Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i NORE OG UVDAL kommune

Transkript

1 Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i NORE OG UVDAL kommune Dyr på beite, Tufto Søre Ryddet beite, Nordre Borge Kontrollert enhet: Nore og Uvdal kommune Kontrolldato: Forrige kontroll: 8. september Telefon sentralbord: fax: E-post: Postmottak@fmbu.no Adresse: Besøksadresse: Postadresse: Epost: Telefon: Kommunehuset, Rødberg Sentrum 16, 3630 Rødberg post@nore-og-uvdal.kommune.no Saksnummer hos Fylkesmannen: 2016/5030 Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Internett: Organisasjonsnr.:

2 Side 2 av 17 Kontrollerte ordninger Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd i jordbruket (RMP) Tilskudd til avløsning ved sykdom (AV syk) Rutiner for oppdatering av arealressurskart (AR5) Status etter kontrollen i 2011 Tilstede fra kommunen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Befaring Sluttmøte Rune Antonsen Rådmann X X Oddbjørn Fønnebø Kommunalsjef X X Silje Ljøterud Bergan Jordbrukssjef X X X X Tilstede fra Fylkesmannen Navn Funksjon Åpningsmøtgjennomgmøte Intervju Dokument- Befaring Slutt- Janne Fossum Rådgiver X X X X X Ragnhild Skar Seniorrådgiver X X X X Pål Morten Skollerud Fylkesagronom X X X X X Innhold 1 Sammendrag Kontrollområder og funn Definisjoner Generelt Avvik Merknader Status i forhold til forrige kontroll Gjennomføring av kontrollen Før kontrolldatoen På kontrolldatoen Etter kontrolldatoen Oppfølging etter kontrollen Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Grunnlag for kontrollen Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Dokumentunderlag Vedlegg... 16

3 Side 3 av 17 1 Sammendrag Endringer fra foreløpig rapport i avvik og merknader Tilskudd til avløsning ved sykdom (AV syk): I den foreløpige rapporten har Fylkesmannen gitt avvik for mangelfull dokumentasjon på næringsinntekt og fullmakt og avvik for mangelfull dokumentasjon på søkers utgifter til avløsning ved privat avløser. De to avvikene er i sluttrapporten slått sammen til ett avvik om mangelfull dokumentasjon. Avvik om mangelfull kontroll av opplysninger i søknaden er omgjort til merknad. Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL): Merknaden om «SMIL vilkårene som er stilt ved innvilgelse av tilskudd til ryddetiltak synes utilstrekkelige for å sikre at arealene holdes i hevd» er frafalt. I noen av de kontrollerte SMIL-saker fra 2009 og 2011, og i alle kontrollerte saker fra 2014 eller 2015, var det satt vilkår om at arealet må beites og vedlikeholdes i minst 10 år. Det er derfor ikke grunnlag for merknaden. Tema/ordning Habilitet Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud (RMP) Tilskudd til avløsning ved sykdom (AV syk) Funn Merknad 1: Dokumentasjon på vurdering av habilitet mangler i aktuelle saker. Avvik 1 SMIL kommunen har betalt ut tilskudd til tiltak som ikke er gjennomført i henhold til innvilget søknad. Merknad 2: SMIL - vedtak mangler henvisning til hjemmel for vedtak. Merknad 3: SMIL - mangelfulle rutiner for å kontrollere at vilkårene følges opp. Avvik 2: RMP - kommunen har godkjent tilskudd til slått/beite av biologisk verdifulle arealer på arealer som ikke er avmerket som det på kartlag i estil. Merknad 4: RMP - det mangler vurdering av avkorting ved avvik mellom opplysningene som søkeren har gitt og det som kommunen har godkjent. Avvik 3: AV syk - mangelfull dokumentasjon Merknad 5: AV syk - mangelfull kontroll av opplysninger i søknaden. Merknad 6: AV syk - mangelfullt utfylte søknader.

4 Side 4 av 17 2 Kontrollområder og funn 2.1 Definisjoner Avvik: Brudd på gjeldende regelverk. Det vil si mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift eller rundskriv. Merknad: Forbedringspunkt. Det vil si forhold som ikke er i strid med fastsatte krav i regelverket, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av de kontrollerte ordningene. 2.2 Generelt Delegasjon: Fylkesmannen har mottatt utskrift av: - Delegasjonsreglement for Nore og Uvdal kommune, vedtatt i k-sak 34/ Reglementer og delegasjonsreglementer for Nore og Uvdal kommune, sist revidert sak nr 63/09. Kommunestyret i Nore og Uvdal har delegert myndighet til rådmannen å ta avgjørelser i alle kurante saker jf. del 3 i Delegasjonsreglement for Nore og Uvdal kommune. Her framgår det at en sak alltid skal oppfattes som kurant når det foreligger retningslinjer for hvordan den skal behandles, eller når en har klar praksis for behandling av lignende saker. Rådmannen kan videredelegere sin myndighet slik han finner det hensiktsmessig innenfor rammene av lover, forskrifter eller direkte delegasjonsvedtak fra politisk nivå. Rådmannen har fått delegert myndighet i henhold til alle forskrifter gitt i medhold av lov gjeldende de lover og paragrafer som inngår i rådmannens delegasjon. Jordloven med tilhørende forskrifter er i sin helhet delegert til administrasjonen. Delegeringsreglementet inneholder ingen bestemmelser om videredelegering til kommunalsjef eller fagansvarlige. Med forbehold om at det finnes flere og mer utfyllende dokumenter om delegering, mener Fylkesmannen at delegeringsreglementet er ufullstendig. Vi savner delegering av tilskuddssakene fra rådmann til kommunalsjef og videre til fagansvarlige og saksbehandler. Habilitet: Se merknad nummer 1 (kapittel 2.4). Kompetanse: Det er høy landbruksfaglig kompetanse i avdelingen. Saksbehandlerne har meget god oversikt over saksområdene de arbeider med, og det gjøres en betydelig innsats med knappe ressurser. Rutinebeskrivelser og overlappende arbeidsområder: Kommunen mangler rutinebeskrivelser for tilskuddsforvaltningen innenfor jord- og skogbruk. Fylkesmannen mener at rutinebeskrivelser er et godt tiltak for å redusere sårbarheten i tilfelle fravær og ellers til hjelp i det daglige arbeidet. Det er viktig at beskrivelsene oppdateres med jevne mellomrom. På jordbrukssida kan jordbrukssjefen og saksbehandler overlappe hverandre. På skogbrukssida er mulighetene mer begrenset. I forbindelse med langtidsfravær har oppgavene blitt ivaretatt ved at kommunen til dels har kjøpt tjenester fra nabokommuner.

5 Side 5 av 17 Orden og sporbarhet: Det er generelt meget god oversikt, orden og sporbarhet i sakene. Kontinuerlig ajourhold av AR5: Nore og Uvdal kommune var ferdig med gårdskartprosessen i juni Det er levert kontinuerlig ajourhold i våren 2012, våren 2014 og høsten Andre gangs periodiske ajourhold er planlagt til Det er godt samarbeid mellom landbruksforvaltningen og kartansvarlig. Kommunen benytter seg av muligheten til å bestille «Egenprodusert jordregister» elektronisk. 2.3 Avvik Avvik 1 SMIL kommunen har betalt ut tilskudd til tiltak som ikke er gjennomført i henhold til innvilget søknad. Fakta: Befaring avdekket at 3 av 5 kontrollerte tiltak ikke er utført i henhold til innvilget søknad, men hvor søker likevel har fått utbetalt alt innvilget tilskudd. Tiltakene gjaldt rydding. Kommunen hadde ikke befart tiltakene verken underveis eller før sluttutbetaling. Det kan synes som disse arealene ikke beites. Se bildene nedenfor: Bilde 1 ikke ryddet

6 Side 6 av 17 Bilde 2 verken ryddet eller beitet Bilde 3 ryddet, men ikke tilfredsstillende beitet Regelverk: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 7, krever at: «Innvilget tilskudd utbetales etter skriftlig anmodning fra tilskuddsmottaker og når prosjektet eller tiltaket har fått godkjent sluttregnskapet. Det kan likevel foretas utbetalinger på bakgrunn av godkjent dokumentasjon etter hvert som deler av prosjektet eller tiltaket utføres. Minst 25 % av tilskuddet holdes tilbake inntil arbeidet er fullført og sluttregnskapet er godkjent.» Vurdering: Fylkesmannens befaring avdekket at områdene bare var delvis eller ikke ryddet. Følgelig skulle tilskudd ikke blitt utbetalt.

7 Side 7 av 17 Konklusjon: Kommunen må foreta en vurdering av om foretakene der det ble avdekket at tiltaket ikke var utført i henhold til planen, skal få anledning til å ferdigstille tiltaket innenfor en kort frist, eller betale tilbake hele eller deler av tilskuddet. Kopi av vurderingen sendes til Fylkesmannen. Vi ber kommunen om å utarbeide rutiner for vilkår i tildelingsbrev, befaringer av tiltak underveis og før sluttutbetaling. Avvik 2: RMP - kommunen har godkjent tilskudd til slått/beite av biologisk verdifulle arealer på arealer som ikke er avmerket som det på kartlag i estil. Fakta: Ved søknadsomgangen høsten 2015 var det 4 foretak i Nore og Uvdal som søkte om tilskudd til slått av biologisk verdifulle arealer. I alle de 4 tilfellene har kommunen godkjent et større areal enn det som følger av kartlag i estil. Vi sjekket også en søknad om tilskudd til beite av biologisk verdifulle arealer. Hele arealet ligger utenfor aktuelt areal jf. kartlag i estil. Regelverk: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud 16, stiller vilkår til for tilskudd til biologisk verdifulle arealer: «Arealer som oppgis i søknaden som biologisk verdifulle, skal være registrert i Nasjonal registrering av verdifulle kulturlandskap i Buskerud, fortsatt ha høy biologisk verdi og være godkjent av Fylkesmannen. Eventuelt andre områder kan godkjennes av Fylkesmannen etter anbefaling fra kommunen. Alternativt må området være vernet med hjemmel i naturmangfoldloven.» Vurdering: Tilskuddssatsen for slått av biologisk verdifulle arealer var kr 800 per daa etter søknadsomgangen i Satsen for beiting av biologisk verdifulle areal var på kr 250 per daa. Det er med andre ord relativt høye satser per daa. Fylkesmannen fant ingen kommentarer eller annen dokumentasjon knyttet til sakene, som forklarte hvorfor det var godkjent større arealer enn det kartet gir grunnlag for. Risikoen for at det kan ha skjedd feilutbetalinger er stor. Saksbehandlingen er ikke tilfredsstillende. Konklusjon: Kommunen må gå igjennom sakene på nytt og vurdere grunnlaget for innvilget tilskudd. Dersom det viser seg at tilskuddet er utbetalt på feil grunnlag, må kommunen vurdere om utbetalte tilskudd skal betales tilbake. Avvik 3: AV syk - mangelfull dokumentasjon Næringsinntekt Fakta: I de kontrollerte søknadene fra 2014 og 2015 er det ikke lagt fram dokumentasjon eller tilstrekkelig dokumentasjon på næringsinntekt. Hos tre av de foretakene hvor det manglet dokumentasjon på næringsinntekt, er det ektefelle/partner/samboer som søker. Vi tar forbehold om at manglende dokumentasjon kan være arkivert hos Hol kommune, som saksbehandlet noen av sakene. Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. setter som vilkår at den som har blitt avløst må ha hatt en næringsinntekt fra foretakets jordbruks- eller gartnerivirksomhet på minimum ½ G ( 3 andre ledd). Det er den gjennomsnittlige næringsinntekten i de to siste inntektsårene bonden har fått endelig skatteoppgjør for, per 1. januar i det året som avløsningen har funnet sted, som er avgjørende (jf. rundskriv fra Landbruksdirektoratet). Retningslinjene er konkrete på hva slags dokumentasjon som skal legges fram. Vurdering: Søkere har fått utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at det finnes dokumentasjon eller tilstrekkelig dokumentasjon på at kravet til næringsinntekt fra

8 Side 8 av 17 jordbruk/gartneri er oppfylt. Fylkesmannen mener at kommunen ikke kan godkjenne søknaden før det er bekreftet at kravet er oppfylt. Næringsinntekt på minst ½ G fra foretakets gartneri- eller jordbruksvirksomhet må dokumenteres i form av utskrift av godkjent ligning. Lønnsutgifter Fakta: Ett av de kontrollerte foretakene har brukt privat avløser (søknad 2015). Det mangler dokumentasjon som viser faktiske utgifter til arbeidsgiveravgift og feriepenger. Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing setter som vilkår at lønnsutgiftene er dokumentert ( 6 andre ledd). Etter rundskriv fra Statens landbruksforvaltning skal det «dokumenteres at arbeidsgiveravgift, skatt og feriepenger er betalt. Ved bruk av landbruksvikar eller annen avløser fra avløserlag, er det tilstrekkelig med kontoutdrag. Utbetaling av tilskuddet avgrenses til dokumenterte utgifter.» Vurdering: Søkeren har fått utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at det finnes dokumentasjon på at arbeidsgiveravgift og feriepenger er betalt. Fylkesmannen mener at kommunen ikke kan godkjenne søknaden før slik dokumentasjon foreligger. Konklusjon: Kommunen må endre sine rutiner slik at nødvendig dokumentasjon finnes i saken, også i saker der en annen kommune saksbehandler søknadene. Det gjelder både næringsinntekt og lønnsutgifter. Det er tilstrekkelig at dokumentasjonen for næringsinntekt finnes på den første søknaden i et lengre sykdomsforløp der det i perioden sendes inn flere søknader. Dokumentasjonskravet til lønnsutgifter er endret noe etter at ny forskrift trådte i kraft 1. januar Vi anbefaler derfor at kommunen bruker rundskriv fra Landbruksdirektoratet ved utarbeidelse av nye rutiner, der kapittel blant annet omtaler krav til dokumentasjon. Fullmakt Fakta: Ektefelle til innehaver av et enkeltpersonforetak har blitt avløst, og avløste har søkt på vegne av foretaket (gjelder søknader fra 3 kontrollerte foretak). Det har blitt utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at det foreligger fullmakt som gir ektefelle rett til å forplikte foretaket juridisk. Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. setter som vilkår ( 3 første ledd) at tilskuddet kan gis til foretak som er registrert i enhetsregisteret og som driver vanlig jordbruksproduksjon. Etter rundskriv er «det foretaket som eventuelt er berettiget tilskudd, ikke den avløste som sådan. Søker må derfor ha kompetanse til å forplikte foretaket juridisk, enten i kraft av sin rolle i foretaket eller gjennom fullmakt. For at ektefellen til innehaver av et enkeltpersonforetak skal kunne søke, må det foreligge slik fullmakt. Det gjelder ikke ved jordbrukerens dødsfall.» Vurdering: Søkeren har fått utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at slik fullmakt foreligger. Fylkesmannen mener at kommunen ikke kan godkjenne søknaden før slik dokumentasjon foreligger. Konklusjon: Dette er tydeliggjort ved den nye forskriften som trådte i kraft 1. januar I de sakene dette gjelder, må kommunen for fremtiden påse at slik dokumentasjon foreligger. Dersom ektefelle har en rolle i foretaket som gjør at fullmakt ikke er nødvendig, må kommunen notere dette på saken.

9 Side 9 av Merknader Merknad 1 Habilitet dokumentasjon på vurdering av habilitet mangler Fakta: PT-søknader fra kommunalsjefens foretak er behandlet av underordnet medarbeider. PT- og RMP-søknader fra foretak der en av saksbehandlerne er daglig leder, er behandlet av sideordnet kollega. Regelverk: Bestemmelser om habilitet finnes i forvaltningsloven: «6 (habilitetskrav) En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a) når han selv er part i saken; b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete.» «9.(oppnevning av stedfortreder). Når en tjenestemann er ugild, skal om nødvendig oppnevnes eller velges stedfortreder for vedkommende.» Vurdering: Søknader om tilskudd fra en leder kan ikke behandles av en saksbehandler som er underordnet lederen. Dette er brudd på forvaltningslovens 6 tredje ledd og er et avvik. Fylkesmannen mener videre at det er en uheldig praksis når søknader om tilskudd behandles av sideordnet kollega, som jobber på samme forvaltningsområde som den som søker om tilskuddet. Dette er ikke et direkte brudd på forvaltningslovens bestemmelser om habilitet. Habiliteten burde likevel vært vurdert før behandlinga av aktuelle saker. Ved behandling av søknader om produksjonstilskudd vil det ofte være nødvendig å utøve jordbruksfaglig skjønn. Utøvelse av slikt skjønn kan bli hemmet dersom saksbehandler står i en underordnet funksjon til den som har sendt inn søknaden eller er nær kollega med søker. Kommunens nåværende praksis er egnet til å svekke tilliten til uhildet og rettferdig behandling av sakene. Konklusjon: Praksisen med at søknader om tilskudd fra en leder behandles av underordnet medarbeider, må opphøre. Fylkesmannen ber Nore og Uvdal kommune om å få på plass skriftlige rutiner

10 Side 10 av 17 for hvordan tilskuddssøknader fra foretak der saksbehandler er ugild, skal behandles. Eventuelt må det gjøres en skriftlig vurdering for hver enkelt sak der ugildhet kan være aktuelt. Fylkesmannen vil oppfordre Nore og Uvdal kommune til å vurdere om det bør etableres avtale med en annen kommune om behandling av tilskuddssaker der kommunens egne saksbehandlere kan være inhabile. Merknad 2 SMIL vedtak mangler henvisning til hjemmel for vedtak Fakta: Fylkesmannen har foretatt dokumentkontroll av 4 SMIL-saker fra 2014 og I alle vedtaksbrevene er det henvist til kommunens strategiplan for SMIL og til delegasjonshjemmel. Vedtakene mangler imidlertid henvisning til bestemmelse om hjemmel for vedtaket. Regelverk: Kommunen fatter vedtak om tildeling av SMIL-tilskudd med hjemmel i forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket 8. Se også rundskriv nr. 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 3.5. Vurdering: Det er god forvaltningsskikk å henvise til den forskriften som ligger til grunn for tildeling av tilskudd og den bestemmelsen i forskriften som gir kommunen myndighet til å tildele tilskuddet. Konklusjon: Fylkesmannen ber kommunen om å sørge for henvisning til forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket ved framtidige vedtak om SMIL-tilskudd. Merknad 3 SMIL - mangelfulle rutiner for å kontrollere at vilkårene følges opp Fakta: Kommunen mangler rutiner for å kontrollere at vilkårene i vedtakene følges opp, for eksempel vilkåret om at arealer som er ryddet til beite skal beites og holdes vedlike i minst ti år. Regelverk: I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 3, fjerde avsnitt, fremgår det at kommunen kan sette vilkår. Se også rundskriv nr. 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 3.4. Vurdering: For å unngå uklarheter og tvil om hvordan et tiltak skal utføres og vedlikeholdes, er det viktig at kommunen setter vilkår som utelater en hver tvil - i den grad det er mulig. For enkelte tiltak, for eksempel rydding av tidligere beiter, vil det være nødvendig å kontrollere arealene noen år etter at tiltaket er utført. Dette for å forvisse seg om at arealene vedlikeholdes og brukes til beiting slik målsettingen med tiltaket er. Konklusjon: Kommunen bør i større grad bruke muligheten til å sette vilkår i vedtaksbrevet. Likeså bør kommunen ha dokumenterbare rutiner for å følge opp at vilkårene overholdes. Merknad 4: RMP - det mangler vurdering av avkorting ved avvik mellom opplysningene som søkeren har gitt og det som kommunen har godkjent Fakta: I to av de kontrollerte sakene har kommunen godkjent et lavere antall dekar som grunnlag for tilskudd enn det som søkeren har søkt på. Det foreligger ingen dokumentert vurdering av eventuell avkorting. Regelverk: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud, 35. Vurdering: Avvik mellom søknaden og faktisk situasjon skal vurderes av kommunen for potensiell avkorting i tilskuddet. Feil opplysninger kan føre til feil utbetaling. Det er derfor

11 Side 11 av 17 viktig med virkemidler som bidrar til å sikre at opplysningene som gis er riktige. Avkorting er ett av flere slike virkemidler. Konklusjon: Ved framtidige søknader skal kommunen vurdere avkorting der det avdekkes avvik mellom søknad og faktiske forhold som kunne gitt feil merutbetaling av tilskudd. Vurderingene skal være dokumentert på saken. Merknad 5: AV syk - mangelfull kontroll av opplysninger i søknaden. Maksimalt tilskudd Fakta: Det framgår ikke av dokumentene som Fylkesmannen har hatt tilgang til, hvilke rutiner kommunen har for å sjekke maksimalt tilskudd. Regelverk: Størrelsen på dagsatsen for tilskudd til avløsning ved sykdom bestemmes av hvor mye foretaket maksimalt er berettiget i tilskudd til avløsning ved ferie og fritid (maksimalt tilskudd), jf. Teknisk Jordbruksavtalen kapittel 9.3. Vurdering: Saksbehandler må sjekke maksimalt tilskudd, før beregning av tilskudd til avløsning ved sykdom kan gjøres. Konklusjon: Fylkesmannen mener at beløpet er så viktig at kommunen bør legge en kommentar på sakene om hvor beløpet er hentet fra. Lønn/sykepenger/arbeidsavklaringspenger: Fakta: Gjennomgang av de utvalgte sakene viser at det ikke er noe dokumentasjon av disse opplysningene. Det er gjort fradrag for sykepenger uten at grunnlaget for fradraget er dokumentert. Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. 2 slår fast at tilskuddet skal beregnes ut fra det som fastsettes i medhold av jordbruksoppgjøret. Det fremgår av Jordbruksavtalen kapittel 9.2. at det den personen som avløses kan få i ytelser fra NAV, pensjon, godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste og lønn, skal trekkes fra tilskuddet. Rundskrivene fra Landbruksdirektoratet er også tydelig på dette. Vurdering: Dette innebærer at kommunen må sjekke om søkeren har mottatt eller har rett på slike ytelser, dersom søkeren ikke har lagt dokumentasjon på dette ved søknaden. Konklusjon: Opplysninger om lønn, sykepenger og arbeidsavklaringspenger må innhentes og bekreftes. Kommunen må dokumentere at det er gjort, enten ved at det finnes kopi av dokumenter som viser ytelsene eller at det er notert hvordan informasjonen har framkommet. Merknad 6: AV syk - mangelfullt utfylte søknader (org.nr.). Fakta: Organisasjonsnummer, bankkontonummer og fødselsnummer manglet i flere av de kontrollerte søknadene. Søkeren har fått utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at søknadsskjemaet er fullstendig utfylt av søker. Regelverk: Søknad, i form av utfylt og signert søknadsskjema fastsatt av Landbruksdirektoratet, skal leveres senest 3 måneder etter siste dag som gir rett til tilskudd. Vurdering: Søker plikter å sette seg inn i hvilke regler som gjelder for tilskuddet, gi de opplysninger og den dokumentasjonen landbruksforvaltningen trenger for å avgjøre søknaden.

12 Side 12 av 17 Ved å signere søknadsskjemaet bekrefter søker at opplysningene er fullstendige og korrekte. Kommunen kan ikke behandle søknaden før den er fullstendig utfylt av søker. Eventuelle utenforstående hjelpere kan gjerne bistå med å fylle ut søknaden, men dette fritar ikke foretaket eller den etterlatte fra plikten til å sette seg inn i regelverket som gjelder for tilskuddet de søker på. Konklusjon: Fylkesmannen mener at kommunen må vente med å saksbehandle søknaden til de manglende opplysningene er bekreftet av søker. Kommunen må dokumentere hvordan de manglende opplysningene har framkommet. 2.5 Status i forhold til forrige kontroll Ved forrige kontroll 7. juni 2011 ble det gjennomført kontroll av produksjonstilskudd i jordbruket (PT), regionale miljøtilskudd (RMP), tilskudd til avløsning ved sykdom (AV syk) og tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL). Det ble ikke funnet noen avvik den gangen. Det ble gitt 3 merknader: - Merknad 1 mangelfull vurdering av habilitet for kommunens saksbehandlere - Merknad 2 mangelfull henvisning til hjemmel for vedtak - Merknad 3 noe mangelfull dokumentasjon på salg av grovfôr Status ved kontrollen i 2016: Merknad 1 mangelfull vurdering av habilitet for kommunens saksbehandlere Habilitet er fortsatt en utfordring, se merknad nummer 1 (kapittel 2.4). Merknad 2 mangelfull henvisning til hjemmel for vedtak Ved kontrollen i 2011 ble det avdekket slik mangel i forbindelse med tilskudd til avløsning ved ferie og fritid. Denne gangen er det funnet manglende henvisning til hjemmel for vedtak i saker som gjelder SMIL, se merknad nummer 2 (kapittel 2.4). Merknad 3 noe mangelfull dokumentasjon på salg av grovfôr: Vi sjekket 4 tilfeldige søknader om produksjonstilskudd fra søknadsomgangen i august Der fant vi at i alle tilfellene hadde søker lagt ved kopi av faktura som viser salget av grovfôret som var oppgitt i søknaden. I 2 av tilfellene lå det også ved utskrift som viser banktransaksjonen. Fylkesmannen sjekker dokumentasjonen i alle såkalte «manuelle» saker som kommer til Fylkesmannen for utbetaling. Søknader som omfatter oppstart eller utvidelse av grovfôrproduksjon for salg, kommer ofte til «manuell» utbetaling. I de sakene som har kommet fra Nore og Uvdal de siste årene, har dokumentasjonen av grovfôrsalget vært i orden. Fylkesmannen konkluderer med at Nore og Uvdal kommune har fulgt opp og forbedret rutinene som ga merknaden ved forrige forvaltningskontroll. 3 Gjennomføring av kontrollen 3.1 Før kontrolldatoen Fylkesmannen tok kontakt med kommunen om kontrollen per epost Etter at dato for kontrollen var avtalt, sendte Fylkesmannen brev ( ) til kommunen med nærmere informasjon om kontrollen.

13 Side 13 av 17 Fylkesmannen foretok utvalg av aktuelle saker for kontroll på forhånd. I epost ba vi om å få tilsendt alle dokumenter i søknadene om tilskudd til avløsning ved sykdom fra 4 foretak i årene 2014 og Det ble foretatt dokumentkontroll av alle sakene. Avvik 3 og merknadene 5 og 6 er basert på denne dokumentkontrollen. I epost 2.9. ba vi om å få tilsendt alle dokumenter i 6 SMIL-saker fra 2009 og Vi informerte samtidig om at det kunne være aktuelt å befare de aktuelle tiltakene for å se status i dag. Før kontrolldatoen gikk Fylkesmannen igjennom all dokumentasjon i sakene som forberedelse til befaringene. I eposten 2.9. orienterte vi også om at det kunne være aktuelt å befare arealer som det høsten 2015 ble søkt om tilskudd til slått av biologisk verdifulle arealer (RMP). Dette gjaldt søknader fra 4 foretak. Fylkesmannen hentet ut diverse lister fra Landbrukets informasjonsbase (LIB), elektroniske søknader i estil (RMP) og dokumentasjon fra Rapporter og Brev (ROB) og gjennomgikk dette. Det er ikke all dokumentasjon i sakene som er tilgjengelig via elektroniske kanaler eller som er sendt inn til Fylkesmannen. Det var derfor nødvendig med ytterligere dokumentgjennomgang ute hos kommunen på kontrolldatoen. 3.2 På kontrolldatoen Kontrolldagen 8.9. startet med et åpningsmøte der rådmannen, kommunalsjefen for næring, miljø og kommunalteknikk og jordbrukssjefen var til stede. Etter åpningsmøtet ble det gjennomført intervjuer med både kommunalsjefen og jordbrukssjefen, samt foretatt dokumentgjennomgang av de aktuelle sakene. Etter lunsj ble det foretatt befaringer ute, mens arbeidet med dokumentgjennomgang fortsatte inne. Det ble foretatt befaring av 5 SMIL-tiltak. Kontrollen av RMP-tiltak ble avgrenset til dokumentkontroll og ingen befaring. På grunnlag av dette utarbeidet Fylkesmannen en foreløpig rapport fra kontrollen. Den foreløpige rapporten ble gjennomgått i sluttmøtet på ettermiddagen kontrolldagen. 3.3 Etter kontrolldatoen Fylkesmannen har utarbeidet denne sluttrapporten. Sluttrapporten inneholder mer utfyllende kommentarer til de funnene som er gjort. 4 Oppfølging etter kontrollen Kommunen må gi tilbakemelding til Fylkesmannen på hvordan kommunen vil lukke avvikene. Nore og Uvdal kommune må seinest 25. november 2016 redegjøre for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Dersom avvik ikke er rettet opp på dette tidspunkt, skal redegjørelsen inneholde en tidfestet plan for hvordan avvikene skal rettes opp. Fylkesmannen krever ikke tilbakemelding på hvordan merknadene vurderes og følges opp. Vi mener likevel det er nødvendig å påpeke dem, slik at landbrukskontoret kan bedre forholdene og sikre god forvaltning.

14 Side 14 av 17 5 Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Landbruksforvaltningen i Nore og Uvdal kommune har totalt 2,4 årsverk fordelt på 3 ansatte. Oppgavene er sortert inn under Kommuneområde for næring, miljø og kommunalteknikk. Kommunen er organisert slik: 6 Grunnlag for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannens kontroll av kommunenes forvaltning av de økonomiske virkemidlene i landbruket inngår i dette arbeidet. Hensikten med forvaltningskontroll er å kontrollere kommunens etterlevelse av reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003 (Økonomireglementet i Staten) 15 og særlovgivningen for tilskuddsområdene (forskrifter hjemlet i jordlova og skogbrukslova). Forvaltningskontrollen tar sikte på å avdekke i hvilken grad vilkårene for å få innvilget tilskudd er riktig vurdert og håndtert av kommunen. Oppfyllelse av vilkårene kan bli gjenstand for ytterligere kontroll hos de foretakene som søker tilskudd, jf. 15 i

15 Økonomireglementet i Staten. Eventuelle avvik kan føre at kommunen må ta opp igjen enkeltsaker og vurdere dem på nytt. Side 15 av 17 Aktuelle temaer i forvaltningskontrollen: Saksbehandlingsrutiner - Rutiner for mottak, datostempling og arkivering - Opplysning av saken - Dokumentasjon av endringer og feilrettinger - Dokumentasjon av vurderinger av konsekvenser ved feilopplysninger eller brudd på annet regelverk for jordbruksdrift - Begrunnelse for vedtak - Hjemmelsgrunnlag - Opplysning til søkerne om klageadgang - Habilitet Regelverk - Oppfyllelse av grunnvilkår for tilskudd, samt spesielle vilkår knyttet til den enkelte ordning Tiltaksplaner og aktivitetsbudsjett for SMIL Delegasjonsreglement Hjemmelsgrunnlag FOR nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten (Økonomireglementet i staten). «15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere. Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet. Finansdepartementet kan fastsette bestemmelser for kontroll av utøvelse av forvaltningsmyndighet som er delegert til enheter utenom statsforvaltningen.» LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Særforskrifter: - FOR nr 283: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket - FOR nr 1480: Forskrift om saksbehandling mv. i kommunen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven - FOR nr 448: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket - FOR nr 1227: Forskrift om tilskot til avløysing - FOR nr 904: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud - FOR nr 1817: Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket

16 Side 16 av 17 - FOR nr 1821: Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. - FOR nr 569: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket, Buskerud Forskriftene ovenfor er hjemlet i lov av 12. mai 1995 nr. 23 om jord (jordlova) 3 og 18. I slutten av 2014 kom det nye forskrifter for produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket. Forskriften om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket er revidert i 2014 og De kontrollerte sakene er behandlet i kommunen både før og etter at de nye reglene trådte i kraft. Sakene er kontrollert etter de reglene som gjaldt på det tidspunktet som sakene ble behandlet. Regler om utmåling av tilskudd fastsatt i de årlige jordbruksavtalene (dvs. etter forhandlinger mellom Staten og jordbrukets organisasjoner, dvs. Norges Bondelag og Norsk Bonde- og Småbrukarlag) Aktuelle veiledninger og rundskriv fra Statens landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet) 7 Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Kontrollrapporten vil være tilgjengelig for offentligheten på jamfør offentleglova. 8 Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Søknader med vedlegg i de sakene som ble kontrollert samt feillister, utbetalingslister m.m. Delegasjonsreglement for Nore og Uvdal kommune. 9 Vedlegg Oversikt over kontrollerte saker i Nore og Uvdal kommune Befaring av ryddetiltak ble gjennomført hos foretak/eiere merket med grønt. Nr Org.nr Foretakets/søkers navn Ordning/søknadsomgang John Bergerud SMIL, søknad Lars Rudi SMIL, søknad Knut Deinboll SMIL, søknad 2009 og Gerd Gunvor Halland SMIL, søknad Liv Olaug Grøtjorden SMIL, søknad Hilde Mari Loftsgård SMIL, søknad 2014 og Hilde Marie Larsson Ro SMIL, søknad 2014

17 Side 17 av 17 8 Fellessøknad fra flere foretak Kari og Ottar Huseby, Åse Lurås, Nils Petter Undebakke og Inger-Toril Ødegård SMIL, søknad 2015 (drenering) Eli H Enerstvedt RMP, søknad Øyberg Helge RMP, søknad Lars Rudi RMP, søknad Bjørnsrud Tone Elisabeth RMP, søknad Vebjørn Enerstvedt RMP, søknad AV1 AV syk, AV2 AV syk, AV3 AV syk, AV4 AV syk, 2015