESPA i større grad. AVVIK 4 Under forvaltningskontrollen ble det avdekket at det, i én av sakene som ble gjennomgått, ikke er sendt ut brev om avslag på søknad om produksjonstilskudd for søknadsomgangen august Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 24 og 25. Forvaltningsloven 24 første ledd krever at enkeltvedtak skal «grunngis». Av hensyn til partene er det viktig å begrunne enkeltvedtak, især der enkeltvedtaket har negative rettsvirkninger for partene. Begrunnelsen skal være til hjelp for at parten kan forstå og sette seg inn i vedtaket, og skal synliggjøre at vedtaket er riktig og rettferdig. Gjennom vedtaket skal parten få en forklaring på hvorfor vedtaket er som det er. Begrunnelsen gir et viktig grunnlag for parten for å vurdere om han/hun bør klage på enkeltvedtaket. Begrunnelsen tvinger kommunen til å tenke gjennom og synliggjøre de fakta som legges til grunn, hvordan de tolker og anvender rettsregler og hvordan de vektlegger ulike forhold og hensyn i sine skjønnsmessige vurderinger. Kravene til innholdet av begrunnelsen følger av forvaltningsloven 25. Lavangen kommune har avslått en søknad om produksjonstilskudd for søknadsomgangen august Det er ikke skrevet vedtak til foretaket vedrørende avslaget. Lavangen kommune har sendt foretaket en e-post der de opplyser om at søknaden er avslått, men det er blant annet ikke gitt opplysninger om klageadgang og klagefrist.

8 Side 8 av 11 Lavangen kommune har brutt reglene i forvaltningsloven 24 og 25, når de ikke har skrevet vedtak om avslag på produksjonstilskudd. Lavangen kommune må sørge for at reglene i forvaltningsloven følges og at det skrives vedtaksbrev ved saksbehandling av søknader om produksjonstilskudd. AVVIK 5 Fylkesmannen i Troms avdekket under kontrollen at kommunen ikke har skrevet kommentarer i WESPA for saker med varselkoder i liste PT1001 A, B og C. For søknadsomgangen august 2014 gjaldt Landbruksdirektoratets rundskriv punkt For søknadsomgangen januar 2015 gjaldt Landbruksdirektoratets rundskriv , revidert , punkt Fra og med søknadsomgangen august 2015 gjelder Landbruksdirektoratets rundskriv punkt Kommentarfeltet i WESPA skal alltid benyttes for alle undersøkelser og avklaringer som kommunen gjør i forbindelse med varselkoder som fremkommer i PT-1001-A, B og C. Under kontrollen gjennomgikk Fylkesmannen i Troms varsellistene for søknadsomgangen august 2014 og januar Kommunen hadde ikke benyttet merknadsfeltet i WESPA for å informere om hva som var gjort i forbindelse med varselkodene som fremkom i PT-1001-A, B og C. Opplysninger i merknadsfeltet i WESPA bør gi så god informasjon at det er mulig for andre enn den som har behandlet saken, å forstå kommunens vurdering i den enkelte sak. Lavangen kommune må i fremtiden benytte merknadsfeltet i saksbehandlersystemet WESPA ved varselkoder i liste PT1001 A, B og C. AVVIK 6 I forkant av kontrollen ble det avdekket at det er avvik mellom arealer i gårdskart og landbruksregisteret, på flere eiendommer i kommunen. Statens landbruksforvaltnings rundskriv 27/12 «Gårdskartprosessen og videre ajourhold av arealdata i kart og Landbruksregisteret etter gårdskartprosessen».

9 Side 9 av 11 Fylkesmannen i Troms har forut for forvaltningskontrollen gjennomgått utplukkede produksjonstilskuddssaker for søknadsomgangen august 2014, som skulle tas opp på forvaltningskontrollen. I forbindelse med denne stikkprøvekontrollen avdekket vi at det på flere av eiendommene i kommunen er avvik mellom areal i gårdskartet og areal i landbruksregisteret. Kommunen hadde ingen forklaring på hvorfor det var avvik mellom gårdskart og landbruksregisteret. Det er viktig at kommuner som er ferdige med gårdskartprosessen fortsetter å ajourføre kart og register. Dette for å sikre kvaliteten på arealinformasjonen også etter at gårdskartprosessen er avsluttet. Etter avsluttet gårdskartprosess skal Landbruksregisteret holdes årlig oppdatert ved at kommunene sender inn AR5 til sentral kartdatabase, og deretter produserer et nytt jordregister via internettsidene til Skog og landskap. Etter at kommunen har produsert et nytt jordregister, må kommunen se over tallene og aktivt velge at arealtallene skal overføres til Landbruksregisteret. Kommunene må selv gå inn på internettsidene til Skog og landskap og be om at de nye arealtallene skal overføres til Landbruksregisteret. Gårdskartet tjener som dokumentasjon over arealressursene for en landbrukseiendom. Manglende samsvar mellom opplysninger gitt i søknad om produksjonstilskudd i jordbruket og gårdskartet for den aktuelle landbrukseiendommen, kan indikere at det er avgitt feilopplysninger som igjen kan føre til avkorting i tilskuddet. Lavangen kommune må sørge for at kart og register er ajourført og at landbruksregisteret er oppdatert, slik at kartdata og dermed også kontroll- og dokumentasjonsgrunnlaget holder høyest mulig kvalitet. AVVIK 7 Ved Fylkesmannens gjennomgang av to utplukkede saker om spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL), ble det avdekket at kommunens vedtaksbrev mangler henvisning til hjemmel. Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 25. Tilsagn om tilskuddsbeløp skal bekreftes med et vedtaksbrev. Det stilles visse krav til innholdet i tilskuddsbrevet. I følge forvaltningsloven 25 første ledd første punktum stilles det krav om at det i begrunnelsen skal vises til «de regler vedtaket bygger på». Det må altså vises til hjemmelen for vedtaket. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på.

10 Side 10 av 11 I Lavangen kommunes tilskuddsbrev i de gjennomgåtte saker om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL), sak 13/ (08/ /13) og sak 13/ (13/ /13), er det ikke henvist til hjemmel for innvilget tilskudd. Lavangen kommune må i sine vedtaksbrev om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, vise til de reglene vedtaket bygger på. MERKNAD 1 Kommunen sender ikke skriftlig varsel om stedlig kontroll av produksjonstilskudd. Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 15 og 16. Landbruksdirektoratets rundskriv «Saksbehandlingsrutiner ved søknad om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket ved søknadsomgangene 20. august 2014 og 20. januar 2016» punkt 6.4. I ovenfor nevnte rundskriv avsnitt 6.4 er det opplyst om at kommunen som hovedregel skal varsle søkeren før kontroll. Samtidig bør foretaket informeres om formålet og omfanget av den stedlige kontrollen, samt søkers plikter og rettigheter. Videre varsles det for å avtale tidspunkt for gjennomføringen av kontrollen og for å forberede foretaket på hvilken dokumentasjon som skal legges frem under kontrollen. Lavangen kommune har opplyst at saksbehandler ringer søkeren for å avtale tidspunkt for kontrollen. Det er ikke et absolutt krav om at det gis skriftlig varsel om kontroll. Likevel påpeker Fylkesmannen i Troms at dersom det ikke sendes skriftlig varsel før kontrollen, kan dette få betydning for dokumentasjon og sporbarhet i ettertid dersom søker bestrider at slikt varsel er gitt eller innholdet i varselet bestrides. Det er god forvaltningsskikk å sende skriftlig informasjon om kontrollen. Lavangen kommune bør sende skriftlig informasjon om stedlig kontroll til de aktuelle foretak, etter at det er avtalt tidspunkt for kontroll for eksempel per telefon.

11 Side 11 av 11 MERKNAD 2 Skriftlig tilbakemelding om resultatet av kommunens stedlige kontroll av produksjonstilskudd, sendes ikke foretakene. Forvaltningsloven 11. Landbruksdirektoratets rundskriv «Saksbehandlingsrutiner ved søknad om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket ved søknadsomgangene 20. august 2014 og 20. januar 2016» punkt 6. I Landbruksdirektoratets rundskriv er det ikke sagt noe konkret om at kommunen skal gi skriftlig tilbakemelding etter gjennomført kontroll. Det er opplysningene fra den stedlige kontrollen som blir lagt til grunn ved beregning av produksjonstilskudd. Om det under kontrollen avdekkes feil eller avvik som blir rettet og registrert i WESPA, så har ikke søker disse endringene i sin dokumentasjon. Det å informere søkeren skriftlig om de endringer som er blitt gjort etter kommunens stedlige kontroll, er god forvaltningsskikk. Lavangen kommune bør, etter stedlig kontroll, vurdere å sende skriftlig tilbakemelding til foretaket som er kontrollert. Informasjonen til søkeren trenger ikke å være spesielt arbeidskrevende; utskrift av kontrollskjemaet etter at alle dataene er registrert i WESPA, kommunens merknader om hvordan kontrollen ble gjennomført og hva som ble godkjent. Avsluttende kommentarer Fylkesmannen i Troms takker for godt samarbeid under forvaltningskontrollen Linn Marstrander rådgiver