2. Grunnlag for kontrollen

Transkript

1 til beste for folk, samfunn og livsgrunnlag Rapport frå forvaltningskontroll gjennomført som eigenvurdering Kommune: Førde Kontrolldato: Oktober/november 2016 Saksnummer.: 2016/3185 Rapportdato: 9. desember 2016 Deltakarar frå kommunen: Ola Kvaal, fagkonsulent Odd Harry Strømsli, leiar, byggesak og arealforvaltning Deltakarar frå Fylkesmannen: Christian Rekkedal Odd Ivar Kalland Grethe Strømmen Helen Haaland Kontrollomfang: Søknader om produksjonstilskot i jordbruket, tilskot til avløysing ferie og fritid med søknadsfrist august 2015 og januar 2016 Ajourhald av gardskart Delegeringsreglementet vart etterspurt i kontrollen 1. Samandrag Vårt inntrykk er at Førde kommune har god oversikt over dei føretaka som søkjer om produksjonstilskot. Sakshandsamaren har lang og brei erfaring og kjenner dei lokale tilhøva innan næringa godt. Dette gjev låg risiko for feil utbetaling av tilskot. Kontrollen vart utført som eigenkontroll. Kommunen gjekk gjennom sjekklister utarbeidd av fylkesmannen og gav tilbakemelding om sin praksis i høve til gjeldande rundskriv og peika på eventuelle forbetringsområde. Vi gjorde deretter våre vurderingar utifrå tilbakemeldingane og innsendt dokumentasjon, og har konkludert med to avvik. Kommunen fann sjølv følgjande avvik: 1. Journalføring og arkivering har ikkje vore i tråd med arkivlova Ved vår gjennomgang fann vi i tillegg eit avvik: 2. Ved avkorting i produksjonstilskot på grunn av feilopplysningar kjem det ikkje fram at skuldgrad er vurdert. Avvik er eit brot på regelverket (lov, forskrift, instruks mm), også mindre alvorlege brot er avvik jf. rundskriv , pkt Delegeringsreglementet vart etterspurt med dato for oppdatering og om avgjerdsmynde var delegert til rette vedkomande. Reglementet vart oppdatert i mai 2014.

2 2. Grunnlag for kontrollen Kontrollen omfatta søknader om produksjonstilskot i jordbruket og tilskot til avløysing til ferie og fritid med søknadsfrist august 2015 og januar 2016, og ajourhald av gardskart. Vi bad også kommunen om å sjå på sitt eige delegeringsreglementet. Dei ulike tilskotsordningane har eigne forskrifter med praktiseringsrundskriv som det vert synt til, for ajourhald av gardskart finst det også eige rundskriv. Kommunen skal forvalte tilskota i tråd med forskrift og rundskriv for den enkelte ordning. Dette er å sjå på som instruksar som kommunane er ansvarleg for å følgje. Kontrollen skal sjå etter at kommunen etterlever desse instruksane. Formålet med kontrollen er også å hjelpe kommunen med kvalitetssikring og eventuell kvalitetsforbetring av tilskotsforvaltninga og å avdekke eventuelle behov for opplæring på området. Aktuelt regelverk med tilhøyrande rundskriv: Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket Rundskriv , kommentarer til reglene om produksjonstilskudd og avløsningstilskudd i jordbruket Rundskriv , saksbehandlingsrutiner ved søknad om produksjonstilskudd og avløsningstilskudd i jordbruket 20. august 2015 og 20. januar 2016 Rundskriv , saksbehandlingsrutiner ved søknad om produksjonstilskudd og avløsningstilskudd i jordbruket 20. januar 2016 Rundskriv , kommentarer til reglene om produksjonstilskudd og avløsningstilskudd i jordbruket Rundskriv 27/2012 «Gårdskartprosessen og videre ajourhald av arealdata i kart og Landbruksregisteret etter gårdskartprosessen» 3. Heimel Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at statlege midlar vert brukte og forvalta i samsvar med føresetnadane. Det betyr at fylkesmannen kan gjennomføre kontroll med kommunen si tilskotsforvaltning, og då med heimel i Reglement for økonomistyring i staten Gjennomføring av kontrollen Kontrollen vart avtalt per e-post og varsla i brev til kommunen. Der opplyste vi om bakgrunn og omfanget for kontrollen, og praktiske tilretteleggingar. Denne kontrollen vart utført som eigenvurdering saman med nabokommunar i staden for dei vanlege forvaltningskontrollane. Vi invitererte difor sakshandsamarar og avdelingsleiar i kommunane Gaular, Jølster, Naustdal og Førde til eit startmøte på landbruksavdelinga 4. oktober. På dette møtet orientere kommunane kort om organisering og utfordringar i landbruksforvaltninga i sin kommune, og kontrollmal og sjekklister vart utdelt og gjennomgått. Kommunane gjekk gjennom sjekklistene og rapportere tilbake innan 31. oktober. Kommunane vart samla igjen til oppsummeringsmøte 23. november for å gå gjennom funna og sine erfaringar. 2

3 Fylkesmannen har summert kommunane sine funn i eigenvurderinga og gjort eigne vurderingar og konklusjonar. I denne rapporten vert eventuelle merknader og avvik følgt opp på vanleg måte til kvar kommune. Gjennom denne måten å gjennomføre forvaltningskontroll på ønskjer vi å gjere kommunane meir delaktige og på den måten oppnå ein betre læringseffekt av kontrollen. Måla er: Kommunane sjølv skal finne forbetringsområde i si forvaltning av produksjonstilskot Sikre lik behandling av like saker i alle kommunane Gjere sakshandsamarane tryggare i sine vurderingar Det vart laga ei sjekkliste på grunnlag av rundskriv (sakshandsamarrundskriv) og utifrå risikoområde i Fylkesmannen sin kontrollplan. Desse risikoområda kjem fram av hovudpunkt 2 i sjekklista. Kommunen gjekk gjennom sjekklista og kommentere sin praksis og eventuelle forbetringspunkt. I tillegg til sjekklista vart følgjande dokumentasjon framlagt og gjennomgått: Rapport PT B; grunnlag for å beregne avkorting i produksjonstilskudd Rapport PT-4100 C; søknads-, kommune- og kontrolldata fra Wespa Eksempel på varselbrev til føretak utplukka til kontroll Eksempel på saker med vurdering av avkortingssum Søknader på tilskot til avløysing ferie og fritid som var utplukka til kontroll Søknader i Wespa 5. Funn for dei kontrollerte ordningane 5.1. Søknader om produksjonstilskot i jordbruket, tilskot til avløysing ferie og fritid med søknadsfrist august 2015 og januar Journalføring og arkivering Kommunen har i si oppsummering av eigenvurderinga sett journalføring og arkivering som eit funn, og har kome med forslag til korrigerande tiltak: Praksis: Arkivering av søknadsutskrift i perm. Korrigerande tiltak: Registrering av søknader som innkomne brev til nytt fagsystem er på plass i 2017 Krav til forvaltninga: Rundskriv , pkt Journalføring og arkivering «Minner om at WESPA ikke tilfredsstiller kravene til offentlig arkivsystem kommunene må derfor sørge for et tilfredsstillende system for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.» Vurdering: Oppbevaring av søknader som papirkopiar i perm stettar ikkje krava til journalføring og arkivering. Kommunen har sjølve forslag om å endre praksis i tråd regelverket i sine korrigerande tiltak. Det er ulike løysingar på dette i kommunane, i nokre kommunar vert dette løyst ved at 3

4 utbetalingslistene vert arkivert i kommunen sitt arkiv. På sikt vonar vi at det nye fagsystemet for produksjonstilskot også vert godkjent som arkiv. Avvik 1 : Journalføring og arkivering har ikkje vore i tråd med arkivlova Avkorting i produksjonstilskot pga. feilopplysningar Praksis: I samtale og framlagt dokumentasjon såg vi på kommunen sin praksis med å vurdere avkorting ved eventuelle feil i søknadane på produksjonstilskot. Avkorting er vurdert og utført, men det går ikkje fram at skuldgrad er vurdert ved fastsetjing av avkortingssum, men at det vert trekt ein sum tilsvarande meirutbetalinga. Krav til forvaltninga: Kommunen skal vurdere avkorting i alle tilfelle der føretak har gitt feilopplysningar som kunne ha ført til urettmessig meirutbetaling av tilskot jf. 12 i forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket (forskrifta). Fastsetjing av avkortingssum er omtala i rundskriv , kap 10.5 Avkorting; «Selv om 12 sier at tilskuddet kan avkortes, skal avkorting være hovedregelen der det er gitt feilopplysninger som ville gitt en urettmessig merutbetaling av tilskudd. Dette gjelder uavhengig av skyldgrad hos søker. Skyldgraden er likevel avgjørende for hvor stor avkortingen skal være.» Vurdering: Kommunen avkortar no tilsvarande meirutbetalinga på dei aller fleste saker når avkortingssum skal fastsetjast ved feilopplysningar. Dette er ikkje i samsvar med regelverket. Avvik 2: Ved avkorting i produksjonstilskot på grunn av feilopplysningar kjem det ikkje fram at skuldgrad er vurdert Ajourhald gardskart. Praksis: Status for AR5 frå Nibio viser at eigenprodusert jordregister til landbruksregister er gjort regelmessig og sist vart oppdatert i mai 2016, i følgje kommunen vart det innrapportert kontinuerleg ajourhald også i oktober Krav til forvaltninga: Rundskriv 27/2012 «Gårdskartprosessen og videre ajourhald av arealdata i kart og Landbruksregisteret etter gårdskartprosessen», pkt 3.1. Vurdering: Førde kommune har gode rutinar med ajourhald av gardskart og det er ingen avvik eller merknad Delegeringsreglementet Kommunen opplyste om at reglementet vart oppdatert i mai 2014 og avgjerdsmynde er i delegert til rette vedkomande for landbrukssaker. 6. Generelt om landbruksforvaltninga i kommunen Førde kommune har rundt 125 føretak som søkjer om produksjonstilskot og det vert utbetalt vel 28 millionar kroner i tilskot årleg. 4

5 Kommunen har ein sakshandsamar på landbrukssaker i 100% stilling med lang erfaring og god kjennskap til dei lokale tilhøva. Vi viser elles til den generelle vurderinga i samandraget. Førde kommune vart sist kontrollert i 2011 då var tema Miljøplan i ulike tilskotsordningar Miljøplan er no avvikla og ikkje lenger aktuelt. Christian Rekkedal Helen Haaland 5