Egenvurdering av tilskuddsforvaltning i forbindelse med Fylkesmannen i Sør-Trøndelag sin forvaltningskontroll i Åfjord kommune

Transkript

1 I '5/2544 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Egenvurderingsskjema - tilskuddsforvaltning på jord- og skogområdet Skjemaet skal returneres i utfylt stand innen til fmstgostmottak@fylkesmannen.no Arkivnummer: 2016/1508 Utfylling av egenvurderingsskjemaet Ansvarlig for utfylling av egenvurderingsskjemaet Navn: Hilde Haugdahl Humstad Stilling: Leder avdeling landbruk og tekniske tjenester E-post: hilde.haugdahl.humstad@afjord.kommune.no Telefon: /46 Andre som har deltatt ved Navn: Elin Skorstad, Per Ove Hårstad, Simon Larsen, Evelyn Larsen utfyllingen Annen informasjon som har hatt Navn: betydning for utfylling av skjemaet. NB! Ja[nei Noen steder i egenvurderingen vil dere møte spørsmål som skal vurderes og besvares med ja/nei. Både med besvarelsen ja og nei skal kommunen i tillegg fylle inn i de to neste kolonnene. Rutiner På flere spørsmål går ordet rutiner igjen. Vi ønsker å understreke at dette kan være både skriftlige dokumenter eller praksis/arbeidsform.

2 ) Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Spørsmål felles for alle ordningene på jord og skog Spørsmål som skal vurderes og besvares (alle spørsmål skal besvares) Sikrer kommunen at lover, forskrifter og retningslinjer følges i saksbehandlingen innen jord- og skogbruk? Er det ansatte i kommunen som søker tilskudd? Er det ansatte innen jord- og skogbruksforvaltningen i kommunen som har utfordringer når det gjelder habilitet? Gjør kommunen saksbehandlerne kjent med forvaltningslovens bestemmelser? Har kommunen rutiner for å kontrollere opplysningene i søknad om tilskudd? Sendes det forhåndsvarsel om vedtak til søkerne? Hva er kommunens rutiner og holdning rundt avkorting av tilskudd? Krever kommunen tilskudd tilbakebetalt ved feilutbetaling? Hva er i tilfelle rutinene? Avslår dere søknader? Informerer kommunen aktuelle søkere om muligheten for å søke om dispensasjon? ja/nei NEI J i/ Begrunnelse for svar (ja/nei) i forrige kolonne (hvilke, hvorfor, hvordan, når osv.) Til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Benyttes for å få korrekt saksbehandling. Avdelingsleder, Ku rs saksbehandlere. i/ Eks: produksjonstilskudd: areal -> gårdskart. Stedlig kontroll: sjekkliste og innarbeidet fremgangsmåte. Dyretall: født, mistet, solgt, tilkommet, kalvet siste 15 mnd (IB/UB) Etter stedlig kontroll og avvik. Er avkorting nødvendig blir dette gjennomført konsekvent. v Lite aktuelt. Følger gjeldende regelverk for gjennomføring. x/ Smil - forlengelse arbeidsfrist RMP S?c0PpU<: pol Sg\rU;O10v\ 0k,\9&. ~j o\* xv\ (:.

3 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Har kommunen rutiner for innstempling og journalføring av søknader? Har kommunen rutiner hvis opplysninger i tilskuddssøknaden endres? Har kommunen rutiner rundt forberedelse av saker som skal oversendes Fylkesmannen? (dispensasjoner, klager, tilskuddssaker) Vurderer kommunen om søknaden er fullstendig utfylt og nødvendig dokumentasjon er vedlagt før den oversendes Fylkesmannen? Har dere rutiner rundt ajourhold av AR5? (omklassifisering og annen arealendring). Hvordan fanger dere opp endringer på grunn av bebyggelse, vei mm? Hvor ofte utføres ajourhold av AR5? Endres AR5 ut i fra bruken av arealene? NEI Produserer kommunen jordregister og sender endringene elektronisk inn til landbruksregisteret?»/ J V V V V Prod.tilskudd: dato, signatur, stempel på hver mottatt søknad Ephorte: Nytt saksnummer pr søknadsomgang = 2 pr. år + søkerliste og alle behandlinger. Alle søknader i perm. Wespa. Endringer legges inn i Wespa. Kopi av søknad med endringer sendes søker. Arkiveres på Ephorte på saksnummer til søknadsomgang. SMIL - rutine: exel regneark/hjelpeskjema. Henvendelse fra grunneier. Omdisponering/fradelingsaker der jordbruksareal blir berørt, settes kart i egen perm. Smwsgw on gps. ~\x'v\3 \v\v\ i \«ecxxj _ 1-2 ganger pr.år Det er tilstanden til arealet som bestemmer evt. endring i AR5 Siste gang juni 2016 \v\a/\i>u/wit W\OU&.

4 w Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) og Skogfond Spørsmål som skal vurderes og besvares ja/nei Begrunnelse for svar (ja/nei) i forrige kolonne (hvilke, (alle spørsmål skal besvares) hvorfor, hvordan, når osv.) Har kommunen overordna retningslinjer for Samordning, utarbeiding av felles strategi/prioritering igjennom prioritering av søknader? Lensa Fosen Hvor ofte revideres de overordna Revideres/behandles årlig retningslinjene? Fastsetter kommunen vilkår for Felles strategi tilskuddsordningen, f.eks. innen skogkultur? Hvordan gjøres skogeier kjent med vilkårene? Tar kontakt, skogkvelder, facebook, hjemmesider- felles strategi Har kommunen rutiner for håndtering av Ja jmf. Felles strategi søknader om «andre tiltak>>? Har kommunen rutiner for å gjøre søker kjent Står på tilsendte kvittering for behandlet refusjonskrav med klageadgang? Gjør kommunen søker kjent med at Står på tilsendte kvittering for behandlet refusjonskrav kommune, FM eller Riksrevisjonen kan kreve nødvendige opplysninger og kontrollere bruken av tilskuddsmidlene? Kontrollerer kommunen søknader om tilskudd Ved behandling til skogkultur? Hvor stor andel av søknadene kontrolleres? Usikker på hva som er gjort tidligere Hvordan dokumenteres dette? Hvordan følger kommunen opp avvik ved resultatkontroll? Usikker på hva som er gjort tidligere

5 WW l V Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Kontrolleres framtidig investeríngsbehov på eiendommen ved søknader om frigivelse av skogfond? Kontrolleres det at innbetalt skogfond er innenfor de fastsatte grensene for innbetaling (4-40 /o)? Kontrolleres beløpsgrense for utbetalt skogfond til vegdlikehold? Har dere rutiner for vedlikehold av skogfondskonto? (referanseeier, bankkonto, MVA-Elikt osv.) Ved godkjenning av forsendelser i virkesdata Utbetales ved fremlagt regnskap/ regninger Ved behandling av søknad Skogbrukslov og forskrift om bærekraftig skogbruk Spørsmål som skal vurderes og besvares ja/nei Elle sjgrsmél skal besvares) Kontrolleres opplysningene fra skogeier ved foryrgelseskontroll? Følges manglende foryngelse som oppdages ved foryngelseskontroll opp? Hvordan? Gjennomføres tilsyn etter 15 i bærekraftforskriften i forhold til kapittel 2 Miljøomsyn? Hvordan? Etterspør kommunen dokumentasjon fra skogeier på miljøhensyn som ligger til grunn for planlagte og gjennomførte tiltak? Begrunnelse for svar (ja/nei) i forrige kolonne (hvilke, hvorforghvordan, når osvg Usikker på hva som er gjort tidligere Usikker på hva som er gjort tidligere Usikker på hva som er gjort tidligere Usikker på hva som er gjort tidligere

6 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Produksjonstilskudd Spørsmål som skal vurderes og besvares (alle spørsmål skal besvares) Har kommunen rutiner for mottak av nye søkere? Sjekkes det om nye søkere oppfyller grunnvilkårene? Vurderes kravet om vanlig jordbruksproduksjon 2? Har kommunen rutiner for å vurdere driftsfellesskap 7? Har dere vurdert konkrete saker i forhold til driftsfellesskap? Har dere rutiner forå følge opp 15 måneders kalvingsintervall for ku? Gjør kommunen i forbindelse med søknadsbehandlingen noen vurderinger av hva som er beiting og hva som er lufting? (beitetilskuddet) Har dere rutiner forå vurdere om det skal gis tilskudd dersom det foretas inngrep som forringer kulturlandskapet? Hvordan får kommunen kjennskap til inngrep i kulturlandskapet? ja/nei `/ i/ v»/ J / Begrunnelse for svar (ja/nei) i forrige kolonne (hvilke, hvorfor, hvordan, når osv.) Bistår med info om registering av org.nr for å få kunde inn i Iandbruksregisteret. Info gis om vilkår for tilskudd. Vanlig jordbruksproduksjon - hva er det? Vurdering skjer og begrunner ihht feilliste. Orienterer kunder om regelverk. Sjekkliste - ved tvil foretas kontroll på individnivå. Vi vurdereri hvert enkelt tilfelle. \N\NS;dv\5/, ms HK m g/llakll mo likes = ivwrffvuvwu/\4>:z{:r Har en sjekkliste J I forbindelse med kontroll eller innmelding til kommunen fra publikum.

7 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag </1% Jobber kommunen aktivt for å sikre vegetasjonssoner mot vassdrag med årssikker vannføring? Har kommunen rutiner for å kontrollere søknadsdata mot godkjente økologisk areal og husdyr hos Debio? Har kommunen rutiner for å håndtere tilskuddssøknader i forbindelse med dyrevelferdssaker? Får kommunen kopi av Mattilsynets vedtak i dyrevelferdssaker? Følges vedtakene opp? Har kommunen rutiner for behandling av søknader mottatt etter søknadsfristen? Og en måned etter søknadsfristen? Hvordan håndteres saker som kommer inn som klage etter utbetaling av produksjonstilskudd som går på manglende utfylling av dyretall/areal i søknad eller ikke levert søknad? Følges inputkontrollene mellom behandling og utbetaling av søknader opp? Hvordan? Har kommunen rutiner ved risikobasert utplukk, gjennomføring og oppfølging av 5 % kontrollen på produksjonstilskudd? (Herunder oppfølging av avvik mellom søknadsdata og kontrolldata(pt 4100)) J Informerer om viktigheten med vegetasjonssoner. Kontroll på tall opp mot Kontakt med Mattilsynet og FM. Stopp av søknader. P.t men ikke for kontrollårene. Kommer innen fristen. Etter frist risikerer trekk 1000,- pr dg. Fremvises dokumentasjon (eks. forsalg) så utbetales tilskudd. Feillistene følges opp. Endringene gjøres i Wespa, begrunnelse skrives.

8 I Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Tilskudd til avløsning ved sykdom mv. Spørsmål som skal vurderes og besvares ja/nei Begrunnelse for svar (ja/nei) i forrige kolonne (hvilke, (alle spørsmål skal besvares) hvorfor, hvordan, når osv.) Har dere rutiner for å sjekke at søker Søknader behandles ikke før det er sjekket at alle vilkår og krav er oppfyller generelle vilkår 3? oppfylt. Sjekkes det at kravet til næringsinntekt er Det kreves dokumentasjon i form av utskrift av likning for gjeldende oppfylt? Hvordan? år. Sjekkes/innhentes opplysninger fra NAV? Innhentes i form av eget skjema. Sjekkes/innhentes dokumentasjon på Dokumentasjon for utbetalt lønn og betalt skatt/arbeidsgiveravgift avløserutgifter? innhentes. Har i hovedsak avløsere ansatt i avløserlag. Sjekkes/innhentes dokumentasjon på Sykmelding eller legeerklæring o.l. må ligge ved søknaden. årsak/grunnlag for søknaden? (legeerklæring, sykemelding osv.) Har kommunen rutine for å sjekke at søker ikke har mottatt tilskudd for mer enn 365 dager siste 3 år? Gjennomgår min «protokoll» som inneholder oversikt over alle søknader behandlet de siste år.