RAPPORT ETTTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSKONTROLL DEN I GRATANGEN KOMMUNE

Transkript

1 Saksbehandler Telefon Vår dato Vår ref. Arkivkode Linn Marstrander / Deres dato Deres ref. Gratangen kommune Nergårdveien GRATANGEN RAPPORT ETTTER GJENNOMFØRT FORVALTNINGSKONTROLL DEN I GRATANGEN KOMMUNE Fylkesmannen i Troms viser til vår forvaltningskontroll i Gratangen kommune den Forvaltningskontrollen ble gjennomført i henhold til varsel av Vi oversender herved vedlagte rapport om de avvik og merknader som ble registrert. Gratangen kommune må innen redegjøre for de tiltak som er iverksatt for å rette opp registrerte avvik. Med hilsen Berit Nergård Nyre landbruksdirektør Linn Marstrander rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og har ikke håndskrevne signaturer. Fylkeshuset, Strandvegen 13 Telefon: Avdeling fmtrpostmottak@fylkesmannen.no Postboks 6105, 9291 Tromsø Telefaks: Landbruksavdelingen

2 Side 2 av 9 KONTROLLRAPPORT Kontrollert kommune: Gratangen kommune Kontroll avholdt dato: Dato for rapport: Kontroll gjennomført av: Kontrollerte ordninger: Linn Marstrander Kontrolleder Hanne Britt Haugan Anne Sofie Jakobsen Produksjonstilskudd og spesielle miljøtiltak i jordbruket Sammendrag: Gratangen kommune har en tilfredsstillende landbruksforvaltning. Forvaltningskontrollen viser at saksbehandlingen er forsvarlig. Rapporten peker først og fremst på forbedringspunkter, og den gode jobben som Gratangen kommune gjør er ikke gjort rede for i rapporten. Etter Fylkesmannens forvaltningskontroll må Gratangen kommune vurdere avkorting i produksjonstilskudd der søker har gitt feilopplysninger i søknaden. Gratangen kommune må få med all relevant beskrivelse i sine tilskuddsbrev vedrørende spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL). Påpekte feil i omtalte tilskuddsbrev må rettes opp. For øvrig må Gratangen kommune bli flinkere til å benytte merknadsfeltet i saksbehandlersystemet WESPA, samt påse at søknadsskjemaet i SMIL-saker er utfylt før oversending til Fylkesmannen i Troms. Der det oppdages avvik i areal i gårdskartene sammenholdt med opplysninger i søknad om produksjonstilskudd, og dette skyldes usikre eiendomsgrenser, bør Gratangen kommune notere dette i merknadsfeltet i søknaden. Grunnlag for kontrollen: Reglement av 12. desember 2003 nr for økonomistyring i staten stiller krav om kontroll. Reglementets 15 første ledd fastslår at «Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14.»

3 Side 3 av 9 Kommunene er gitt forvaltningsoppgaver vedrørende betydelige økonomiske virkemidler innen landbruksforvaltningen. Kompetansen og kapasiteten er avgjørende for en god forvaltning. Hvordan kommunen utfører sine oppgaver har stor betydning for forutsetningen om korrekt saksbehandling og at riktig beløp utbetales til rett mottaker. Kommunenes oppgaver knyttet til forvaltningen av tilskuddene fremgår av forskrift og rundskriv for de ulike ordningene. Dette må anses som instrukser som kommunene er ansvarlige for å følge. Det er kommunenes etterfølgelse av disse instruksene som er gjenstand for fylkesmannens forvaltningskontroll. Fylkesmannen er på kontroll for å se hvordan kommunen jobber og hvordan kommunene utfører forvaltningsoppgavene som er delegert. Ved kontrollen ønsker vi å bidra til å forbedre systemet og kvaliteten på forvaltningen. Vi håper å bidra til å identifisere forbedringspunkter hos kommunen og avdekke eventuelle svake punkter før de får konsekvenser. Fylkesmannen vil også kunne rapportere videre til Landbruksdirektoratet dersom vi finner at regelverket er vanskelig å håndtere. Kontrollen skal også medvirke til å sikre legitimiteten for landbrukspolitikken og tillitten til forvaltningen. Gjennomføring av kontrollen Marit Gåre ved Fylkesmannen i Troms korresponderte per e-post med Gratangen kommune i forkant av kontrollen, og det ble avtalt at det skulle avholdes forvaltningskontroll den Gratangen kommune ble varslet om kontrollen i brev av I brevet ble det redegjort for tidspunkt for forvaltningskontrollen, samt klargjort bakgrunnen for kontrollen, kontrollens omfang og kommunens forberedelse. Det ble gjennomført forvaltningskontroll den i Gratangen kommune. Kontrollen ble gjennomført av Linn Marstrander, som var kontrolleder, Hanne Britt Haugan og Anne Sofie Jakobsen fra Fylkesmannens landbruksavdeling. Fra Gratangen kommune deltok Torbjørn Johnsen, fagkonsulent Jordbruk. Administrasjonssjef Elin Wilsgård deltok under åpnings- og sluttmøtet. Kontrollen ble innledet med et åpningsmøte. Kontrollen rettet seg spesielt mot forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket, samt forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket. Vi gjennomgikk Gratangen kommunes saksdokumenter som har dannet grunnlag for innvilgende vedtak og utbetalinger i saker om produksjonstilskudd og i saker om spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) for årene 2010 til Kommunen var på forhånd gjort kjent med hvilke ordninger, søknadsomganger og delvis hvilke enkeltsaker som skulle gjennomgås. Etter at samtalene var gjennomført hadde Fylkesmannen i Troms to interne møter, hvert møte på om lag en halv time. Det ble deretter gjennomført sluttmøte, hvor foreløpig funnliste ble presentert. Avslutningsvis ble funnlisten undertegnet av administrasjonssjef Elin Wilsgård, fagkonsulent Jordbruk Torbjørn Johnsen og kontrolleder Linn Marstrander. Gratangen kommune og Fylkesmannen i Troms beholdt hvert sitt eksemplar. Generelt om kommunen For de kontrollerte ordninger er kommunen organisert ved fagkonsulent Jordbruk, Torbjørn Johnsen. Det ble opplyst om at Johnsen har om lag 30 til 40 prosent stilling på landbruk. Kommunen har også en person som jobber om lag 50 prosent med oppgaver tilknyttet skogbruk. Landbruk ligger under teknisk avdeling, med Rune Hjallar som enhetsleder.

4 Side 4 av 9 Det ble sist foretatt forvaltningskontroll i Gratangen kommune den I kontrollrapport av , hadde Fylkesmannen i Troms fire merknader til kommunen. Fylkesmannen i Troms påpekte at dokumentasjon i forbindelse med fôrsalg skal være godkjent regnskapsbilag eller annen godkjent dokumentasjon, det bør sendes skriftlig meldingsbrev om stikkprøvekontrollen med påminnelse om hvilke dokumenter kommunen ønsker å få seg forelagt, merknadsfeltet i kontrollskjemaet bør benyttes for å gi opplysninger om hva som er kontrollert (dette bør også overføres til WESPA), samt at dokumentasjon må inneholde liste over husdyrtall, miljøplan, gjødselplan, sjekkliste og skiftekart med skiftenummer. Søkere i Gratangen kommune fikk for øvrig i 2014 utbetalt kroner i produksjonstilskudd, samt kroner i avløsertilskudd og kroner i pristilskudd. Det var 16 søkere dette året. I 2015 er det utbetalt kroner i produksjonstilskudd på totalt 14 søkere, samt kroner i avløsertilskudd. Kontrollområder Rapporten er utarbeidet etter forvaltningskontroll i Gratangen kommune på tilskudd i landbruket. Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble avdekket i de kontrollerte ordninger. Avvik er brudd på gjeldende regelverk, det være seg krav fastsatt i lov, forskrift og/eller rundskriv. Merknader er forhold som ikke er i strid med regelverket, men som fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre en god forvaltning av de kontrollerte ordningene. Fylkesmannen fikk fremlagt og gjennomgått det som ble etterspurt slik at kontrollen ble gjennomført som planlagt. AVVIK 1 Etter en gjennomgang av flere konkrete saker om produksjonstilskudd for søknadsomgangen august 2014, avdekket Fylkesmannen i Troms at kommunen har gjort endringer i søkers opplysninger uten at det er avkortet eller vurdert avkorting. Gjeldende forskrift av 19. desember 2014 om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 12. Landbruksdirektoratets rundskriv , punkt 12, samt Landbruksdirektoratets rundskriv , punkt Tidligere forskrift av 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 13 og Landbruksdirektoratets rundskriv punkt 13.

5 Side 5 av 9 I flere av sakene som ble gjennomgått foreligger det feilopplysninger i søknaden som har dannet grunnlag for en urettmessig utbetaling. Gratangen kommune har verken avkortet eller gjort en begrunnet vurdering om at det ikke er aktuelt å avkorte produksjonstilskuddet etter tidligere forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 13. Selv om bestemmelsen er utformet som en «kan»-bestemmelse, er det klare utgangspunktet at det skal avkortes der det er gitt feilopplysninger som ville gitt en urettmessig merutbetaling av tilskudd. Forvaltningen plikter i alle tilfeller å vurdere avkorting. Fylkesmannen forventer at Gratangen kommune for fremtiden endrer sine rutiner, slik at kommunen gjør en begrunnet vurdering av om det er aktuelt å avkorte tilskuddet henhold til 12 i saker der søker har gitt feilopplysninger i søknaden. Fylkesmannen i Troms minner samtidig om at søker må forhåndsvarsles ved avkorting i tilskuddet. Kommunen skal redegjøre for sine vurderinger i brev til søker, både dersom dere fatter vedtak om avkorting og dersom dere kommer frem til at tilskuddet ikke skal avkortes. Det skal sendes kopi av brevet til Fylkesmannen i Troms. AVVIK 2 Fylkesmannen i Troms avdekket under kontrollen at kommunen ikke har skrevet kommentarer i WESPA for saker med varselkoder i liste PT1001 A, B og C. For søknadsomgangen august 2014 gjaldt Landbruksdirektoratets rundskriv punkt Fra og med søknadsomgangen august 2015 gjelder Landbruksdirektoratets rundskriv punkt Kommentarfeltet i WESPA skal alltid benyttes for alle undersøkelser og avklaringer som kommunen gjør i forbindelse med varselkoder som fremkommer i PT-1001-A, B og C. Under kontrollen gjennomgikk Fylkesmannen i Troms varsellistene for søknadsomgangen august Kommunen hadde ikke benyttet merknadsfeltet i WESPA for å informere om hva som var gjort i forbindelse med varselkodene som fremkom i PT-1001-A, B og C. Opplysninger i merknadsfeltet i WESPA bør gi så god informasjon at det er mulig for andre enn den som har behandlet saken, å forstå kommunens vurdering i den enkelte sak. Vi ber Gratangen kommune for fremtiden benytte merknadsfeltet i saksbehandlersystemet WESPA ved varselkoder i liste PT1001 A, B og C.

6 Side 6 av 9 AVVIK 3 Ved Fylkesmannens gjennomgang av to utplukkede saker om spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL), ble det avdekket at kommunens vedtaksbrev har både feil og mangler. Forskrift av 4. februar 2004 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 7. For SMIL-sakene som ble gjennomgått gjaldt Statens landbruksforvaltnings rundskriv 7/2005 Forvaltning av forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket. Under overskriften «Til 3 Vilkår», er det beskrevet hva tilskuddsbrevet til søkeren skal inneholde. Rundskrivet henviser til Reglement av 12. desember 2003 nr for økonomistyring i staten. Bestemmelser av 12. desember 2003 nr om økonomistyring i staten punkt omhandler blant annet kravene til tilskuddsbrevets beskrivelse. Tilsagn om tilskuddsbeløp skal bekreftes med et vedtaksbrev. Det stilles visse krav til innholdet i tilskuddsbrevet. Tilskuddsbrevet skal blant annet klargjøre rettigheter og plikter til tilskuddsmottaker og forvaltning i forhold til tilskuddet. Gratangen kommunes tilskuddsbrev i de gjennomgåtte saker om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL), sak 12/ (12/604-5) og sak 10/ (10/32-5), inneholder to feil. Det er opplyst om feil klageinstans. I tillegg er det i vedtaket fastslått at 10 prosent av vedtaket skal holdes igjen til arbeidet er ferdig. I henhold til SMIL-forskriften 7 skal imidlertid minst 25 prosent av tilskuddet holdes tilbake inntil arbeidet er fullført og sluttregnskapet er godkjent. Kommunens tilskuddsbrev inneholder også mangler, herunder beskrivelse av mulige reaksjonsformer dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskuddet og opplysninger om kontrolltiltak som kan bli iverksatt, med henvisning til 9 i forskriften. Kommunen må endre sin mal og sine rutiner slik at vedtaksbrevets innhold tilfredsstiller kravene. AVVIK 4 Kontrollen avdekket at det er feilutbetalt tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, i sak 10/ (10/32-5). Forskrift av 4. februar 2004 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 5. Statens landbruksforvaltnings rundskriv 7/2005 avsnitt «Til 5 Tilskudd til kulturlandskapstiltak og forurensningstiltak».

7 Side 7 av 9 Gratangen kommune har i begrunnelsen i sitt tilskuddsbrev ikke vist til de regler vedtaket bygger på. Det er innvilget 100 prosent av godkjent kostnadsoverslag. Fylkesmannen i Troms mener at tiltaket faller inn under 5 og ivaretar kulturminneverdien i kulturlandskapet. I rundskrivet kommer det frem at «boplasser, hustufter og ruiner, gammetufter, gårdshauger» er kulturlandskapstiltak. I følge 5 tredje ledd kan det for slike tiltak ytes engangstilskudd med inntil 70 prosent av godkjent kostnadsoverslag. Fylkesmannen i Troms vurderer det slik at unntaket med tilskudd på inntil 100 prosent av godkjent kostnadsoverslag, ikke er aktuelt for dette tiltaket. Det er således innvilget tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket med 100 prosent, til tross for at regelverket kun åpner for engangstilskudd med inntil 70 prosent av godkjent kostnadsoverslag. Det er imidlertid på det rene at Gratangen kommune har hatt dialog med Fylkesmannen i Troms i denne saken. Det oppstått misforståelser i vår dialog med kommunen. Dessuten har tilskuddet vært betalt over to år, på grunn av at det ikke var tilstrekkelige midler i Dette har også bidratt til at feilutbetalingen ikke har blitt fanget opp. Ettersom innvilgelsen av tilskuddet er såpass langt tilbake i tid, og forvaltningen kan lastes for feilen, finner Fylkesmannen i Troms at det rimelig å ikke ta opp saken til behandling. For framtiden må Gratangen kommune i sine tilskuddsbrev vise til de regler vedtaket bygger på. AVVIK 5 Fylkesmannen i Troms avdekket under kontrollen at det var mangelfulle opplysninger i merknadsfeltet i saksbehandlersystemet WESPA, der det var gjort endringer i søknad om produksjonstilskudd eller der det var gjort endringer etter stikkprøvekontroll. Kommunen hadde heller ikke opprettet særskilt notat i kompliserte saker. For søknadsomgangen august 2014 gjaldt Landbruksdirektoratets rundskriv punkt Fra og med søknadsomgangen august 2015 gjelder Landbruksdirektoratets rundskriv punkt Kommunen skal alltid bruke kommentarfeltet i WESPA til å forklare hvorfor rettinger er gjort. Under kontrollen gjennomgikk Fylkesmannen i Troms flere søknader om produksjonstilskudd for søknadsomgangen august Der det var gjort endringer var merknadsfeltet i WESPA

8 Side 8 av 9 benyttet. Det var gitt informasjon om hva som var gjort av endringer, men årsaken til kommunens endringer var ikke konkretisert og ga ikke tilstrekkelig informasjon. I krevende saker og ved krevende kontroller bør kommunen, i tillegg til å bruke merknadsfeltet i WESPA, lage et eget og mer utfyllende notat på saken. Det kan med fordel skrives inn i WESPA at det er laget et tilleggsnotat som er arkivert på saken. Opplysninger i merknadsfeltet i WESPA bør gi så god informasjon at det er mulig for andre enn den som har behandlet saken, å kunne forstå hva som ble gjennomgått av dokumenter ved den stedlige kontrollen. Sporbarhet i form av saksbehandlers notater og annen dokumentasjon er viktig i saker om produksjonstilskudd, da dette danner grunnlaget for vedtaket. Ikke minst er dette viktig dersom vedtaket blir påklaget. Vi ber Gratangen kommune for fremtiden benytte merknadsfeltet i saksbehandlersystemet WESPA i større grad. MERKNAD 1 Avvik i areal i gårdskartene sammenholdt med opplysninger i søknad om produksjonstilskudd, må begrunnes i søknaden når dette skyldes usikre eiendomsgrenser. Statens landbruksforvaltnings rundskriv 27/12 Gårdskartprosessen og videre ajourhold av arealdata i kart og Landbruksregisteret etter gårdskartprosessen. I ovenfor nevnte rundskriv kapittel 5 er det fastslått at gårdskartet tjener som dokumentasjon over arealressursene for en landbrukseiendom. Manglende samsvar mellom opplysninger gitt i søknad om produksjonstilskudd i jordbruket og gårdskartet for den aktuelle landbrukseiendommen, kan indikere at det er avgitt feilopplysninger. Feilopplysninger i søknad om produksjonstilskudd kan føre til avkorting i produksjonstilskuddet, jf. forskrift av 19. desember 2014 nr om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 12. Dersom avviket mellom arealet i gårdskart og oppgitt areal i søknad om produksjonstilskudd skyldes usikre eiendomsgrenser, er dette tilfredsstillende begrunnelse for avviket. Likevel bør avviket begrunnes i merknadsfeltet i søknaden, slik at det fremgår hvorfor det ikke skal vurderes avkorting i disse tilfellene. Det vises i denne sammenheng til Landbruksdirektoratets rundskriv punkt 5.1.8

9 Side 9 av 9 Gratangen kommune bør i søknaden begrunne avvik mellom areal i gårdskartene og opplysninger i søknad om produksjonstilskudd, når dette skyldes usikre eiendomsgrenser. MERKNAD 2 Det ble under kontrollen avdekket mangelfull utfylling i punkt 6 i søknadsskjema i sak 10/ (10/32-5) om spesielle miljøtiltak i jordbruket. Forskrift av 4. februar 2004 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 6 andre ledd første punktum. Tidligere gjeldende rundskriv 7/2005 fra Statens landbruksforvaltning avsnitt «Nytt søknadsskjema for SMIL», og gjeldende rundskriv punkt 12. Søknadskjema SLF 430. Det følger av forskriftens 6 andre ledd at det skal benyttes søknadsskjema som er utarbeidet av Landbruksdirektoratet. Av hensynet til rapportering skal punkt 8 i søknadsskjemaet, tidligere punkt 6, være utfylt av kommunen. Vi ber Gratangen kommune for fremtiden om å kontrollere at søknadskjemaet er utfylt før oversending til Fylkesmannen. Avsluttende kommentarer Fylkesmannen i Troms takker for godt samarbeid under forvaltningskontrollen Linn Marstrander rådgiver