Rapport etter forvaltningskontroll av tilskuddsordninger i Nordre Land kommune i 2013

Transkript

1 Landbruksavdelingen Rapport etter forvaltningskontroll av tilskuddsordninger i Nordre Land kommune i 2013

2 Sammendrag Fylkesmannen i Oppland gjennomførte den 31. oktober 2013 kontroll av Nordre Land kommunes forvaltning av enkelte tilskuddsordninger i jordbruket. Hovedinntrykket etter kontrollen er at Nordre Land kommune i hovedsak forvalter de kontrollerte tilskuddsordningen på en god måte. Fylkesmannen foreslår likevel at kommunen forbedrer sin praksis på enkelte områder. Bakgrunn Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige tilskuddsmidler forvaltes i samsvar med forutsetningene. Forvaltningskontrollen baserer seg på FOR nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten 15, forvaltningsloven, jordlova, samt særforskriftene for de enkelte tilskuddsordningene. Om tilskuddsforvaltningen i Nordre Land kommune Nordre Land kommune har ca innbyggere. 220 jordbruksforetak i kommunen søkte om produksjonstilskudd under søknadsomgangen med registreringsdato 31. juli I 2012 ble det utbetalt ca 45 millioner kroner i tilskudd til gårdbrukerne i Nordre Land kommune. I Nordre Land kommune er landbruksavdelingen organisert som en del av plan - og næringsavdelingen, som igjen er organisert under rådmannen. Én fagperson jobber med forvaltning av produksjonstilskudd og en annen fagperson med SMIL. Gjennomføring av kontrollen Den gjennomførte kontrollen omfattet forvaltningen av følgende tilskuddsordninger: Produksjonstilskudd i jordbruket FOR nr 283: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket Spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) FOR nr 448: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket Fra Fylkesmannen deltok seniorrådgiver Stig Horsberg, fagansvarlig SMIL og rådgiver Hilde Jorunn Hoven, fagansvarlig for produksjonstilskudd. Hoven har også har vært kontrollansvarlig. Fra kommunen har følgende personer vært involvert i kontrollen: Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Olaf Sæthre Fagperson produksjonstilskudd X X X Merethe Glorvigen Jordbrukssjef X X X Werner Sveum Fagperson SMIL X X X Halvor Askvig Enhetsleder Plan og næring X X Observasjoner Kontrollen la hovedsakelig vekt på disse temaene: Rolleforståelse og organisering Habilitet /delegeringer Utvalgsprosess for stedlige kontroller -risikovurdering Stedlige kontroller

3 Reaksjoner ved funn av feil Generell forvaltningskompetanse Søknadsbehandling / saksbehandling Oppdatering ved endringer i regelverk Klagesaksbehandling Under kontrollbesøket var vi innom mange tema med utgangspunkt i opplistingen over. De forhold som ikke er videre omtalt i rapporten, har ikke Fylkesmannen vesentlige merknader til. Avvik, anmerkninger og forslag til forbedringspunkter Fylkesmannen anbefaler Nordre Land kommune å sette i verk forbedringstiltak på følgende områder: Kommunalt ansatt avløser utfører stedlige kontroller. Fylkesmannen får opplyst at i forbindelse med stedlige kontroller av vintersøknadene, har kommunen etablert en praksis hvor den kommunalt ansatte landbruksavløseren, utfører stedlig kontroll i de besetningene som er pekt ut for kontroll blant de besetningene han likevel besøker som avløser. Kommunen mener det er akseptabel at den stedlige kontrollen utføres av person som ikke kjenner tilskuddsregelverket, fordi det angivelig bare foretas dyretellinger i forbindelse med kontroll av vintersøknadene. Kommunen opplyser at denne måten å gjøre det på, har vært ansett som ressursbesparende. Fylkesmannen mener imidlertid denne praksisen ikke er heldig av flere grunner: I forbindelse med de stedlige kontrollene skriver SLF i rundskriv : Kommunen må også vurdere om foretaket oppfyller vilkåret om «vanlig jordbruksproduksjon», jf. forskriftene 3, og/ eller om det foreligger driftsfellesskap mellom foretak, jf. forskriftene 4, og omtale i rundskriv 28/13 kapittel 3, 4, 15 og 16. De stedlige kontrollene for vinteromgangen omfatter dermed ikke bare telling av dyr. De stedlige kontrollene er dessuten ment å være en anledning for individuell rådgivning og veiledning til gårdbrukeren om søknadsregelverket. I dette tilfellet kan en også stille spørsmål ved upartiskheten hos avløseren, som indirekte har et ansattforhold hos gårdbrukerne han skal kontrollere. Avløseren kan lett komme i en lojalitetskonflikt dersom han avdekker feil i søknadene til gårdbrukeren som han er avløser for. Kommunen må sikre at de stedlige kontrollene utføres i tråd med retningslinjene fra Statens landbruksforvaltning. Lav robusthet med hensyn til saksbehandling og kontroll av produksjonstilskudd Anmerking: Det er bare én fagperson som jobber med forvaltning av produksjonstilskudd i Nordre Land kommune og som kjenner ordningen. Kommunen mener dette i praksis har fungert greit, men ser at det er sårbart i tilfelle med for eksempel uforutsett, langvarig sykefravær. Sett i sammenheng med antallet årlige tilskuddssøknader i Nordre Land kommune, betydningen av riktig utbetaling til søkerne, og kompleksiteten og omfanget av arbeidet knyttet til tilskuddsforvaltningen, herunder kontrollvirksomheten, må det anses som lite robust at bare én person i kommunen har adgang til saksbehandlersystemet og kjenner saksbehandlingsrutinene. Arbeid med forvaltningen av produksjonstilskudd skal være høyt prioritert. Med hensyn til for

4 eksempel å sikre god kvalitet på arbeidet med utvelgelse av foretak til kontroll og gjennomføring av kontrollene, kan det være nødvendig at flere enn én fagperson jobber med og kjenner denne tilskuddsordningen. Kommunen har praktisert å sende søknader til annen kommune for behandling, i særlige tilfeller. Fylkesmannen kan ikke se at andre kommuner er delegert myndighet til å håndtere saker som gjelder innbyggere i Nordre Land kommune. Kommunen må i sin rutinebeskrivelse sikre at drifta opprettholdes i normalsituasjoner, som for eksempel ved kortvarig sjukefravær. Dersom kommunen som en del av sin rutine/ beredskap skal sende saker til behandling til andre kommuner, må det av rutinebeskrivelser/ beredskapsplan framgå tydelig hvordan man skal gå fram for sikre at den som treffer avgjørelser som angår innbyggere i Nordre Land kommune, har nødvendig kompetanse og er delegert nødvendig myndighet. Risikovurdering i ved utvalg av foretak til stedlig kontroll Fylkesmannen vurderer at det ikke foregår systematisk arbeid med risikovurdering ved utvelgelse av foretak til de stedlige kontrollene (5% kontrollen) i Nordre Land, men at utvelgelse skjer mer eller mindre tilfeldig. Fagperson for produksjonstilskudd velger ut søknader alene, og de samme foretakene blir også kontrollert med hensyn til regionalt miljøprogram (RMP) dersom de også har søkt om det. Det følger av forpliktelsene kommunen har, som førstelinje i forvaltningen av statlige tilskudd, at kommunen, som en del av kontrolloppgavene, skal foreta risikovurdering i forbindelse med utvalg av foretak til kontroll. Kommunen skal ha rutiner som sikrer at det foretas risikovurdering ved utplukk av søknader for stedlige kontroller. Risikovurderingen skal skje på en slik måte at man forsøker å finne fram til de søknadene hvor det antas at risiko for feil er størst (jf rundskriv fra SLF). Samtidig må man sikre at utvalget ikke er forutsigbart. Behandling av tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL-ordningen) Avvik: I én av de uavsluttede sakene er det utbetalt mer penger som delutbetaling enn det forskriften tillater. Kommunen har ikke anledning til å delutbetale mer enn 75 % av det innvilgede tilskuddet. Minst 25 % skal holdes tilbake og ikke utbetales før etter at prosjektet har fått sluttgodkjenning av kommunen. Fylkesmannen fant dessuten 16 SMIL-saker med utgått arbeidsfrist ( eller tidligere) som ikke var avsluttet. For fire av sakene var det gått mer enn fem år siden tilskuddet ble innvilget. Kommunen har etter forskriften ikke anledning til å gi arbeidsfrister lengre enn fem år. Kommunen har ikke fulgt opp de utgåtte arbeidsfristene til tross for at Fylkesmannen har gitt flere meldinger om at dette må gjøres. Kommunen må etablere rutiner som sikrer oppfølging av saker der arbeidsfristen er i ferd med å gå ut eller er overskredet. Kommunen skal innen rimelig tid avslutte saker med utgått arbeidsfrist, slik at disse pengene kan frigis til bruk i andre prosjekter. Angående presisering av vilkår i SMIL-saker

5 I noen tilfeller ser det ut til at vilkår som sikrer kvalitet/miljøverdier bør spesifiseres bedre i innvilgningsbrev. I en av sakene som ble gjennomgått, kunne det se ut til at bygningen det gjaldt ikke var satt i stand i tråd med intensjonen bak tilskuddet. Tydelige og presise vilkår er viktige for at hensikten med ordningen skal oppnås og for å gi kommunen hjemmel for sanksjoner der tiltaket ikke blir utført slik kommunen har forutsatt. Etter forskriften kan delutbetalinger gjøres på bakgrunn av «godkjent dokumentasjon». Det bør dokumenteres hva som er lagt til grunn for godkjenning av delutbetalinger, f.eks. ved påskrift på saldokort. Om informasjon om SMIL til potensielle søkere Anmerking: Alle som eier landbrukseiendom i Nordre Land kommune skal ha lett tilgjengelig informasjon om SMIL-ordningen. Fylkesmannen mener det kan se ut som at kommunens informasjonsvirksomhet om SMIL i stor grad har vært rettet mot de som søker om produksjonstilskudd, og at de som eier landbrukseiendom men ikke søker om tilskudd, ikke har hatt samme mulighet til å gjøre seg kjent med ordningen. Informasjon om SMIL-ordningen bør ligge bedre tilgjengelig og være mer fullstendig på kommunens hjemmeside. Anders Prestegarden avdelingsdirektør Hilde Jorunn Hoven rådgiver