Fylkesmannen i Sør-Trøndelag

Transkript

1 i I.;;&? Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710Sluppen, 7468Trondheim i H- %<afu wmurje f Sentralbord: O0, Telefaks: Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 (A 'i q W Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgittvedvsvanölwg Kjersti Alne Solberg / Landbruk og bygdeutvikling Deres dato Deres ref. Rissa kommu MOTTATT Rådhusvegen 3 Aífilw;;1_ ;'{_ 7100 RISSA RISSAKOMMUNE Rapport etter forvaltningskontroll - Rissa kommune Vi viser til forvaltningskontroll i Rissa kommune rapport over de avvik og merknader som ble registrert. og oversender Forvaltningskontrollen ble gjennomført i henhold til planen jf. varsel om kontroll av og Som det framgår av kontrollrapporten ble det registrert 25 avvik og 10 merknader. Vi ber om en redegjørelse innen 25. mai d.å. for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Det bes om at også merknadene vi har registrert kommenteres. Med hilsen Magnhild Melandsø (e.f.) Kjersti Alne Solberg underdirektør seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 2 vedlegg Embetsledelse og Kommunal- og Justis- og Landbruk og Miljovern- Oppvekst- og Sosial- og administrasjonsstab samordningsstab beredskapsavdeling bygdeutvikling avdeling utdanningsavdeling helseavdeling Telefaks E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

2 2 Vedlegg 1 Rapport om forvaltningskontroll Kontrollert kommune: Dato rapport: Kontroll avholdt dato: Gjennomført av: Til stede fra kommunen: Kontrollert(e) ordning(er): Rissa kommune Kjersti Alne Solberg, Anne Solstad, Eva Dybwad Alstad og Gaute Arnekleiv Tore Solli, Odd Marvin Askjemshalten, Aasan,Vigdis Bolås Olbert Produksjonstilskudd, Tilskudd til avløsning ved ferie og fritid, Tilskudd til avløsning ved sykdom (SMIL), mv, Spesielle miljøtiltak ijordbruket Nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK), i Iov om skog. Skogfond og Bærekraftforskriften 1 Sammendrag i Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte en forvaltningskontroll innen jord- og skogbruk. Det ble Rissa kommune på ulike tilskuddsordninger under kontrollen avdekket 25 avvik og 10 merknader. Kommunen fikk i sluttmøtet utlevert foreløpig rapport på de avvik og merknader som ble avdekket. Fylkesmannen ser alvorlig på det store omfanget av avvik og på jord- og skogområdet i merknader som ble avdekket i tilskuddsforvaltningen Rissa kommune. Kommune har i brev til Fylkesmannen signalisert at det allerede er tatt tak i flere av de merknader og avvik som ble avdekket under kontrollen og at man vil ha fokus på dette også fremover. Fylkesmannen i SørTrøndelag ser fram til å se resultatet av dette arbeidet. 2 Kontrollområder Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: ZR, [sal:*fit.frist forholdsomble avdekketiunder.kontrollem ånånogfíiålrfaktíske avvik PRODUKSJONSTILSKUDD Kommunen har ført på opplysninger i søknaden: 1 o Dyretall (1 søknad) o Avkrysning miljøplan (6 søknader) Det finnes ingen dokumentasjon og heller ingen kommentar i Wespa om hvorfor dette er gjort. RS13/1-2 kap samt «Brukerveiledning for saksbehandlere» pkt Det er viktig at kommunen dokumenterer de endringer I

3 3 2 3 som gjøres på søknadene. feltet i Wespa må brukes aktivt. Kontrollskjema er í hovedsak mangelfullt utfylt og kontrollør har ikke alltid underskrevet skjemaet. RS13/1-2 kap 5.4. Krav om at minst 5 % av søknadene august 2013 ble 4,7 % kontrollert skal kontrolleres. og ijanuar I 2014 ble 5,3 % kontrollert. Rs 13/1-2 kap Minst 5 % av søknadene skal kontrolleres. Kontrollen skal være risikobasert. intervju at ca 30 % er risíkobasert, utplukket. Rs 13/1-2 kap 5.1 Fra neste søknadsomgang Kommunen opplyser í mens resten er tilfeldig Detbørsatsespå at all kontroller risikobasert. PT 2370 søkere med kareansareal er ikke godt nok gjennomgått for søknadsomgangen pr. august Det kan se ut som to produsenter som har fått utbetalt omleggingstilskudd har avslutta før periode med økologisk drift er over. Disse skulle hatt tilbakebetalingskrav. Forskriftens 5. Utgangen av januar En søker hadde ikke tilstrekkelig omsetning i året før , men kommunen har likevel kryssa for at foretaket hadde tilstrekkelig omsetning. Ingen søknad om dispenasjon er mottatt. Forklart med at omsetningskravet var nådd etter første leveranse av slakt. Forskriftens 3. Kommunen må framover sørge for at søkerne leverer 6 søknadom dispensasjonpå de områder der forskriften krever det. 7 Mottatt dato er ikke påført søknaden. En vet da ikke om søknaden er levert til rett tid, og vil heller ikke kunne vurdere om søknaden er mottatt etter søknadsfristen. Gjelder 5 søknader. R 13/1-2 kap 4.1

4 4 Frist for å Iukke 8 Søknaden fra enkeltpersonforetak som ikke forplikter selskapet. R 13/1-2 kap Utgangen av januar Forskrift 13, R13/1-2 kap 9.5 På to søknader mangler arealopplysninger. I Wespa er det registrert areal uten at det er satt på noen merknad om hvorfor og det finnes ingen dokumentasjon. Det fremgår heller ikke om kommunen har vurdert Forskrift 13, R13/1-2 kap 4.1 og av en Dette er lukket innen fristen. På en søknad er arealet redusert av kommunen første gang med penn, arealet er så ytterligere redusert ved registrering i Wespa uten at det er satt på noen merknad om hvorfor dette er gjort. I tillegg har kommunen på samme søknad registrert areal ute av drift til tross for at det ikke er påført av søker. Det finnes ingen dokumentasjon og heller ingen kommentar i Wespa. Det fremgår ikke om kommunen har vurdert å avkorte søknaden. 10 er underskrevet å avkorte søknaden. På en søknad er arealet redusert av kommunen uten at det er satt på merknad om hvorfor og det finnes ingen dokumentasjon. Det fremgår heller ikke om kommunen har vurdert å avkorte søknaden. 12 Forskrift 13, R13/1-2 kap 4.1 og 9.5 Påen søknadhar kommunenført på areal og surfôr, søker har ikke skrevet på dette. Det står ingen merknad om hvorfor og det finnes ingen dokumentasjon. heller ikke om kommunen RS 13/1-2 kap 4.1 har vurdert Det fremgår å avkorte søknaden.

5 5 En søker har søkt på husdyr i papirsøknaden, han har ikke søkt på areal. Kommunen har registrert eng, beite og bygg ved registrering i Wespa. Det er ingen merknader på søknaden om hvorfor og det finnes ingen dokumentasjon. Det fremgår heller ikke om avkorting er vurdert. Forskrift 13, RS 13/1-2 kap 4.1 og Søknaden til Trine Bjørnerås er saksbehandlet av Odd Marvin Ashjemshalten. I forhold til habilitet burde denne vært behandlet av en overordnet. Forvaltningsloven kap og RS 13/1-2 kap 8.1 Merknad 1 Merknad 2 TILSKUDD Merknadsfeltet benyttes til merknader om endringer av kontonr, e-post og telefonnr. Alle endringer som gjøres i en søknad skal være dokumentert. Merknadsfeltet bør brukes mer aktivt i forbindelse med saksbehandlingen. Flere av papirsøknadene er ikke stemplet når de er mottatt. Siden søknadene ikke arkivføres bør de stemples med kommunens stempel og dato når de mottas. TIL ÅVLØSNING FERIE OG FRITID Kommunen har ført inn beløp i mange søknader der søker 15 ikke en gang har søkt om tilskudd i tillegg til å ha heva omsøkte beløp hos andre søkere. Dette gjelder mange søkere - minst 30. Dette er forklart med at søkerne ikke har rukket å få kontoutdrag fra avløserlagetfør søknadsfristen og dermed ikke har visst beløpet. Løsningen på dette problemet må bli en sak mellom avløserlaget og dets medlemmer. RS 13/1-2 kap 4.1 TILSKUDD 16 TIL ÅVLØSNING VED SJUKDOM MV. Det er avvik mellom avløsere oppgitt i søknad (felt 3 og 4) og kontoutdrag fra avløserlag. Gjelder 9 søknader. Dermed også avvik mellom dokumenterte utgifter og godkjente utgifter. Dette gjelder flere søknader. Forskriftens 6, RS 15/12, RS 3/2013 og RS under 6. Timelister fra avløserlag for gjeldende søknadsperioder innhentes og kontrolleres mot søknadsperiode og type bør

6 6 avløsning der ikke kontoutdrag er dekkende. Kan ha ført til for mye utbetalt tilskudd for noen av søknadene. Manglende dokumentasjon fra NAV for 11 søknader kan ha medført for mye utbetalt for flere av søknadene. For enkelte søknader er det oppgitt at det er gitt avslag på sykepenger, men dersom det ikke er søkt eller søkt for 17 sent skal likevel sykepengersøker kunne ha fått trekkes. Forskriftens 6 og 11 samt RS 15/12, RS 3/2013 og RS under 6 og Kommunen må innhente tilstrekkelig dokumentasjon og foreta en ny gjennomgang av søknadene. Det må ev. sendes krav om tilbakebetaling til aktuelle søkere. Kopi av vedtak skal sendes FM i ST. Manglende dokumentasjon for næringsinntekt for spesielt en av søkerne som ble kontrollert. Forskrift 4 og 14 samt RS 15/12, RS 3/2013 og RS under 4 og fra Utskrift av ligningen må innhentes Det er ytt tilskudd utover 365 dager for noen av søkerne. Dette har medført for mye utbetalt tilskudd. Forskriftens 7 og RS 15/12, RS 3/2013 og RS under 7. Kommunenmå gå gjennom søknadenepå nytt og sende krav om tilbakebetaling til de det gjelder. Kopi av vedtak skal sendes FM i ST. Det er ytt tilskudd med grunnlag i samme dokumentasjon for to søknader. 20 Forskriftens under 6. 6, RS 15/12, RS 3/2013 og RS Kommunenmå gå igjennom og ev. sende krav om tilbakebetaling til de dette gjelder. Kopi av vedtak skal sendes FM i ST. Manglende sykmelding for en søker 21 Forskriftens 6, RS 15/12, RS 3/2013 og RS under 6. Kopi av sykmelding må innhentes og søknaden vurderes på ny av kommunen. Merknad 3 Merknad 4 Det er flere tilfeller der søker har underskrevet søknad lenge før søknadsperioden er ferdig. Hvordan kan søker da bekrefte opplysningene for hele søknadsperioden? Det er mangelfullt når ikke avløser er oppgitt med navn og

7 7 Merknad 5 fødselsdato på første side i søknaden, felt 3. Nytter da ikke å kontrollere og godkjenne utgifter for de riktige avløserne. Det anbefales å innhente timelister der det ikke er samsvar mellom avløser ført i søknad s. 1 og kontoutdrag. Bør likevel ikke godkjenne utgifter for avløsere som ikke er påført i søknaden. Fylkesmannen anbefaler å ikke godkjenne mangelfullt utfylte søknader. Returner heller for at søker skal vite hva som kreves og viktigheten av at søker underskriver på at opplysningene er riktige. SPESIELLE MILJØTILTÅK I JORDBRUKET (SMIL) 22 Kommunen har ikke rutine for å kreve skriftlig anmodning om utbetaling. Det er i flere tilfelle utbetalt tilskudd uten det foreligger skriftlig anmodning om utbetaling/kopi av godkjent sluttregnskap. Jf 7 Innvilget tilskudd utbetales etter skriftlig anmodning om utbetalin fra tilskuddsmottaker og når prosjektet eller tiltaket har fatt godkjent sluttregnskapet. Merknad 6 Kommunen har rutine for å sjekke opp aktuelle miljøverdier som kan bli berørt ved gjennomføring av SMIL-tiltak. Dette gjøres ved at kartdata på Skog og landskap sine nettsider (Kilden) sjekkes ut. I tilfeller der det fremkommer miljøverdier som er viktig for naturmangfoldet blir dette dokumentert i vedtaksbrevet. Kommunen vurderer da miljøprinsippene i naturmangfoldloven 8-12, og vurderingen fremkommer av vedtaket. Vi anbefaler at det brukes en sjekkliste som dokumenterer hvilke Annet miljøverdier som er registrert, eventuelt at det skrives ut kartbilde fra databasen der registrerte miljøverdier fremkommer, og at dokumentene lagres på saken. Forslag til framgangsmåte for skriftlig anmodning om utbetaling: lag et skjema for skriftlig anmodning om delutbetaling/sluttutbetaling som søker fyller ut ved avkrysning og underskrift. List opp krav til vedlegg i skjema (regnskapsbillag, timeliste eget arbeid, evnt bilde av gjennomført tiltak osv) Forslag til dokumentasjon på utsjekking av godkjent sluttregnskap: I søknadsskjema for SMIL er det satt av plass for å dokumentere kommunens gjennomgang av sluttregnskapet. NÆRINGS 23 OG MILJØTILTAK I SKOGBRUKET (MNSK) I Manglende eller delvis manglende opplysninger fra

8 8 skogeier i forbindelse med søknad om tilskudd til Skogkultur. Tilskudd dermed ikke omsøkt, men likevel godkjent. NMSK forskrift 9. Endring av praksis fra 2015 Merknad 7 Merknad 8 SKOGFOND 24 Etter NMSK forskriften 3, 3. ledd kan det settes vilkår i forbindelse med skogkultur. Etter 4 kan det gis tilskudd til utvikling av kvalitetsskog. Det anbefales at det settes vilkår for tilskudd til planting av skog i samsvar med «Standard for plantetall itrøndelag>>, og at vilkår formidles til skogeiere. Etter NMSK forskriftens 12, skal kommunen i nødvendig grad kontrollere at tiltakene er gjennomført i tråd med foruutsetningene. I.h.t. Landbruksdirektoratet skal 10 % av sakene kontrolleres. Kommunen har gjennomført kontrollene, men det anbefales å opprette et system for å dokumentere resultater av kontrollen. En eier er ført med 0 % i skogfondstrekk Frist for å Iukke Skogfondforskriften 6 Endring av praksis fra Skogfond til Vegvedlikehold konto S ,måleår2013.Kraveter mellom4-40 /o. som overstiger 4 kr/lm skal forhåndsgodkjennesav kommunen. Det vises ogsåtil avvik ved forrige kontroll. Kontrollen avdekket flere tilfeller der skogfond til Vegvedlikehold er over 4 kr. Flere av disse har meknad på bilag om at forhåndstilsagn er gitt, men vi finner også flere bilag uten at dette er anført. fra Merknad 9 Kommunen kan ikke fremlegge skriftlig forhåndstilsagn disse sakene. Kommunen bør innføre og gjennomføre skriftlige rutiner rundt forhåndstilsagn. Forskrift om skogfond o.a. 11 pkt 3 Endring av praksis fra 2015 i Traktorveg. Kommunen må sjekke og rapportere at denne er bygd i tråd med kravene i landbruksvegforskrift. BÆREKRAFTFORSKRIFTEN I LOV OM SKOG Merknad 10 Kommunen er tilsynsmyndighet etter bærekraftforskriften. Det ble i 2011 avdekket en del hogster av MiS figurer og kommunen ble anbefalt å følge opp dette i.h.t. skogbrukslov og bærekraftforskriften. Fylkesmannen registrerer at det ikke har vært noen formell oppfølging fra kommunen etter bærekraftforskriften og oppfordrer

9 9 kommunenom å ta tak i dette. Bruk av utbetalt søkere, frem til 5. Etter hjemlet Annet utenlandske treslag. Før og etter 1/ er det tilskudd til bruk av utenlandske treslag hos flere men i et lite omfang hos den enkelte. Kravet var 1/7-12 godkjenning etter bærekraftforskriften 1/7-12 etter Forskrift om utenlandske treslag i Naturmangfoldloven. Oppfølgingen av dette har vært varierende i kommunen, men man har i det senere endret rutiner og følger nå gjeldende praksis. Har ligget litt etter m.h.t. kontroll av foryngelse jf. Bærekraftforskriften. Viktig at kontrollen følges opp, An net m.h.t. framtidige kontrollobjekt, slik at de årsaker skogeier anfører blir kontrollert 3 på et senere tidspunkt. Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom vårt tildelingsbrev fra Landbruksdirektoratet bedt om å vektlegge kontroll forå sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunenehvert år og at det ikke bør gå mer enn 7 år mellom hver forvaltningskontroll. Målet med kontrollen erå ivareta at midlene over jordbruksavtalen til det formålet de var tiltenkt. I tillegg skal kontrollen ivareta rettsikkerheten til søker. brukes 4 Gjennomføring av kontrollen Kontrollen ble, i tillegg til samtaler pr telefon, varslet pr e-post og Kontrollen startet med et oppstartsmøte hvor hjemmel, informasjon om kommunen, agenda for dagen og andre praktiske forhold ble gjennomgått. Fylkesmannen hadde i forkant av kontrollen per e-post gitt beskjed om hvilke dokumenter vi måtte ha tilgang til på kontrolldagen. Disse var delvis gjort klar av kommunen. Deltakerne fra Fylkesmannen gikk gjennom dokumentasjonen og hadde intervju med aktuelle saksbehandlere. På slutten av dagen ble det gjennomført sluttmøte hvor avvik og merknader ble gjennomgått og en foreløpig rapport ble levert kommunen. Dokumentene tilknyttet Tilskudd til avløsning ved sykdom ble tatt med tilbake til kontoret og gjennomgått i ettertid. Resultatet av gjennomgangen ble sendt saksbehandler og søknadene returnert pr post til Rissa kommune samme dag. 5 Generelt om kommunen Forvaltningen av tilskuddsordningene innen jord- og skogbruk er i Rissa kommune delegert til Rissa Utvikling KF. Rissa utvikling er et kommunalt foretak som ifølge kommunen hjemmeside har følgende formål: a) å ivareta kommunens næringspolitiske tiltaksarbeid. b) å forvalte kommunens eierandeler i selskaper av forretningsmessig karakter.

10 10 c) å ha som viktig oppgave å ha en god dialog med næringslivet, næringslivets organisasjoner og etablere en utviklingsarena som partene er fornøyd med. Forrigeforvaltningskontroll på landbruksområdeti Rissakommune ble gjennomført i 2010, det ble den gang avdekket 11 avvik og 4 merknader. Rissa kommune er den 4. største landbrukskommunen i fylket i forhold til antall søkere om produksjonstilskudd. I forhold til skog er kommunen en middels stor skogbrukskommune i Sør-Trøndelag. I 2013 forvaltet Rissa kommune kr ,- gjennom de ordningene som kontrollen omfattet. 6 Avsluttende kommentarer Saksbehandlerne i kommunen har god lokalkunnskap og god oversikt over jord- og skogbrukerne i kommunen. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gav på sluttmøtet uttrykk for at vi er bekymret for tilskuddsforvaltningen i Rissa kommune på jord- og skogbruksområdet. Ved forrige forvaltningskontroll ble det avdekket forholdsvis mange avvik. Vi synes ikke kontrollen viser noen utvikling i positiv retning. Ibrev datert fra Rissa kommune har kommunen gitt en tilbakemelding på foreløpig rapport. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gitt tilsvar til dette i brev datert I deres brev blir det signalisert at dere allerede har tatt tak i flere av de merknader og avvik som ble avdekket under kontrollen og at dere også fremover vil ha fokus på dette. Fylkesmannen synes det er positivt at kommunen gir signal om at de utfordringene kontrollen har avdekket vil bli tatt tak i og ser fram til å se resultatene av dette.