Endelig rapport etter forvaltningskontroll - Midtre Namdal samkommune

Transkript

1 Midtre Namdal samkommune Postboks 333 Sentrum 7801 NAMSOS Vår dato: Deres dato: Vår ref.: 2018/4350 Deres ref.: Endelig rapport etter forvaltningskontroll - Midtre Namdal samkommune Vedlagte rapport er utformet med bakgrunn i Fylkesmannens observasjoner under kontroll i Midtre Namdal samkommune. Kontrollen ble gjennomført , etter varsel av Fylkesmannens funn er sortert i avvik og merknader. Som det framgår av rapporten ble det registrert 8 avvik og 8 merknader. Lukking av avvik Vi ber om en redegjørelse innen for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Det bes om at også merknadene vi har registrert kommenteres. Med hilsen Anstein Lyngstad (e.f.) Seksjonssjef jordbruk Landbruksavdelingen Kjersti Alne Solberg seniorrådgiver Landbruksavdelingen Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen underskrift Kopi til: Konsek Trøndelag IKS Fylkets hus, Seilmakergata STEINKJER 1 vedlegg Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Saksbehandler: Postboks 2600 Steinkjer: Strandveien Kjersti Alne Solberg 7734 Steinkjer Trondheim: Prinsensgt 1 Org.nr.: Telefon: fmtlpost@fylkesmannen.no

2 Side 2 av 10 Rapport etter forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Midtre Namdal samkommune Dato rapport : Kontroll avholdt dato: Kontrolleder: Gjennomført av: Til stede fra kommunen: Kontrollerte ordninger: Kjersti Alne Solberg Arne Rannem Gaute Arnekleiv Anders Mona Odd Lutnæs Sakshaug Kjersti Alne Solberg Tor Brenne Oddbjørn Riseth Solveig Skjerve Tove Berit Ostad Geir Modell Anne-Lise Haugan Aksel Håkonsen Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Skogfond Regionale miljøtilskudd (RMP) AR5 Sammendrag Rapporten er skrevet med bakgrunn i Fylkesmannen sin foreløpige rapport datert og Midtre Namdal samkommune sin tilbakemelding datert Rapporten beskriver de funn (avvik og merknader) som ble avdekket. I Midtre Namdal samkommune ble det konstatert 8 avvik og 8 merknader. Generelt om kommunen Landbruksforvaltningen i Namdalseid, Namsos, Overhalla og Fosnes kommuner er samlet i avdeling for Miljø og landbruk i Midtre Namdal samkommune. På kontrolltidspunktet var det 9 ansatte på kontoret og til sammen 8,8 årsverk.

3 Side 3 av 10 Tabellen under viser hvor mye midler og hvor mange enkeltvedtak som ble fattet i Midtre Namdal samkommune i 2017 på de tilskuddsordningene samkommunen hadde fått delegert myndighet fra staten: Tilskuddsordning Antall Beløp - kr enkeltvedtak Produksjonstilskudd + avløsning ferie og fritid Tilskudd til avløsning ved sykdom mv Skogfond * Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) som skogfond Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd (RMP) Tilskudd til drenering SUM *Skogfond til NMSK skogkulturtiltak. I tillegg kommer skogfond godkjent av kommunene til alle andre formål. Hjemmel for kontrollen Hjemmel for kontroll er Reglement for økonomistyring i staten 15: «Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14». 14 inneholder bestemmelser for internkontroll. Kontrolloppgavene er delegert til Fylkesmannen i Virksomhets- og økonomiinstruksen nr Fylkesmannen skal kontrollere om kommunen har etablert systemer og rutiner som sikrer at ordningen forvaltes i samsvar med gjeldende landbrukspolitikk, og i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom Statens virksomhets- og økonomiinstruks og vårt tildelingsbrev bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at vi skal ha 100 % oppfølging av avvik. Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de er tiltenkt. Kontrollen skal også ivareta rettsikkerheten til søker.

4 Side 4 av 10 Gjennomføring av kontrollen Varsel om kontroll ble gitt i e-post av og kontrollen ble gjennomført Fra Midtre Namdal samkommune deltok Tor Brenne, Oddbjørn Riseth, Solveig Skjerve, Tove Berit Ostad, Geir Modell, Anne-Lise Haugan, Aksel Håkonsen. Følgende dokumenter var gjennomgått av Fylkesmannen før kontrollen: Retningslinjer for 2017 på skog Saksbehandlingsrutiner, internnotat kontrollutplukk og internnotat trekk ved feilopplysninger på RMP Saksbehandlingsrutiner på AR5 og Lreg Kommunene hadde i forkant av kontrolldagen fått tilsendt et egenvurderingsskjema som ble besvart og returnert Fylkesmannen i forkant av stedlig kontroll. Kontrollen startet med et åpningsmøte hvor hjemmel, informasjon om samkommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Deltakerne fra Fylkesmannen hadde en forvaltningsdialog med saksbehandlerne på de ulike ordningene og gikk også gjennom dokumentasjon på stedet. På slutten av dagen ble det gjennomført et sluttmøte hvor funn ble gjennomgått muntlig. En foreløpig rapport ble ettersendt kommunen per e-post Tilbakemeldingsfrist på foreløpig rapport ble etter avtale med kommunen justert til Resultater fra kontrollen Følgende tema ble tatt opp uten at det ble registrert funn: Generelt: Fylkesmannen i Trøndelag har delegert belastningsfullmakt på flere tilskuddsordninger til kommunene i For Midtre Namdal samkommune er brevene stilet til Namdalseid, Namsos, Overhalla og Fosnes. Brevene burde vært stilet til Midtre Namdal samkommune. Fylkesmannen i Trøndelag vil rette opp dette etter kontrollen. Samkommunen har i sitt delegasjonsreglement delegert myndighet videre iht særlovene. Delegasjonsreglementet bør suppleres med en delegasjon etter Økonomireglementet der saksbehandler gis fullmakt til å belaste budsjettet innenfor de rammene kommunen er gitt av fylkesmannen på de gitte tilskuddsordningene. Tabell på neste side gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Avvik er mangel på oppfyllelse av krav til forvaltningen av ordningen som er fastsatt i eller i henhold til reglement for økonomistyring i staten styrende dokumenter regelverket og/eller retningslinjer for ordningen Merknad er forhold som ikke strider med krav, men der fylkesmannen finner grunn til å peke på behov for forbedringer

5 Side 5 av 10 Merknader og avvik som ble avdekket under kontrollen: Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Merknad 1 I overordna retningslinjer bruker kommunen «norm» for plantetall. FM anbefaler at kommunen setter «Standard utplantingstall for vanlig gran i Trøndelag» som vilkår for tilskudd. Jf. Forskrift om tilskudd til nærings og miljøtiltak i skogbruket 4. Fylkesmannen forventer også at kommunene innarbeider makskostnader for alle tiltak i retningslinjene. Dette for å sikre at utbetalinger av tilskudd og utbetaling av skogfond er innenfor rimelige kostnadsrammer. Merknad 2 Merknad 3 Skogfond Avvik 1 Avvik fra Det er gjennomført 10% kontroll på skogkultur i samsvar med kravene i begge kontrollårene. Dette er dokumentert på en systematisk og bra måte. Fylkesmannen anbefaler at uttrekket også ivaretar en risikovurdering gjennom utplukk av tiltak med store utbetalinger. Det er gjennomført 10% kontroll på driftstilskudd i samsvar med Retningslinjene for tilskudd til skogbrukstiltak i Nord- Trøndelag for årene Fylkesmannen anbefaler at kommunen dokumenterer kontrollene på samme måte som gjøres ved kontroll av skogkulturtilskudd og at uttrekket også ivaretar en risikovurdering gjennom utplukk av tiltak med store utbetalinger. Fylkesmannen viser til Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt , hvor det framgår at gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Fylkesmannen anbefaler at dato for kontroll, hva som ble kontrollert og resultatet av kontrollen dokumenteres, samt underskrives av kontrollør. Kommunen har ikke forhåndsgodkjent bruk av skogfond til vegvedlikehold til en kostnad over kr 4,- pr. løpemeter. Forskrift om skogfond o.a. 11: «Vedlikehald av skogsbilvegar som inngår i det permanente vegnettet, under dette velteplassar for skogsvirke. For årleg vedlikehald kan kostnader på inntil kr 4,- pr. løpemeter godkjennast. Dette gjeld ikkje ved istandsetjing etter store skadar på vegen ved flom, ras eller andre uventa hendingar. Ved større vedlikehaldsprosjekt, der kostnaden

6 Side 6 av 10 Frist for å lukke avviket overstig kr 4,- pr. løpemeter, skal kommunen godkjenne bruk av skogfond før arbeidet blir starta opp» Avviket kan lukkes ved endring av praksis Godkjente gjennomsnittskostnader for alt vegvedlikehold i 2017 for Namsos og Namdalseid er på henholdsvis kr. 18,8 og 5,33 pr løpemeter. Tilsvarende for 2016 og Namdalseid og Overhalla kr. 7,59 og 9,64. Kommunen bør innføre rutiner med hensyn til forhåndsgodkjenning. Regionale miljøtilskudd (RMP) Avvik 2 Kommunen har i internnotatet «Vurdering av saksbehandling og avkorting ved enkelte typer feilopplysninger i RMP-søknader Basert på estils kartfunksjonalitet og begrepsbruk» laget egne regler som går ut over det som er gitt i forskrift og rundskriv. Kommunen har for slike saker skrevet at kommunen kan «flytte til rett ordning ved første gang det skjer», det vil si endre søknad til søkers gunst. Kommunen har endra søknad til søkers gunst i 5 tilfeller. I 4 saker hadde foretak søkt på uberettiga tilskudd til «beite av arealer med spesielle verdier». Kommunen har flytta arealet til «beite av biologisk verdifulle arealer». I en sak hadde foretaket søkt på uberettiga tilskudd til «beite av øyer og holmer». Kommunen har flytta dette arealet til «beite av biologisk verdifulle arealer». Avvik fra RS pkt Frist for å lukke avviket Umiddelbart. Avviket kan lukkes ved endring av praksis Internnotatet legger føringer for endring av søknad til søkers gunst noe som ikke er tillatt jf. RS , pkt «Dersom saksbehandler etter søknadsfristen blir oppmerksom på at omsøkte verdiene skulle være høyere, eller at tiltak ikke har kommet med i søknaden, er hovedregelen at saksbehandler ikke skal endre på det som er omsøkt. Unntaket er ved åpenbare feilføringer eller når de regionale forskriftene med veiledningsmateriale åpner for justering». Kommunen må her følge de statlige retningslinjene. Kommunen har praktisert denne regelen særlig for søkere som har søkt på ordningene «beite av areal med spesielle verdier» og «beiting av holmer og veiløse områder» der tilskudd har vært uberettiga. Kommunen har da «flytta» disse arealene til «beite av biologisk verdifulle arealer». Den omsøkte ordningen ville gitt høyere tilskudd enn ordningen det er flytta til. Fylkesmannen mener at retningslinjene for miljøtilskudd er så tydelige, at søking på

7 Side 7 av 10 uberettiga tilskuddsordning ikke er å regne som åpenbar feilføring. For to av foretaka har det vært telefonisk kontakt med kommunen før søknadsfrist der det er blitt enighet om at det er søkt på feil ordning. Det er i denne samtalen avtalt at kommunen skulle rette søknaden. Fylkesmannen mener at dersom søker oppdager feil i søknaden før søknadsfristens utløp, må søker selv levere ny søknad eller levere retting på underskrevet dokument til kommunen. Avvik 3 Kommunen har i internnotatet, «Vurdering av saksbehandling og avkorting ved enkelte typer feilopplysninger i RMP-søknader Basert på estils kartfunksjonalitet og begrepsbruk», laget egne regler som går ut over det som er gitt i forskrift og rundskriv. Kommunen har for slike saker skrevet at «beskrevne foretak avkortes tilsvarende % av merutbetalingen som feilopplysningen ville gitt» og «uten avkorting ved første gang det skjer». Kommunen har på grunn av «egne regler» ikke vurdert avkorting i 7 søknader der det er gitt feil opplysning i søknaden som kunne medført utbetaling av uberettiga tilskudd. Avvik fra RS pkt og Frist for å lukke avviket Avvik 4 Umiddelbart. Avviket kan lukkes ved endring av praksis Internnotatet legger føringer for en avkortningspraksis i kommunen som er i strid med føringer gitt i RS Når det er gitt feil opplysning i søknaden og denne er gitt simpelt uaktsomt sier rundskrivet at da «kan det legges til grunn en standardisert avkortingsnorm. I det faktisk berettigede tilskuddet trekkes det fra et beløp tilsvarende den merutbetaling feilopplysningen i søknaden ville medført». Rundskrivet sier videre at det ved fastsetting av avkortingsbeløpet også skal vurdere hva som er rimelig eller forholdsmessig i hvert tilfelle. Fylkesmannen mener at denne vurderinga skal gjøres utfra norm satt i rundskriv fra Landbruksdirektoratet, ikke utfra en ny norm satt av kommunen. Nasjonal norm er satt for å få nasjonal likebehandling. Kommunen har ikke gjennomført tilstrekkelig antall stedlig kontroller for 2017.

8 Side 8 av 10 Regelverk RS pkt Det skal gjennomføres stedlig kontroll av 5% av den totale søknadsmassen. Frist for å lukke avviket Umiddelbart. Avviket kan lukkes ved endring av praksis Det er for søknadsåret 2017 gjennomført stedlig kontroll på 6 foretak som tilsvarer 4,9 % av søknadene. Det skulle vært gjennomført 7 kontroller. Avvik 5 Kommunen har ikke signerte kontrollskjema for gjennomført stedlig kontroll av regionale miljøtilskudd i Regelverk RS pkt Innehaver av foretaket eller en annen person som forplikter foretaket, skal signere på kontrollskjemaet for å bekrefte at stedlig kontroll er gjennomført og at denne er enig i opplysningene som er notert under kontrollen. Frist for å lukke avviket Umiddelbart. Avviket kan lukkes ved endring av praksis Det skal signeres eget skjema for gjennomført kontroll av regionale miljøtilskudd. Avvik 6 Kommunen har ikke foretatt avkorting i miljøtilskudd ved mangelfull gjødslingsplan på et foretak. Ved stedlig kontroll for søknadsomgangen 2016 ble det av kommunen konstatert mangelfull gjødslingsplan hos foretaket. Regelverk 3 «Miljøtilskudd til jordbruket i Nord-Trøndelag 2017 RS pkt Frist for å lukke avviket Umiddelbart. Avviket kan lukkes ved endring av praksis Krav om gjødslingsplan er et grunnvilkår for miljøtilskudd. Landbruksdirektoratet sier i RS at miljøtilskuddet ved manglende gjødslingsplan skal avkortes med 100 %, ved mangelfull inntil 50%. Kommunen har for foretaket avkorta i PT, men valgt å ikke avkorte i RMP da foretaket har søkt på areal der ordninger setter krav til at arealet ikke skal gjødsles. RS sier «Størrelsen på avkortingen for mangelfull gjødslingsplan og/eller sprøytejournal bør ses i sammenheng med hvor relevant disse er for tilskuddsordningene foretaket har søkt på.» Fylkesmannen mener at rundskrivet ikke kan tolkes dithen at det ikke skal avkortes. Det skal være ei avkorting, men tiltaket som omsøkes skal være med i vurderinga av størrelse.

9 Side 9 av 10 Avvik 7 Kommunen har vurdert avkorting, men valgt å ikke avkorte søknad om grasdekte vannveger hos et foretak. Foretaket har søkt på lengden av omkretsen (880meter) av grasdekt vannveg, ikke for lengden (382 meter) av selve vannvegen. Kommunen skriver at «feilføringen medfører ikke avkorting i år. Fortsatt feilføring senere år kan medføre avkorting». Regelverk 18 «Miljøtilskudd til jordbruket i Nord-Trøndelag 2017 RS pkt Frist for å lukke avviket Umiddelbart. Avviket kan lukkes ved endring av praksis Fylkesmannen mener regelverket er tydelig på at tilskudd gis per løpemeter og med det selve lengden på vannveien som er tilskuddsgrunnlaget og som kan omsøkes. Søker burde ved innlevering av søknad og med sitt kjennskap til arealet forstå at vannveien ikke kunne være 880 meter. Feilopplysningen kan ikke regnes som åpenbar feilføring. Kommunen skulle ha vurdert aktsomheten og det skulle ha vært avkorta i berettiga tilskudd. Avvik 8 Kommunen har utbetalt uberettiget tilskudd til et foretak for «beite av arealer med spesielle verdier», 92 dyreenheter. Det innvilga arealet er ikke godkjent av Fylkesmannen og har ikke skjøtselsplan godkjent av Fylkesmannen. Regelverk 4 «Miljøtilskudd til jordbruket i Nord-Trøndelag 2017» Frist for å lukke avviket Kommunen kan ikke gi tilskudd til dette tiltaket uten at området er godkjent av Fylkesmannen og har godkjent skjøtselsavtale av Fylkesmannen. Saken bør tas opp til ny vurdering. Merknad 4 Et foretak hadde 23 utgangersauer vinteren 2016/2017, men søkte om tilskutt til «beite av kystlynghei» for 96 sauer. Dersom kommunen ikke hadde retta opp feilsøkinga ville foretaket kunnet fått ei urettmessig utbetaling for 73 dyr, kr I kontakt med kommunen under behandling av søknaden har foretaket sagt at det i «kladden» for miljøtilskuddssøknaden var oppført 46 dyr. Kommunen har i beregning av avkortingsbeløpet lagt «kladden» til grunn for utmåling av avkortinga, og dermed lagt til grunn feilsøking for 23 dyr og ei avkorting på knappe 30% av dette, kr Foretaket var berettiget et

10 Side 10 av 10 tilskudd på kr Fylkesmannen syns avkortinga på kr 1380 er for lav. Merknad 5 Merknad 6 Merknad 7 På spørsmål i egenvurderingsskjema om rutiner for å sjekke om nye foretak tilfredsstiller grunnvilkårene skriver kommunen at de sjekker at foretaket har godkjent PT søknad. Under kontrollen kom det fram at kommunen her mente at foretaka skulle være berettiga PT-tilskudd. For beitelag er kravet at de skal være registrert i enhetsregisteret. For et foretak har det blitt avkortet med mer enn den merutbetalinga som feilopplysningen kunne gitt (149 %). Kommunen har i vurderinga sagt at foretaket handlet simpelt uaktsomt da han ga feil opplysninger i søknaden, men at det var skjerpende at feilopplysningen var «nær knyttet til formålet med tilskuddet». Kommunen kunne ha vurdert om feilsøkinga var gjort «grovt uaktsomt» siden avkortinga som kommunen har foretatt tilsvarer normen for «grovt uaktsomt» gitt av Landbruksdirektoratet. Kommunen har gjort mangelfull vurdering av avkorting/manglende avkorting for søknad om beite av biologisk verdifullt areal på et foretak Foretaket har omsøkt 259 daa beite av biologisk verdifulle arealer. Kommunen har endra dette til 128 daa. RS pkt I kommentarfeltet er det opplyst «feil av saksbehandler ved innlegging av søknad. Ingen avkorting» Kommunen har ikke framlagt dokumentasjon på at søknaden var rett. Ved retting av søknader er det viktig at man har god dokumentasjon på det som blir gjort. Det er bare unntaksvis at kommunen skal gjøre endringer i søknaden, som hovedregel er det søker selv som skal gjøre dette. AR5 Merknad 8 Samkommunen har potensiale for å bedre samhandlingen mot kart/oppmåling/matrikkel i de 4 enkelt kommunene. En bedre samhandling på dette området vil kunne bidra til å øke kvaliteten på kontinuerlig ajourhold av AR 5 eksempelvis i forhold til nedbygd areal. Avsluttende kommentarer Ut over de avvik og merknader som er avdekket i kontrollen, har Midtre Namdal samkommune en gjennomgående god saksbehandling på de kontrollerte ordningene både på jord og skog.