FYLKESMANNEN I TRØNDELAG

Transkript

1 FYLKESMANNEN I TRØNDELAG Rapport etter forvaltningskontroll - dokumentkontroll Kontrollert kommune: Hemne kommune Dato rapport : Kontroll avholdt dato: April november 2018 Kontrolleder: Odd Lutnæs Sakshaug Gjennomført av: Anne Grete Rostad Ivar Stokkan Eva Dybwad Alstad Kontaktperson i kommunen: Sigmund Nakken (jordbrukssjef) Kontrollerte ordninger: SMIL og Drenering 1 Sammendrag Denne rapporten er skrevet med bakgrunn i Fylkesmannen sin foreløpige rapport datert 18. juni 2018 og Hemne kommune sin tilbakemelding datert 3. juli Forvaltningskontrollen er gjennomført med utgangspunkt i et utvalg av saker på «Spesielle miljøtiltak i jordbruket» (SMIL) og «Tiskudd til drenering» i perioden Rapportene beskriver de funn (avvik og merknader) som er avdekket. I Hemne kommune er det konstatert 11 avvik og 2 merknader. 2 Generelt om kommunen Administrasjonen i Hemne kommune er organisert etter en tonivå-modell. Rådmann med stab, samt tretten enheter. Landbruk er organisert under enhet Teknisk, landbruk, miljø. I tillegg til enhetsleder Teknisk, Landbruk, Miljø er det en jordbrukssjef og en skogbrukssjef i Hemne kommune i. I årene har kommunen fattet vedtak i SMIL-saker og dreneringssaker med et samlet beløp på kroner : Tilskuddsordning Antall enkeltvedtak Beløp kr Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) innvilga saker Tilskudd til drenering Kilde: Fagsystemet Saturn, Landbruksdirektoratet 3 Hjemmel for kontrollen Hjemmel for forvaltningskontroll er Reglement for økonomistyring i staten 15: «Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14». i Kilde: Hemne kommune sine nettsider: E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

2 2 14 inneholder bestemmelser for internkontroll. Kontrolloppgavene er delegert til Fylkesmannen i Virksomhets- og økonomiinstruksen nr Fylkesmannen skal kontrollere om kommunen har etablert systemer og rutiner som sikrer at ordningen forvaltes i samsvar med gjeldende landbrukspolitikk, og i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. 4 Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom Statens virksomhets- og økonomiinstruks og vårt Tildelingsbrev bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at vi skal ha 100 % oppfølging av avvik. Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de er tiltenkt. Kontrollen skal også ivareta rettsikkerheten til søker. 5 Gjennomføring av kontrollen Varsel om kontroll ble gitt i brev av 10. april 2018, der det ble varslet at det ville bli gjennomført en forvaltningskontroll av ordningene «Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket» (SMIL) og «Tilskudd til drenering». Kontrollen er gjennomført som en dokumentkontroll. Hemne kommune oversendte innen frist 14 SMIL-saker og 4 dreneringssaker, og det er disse som danner grunnlaget for denne dokumentkontrollen. Foreløpig rapport ble oversendt kommunen 18. juni 2018, og kommunen oversendte sine tilbakemeldinger i brev datert 3. juli Kontrollområder Denne dokumentkontrollen har fokus på kommunens håndtering av krav til dokumentasjon og forståelse av regelverk. Det innebærer at kontrollen ikke går inn på alle sider ved de omsøkte tiltak. Følgende tema ble tatt opp uten at det ble registret funn: I alle gjennomgåtte SMIL-saker er det gjort fratrekk for moms. Dette er i samsvar med kravet i rundskrivet pkt Dersom tilskuddsmottaker ikke har fradragsrett for inngående merverdiavgift, kan merverdiavgift inngå i kostnadsoverslaget. I alle kontrollerte dreneringssaker fra Hemne er det redegjort for at tiltakene er innenfor regelverket, og det foreligger kostnadsoverslag. Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen:

3 3 Avvik er mangel på oppfyllelse av krav til forvaltningen av ordningen som er fastsatt i eller i henhold til reglement for økonomistyring i staten, styrende dokumenter, regelverket og/eller retningslinjer for ordningen Merknad er forhold som ikke strider med krav, men der fylkesmannen finner grunn til å peke på behov for forbedringer. I tabellen er det vist til sak 1, 2 osv. Dette er identifikasjon av saker som er gjennomgått. Nummerering er opplyst slik at kommunen kan finne tilbake til de konkrete sakene. Funn; avvik og merknader som er avdekket under kontrollen Ordning: Spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Der annet ikke er nevnt er det forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (FOR ), det her er henvist til. Avvik 1 Kommunen har behandlet ufullstendige søknader I sakene nr er ufullstendige søknader behandlet. Sak 2-6 ble innvilget før Det var da krav til vedlagt miljøplan trinn 2. Denne mangler for sakene 2-4 og 6. Etter 2015 ble det krav om plan som beskriver tiltaket skal vedlegges søknaden. Denne mangler for sakene Sakene 2, 4, 5, 7, 8, 9 og 12 er mangelfulle i forhold til dokumentasjon på bygningens alder, historie og verdi som tilsier at de er et SMILtiltak. Det er ingen beskrivelse av materialvalg etc. for samtlige bygningssaker med unntak av sak 2, 3 og 5. For sakene på gammel kulturmark sak 6, 10, 13 og 14 framgår det ikke at det er gammel kulturmark som skal ivaretas. Kun at det er gamle beiter som skal ryddes. Rundskriv Pkt. 8.1 Administrasjon Kommunen har ansvar for at saken er så godt opplyst som mulig når vedtak fattes jf. forvaltningsloven 17 første ledd. Umiddelbart. Avviket kan lukkes ved endring av praksis framover.

4 4 Kommentar Avvik 2 Kommunen må endre praksis slik at sakene ikke behandles før de er tilstrekkelig opplyst og alle påkrevde opplysninger er framlagt av søker. Kommunen har innvilget SMIL-tilskudd til tiltak hvor det ikke er dokumentert at tiltaket er innenfor ordningen I samtlige gjennomgåtte saker, har ikke kommunen begrunnet vedtaket/gjort en vurdering av om selve tiltaket er innafor ordningen. I fire saker er det gitt SMIL-tilskudd uten at det foreligger dokumentasjon på at kommunen har vurdert om tiltakene er innenfor formålet med ordningen. Dette gjelder sakene nr. 1, 2, 4, 6,7. Forvaltningsloven 24 (Når enkeltvedtak skal grunngis) 25 (Begrunnelsens innhold) 1.Formål Formålet med tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket er å fremme natur- og kulturminneverdiene i jordbrukets kulturlandskap og redusere forurensningen fra jordbruket, utover det som kan forventes gjennom vanlig jordbruksdrift. Umiddelbart. Avviket kan lukkes ved endring av praksis framover. I kommunens tilbakemelding på foreløpig rapport, vises det til at sakene er vurdert til å være innenfor ordningen. Det er ikke dokumentert. Avvik 3 Kommunen har ikke vurdert søknaden opp mot naturmangfoldsloven Kommunen har ikke sjekket noen av sakene som omfatter tiltak på gammel kulturmark ut mot naturmangfoldsloven. Dette gjelder sakene: 6, 10,11, 13, 14. De øvrige sakene er ikke relevant å utrede etter bestemmelsene i naturmangfoldsloven. Rundskriv pkt. 3.6 Kommunen skal vurdere de miljørettslige prinsippene i naturmangfoldloven 8-12 ved behandling av SMIL-søknader. Vurderingen av prinsippene skal komme til uttrykk i vedtaksbrevet. Umiddelbart. Avviket kan lukkes ved endring av praksis framover. SMIL-saker som berører naturmangfoldsloven, skal skriftlig redegjøres i vedtaksbrevet. Avvik 4 Kommunen har ikke satt tilskuddsprosent i vedtaket I sak 5 og 6 mangler tilskuddsprosent i vedtaket Rundskriv Rundskriv pkt. 5.3 Om innvilgning av tilskudd Til alle tiltak kan det gis engangstilskudd med inntil 70 prosent av

5 5 godkjent kostnadsoverslag. For særskilte tiltak for å ivareta biologisk mangfold, kan det gis tilskudd med inntil 100 prosent av godkjent kostnadsoverslag. Kommunen kan sette lavere tilskuddsprosent for de ulike tiltakene. Avvik 5 Manglende %-vis tilskuddsfordeling er en uheldig mangel i vedtaksbrevet. Når vedtaksbrev sendes med kun innvilget kronebeløp, blir det vanskeligere for kommunen å redusere innvilget beløp, dersom prosjektkostnaden blir lavere. Selv om man kan regne seg til at det er en viss prosent av tilskuddssummen, er det ikke fattet vedtak om at en prosentvis andel av prosjektkostnaden, kun et kronebeløp. Kommunen har innvilget delutbetaling uten at nødvendig dokumentasjon foreligger Av de gjennomgåtte sakene er det foretatt delutbetalinger i seks tilfeller. I samtlige seks saker det ikke lagt fram tilstrekkelig dokumentasjon på framdrift og/eller skriftlig henvendelse om at delutbetaling omsøkes. Dette gjelder sakene 4, 5, 6,12,13,14. Forskriftens 7. Utbetaling ( ) Det kan likevel foretas utbetalinger på bakgrunn av godkjent dokumentasjon etter hvert som deler av prosjektet eller tiltaket utføres. Minst 25% av tilskuddet holdes tilbake inntil arbeidet er fullført og sluttregnskapet er godkjent. Det skal dokumenteres framdrift i prosjektet ved delutbetaling. Avvik 6 Kommunen har foretatt sluttutbetaling, uten at det foreligger nødvendig dokumentasjon I samtlige syv ferdigstilte prosjektene som er gjennomgått i denne kontrollen, mangler rapportering, eller annen form for dokumentasjon ved sluttutbetaling. I seks av syv saker mangler skriftlig anmodning om utbetaling. Dette gjelder sakene 1, 2, 3, 5, 7, 9. Kommunen har selv satt som vilkår at timelister skal sendes inn ved rapportering, men vi kan ikke finne noen tilstrekkelig timeliste til noen av de sluttførte sakene. I sak nr. 10 er det levert kvittering på innkjøp av material, men ingen av de syv sakene har levert fullstendig bilagsliste som kan danne grunnlag for utbetaling av tilskudd. 7. Utbetaling Innvilget tilskudd utbetales etter skriftlig anmodning fra tilskuddsmottaker og når prosjektet eller tiltaket har fått godkjent

6 6 sluttregnskapet. For at kommunen skal kunne godkjenne sluttregnskapet må alle bilag legges ved saken før godkjenning og utbetaling. I saker hvor regnskapsfører har signert og godkjent sluttregnskapet til prosjektet trengs ikke bilag. Avvik 7 Kommunen har ikke dokumentert kontroll av at tiltaket er gjennomført før sluttutbetaling I samtlige syv sluttførte prosjekt framgår det ikke at kommunen har kontrollert at tiltaket er gjennomført før sluttutbetaling. Bestemmelser om økonomistyring i staten, pkt Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Rundskriv 9.2 Kontroll Kommunen må vurdere hvilken kontroll av søkers opplysninger som er nødvendig. Det er ikke noe absolutt krav at kommunen skal ut på befaring, men i enkelte saker kan det være nødvendig. Ved utbetaling av tilskudd/utfylling av saldokort må det opplyses hvilke dokumenter som ligger til grunn for sluttutbetalingen. Dette kan være bilder eller annen dokumentasjon som er lagt til grunn for sluttutbetalingen. Kravet er at gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Ved stedlig kontroll anbefaler Fylkesmannen at dato for kontroll, hva som ble kontrollert og resultat av kontrollen dokumenteres, samt underskrives av kontrollør og foretak. Merknad 1 Kommunen har ikke lagt kostnadsoverslag til grunn for saksbehandlingen Gjelder sak nr. 10 og 14, hvor det brukes standard dekar og metersatser framfor reelt kostnadsoverslag i kulturlandskapssaker Fylkesmannen viser til forskriftens 5 om at Tilskudd innvilges på grunnlag av godkjente kostnadsoverslag for gjennomføring av tiltaket. Merknad 2 Kommunens vedtaksbrev innehar ikke vilkår til utførelsen av tiltaket I rundskriv 17-13: 3.5 Vilkår og gjennomføringsfrist, femte avsnitt står det at det kan settes vilkår for innvilgning av tilskudd til det enkelte prosjekt og tiltak. Vi anbefaler at kommunen skriver disse vilkårene i vedtaksbrevet, og at disse er kontrollerbare.

7 7 Ordning: Tilskudd til drenering Der annet ikke er nevnt er det forskrift om tilskudd til drenering av jordbruksjord (FOR ), det her er henvist til. Avvik 8 Kommunen har behandlet sak uten at det er skilt mellom ulike tiltak i dreneringsordningen I sak 23 er det beregnet tilskudd til både systematisk og usystematisk drenering på samme areal. 4 Beregning av tilskudd Tilskuddet avgrenses til berørt areal. Tilskudd til en type tiltak for hvert areal oppgitt. Rundskriv Tilskuddsarealet er det arealet som direkte påvirkes av tiltaket og som blir drenert. avvik Avvik 9 Kommunen må vurdere om den systematiske og den usystematiske dreneringa drenerer samme areal. I så fall kan det gis bare ett tilskudd. Det er mangler ved kommunens vedtaksbrev innhold og utforming I sak 24 mangler det henvisning til paragraf i forskriften for postene 5, 8, 9, 10 og 11 i vedtaksbrevet (jf. nummering i rubrikken under) Regelverk for økonomistyring i staten pkt , med presiseringer i rundskriv Vedtaksbrevet til søkeren med eventuelle vedlegg, skal inneholde: 1) formål og hva slags tiltak tilskuddet forutsettes benyttet til 2) tilskuddsbeløp 3) utbetalingsordning 4) frist for gjennomføring av tiltaket og eventuelle andre vilkår som settes for bruken av midlene 5) henvisning til kulturminnelovens bestemmelser om stans av arbeidet ved funn av kulturminner 6) krav til rapportering og dokumentasjon på gjennomføring av tiltak jf. 5, 3. ledd. Tilskudd blir ikke utbetalt før arbeidet er dokumentert gjennomført, kart er en del av denne dokumentasjonen. 7) krav til søkeren om å sende et detaljert kart, som viser faktisk plassering av grøfter og andre dreneringstiltak, til kommunen, etter at arbeidet er avsluttet. 8) frist for søkeren å anmode om utbetaling er én måned etter fastsatt frist for gjennomføring. 9) kontrolltiltak som kan bli iverksatt, med henvisning til 8 i forskriften 10) mulige reaksjonsformer dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskuddet, med henvisning til 9-11 i

8 8 forskriften 11) opplysning om klageadgang, med henvisning til 12 i forskriften avvik Det er formelle feil ved vedtaksbrevene som det forventes at blir rettet opp. Avvik 10 Kommunen har foretatt utbetaling av tilskudd, uten at tilstrekkelig dokumentasjon foreligger I sak 21, 22 og 24 mangler de fleste eller vesentlige vedlegg som dokumenterer at tiltak er ferdigstilt og kan utbetales tilskudd for. Rundskriv Søker må dokumentere at tiltaket er gjennomført, før kommunen kan avvik anvise at tilskuddet skal utbetales fra fylkesmannen. Kommunens skal ikke betale ut tilskudd før foretaket har lagt fram dokumentasjon på tiltaket er gjennomført og at kommunen har gjennomført nødvendig kontroll av framlagt dokumentasjon og eventuell stedlig kontroll. Avvik 11 Kommunen har ikke dokumentert opplysninger som ligger til grunn for utbetaling av tilskudd I sak 21 og 22 mangler kvittering for sluttbefaring/kontroll. Krav til slik kontroll må vurderes ut fra tilgang på annen dokumentasjon som viser at tiltak er gjennomført i samsvar med innvilget søknad. Bestemmelser om økonomistyring i staten, pkt Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. avvik Rundskriv Kommunen må vurdere hvilken kontroll av søkers opplysninger som er nødvendig. Sluttkontroll eller kontroll underveis vurderes av kommunen etter omfang og kompleksitet. Kommunen bør varsle om at lukkede grøfteanlegg bør dokumenteres med bilder på framdrift eller annen dokumentasjon på hva som er utført. Kravet er at gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Fylkesmannen anbefaler at dato for kontroll, hva som ble kontrollert og resultat av kontrollen dokumenteres, samt underskrives av kontrollør og foretak.

9 7 Avsluttende er Fylkesmannen vurderer det slik at flere av avvikene i denne rapporten kunne ha vært unngått om søknadene hadde hatt en fullstendig plan vedlagt ved søknadsbehandlingen. 9