Rapport etter forvaltningstilsyn om forskrift om organisk gjødsel

Transkript

1 Vår dato: Vår referanse: 2013/5255 Arkivnr.: Deres referanse: Anne Bjørg Rian Saksbehandler: Øvre Eiker kommune Rådhuset 3300 Hokksund Innvalgstelefon: Rapport etter forvaltningstilsyn om forskrift om organisk gjødsel Sammendrag Fylkesmannen gjennomførte 22. august 2013 tilsyn med Øvre Eiker kommune. Tema for tilsynet var kommunens forvaltning av forskrift om organisk gjødsel. Tilsynet ble gjennomført som en revisjon. Denne rapporten omhandler avvik og anmerkninger som ble avdekket under revisjonen. Rapporten omhandler også oppfølging etter revisjonen. Den er å anse som endelig hvis vi ikke får tilbakemelding om faktiske feil innen 9. oktober Fylkesmannen avdekket ett avvik og tre anmerkninger under revisjonen. Avviket gjaldt følgende: Kommunens praksis ved behandling av søknader om nybygg og utbedring av gjødsellager og lager for silopressaft er mangelfull. Anmerkningene gjaldt følgende: Hensynet til bestemmelsene i vannforskriften bør bli inkludert i kommunens forvaltning av forskrift om organisk gjødsel på en mer systematisk måte. Kommunens tilsyn med etterlevelse av forskrift om organisk gjødsel bør være mer omfattende. Kommunen bør passe på å dokumentere mottatte bekymringsmeldinger i tilstrekkelig grad. Avviket og anmerkningene er nærmere beskrevet under egne punkt. Vi ber om at kommunen innen 1. desember 2013 sender Fylkesmannen en skriftlig bekreftelse på at avviket er rettet. Oppfølgingen etter revisjonen er nærmere beskrevet under eget punkt. Øivind Holm avdelingsdirektør kontrollør Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift Telefon sentralbord: Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: fax: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: E-post: fmbupost@fylkesmannen.no

2 Side 2 av 5 Diverse informasjon Dato for revisjonen: 22. august 2013 Kontaktperson for kommunen: Anne Bjørg Rian Til stede fra Fylkesmannen: Per Rønneberg Hauge (ved intervjuene) Øivind Holm (ved sluttmøtet) Innledning Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Øvre Eiker kommune. Miljødirektoratet (tidligere Klima- og forurensningsdirektoratet og Direktoratet for naturforvaltning) har besluttet at det i 2013 skal føres et landsomfattende tilsyn med kommunen som miljøvernmyndighet. Fylkesmannen skal utføre tilsynet i minst tre kommuner i hvert fylke, etter modell av systemrevisjon. Tilsynet gjelder kommunens myndighet knyttet til husdyrgjødsel, del III og del IV i forskrift om organisk gjødsel. Tilsynet fokuserer på kommunens oppfyllelse av krav innenfor oppgitte temaer, og rapporten viser funn som tilsynet avdekket. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunen som miljøvernmyndighet. Formålet med tilsynet var å vurdere om Øvre Eiker kommune har tilfredsstillende forvaltning av forskrift om organisk gjødsel. Tilsynet omfattet blant annet: om aktiviteter ble utført slik som beskrevet og uttalt hvordan kommunen driver sin virksomhet innenfor egne rammer, og de rammene som myndighetene har satt Tilsynet ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervju av sentralt plasserte personer i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten beskriver avvik og anmerkninger som ble avdekket i tilsynet. Definisjoner Avvik: er brudd på krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Anmerkning: et forhold som Fylkesmannen mener er nødvendig å påpeke for å ivareta det ytre miljøet, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik.

3 Side 3 av 5 Resultater fra revisjonen Avvik Vi fant følgende avvik under revisjonen: Avvik 1 Kommunens praksis ved behandling av søknader om nybygg og utbedring av gjødsellager og lager for silopressaft er mangelfull. Avvik fra Forskrift om organisk gjødsel 20 og 21. Kommentarer Søknader om nybygg, utvidelse eller utbedring av gjødsellager og lager for silopressaft i Øvre Eiker kommune blir behandlet av kommunens byggesaksavdeling. I tillegg har vi fått opplyst at slike saker skal vurderes av aktuelle fagavdelinger landbrukskontoret og kommunelegen. Det er hovedsakelig fagavdelingene som vurderer om omsøkte tiltak er i samsvar med bestemmelsene i forskrift om organisk gjødsel, for eksempel slik som beskrevet i 19. Før et nybygd/ombygd gjødsellager kan tas i bruk, skriver kommunen en ferdigattest. Ferdigattestene er basert på dokumentkontroller, ikke på fysiske kontroller av ferdigstilte gjødsellagre. De siste syv årene har kommunen hatt i størrelsesorden fem slike saker. Ifølge forskrift om organisk gjødsel 20 og 21 skal nybygde eller ombygde gjødsellager og lager for silopressaft kontrolleres av kommunen før de tas i bruk. Det betyr at kommunen i det enkelte tilfellet skal gjøre en inspeksjon/fysisk kontroll av gjødsellageret, ikke bare en papirkontroll. Videre skal vedtak om godkjenning av gjødsellager gjøres etter forskrift om organisk gjødsel 20 eller 21 i tillegg til etter plan- og bygningsloven. Anmerkning 1 Hensynet til bestemmelsene i vannforskriften bør bli inkludert i kommunens forvaltning av forskrift om organisk gjødsel på en mer systematisk måte. Vannforskriften gir føringer for norsk vannforvaltning. I saker som Øvre Eiker kommune behandler etter forskrift om organisk gjødsel blir ikke bestemmelsene i vannforskriften inkludert på en systematisk måte. Dette kan være aktuelt for eksempel ved: nybygg/utbedring av gjødsellager søknad om spredning av slam søknad om utvidet spredeperiode, søknad om spredeareal påviste punktutslipp som fører til eller kan føre til forurensning Fylkesmannen mener at kommunen mer systematisk bør ta hensyn til bestemmelsene i vannforskriften ved behandling av slike saker.

4 Side 4 av 5 Anmerkning 2 Kommunens tilsyn med etterlevelse av forskrift om organisk gjødsel bør være mer omfattende. Kommunens regelmessige tilsyn etter forskrift om organisk gjødsel består i kommunens 5 %- kontroll av produksjonstilskudd. For bestemmelser i forskrift om organisk gjødsel er dette kun en papirkontroll av bøndenes egenrapporterte opplysninger i «Sjekkliste for miljøhensyn ved jordbruksdrift». Fylkesmannen mener at tilsynet etter forskrift om organisk gjødsel bør være risikobasert, og inkludere verifikasjon/dobbeltsjekking av at bondens opplysninger stemmer. Eksempel på områder for tilsyn er følgende: lekkasjekontroll gjødsellager tilstrekkelig lagervolum sikring av gjødselkummer spredning/nedmolding Anmerkning 3 Kommunen bør passe på å dokumentere mottatte bekymringsmeldinger i tilstrekkelig grad. Øvre Eiker kommunes saksbehandlingsrutiner sier at henvendelser/bekymringsmeldinger fra publikum skal registreres i kommunens saksbehandlingssystem. Ifølge kommunens representanter blir alle bekymringsmeldinger fulgt opp, gjerne i første omgang per telefon. Videre opplyste representantene at saker som er mindre alvorlige, eller raskt løses/oppklares per telefon, ikke alltid blir registrert i saksbehandlingssystemet. Et eksempel på en sak som ble håndtert av kommunen, men ikke dokumentert i saksbehandlingssystemet, er en klage på lukt fra slam som ikke ble nedmoldet tidsnok. Det å dokumentere klager/bekymringsmeldinger kan over tid gi nyttig informasjon om forurensningssituasjonen i kommunen, for eksempel til nye medarbeidere. Vi ber derfor Øvre Eiker kommune passe på at relevante bekymringsmeldinger som kommunen mottar blir dokumentert i saksbehandlingssystemet. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Åpningsmøte og intervjuer, 22. august 2013, i tillegg til et telefonintervju 26. august Fire personer ble intervjuet. Avsluttende møte, 5. september 2013 Fylkesmannens representanter la fram funnene sine etter revisjonen, og kommunen kommenterte funnene.

5 Oppfølging etter revisjonen Side 5 av 5 Øvre Eiker kommune plikter snarest å få rettet avviket som er beskrevet i denne rapporten. For at Fylkesmannen skal kunne avslutte saken, må kommunen innen 1. desember 2013 sende oss en skriftlig bekreftelse med dokumentasjon som viser at avviket er rettet. Vi ber om at dere sender tilbakemeldinger per e-post til postmottak@fmbu.no, eller per e-post til kontrolløren (fmbuhda@fylkesmannen.no). Eventuelt kan dere sende tilbakemeldinger per post til Fylkesmannen i Buskerud, postboks 1604, 3007 Drammen. Offentlighet i forvaltningen Den endelige revisjonsrapporten vil være tilgjengelig for offentligheten på jamfør offentleglova. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for revisjonen var: Lov om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) Forskrift om organisk gjødsel Deltakere ved revisjonen Tabellen under viser en oversikt over funksjonene til de personene fra virksomheten som deltok ved revisjonen. Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Kommunalsjef x x x Jordbrukssjef x x x Rådgiver, x x x landbrukskontoret Rådgiver, byggesaksavdelingen - x x Fylkesmannens revisjonsgruppe bestod av følgende personer:, revisjonsleder Per Rønneberg Hauge, revisor (deltok ikke ved sluttmøtet) I tillegg deltok avdelingsdirektør Øivind Holm ved sluttmøtet.