Fylkesmannens forvaltningskontroll av kommunenes tilskuddsforvaltning innenfor landbruksområdet

Transkript

1 Rundskriv 3/12 Kontaktperson: Fylkesmenn Lars Petter Mauseth Vår dato: Vår referanse: /001 Rundskrivet erstatter: Vedlegg: Kopi til: LMD Postadresse: Postboks 8140 Dep. NO-0033 Oslo, Norway Besøksadresse: Stortingsgt. 28 Telefon: Telefaks: E-post: Internett: Org.nr.: NO MVA Bankkonto: Fylkesmannens forvaltningskontroll av kommunenes tilskuddsforvaltning innenfor landbruksområdet Innhold 1 Innledning Begrepsavklaringer Hjemmel for forvaltningskontroll Formål med forvaltningskontroll Forberedelse til forvaltningskontroll Gjennomføring av forvaltningskontroll Avtale om kontroll Gjennomføring av kontrollbesøk hos kommunen Gjennomføring av kontroll uten kontrollbesøk Avslutning av forvaltningskontroll rapportskriving Saksbehandling av rapport - oppfølging Melding til SLF om svakheter i regelverk, fagsystem, rutiner mv.... 7

2 Statens landbruksforvaltning Side: 2 av 7 1 Innledning Formålet med dette rundskrivet er å utforme generelle retningslinjer for fylkesmannen (FM) om planlegging, gjennomføring og rapportering i forbindelse med forvaltningskontroller av kommunenes tilskuddsforvaltning på landbruksområdet. Retningslinjene skal bidra til at kontrollene gjennomføres på en korrekt, effektiv og profesjonell måte. Videre skal de medvirke til at resultatet av kontrollene gir et godt grunnlag for oppfølging og forbedringer av forvaltningen. Rundskrivet må ses i sammenheng med forskrift/rundskriv for ordningen som skal kontrolleres. Økonomireglementet i staten stiller krav om kontroll; 15: Overordnet myndighet skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Kommunene er gitt forvaltningsoppgaver vedrørende betydelige økonomiske virkemidler innen landbruksforvaltningen. Kompetansen og kapasiteten er avgjørende for en god forvaltning. Hvordan kommunen utfører sine oppgaver har stor betydning for forutsetningen om korrekt saksbehandling og at riktig beløp utbetales til rett mottaker. FMs kontroll av kommunene danner grunnlag for å peke på forbedringer og er således et viktig bidrag til å heve kvaliteten på forvaltningen. Denne kontrollen skal også medvirke til å sikre legitimiteten for landbrukspolitikken og tillitten til forvaltningen. Bruk av dette rundskrivet må tilpasses den aktuelle kontrollen. 2 Begrepsavklaringer Forvaltningskontroll er fylkesmannens kontroll av om kommunen følger instruksjonene som er gitt i forskrift og rundskriv om forvaltningen av de ulike ordningene, og om disse inneholder tilstrekkelig instruksjon som sikrer at kommunene kan utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte. Kontrollplan er fylkesmannens årlige plan for kontrollaktiviteten. Planen skal baseres på risikovurderinger og de føringer som gis i SLFs fullmaktsbrev til fylkesmannen. Funn er forbedringspunktene som avdekkes under FMs kontroll hvor kommunen må gjøre endringer. Disse kan kategoriseres slik: - Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift og/eller rundskriv. - Merknad er forhold som ikke er i strid med krav, men der FM finner grunn til å påpeke behov for forbedring.

3 Statens landbruksforvaltning Side: 3 av 7 3 Hjemmel for forvaltningskontroll Forvaltningskontroller gjennomføres med hjemmel i Reglement for økonomistyring i staten, fastsatt 12. desember 2003, 15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere. Av bestemmelsens første ledd fremgår: Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Regelverket for økonomistyring i staten skal sikre en effektiv styring og utnytting av statlige midler og en god mål- og resultatoppnåelse. Kommunen har fått delegert myndighet i statlige landbrukssaker gjennom 3 i lov av 12. mai 1995 nr 23 om jord (jordlova): Kommunen, fylkesmannen og fylkeskommunen skal ha ansvaret for handsaminga av landbrukssaker. Departementet kan gi nærare føresegner om handsaminga av statlege landbrukssaker. Departementet kan gi kommunen og fylkeskommunen myndigheit til å gi fråsegner og ta avgjerd i landbrukssaker. Videre har kommunene fått delegert myndighet i statlige landbrukssaker gjennom 3 i lov av 27. mai 2005 nr 31 om skogbruk (skogbrukslova): Departementet er øvste skogbruksstyresmakt. Departementet kan overføre mynde til andre forvaltningsorgan. Fylkesmannen, fylkeskommunen og kommunen har slikt mynde som følgjer av føresegnene i lova, forskrift fastsett av departementet og andre avgjerder om overføring av mynde. Vedtaksmyndigheten i landbrukssaker som er delegert kommunene følger av forskrift, men det er SLF som er utbetalende og regnskapsførende enhet. Kommunene må derfor medvirke til at FM kan gjennomføre forvaltningskontroller slik at den statlige landbruksforvaltningen kan overholde kravene i økonomireglementets Formål med forvaltningskontroll Kommunenes oppgaver knyttet til forvaltningen av tilskuddene fremgår av forskrift/ rundskriv for de ulike ordningene. Dette må anses som instrukser som kommunene er ansvarlig for å følge. Det er kommunenes etterfølgelse av disse instruksene som er gjenstand for FMs forvaltningskontroll. (Se prop 1 S 2011 side 121.) Den som utarbeider rundskriv og forskrift har ansvaret for at disse er i samsvar med økonomibestemmelsenes krav til forvaltningen av tilskuddsordninger. Økonomireglement og økonomibestemmelsene gjelder kun for statlig virksomhet. Forvaltningsloven gjelder for kommunene og de har et selvstendig ansvar for at forvaltningen skjer i samsvar med denne loven.

4 Statens landbruksforvaltning Side: 4 av 7 Dersom det avdekkes feil som er forårsaket av at rundskriv/forskrift ikke inneholder nødvendig instruks, så må dette rettes opp av ansvarlig organ. Virkningene av manglene må beskrives og formidles til SLF der SLF er ansvarlig organ. Den som gjennomfører kontroll bør ha god kjennskap til økonomireglementet og økonomibestemmelsene i staten. SLF skal bidra til utvikling av beste praksis innenfor FMs forvaltningskontroller av kommunene. 5 Forberedelse til forvaltningskontroll FM skal årlig utarbeide risikobaserte kontrollplaner hvor aktuelle ordninger og kommuner er identifisert. Kontrollene gjennomføres av et kontrollteam som bør bestå av minst to personer, hvor en er kontrollansvarlig. Ved valg av kontrollteam må det sikres at det foreligger kompetanse og habilitet. For å sikre en god og effektiv gjennomføring av kontrollen må denne planlegges godt og ha et omfang som sikrer at målet med kontrollen nåes. Det vil være til god hjelp å lage en arbeidsplan for forberedelse og gjennomføringen av kontrollen. Følgende punkter bør inngå i arbeidsplanen: - Ordning(er)som skal kontrolleres, med henvisning til relevant regelverk. - Arbeidsfordeling for deltakerne i kontrollteamet. - Formål med kontrollen, jf risikovurdering/grunnlag for utvalg i FMs årlige kontrollplan. - Hvordan kontrolloppdraget skal gjennomføres: o Kontrollbesøk ved forvaltningskontroll hos en kommune. o Kontroll uten kontrollbesøk. - Referanse til innhentet og kartlagt informasjon om kommunen, f. eks omfanget av utbetalinger på ordningen i kommunen, rutiner/saker innen valgt ordning. Informasjonen kan være fra registre/fagsystemer, internt og eksternt. - Opplysninger som kommunen bes om å sende til kontrollteamet i forkant av kontrollen, f.eks rutinebeskrivelser osv. - Beskrivelse av hvordan kontrollen skal gjennomføres. Spørsmål og informasjon i innledende møte, forhold som skal belyses gjennom spørsmål, rutinegjennomgang, gjennomgang av dokumentasjon i saker, observasjoner i felt mv., jf pkt Vurdering av om det skal utarbeides en forhåndsrapport til kommunen ved avslutningen av kontrollbesøket. Denne bør i så fall forberedes. - Ressursinnsatsen som er nødvendig for å nå målsetningen med kontrollen.

5 Statens landbruksforvaltning Side: 5 av 7 6 Gjennomføring av forvaltningskontroll 6.1 Avtale om kontroll For å sikre en god dialog og effektiv gjennomføring av kontrollen, må kommunen få tid til å forberede seg. FM bør kontakte kommunen i rimelig tid for å gjøre avtale om gjennomføringen av kontrollen. Det skal alltid sendes en skriftlig orientering til kommunen. Den skriftlige orienteringen/bekreftelsen om kontroll bør inneholde følgende: - Opplysning om at det skal gjennomføres en forvaltningskontroll, når den skal avholdes og hjemmel for kontrollen. - Temaer for kontrollen, herunder ordning(er) FM ønsker å kontrollere. - Hvilke opplysninger som ønskes fremlagt. - Spørsmål som det er hensiktsmessig at kommunen kan forberede svar på i forkant. - Hvem som skal gjennomføre kontrollen og kontaktperson. - Øvrige praktiske opplysninger, som for eksempel tidsplan og sted for kontrollen. 6.2 Gjennomføring av kontrollbesøk hos kommunen Et kontrollbesøk består av følgende faser: I. Innledende møte II. Gjennomføring av planlagte undersøkelser III. Oppsummering av kontrollen ved et avsluttende møte En representant fra ledelsen i kommunen bør være tilstede på innledende og avsluttende møte. Ved innledende møte bør FM redegjøre for kontrollens formål, bakgrunn, kontrollopplegg og informasjonsbehov. I avsluttende møte gir FM en oppsummering av kontrollbesøket, eventuelle oppfølgingspunkter, nødvendige avklaringer og videre fremdrift. Dersom det skal gis en forhåndsrapport, bør denne også være klar til avsluttende møte. 6.3 Gjennomføring av kontroll uten kontrollbesøk Ut fra ressurshensyn kan det i noen tilfeller være aktuelt at kontrollen gjennomføres uten et kontrollbesøk hos kommunen. Kontrollen kan istedenfor gjennomføres ved telefonisk kontakt/videokonferanse og eventuelt ved at aktuell dokumentasjon sendes til FM. Dette kan for eksempel være i tilfeller hvor FM bare ønsker å se på et begrenset tema, f.eks miljøplan trinn 2, dokumentasjon for avløsning ved ferie og fritid ved bruk av avløserring, kart over karensarealer osv. FM bør ved slike kontroller tilstrebe en god dialog underveis og oppsummere kontrollen i et avsluttende telefon-/videomøte. Det må også utarbeides rapport etter kontrollen som følges opp på samme måte som de tilfellene hvor kontrollbesøk har vært gjennomført.

6 Statens landbruksforvaltning Side: 6 av 7 7 Avslutning av forvaltningskontroll rapportskriving Kontrollen avsluttes ved at det skrives en rapport. Hovedformålet med rapporten er at den skal beskrive hvem som er kontrollert, hvordan kontrollen er gjennomført, hva som er kontrollert og hvilke funn som er gjort. Det er viktig at rapporten er faktaorientert og at funnene og vurderingene underbygges og formidles på en objektiv og tydelig måte. For at rapporten skal kunne være et godt virkemiddel i FMs kommunikasjon med kommunen, er det avgjørende at den gir en korrekt beskrivelse av de faktiske forhold. Det er derfor viktig at det er etablert rutiner som sikrer god kvalitet av rapportens innhold. Rapporten skal inneholde: - Navn på kommune som er kontrollert - Når kontrollen er avholdt/dato for kontrollbesøket - Navn og ansvarsområde og/eller tittel for de som har deltatt under kontrollen. - Kort sammendrag av oppfølgingspunktene som ble avdekket under kontrollen - Hvilke(n) ordning(er) som er kontrollert - Kontrollens hjemmelsgrunnlag og formål - Angivelse av kontrollens omfang og hvilken dokumentasjon som ble lagt frem av kommunen for å gjennomføre kontrollen. - Kort beskrivelse av kommunens organisering med hovedvekt på ordning(ene) som er kontrollert. - Beskrivelse av kontrollen for hvert tema som er kontrollert: o Der det ikke er avdekket funn, gis en kort beskrivelse av hva som er kontrollert med en konklusjon. o For hvert funn gis det en beskrivelse av forholdet i følgende rekkefølge Beskrivelse av de faktiske forhold faktadel, om nødvendig bør dokumentasjon som understøtter beskrivelsen legges ved rapporten. Beskrive krav og vilkår, med henvisning til relevant regelverk Vurdering av fakta mot regelverk Konklusjon og eventuelt forslag til korrigerende tiltak. o Avvik bør presenteres før merknadene. - Eventuelle andre forhold som ble tatt opp under kontrollen og som bør omtales. - Rapporten dateres og undertegnes av de som har gjennomført kontrollen. 8 Saksbehandling av rapport - oppfølging Når rapport foreligger, skal FM sende den til kommunen. Rapporten sendes ut med et følgebrev som opplyser om hvilke tilbakemeldinger FM ønsker og frist for tilbakemelding. Normalt bør det gis en frist på 3 uker. Det må forventes at kommunen retter seg etter de anbefalinger som FM gir etter en kontroll. Oppstår det tilfeller hvor dette ikke skjer, anbefales følgende:

7 Statens landbruksforvaltning Side: 7 av 7 a) Tolkningsuenighet Kommunen retter seg ikke etter FMs anbefalinger med begrunnelse i uenighet i tolkning av relevant bestemmelse. FM kan da forelegge saken for SLF for uttalelse om hvordan regelen er å forstå. b) Manglende oppfølging Kommunen gir ikke tilbakemelding eller utviser manglende vilje til å etterkomme anbefalinger som FM gir etter kontrollen. FM kan da vurdere å ha et dialogmøte med kommunen hvor avvikene påpekes. Dersom kommunen etter et dialogmøte ikke korrigerer sin forvaltning av ordningen, skal SLF orienteres. 9 Melding til SLF om svakheter i regelverk, fagsystem, rutiner mv. Svakheter i regelverk, fagsystem, rutiner mv som avdekkes og som FM ikke kan korrigere selv, må bringes videre til SLF. For at SLF skal kunne vurdere tiltak må forholdet opplyses så godt som mulig. En slik melding bør skje skriftlig og minst inneholde følgende: - I overskriften må det angis at det er melding om svakhet og hvilken ordning det gjelder - Beskrivelse av det konkrete tilfellet - Konsekvensen av svakheten - Eventuelle forslag til tiltak som kan redusere risikoen for feil SLF skal gi FM informasjon om hvordan denne meldingen vil bli behandlet. Med hilsen for Statens landbruksforvaltning Lars Petter Mauseth seksjonssjef Tuva Evjen rådgiver