Rapport forvaltningskontroll tilskudd i landbruket - Ullensaker kommune

Transkript

1 Landbruksavdelingen Ullensaker kommune Postboks Jessheim Tordenskiolds gate 12 Postboks 8111 Dep, 0032 OSLO Telefon Organisasjonsnummer NO Deres ref.: Deres dato: Vår ref.: 2015/ FM-L Saksbehandler: Trond Løfsgaard Direktetelefon: Dato: Rapport forvaltningskontroll tilskudd i landbruket - Ullensaker kommune Vi viser til varsel om forvaltningskontroll datert Her følger rapport fra kontrollen. Kontrollert kommune: Ullensaker kommune Dato rapport: Kontroll avholdt dato: Gjennomført av: Underdirektør Trond Løfsgaard (kontroll-leder), seniorrådgiver Kari Engmark rådgiver Andreas Bostad Thaule Fra kommunen deltok: Enhetsleder Inger Kronen Tveranger (åpnings- og sluttmøte), landbrukssjef Hans Petter Langbakk, skogbrukssjef Lars Sandberg, konsulent Anne Margit Nafstad, landbruksveileder Mina Lisa Schou, landbruksveileder Siv Thorshaug Kontrollerte ordninger: Produksjonstilskudd (PT), Regionalt miljøtilskudd,(rmp), og Nærings- og miljøtiltak i skogbruket, (NMSK) 1 Sammendrag Kommunen har gode rutiner og det er kun gjort ett funn som har resultert i avvik. Avviket er ikke vesentlig. Kommunen har kvalifiserte og erfarne saksbehandlere. Hver enkelt har god kompetanse og innsikt, og i tillegg er det så mange at man kan samarbeide og sikre god beredskap. 2 Generelt om kommunens landbruksforvaltning Kommunen har et landbrukskontor som er organisert i enhet areal og landbruk. Enheten ledes av enhetsleder Ingrid Kronen Tveranger. Landbrukskontoret har følgende bemanning: Hans Petter Langbakk, landbrukssjef, personalansvar Lars Sandberg, skogbrukssjef og landbrukssjefens stedfortreder Anne Margit Nafstad, konsulent Mina Lisa Schou, landbruksveileder Siv Beate Thorshaug, landbruksveileder

2 Side 2 av 5 Gjerdrum kommune kjøper landbrukstjenester av Ullensaker kommune. 3 Grunnlag for kontrollen Hensikten med kontrollen er å kontrollere kommunens etterlevelse av krav gitt i LOV nr. 00 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven), med hovedfokus på bestemmelser om habilitet og saksbehandling jf. forvaltningsloven Kap. II og III. Hjemmelsgrunnlaget for gjennomføring av forvaltningskontroll i kommunene er: FOR nr. 1938: Reglement for økonomistyring i staten (Økonomireglementet i staten). 15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Kontrollgrunnlaget for de tre ordningene som ble kontrollert er: Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) 1. Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket 2. Fordeling av tilskuddsmidler til NMSK 2015, brev datert Produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket (PT) 1. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket (FOR ) 2. Rundskriv Saksbehandlingsrutiner ved søknad Rundskriv Kommentarer til forskrift om PT og AT Regionale miljøtilskudd (RMP-tilskudd) 1. Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i landbruket, Oslo og Akershus 2. Rundskriv Forvaltningsrutiner for regionale miljøtilskudd 3. Rundskriv regionalt miljøtilskudd for landbruket i Oslo og Akershus, datert Gjennomføring av kontrollen Kontrollen startet med at Fylkesmannen tok kontakt med landbrukssjefen på telefon og avtalte tid. Deretter sendte Fylkesmannen varsel om forvaltningskontroll til Ullensaker kommune. Selve kontrollen startet med et åpningsmøte der alle deltok. Der ble vi enige om et program og opplegg for kontrollen. Deretter ble det gjennomført separate intervjuer for de tre ordningene. Kontrollen av NMSK innebar også kontroll i felt. Kontrollen ble avsluttet med sluttmøte der alle deltok. Her ble de viktigste funn oppsummert. Kommunen ble informert om at foreløpig rapport vil bli oversendt for gjennomgang av de som deltok på kontrollen med frist for tilbakemelding. Deretter vil endelig rapport bli sendt til kommunen. 5 Kontrollområder 5.1 NMSK Kontrollen startet med intervju av saksbehandler skogbrukssjef Lars Sandberg på NMSK. I intervjuet gikk vi gjennom sentrale deler av kontrollgrunnlaget og fikk svar fra kommunen på hvordan de utførte de ulike forvaltningsoppgaver. Følgende ble notert:

3 Side 3 av 5 Kommunen sender ut informasjonsbladet «Kveka» 4-5 ganger pr. år. Der informerer de om NMSK når midler tildeles fra Fylkesmannen om våren. De har også informasjonsmøter Kommunen inviterer faglag og grunneierorganisasjoner til å delta i arbeidet med å fastsette overordnede retningslinjer for NMSK (kommunale tiltaksstrategier) Kommunen har rutiner som bidrar til at det skjer en prioritering mellom tiltakene Kommunen har søknadsfrist, men søknader behandles også fortløpende Kommunen behandler søknader selv om ikke det sentrale søknadsskjemaet er brukt. Dette fordi det lokale skjemaet er enklere å bruke og sikrer i større grad at søknaden er underskrevet Kommunen kontrollerer ca. 10 % av søknadene. Uttrekket er risikobasert og de kontrollerer primært de som utfører tiltaket selv. Det føres eget regnskap over hvilke tiltak som er kontrollert Deretter dro Bostad Thaule og saksbehandler ut på stedlig kontroll av et tiltak som hadde fått utbetalt tilskudd. Konklusjon: Det meste skjer i henhold til regelverk. Kun et funn ved manglende bruk av sentralt skjema. Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket 9: Søknad om tilskudd til tiltak som omfattes av 4, 5 og 6 skal skrives på skjema utarbeidet av Landbruksdirektoratet. Fylkesmannen definerer dette som et avvik. Avviket er ikke vesentlig. Fylkesmannen anser avviket som lukket da kommunen er klar over at skjemaet skal benyttes. Skjemaet fungerer imidlertid ikke bra nok til å sikre at alle nødvendige opplysninger kommer med. Derfor benyttes også et lokalt utviklet skjema. Det ble gjennomført kontroll av et kontrollert tiltak i felt. Det var samsvar mellom feltets plassering og søknad. I tillegg fremla skogbrukssjefen liste over andre kontrollerte tiltak som ikke fremkommer i ØKS. Sentrale skjema fungerer ikke bra nok. Bør rettes. 5.2 Produksjonstilskudd Deretter gjennomførte Løfsgaard og Engmark intervju av saksbehandlere på produksjonstilskudd og regionale miljøtilskudd. Langbakk, Thorshaug og Schou deltok på denne delen. Vi gikk gjennom sentrale deler av kontrollgrunnlaget og hadde forberedte spørsmål knyttet til kommunens gjennomføring av sine forvaltningsoppgaver. Følgende ble notert: Schou har hovedansvaret for PT, men alle tre samarbeider og kan være beredskap for hverandre. Viktige saker og problemstillinger drøfter de seg i mellom. Kommunen sender ut informasjonsbladet «Kveka» til samtlige foretak og informerer om regelverk, frister osv. De arrangerer egne informasjonsmøter og deltar også på møter i regi av bondelagene Kommunen har spesielle rutiner for påminning og oppfølging ved søknadsfrist Alle saker blir elektronisk journalført Kommunen har etablert rutiner for å fange opp nye søkere og bidrar til at alt grunnleggende for å kunne søke er på plass før søknadsfrist Når kommunen finner feil i søknaden som er opplagte eller kjente ringes bonden og korrigering skjer etter avtale med bonden. For andre feil får søker epost eller brev. Ved funn av avvik sendes ut skriftlig forhåndsvarsel Eventuell tilleggsdokumentasjon og kommentarer føre i merknadsfeltet i WESPA Ved feilopplysninger vurderer kommunen om det er aktuelt med avkorting

4 Side 4 av 5 Eventuell avvisning av søknader skjer ved enkeltvedtak som kan påklages Kommunen har etablert gode rutiner og kriterier for utplukk av søknader for stikkprøvekontroll Kontrollene blir varslet på telefon. Kontrollene gjennomføres som hovedregel av en person, men ved behov drar to ut sammen Kommunen følger spesielt opp foretak som kommer på feilliste eller på annen måte har en drift der det er risiko for at foretaket ikke fyller vilkåret om «vanlig jordbruksproduksjon» Kommunen har gjort funn av avvik i forhold til krav om gjødslingsplan og plantevernjournal Kommunen opplever at regelverket delvis er uklart Kommunen sender brev og varsler om avvik og gir foretaket frist til å gi tilbakemeldinger. Deretter vurderes innspillene og treffer vedtak. Kommunen hadde ca. 5 avvik i Så langt var det ikke avdekket avvik i Kopi sendes til Fylkesmannen Noen (6-7) søkere oppgir selv av de ikke har gjødslingsplan eller plantevernsjournal. Disse foretakene har fått tilsendt varsel om avkorting Kommunen melder at det er krevende å vite hvor lista skal legges i forhold til avkorting. De opplever at Fylkesmannen, Landbruksdirektoratet og Landbruks- og matdepartementet ikke er helt samstemte Konklusjon: Alt skjer i henhold til regelverk og retningslinjer i rundskriv. Vi har fått innspill til oss mht. utfordringer i regelverk og fagsystem. Skjema for avkorting kunne vært tydeligere med hensyn til hva som skal inn på listen, og fristen for innsending bør være senere. Regelverk for gjødslingsplan og plantevernjournal kan være krevende. Fylkesmannen bør bruke tid på avklaring og veiledning fram til neste søknadsomgang. Grunnvilkår om vanlig jordbruksproduksjon. Det har vært en gjennomgang på husdyr, uten funn. Kommunen har et ønske om tilsvarende normer for planteproduksjon som for husdyr. I de tilfeller hvor kommunene kommer i kontakt med brukere som er i ferd med å nå grensen for ikke vanlig jordbruksproduksjon er det viktig at kommunene veileder. 5.3 Regionale miljøtilskudd Langbakk, Schou og Thorshaug deltok på denne delen av kontrollen. Thorshaug var nytilsatt i kommunen og skulle overta hovedansvaret for RMP. Forvaltningen i år skjedde i samarbeid mellom Thorshaug og Schou. Som for PT deltok alle tre i arbeidet og var beredskap for hverandre og prinsipielle og krevende saker ble drøftet. Rutinene for forvaltning av RMP-tilskudd er stort sett sammenfallende med rutinene for PT. Konklusjon: Alt skjer i henhold til regelverk og retningslinjer i rundskriv. Vi har fått innspill til oss mht. utfordringer i regelverk og fagsystem. Marginale fulldyrka områder er utfordrende å håndtere, fordi det ikke er en kartfestet avgrensing i estil. Send inn-knappen må forbedres, her er det risiko for feil. Uteblitt eller forsinka innsendelse av søknader er stor fordi det ikke fremkommer tydelig nok at søker må trykke på send, i stedet for kun lagre.

5 Side 5 av 5 FM må bedre informasjon til alle saksbehandlere på RMP. 6 Avsluttende kommentarer Fylkesmannen gjennomfører forvaltningskontroller fordi dette er en del av oppdraget fra Landbruks- og Matdepartementet. Samtidig er dette med på å gi Fylkesmannen nødvendig og bedre innsikt i hvordan kommunene arbeider med sine oppgaver på landbruksområdet. Dette kan gi gode innspill til Fylkesmannens arbeid med å redusere risiko for feil i tilskuddsforvaltningen. Vi vil takke Ullensaker kommune for gode og konstruktive bidrag under kontrollen. Kommunen ga uttrykk for at de mente det hadde vært et nyttig møte. Det er viktig for kommunen at de får tilbakemeldinger fra Fylkesmannen slik at kvaliteten på arbeidet kan opprettholdes og forbedres. Samtidig er det også viktig at kommunen kan få mulighet til å gi innspill til Fylkesmannen om forbedringer i regelverk og fagsystem. Med hilsen Morten Ingvaldsen landbruksdirektør Trond Løfsgaard underdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent.