Sluttrapport kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket på Follo landbrukskontor

Transkript

1 Landbruksavdelingen Follo landbrukskontor Postboks Ås Tordenskiolds gate 12 Postboks 8111 Dep, 0032 OSLO Telefon Organisasjonsnummer NO Deres ref.: Deres dato: Vår ref.: 2014/ FM-L Saksbehandler: Daniel Giske Direktetelefon: Dato: Sluttrapport kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket på Follo landbrukskontor Innledning Kontrollerte kommuner: Follo landbrukskontor (Frogn kommune, Nesodden kommune, Oppegård kommune, Ski kommune, Vestby kommune og Ås kommune) Dato rapport: Kontroll avholdt dato: (kl ) Gjennomført av: Kontrolleder Daniel Giske og rådgiver Theo Bader Fra landbrukskontoret deltok: Landbrukssjef Lars Martin Julseth, Lene Thomas, Morten Lysø, Tormod Solem. Stein Sæter deltok i sluttmøtet. Kontroll ble varslet i brev av 9. oktober Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler forvaltes og brukes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannens kontroll av tilskuddsforvaltningen ved Follo landbrukskontor inngår i dette arbeidet. Kontrollen omfattet produksjonstilskudd og tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket. Vi viser til og takker for tilbakemeldinger fra dere i brev dat på vår foreløpige kontrollrapport dat Forhold som dere påpeker i brevet er vurdert og innarbeidet i denne sluttrapporten der det er saklig grunnlag for endringer/tilpasninger. Kontrollgrunnlag Hensikten var å kontrollere kommunens etterlevelse av reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003 (Økonomireglementet i Staten) 15 og særlovgivningen for aktuelle tilskuddsområder (forskrifter hjemlet i jordlova og skogbrukslova), samt rundskriv om produksjonstilskudd 15/26 og 15/27. Kontrollen tok sikte på å avdekke i hvilken grad vilkårene for å få innvilget tilskudd har vært gjenstand for korrekt vurdering og håndtering i kommunene. Fylkesmannen kontrollerte også kommunenes etterlevelse av krav gitt i forvaltningsloven med hovedfokus på bestemmelser om habilitet og saksbehandling. Generell vurdering Kontrollen omfattet to av flere ordninger knyttet til jordbruk og skogbruk. Hovedinntrykket er at Follo landbrukskontor og dets medarbeidere har god kompetanse og kunnskap om regelverk, og

2 Side 2 av 5 gode rutinebeskrivelser for saksbehandling og kvalitetssikring av arbeidet med tilskuddsforvaltning. Sammenfatning Det ble avdekket 3 avvik og gitt 1 merknad. Avvik: Landbrukskontoret sikrer ikke at Landbruksdirektoratets søknadskjema SLF-909 blir konsekvent brukt slik som forutsatt. Søknader blir likevel behandlet. Landbrukskontoret kontrollerer ikke i tilstrekkelig grad at NMSK-tiltak blir utført i samsvar med forutsetningene. Dokumentasjon av kontrollene er ikke god nok. Landbrukskontoret sikrer ikke at søkere for tilsendt vedtak i NMSK-saker. Merknad: Landbrukskontoret sikrer ikke at avvik mellom søknad om produksjonstilskudd til husdyrhold (sau) og faktisk situasjon knyttet til levering av slakt blir vurdert. Generelt om kontrollen Delegasjon: Landbrukssjefen er leder av kontoret og er delegert myndighet i landbrukssaker for rådmannen i Ås. Samarbeidet om Follo landbrukskontor er et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28, 1-b. Ås kommune er vertskommune for samarbeidet som ellers omfatter Vestby, Ski, Frogn, Nesodden og Oppegård kommuner. Habilitet: Saksbehandlerne er bevisst de utfordringer som er knyttet til habilitet i tilskuddssøknader. Alle forhold vedrørende habilitet er funnet å være i orden. Kompetanse: Jordbruks- og skogfaglig kompetanse og erfaring i avdelingen er god. Landbrukskontoret har en erfaren leder med god oversikt. Saksbehandlerne har god kjennskap til sine saksområder. Vårt hovedinntrykk er at det gjøres et solid arbeid med begrensede ressurser. Rutinebeskrivelser: Kommunen har skriftlige rutinebeskrivelser for produksjonstilskudd. For skogsbruksoppgavene er de noe mangelfulle, og det arbeides for å utbedre disse. Begrepsforklaringer: Avvik er brudd på formelle krav fastsatt i lover, forskrifter, rundskriv eller i Jordbruksavtalen. Merknader er forhold som påpekes for å sikre en best mulig forvaltning av de kontrollerte ordningene. Gjennomføring av kontrollen Møter, intervjuer og dokumentgjennomgang: Kontrollen startet med et åpningsmøte der landbrukssjefen, skogbrukssjefen og to saksbehandlere deltok. Deretter ble det gjennomført intervjuer av skogbrukssjefen om tilskudd til NMSK-tiltak. Landbrukssjefen deltok. Etter lunsj ble det gjennomført intervju med saksbehandler for produksjonstilskudd. Landbrukssjefen og saksbehandler for regionale miljøtilskudd deltok. Under intervjuet ble en på forhånd utvalgt sak diskutert. Deretter ble det holdt et avslutningsmøte der alle ansatte på kontoret deltok. Planlagt befaring knyttet til NMSK-tiltak utgikk. Kontroller i kommunens regi var planlagt, men ikke gjennomført på daværende tidspunkt.

3 Side 3 av 5 Funn og faktiske forhold som ble avdekket under kontrollen Avvik 1. NMSK mangelfull dokumentasjon på at det søkes om tilskudd Fakta: Landbrukskontoret kunne ikke dokumentere at det foreligger søknader som grunnlag for alle innvilgede tilskudd. Landbrukskontoret har utviklet et eget skjema, og det er ingen fast praksis for at søkere bruker Landbruksdirektoratets skjema (SLF 909) ved søknad om NMSKtilskudd. I noen tilfeller (i underkant av 10 %) leverer skogeier en faktura for utført skogkulturarbeid på landbrukskontoret, også når det ikke er personer til stede som kan gi veiledning. Skogbrukssjefen tar da i ettertid kontakt med skogeier på telefon eller e-post for å avklare om skogeier ønsker å søke tilskudd. Ved positivt svar noteres dette på fakturaen sammen med andre nødvendige opplysninger. Fakturaen fungerer deretter som en søknad. Vurdering: Landbruksdirektoratets søknadsskjema skal brukes fordi det gir klare føringer for hva en søknad skal inneholde, og fordi det sikrer underskrift fra søker. Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket 9: «Søknad om tilskudd til tiltak som omfattes av 4, 5 og 6 skal skrives på skjema utarbeidet av Landbruksdirektoratet». Oppfølging: Landbrukskontoret må påse at søkere bruker søknadskjema SLF-909 som finnes i oppdatert versjon på Landbruksdirektoratets hjemmeside ( En slik rutine vil sikre at skogeiers søknad er fullstendig. Avvik 2. NMSK manglende dokumentasjon på kontroll av tiltak Fakta: I brev dat varslet vi at befaring skulle inngå som en del av kontrollen av NMSKtiltak, og at landbrukskontoret skulle bli kontaktet noen dager i forveien for utplukk av tiltak. Utplukket skulle hentes fra fagsystemet Webskas, der alle tiltak som gis støtte blir registrert. Ingen registrerte tiltak var kontrollert før kontrollbesøket. Det var derfor ikke mulig å velge ut tiltak for befaring, og ikke grunnlag for å gjennomføre denne delen av kontrollen. Det var uklart om landbrukskontoret har gjennomført kontroller i samsvar med de krav som gjelder. I ettertid har vi mottatt melding fra skogbrukssjefen om at kontroll er utført i 3 av 30 tiltak. Vurdering: Vi vurderer at dette ikke er tilfredsstillende dokumentasjon på at det er gjennomført tilfredsstillende kontroll av tiltak som har mottatt NMSK-tilskudd, Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 12, 2. ledd, påpeker at kommunen i nødvendig utstrekning skal kontrollere at tiltak er gjennomført i tråd med forutsetningene. I tildelingsbrevet anføres 10 % som et minimum. I Reglement for økonomistyring i staten 15 heter det: Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er satt for tilskuddet. Oppfølging: Kommunen bør utvikle en rutinebeskrivelse der omfang og innhold i fremtidige kontrolltiltak nedtegnes i tråd med regelverket. Gjennomførte kontroller må dokumenteres i Webskas. Kontrollene bør være risikobaserte og fokusere på områder der sannsynligheten for å finne feil og svakheter i systemer/ordninger er størst, og der de største konsekvensene kan påregnes. Det vil gi et godt grunnlag for å vurdere behov for oppfølging og tiltak. Landbrukskontoret skal også kunne dokumentere feltkontroll av et antall tiltak som har fått innvilget tilskudd.

4 Side 4 av 5 Avvik 3. NMSK Landbrukskontoret sikrer ikke at alle søkere får vedtak i NMSK-saker Fakta: Landbrukskontoret fatter ikke eget vedtak i saker der tilskudd er innvilget, men sender kvittering fra fagsystemet Webskas som et vedtak i saken. Landbruksdirektoratet har signalisert at denne kvitteringen er å regne som et vedtak og en godkjent bekreftelse på at midlene er innvilget. Det er imidlertid usikkert hvorvidt kvitteringen kan anses som et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 24 og 25. Direktoratet skal se nærmere på dette. Landbrukskontoret oppgir at ca. 10 % ikke mottar denne kvitteringen (vedtaket). Selv om Fylkesmannen sender utbetalingsbrev i etterkant skal kommunen som vedtaksmyndighet sende vedtak med informasjon om klageadgang der det er aktuelt. Vurdering: Vi vurderer det som viktig at alle søkere får kvittering/vedtak direkte fra kommunen som vedtaksmyndighet. Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket 3: Vedtak om tildeling av tilskudd etter 5, 7 og 8, 1. ledd fattes av Fylkesmannen. Vedtak om tildeling av tilskudd etter 4, 6 og 8, siste ledd i denne forskrift fattes av kommunen. Jf. forvaltningsloven 2 og 3 Om enkeltvedtak. Oppfølging: Kommunen må gjennomgå sine rutiner for vedtak og sikre at alle søkere får en bekreftelse på at søknaden er behandlet. Dette vil ivareta søkers rettssikkerhet, jf. forvaltningsloven 2, 24, 25, 27 og 28 om krav til begrunnelse, underretting og klageadgang. Merknad. Produksjonstilskudd - Oppfølging av avvik I forberedelser til kontrollbesøket hentet vi ut informasjon fra fagsystemet WESPA (Feilliste PT C). I vårt utvalgte case fra Vestby kommune var det 3 varselmeldinger: Antall lammeslakt per sau er lav. Vurder vanlig jordbruksproduksjon. Gjennomsnittlig slaktevekt er lav. Vurder vanlig jordbruksproduksjon. Flere dyr enn det som er innrapportert fra slakteri på foretaket. Fakta: Varselmeldingene er ikke fulgt opp, og det er ikke vurdert om det er grunnlag for avkortning av tilskudd etter reglene i forskrift om produksjonstilskudd, jf. 2 om vanlig jordbruksproduksjon og 12 om feilopplysning. I søknadsbehandlingen bekreftet landbrukskontoret søkers opplysninger uten nærmere undersøkelser. Det er heller ikke notert i kommentarfeltet i WESPA om avvik mellom tall fra hhv søker og slakteri. Vurdering: Landbruksdirektoratet fokuserer stadig mer på oppfølging av søknader med feil. Etter ny forskrift om produksjonstilskudd forutsettes det at alle avvik mellom søknad og faktisk situasjon skal vurderes av kommunen for mulig avkortning i tilskudd. Fylkesmannen er forpliktet til å følge opp dette overfor kommunene. Det er viktig med rutiner som gjør det mulig å sjekke at opplysningene som gis er riktige. Avkortning er ett av flere mulige tiltak dersom avvik avdekkes. Oppfølging: Landbrukskontoret må følge opp og vurdere avkortning i tilskudd der avvik mellom søknad og faktiske forhold kan gi grunnlag for feilutbetaling. De funn og vurderinger som gjøres skal omtales i brev til søker med kopi til Fylkesmannen, også i saker der kommunen etter en samlet vurdering kommer til at avkortning ikke er aktuelt. Avslutning Dersom tiltak gjennomføres slik dere har beskrevet i brev dat anser vi at alle avvik er lukket og at merknaden blir fulgt opp på en god måte. Vi takker for en god og konstruktiv dialog under kontrollbesøket og i etterkant!

5 Side 5 av 5 Med hilsen Morten Ingvaldsen landbruksdirektør Daniel Giske seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent. Kopi til: Ås kommune Postboks Ås Oppegård kommune Postboks Kolbotn Nesodden kommune Postboks Nesoddtangen Frogn kommune Postboks DRØBAK Ski kommune Postboks Ski Vestby kommune Postboks VESTBY