Håvard Tveit Mona Elnes (på deler av kontrollen) Rådmann: Reidun Halland (opningsmøte) Einingsleiar: Kjell Eide (opnings- og sluttmøte)

Transkript

1 Rapport frå forvaltningskontroll Kommune: Gulen kommune Kontrolldato: Saksnummer.: 2016/1353 Rapportdato: Deltakarar frå kommunen: Håvard Tveit Mona Elnes (på deler av kontrollen) Deltakarar frå Fylkesmannen: Trude Knagenhjelm og Helen Haaland Rådmann: Reidun Halland (opningsmøte) Einingsleiar: Kjell Eide (opnings- og sluttmøte) Kontrollomfang: a. Søknader om produksjonstilskot i jordbruket, tilskot til avløysing ferie og fritid med søknadsfrist januar og august b. Regionalt miljøprogram (RMP) for c. Ajourhald gardskart. d. SMIL for 2015 Vi fekk tilsendt delegeringsreglementet i forkant av kontrollen. 1. Samandrag Vårt inntrykk er at Gulen kommune har god oversikt over dei føretaka som søkjer om produksjonstilskot, tilskot til RMP og SMIL. Sakshandsamarane har lang og brei erfaring, og kjenner dei lokale tilhøva innan næringa godt. Dette gjev låg risiko for feil utbetaling av tilskot. Mesteparten av tilskotsforvaltninga innan jordbruk er lagt til ein tilsett som har ansvar for mange ulike ordningar med til dels stor arbeidsmengde og betydelege økonomiske tilskot. Sakshandsamer gav uttrykk for at han har avgrensa med tid til å følgje opp landbruksområdet. Dette gjer at enkle og praktiske løysingar på å følgje opp saker overfor brukarane vert prioritert og at vi ser at dette kan føre til alt regelverk ikkje vert følgt opp slik som ønskjeleg. Kommunen er no i rute med ajourhald av gardskart. Kommunen har eit stort ansvar for forvaltning av tilskotsordningane i landbruket. Det er eit omfattande regelverk og stor saksmengd. Det er viktig at kommunen set av nok ressursar til dette arbeidet. Spørsmålet om habilitet ved handsaminga av søknader må vurderast i høve til reglane i forvaltningslova. Delgeringsreglementet vart diskutert. Fylkesmannen meinte at det ikkje var samsvar mellom delegert mynde i reglementet og etablert praksis, der sakshandsamar fattar vedtak. Vi gjekk gjennom praksis for dei aktuelle ordningane for kontrollen. Kontrollen avdekka nokre svakheiter i kommunen si forvaltning, og vi gjorde vi funn i form av fire avvik og ein merknad. Avvik er eit brot på regelverket (forskrift, instruks mm). Merknader er forbetringsområde. Avvik 1: Avkorting i produksjonstilskot og RMP er ikkje utført eller dokumentert vurdert. Avvik 2: SMIL søknadar inneheld ikkje obligatoriske vedlegg og kommunen set ikkje vilkår for innvilging av tilskot

2 Avvik 3: Kommunen sin tiltaksstrategi for prioritering av SMIL søknadar har ikkje vore revidert og gjeld framleis perioden Avvik 4. Ved avslag eller avvising av RMP- søknad vert det ikkje sendt brev til søkjar. Merknad. Kommunen må vurdere habilitet ved handsaming og godkjenning av søknader i høve regelar i forvaltningslova. 2. Funn og konklusjonar på dei kontrollerte ordningane A. Søknader om produksjonstilskot i jordbruket, tilskot til avløysing ferie og fritid med søknadsfrist januar og august Avvik 1: Avkorting i produksjonstilskot og RMP er ikkje utført eller dokumentert vurdert. I samtale og framlagt dokumentasjon såg vi på kommunen sin praksis med å vurdere avkorting ved eventuelle feil i søknadane på produksjonstilskot og RMP. Dette gjaldt både ved feilopplysningar og manglande/mangelfull gjødselplan. Kommunen har ikkje praktisert avkorting eller dokumentert at avkorting er vurdert i slike saker. Det er heller ikkje sendt inn rapport PT 4100A eller 4100B som dokumentasjon på slik vurdering til Fylkesmannen. Kommunen skal vurdere avkorting i alle tilfelle der føretak har gitt feilopplysningar som kunne ha ført til urettmessig meirutbetaling av tilskot, jf. 12 i forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket (forskrifta), og 17 i forskrift om miljøtiltak for landbruket i Sogn og Fjordane. Dette er omtala i rundskriv , kap 10.5 Avkorting. Ved brot på forskrift om gjødselplanlegging skal tilskotet avkotast jf. forskrifta 11. dette er omtala i rundskriv kap 11. Under kontrollen fann vi at kommunen ikkje har avkorta eller dokumentert vurdering om avkorting ved feilopplysningar i søknad om produksjonstilskot,og RMP-tilskot. Dette er in strid med regelverket og er eit avvik. Konklusjon med korrigerande tiltak Kommunen må endre sin praksis og rutinar i tråd med forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 11 og 12, forskrift om miljøtiltak for landbruket i Sogn og Fjordane 17 og rundskriva og B. Regionalt miljøprogram (RMP) for Avvik 4. Ved avslag eller avvising av RMP- søknad vert det ikkje sendt brev til søkjar. I samtale og gjennomgang av dokumentasjon såg vi på kommunen sin praksis med handsaming av RMP-søknader. Ved avslag eller avvising av RMP- søknad vert det ikkje sendt brev til søkjar med grunngjeving og klagerett Når ein søknad vert avslått eller avvist, skal vedtaksbrev sendast så raskt som mogleg frå kommunen jf rundskriv , Forvaltningsrutiner for regionale miljøtilskudd. Praksis kommunen har med avvising og avslag av RMP søknader er ikkje i tråd med retningsliner i rundskriv.

3 Konklusjon og korrigerande tiltak Kommunen må endre sin praksis og rutinar i tråd med rundskriv , Forvaltningsrutiner for regionale miljøtilskudd. C. Ajourhald gardskart. Kommunen orienterte om sine rutinar med ajourhald av gardskart. Vi fekk opplyst at det er eit godt samarbeid mellom landbruk og teknisk på dette kartarbeidet. Status for AR5 frå skog og landskap viser at eigenprodusert jordregister til landbruksregister sist vart gjort i 2010 og at kontinuerleg ajourhald sist vart levert i Dette er lenge sidan og kan ha medført nokre feil i kartgrunnlaget i kommunen. Andre gangs periodisk ajourhald vart utført i mai 2015 og kommunen opplyser om at dei er i rute med oppfølging og oppdatering i høve til dette arbeidet, slik at opplysningane skal vere oppdatert til søknadsomgangen i august Regelverk: Rundskriv 27/2012 «Gårdskartprosessen og videre ajourhald av arealdata i kart og Landbruksregisteret etter gårdskartprosessen». Konklusjon Arbeidet med oppdatering er i rute det vart difor ikkje gitt avvik eller merknad på ajourhald av gardskart. D. SMIL Avvik 2: SMIL søknadar inneheld ikkje obligatoriske vedlegg og kommunen set ikkje vilkår for innvilging av tilskot I samtale og gjennomgang av dokumentasjon såg vi på kommunen sin praksis med informasjon om SMIL-ordninga, praksis ved handsaming av SMIL-søknader og kontroll ved utbetaling av tilskot. Det vart opplyst at søknadar kan mangle obligatoriske vedlegg, som t.d. kart og skildring av kulturminne, biologiske verdiar, areal med risiko for tap av jord og næringsstoff og andre tilhøve av miljømessig interesse. Kommunen har ikkje praktisert innhenting av slik dokumentasjon der den har mangla. Det vart òg opplyst om at kommunen ikkje har praktisert å setje vilkår for innvilging av tilskot, t.d. i saker som gjeld bygningsrestaurering. Eit grunnvilkår for å kunne søke på ordninga er at kulturminne, område som er viktige for biologisk mangfald, areal med risiko for tap av jord og næringsstoff og andre forhold av miljømessig betyding skal være kartfesta og skildra, jf. Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 3. Kommunen sin praksis med å sjå bort frå manglar ved søknader er ikkje i tråd med forskrift. Med sin praksis med manglande vilkår i vedtaksbreva, nyttar ikkje kommunen regelverket slik det er meint for at tiltaka vert moglege å kontrollere. Konklusjon og korrigerande tiltak Kommunen må endre sin praksis og rutinar i tråd med 3 i Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket. Avvik 3: Kommunen sin tiltaksstrategi for prioritering av SMIL søknadar har ikkje vore revidert og gjeld framleis perioden

4 I samtale og gjennomgang av dokumentasjon såg vi på tiltaksstrategien. Kommunen sin tiltaksstrategi for prioritering av søknadar har ikkje vore revidert og gjeld framleis for perioden Dette inneber at kommunen har prioritert søknadar i 2015 utan forankring i gyldig tiltaksstrategi. Kommunen skal fastsetje overordna retningslinjer for prioritering av søknader. Slike retningslinjer skal utarbeidast i dialog med fylkesmannen og næringsorganisasjonane i jordbruket lokalt, jf. Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 8 Kommunen sin bruk av ein ugyldig tiltaksstrategi for prioritering av søknadar er ikkje i tråd med forskrift. Konklusjon og korrigerande tiltak Kommunen må oppdatere sin tiltaksstrategi for prioritering av søknadar i tråd med 8 i Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket. Merknad. Habilitet Det vart diskutert ulike problemstillingar knytt til habilitet i sakshandsaming av søknader. Dette er ei aktuell problemstilling knytt til søknadar om produksjonstilskot frå sakshandsamar og ordførar. I Gulen er dette løyst ved at Mona Elnes har handsama og godkjent søknad frå sakshandsamar. Ordføraren sin søknad vart sakshandsama av sakshandsamar på lik linje med andre søknader. Habilitet har ikkje vore vurdert som noko problem. Kommunen må vurdere habilitet ved handsaming og godkjenning av søknader i høve regelar i forvaltningslova. Rundskriv , kap. 9.1 omtalar habilitet i høve til handsaming av søknader i produksjonstilskot. På bakgrunn av dette bør kommunen vurdere sin praksis i høve til habilitet. Regelverk Habilitet, forvaltningslova kap. II, Grunnlag for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at statlege midlar vert brukte og forvalta i samsvar med føresetnadane. Det betyr at fylkesmannen kan gjennomføre kontroll med kommunen si tilskotsforvaltning, og då med utgangspunkt i Reglement for økonomistyring i staten. Dei ulike tilskotsordningane har eigne forskrifter med praktiseringsrundskriv som det vert synt til, for ajourhald av gardskart finst det også eige rundskriv. Kommunen skal forvalte tilskota i tråd med forskrift og rundskriv for den enkelte ordning. Dette er å sjå på som instruksar som kommunane er ansvarleg for å følgje. Kontrollen skal sjå etter at kommunen etterlever desse instruksene. Formålet med kontrollen er også å hjelpe kommunen med kvalitetssikring og eventuell kvalitetsforbetring av tilskotsforvaltninga og å avdekke eventuelle behov for opplæring på området.

5 4. Gjennomføring av kontrollen Kontrollen vart avtalt per e-post og varsla i brev til kommunen. Der opplyste vi om bakgrunn og omfanget for kontrollen, og praktiske tilretteleggingar. Vi bad også om å få tilsendt kommunen sitt delegeringsreglement. Frå Fylkesmannen deltok Trude Knutzen Knagenhjelm og Helen Haaland. Frå Gulen kommune deltok landbrukskonsulent Håvard Tveit på heile kontrollen, og Mona Elnes på deler av kontrollen. Rådmann Reidun Halland deltok på opningsmøte og einingsleiar Kjell Eide var med på opnings- og sluttmøte. Kontrollen føregjekk ved intervju og gjennomgang av dokumentasjon av søknader om produksjonstilskot, RMP og SMIL, både på papir og elektronisk, og det vart henta ut rapportar frå sakshandsamarsystema. I samsvar med fylkesmannen sine risikovurderingar vart hovudvekta av kontrollen lagt på arealtilskot, beiteordningar, kommunen sine kontrollar i tillegg til retting av søknader. Det vart utforma og godkjent ein førebels rapport på sluttmøtet av kontrollen, men på grunn av tekniske problem vart den ikkje skriven ut og signert. 5. Generelt om landbruksforvaltninga i kommunen Gulen kommunen har ein landbrukskonsulent i 50% stilling på landbruksoppgåvene, men han er leigd ut til Masfjorden kommune i 10%. I tillegg er dei person tilgjengeleg og som kan hjelpe i spesielle saker. Det er om lag 90 føretak som søkjer om produksjonstilskot i kommunen og det vert betalt ut vel kr 22 mill. i tilskot. I tillegg vert det utbetalt ca i RMP-tilskot og rundt i SMIL-tilskot. Gulen kommune har tidlegare hatt forvaltningskontroll i 2009, den omfatta SMIL-ordninga. Det vart då ført eit avvik på at tiltaksstrategien til kommunen ikkje hadde vore revidert etter utgått planperiode. Dette omhandla same utgåve av tiltaksstrategien som er knytt til avvik 3 i kontrollen. Vi viser elles til den generelle vurderinga i samandraget. Førde Trude Knagenhjelm Helen Haaland