Rapport etter forvaltningskontroll

Transkript

1 Rapport etter forvaltningskontroll Kontroll av Kommunale veterinærtjenester i 2015 Kommunene Nesna, Træna og Lurøy STATENS HUS fmnopost@fylkesmannen.no Moloveien 10, 8002 Bodø Telefon: Telefon: Telefaks: Telefaks:

2 Rapport etter forvaltningskontroll Kontrollert kommune : Nesna kommune Dato rapport : Dokumentkontroll avholdt i tidsrommet : Gjennomført av : Jostein Øvervatn og Regie Sjø Kontrollert(e) ordning(er) : Kommunale veterinærtjenester Saksnummer ephorte : 2015/ Sammendrag Fylkesmannen i Nordland gjennomførte forvaltningskontroll av tilskuddsordninger innen landbruket i Nesna kommune som dokumentkontroll. Tema for kontrollen var kommunens forvaltning av tilskuddsordningen Kommunale veterinærtjenester, herunder vakt-, stimulerings- og administrasjonstilskudd. Kontrollen omfattet forvaltning at tilskudd gitt i årene 2013 og Hovedinntrykket er at Nesna vaktdistrikt har en stabil og god veterinærtjeneste. Det ble avdekket 2 avvik og 1 merknad under kontrollen. Avvik er brudd på formelle krav fastsatt i lover, forskrifter, rundskriv eller jordbruksavtalen. Merknad er forhold som vi mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av kontrollerte ordninger. 2. Grunnlag for kontrollen Grunnlag for kontrollen er: Lov om veterinærer og annet dyrehelsepersonell (dyrehelsepersonelloven). Reglement for økonomistyring i Staten 14 og 15. For 2013: Rundskriv 01/13 fra Statens landbruksforvaltning(nå Landbruksdirektoratet) Tilskudd til kommunale veterinærtjenester For 2014: Rundskriv fra Statens landbruksforvaltning(nå Landbruksdirektoratet) Tilskudd til kommunale veterinærtjenester For 2015: Rundskriv fra Landbruksdirektoratet Tilskudd til kommunale veterinærtjenester Side 2 av 5

3 3. Gjennomføring av kontrollen Forvaltningskontrollens hensikt og omfang ble varslet i brev til Nesna kommune. Kontrollen ble gjennomført ved dokumentgjennomgang og intervju med fagansvarlig, enhetsleder, kasserer og regnskapsfører i Nesna kommune, samt styreleder i det interkommunale samarbeidet for Kommunale veterinærtjenester for Træna, Lurøy og Nesna. Kontrollen bestod av: - Gjennomgang av tilsendte saksdokumenter for ordningen for årene 2013 og Intervjuer. - Forslag til kontrollrapport tilsendt Nesna kommune for verifisering. - Foreløpig kontrollrapport som oppsummerer kontrollen og presenterer funn. - Svar på foreløpig rapport fra Nesna kommune. - Endelig kontrollrapport som oppsummerer kontrollen og presenterer funn. Oversikt over personer som ble kontaktet under kontrollen: Navn Fra kommunen Inger Richardsen Thomas Wirthgen Ragny Rasmussen Bodil Halland Johannes Bentzen Dag Rist Fra fylkesmannen Jostein Øvervatn Regie Sjø Funksjon Landbruk Enhetsleder Kasserer Kasserer Styreleder Lønningskontoret Fagansvarlig kontrollør Kontrolleder 4. Generelt om kommunale veterinærtjenester Kommunale veterinærtjenester består av tre separate tilskudd. Disse er øremerket til formålet med tilskuddet. Tilskuddene er: - Administrasjonstilskudd: Skal dekke kommunens kostnader knyttet til administrasjon av vaktordningen og ble innført da kommunene overtok ansvaret for tilgang til veterinærtjenester i Vakttilskudd: Skal sikre tilfredsstillende tilgang på tjenester fra dyrehelsepersonell ved å bidra til å finansiere en klinisk veterinærvakt utenom ordinær arbeidstid. Det vil si veterinærvakter mellom kl til på hverdager, samt lørdager, søndager og helligdager. - Stimuleringstilskudd: Skal benyttes til stimuleringstiltak for å sikre tilgang på veterinærtjeneste på dagtid. Kommunene står relativt fritt til å bestemme hva midlene skal brukes til. Side 3 av 5

4 I følge dyrehelsepersonelloven 3a har kommunene et lovpålagt ansvar for å organisere en klinisk veterinærvakt utenom ordinær arbeidstid. Nesna kommune er vertskommune for Nesna vaktdistrikt og er et samarbeid mellom Træna, Lurøy og Nesna kommune, og det er opprettet et interkommunalt veterinærsamarbeid med eget styre. I følge samarbeidets vedtekter har styret arbeidsgiveransvar for kommuneveterinærene. I følge avtalene med veterinærene som deltar i vaktordningen er det Inger Richardsen i Nesna kommune som er oppført som kontaktperson for ordningen. Veterinærene selv organiserer vaktordningen seg imellom. For årene 2013 og 2014 som ble kontrollert ble det tilsammen utbetalt kroner ,- i tilskudd til kommunale veterinærtjenester, fordelt på vakt-, administrasjons- og stimuleringstilskudd for dette vaktområdet. 5. Kontrollområder 5.1 GENERELL KOMMENTAR OM FUNN Saksbehandling Etterspurte dokumenter ble sendt til Fylkesmannen for gjennomgang. For det interkommunale veterinærsamarbeidet er det utarbeidet vedtekter og et forslag til administrasjonsordning som beskriver styrets oppgaver, vertskommunens oppgaver, veterinærenes oppgave overfor selskapet, samt godtgjørelser til vertskommunen og til styret i det interkommunale selskapet. 5.2 REGISTRERTE AVVIK Følgende avvik ble registrert under forvaltningskontrollen: Avvik 1 Ikke kommunestyrevedtak om Kommunale veterinærtjenester for kommunene i Nesna vaktdistrikt etter at kommunene overtok ansvaret for tilgangen på veterinærtjenester fra Referanse Dyrehelsepersonelloven 3a. Kommentar Avvik 2 Referanse Kommentar Det er kommunene Nesna, Træna og Lurøy som har ansvar for tilgang til veterinærtjenester i Nesna vaktdistrikt. Vedtekter for interkommunalt samarbeid er sist oppdatert i april Feil bruk av administrasjons- vakt- og stimuleringstilskudd. Rundskriv 01/13, rundskriv fra Statens landbruksforvaltning og rundskriv fra Landbruksdirektoratet. Kommunale veterinærtjenester består av tre separate tilskudd som er øremerket til formålet med tilskuddet. Det er ikke anledning til å overføre mellom de tre tilskuddsordningene. Etter opplysninger fra kommunen er ikke overskudd avsatt i regnskapet fra tidligere år, men fordelt likt mellom de tre kommunene. Underskudd fordeles etter fordelingsnøkkel fastsatt i styrets Side 4 av 5

5 vedtekter. I følge rundskriv 01/13, og skal Fylkesmannen rapportere for hvert vaktdistrikt tildelt beløp og forbrukt beløp for hvert av tilskuddene. Tall fra 2013 i regnskapet tilsendt fra Nesna kommune: Administrasjonstilskudd, tildelt kr ,00 Godtgjørelse, Nesna kommune kr ,00 Møtegodtgjørelse til styret for samarbeidet kr ,00 Sum kr ,00 Vakttilskudd, tildelt kr ,00 Driftsutgifter kr ,00 Sum kr ,00 Stimuleringstilskudd, tildelt kr ,00 Driftsutgifter, dagtid kr ,00 Sum kr ,00 Fylkesmannen må få tilsendt en redegjørelse for disponering av overskudd for årene 2013 og REGISTRERTE MERKNADER Følgende merknader ble registrerte ved forvaltningskontrollen: Merknad 1 Uklare arbeids- og ansvarsforhold mellom styret i interkommunalt samarbeid og vertskommunen Nesna. Referanse - Vedtekter for interkommunalt samarbeid om kommunale veterinærtjenester. - Forslag til administrasjonsordning for interkommunalt samarbeid om kommunale veterinærtjenester. - Avtale mellom veterinær og vertskommune. Kommentar Vedtekter for det interkommunale selskapet, viser at styret har arbeidsgiveransvar og skal være kontaktleddet for kommuneveterinærene. Forslag til administrasjonsordning viser at kontaktperson er styrets leder. Avtalen mellom veterinærer og veterinærdistriktet viser at Inger Richardsen, i plan- og utviklingsetaten i Nesna kommune er oppført som kontaktperson. Side 5 av 5