Rapport fra forvaltningskontrollen på fagområdet landbruk hos Grong kommune 2015

Transkript

1 NOTAT Saksbehandler: Inger Skjerve Bjartnes Sak: 2015/2897 Dato: Tlf. direkte: E-post: Avdeling: Landbruksavdelingen Arkivnr: 510 Rapport fra forvaltningskontrollen på fagområdet landbruk hos Grong kommune 2015 Kontrollen ble avholdt den 21. oktober 2015, og ble gjennomført av Inger Skjerve Bjartnes, Anne Grete Rostad, Anders Mona og Alf Einar Fornes. Forvaltningen av produksjonstilskudd (PT), regionalt miljøtilskudd(rmp) og tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) ble kontrollert. I tillegg orienterte Grong kommune Fylkesmannen om saker behandlet etter jordlovas kapittel IV og V og konsesjonsloven. Sammendrag Rapporten er skrevet med bakgrunn i registreringer på kontrolldagen, tilsendte dokumenter og kommunes tilbakemelding på Fylkesmannens oppsummering. Rapporten beskriver de funn (avvik og merknader) som ble avdekket. I Grong kommune ble det konstatert 11 avvik og 3 merknader. Generelt om kommunen Landbruksforvaltningen er organisert under avdeling for utvikling, med kommunalsjef Stig Moum som leder. På kontrolltidspunktet var fagkonsulent Berit Østevik og rådgiver Ellen Vie jordbruksansvarlige, og Gunnar Eliassen skogbruksansvarlig i kommunen. Grunnlag for kontrollen Forvaltningskontrollen er fylkesmannens kontroll av at kommunen følger bestemmelser som er gitt i forskrift og rundskriv om forvaltningen av de ulike ordningene. Reglement for økonomistyring i staten, 15, stiller følgende krav til kontroll: «Overordnet myndighet skal ivareta kontrollen med at underliggende virksomheter og enheter under statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på en forsvarlig måte og i henhold til bestemmelsene i 14 om internkontroll». Gjennomføring av kontrollen Varsel om kontroll ble gitt i brev av 8. juni 2015 og gjennomført 21. oktober Fra Grong kommune deltok rådmann Svein Helland på åpnings- og sluttmøtet. Kommunalsjef Stig Moum, rådgiver Ellen Vie og konsulent Berit Østevik deltok under hele kontrolldagen. Følgende dokumenter var gjennomgått av Fylkesmannen før kontrollen: Diverse lister fra saksbehandlersystemene WESPA og estil PT-søknader med vedlegg for søknadsomgangene august 2014 og januar 2015 RMP-søknader med vedlegg for søknadsomgangene august 2013 og august 2014 Utvalgte SMIL saker SMIL strategi for 2015

2 Side 2 av 7 Kontrollområder- registreringer og funn Følgende tema ble tatt opp uten at det ble registret funn: Opplæring i forvaltningsloven Opplæring i forvaltningsloven og offentlighetsloven er en del av introduksjonsprogrammet for ansatte. I tillegg holder kommunen kurs med jevne mellomrom, og ansatte deltar på eksterne kurs. Habilitet I dag er det ingen ansatte i landbruksforvaltningen som er direkte inhabil. I de tilfeller det oppstår inhabilitet løses dette delvis innenfor kommunens organisasjon, delvis gjennom kjøp av kompetanse fra andre kommuner. Stedlig kontroll, produksjonstilskudd Kommunen har gjennomført kontroll av 5 % av PT søknadene i august 2014 og januar Samtlige kontrollskjema var signert av foretakseier og kontrollør. Jordlov og konsesjonslov Kommunen redegjorde på en tilfredsstillende måte for sin behandling av saker om fradeling, omdisponering, nydyrking, driveplikt, og boplikt. Kommunens saksbehandling er, etter Fylkesmannens vurdering, innen for handlingsrommet for skjønn. Mottak av papirsøknader Kommunen har etablert en praksis med at PT- og RMP- søknader leveres direkte til saksbehandler. Kommunen bør etablere en praksis hvor slike søknader, dersom de leveres som papirsøknader, leveres og stemples inn på kommunens servicekontor. Dette for å unngå at søknader blir levert for seint dersom saksbehandler ikke er tilstede, og for å unngå tvil om når søknaden faktisk er levert. Saldokort På grunnlag av kommunale tilsagn om tilskudd til tiltak innen enkelte ordninger avsetter Fylkesmannen midler, på såkalte saldokort som oversendes kommunen. Kommunen kontrollerer om tiltaket er gjennomført i henhold til tilsagnet, og gjør vedtak om utbetaling. Fylkesmannen blir kjent med dette vedtaket gjennom at kommunen oversender saldokort med det beløp som skal utbetales. Avsetting av midler og utbetaling av tilskudd fra Fylkesmannen innebærer derfor ingen kontroll av om tiltaket er innenfor regelverket. Tabell 1 viser avvik og tabell 2 viser merknader slik de ble registret på kontrolldagen. Henvisinger til forskrifter og rundskriv viser til de som var gjeldene på det tidspunkt saken ble behandlet av kommunen. Tabell 1. slik de ble registrert på kontrolldagen. nr.1 Produksjonstilskudd - søknadsfrist Papirsøknad underskrevet av søker , men kommunen har lagt til grunn at søknaden ble levert (søknadsfristen). fra Dagjeldende forskrift om produksjonstilskudd 9 og jordbruksavtalens nr /2015 pkt7.1 En søknad kan ikke anses som levert før den er signert av søker. For seint levert søknad gir etter jordbruksavtalen et trekk på 1000 kr pr dag. Kommunen har dermed bidratt til at søker har unngått å få ett trekk (fått mere tilskudd) enn han etter forskriften og jordbruksavtalen hadde rett på. Ajourhold av gårdskart og landbruksregister Kommunen har ikke levert kontinuerlig ajourhold av gårdskart i 2009, 2010, 2011 og fra Rundskriv 27/12 punkt 3.1 Etter avsluttet gårdskartprosess skal landbruksregisteret holdes årlig oppdatert ved at kommunen sender inn AR5 til sentral kartdatabase,

3 Side 3 av 7 nr. 3 nr. 4 fra og deretter produserer nytt jordregister via NIBIO sine internettsider. På grunnlag av nytt jordregister skal kommunen overføre arealtall til landbruksregisteret. Arealopplysninger i PT-søknad kontrolleres mot landbruksregister og arealopplysninger i RMP søknaden kontrolleres direkte mot gårdskartkart. Riktig arealtall i gårdskart og i landbruksregisteret er dermed grunnlaget for riktig utmåling av arealtilskudd, og det er kommunens ansvar å ajourføre både kart og landbruksregister. Produksjonstilskudd avkorting på grunn av feilopplysninger Det er ingen dokumentasjon på at kommunen har vurdert avkorting på grunn av feilopplysninger for XXXXXX, som søkte om tilskudd til dyr på utmarksbeite. Kontrollen viste at foretaket ikke hadde dyr på utmarksbeite. Dagjeldende forskrift om produksjonstilskudd 13, avkorting på grunn av feil opplysninger, rundskriv 2014/16 punkt 9.5. Kommunen skal vurdere avkorting i de tilfeller søker har gitt feilopplysninger som kunne ha ført urettmessig utbetaling av tilskudd. Kopi av kommunens skriftlige saksbehandling skal sendes til Fylkesmannen. Miljøtilskudd ufullstendige søknader Kommunen godtar ufullstendige søknader som grunnlag for å innvilge miljøtilskudd. Søkerne legger ved et tilleggsskjema(utarbeidet av kommunen) med arealopplysninger ut over det som står i søknaden. fra Forskrift om miljøtilskudd til jordbruket i Nord-Trøndelag 21. Søknad skal framsettes på søknadsskjema fastsatt av Fylkesmannen i Nord-Trøndelag for hver søknadsomgang, og skal være fullstendig utfylt. Søkinga kan skje digitalt i estil eller på papirversjon av skjemaene i estil. Alt det som det søkes om skal stå i søknadsskjema og dette skal være signert av søker. Vedlegg kan brukes for ytterligere beskrivelser. Kart skal vedlegges enkelte ordninger for å vise hvilke areal som omsøkes. nr. 5 Dersom søker, etter søknadsfristen, ønsker å føre på nye opplysninger, er dette som hovedregel å betrakte som en ny søknad. Miljøtilskudd manglende avkryssing for miljøplan Kommunen har godkjent søknader uten at søkerne har bekrefta ved avkryssing at de har miljøplan. I papirsøknadene har sju foretak i 2013 og åtte foretak i 2014 ikke krysset av for at de har miljøplan. I saksbehandlinga har kommunen krysset av/lagt til grunn at foretakene har miljøplan. FM finner ikke dokumentasjon i kommunens saksbehandling på at alle disse foretakene har miljøplan. fra Forskrift om miljøtilskudd til jordbruket i Nord-Trøndelag, 2013 og Manglende avkryssing for miljøplan kan være en åpenbar feilføring fra søker, dersom søkeren på PT- søknaden har opplyst at miljøplan foreligger. Hvis kommunen retter opp denne feilføringa så må opprettinga kunne dokumenteres. Dersom søker ikke har miljøplan, og heller ikke krysser av for å ha den, og kommunen likevel legger inn at miljøplan foreligger, så er det en alvorlig feil i saksbehandlinga og kan ha medført at foretak har fått tilskudd de ikke har rett på.

4 Side 4 av 7 nr. 6 Miljøtilskudd - manglende skjøtselsplaner for ordninger som krever dette Kommunen har innvilga tilskudd til tiltak som krever skjøtselsplan på 15 foretak, uten at foretaka har bekrefta ved avkryssing at de har skjøtselsplan. Det finnes ingen dokumentasjon hos kommunen på at skjøtselsplaner foreligger. fra Forskrift om miljøtilskudd til jordbruket i Nord-Trøndelag, (arealer med spesielle verdier), 7, 8, 9, 14 og 15. For søknadsomgangen 2013 så skulle det, for ordninger som krever skjøtselsplan, krysses av på søknadsskjema at skjøtselen er «gjort i samsvar med skjøtselsplan». nr. 7 nr. 8 fra Det er krav om skjøtselsplan for flere ordninger for å få miljøtilskudd. Skjøtselsplanen skal kort beskrive verdiene til arealet/objektet og hvordan disse skal skjøttes for å ivareta eller øke verdien. Skjøtselen skal gjøres i henhold til skjøtselsplanen. Dersom kommunen i sin behandling legger til grunn at skjøtselsplan finnes når dette ikke er oppgitt av søker, så er det en alvorlig feil i saksbehandlinga, og har medført at foretakene har mottatt tilskudd de ikke har rett på. Miljøtilskudd - manglende vurdering av avkorting. Kommunen har avslått søknad fra XXXXX om miljøvennlig spredning av husdyrgjødsel. Kommunen har delvis innvilga tilskudd til XXXXXXXX for utsatt/ endra jordarbeiding. Kommunen har innvilga for 359 daa, mens omsøkt areal var 368. Kommunen har avslått søknad fra XXXX om tilskudd til 29 daa slått av veiløse områder. I merknadsfeltet står det at det er søkt på feil ordning. Kommunen har avslått søknad fra XXXXX om tilskudd for 67 daa beite av areal med spesielle verdier. Kommunen har delvis innvilga søknad fra XXXXXX om tilskudd til ingen/utsatt jordarbeiding. Kommunen har innvilga for 38 daa, mens omsøkt areal var 61 daa Kommunen har ikke vurdert avkorting på grunn av feilopplysninger som kunne ha ført til at foretakene fikk innvilga for mye tilskudd Forskrift om miljøtilskudd til jordbruket i Nord-Trøndelag 2014, samt retningslinjer til denne. PT forskrift av Rundskriv 2014/16 punkt 9.5. I alle saker der søker har gitt feil opplysninger som kunne ha medført urettmessig utbetaling av tilskudd, så skal kommunen vurdere avkorting. Dette gjelder både konkrete feilopplysninger knytta til areal/antall dyr, også når det søkes på tilskudd foretaket ikke har rett på. Miljøtilskudd - innvilgning av mer tilskudd enn omsøkt Kommunen har innvilga tilskudd for ugrasharving til XXXXX, uten at det er omsøkt fra foretaket. Opplysning om ugrasharving framkommer imidlertid av tabell/tilleggsskjema utarbeida av kommunen. I henhold til kart er arealet for ugrasharving 337 daa, men kommunen har innvilga 359 daa. Det ligger ikke

5 Side 5 av 7 fra dokumentasjon i saka som gir grunnlag for å innvilge tilskudd til større areal enn det som framgår av kartet. Kommunen har innvilga tilskudd til XXXX for slått av 3 daa gravhaug, sjøl om foretaket søkte om 2 daa. Kommunen har innvilga tilskudd til Værem gård for 8 daa «gravfelt». Foretaket søkte om tilskudd for 7 daa «slått av andre automatisk freda kulturminner». Forskrift om miljøtilskudd til jordbruket i Nord-Trøndelag 2014, samt retningslinjer til denne. Kommunen skal normalt ikke innvilge miljøtilskudd til andre tiltak enn de som er omsøkt, og skal heller normalt ikke godkjenne større areal en det som er omsøkt. Kommunens tilleggsskjema er ikke å anse som en søknad, men kan benyttes som en dokumentasjon på opplysninger i søknaden. nr. 9 I noen tilfelle kan det være åpenbar feilføring i søknadsskjema eller mistolking av ordninger som ligner hverandre. Kommunen kan da godkjenne annet enn det som er omsøkt. Det er her viktig med dialog med søker og at endringer grunngis og dokumenteres. SMIL- tilskudd til saker utafor regelverket Kommunen har godkjent søknader som er utafor regelverket, 1) tilskudd til istandsetting av eksisterende plansilo 2) tilskudd til omlegging fra åpen åker til gras på foretak med behov for grovfôr. fra Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 1. SMIL- tilskudd gis ikke til tiltak som er en del av ordinær jordbruksdrift. Ad fakta 1: Det er krav om å ha kontroll på avrenning fra plansilo i forskrift om gjødselvarer av organisk opphav (FOR , 21), og vedlikehold av plansilo er en del av det som forventes innen ordinær jordbruksdrift. nr.10 nr.11 fra Ad fakta 2: Valg av produksjon ut fra gårdens reelle fôrbehov anses å være tiltak innenfor ordinær jordbruksproduksjon, og omlegging fra korn til gras er dermed ikke grunnlag for SMIL-tilskudd. SMIL- forskrifta og utilstrekkelig dokumentasjon i søknaden Kommunen har behandlet flere søknader som mangler miljøplan trinn 2 og detaljert budsjett. Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 3 og 6, samt rundskriv 7/2005 6, forvaltningslovens kapitel IV. Noen av sakene er for dårlig opplyst til å bli behandlet, da miljøplan trinn 2 og detaljert budsjett mangler. Kommunen skal sørge for at alle dokumenter samles til sakene, og at sakene er tilstrekkelig opplyst med detaljerte planer og budsjett før søknader behandles. SMIL- tilskudd og utbetaling Midtre -Namdal samkommune har i signert saldokort på vegne av Grong kommune to saker. Grong kommunen sendte sakene til FM for utbetaling. Kommunen kunne under forvaltningskontrollen ikke legge fram regnskap, bilag og

6 Side 6 av 7 dokumentasjon på at tiltaket var gjennomført. Kommunen opplyste at dokumentasjon ligger hos Midtre Namdal samkommune. fra Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 8 FM legger til grunn at signering av saldokort er en del av kommunens vedtak i saken, og kan dermed ikke delegeres til organ utenfor kommunen sjøl. Kommunen kan kjøpe saksbehandling av andre kommuner, men må gjøre vedtak sjøl. Tabell 2. Merknader Merknad nr.1 Ajourhold av gårdskart og landbruksregister Kommunen har ingen skriftlige rutiner for arbeidet med gårdskart og landbruksregister. Samme saksbehandler har ansvar for alt arbeid med gårdskart fra registrering i felt til overføring av jordregister til landbruksregister. Referanse Forslag til rutinebeskrivelse er fra NIBIO Merknad nr.2 FM anbefaler at kommunen utarbeider rutiner for dette arbeidet. Produksjonstilskudd og miljøtilskudd stedlig kontroll på foretaket Alle opplysninger i søknaden ble kontrollert a) Dyrkajord på foretaket ble befart b) Gjødslingsplan ble kontrollert. Det ble konstatert husdyrgjødsel, som foretaket kjøper, inn mangler i gjødselplan. Jordprøver ble ikke framlagt, men skulle ettersendes til kommunen. c) Plantevernjournal ble kontrollert d) «Sjekkliste for kontroll av miljøkravene» ble gjennomgått og besvart av foretaket. Kommunen kryssa av på skjemaet direkte under samtalen for «nei/ja kommunens kontroll», før en hadde vært på befaring ute. Dokumentene under b, c og d ble underskrevet av kommune og søker e) Kvittering på kjøp av tjenester i grasproduksjonen ble framlagt. Kommunen etterspurte dokumentasjon på salg av fôr i perioden til Foretaket opplyste at grasproduksjonen var økologisk. Tilskudd til økologisk drift var ikke omsøkt ( anm. fra Fylkesmannen). Debiogodkjenning fra 2015 ble framlagt. f) Arealer med grasdekt vannvei ble befart. Fylkesmannen dokumenterte med foto. Foretaket hadde opplyst på søknaden at han søkt på «samme som 2014». g) ingen eller utsatt jordarbeiding. Foretaket hadde levert inn et tilleggsskjema med avkryssinger for der det søkes utsatt/ingen jordarbeiding. Ingen opplysning i søknadskjemaet Referanse Rundskriv punkt 15 God forberedelse til kontroll er avgjørende for å gjennomføre en målretta

7 Side 7 av 7 kontroll. Formålet med stedlig kontroll er å sjekke om de opplysningene søker har gitt i søknaden er riktige. Kommunen må derfor sette av tilstrekkelig tid for både befaring ute og til kontroll av dokumentasjon. Opplysninger som må kontrolleres ved befaring må prioriteres ved stedlig kontroll. Merknad nr.3 Ad. punkt d. Kommunens kontroll av miljøkrav må baseres på observasjoner under befaring, og ikke søkers opplysninger. Kolonnen «foretakets utsagn» skal fylles inn med foretaket sine egne opplysninger, mens kolonnen «kommunens kontroll» må basere seg på kommunens observasjoner og øvrig informasjon. SMIL forskriften og vilkår Kommunen har i mange av SMIL-sakene kun satt generelle vilkår for innvilgning av tilskudd. Kommunen setter ikke: konkrete vilkår som er kontrollerbare med hensyn på en sluttkontroll konkrete vilkår som sikrer at tiltaket blir gjennomført i henhold til gitte kriterier krav til godkjenning av bestemte sektormyndigheter i de tilfeller det er aktuelt Referanse Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 3 For noen tiltak kan det være nok å henvise til vedlagt datert plan, dersom det ikke er noe spesielt det må tas høyde for. Hvis det settes bestemte vilkår til utførelse som ikke går fram av innsendte planer, som for eksempel restaureringsprosjekter, må dette framgå av kommunens vedtak. Dersom godkjenning fra andre myndigheter/instanser er nødvendig for å gjennomføre planlagte tiltak, må det gå fram som et vilkår i kommunens vedtak. Inger Skjerve Bjartnes Anne Grete Rostad Alf Einar Fornes Anders Dalland Mona