Rapport etter forvaltningskontroll

Transkript

1 Rapport etter forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Steinkjer kommune Dato rapport : Kontroll avholdt dato: Gjennomført av: Til stede fra kommunen: Kontrollerte ordninger: Gaute Arnekleiv (kontrolleder) Kjersti Alne Solberg Arne Rannem Anders Mona Eva Dybwad Alstad Trond Rian Torunn Austheim Gunvor Aursjø Pål-Krister Vesterdal Langlid Per Odd Rygg Gry Lillevestre Trude Larsen Per Erik Stavrum Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) for årene 2016 og 2017 Skogfond for årene 2016 og 2017 Regionale miljøtilskudd (RMP) for årene 2016 og 2017 AR5 for 2017 Sammendrag Rapporten er skrevet med bakgrunn i Fylkesmannen sin foreløpige rapport datert og Steinkjer kommune sin tilbakemelding datert Rapporten beskriver de funn (avvik og merknader) som ble avdekket. I Steinkjer kommune ble det konstatert 16 avvik og 6 merknader. Generelt om kommunen Landbruksforvaltningen er lagt til Avdeling for samfunnsutvikling. På kontrolltidspunktet var det 5 ansatte i 100 % stilling og 2 prosjektmedarbeidere i henholdsvis 50% og 20% stilling. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Saksbehandler: Postboks Steinkjer Org.nr.: fmtlpost@fylkesmannen.no

2 Side 2 av 11 Tabellen under viser hvor mye midler og hvor mange enkeltvedtak som ble fattet i Steinkjer kommune i 2017 på de tilskuddsordningene kommunen hadde fått delegert myndighet fra staten: Tilskuddsordning Antall Beløp - kr enkeltvedtak Produksjonstilskudd og avløsertilskudd Tilskudd til avløsing ved sykdom og fødsel mv Skogfond * Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd (RMP) Tilskudd til drenering SUM *Skogfond til NMSK skogkulturtiltak. I tillegg kommer skogfond godkjent av kommunene til alle andre formål. Hjemmel for kontrollen Hjemmel for kontroll er Reglement for økonomistyring i staten 15: «Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14». 14 inneholder bestemmelser for internkontroll. Kontrolloppgavene er delegert til Fylkesmannen i Virksomhets- og økonomiinstruksen nr Fylkesmannen skal kontrollere om kommunen har etablert systemer og rutiner som sikrer at ordningen forvaltes i samsvar med gjeldende landbrukspolitikk, og i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom sin Virksomhets- og økonomiinstruks og sitt Tildelingsbrev bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at vi skal ha 100 % oppfølging av avvik. Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de er tiltenkt. Kontrollen skal også ivareta rettsikkerheten til søker. Gjennomføring av kontrollen Varsel om kontroll ble gitt i e-post av og kontrollen ble gjennomført

3 Side 3 av 11 Følgende dokumenter var gjennomgått av Fylkesmannen før kontrollen: Utvalgte rapporter fra ØKS og WebSKAS, samt utplukk av bilag Papirsøknader RMP Risikovurdering kontroll RMP Kontrollskjema foretakskontroll RMP Status for AR5 og jordregister Kommunene hadde i forkant av kontrolldagen fått tilsendt et egenvurderingsskjema som ble besvart og returnert til Fylkesmannen i forkant av stedlig kontroll. Kontrollen startet med et åpningsmøte hvor hjemmel, informasjon om kommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Deltakerne fra Fylkesmannen hadde en forvaltningsdialog med saksbehandlerne på de ulike ordningene og gikk også gjennom dokumentasjonen. På slutten av dagen ble det gjennomført et sluttmøte hvor funn ble gjennomgått muntlig. En foreløpig rapport ble ettersendt kommunen per e-post Tilbakemeldingsfrist på foreløpig rapport ble etter avtale med kommunen satt til Resultat fra kontrollen Følgende tema ble tatt opp uten at det ble registret funn: Generelt: - AR5 - Husdyrkonsesjonsregelverket og fradelte tomter Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Avvik er mangel på oppfyllelse av krav til forvaltningen av ordningen som er fastsatt i eller i henhold til reglement for økonomistyring i staten, styrende dokumenter, regelverket og/eller retningslinjer for ordningen Merknad er forhold som ikke strider med krav, men der fylkesmannen finner grunn til å peke på behov for forbedringer

4 Side 4 av 11 Avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Generell del Avvik 1 Habilitet Kommunen behandler selv tilskuddssøknader fra kommuneskogen. For tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket (RMP) behandler underordna saksbehandler søknaden til overordna. Det foreligger ikke dokumentasjon på at overordna har godkjent søknaden. Forskrift om vedtak om overføring av myndighet til kommunen, fylkesmannen, Landbruksdirektoratet og Direktoratet for mineralforvaltning etter konsesjonsloven, jordlova og odelsloven 1, 2.ledd om kommunens myndighet: «Kommunen kan likevel ikke avgjøre saker der kommunen er erverver, eier eller overdrager av eiendommen eller har annen tilknytning til den. I slike tilfeller skal saken sendes til avgjørelse hos klageorganet etter vanlig saksforberedelse, jf. forskrift om saksbehandling mv. i kommunen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven 1, 1. punktum.» Lov om skogbruk 3 siste ledd om skogbruksstyresmakt: «Fylkesmannen er skogbruksstyresmakt for skog som kommunen eller fylkeskommunen eig.» Avvik 2 Forvaltningsloven kap 2, 6-11 På landbruksområdet finnes det særregler om hvilket organ som har myndigheten når kommunen selv har interesser i en sak. Vi viser i tillegg til inhabilitetsreglene i Forvaltningsloven 6. Manglende delegasjon Kommunen har ikke delegert belastningsfullmakt for budsjettdisponering, gitt fra Fylkesmannen, for tilskuddsordningene: «Spesielle miljøtiltak i jordbruket» «Nærings og miljøtiltak i skogbruket» «Tilskudd til drenering» «Tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv»

5 Side 5 av 11 Fra og med 2019 «Tilskot til planting på nye areal som klimatiltak» «Tilskot til tettare planting og gjødsling som klimatiltak» Reglement for økonomistyring i staten Bestemmelser om økonomistyring i staten Delegasjon av belastningsfullmakt for budsjettdisponering skal inngå i kommunens delegasjonsreglement. Merknad 1 Generelt bør kommunen i enda større grad dokumentere sin saksbehandling skriftlig ved bruk av merknadsfelt og annet. Dette gjelder tilskuddsordningene både på jord og skog. Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Avvik 3 Avvik 4 Mangelfull tilskuddskontroll Kommunens registrering i WebSkas for gjennomførte kontroller av NMSK til skogkultur (10 % kontroll) viser at omfanget er lavere enn kravet i 2016 og Det ble gitt avvik på samme funn på forrige forvaltningskontroll. Avvik i 2013 er dermed ikke fulgt opp. NMSK 12 og tildelingsbrev fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag og Landbruksdirektoratet i 2016 og 2017 Kommunen har behandlet mangelfulle søknader 4 søknader er signert av personer uten eiertilknytning. For en av søknadene er eier umyndig. Fullmakt lå ikke ved søknadene. 1 sak mangler dokumentasjon på kostnader for plantekjøp og plantearbeid. Forskrift om nærings- og miljøtilskudd i skogbruket 9, Søknadsskjema LDIR-909 og Økonomireglementet Bestemmelser om økonomistyring i staten. Kommunen må endre sine rutiner.

6 Side 6 av 11 Merknad 2 Mangelfulle overordna retningslinjer for NMSK Kommunens overordna retningslinjer for NMSK i 2016 og i 2017 er utydelige med hensyn til vilkår for tilskudd og hvordan søknader som ikke oppfyller vilkårene vil bli behandlet. Skogfond 2016 og 2017 Avvik 5 Manglende forhåndsgodkjenning Kommunen har ikke forhåndsgodkjent bruk av skogfond til vegvedlikehold til en kostnad over kr 4,- pr. løpemeter. Forskrift om skogfond o.a. 11 Godkjente gjennomsnittskostnader pr meter for alt vegvedlikehold i 2017 i Steinkjer er på kr 5,22. Tilsvarende for 2016 var kr 23,96. Kommunen må innføre rutiner for bruk av forhåndsgodkjenning. Avvik 6 Feil bruk av skogfond Kommunen har godkjent bruk av skogfond med skattefordel til vedlikehold av traktorveg. Kommunen har godkjent og utbetalt skogfond til kurs hvor deler av kostnads-grunnlaget er eget timeforbruk og udokumenterte reisekostnader. Kommunen har godkjent kostnader ved fjerning av gjerde som en del av kostnadsgrunnlaget ved utbetalt skogfond til grensemerking. Forskrift om skogfond o.a. 11 Spørsmål og svar om skogfond på Landbruksdirektoratets nettside Bruk av skogfond med skattefordel kan bare brukes til vedlikehold av skogsbilveg. Kostnader til kursavgift og kursmateriell knyttet til skogens drift kan dekkes av skogfond med skattefordel, men ikke eget tidsforbruk brukt på kurs. Bare kostnader til grensemerking og håndlangerutgifter kan dekkes med skogfond.

7 Side 7 av 11 Avvik 7 Foreldet krav Kommunen har godkjent og utbetalt skogfond til etablering av juletre etter søknad som viser at tiltaket er omsøkt for sent. Forskrift om skogfond o.a. 12 Krav om skogfond skal leveres senest 1 år etter utgangen av kalenderåret hvor investeringen ble gjort. Avvik 8 Manglende vedtak om frigivelse av skogfond Kommunen har i 2017 i ett tilfelle frigitt skogfond uten at kommunen har fattet et skriftlig enkeltvedtak som synliggjør vurderingene som skal legges til grunn i slike saker. Forskrift om skogfond o.a. 13 Merknad 3 Merknad 4 Risikobasert tilskuddskontroll Utplukk av kontrollobjekter for tilskuddskontroll NMSK, bør i større grad være risikobasert. Mulig feil bruk av skogfond Kommunen har i 2 saker godkjent bruk av skogfond til vegvedlikehold, hvor det framgår av bilagene at tiltaket kan være knyttet til sporpussing og reparasjon av gårdsveg. Dette er i tilfelle en driftskostnad som ikke kan dekkes med skogfond. Kommunen har godkjent ekstrakostnader ved et inkassovarsel som del av kostnadsgrunnlaget ved utbetalt skogfond til skogbruksplan. Kommunen har godkjent bruk av skogfond med skattefordel til vedlikehold av «gårdsveg» uten at det er vurdert skogandelen i vegen. Merknad 5 Dobbeltregistrering Kommunen har registrert identiske tiltak med samme kostnad og areal (ungskogpleie) to ganger på en skogfondskonto. Dette kan ha medført feilutbetaling, gir feil i udekka investeringer og i skogstatistikken.

8 Side 8 av 11 Tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket (RMP) Avvik 9 Manglende dokumentasjon på risikovurdering Kommunen diskuterer i internmøte hvem som skal velges ut til stedlig kontroll. Risikovurderinga skriftliggjøres ikke, og det foreligger ikke dokumentasjon på risikovurdering. For flere av foretakene som de siste årene har vært plukka ut til stedlig kontroll, kan kommunen ikke si eller dokumentere risikoen som lå til grunn for at de ble tatt ut til kontroll. Rundskriv kap Det skal gjennomføres risikobasert kontroll av opplysningene i søknaden. Kommunen skal kunne dokumentere de vurderinger og prioriteringer som ligger til grunn for utvalget av søkere til kontroll. Avvik 10 Manglende signerte kontrollskjema Det kan ikke framlegges signerte skjema for gjennomført stedlig kontroll for Rundskriv (RMP) og Rundskriv (PT) Avvik 11 Manglende vurdering av og manglende avkorting I sju saker er det gitt feil opplysninger i søknadene. Kommunen har i disse sakene ikke vurdert avkorting. I en sak er avkorting vurdert, men ikke foretatt. Det søkes om uberettiga tilskudd og det søkes om to tilskudd som ikke kan kombineres på samme areal. Miljøtilskudd til i jordbruket i Nord-Trøndelag Retningslinjer og forskrift 25, første ledd. «Dersom foretaket uaktsomt eller forsettlig har gitt feil opplysninger i søknaden som har eller ville dannet grunnlag for en urettmessig utbetaling av tilskuddet for seg selv eller andre, kan hele eller deler av det samlede tilskuddet som tilfaller foretaket avkortes.» Rundskriv

9 Side 9 av 11 Avvik 12 Avvik 13 Avvik 14 Kap. 5.5, andre ledd: «Det klare utgangspunktet er at tilskuddet skal avkortes dersom de øvrige vilkårene for å avkorte er oppfylt, men saksbehandler må alltid vurdere hva som er rimelig og forholdsmessig i hvert enkelt tilfelle, jf. ordlyden «kan». Selv om bestemmelsen åpner for at det etter en vurdering velges å ikke avkorte, skal avkorting alltid vurderes.» Innvilga tilskudd til beiting av utmarksarealer for ordninger som krever at arealene er innmark I 20 saker er det omsøkt og gitt tilskudd til areal som i kartet er utmarksareal, men der reglene for miljøtilskudd sier at kun innmarksarealer er berettiga tilskudd. Forskrift om tilskudd til regionale miljøtiltak i jordbruket, Nord-Trøndelag, 4 og 9 Manglende skjøtselsplan For ett foretak er det gitt tilskudd til beite av arealer med spesielle verdier uten at arealet har skjøtselsplan som er godkjent av Fylkesmannen. Miljøtilskudd til i jordbruket i Nord-Trøndelag Retningslinjer og forskrift. 4 «Områdene skal være godkjent av Fylkesmannen etter forslag fra kommunen og skal ha skjøtselsplan godkjent av Fylkesmannen etter anbefaling fra kommunen». Skjøtselsplanen var ikke godkjent av Fylkesmannen i 2017, men er sendt i november 2018, etter at kontrollen er gjennomført. Kommunen hadde heller ikke skjøtselsplanen, men har fått tilsendt denne fra søkeren i etterkant av kontrollen. Uberettiga tilskudd til freda kulturminner Kommunen har i fire saker gitt tilskudd til skjøtsel av kulturminner til arealer som ikke er berettiga tilskudd. Miljøtilskudd til i jordbruket i Nord-Trøndelag Retningslinjer og forskrift, 14.

10 Side 10 av 11 «Freda kulturminner er kulturminner som er freda etter kulturminneloven. Det er en forutsetning at kulturminnene er registrerte i offentlige register/arkiver. Avvik 15 Det skal foreligge en enkel skjøtselsplan for tiltaket og arealet skal være registrert på kart og avgrensa til det som har direkte tilknytning til de registrerte miljøverdiene». Uberettiga tilskudd friareal gås Kommunen har i to saker gitt tilskudd til friareal for gås og til utsatt/ingen jordarbeiding på samme areal. Miljøtilskudd til i jordbruket i Nord-Trøndelag Retningslinjer og forskrift. I 10 framgår det det; «gis miljøtilskudd for tilrettelegging, slik at kortnebbgås på fulldyrka eller overflatedyrka grasarealer med flerårig gras, kommende år kan beite fritt uten å bli jaga». Det er ikke mulig å kombinere utsatt/ingen jordarbeiding og friareal til kortnebbgås Avvik 16 Manglende/usikker stadfesting av tilskudd til utsatt/ingen jordarbeiding. Kommunen foretar reduksjoner av arealene til utsatt/ ingen jordarbeiding enten på grunn av manglende samsvar mellom PT og RMP eller på grunn av melding fra søker. Kommunen vet ikke hvilke skifter disse endringene gjøres på og kan da heller ikke med sikkerhet si at tilskuddsutmålinga er riktig. Rundskriv Kap «Dersom saksbehandler, etter søknadsfristen, oppdager negative avvik mellom opplysninger i søknaden og de faktiske forhold, må saksbehandler rette godkjent-verdiene og tegningene i kartet i samsvar med de faktiske forholdene. Saksbehandler skal da alltid vurdere avkorting som omtalt under kapittel 5.5.»

11 Side 11 av 11 Merknad 6 Stedlig kontroll gjennomført som dokumentkontroll Kommunen har ikke gjennomført stedlig kontroll i For alle foretak utplukka til kontroll er kontrollen gjennomført som dokumentkontroll av gjødslingsplan. For RMP skal kontrollene i hovedsak være stedlige. Avsluttende kommentarer Det er i forvaltningskontrollen i Steinkjer kommune avdekket et betydelig antall avvik. Fylkesmannen i Trøndelag ser alvorlig på dette. Gjennom forvaltningskontrollen fremkom det at Steinkjer kommune har jobbet med å forbedre sin forvaltning av de kontrollerte ordningene siden kontrollene i 2013 og Forvaltningskontrollen i 2018 har avdekket at en del av avvikene ikke er gjennomgående, men av mer tilfeldig karakter. Dette tyder på at Steinkjer kommune er inne i en positiv utvikling når det gjelder forvaltning av tilskuddsordningene. Det er imidlertid fortsatt en jobb å gjøre med å forbedre rutiner og å få innarbeidet disse i den daglige driften. Det er gjennom kontrollen avdekket et avvik fra 2013 som ikke er lukket. Fylkesmannen i Trøndelag vil ha en tett oppfølging slik at kommunen får dette på plass.