FYLKESMANNEN I TRØNDELAG

Transkript

1 FYLKESMANNEN I TRØNDELAG Rapport etter forvaltningskontroll - dokumentkontroll Kontrollert kommune: Høylandet kommune Dato rapport : Kontroll avholdt dato: April november 2018 Kontrolleder: Odd Lutnæs Sakshaug Gjennomført av: Anne Grete Rostad Ivar Stokkan Eva Dybwad Alstad Kontaktperson i kommunen i : Lene Elise Mevassvik (jordbrukssjef) Kontrollerte ordninger: SMIL og Drenering 1 Sammendrag Denne rapporten er skrevet med bakgrunn i Fylkesmannen sin foreløpige rapport datert 18. juni 2018 og Høylandet kommune sin tilbakemelding datert den 5. juli Forvaltningskontrollen er gjennomført med utgangspunkt i et utvalg av saker på «Spesielle miljøtiltak i jordbruket» (SMIL) og «Tilskudd til drenering» i perioden Rapporten beskriver de funn (avvik og merknader) som er avdekket. I Høylandet kommune er det konstatert 10 avvik og 2 merknader. 2 Generelt om kommunen Administrasjonen i Høylandet kommune er organisert i tre områder: oppvekst og kultur, helse og omsorg, næring og utvikling, som landbruksforvaltningen er underlagt ii. I tillegg til kommunalsjef næring og utvikling, er det en jordbrukssjef og en skogbrukssjef. I årene har kommunen fattet vedtak i SMIL-saker og dreneringssaker med et samlet beløp på kroner : Tilskuddsordning Antall enkeltvedtak Beløp - kr SMIL Drenering Kilde: Fagsystemet Saturn, Landbruksdirektoratet 3 Hjemmel for kontrollen Hjemmel for forvaltningskontroll er Reglement for økonomistyring i staten 15: «Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14». 14 inneholder bestemmelser for internkontroll. i Under gjennomføringen av innsamling av informasjon til kontrollen våren 2018 var Eystein Fiskum jordbrukssjef. ii Kilde: E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

2 2 Kontrolloppgavene er delegert til Fylkesmannen i Virksomhets- og økonomiinstruksen nr Fylkesmannen skal kontrollere om kommunen har etablert systemer og rutiner som sikrer at ordningen forvaltes i samsvar med gjeldende landbrukspolitikk, og i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. 4 Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom Statens Virksomhets- og økonomiinstruks og vårt Tildelingsbrev bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at vi skal ha 100 % oppfølging av avvik. Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de er tiltenkt. Kontrollen skal også ivareta rettsikkerheten til søker. 5 Gjennomføring av kontrollen Varsel om kontroll ble gitt i brev av 10. april 2018, der det ble varslet at det ville bli gjennomført en forvaltningskontroll av ordningene «Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket» (SMIL) og «Tilskudd til drenering». Kontrollen er gjennomført som en dokumentkontroll. Høylandet kommune oversendte innen frist 13 SMIL-saker og 4 dreneringssaker. Det er disse sakene som danner grunnlaget for denne kontrollen. Foreløpig rapport ble oversendt kommunen 18. juni 2018, og kommunen oversendte sine tilbakemeldinger i brev datert 5. juli Kontrollområder Denne dokumentkontrollen har fokus på kommunens håndtering av krav til dokumentasjon og forståelse av regelverk. Det innebærer at kontrollen ikke går inn på alle sider ved de omsøkte tiltak. Følgende tema ble tatt opp uten at det ble registret funn: I alle gjennomgåtte SMIL-saker er det satt tilskuddsprosent i vedtaket. Dette er i samsvar med rundskrivet pkt. 5.3, hvor et framgår at det kan det gis engangstilskudd med inntil 70 prosent av godkjent kostnadsoverslag til alle SMIL-tiltak. For særskilte tiltak for å ivareta biologisk mangfold, kan det gis tilskudd med inntil 100 prosent av godkjent kostnadsoverslag. Kommunen kan sette lavere tilskuddsprosent for de ulike tiltakene. I alle gjennomgåtte SMIL-saker er det gjort fratrekk for moms. Dette er i samsvar med kravet i rundskrivet pkt Dersom tilskuddsmottaker ikke har fradragsrett for inngående merverdiavgift, kan merverdiavgift inngå i kostnadsoverslaget. I alle kontrollerte dreneringssaker fra Høylandet er det redegjort for at tiltakene er innenfor regelverket, og det foreligger kostnadsoverslag.

3 3 Tabellen under gir en oversikt over avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Avvik er mangel på oppfyllelse av krav til forvaltningen av ordningen som er fastsatt i eller i henhold til reglement for økonomistyring i staten, styrende dokumenter, regelverket og/eller retningslinjer for ordningen Merknad er forhold som ikke strider med krav, men der fylkesmannen finner grunn til å peke på behov for forbedringer. I tabellen er det vist til sak 1, 2 osv. Dette er identifikasjon av saker som er gjennomgått. Nummerering er opplyst slik at kommunen kan finne tilbake til de konkrete sakene. Funn; avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen Ordning: Spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Der annet ikke er nevnt er det forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (FOR ), det her er henvist til. Avvik 1 Kommunen har behandlet ufullstendig søknad I seks saker er ufullstendig søknad behandlet. Det foreligger ingen plan for tiltaket. Dette gjelder sakene 6, 7, 9, 11, 12, 13 Avvik fra Rundskriv Pkt. 8.1 Administrasjon Kommunen har ansvar for at saken er så godt opplyst som mulig når vedtak fattes jf. forvaltningsloven 17 første ledd. Kommunen må endre praksis slik at sakene ikke behandles før de er tilstrekkelig opplyst og alle påkrevde opplysninger er framlagt av søker. Avvik 2 Avvik fra Kommunen har innvilget SMIL-tilskudd til tiltak hvor det ikke er dokumentert at tiltaket er innenfor ordningen I syv saker er det gitt SMIL-tilskudd uten at det foreligger dokumentasjon på at kommunen har vurdert om tiltakene er innenfor formålet med ordningen. Dette gjelder følgende saker: 1, 2, 4, 5, 6, 7, 10, 11,12,13 Forvaltningsloven 24 (Når enkeltvedtak skal grunngis) 25 (Begrunnelsens innhold) 1.Formål Formålet med tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket er å fremme natur- og kulturminneverdiene i jordbrukets kulturlandskap og

4 4 redusere forurensningen fra jordbruket, utover det som kan forventes gjennom vanlig jordbruksdrift. Kommentar Avvik 3 Avvik fra I kommunens tilbakemelding på foreløpig rapport, vises det til at sakene er vurdert til å være innenfor ordningen. Dette er ikke dokumentert. Kommunen mangler pålagte vilkår i vedtaksbrevet I alle gjennomgåtte saker, er det mangler i forhold til vilkår som skal være med i et vedtaksbrev (jf. krav gjengitt nummervis under). For sakene 1-5 mangler punkt 4-7, for sakene 6-13 mangler punkt 7, for sakene 10-12, mangler også punkt 6. Rundskriv Om vedtaksbrevet Vedtaksbrevet til søkeren med eventuelle vedlegg, skal inneholde: 1)formål og hva slags tiltak tilskuddet forutsettes benyttet til 2)tilskuddsbeløp 3)utbetalingsordning 4)frist for gjennomføring av tiltaket og eventuelle andre vilkår som settes for bruken av midlene 5)krav til rapportering 6)kontrolltiltak som kan bli iverksatt, med henvisning til 9 i forskriften 7)mulige reaksjonsformer dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskuddet, med henvisning til 10 i forskriften 8)opplysning om klageadgang, med henvisning til 8 i forskriften Vi ser at kommunen har endret på rutinene fra 2014, og vedtaksbrevene har fått på plass flere av punktene som kreves i et vedtaksbrev, men fremdeles mangler redegjørelse for reaksjonsformer (jfr. pkt. 7), og kontrolltiltak for to av sakene (jfr. pkt. 6) Avvik 4 Kommunen har innvilget delutbetaling uten at nødvendig dokumentasjon foreligger Av de gjennomgåtte sakene er det foretatt delutbetalinger i fem tilfeller. I tre av dem er det ikke lagt fram tilstrekkelig dokumentasjon på framdrift og/eller skriftlig henvendelse om at delutbetaling omsøkes. Dette gjelder sakene 1, 6, 7 Avvik fra Forskriftens 7 ( ). Det kan likevel foretas utbetalinger på bakgrunn av godkjent dokumentasjon etter hvert som deler av prosjektet eller tiltaket utføres. Minst 25% av tilskuddet holdes tilbake inntil arbeidet er fullført og sluttregnskapet er godkjent.

5 5 Det skal dokumenteres framdrift i prosjektet ved delutbetaling. Avvik 5 Avvik fra Kommunen har foretatt sluttutbetaling, uten at det foreligger nødvendig dokumentasjon. I to av de tre ferdigstilte prosjektene som er gjennomgått i denne kontrollen, mangler rapportering og skriftlig anmodning om utbetaling. Dette gjelder sak 2 og 5. For sak 2 er det heller ikke noe regnskap som bekrefter kostnader eller egeninnsats. Forskriftens 7. Utbetaling Innvilget tilskudd utbetales etter skriftlig anmodning fra tilskuddsmottaker og når prosjektet eller tiltaket har fått godkjent sluttregnskapet Ut fra tilbakemeldingen fra kommunen har ikke Fylkesmannen noen ytterligere er til. Avvik 6 Kommunen har ikke fattet vedtaksbrev i tildelingsåret I sakene fra 2017 er ikke vedtaket fattet før 18. januar Melding om vedtak for registrering i Saturn er sendt til Fylkesmannen før vedtakene forelå. Avvik fra Rundskriv pkt. 12 Etter at kommunen har innvilget søknaden, skal kommunen sende melding om vedtak til fylkesmannen sammen med nødvendige opplysninger for registrering av søknaden i fagsystemet Saturn. Vedtaksbrev skal følge innsending av søknad for innlegging i Saturn hos fylkesmannen. Vedtaket er ikke fattet før brevet er skrevet. Tilskuddsrammen er tildelt pr år, og kun vedtak fattet i løpet av tildelingsåret kan belastes rammen. Ubenyttet tilskuddsramme kan ikke overføres til neste år slik Høylandet kommune har gjort. Avvik 7 Kommunen har ikke dokumentert kontroll av at tiltaket er gjennomført før sluttutbetaling I to av tre sluttførte prosjekt framgår det ikke at kommunen har kontrollert at tiltaket er gjennomført. Dette gjelder sak 2 og 5. Avvik fra Bestemmelser om økonomistyring i staten, pkt Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Rundskriv 9.2 Kontroll Kommunen må vurdere hvilken kontroll av søkers opplysninger som er nødvendig.

6 6 avvik Det er ikke noe absolutt krav at kommunen skal ut på befaring, men i enkelte saker kan det være nødvendig. Ved utbetaling av tilskudd/utfylling av saldokort må det opplyses hvilken dokumentasjon som ligger til grunn for sluttutbetalingen. Kravet er at gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Ved stedlig kontroll anbefaler Fylkesmannen at dato for kontroll, hva som ble kontrollert og resultat av kontrollen dokumenteres, samt underskrives av kontrollør og foretak. Merknad 1 Kommunen har ikke lagt kostnadsoverslag til grunn for saksbehandlingen Gjelder sakene: 1, 2, 5, 6, 7, 12, 13, hvor det brukes standard dekar og metersatser framfor reelt kostnadsoverslag i kulturlandskapssaker. Fylkesmannen viser til forskriftens 5 om at tilskudd innvilges på grunnlag av godkjente kostnadsoverslag for gjennomføring av tiltaket. Merknad 2 Kommunen har ikke vurdert søknaden tilstrekkelig opp mot naturmangfoldsloven I fire av åtte saker der søknaden skulle vært vurdert opp mot naturmangfoldsloven, er ikke det gjort. Dette gjelder sakene 1, 2, 4, 5. For sakene 6, 7, 12, 13 er vurderingen av naturmangfoldsloven gjort i en kortfattet oppsummering. Rundskriv SMIL pkt. 3.6 Kommunen skal vurdere de miljørettslige prinsippene i naturmangfoldloven 8-12 ved behandling av SMILsøknader. Vurderingen av prinsippene skal komme til uttrykk i vedtaksbrevet. Vi ser at kommunen har endret praksis etter 2014, derfor er funnet angitt som en merknad og ikke et avvik. Likevel er ikke kravet til vurderingen av prinsippene tilstrekkelig synliggjort i vedtaksbrevet etter Kommunen må i vedtaksbrevene svare opp de ulike vurderingene i hver enkelt paragraf ( 8-12). Ordning: Tilskudd til drenering Der annet ikke er nevnt er det forskrift om tilskudd til drenering av jordbruksjord (FOR ), det her er henvist til. Avvik 8 Kommunen har behandlet ufullstendig søknad Sak 22,23 og 24 mangler plan for tiltaket. Sak 21, 22, 23 og 24 mangler miljøvurdering. Avvik fra Forskriftens 5. Søknad og utbetaling Søknadsskjema fastsatt av Landbruksdirektoratet skal benyttes, vedlagt plan for dreneringen med kart, beskrivelse av tiltaket og den miljømessige virkningen av dette. Vedleggskrav:

7 7 Avvik 9 Avvik fra 1. Plan- beskrivelse av behov, metode og kostnad 2. Kartskisse i 1:1000/ Miljøvurdering der kulturminner, naturmangfold, avrenning og naboforhold inngår Tre saker mangler grøfteplan og fire saker mangler tilstrekkelig miljøvurdering i tillegg. Disse dokumenter er påkrevet før behandling kan skje. Selv om plan delvis framgår av kartskisse skal egen grøfteplan foreligge. Dette går klart fram av forskrift og rundskriv. Det er ikke krav til profesjonell planlegger, men et minstekrav i en plan bør være at rørdimensjon, filtermasse etc. er oppgitt. Kommunen har foretatt utbetaling av tilskudd, uten at tilstrekkelig dokumentasjon foreligger Sak 24 mangler skriftlig anmodning om utbetaling av tilskudd. Alle saker mangler aktuell dokumentasjon på ferdigstilt tiltak. Forskriftens 5, 3. ledd Rundskriv 2013/5 Søker må dokumentere at tiltaket er gjennomført, før kommunen kan anvise at tilskuddet skal utbetales fra fylkesmannen. Kommunens skal ikke betale ut tilskudd før foretaket har lagt fram dokumentasjon på at tiltaket er gjennomført og at kommunen har gjennomført nødvendig kontroll av framlagt dokumentasjon og eventuell stedlig kontroll. Avvik 10 Kommunen har ikke dokumentert opplysninger som ligger til grunn for utbetaling av tilskudd Sak 21 mangler sluttrapport. Den er henvist til, men den ligger ikke på saken. Sak 22 mangler dokumentasjon på kontroll selv om tilskudd er redusert og tilpasset omfang av utført tiltak. Sak 24 mangler dokumentasjon på kontroll Avvik fra Bestemmelser om økonomistyring i staten, pkt Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Rundskriv 2013/5 Kommunen må vurdere hvilken kontroll av søkers opplysninger som er nødvendig. Umiddelbart. Avviket kan lukkes med endring av praksis framover. Saksbehandler må angi hvilken dokumentasjon eller eventuell befaring som ligger til grunn for godkjent utbetaling. Kravet er at gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en

8 8 tilfredsstillende måte. Dersom det gjennomføres stedlig kontroll anbefaler Fylkesmannen at dato for kontroll, hva som ble kontrollert og resultat av kontrollen dokumenteres, samt underskrives av kontrollør og foretak. 7 Avsluttende er Fylkesmannen vurderer det slik at flere av avvikene i denne rapporten kunne ha vært unngått om søknadene hadde hatt en fullstendig plan vedlagt ved søknadsbehandlingen.