Rapport om forvaltningskontroll innen landbruk. Kontroll av Vega kommune. Kontrollert ordning: Produksjonstilskudd

Transkript

1 Kontroll av Vega kommune Rapport om forvaltningskontroll innen landbruk Kontrollert ordning: Produksjonstilskudd STATENS HUS Moloveien 10, 8002 Bodø Telefon: Telefon: Telefaks: Telefaks:

2 Rapport om forvaltningskontroll innen landbruk Kontrollert kommune : Vega kommune Dato rapport : Kontroll avholdt dato : Gjennomført av : Jostein Øvervatn og Regie Sjø Kontrollert ordning : Produksjonstilskudd i jordbruket Sammendrag Fylkesmannen i Nordland gjennomførte forvaltningskontroll av tilskuddsordninger innen landbruket i Vega kommune den 5. november Tema for kontrollen var kommunens forvaltning av tilskuddsordningen produksjonstilskudd i jordbruket, med fokus på kommunens stedlige kontroll ute hos foretak og tilhørende miljøplan. Dokumenter fra søknadsomgangene august 2013 og januar 2014 ble kontrollert og det ble avdekket 5 avvik og 3 merknad under kontrollen. Avvik er brudd på formelle krav fastsatt i lover, forskrifter, rundskriv eller jordbruksavtalen. Merknad er forhold som vi mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av kontrollerte ordninger. Grunnlag for kontrollen Grunnlag for kontrollen er reglement for økonomistyring i Staten 14 og 15, forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 11 og forskrift om miljøplan 5, samt rundskriv fra tidligere Statens landbruksforvaltning (SLF) som fra 1. juli 2014 har byttet navn til Landbruksdirektoratet (Ldir). For søknadsomgang 20. august 2013 og 20. januar 2014: Rundskriv 28/2013 fra SLF - kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 13/1-2 fra SLF - saksbehandlingsrutiner. Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at tilskudd i landbruket blir forvaltet i samsvar med forutsetningene. Forvaltningskontroll av kommuner er et virkemiddel i dette arbeidet. Gjennomføring av kontrollen Forvaltningskontrollen ble gjennomført ved dokumentgjennomgang av søknader fra 17 av i alt 73 foretak. Kommunens delegeringsreglement og miljøplaner fra tre foretak som kommunen valgte til stedlig kontroll for søknadsomgangen 20. august 2013 ble gjennomgått før kontrollen ute hos kommunen. Side 2 av 7

3 Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Kontrolldagen bestod av: - Åpningsmøte for å snakke om kontrollens hensikt og omfang - Intervju med saksbehandler av produksjonstilskudd - Gjennomgang av saksdokumenter for ordningen Produksjonstilskudd - Søknader fra 17 av 73 foretak ble undersøkt for begge søknadsomgangene - Sluttmøte for å oppsummere kontrollen og presentere funn Tabellen under viser en oversikt over personer som deltok under kontrollen og hvilke deler av kontrollen de deltok på. Navn Funksjon Fra kommunen Ove Horpestad Jordbrukssjef X X X Brit Skjevling Rådmann X X Fra fylkesmannen Jostein Øvervatn Fagansvarlig kontrollør X X X Regie Sjø Kontrolleder X X X Generelt om kommunen For søknadsomgangene august 2013 var det 73 jordbruksforetak som søkte om produksjonstilskudd og for januar 2014 var det 60 foretak som søkte om produksjonstilskudd. I 2013 ble det utbetalt i overkant av 30 millioner kroner i produksjonstilskudd, avløsertilskudd og pristilskudd til gårdbrukere i kommunen. Side 3 av 7

4 Kontrollområder 5.1 GENERELL KOMMENTAR Saksbehandling Tilgjengelige dokumenter ble lagt frem eller var lagret i kommunens elektroniske arkivsystem. Kommunen har ikke skriftlige rutinebeskrivelser for behandling av søknader om produksjonstilskudd. Arkivering og journalføring Kommunen journalfører alle søknader for hver søknadsomgang på ett saksnummer. Elektroniske søknader blir journalført etter at de er ferdig behandlet. For papirsøknader blir det skrevet mottaksdato og arkivert når de er mottatt og før saksbehandling. E-post blir levert arkivet for journalføring, i følge jordbrukssjef. Vi kunne ikke finne noen arkiverte e-poster i de kontrollerte sakene. Produksjonstilskudd For søknadsomgangene august 2013 og januar 2014 er 17 av 73 søknader vurdert av Fylkesmannen. Dette med utgangspunkt i kommunens utvalg til stedlig kontroll og fra feil- og varselmeldinger i Wespa (saksbehandlersystem fra Telefonsamtaler som gjelder endringer i søknad, blir notert på søknadsskjemaet tidspunkt for når samtalen har funnet sted og hvorfor søknaden er rettet. Stedlig kontroll En risikobasert vurdering blir foretatt for hvilke foretak som velges ut til stedlig kontroll hvert år, men denne er ikke skriftlig. Utvelgelsen til kontroll blir vurdert for hvem som skal kontrolleres for hver søknadsomgang. Stedlig kontroll avtales muntlig på telefon der kommunen informerer om kontrollens hensikt og omfang. Miljøplan Ved kommunens stedlige kontroll blir alle dokumenter som tilhører en miljøplan kontrollert. Etter kommunens stedlige kontroll for søknadsomgang august 2013 er tre miljøplaner sendt Fylkesmannen for kontroll. Se også avvik 4. Tips om misligheter eller økonomisk kriminalitet Det er ikke fremlagt skriftlige rutiner. Side 4 av 7

5 Kommunen har blant annet mottatt tips om misligheter angående spredning av husdyrgjødsel og dyrevelferd. Tips fra privatpersoner følges opp av landbrukssjef ved å kontakte foretaket tipset gjelder og reise ut og sjekke. Det sendes brev om nødvendig og det har blitt foretatt trekk i produksjonstilskuddet. 5.2 REGISTRERTE AVVIK Avvik 1 Se også generell kommentar om produksjonstilskudd ovenfor. Avvik 2 Ved kommunens behandling av søknader er det manglende sporbarhet for endringer, rettinger og/eller tilføyelser i søknader. Gjelder både i kommunens saksbehandlersystem og i Wespa. Rundskriv 13/1-2 punkt fra Statens landbruksforvaltning (nå Endringer i søknad mangler dokumentasjon. Det finnes merknader i søknader ved endringer fra saksbehandler i kommunens elektroniske arkiv, men forklaring for endringer i søknad blir ikke ført i kommentarfeltet i Wespa. Org , og Kommunen har foretatt rettinger eller tilføyelser i søknad uten kommentarer som forklarer hvorfor endringene er gjort og uten at foretaket er kontaktet. Org. nr og Kommunen har ført opp tall i søknadskolonnen til søkeren. Vi kan ikke finne dokumentasjon fra foretak i de tilfeller at kommunen har gjort endringer for foretaket i søknad. Org. nr Søker har ikke ført opp areal fordelt på vekstgrupper i søknad. Kommunen har ført dette inn i kolonnen for kommunen. Ingen kommentar i Wespa. Org. nr Søknadene er ikke arkivert i kommunens arkiv etter saksbehandling, men saksbehandling vises i Wespa. Org. nr Kommunen har ført opp store endringer i dyretall i søkers favør, uten at det er dokumentert eller kommentert i Wespa eller i kommunens arkiv. Org. nr feltet i Wespa skal alltid brukes til å forklare hvorfor rettinger er gjort. Ved lagring vil saksbehandlers brukernavn og tidspunkt for rettingen bli lagret som en del av historikken til søknaden. Ingen merknader i Wespa etter stedlig kontroll. Org. nr Rundskriv 13/1-2 punkt 5.5 fra Statens landbruksforvaltning (nå Opplysningene fra den stedlige kontrollen skal registreres i Wespa. Side 5 av 7

6 Avvik 3 Ved stedlig kontroll ble det oppdaget at foretak hadde ført opp for mye innmarksbeite. Det mangler vurdering av avkorting. Org. nr Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 13. Rundskriv 13/1-2 punkt 5.5 fra Statens landbruksforvaltning (nå Avvik 4 Kommunen skal vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet, i tilfeller der det er avvik mellom opplysningene søkeren har gitt i søknaden og resultatet av stedlig kontroll. Kommunen har godkjent en mangelfull miljøplan etter stedlig kontroll ute hos foretak. Forskrift om miljøplan 3. Rundskriv 13/1-2 punkt fra Statens landbruksforvaltning (nå Et foretak hadde svart ja, i søknad om produksjonstilskudd, på at denne hadde en fullstendig miljøplan ved søknadsomgang august Under kommunens stedlige kontroll hadde foretaket lagt frem gjødselplan for 2011, altså var ikke miljøplanen fullstendig. Kommunen hadde godkjent denne som gjeldende for Org. nr Ved stedlig kontroll skal kommunen kontrollere at foretaket har miljøplan, at det er gitt rett opplysninger om dette i søknad om produksjonstilskudd og om miljøplanen er komplett. Som følge av feilopplysninger fra søker, skal kommunen også vurdere om det er grunnlag for trekk og avkorting i tilskuddet. Avvik 5 I flere tilfeller der foretak har søkt om mer areal enn det som foretakene disponerer, har kommunen rettet dette etter faktiske opplysninger, men uten å vurdere avkorting. Org. nr Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 13. Rundskriv 13/1-2 punkt 7.1 fra Statens landbruksforvaltning (nå Kommunen skal vurdere om det er grunnlag for avkorting i tilskuddet som følge av feilopplysninger. Side 6 av 7

7 5.3 REGISTRERTE MERKNADER Merknad 1 Delegeringsreglementet fra kommunestyret til rådmannen er ikke oppdatert etter gjeldende lover. Gjelder konsesjonslov og skogbrukslov. Videredelegering fra rådmann til jordbrukssjef mangler. Kommuneloven 6. Merknad 2 Merknad 3 Reglementet er sist oppdatert i 2012 og henviser til lover der nye lover har overtatt. Kommunen opplyser at de planlegger å utarbeide videredelegering. Utplukk til stedlig kontroll av færre foretak enn det som er fastsatt av Landbruksdirektoratet. Rundskriv 13/1-2 punkt 5 fra Statens landbruksforvaltning (nå Det skal velges ut minst 5 prosent av foretakene som har søkt om produksjonstilskudd, til stedlig kontroll. For søknadsomgang august 2013 hadde kommunen vært ute på kontroll hos 3 foretak. Det skulle vært minst 3,25 foretak, dvs. 4 foretak skulle vært kontrollert. For januar 2014 var det valgt ut tre foretak og det var tilstrekkelig da 5 prosent er 2.9 foretak. Ved stedlig kontroll mangler kontrollskjemaet underskrift av kommunen. I to tilfeller mangler også datering for når tid kontrollen er gjennomført. Dette gjelder kontrollene for januar Org. nr , og Rundskriv 13/1-2 punkt 5.4 fra Statens landbruksforvaltning (nå Kommunen skal signere på kontrollskjemaet. Underskrift av kommunen bekrefter at opplysningene er korrekte. Dato bekrefter når tid kontrollen er gjennomført. Side 7 av 7