Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i ROLLAG kommune

Transkript

1 Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i ROLLAG kommune Kontrollert enhet: Rollag kommune Kontrolldato: Forrige kontroll: 28. mai mars 2011 Adresse: Besøksadresse: Vrågåvegen 10, Rollag Postadresse: 3626 Rollag Epost: postmottak@rollag.kommune.no Telefon: Saksnummer hos Fylkesmannen: 2015/3330 Kontrollerte ordninger Produksjonstilskudd i jordbruket (PT) Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd i jordbruket (RMP) Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Tilskudd til landbruksvei Tilstede fra kommunen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Befaring Sluttmøte Hans Henrik Thune Rådmann X X Gjermund Otterholt Enhetsleder X X Knut Landsverk Jordbrukssjef X X X X Ellen Skarsten Skogbrukssjef X X X X Tilstede fra Fylkesmannen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Dokumentgjennomgang Befaring Sluttmøte Per Olav Granheim Seniorrådgiver X X X X X Marit Surlien Hoen Fylkesagronom X X X X X Ragnhild Skar Seniorrådgiver X X X X Pål Morten Skollerud Fylkesagronom X X X X Telefon sentralbord: Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: fax: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: E-post: Postmottak@fmbu.no

2 Side 2 av 10 1 Sammendrag Kontrollområder og funn Definisjoner Generelt Avvik Merknader Status i forhold til forrige kontroll Grunnlag for kontrollen Gjennomføring av kontrollen Før kontrolldatoen På kontrolldatoen Etter kontrolldatoen Oppfølging etter kontrollen Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Dokumentunderlag Vedlegg Sammendrag Ordning Tilskudd til landbruksvei Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Produksjonstilskudd (PT) Tilskudd til spesielle miljøtiltak i landbruket (SMIL) Funn Avvik manglende oversending av vedtak til FM Avvik manglende dokumentasjon av søknad Avvik manglende dokumentasjon på kontroll av tiltak Merknad mangelfull dokumentasjon av vurderinger om avkorting Merknad manglende rutiner for oppfølging av vilkår for innvilget tilskudd

3 Side 3 av 10 2 Kontrollområder og funn 2.1 Definisjoner Avvik: Brudd på gjeldende regelverk. Det vil si mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift eller rundskriv. Merknad: Forbedringspunkt. Det vil si forhold som ikke er i strid med fastsatte krav i regelverket, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av de kontrollerte ordningene. 2.2 Generelt Delegasjon: Det er ikke foretatt oppdatering av delegasjonsreglementet siden Fylkesmannen var på kontroll i Gjeldende delegasjonsreglement er fra mars Reglementet omfatter delegering fra kommunestyret til rådmannen og videredelegering til enhetsleder. Flere forvaltningsområder er delegert videre til jord- og/eller skogbrukssjef. Vi vurderer delegasjonsreglementet som tilstrekkelig for alle de kontrollerte tilskuddsordningene. Habilitet: Både avdelingslederen og jordbrukssjefen er gift med innehavere av foretak som søker om tilskudd. Kommunen er bevisst habilitetsutfordringer ved søknadene om tilskudd fra disse foretakene. FM ser at kommunen er mer påpasselige nå enn ved forrige kontroll, med at sakene avgjøres av habil person og at vedkommendes signatur og dato for vedtak finnes dokumentert på sakene. Kompetanse: Det er meget god landbruksfaglig kompetanse og erfaring i kommunen. Saksbehandlerne har svært god oversikt over saksområdene de arbeider med, og det gjøres en betydelig innsats. Rutinebeskrivelser og overlappende arbeidsområder: Kommunen har én saksbehandler på jordbruk og én saksbehandler på skogbruk. Det finnes ingen overlapping. Det mangler skriftlige rutinebeskrivelser for de ulike forvaltningsområdene som kommunen har ansvar for. FM mener at rutinebeskrivelser ville vært et godt tiltak for å redusere sårbarheten i tilfelle fravær. Slike beskrivelser må gjennomgås og oppdateres med jevne mellomrom. Orden og sporbarhet: Det er god, til dels svært god orden, og sporbarhet i sakene. Produksjonstilskudd: - Driftsfellesskap: Før kontrolldagen foretok Fylkesmannen en gjennomgang av alle foretak i Rollag kommune, som i følge søknadene om produksjonstilskudd, har driftssenter på samme eiendom som et annet foretak. Gjennomgangen avdekket få utfordringer på dette området. Det er foretatt gjennomgang av søknader fra noen foretak der det antas at det kan foreligge samarbeid. Temaet ble også berørt i intervju med saksbehandler. Han er bevisst problemstillingen og foretar vurderinger ved potensielle tilfeller. - Saksbehandler har svært gode rutiner for dokumentasjon av arealer og dyretall ved stedlig kontroll av foretak.

4 Side 4 av 10 - Fylkesmannen avdekket ingen avvik. - Det er gitt én merknad, se kapittel 2.4. Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) - Kommunen har blitt mer påpasselig med årene til å sette vilkår i tilsagn om tilskudd til SMIL. - Befaringene viser at det føres streng kontroll med hva som godkjennes, både underveis i arbeidet (delutbetaling) og ved sluttbefaringen. - Kravet om miljøplan trinn 2 (MP2) eller tilsvarende beskrivelse i SMIL-søknadene følges ikke systematisk. Store variasjoner mellom søknadene. - I én sak behandlet av overordnet (grunnet habilitet) avviker rutinene ved ferdigattestering. - Fylkesmannen avdekket ingen avvik. - Det er gitt én merknad, se kapittel 2.4. Tilskudd til regionale miljøtilskudd i jordbruket i Buskerud (RMP) - God orden og sporbarhet i saker. - Ingen avvik eller merknader. Tilskudd til landbruksvei - God orden og sporbarhet i undersøkt sak. - Vegen ble befart. Den er ferdig til grusing. - Ingen mangler funnet. Saksbehandling landbruksvei - For den undersøkte perioden har kommunen fattet vedtak på to landbruksveger. Vedtak skal fortløpende oversendes FM til orientering (jf. landbruksveg-forskriften, 3-3, 6. ledd). - Det er gitt ett avvik, se kapitel Ingen merknader. Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) - God orden og sporbarhet i alle saker. - Forhold vedrørende habilitet er i orden (jf. avvik i kontroll 2011). - Det er gitt to avvik, se kapitel Ingen merknader. 2.3 Avvik Avvik 1 Landbruksvei manglende kopi av vedtak til FM Fakta: Kommunen har ikke oversendt vedtak om bygging av landbruksveg til FM. Kommunen har fattet to vedtak innenfor den perioden som ble kontrollert. Ingen av vedtakene var oversendt FM. Regelverk: Forskrift om planlegging og godkjenning av veier for landbruksformål, 3-3, 6. ledd gir klare føringer på at vedtak og kartfestede opplysninger om veien skal oversendes fylkesmannen fortløpende.

5 Side 5 av 10 Vurdering: Ut fra gjennomgåtte saksdokumenter har vedtak i to landbruksvegsaker ikke blitt oversendt fylkesmannen. Når vedtak ikke oversendes mister FM muligheten til å påklage/oppheve eventuelle vedtak som er fattet i strid med gjeldende regelverk. Konklusjon: Rollag kommune har ikke oversendt vedtak med kartfestede opplysninger til fylkesmannen. Ny landbruksveiforskrift trer i kraft Denne har ikke lenger krav om at vedtak fysisk oversendes fylkesmannen, men alle vedtak skal registreres i fagsystemet ØKS. FM vil da kunne bruke fagsystemet til vurdering av kommunens vedtak og godkjenninger av lokale vegtiltak. Avvik 2 NMSK manglende dokumentasjon på at det søkes om tilskudd Fakta: Kommunen kan ikke dokumentere at det søkes om tilskudd på tiltaket (gjelder 3 av 4 tiltak). Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 9 gir klare føringer på hva et søknadsskjema skal inneholde. Vurdering: Ut fra bilaget skal det kunne leses at det søkes tilskudd for tiltaket som er gjennomført. Konklusjon: Benyttes skjema beskrevet i forskrift (SLF-909), dokumenteres skogeiers ønske om utbetaling fra skogfond og søknad om tilskudd til skogkultur. Avvik 3 NMSK manglende dokumentasjon på kontroll av tiltak Fakta: Kommunen kan ikke dokumentere at det er gjennomført kontroll på tiltak som har mottatt tilskudd. Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 12, 2. ledd, påpeker at kommunen i nødvendig utstrekning skal kontrollere at tiltaket er gjennomført i tråd med forutsetningene. Det vises samtidig til brev herfra datert om kontroll av tilskudd og skogfondsutbetaling i 2013 og tildelingsbrevet på fagmidler datert Begge brev gir føringer om at minimum 10 % av tiltakene som mottar tilskudd skal kontrolleres. Ønsket praksis: Kommunen skal kunne dokumentere feltkontroll av tiltak som har søkt om og fått innvilget tilskudd. Konklusjon: Kommunen må gjennomføre kontroll av tiltak i tråd med regelverk og anvisninger fra Fylkesmannen. 2.4 Merknader Merknad 1 - mangelfull dokumentasjon av vurderinger om avkorting Fakta: Kommunen mangler tilstrekkelig skriftlig dokumentasjon på at avkorting er vurdert. Regelverk: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket av , 12 og 13. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket av , 11 og 12. Avkorting er viet mye plass i alle kommentar- og saksbehandlingsrundskriv de siste åra. Se siste utgaver av nevnte rundskriv, dvs. rundskriv nr 29/2014 revidert versjon av (kapittel 11 og 12) og rundskriv nr 30/2014 revidert versjon av (kapittel 10.5).

6 Side 6 av 10 Vurdering: Landbruksdirektoratet fokuserer stadig mer på håndtering av søknader med feil. Det forutsettes nå at alle avvik mellom søknaden og faktisk situasjon skal vurderes av kommunen for potensiell avkorting i tilskuddet. Fylkesmannen er forpliktet til å følge opp overfor kommunene de påleggene som Landbruksdirektoratet gir. Det utbetales til dels høye tilskuddsbeløp til enkeltforetak basert på søkernes opplysninger om blant annet arealstørrelse og dyretall. Feil opplysninger kan føre til feil utbetaling. Det er derfor viktig med tiltak som bidrar til å sikre at opplysningene som gis er riktige. Avkorting er ett av flere slike tiltak. Konklusjon: Kommunen skal vurdere avkorting der kommunen avdekker avvik mellom søknad og faktiske forhold som kunne gitt feil merutbetaling av tilskudd. Kommunen skal redegjøre for vurderingene sine i brev til søker, med kopi til fylkesmannen: a) om hvorfor tilskuddet ikke avkortes, eller b) om hvorfor tilskuddet avkortes Merknad 2 SMIL - manglende rutiner for oppfølging av vilkår for innvilget tilskudd Fakta: Kommunen mangler rutiner for å kontrollere at vilkårene følges opp (ryddetiltak skal holdes i hevd i ti år, timelister etc.) Regelverk: I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 3, fjerde avsnitt, fremgår det at kommunen kan sette vilkår. Se også rundskriv nr 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 3.4. Vurdering: For å unngå uklarheter og tvil om hvordan et tiltak skal utføres og vedlikeholdes, er det viktig at kommunen setter vilkår som utelater en hver tvil - i den grad det er mulig. Konklusjon: Kommunen bør i større grad bruke muligheten til å sette vilkår. Likeså bør kommunen ha gode rutiner for å følge opp at vilkårene overholdes. 2.5 Status i forhold til forrige kontroll Ved forrige kontroll 21. mars 2011 ble det gjennomført kontroll av produksjonstilskudd i jordbruket (PT), regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud (RMP), tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) og tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK). Fylkesmannen ga avvik på mangelfull vurdering av habilitet der jordbrukssjefen hadde behandlet søknad om produksjonstilskudd og klage fra overordnets ektefelle. Skogbruksansvarlig hadde behandlet tilskuddssøknad fra kommunal skog. Dette har bedret seg siden forrige kontroll. Fylkesmannen fant påtegninger på aktuelle søknader om at overordnet hadde behandlet søknadene. Søknader fra Rollag kommuneskog blir nå oversendt FM for behandling. Ved kontrollen i 2011 ble det gitt merknad på manglende dokumentert søknad om tilskudd til skogkultur. Samme forhold ble avdekket ved denne kontrollen også. 3 Grunnlag for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannens kontroll av kommunenes forvaltning av de økonomiske virkemidlene i landbruket inngår i dette arbeidet.

7 Side 7 av 10 Hensikten med forvaltningskontroll er å kontrollere kommunens etterlevelse av reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003 (Økonomireglementet i Staten) 15 og særlovgivningen for tilskuddsområdene (forskrifter hjemlet i jordlova og skogbrukslova). Forvaltningskontrollen tar sikte på å avdekke i hvilken grad vilkårene for å få innvilget tilskudd er riktig vurdert og håndtert av kommunen. Oppfyllelse av vilkårene kan bli gjenstand for ytterligere kontroll hos de foretakene som søker tilskudd, jf. 15 i Økonomireglementet i Staten. Eventuelle avvik kan føre at kommunen må ta opp igjen enkeltsaker og vurdere dem på nytt. Aktuelle temaer i forvaltningskontrollen: Saksbehandlingsrutiner - Rutiner for mottak, datostempling og arkivering - Opplysning av saken - Dokumentasjon av endringer og feilrettinger - Dokumentasjon av vurderinger av konsekvenser ved feilopplysninger eller brudd på annet regelverk for jordbruksdrift - Begrunnelse for vedtak - Hjemmelsgrunnlag - Opplysning til søkerne om klageadgang - Habilitet Regelverk - Oppfyllelse av grunnvilkår for tilskudd, samt spesielle vilkår knyttet til den enkelte ordning Tiltaksplaner og aktivitetsbudsjett for SMIL og NMSK Delegasjonsreglement Hjemmelsgrunnlag FOR nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten (Økonomireglementet i staten). «15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere. Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet. Finansdepartementet kan fastsette bestemmelser for kontroll av utøvelse av forvaltningsmyndighet som er delegert til enheter utenom statsforvaltningen.» LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)

8 Side 8 av 10 Særforskrifter: FOR nr 1200: Forskrift om planlegging og godkjenning av veier for landbruksformål FOR nr 283: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket FOR nr 1480: Forskrift om saksbehandling mv. i kommunen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven FOR nr 447: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket FOR nr 448: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket FOR nr 1227: Forskrift om tilskot til avløysing FOR nr 904: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud Forskriftene ovenfor er hjemlet i lov av 12. mai 1995 nr. 23 om jord (jordlova) 3. I løpet av 2014 har det kommet nye forskrifter for produksjonstilskudd og tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket. Alle de kontrollerte sakene er behandlet før de nye reglene trådte i kraft og er følgelig kontrollert etter de gamle forskriftene. Regler om utmåling av tilskudd fastsatt i de årlige jordbruksavtalene (dvs. etter forhandlinger mellom Staten og jordbrukets organisasjoner, dvs. Norges Bondelag og Norsk Bonde- og Småbrukarlag) Aktuelle veiledninger og rundskriv fra Statens landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet) 4 Gjennomføring av kontrollen 4.1 Før kontrolldatoen Fylkesmannen tok kontakt med kommunen om kontrollen pr epost 6. mai Etter at dato for kontrollen var avtalt, sendte Fylkesmannen brev (15. mai 2015) til kommunen med nærmere informasjon om kontrollen. Fylkesmannen foretok utvalg av aktuelle saker på forhånd. Oversikt over foretak hvor det er foretatt SMIL-tiltak som kunne være aktuelle å befare, ble sendt til kommunen dagen før kontrolldatoen. Før kontrolldatoen gikk Fylkesmannen igjennom elektroniske søknader og dokumentasjon som er sendt inn til oss, for de aktuelle sakene. Det ble dessuten hentet ut diverse lister fra Landbrukets informasjonsbase (LIB) og Rapporter og Brev (ROB), som også ble gjennomgått. Utvalgte tiltak (kontrollobjekt) innen skogbruk blir plukket ut gjennom tilgjengelige rapporter i fagsystemet ØKS. Supplerende informasjon hentes ut via registreringer i Web-SKAS. Det er ikke all dokumentasjon i sakene som er tilgjengelig via elektroniske kanaler eller som er sendt inn til Fylkesmannen. Det var derfor nødvendig med ytterligere dokumentgjennomgang ute hos kommunen på kontrolldatoen. 4.2 På kontrolldatoen Kontrolldagen startet med et åpningsmøte der rådmannen, avdelingsleder og de to saksbehandlerne deltok. Etterpå ble det gjennomført intervjuer med saksbehandlerne, samt dokumentgjennomgang av de aktuelle sakene. Etter lunsj ble det foretatt befaringer ute, mens arbeidet med dokumentgjennomgang fortsatte inne. På grunnlag av dette utarbeidet Fylkesmannen en foreløpig rapport fra kontrollen. Den foreløpige rapporten ble gjennomgått i sluttmøtet på ettermiddagen kontrolldagen.

9 Side 9 av Etter kontrolldatoen Fylkesmannen skriver en sluttrapport med blant annet mer utfyllende kommentarer til de funnene som er gjort. 5 Oppfølging etter kontrollen Dersom det er funnet avvik, må kommunen gi tilbakemelding til Fylkesmannen på hvordan kommunen vil lukke avvikene. Rollag kommune må seinest 15. september 2015 redegjøre for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Dersom avvik ikke er rettet opp på dette tidspunkt, skal redegjørelsen inneholde en tidfestet plan for hvordan avvikene skal rettes opp. Fylkesmannen krever ikke tilbakemelding på hvordan merknadene vurderes og følges opp. Vi mener likevel det er nødvendig å påpeke dem, slik at landbrukskontoret kan bedre forholdene og sikre god forvaltning. 6 Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Kontrollrapporten vil være tilgjengelig for offentligheten på jamfør offentleglova. 7 Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Søknader med vedlegg i de sakene som ble kontrollert samt feillister, utbetalingslister m.m. Tiltaksstrategi for jordbruket i Rollag. Spesielle miljøtiltak i landbruket (SMIL). Gjeldende for og Rollag kommune administrativt delegasjonsreglement, datert mars Rollag kommune - administrativt delegasjonsreglement for Plan og utvikling, datert 10. mars Vedlegg Oversikt over kontrollerte saker i Rollag kommune Nr Org.nr Foretakets/søkers navn Ordning/søknadsomgang Roy Sjødal SMIL, søknad Mari Hage Landsverk SMIL, søknad Hans Steinar Staaland SMIL, søknad 2010 og Asbjørn Teksle SMIL, søknad Tanja Grinde Bjørkegården SMIL, søknad Hans Vidar Bråten SMIL, søknad Hellik Fossan SMIL, søknad Asbjørn Teksle RMP, søknad Hans Steinar Staaland RMP, søknad Hellik Fossan RMP, søknad 2014

10 Side 10 av Mari Hage Landsverk RMP, søknad Kjell Bjørkgård PT, søkn.omg. i januar 2013, august Torstein Bjørkgård PT, søkn.omg. i januar 2013, august Mari Hage Landsverk PT, søkn.omg. i januar 2013, august Synnøve Kleivrud PT, søkn.omg. i januar 2013, august Søre Bjørkgård Melk DA PT, søkn.omg. i januar 2013, august Åse Marie Dammen Otterholt PT, søkn.omg. i januar 2013, august Skogfond kontonr Hellik Fossan NMSK, 5 (veg), Hans Vidar Bråten NMSK, 4 (skogkultur), Rollag kommune NMSK, 4 (skogkultur), Nils Kåre Bergan NMSK, 4 (skogkultur), Elin Bogstrand Ørsland NMSK, 4 (skogkultur), 2014 Befaring av ryddetiltak, restaureringsprosjekter eller skogrelatert tiltak ble gjennomført hos foretak/eiere merket med grønt.