Rapport etter forvaltingskontroll av tilskotsordningar i Vestre Toten kommune i 2013

Transkript

1 LANDBRUKSAVDELINGEN Rapport etter forvaltingskontroll av tilskotsordningar i Vestre Toten kommune i 2013

2 Sammendrag Fylkesmannen i Oppland gjennomførte den 17. oktober 2013 kontroll av Vestre Toten kommunes forvaltning av enkelte tilskuddsordninger i jordbruket. Fylkesmannen foreslår at kommunen gjør forbedringer på følgende områder: Utarbeide rutiner for håndtering av saker hvor én eller flere i kommunen er inhabile som sikrer at forvaltningslovens bestemmelser overholdes og at enhver som treffer en beslutning har myndighet til det, jf. forvaltningsloven og kommunens delegeringer. Sikre en god faglig robusthet flere enn én person må ha kunnskap om tilskuddsforvaltningen. Utføre risikovurdering ved utplukk av søknader for stedlige kontroller. Sikre at stedlige kontroller utføres på en slik måte at de er egnet for å avsløre eventuelle feil. Skjerpe inn reaksjonsmåten ved funn av feil i søknader slik at de blir i tråd med regelverk, retningslinjer og føringer sentrale landbruksmyndigheter har gitt. Bakgrunn Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige tilskuddsmidler forvaltes i samsvar med forutsetningene. Forvaltningskontrollen baserer seg på FOR nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten 15, forvaltningsloven, jordlova, samt særforskriftene for de enkelte tilskuddsordningene. Om tilskuddsforvaltningen i Vestre Toten kommune Vestre Toten kommune har ca innbyggere. 226 jordbruksforetak i kommunen søkte om produksjonstilskudd under søknadsomgangen med registreringsdato 31.juli I 2012 ble det utbetalt ca kroner i tilskudd til gårdbrukere i Vestre Toten kommune. I Vestre Toten kommune er det én person i landbruksavdelingen som jobber med og kjenner tilskuddsordningene. Tilskuddsforvaltningen (landbruk) er organisert som en del av planavdelingen i kommunen som igjen er organisert direkte under rådmannen. Gjennomføring av kontrollen Den gjennomførte kontrollen omfattet forvaltningen av følgende tilskuddsordninger: Produksjonstilskudd i jordbruket FOR nr 283: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket På forhånd var det varslet at kontrollen også ville omfatte RMP og avløsning til ferie og fritid, men på grunn av prioriteringer som ble gjort, ble det ikke gått grundig nok inn på forvaltningen av disse ordningene / forskriftene til at Fylkesmannen finner det riktig å konkludere om dem. Fra Fylkesmannen deltok senioringeniør John Elvesveen og rådgiver Hilde Jorunn Hoven, som er kontrollansvarlig. Fra kommunen har følgende personer vært involvert i kontrollen: Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Egil Ulsrud Landbruksrådgiver X X X Liv Rigmor Sølland Plansjef (enhetsleder) X X X Bjørn Fauchald Rådmann X X Observasjoner Kontrollen la hovedsakelig vekt på disse temaene:

3 Habilitet /delegeringer Rolleforståelse Utvalgsprosess for stedlige kontroller -risikovurdering Stedlige kontroller Generell forvaltningskompetanse Søknadsbehandling / saksbehandling Oppdatering ved endringer i regelverk Reaksjoner /avkorting ved funn av feil Kontroll; driftsfellesskap / grunnvilkår for å søke Klagesaksbehandling Under kontrollbesøket den 17. oktober var vi innom mange tema med utgangspunkt i opplistingen over. De forhold som ikke er videre omtalt i rapporten, har ikke Fylkesmannen vesentlige merknader til. Fylkesmannen stilte, i forbindelse med kontrollen, spørsmål ved habilitet / integritet i forbindelse med risikovurdering /prosess ved utvalg av foretak til 5% stedlig kontroll, i de tilfellene de som utfører risikovurderinga er inhabile overfor en eller flere av søkerne som skal vurderes. Fylkesmannen ser at problemstillinga er aktuell i mange kommuner. Fylkesmannen tilrår derfor at kommunene i samråd, finner fram til felles retningslinjer for hvordan slike tilfeller skal håndteres. Forbedringspunkter Fylkesmannen anbefaler Vestre Toten kommune å sette i verk forbedringstiltak på følgende områder: 1. Avvik: Habilitet og delegering av myndighet Vi finner at kommunen mottar tilskuddssøknader som landbrukskontoret (kommuneadministrasjonen) ikke kan behandle på grunn av inhabilitet (for eksempel søker rådmannen om tilskudd). Vi får forklart at disse sakene sendes til en av nabokommunene for behandling. Det er saksbehandler som velger ut «settekommune». Enhetsleder var ikke oppmerksom på saker hvor ansatte ved landbrukskontoret var inhabile. Hun var dermed heller ikke kjent med hvordan rådmannens tilskuddssøknader ble håndtert. Etter det Fylkesmannen forstår, blir det ikke foretatt noen delegering av myndighet til annen kommune i forbindelse med oversendelse av saker fra Vestre Toten. Sakene blir ikke løftet opp fra saksbehandlernivå. Det går, som et eksempel, ikke fram av saksdokumentene i forbindelse med rådmannens søknader, at denne saken er vurdert med hensyn til habilitet. Det framgår heller ikke at saken har vært håndtert annerledes enn ordinære saker. Kommunen må foreta en systematisk gjennomgang av håndteringen av hvordan søknader, risikovurdering og stedlige kontroller skal utføres i tilfeller med inhabilitet. Det må utarbeides rutinebeskrivelser som sikrer at all saksbehandling skjer i henhold til forvaltningslovens bestemmelser, herunder sikres at delegering av myndighet skjer på korrekt måte. Kommunal- og regionaldepartementet har gitt ut veilederen «Habilitet i kommuner og fylkeskommuner - Om inhabilitetsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven», som kan være til hjelp i dette arbeidet. 1. Anmerkning: Øke faglig robusthet Det er bare én fagperson som har innsikt i tilskuddsforvaltning i Vestre Toten kommune. Fylkesmannen mener dette er for lite sammenholdt med antall tilskuddssøkere i kommunen, omfanget og hvor komplekst dette arbeidsområdet er. Plansjefen fortalte i intervjuet at hun har full tillitt til at fagpersonen utfører de oppgavene han skal, og at ledelsen i kommunen derfor ikke har satt seg inn i landbruksrådgiverens oppgaver. Kommunen oppgir å ha løst utfordringer knyttet til å ha lav bemanning, ved benytte seg av ressurser i andre kommuner når dette er nødvendig.

4 Ut fra antall tilskuddssøknader i kommunen, den forventede arbeidsmengden og typen arbeidsoppgaver som følger av dette, er det vanskelig å se for seg at det er mulig for én person å løse disse oppgavene alene i et omfang og av en kvalitet som kreves. Tilskuddsforvaltningen består både av sesongmessige arbeidstopper, oppgaver med absolutte tidsfrister, saksbehandling (herunder kontrollsaker) som kan medføre upopulære og inngripende avgjørelser, oppgaver som krever at flere jobber sammen (eksempelvis utvelgelse av foretak til kontroll) og saker som kan bli svært komplekse (driftsfellesskapssaker). For å sikre god kvalitet på forvaltningsarbeidet, herunder de pålagte kontrolloppgavene, bør det sikres at flere enn én person i kommunen har kunnskap om forvaltningen av produksjonstilskudd. Fylkesmannen minner om at kommunene gjennom sin oppgave med å forvalte Statlige tilskudd er pålagt å utføre forvaltningen i tråd med regelverk og retningslinjer. Kommunen må gjennom sin bemanning og sin rutinebeskrivelse sikre at drifta opprettholdes i nødvendig grad i normalsituasjoner, som for eksempel ved kortvarig sjukefravær. Det skal av rutinebeskrivelser/ beredskapsplan framgå hvordan man skal gå fram for å sikre at den som treffer avgjørelser har nødvendig myndighet (delegering av myndighet). Dette gjelder spesielt i de tilfellene hvor saker som angår innbyggere i Vestre Toten kommune, sendes til andre kommuner for forberedelse/ behandling. Fylkesmannen vil samtidig peke på at kvalitetskravene til og kompleksiteten ved tilskuddsforvaltningen har økt de senere årene. Kontrolloppgavene som kommunene er pålagt stiller store krav til rolleforståelse, faglig og juridisk kompetanse. 2. Anmerkning: Manglende risikovurdering ved utplukk av søknader for stedlige kontroller. I Vestre Toten kommune er det den fagansvarlige alene som avgjør hvilke 5 % av foretakene som skal ha stedlig kontroll. Etter det Fylkesmannen forstår, er det heller ingen andre i administrasjonen som etterspør opplysninger eller stiller spørsmål til fagansvarlig i forbindelse med prioriteringene. Fylkesmannen kan ikke se at det er foretatt risikovurderinger i forbindelse med utvelgelse av foretak for stedlige kontroller. Kommunene skal gjennom risikovurdering finne fram til foretak/ søknader hvor det er størst risiko for feilutbetalinger. Statens landbruksforvaltning har beskrevet hvordan man bør gå fram i dette arbeidet i rundskriv 13/1-2 kapittel 5. I rundskrivet henstilles kommunene direkte om å prioritere kontroll av foretak der risiko for at foretakene samarbeider og søker om tilskudd til samme produksjon (driftsfellesskap) ved søknadsomgangen i august Fylkesmannen påpekte under kontrollen at det er konkrete søknader/ søkere i Vestre Toten kommune som ut fra åpenbare utvalgskriterier burde ha vært utpekt til kontroll på grunn av mulig driftsfellesskap, men som likevel ikke er blitt kontrollert. Når kommunen skal peke ut hvilke foretak som skal kontrolleres, skal det gjøres en risikovurdering. Risikovurderinger/ utvalg av foretak til stedlig kontroll bør gjøres av et team som består av minst to personer. Risikovurderingene skal ta sikte på å finne fram til de søknadene hvor det er størst sannsynlighet for forekomst av feil. Risikovurderingene skal være etterrettelige og hvilke prioriteringer / vurderinger som er gjort, skal kunne gjøres rede for. Det må sikres at foretak/ søknader som en eller flere i kommunen er inhabil overfor, skal ha samme sannsynlighet for å bli pekt ut for kontroll som andre, tilsvarende foretak. Fylkesmannen mener at det faktum at det avdekkes svært få feil i forbindelse med stedlige kontroller i Vestre Toten kommune, kan ha sammenheng med at det i utvalgsprosessen ikke siktes nok mot å finne fram til søknader med feil. Vestre Toten kommune må etablere rutiner som sikrer at kontrollvirksomheten rettes mot de søknadene hvor det er størst sannsynlighet for feil.

5 3. Anmerkning: Få funn av feil som følge av kontrollvirksomhet Det er Landbruks- og matdepartementets oppfatning, at kommunene sett under ett, ut fra det statistiske tallmaterialet som foreligger, finner påfallende få feil i tilskuddssøknadene i forbindelse med stedlige kontroller. Det er også er et langt lavere reaksjonsnivå enn forventet i de tilfellene kommunene finner feil. Kommunene har ikke anledning til å overse tilfeller hvor det er sannsynlig at det kan forekomme feil. Fylkesmannen finner lite (ingen) feil etter stedlige kontroller i Vestre Toten kommune. Beregnet ut fra 226 søknader for sommersøknadene 2013, skulle det ha vært utført minst 12 stedlige kontroller (minimum 5 % av søknadene). Fylkesmannen finner imidlertid at det er gjennomført bare 10 kontroller og at disse ikke har resultert i funn av feil. Fylkesmannen mener det er lite sannsynlig at det reelt sett er så lite feil i tilskuddssøknadene i Vestre Toten. Fylkesmannen kan eksempelvis ikke finne at en eneste Miljøplan trinn 1 er avslått/underkjent de senere årene. Ut fra antall søkere i kommunen og ut fra erfaringstall vedrørende miljøplaner, stiller Fylkesmannen spørsmål ved disse resultatene. Kommunen er pålagt å foreta stedlige kontroller av 5 % av søknadene, hvor utvalget skal være risikobasert. Vestre Toten kommune må etablere rutiner som sikrer at de stedlige kontrollene utføres på en slik måte at de er egnet for å avdekke eventuelle feil, i tråd med retningslinjene fra SLF. 4. Anmerkning: Reaksjonsnivå ved funn av feil i tilskuddssøknader Fylkesmannen finner et svært lavt antall saker hvor det er blitt foretatt trekk i tilskudd og ingen saker med avkorting i tillegg til trekk. Fylkesmannen minner om at hver gang det trekkes i tilskudd, er hovedregelen at det også skal avkortes. Unntakstilfeller skal begrunnes, og begrunnelsen skal framgå av vedtaket. Fylkesmannen presiserte innskjerping av praksis i brev til kommunene i desember Det skal være en streng reaksjon ved funn av feil i tilskuddssøknader. Kommunen må etablere rutiner som sikrer at kommunens reaksjoner ved funn av feil i tilskuddssøknader er i tråd med føringer som er gitt fra sentrale landbruksmyndigheter. Anders Prestegarden avdelingsdirektør Hilde Jorunn Hoven rådgiver