Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i GOL kommune

Transkript

1 Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i GOL kommune Kontrollert enhet: Gol kommune Kontrolldato: Forrige kontroll: 27. september Adresse: Besøksadresse: Gamlevegen 4, Gol Postadresse: Gamlevegen 4, 3550 Gol Epost: postmottak@gol.kommune.no Telefon: Saksnummer hos Fylkesmannen: 2017/5473 Kontrollerte ordninger Regionale miljøtilskudd i jordbruket (RMP) fokus i 2017 er på ordningene for kompost, stubb i flomutsatte og vassdragsnære områder, slått og beite av biologisk verdifulle arealer og andre grasdekte områder (ravinedaler) Produksjonstilskudd (PT) fokus i 2017 er på beiteordningene Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Forskrift om veier til landbruksformål Rutiner for oppdatering av arealressurskart (AR5) Status etter kontrollen i 2013 Til stede fra kommunen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Befaring Sluttmøte Hege Mørk Rådmann X X X Iver Ransedokken Landbrukskonsulent X X X Tove Solheim Jordbrukskonsulent X X X Petter Owesen Avdelingsleder og skogbrukssjef X X X Til stede fra Fylkesmannen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Dokumentgjennomg. Befaring Sluttmøte Per Olav Granheim Seniorrådgiver X X X X Ragnhild Skar Seniorrådgiver X X X X Telefon sentralbord: Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: fax: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: E-post: Postmottak@fmbu.no

2 Side 2 av 15 Innhold 1 Sammendrag Kontrollområder og funn Definisjoner Generelt Avvik Merknader Status i forhold til forrige kontroll Avvik Merknader Gjennomføring av kontrollen Før kontrolldatoen På kontrolldatoen Etter kontrolldatoen Oppfølging etter kontrollen Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Grunnlag for kontrollen Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Dokumentunderlag Vedlegg...14

3 Side 3 av 15 1 Sammendrag Etter kontrolldagen har kommunen sendt over alle dokumenter i en utvalgt SMIL-sak fra Gjennomgangen av disse dokumentene har resultert i at merknad nr 5 er frafalt. Tema/ordning Produksjonstilskudd Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Saksbehandling landbruksveg Funn Merknad 1: PT - manglende dokumentasjon av hvordan kontroll av dyr på beite og dyr på utmarksbeite er utført. Merknad 2: PT - manglende dokumentasjon på vurdering av kravet om at foretaket må disponere arealet det søker tilskudd til. Merknad 3: SMIL det mangler dokumentasjon på at søker om tilskudd har fratrådt SMIL-utvalget ved behandlingen av hans søknad. Merknad 4: SMIL mangelfulle vedtaksbrev. Merknad 5: SMIL - det mangler dokumentasjon på om kontroller og sluttbefaringer er gjennomført. <= Frafalt. Merknad 6: SMIL kommunen mangler rutiner for å kontrollere at vilkårene som er satt for tiltaket, følges opp. Merknad 7: NMSK i enkelte tilfeller mangler det dokumentasjon på at det søkes om tilskudd Avvik 1: VEG tiltak er gjennomført uten at søknadene er behandlet. Merknad 8: VEG ferdigbehandlede søknader er ikke registrert i ØKS. Merknad 9: VEG vedtak mangler frist for oppstart av tiltaket.

4 Side 4 av 15 2 Kontrollområder og funn 2.1 Definisjoner Avvik: Brudd på gjeldende regelverk. Det vil si mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift eller rundskriv. Merknad: Forbedringspunkt. Gjelder forhold som ikke er i strid med fastsatte krav i regelverket, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av de kontrollerte ordningene. 2.2 Generelt Det gjøres en betydelig innsats med lite ressurser til landbruksfaglige oppgaver. Delegasjon: Fylkesmannen har sjekket relevante punkter i delegasjonsreglementet for Gol kommune. Delegasjonsreglementet er godkjent av kommunestyret Rådmannen har fått delegert myndighet til å fatte vedtak i saker som blant annet gjelder C. Tiltak gjennom jordbruksavtalen E. Diverse direkte tilskot til den einskilde landbrukar F. Investeringstilskot og -lån i landbruket (tilskot til skogsvegar, spesielle miljøtiltak i jordbruket m.v.) Veibygging i skog er delegert videre til avdelingleder for næringsavdelingen. Det finnes ingen delegeringer til avdelingslederen når det gjelder tilskuddssaker verken innenfor jordbruk (Lov om jord 18 Føresegner om tilskot) eller skogbruk (Lov om skogbruk 19 Tilskot). Kommunestyret har i k-sak 36/08 delegert tildeling av tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket til det lokale SMIL-utvalget. Denne delegasjonen kan ikke gjenfinnes i delegasjonsreglementet vedtatt av kommunestyret Fylkesmannen er kjent med at vedtak om tildeling av tilskudd i jordbruket underskrives av avdelingsleder og saksbehandler, eller eventuelt av saksbehandler alene. For de fleste tilskuddsutbetalingene, det vil si produksjonstilskudd og regionale miljøtilskudd, er det slik at vedtaksbrevene genereres maskinelt og er uten underskrifter. Saksbehandler attesterer tilskuddsutbetalingene i de elektroniske fagsystemene og så går resten «av seg selv». Innen skogbruk blir informasjon om tildelt tilskudd generert maskinelt via eget fagsystem. Dokumentet signeres av saksbehandler. I disse tilfellene er det behov for delegering til saksbehandler. Så langt Fylkesmannen kan se er delegasjonsreglementet mangelfullt når det gjelder delegasjon av tilskuddsforvaltningen. Manglene bør rettes. Vi tar forbehold om at det finnes flere dokumenter som Fylkesmannen ikke har hatt tilgang til i forbindelse med kontrollen. Habilitet: En av saksbehandlerne i avdelingen for landbruk og miljø har nær tilknytning til innehaver av foretak som søker om tilskudd i Gol kommune. Tidligere saksbehandler var selv søker av tilskudd. Kommunen er bevisst denne situasjonen og har avtale med en nabokommune om behandling av saker der det kan være tvil om habiliteten. Fylkesmannen kontrollerte noen aktuelle saker og fant at saksbehandling og vedtak var foretatt av Hemsedal kommune.

5 Side 5 av 15 Kompetanse: Det er høy landbruksfaglig kompetanse og erfaring i avdelingen. Saksbehandlerne har god oversikt over saksområdene de arbeider med. Rutinebeskrivelser og overlappende arbeidsområder: Kommunen mangler skriftlige rutinebeskrivelser for tilskuddsforvaltningen innenfor jord- og skogbruk. Fylkesmannen mener at rutinebeskrivelsene vil være et godt tiltak for å redusere sårbarheten i tilfelle fravær og ellers til hjelp i det daglige arbeidet. Det er viktig at beskrivelsene oppdateres med jevne mellomrom. Kommunen mangler personer for faglig overlapping innen skogbruk. Dette forvaltningsområdet er sårbart dersom det oppstår lengre tids fravær. Fylkesmannen er kjent med at det er et uformelt saksbehandlersamarbeid mellom Hallingdalskommunene. Vi legger til grunn at kommunen kan benytte kompetanse i nabokommunene ved behov. Orden og sporbarhet: Dokumentkontrollen foregikk ved gjennomgang av dokumenter som var samlet i ringperm. For produksjonstilskudd, regionalt miljøtilskudd og skogordningene fant vi de dokumentene vi trengte. For spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) savnet vi noen dokumenter. Kommunen benytter elektronisk arkiv for disse sakene, i større grad enn for de øvrige ordningene som Fylkesmannen kontrollerte. På kontrolldagen framstod sporbarheten av SMIL-sakene som noe mangelfull. Seinere har Fylkesmannen fått tilsendt oversikt over en aktuell SMIL-sak slik den er journalført i kommunens elektroniske arkiv og mottatt alle aktuelle dokumenter i saken. Etter dette er det ikke grunnlag for å hevde at sporbarheten i SMIL-sakene er dårligere enn i øvrige saker. Kontinuerlig ajourhold av AR5: Gol kommune var ferdig med gårdskartprosessen i juni Etterpå er det levert kontinuerlig ajourhold hvert år i perioden Andre gangs periodiske ajourhold er planlagt til 2019, basert på ortofoto fra Ingen av saksbehandlerne har jobbet med eller har erfaring med ajourhold av AR5. Dette arbeidet ble utført av en saksbehandler som nå har permisjon. Fylkesmannen forutsetter at kommunen viderefører det kontinuerlige ajourholdet. Egenprodusert jordregister ble kjørt Fylkesmannen vil oppfordre til at egenprodusert jordregister kjøres hvert år og lastes inn i Landbruksregisteret. Det vil redusere arbeidet med manuell oppdatering av Landbruksregisteret. Målet med oppdateringene er blant annet å holde kontrollgrunnlaget for produksjonstilskudd m.fl. mest mulig oppdatert. 2.3 Avvik Avvik 1: VEG tiltak er gjennomført uten at søknadene er behandlet Fakta: For perioden til har FM registrert 20 søknader om bygging av landbruksveg i kommunen. Det ble funnet 8 søknader om bygging av landbruksveg som kommunen ikke har behandlet, 4 av tiltakene er bygd (jf. ortofoto; Hallingdal og Østlandet ).

6 Side 6 av 15 Regelverk: Kommunen skal behandle innkomne søknader om bygging av landbruksveg etter gjeldende lov- og forskriftsverk. Forskrift om planlegging og godkjenning av landbruksveier er styrende for behandlingen av denne typen saker. Vegbygging kan ikke gjennomføres før kommunalt vedtak foreligger. Vurdering: Kommunen har ikke fulgt opp flere innkomne søknader om bygging av landbruksveg. Innkomne søknader skal behandles fortløpende etter innhenting av eventuelle høringsuttalelser. Behandlingstiden for kurante landbruksvegsaker i Buskerud ligger på under 2 måneder. Kommune må prioritere saksbehandling av de landbruksveger som er bygd. Det vises til oversendte høringsuttalelser fra FM i disse sakene. Konklusjon: Fylkesmannen anser kommunens saksbehandlingsrutiner innen fagfeltet som mangelfulle og tilfeldige. Kommunen må ettergå alle innkomne søknader om bygging av landbruksveg fra og med 2013 og framover. Saker som kommunen ikke har behandlet, skal behandles og avklares med vedtak. 2.4 Merknader Merknad 1: PT manglende dokumentasjon av hvordan kontroll av dyr på beite og dyr på utmarksbeite er utført Fakta: Det er ikke funnet notater eller annen dokumentasjon på hvordan dyr på beite eller dyr på utmarksbeite er kontrollert i forbindelse med stedlig kontroll av foretakene. Regelverk: Rundskriv nr 28/2017, kapittel 6.8 inneholder retningslinjer for kontroll av dyr på beite. Her går det fram at søkeren må sannsynliggjøre at dyrene har vært på beite den tida som kreves. Det vises til beiteregistreringer i skjemaer for bruk til husdyrkontrollen eller KSL. Kommunen bør også vurdere om beitearealene tilfredsstiller forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 3, tredje ledd, punkt c) og d) om at hoveddelen av dyrets daglige grovfôrinntak skjer ved beiting. Vurdering: Tilskudd til dyr på beite og dyr på utmarksbeite har høye satser pr dyr. Samtidig er det utfordrende å få bekreftet beitetid, antall dyr av ulike slag som har beitet og om beitet har tilfredsstilt kravet til grovfôropptak. Dette innebærer en ikke ubetydelig risiko for at tilskudd utbetales på feil grunnlag. Konklusjon: Kommunen bør notere på kontrollskjemaet hvordan kontrollen av dyr på beite og dyr på utmarksbeite er utført. Notatene bør beskrive hva slags dokumentasjon som søkeren har lagt fram mht. beitinga, om dyr er talt eller ikke, og hvilke vurderinger kommunen har gjort mht. til oppfyllelse av kravet til grovfôropptak. Merknad 2: PT manglende dokumentasjon på vurdering av kravet om at foretaket må disponere arealet det søker tilskudd til Fakta: I en av de undersøkte sakene, der det er solgt grovfôr, er salgssummen for grovfôret identisk med kostnaden for rundballepressing. Det er kun én kjøper av grovfôr fra foretaket. Søkeren har ikke egne grovfôrdyr. Det er ikke dokumentert at kommunen har foretatt noen vurdering av om søkeren oppfyller kravet om å disponere arealet eller om grovfôret er solgt til markedspris. Regelverk: For å være berettiget tilskudd må søkeren ha disponert arealet som det er søkt tilskudd for, jf. forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 4 første

7 Side 7 av 15 ledd. Krav om å disponere arealet innebærer at foretaket må utføre eller administrere oppgaver som jordarbeiding, gjødsling, såing, plantevern, gjerding, høsting/beiting og annen skjøtsel av arealet, samt salg av planteprodukter eller foredling av planteprodukter gjennom husdyr. Ved salg av planteprodukter er det relevant å legge vekt på hvilket foretak som mottar inntektene av salget. Det kan også legges vekt på hvem som bærer risikoen og utgiftene som skjøtsel av arealene medfører. Det kan gis areal- og kulturlandskapstilskudd til grovfôrareal jf jordbruksavtale kapittel 7.7. Solgt fôr skal oppgis i søknaden med spesifisert mengde, og det må være gjort lagringsdyktig, som betyr at fôret ikke kan være solgt «på rot». Fôret skal være solgt til markedspris. Vurdering: Ved grovfôrsalg er det vanlig å kjøpe tjenester knyttet til pressing og pakking av fôret. Når kostnaden ved disse tjenestene er identisk med salgsinntekten av fôret, er det grunnlag for å stille spørsmål om det er foretaket som kjøper tjenestene eller foretaket som yter tjenestene, som i realiteten har disponert arealet. Det er også grunn til å reise tvil om fôret er solgt til markedspris. Dersom konklusjonen er at et foretak har søkt om tilskudd til et areal som foretaket i realiteten ikke disponerer, kan det ikke gis tilskudd til arealet. Det kan heller ikke gis tilskudd for grovfôrproduksjon som ikke er solgt til markedspris. Konklusjon: I saker som gjelder grovfôrproduksjon for salg, og der foretaket ikke har egne grovfôrdyr, bør kommunen foreta en vurdering av om foretaket har disponert arealene det søkes tilskudd for og om oppnådd pris tilsvarer markedspris. Vurderingen skal dokumenteres på saken. Merknad 3: SMIL det mangler dokumentasjon på at søker om tilskudd har fratrådt SMIL-utvalget ved behandlingen av hans søknad Fakta: Søker om SMIL-tilskudd sitter i SMIL-utvalget i kommunen. Utvalget avgjør hvilke søknader som innvilges tilskudd og hvor mye tilskudd som innvilges. Utvalget har innvilget tilskudd til vedkommende, uten at det er dokumentert om han fratrådte utvalget ved behandlingen av saken. Regelverk: Etter lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, 6 første ledd er en offentlig tjenestemann ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak når han selv er part i saken. Tilsvarende gjelder for enhver annen som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan ( 10). Vurdering: Saksbehandler opplyste på spørsmål om denne konkrete saken, at søker hadde fratrådt utvalget da vedtaket om SMIL-midler i hans sak ble behandlet. Dette framgår ikke av sakens dokumenter. Tvil om et utvalgsmedlem har vært med på å behandle egen søknad om tilskudd, er egnet til å svekke tilliten til uhildet og rettferdig behandling av sakene. Konklusjon: Fylkesmannen ber Gol kommune om å sørge for at utvalgsmedlemmer ikke deltar i behandling av egne søknader om tilskudd. Det må for framtida dokumenteres hvem som deltok ved behandling av saker som gjelder søknad fra et utvalgsmedlem. Merknad 4: SMIL mangelfulle vedtaksbrev Fakta: Noen av vedtaksbrevene fra 2016 mangler orientering til søker om vedtaksmyndighetens rett til kontroll av opplysninger, hvordan utbetaling vil skje, regler om tilbakebetaling og henvisning til hjemmel for vedtaket.

8 Regelverk: Rundskriv 13/2017 fra Landbruksdirektoratet (erstatter rundskriv 17/2015) inneholder retningslinjer for hva vedtaksbrevet skal inneholde. Vurdering: Innholdet i vedtaksbrevet bør gi søkeren svar på de spørsmålene som normalt oppstår i forbindelse med hvilke plikter søkeren får når tilskudd er innvilget, hvilken dokumentasjon som må legges fram for å få utbetalt tilskuddet, frister m.v. Side 8 av 15 Konklusjon: Brevmalen for vedtak må endres slik at retningslinjene i rundskriv om SMIL følges. Merknad 5: SMIL det mangler dokumentasjon på om kontroller og sluttbefaringer er gjennomført Merknaden er frafalt etter nærmere gjennomgang av ettersendt dokumentasjon som lå i kommunens elektroniske arkiv. Merknad 6: SMIL kommunen mangler rutiner for å kontrollere at vilkårene som er satt for tiltaket, følges opp. Fakta: Kommunen mangler rutiner for å kontrollere at vilkårene i vedtakene følges opp. Dette gjelder for eksempel vilkåret om at arealer som er ryddet til beite, skal beites og holdes vedlike i minst ti år. Regelverk: I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 3, fjerde avsnitt, fremgår det at kommunen kan sette vilkår. Se også rundskriv nr. 13/2017 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 3.5. Vurdering: I alle de kontrollerte sakene har Gol kommune satt vilkår om at arealene skal beites eller høstes i minimum 10 år etter ryddinga. Dersom areal som er ryddet med tilskuddsmidler, ikke vedlikeholdes, bryter det med formålet med tilskuddet. Det er derfor nødvendig å kontrollere arealene noen år etter at tiltaket er utført. Dette for å forvisse seg om at arealene vedlikeholdes og brukes til beiting slik målsettingen med tiltaket er. Konklusjon: Kommunen bør utarbeide dokumenterbare rutiner for å følge opp at vilkårene overholdes. Merknad 7: NMSK i enkelte tilfeller mangler det dokumentasjon på at det søkes om tilskudd Fakta: To av seks bilag (fra 2015 og 2016) manglet dokumentasjon på søknad om tilskudd for tiltaket. Forholdene ble gitt status som merknad ved forrige kontroll. Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 9 gir klare føringer på hva et søknadsskjema skal inneholde. Vurdering: Ut fra bilaget skal det kunne leses at det søkes tilskudd for tiltaket som er utført, bilaget skal også være underskrevet av skogeier. Konklusjon: Benyttes skjema beskrevet i forskrift (LDIR-909), dokumenteres skogeiers ønske om utbetaling fra skogfond og søknad om tilskudd til skogkultur, samt felt for signering.

9 Side 9 av 15 Merknad 8: VEG ferdigbehandlede søknader er ikke registrert i ØKS Fakta: 9 av 10 søknader om bygging av landbruksveg fra til d.d. er ikke registrert i ØKS. Regelverk: I ny landbruksvegforskrift (gjeldende fra ) er det krav om registrering og kartfesting av veger i fagsystemet ØKS i saker hvor kommunen fatter vedtak ( 3-1, siste ledd). Vurdering: Kommunen har ikke fulgt opp forskriftens krav om registrering og kartfesting av innkomne søknader om bygging av landbruksveg i fagsystemet ØKS. Konklusjon: Kommunen må registrere søknader om bygging av landbruksveg i fagsystemet ØKS. Merknad 9: VEG - vedtak mangler frist for oppstart av tiltaket Fakta: Det er ikke angitt frist for oppstart av vegprosjektet i vedtak fra kommunen. Regelverk: I ny landbruksvegforskrift (gjeldende fra ) er det krav om at vedtaket skal angi tidsfrist for oppstart av vegtiltaket. ( 3-2, fjerde ledd). Vurdering: Kommunen har ikke fulgt opp forskriftens krav om å sette frist for oppstart av vegtiltaket. Konklusjon: Kommunen må angi tidsfrist for oppstart av vegtiltaket i vedtaket med tillatelse til prosjektet. 2.5 Status i forhold til forrige kontroll Ved forrige kontroll 17. september 2013 ble det gjennomført kontroll av: - Produksjonstilskudd i jordbruket (PT) - Regionale miljøtilskudd (RMP) - Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) - Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) - Lovsaker deling, omdisponering og konsesjon Avvik Det ble funnet 3 avvik ved kontrollen i 2013: - Avvik 1 NMSK det er ikke foretatt kontroll av NMSK-berettigete tiltak før eller etter tilskuddsutbetaling. - Avvik 2.1 NMSK feilaktig utbetalt tilskudd. - Avvik 2.2 NMSK feilaktig utbetalt tilskudd. Status ved kontrollen i 2017: Avvik 1 NMSK det er ikke foretatt kontroll av NMSK-berettigete tiltak før eller etter tilskuddsutbetaling. Status - OK Avvik 2 NMSK feilaktig utbetalt tilskudd. Status - OK

10 Side 10 av Merknader Det ble gitt 11 merknader: - Merknad 1 inhabilitet. - Merknad 2 PT - det framgår ikke av framlagt dokumentasjon at kommunen har sjekket med Debio om produksjonen er godkjent som økologisk og om areal og dyretall i søknaden stemmer over ens med de opplysningene som søker eventuelt har gitt til Debio. - Merknad 3 PT reine grovfôrprodusenter, det framgår ikke av kontrollskjemaene om faktura for salg av grovfôr er sjekket. - Merknad 4 PT og RMP vurdering av eventuell avkorting, det mangler vurdering av om feil som blir avdekket i søknadene skal få konsekvenser for saker. - Merknad 5 SMIL manglende rutiner mht oppfølging av vilkår gitt ved tilsagn om tilskudd. - Merknad 6 SMIL manglende vurdering mht Naturmangfoldloven. - Merknad 7 NMSK dårlig (usystematisk) sporbarhet på bilag/søknad. - Merknad 8 NMSK manglende dokumentasjon på søknad om tilskudd. - Merknad 9 NMSK mangelfull dokumentasjon på arealgrunnlag for tilskudd. - Merknad 10 deling mangelfull vurdering av om vedtak er nødvendig. - Merknad 11 konsesjon det skal i alminnelighet ikke gis konsesjon som fører til at det opprettes sameie. Kommunen skriver i sitt tilsvar «Angående merknader kan det informeres om at de tatt til etterretning og vil bli søkt etterfulgt etter beste evne.» Status ved kontrollen i 2017: Merknad 1 - inhabilitet Merknaden gjaldt det forholdet at skogbrukssjefen hadde behandlet tilskuddssøknad fra Gol kommuneskog. Status se kapittel 2.2. OK. Merknad 2 PT - det framgår ikke av framlagt dokumentasjon at kommunen har sjekket med Debio om produksjonen er godkjent som økologisk og om areal og dyretall i søknaden stemmer over ens med de opplysningene som søker eventuelt har gitt til Debio Fylkesmannen har sjekket to aktuelle saker fra I begge tilfeller har saksbehandler notert på sakene at «Debio godkjenning sjekka». Status OK. Merknad 3 PT reine grovfôrprodusenter, det framgår ikke av kontrollskjemaene om faktura for salg av grovfôr er sjekket Kopier av fakturaer over solgt grovfôr og banktransaksjon lå som vedlegg til kontrollskjemaet fra to stedlige kontroller hos aktuelle foretak. Status OK. Merknad 4 PT og RMP vurdering av eventuell avkorting, det mangler vurdering av om feil som blir avdekket i søknadene skal få konsekvenser for saker Fylkesmannen har sjekket søknadsomgangene for produksjonstilskudd i Ved begge omgangen har Fylkesmannen mottatt PT-4100B med kommunens påtegninger. Ved søknadsomgangen i januar 2016 ble ett foretak avkortet. Ved søknadsomgangen i august 2016 ble 4 foretak avkortet. Blant RMP-søknadene fra 2016 er det 2 stk som er avkortet. Begge gjaldt mangelfull gjødslingsplan, avkortet 20 % av samlet tilskudd.

11 Side 11 av 15 Status OK. Merknad 5 SMIL manglende rutiner mht oppfølging av vilkår gitt ved tilsagn om tilskudd Kommunen setter vilkår til søkerne ved innvilgelse av søknad. Kontrollerte saker fra 2016 er ok. Kommunen mangler fortsatt rutiner for oppfølging av kravet om 10 års skjøtsel. Status - se kapittel 2.4, merknad nr 6. Merknad 6 SMIL manglende vurdering mht Naturmangfoldloven. Vedtaksbrevene fra sakene som er behandlet våren 2016 mangler vurdering mht Naturmangfoldloven. Vurderinga er på plass i sakene som er behandlet høsten Status OK. Merknad 7 NMSK dårlig (usystematisk) sporbarhet på bilag/søknad Status OK (se kapittel 2.2, avsnitt Orden og sporbarhet) Merknad 8 NMSK manglende dokumentasjon på søknad om tilskudd Status - se kapittel 2.4, merknad 7. Merknad 9 NMSK mangelfull dokumentasjon på arealgrunnlag for tilskudd Status OK Merknad 10 deling mangelfull vurdering av om vedtak er nødvendig Delingssaker var ikke tema ved årets kontroll. Merknad 11 konsesjon det skal i alminnelighet ikke gis konsesjon som fører til at det opprettes sameie Konsesjonssaker var ikke tema ved årets kontroll. 3 Gjennomføring av kontrollen 3.1 Før kontrolldatoen Fylkesmannen tok kontakt med kommunen om kontrollen per epost Kontrolldato ble avtalt til Fylkesmannen sendte brev til kommunen med nærmere informasjon om kontrollen. Fylkesmannen foretok utvalg av aktuelle saker for kontroll på forhånd. Fylkesmannen hentet ut diverse lister fra Landbrukets informasjonsbase (LIB), elektroniske søknader i estil (RMP) og produksjonstilskudd (WESPA), dokumentasjon fra Rapporter og Brev (RoB) og utbetalingssystemet Saturn og gjennomgikk dette. Det er ikke all dokumentasjon i sakene som er tilgjengelig via elektroniske kanaler eller som er sendt inn til Fylkesmannen. Det var derfor nødvendig med ytterligere dokument-gjennomgang ute hos kommunen på kontrolldatoen. 3.2 På kontrolldatoen Kontrolldagen startet med et åpningsmøte der rådmann, avdelingsleder for landbruk og miljø, jordbrukskonsulent og landbrukskonsulent.

12 Etter åpningsmøtet ble det gjennomført intervjuer med alle. Det ble deretter foretatt dokumentgjennomgang av de aktuelle sakene. På grunnlag av dette utarbeidet Fylkesmannen en foreløpig rapport fra kontrollen. Den foreløpige rapporten ble gjennomgått i sluttmøtet på ettermiddagen kontrolldagen. Side 12 av Etter kontrolldatoen Fylkesmannen har gått igjennom delegasjonsreglementet og noen flere dokumenter vedrørende tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket. Dokumentasjonen i disse sakene tok vi kopi av på kontrolldagen eller har fått ettersendt. Deretter er sluttrapporten utarbeidet. Sluttrapporten inneholder mer utfyllende kommentarer til de funnene som er gjort. 4 Oppfølging etter kontrollen Kommunen må gi tilbakemelding til Fylkesmannen på hvordan kommunen vil lukke avvikene. Nes kommune må seinest 1. desember 2017 redegjøre for de tiltak som er satt i verk for å rette opp avviket. Dersom avviket ikke er rettet opp på dette tidspunktet, skal redegjørelsen inneholde en tidfestet plan for hvordan avviket skal rettes opp. Fylkesmannen krever ikke tilbakemelding på hvordan merknadene vurderes og følges opp. Vi mener likevel det er nødvendig å påpeke dem, slik at landbrukskontoret kan bedre forholdene og sikre god forvaltning. 5 Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Landbruksforvaltningen i Gol kommune har totalt 1,8 årsverk fordelt på tre ansatte. Landbruk og miljø har egen avdelingsleder. Avdelingen sorterer under kommunalsjefen for samfunn og utvikling.

13 Side 13 av 15 6 Grunnlag for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannens kontroll av kommunenes forvaltning av de økonomiske virkemidlene i landbruket inngår i dette arbeidet. Hensikten med forvaltningskontroll er å kontrollere kommunens etterlevelse av reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003 (Økonomireglementet i Staten) 15 og særlovgivningen for tilskuddsområdene (forskrifter hjemlet i jordlova og skogbrukslova). Forvaltningskontrollen tar sikte på å avdekke i hvilken grad vilkårene for å få innvilget tilskudd er riktig vurdert og håndtert av kommunen. Oppfyllelse av vilkårene kan bli gjenstand for ytterligere kontroll hos de foretakene som søker tilskudd, jf. 15 i Økonomireglementet i Staten. Eventuelle avvik kan føre til at kommunen må ta opp igjen enkeltsaker og vurdere dem på nytt. Aktuelle temaer i forvaltningskontrollen: Saksbehandlingsrutiner - Rutiner for mottak, datostempling og arkivering - Opplysning av saken - Dokumentasjon av endringer og feilrettinger - Dokumentasjon av vurderinger av konsekvenser ved feilopplysninger eller brudd på annet regelverk for jordbruksdrift - Begrunnelse for vedtak - Hjemmelsgrunnlag - Opplysning til søkerne om klageadgang - Habilitet Regelverk - Oppfyllelse av grunnvilkår for tilskudd, samt spesielle vilkår knyttet til den enkelte ordning Delegasjonsreglement. Hjemmelsgrunnlag FOR nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten (Økonomireglementet i staten). «15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere. Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet. Finansdepartementet kan fastsette bestemmelser for kontroll av utøvelse av forvaltningsmyndighet som er delegert til enheter utenom statsforvaltningen.» LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

14 Side 14 av 15 LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Særforskrifter: - FOR nr 1480: Forskrift om saksbehandling mv. i kommunen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven - FOR nr 447: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket - FOR nr 448: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket - FOR nr 1817: Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket - FOR nr 1821: Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. - FOR nr 569: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket, Buskerud - FOR nr 550: Forskrift om planlegging og godkjenning av landbruksveier Forskriftene ovenfor er hjemlet i lov av 12. mai 1995 nr. 23 om jord (jordlova) 3 og 18, eller i lov av 27. mai 2005 nr. 31 om skogbruk (skogbrukslova) 19. Forskriften om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket er revidert i 2014 og De kontrollerte sakene er behandlet i kommunen både før og etter at de nye reglene trådte i kraft. Sakene er kontrollert etter de reglene som gjaldt på det tidspunktet som sakene ble behandlet. Regler om utmåling av tilskudd fastsatt i de årlige jordbruksavtalene (dvs. etter forhandlinger mellom Staten og jordbrukets organisasjoner, dvs. Norges Bondelag og Norsk Bonde- og Småbrukarlag) Aktuelle veiledninger og rundskriv fra Statens landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet) 7 Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Kontrollrapporten vil være tilgjengelig for offentligheten på jamfør offentleglova. 8 Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Søknader med vedlegg i de sakene som ble kontrollert samt feillister, utbetalingslister m.m. Delegeringsreglement for Gol kommune. 9 Vedlegg Oversikt over kontrollerte saker i Gol kommune Det ble ikke gjennomført befaring av tiltak under forvaltningskontrollen.

15 Side 15 av 15 Nr Org.nr Foretakets/søkers navn Ordning/søknadsomgang Bjørnsrud & Espedokken ANS PT, januar 2016 og august Kamben samdrift DA PT, januar 2016 og august Løstegård Olav Arne PT, august Wilhelm Stake PT, januar 2016 og august Gunnar Engene PT, august Oddgeir Magnetun SMIL, 2012 og Mange Øynebråten SMIL, Svein Magne Bråten SMIL, Jonsgård Arnstein RMP, 2016 kompost Embrik Rudningen RMP, 2016 beite av biologisk verdifulle arealer, kompost Hedvig Lien RMP, 2016 Slått av biologisk verdifulle arealer Kjell Borge RMP, 2016 slått av biologisk verdifulle arealer Knut O Sørbøl RMP, Wilhelm Stake RMP, 2016 Skogfondsnr Knut Hesla NMSK, 4 (skogkultur), Syversgard Skog DA NMSK, 4 (skogkultur), Herbrand Jegleim NMSK, 4 (skogkultur), Knut Hesla NMSK, 4 (skogkultur), Gunnar Engene NMSK, 4 (skogkultur), Asbjørn Narum Hesla NMSK, 4 (skogkultur), 2016 Org.nr Gol kommune NMSK, 8 (ØK-prosjekt), 2015