Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i SIGDAL kommune

Transkript

1 Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i SIGDAL kommune Ryddetiltak Hiåsen Telefon sentralbord: fax: E-post: Postmottak@fmbu.no Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Internett: Organisasjonsnr.:

2 Side 2 av 16 Kontrollert enhet: Sigdal kommune Kontrolldato: Forrige kontroll: 30. september Adresse: Besøksadresse: Kommunehuset, Prestfoss Postadresse: 3350 Prestfoss Epost: post@sigdal.kommune.no Telefon: Saksnummer hos Fylkesmannen: 2016/4720 Kontrollerte ordninger Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd i jordbruket (RMP) Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Tilskudd til landbruksvei Forskrift om veier til landbruksformål Rutiner for oppdatering av arealressurskart (AR5) Status etter kontrollen i 2011 Til stede fra kommunen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Befaring Sluttmøte Kjell Ove Hovde Avdelingsleder X X X X landbruk/ skogbrukssjef Gunvor Synnøve Green Jordbrukssjef X X X X Tone Ødegård Saksbehandler X X X X Gunhild Rishovd Korsbøen Saksbehandler X X X X Til stede fra Fylkesmannen Navn Funksjon Åpningsmøtgjennomgmøte Intervju Dokument- Befaring Slutt- Jette Blomsterberg Seniorrådgiver X X X X Janne Fossum Rådgiver X X X X X Per Olav Granheim Seniorrådgiver X X X X X Marit Surlien Hoen Fylkesagronom X X X X X Ragnhild Skar Seniorrådgiver X X X X X

3 Side 3 av 16 Innhold 1 Sammendrag Kontrollområder og funn Definisjoner Generelt Avvik Merknader Status i forhold til forrige kontroll Avvik Merknader Gjennomføring av kontrollen Før kontrolldatoen På kontrolldatoen Etter kontrolldatoen Oppfølging etter kontrollen Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Grunnlag for kontrollen Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Dokumentunderlag Vedlegg... 16

4 Side 4 av 16 1 Sammendrag Etter at den foreløpige rapporten ble skrevet, har det kommet til én ekstra merknad under SMIL (merknad 3). Tema/ordning Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud (RMP) Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Saksbehandling landbruksveg Kontinuerlig ajourhold AR5 Funn Merknad 1: SMIL vedtak mangler vurdering av søknaden opp mot strategiplanen. Merknad 2: SMIL - mangelfulle rutiner for å kontrollere at vilkårene følges opp. Merknad 3: SMIL noe mangelfull dokumentasjon av kostnader (fakturaer og timelister). Merknad 4: RMP - kommunen mangler skriftlig vurdering av avkorting. Merknad 5: RMP - det mangler dokumentasjon på at plan for tiltaket er kontrollert. Merknad 6: RMP - kommunen har innvilget tilskudd til stubb i flomutsatte og vassdragsnære områder, men det mangler oversikt/kartfesting av flomutsatte områder (systematisering). Avvik: NMSK - manglende dokumentasjon på kontroll av tiltak. Merknad 7: NMSK - Manglende dokumentasjon på søknad om tilskudd. Merknad 8: Vedtak om landbruksveg uten frist for oppstart av tiltaket. Merknad 9: Manglende oppdatering av AR5. 2 Kontrollområder og funn 2.1 Definisjoner Avvik: Brudd på gjeldende regelverk. Det vil si mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift eller rundskriv. Merknad: Forbedringspunkt. Det vil si forhold som ikke er i strid med fastsatte krav i regelverket, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av de kontrollerte ordningene.

5 2.2 Generelt Delegasjon: Fylkesmannen har mottatt utskrift av: - Delegerings-/økonomireglement for Sigdal kommune, vedtatt i kommunestyret Side 5 av 16 Delegeringsreglementet delegerer kommunens myndighet etter jordloven og dens forskrifter til Hovedutvalg for næring og drift. Alle kurante saker er delegert til rådmannen. Det er delegert til rådmannen å avgi uttalelser i og fatte vedtak om blant annet spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL), nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK), produksjonstilskudd, avløsertilskudd og regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud (RMP) og andre virkemidler over jordbruksavtalen og statsbudsjettet som kommunen gis ansvar for. Kommunens myndighet etter skogloven og dens forskrifter er delegert til Hovedutvalg for næring og drift. Alle kurante saker er delegert til rådmannen. Rådmannens myndighet til å ta avgjørelser i alle foran nevnte, kurante saker er delegert videre til landbrukskontoret. I kommunens kart over administrativ organisering, er Landbruk tegnet inn som en enhet under Teknisk sektor. Fylkesmannen mener at delegeringen på de saksområdene som vi har kontrollert er tilfredsstillende. Habilitet: Kommunen er bevisst habilitetsutfordringer i administrasjonen. Ordføreren har gårdsbruk og søker tilskudd. Søknader fra henne behandles av Modum kommune. To av saksbehandlerne på landbrukskontoret har ektefelle som driver landbruk og søker om tilskudd. Søknader fra disse behandles av avdelingsleder. Fylkesmannen vil oppfordre til fortsatt aktsomhet ved behandling av søknader der saksbehandlere er eller kan være inhabile. Er det tvil om habilitet eller når habilitet er vurdert, bør vurderingen av habilitet være dokumentert i saken og det bør være tydelig hvem som har fattet vedtak i aktuell sak. Kompetanse: Det er høy landbruksfaglig kompetanse og lang erfaring i avdelingen. Saksbehandlerne har meget god oversikt over saksområdene de arbeider med. Rutinebeskrivelser og overlappende arbeidsområder: Kommunen mangler rutinebeskrivelser for tilskuddsforvaltningen innenfor jord- og skogbruk. Fylkesmannen mener at rutinebeskrivelser er et godt tiltak for å redusere sårbarheten i tilfelle fravær og ellers til hjelp i det daglige arbeidet. Det er viktig at beskrivelsene oppdateres med jevne mellomrom. På jordbrukssida kan jordbrukssjefen og saksbehandler til dels overlappe hverandre. Tilsvarende på skogbrukssida der skogbrukssjefen og saksbehandler kan overlappe hverandre. Ved eventuelt langtidsfravær kan situasjonen bli utfordrende. Det er godt samarbeid mellom kommunene i Midtfylket (Sigdal, Krødsherad og Modum). Saksbehandlerne møtes i blant for å drøfte temaer av felles interesse.

6 Side 6 av 16 Orden og sporbarhet: Det er generelt meget god oversikt, orden og sporbarhet i sakene. Kontinuerlig ajourhold av AR5: Sigdal kommune var ferdig med gårdskartprosessen i juni Det er levert kontinuerlig ajourhold én gang etterpå, i november Se merknad 9 i kapittel 2.4. Andre gangs periodiske ajourhold er planlagt til Avvik Avvik: NMSK manglende dokumentasjon på kontroll av tiltak Fakta: Kommunen kan ikke dokumentere at det er gjennomført kontroll på tiltak som har mottatt tilskudd. Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 12, 2. ledd, påpeker at kommunen i nødvendig utstrekning skal kontrollere at tiltaket er gjennomført i tråd med forutsetningene. Det vises samtidig til tildelingsbrev av fagmidler til jord- og skogbruket i Buskerud. Disse årlige brevene gir føringer om at minimum 10 % av tiltakene som mottar tilskudd skal kontrolleres. Vurdering: Kommunen skal kunne dokumentere feltkontroll av tiltak som har søkt om og fått innvilget tilskudd. Kontroll gjennomføres for å kunne vurdere om midlene blir brukt i henhold til intensjonen med ordningen (stimulere til utvikling av kvalitetsskog). Kontroll skal samtidig legitimere bruk av offentlige midler. Mangelfull kontroll kan medføre misbruk av midlene, noe som igjen kan medføre at midler ikke lenger blir prioritert til denne type tiltak fra bevilgende myndigheter. Konklusjon: Kommunen må gjennomføre kontroll av tiltak i tråd med regelverk og anvisninger fra Fylkesmannen. 2.4 Merknader Merknad 1: SMIL vedtak mangler vurdering av søknaden opp mot strategiplanen Fakta: Vedtakene i de 2 kontrollerte sakene fra 2014 og én kontrollert sak fra 2015 inneholder ingen vurderinger av tiltakene opp mot målsettinger og prioriteringer i tiltaksstrategi for SMIL- og NMSK-midler for Sigdal kommune Regelverk: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 8, sier at «Kommunen skal fastsette overordnede retningslinjer for prioritering av søknader. Slike retningslinjer skal utarbeides i dialog med fylkesmannen og næringsorganisasjonene i jordbruket lokalt.» Vurdering: Vurdering av innkomne søknader og prioritering av hvilke tiltak som skal innvilges tilskudd, skal skje etter målsettingene og retningslinjer for prioritering av tiltak i tiltaksstrategien. Denne vurderingen bør framkomme i vedtaksbrevet. Konklusjon: Framtidige vedtak bør inneholde vurderinger av omsøkt tiltak opp mot gjeldende strategiplan.

7 Side 7 av 16 Merknad 2: SMIL - mangelfulle rutiner for å kontrollere at vilkårene følges opp Fakta: Kommunen mangler rutiner for å kontrollere at vilkårene i vedtakene følges opp, for eksempel vilkåret om at arealer som er ryddet til beite skal beites og holdes vedlike i minst ti år. Regelverk: I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 3, fjerde avsnitt, fremgår det at kommunen kan sette vilkår. Se også rundskriv nr. 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 3.4. Vurdering: I de kontrollerte sakene fra 2009 og 2011 har Sigdal kommune satt som vilkår at arealene skal beites eller høstes i minimum 10 år etter ryddinga. Slike og andre vilkår er også tatt inn i vedtaksbrevene i kontrollerte saker fra 2014 og Dersom areal som er ryddet med tilskuddsmidler, ikke vedlikeholdes, er det brudd på formålet med tilskuddet. Det er derfor nødvendig å kontrollere arealene noen år etter at tiltaket er utført. Dette for å forvisse seg om at arealene vedlikeholdes og brukes til beiting slik målsettingen med tiltaket er. Konklusjon: Kommunen bør utarbeide dokumenterbare rutiner for å følge opp at vilkårene overholdes. Merknad 3: SMIL noe mangelfull dokumentasjon av kostnader (fakturaer og timelister) Fakta: I én av de kontrollerte sakene fra 2014 mangler det kopi av faktura på enkelte kostnader. Regelverk: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 7, krever at: «Innvilget tilskudd utbetales etter skriftlig anmodning fra tilskuddsmottaker og når prosjektet eller tiltaket har fått godkjent sluttregnskapet. Det kan likevel foretas utbetalinger på bakgrunn av godkjent dokumentasjon etter hvert som deler av prosjektet eller tiltaket utføres. Minst 25 % av tilskuddet holdes tilbake inntil arbeidet er fullført og sluttregnskapet er godkjent.» Vurdering: Det er utbetalt tilskudd uten at alle faktiske kostnader er dokumentert i form av fakturakopi. Utbetaling av tilskudd for utgifter som ikke er dokumentert, bør ikke forekomme. Konklusjon: Før det kan foretas utbetaling av tilskudd, skal det foreligge kopi av fakturaer over alle utgifter ved tiltaket, og søker må legge fram timeliste over arbeid utført av søker selv eller andre som ikke har skrevet faktura. Timelistene bør vise dato for utført arbeid, antall timer på de aktuelle datoene, hvem som har utført arbeidet og hva som er gjort. Merknad 4: RMP - kommunen mangler skriftlig vurdering av avkorting Fakta: I noen av de kontrollerte sakene er det avvik mellom det som kommunen har godkjent som grunnlag for tilskudd og det som søkeren har søkt på. Det foreligger ingen dokumentert vurdering av eventuell avkorting. Regelverk: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud, 35. Vurdering: Kommunen skal vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet i saker der det er avvik mellom søknaden og den faktiske situasjonen. Feil opplysninger kan føre til feil utbetaling og bør få konsekvenser for søkeren. Avkorting er ett av flere virkemidler som skal bidra til å sikre at opplysningene som gis i søknaden er riktige.

8 Side 8 av 16 Konklusjon: Ved framtidige søknader skal kommunen vurdere avkorting i saker der det blir avdekket avvik mellom søknaden og de faktiske forholdene som kan gi for mye utbetalt i tilskudd. Vurderingene skal være dokumentert i saken. Merknad 5: RMP - det mangler dokumentasjon på at plan for tiltaket er kontrollert Fakta: Ved søknadsomgangen i 2015 har kommunen foretatt stedlig kontroll hos 4 foretak. Fylkesmannen har kontrollert dokumentasjonen for den ene av de stedlige kontrollene. Det mangler dokumentasjon på at kommunen har kontrollert plan for tiltaket ved tilskudd til stubb i flomutsatte og vassdragsnære områder. Regelverk: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud, 23 siste ledd og 33. Vurdering: Hensikten med tilskudd til stubb i flomutsatte og vassdragsnære områder er å redusere flomerosjon og tap av næringsstoffer fra jordbruksareal. Plan for tiltaket skal beskrive hva som søker vil gjøre for å fremme formålet, samt dokumentasjon på gjennomføring av tiltaket med beskrivelse, kartfesting og bilder, jf Veiledning for søknad om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud 2015, side 24. Mangel på flomsonekart fra NVE og høy tilskuddssats innebærer risiko for at tilskudd kan bli utbetalt til arealer som ikke er vurdert grundig nok. Der det er krav om plan for tiltaket, skal søker, ved stedlig kontroll, legge fram planen og kommunen skal sjekke at den inneholder de elementene den skal og at planen bidrar til å fremme formålet med tilskuddet. Fylkesmannen ser at kravet om at plan for tiltaket skal kontrolleres, kanskje ikke har vært tydelig nok kommunisert til kommunene tidligere. Dette går nå fram i vedlegg til rundskriv om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud, datert Konklusjon: Kommunen må ta inn i rutinene sine at plan for tiltaket skal kontrolleres ved stedlig kontroll. Merknad 6: RMP - kommunen har innvilget tilskudd til stubb i flomutsatte og vassdragsnære områder, men det mangler oversikt/kartfesting av flomutsatte områder (systematisering). Fakta: Kommunen innvilget etter søknadsomgangen i 2015 tilskudd til stubb i flomutsatte og vassdragsnære områder til syv foretak. Til sammen ble det innvilget tilskudd til 69 daa á kr 350 = kr og 145 daa á kr 500 = kr NVE har ikke utarbeidet flomsonekart for Sigdal. Kommunen har ikke utarbeidet noen oversikt over hvilke områder i kommunen som kan være aktuelle for ordningen. Vurderingene er gjort fra sak til sak. Regelverk: Formålet med tilskudd til stubb i flomutsatte og vassdragsnære områder er å redusere flomerosjon og tap av næringsstoffer fra jordbruksareal. Vilkår for tilskuddet jf. veileder for regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud 2015, er: - Areal utsatt for flom med gjentaksintervall hyppigere enn tiårsflom. Arealet skal være avmerket på NVEs flomsonekart eller gårdskart og godkjent av kommunen. - Krever plan for tiltaket. - Ingen jordarbeiding om høsten. - Jordoverflaten skal ikke ha vesentlige skader som følge av tråkk, beiting eller kjøring - Ordningen gjelder for kulturene korn, oljevekster, erter, frøeng siste høsteår, grønngjødsling og grønnfôrvekster sådd med liten radavstand.

9 Side 9 av 16 Vurdering: Sigdal kommunen har verken flomsonekart fra NVE, egne vurderingskriterier for denne ordningen eller oversikt over potensielle flomutsatte områder i kommunen. Dette kan føre til en svekket likebehandling av søkerne og feilutbetaling av tilskudd. Det ville derfor vært hensiktsmessig for kommunen å utarbeide oversikt over de arealene det tidligere er utbetalt tilskudd for gjennom denne ordningen. Kommunen bør også be om dokumentasjon på hvor ofte de omsøkte arealene har vært utsatt for flom (1. vilkår). Ettersom flomlinjene langs hovedvassdraget ikke er beregnet (i mangel av flomsonekart), kan statistisk gjentaksintervall bare anslås ut fra faktiske observasjoner av vassdraget og flomsoner under flomperioder. Egnet dokumentasjon er fotografier av arealer som hyppig oversvømmes og som det søkes tilskudd for gjennom ordningen. Søker kan som hovedregel forbedre vassdraget gjennom skjøtsel av kantvegetasjon. Rotvelter og nedraste trær må fjernes fra elvekanten for å hindre at vannet tar nye veier og forverrer flomerosjonen. Plan for tiltaket bør inneholde egen skjøtselsplan for kantsonen langs dyrka marka (2. vilkår). Konklusjon: I mangel av flomsonekart fra NVE for Sigdal kommune, bør kommunen kartfeste jordbruksarealer som ofte er utsatt for flomerosjon og utarbeide felles vurderingskriterier for denne RMP-ordningen. Dette er nødvendig for å sikre likebehandling og enhetlige vurderinger fra år til år. Kart over arealer ofte utsatt for flomerosjon bør være en del av kommunens 4-årige strategi for SMIL/NMSK. Kommunen må håndheve kravet om fotodokumentasjon av omsøkte areal i forbindelse med sin godkjenning av arealene for RMP. Planen for tiltaket må inneholde skjøtselstiltak for kantsonen med formål flomdemping/reduksjon av flomerosjon. Der kantvegetasjonen er mangelfull i forhold til flomdemping, må planen for tiltaket beskrive hvordan kantvegetasjonen kan gjenoppbygges for dette formålet. Merknad 7: NMSK - manglende dokumentasjon på søknad om tilskudd. Fakta: Ett av ti kontrollerte bilag manglet dokumentasjon på søknad om tilskudd. Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 9 gir klare føringer på hva et søknadsskjema skal inneholde. Vurdering: Ut fra bilaget skal det kunne leses at det søkes tilskudd for tiltaket som er gjennomført. Konklusjon: Benyttes skjema beskrevet i forskrift (LDIR-909), dokumenteres skogeiers ønske om utbetaling fra skogfond og søknad om tilskudd til skogkultur. Merknad 8: Vedtak om landbruksveg uten frist for oppstart av tiltaket. Fakta: Det er ikke angitt frist for oppstart av vegprosjektet i vedtak fra kommunen. Regelverk: I ny landbruksvegforskrift (gjeldende fra ) er det krav om at vedtaket skal angi tidsfrist for oppstart av vegtiltaket. ( 3-2, fjerde ledd). Vurdering: Kommunen har ikke fulgt opp forskriftens krav om å sette frist for oppstart av vegtiltaket.

10 Side 10 av 16 Konklusjon: Kommunen må angi tidsfrist for oppstart av vegtiltaket i vedtaket med tillatelse til prosjektet. Merknad 9: Manglende oppdatering av AR5 Fakta: Kommunen har ikke foretatt kontinuerlig ajourhold av AR5 siden 2010, noe som gir et betydelig etterslep. Kommunen opplyser at det er tatt flybilder sommeren 2016 og at det er planlagt periodisk ajourhold av AR5 i Regelverk: Retningslinjer for ajourhold av arealdata etter gårdskartprosessen framgår av rundskriv nr 27/2012 fra Statens landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet), se kapittel 3. Der heter det at endringer i arealer etter 2. gangs jordregister, ivaretas gjennom kommunens kontinuerlige oppdatering av AR5, eiendomskart i Matrikkelen samt grunneiendomstabellen i Landbruksregisteret. All oppdatering av kartinformasjon skal skje i henhold til kommunens avtaler gjennom Geovekst. Etter avsluttet gårdskartprosess skal Landbruksregisteret holdes årlig oppdatert ved at kommunene sender inn AR5 til sentral kartdatabase, og deretter produserer et nytt jordregister via internettsidene til Skog og landskap. Etter at kommunen har produsert et nytt jordregister, må kommunen se over tallene og aktivt velge at arealtallene skal overføres til Landbruksregisteret. Kommunene må selv gå inn på internettsidene til Skog og landskap og be om at de nye arealtallene skal overføres til Landbruksregisteret. Fylkesmannen vil også peke på at alle kommuner som er med i Geovekst-samarbeidet har inngått avtale om forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Denne avtalen inngås mellom den enkelte kommune og Kartverket. Avtalen skal sikre et kontinuerlig vedlikehold av kartbasene. Avtalen omfatter både AR5 og eiendomskart i Matrikkelen. Ved å ha rutiner som sikrer at kontinuerlig ajourhold av kartdatabasene blir en del av den daglige saksbehandlingen, vil arbeidet bli mindre tidkrevende. Kvaliteten og tilliten til datagrunnlaget blir samtidig styrket. Kommunen skal levere inn AR5-basen til fylkeskartkontoret til et fast tidspunkt, slik det er spesifisert i FDV-avtalen, vanligvis 1-2 ganger per år. Vurdering: Mangelen på ajourhold kan skyldes flere forhold. I Sigdal kommune ble manglende ressurser og kompetanse pekt på som viktige årsaker. Konklusjon: Fylkesmannen forventer at det etableres fungerende rutiner for kontinuerlig ajourhold av AR5 og at AR5 heretter blir oppdatert årlig. Fylkesmannen ber om at en kopi av rutinebeskrivelsene sende til Fylkesmannen innen 20. desember Status i forhold til forrige kontroll Ved forrige kontroll 13. april 2011 ble det gjennomført kontroll av: - Produksjonstilskudd i jordbruket (PT) - Regionale miljøtilskudd (RMP) - Tilskudd til avløsning ved sykdom (AV syk) - Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) - Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK)

11 Side 11 av Avvik Det ble funnet ett avvik den gangen: - Avvik 1 miljøplan trinn 2 i enkeltordninger RMP mangler Status ved kontrollen i 2016: Kravet om miljøplan trinn 2 ble fra og med 2015 erstattet av krav om plan for tiltaket. Plan for tiltaket skal ikke sendes inn sammen med søknaden. Søkeren må legge den fram når kommunen ber om det. Se merknad nr 5 i kapittel Merknader Det ble gitt 5 merknader: - Merknad 1 manglende oppfølging av kravet om Miljøplan trinn 2 ved behandling av søknader om SMIL-tilskudd - Merknad 2 mangelfull oppfølging av vilkår satt ved tildeling av SMIL-midler - Merknad 3 noe mangelfulle vedtak ved salg av grovfôr - Merknad 4 mangelfull henvisning til hjemmel for vedtak - Merknad 5 mangelfull dokumentasjon på søknad om tilskudd skogkultur Status ved kontrollen i 2016: Merknad 1 manglende oppfølging av kravet om Miljøplan trinn 2 ved behandling av søknader om SMIL-tilskudd. Kravet om miljøplan trinn 2 ble fra og med 2015 erstattet av krav om plan for tiltaket. Plan for tiltaket skal sendes inn sammen med søknaden, jf forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 6, andre ledd. I de to kontrollerte sakene fra 2014 mangler det plan for tiltaket. I det ene tilfellet har kommunen stilt krav om at planen må legges fram før utbetaling av tilskuddet (- det var ikke foretatt noen utbetalinger per ). I den kontrollerte saken fra 2015 finnes det en kort beskrivelse fra søkeren som under tvil kanskje kan godkjennes som plan for tiltaket. I alle tre tilfellene har søkerne lagt ved kart der tiltakene er tegnet inn. Fylkesmannen har ikke gitt merknad for manglende/ mangelfulle planer for tiltaket, men vil likevel påpeke at kommunen for framtida ikke bør innvilge tilskudd før søkeren har lagt fram en tilfredsstillende plan for tiltaket. Merknad 2 mangelfull oppfølging av vilkår satt ved tildeling av SMIL-midler. Se merknad 2 i kapittel 2.4. Merknad 3 noe mangelfulle vedtak ved salg av grovfôr Fylkesmannen har gått igjennom alle saker (produksjonstilskudd) om oppstart av grovfôrproduksjon for salg som kommunen har sendt til Fylkesmannen for effektuering i perioden Dokumentasjonen av grovfôrsalget er ok i alle sakene. Merknad 4 mangelfull henvisning til hjemmel for vedtak. Merknaden gjaldt produksjonstilskudd og saker som gikk til «manuell» utbetaling. Fylkesmannen har gått igjennom alle saker som kommunen har sendt til Fylkesmannen for effektuering i perioden Henvisning til hjemmel for vedtakene er ok i alle sakene. Merknad 5 mangelfull dokumentasjon på søknad om tilskudd skogkultur Se merknad 7 i kapittel 2.4.

12 Side 12 av 16 3 Gjennomføring av kontrollen 3.1 Før kontrolldatoen Fylkesmannen tok kontakt med kommunen om kontrollen per epost Etter at dato for kontrollen var avtalt, sendte Fylkesmannen brev ( ) til kommunen med nærmere informasjon om kontrollen. Fylkesmannen foretok utvalg av aktuelle saker for kontroll på forhånd. I epost ba vi om å få tilsendt alle dokumentene i søknadene fra fire SMIL-saker fra 2009 og én SMIL-sak fra Før kontrolldatoen gikk Fylkesmannen igjennom all dokumentasjon i sakene som forberedelse til mulige befaringer. I epost orienterte vi om hvilke SMIL-tiltak som var aktuelle å befare. Samtidig orienterte vi om fem RMP-tiltak som kunne være aktuelle å se på. Dette gjaldt arealer som det høsten 2015 ble søkt om tilskudd til stubb i flomutsatte og vassdragsnære områder, tilskudd til vegetasjonssoner og tilskudd til grasdekte vannveier.. Fylkesmannen hentet ut diverse lister fra Landbrukets informasjonsbase (LIB), elektroniske søknader i estil (RMP) og dokumentasjon fra Rapporter og Brev (ROB) og gjennomgikk dette. Det er ikke all dokumentasjon i sakene som er tilgjengelig via elektroniske kanaler eller som er sendt inn til Fylkesmannen. Det var derfor nødvendig med ytterligere dokumentgjennomgang ute hos kommunen på kontrolldatoen. 3.2 På kontrolldatoen Kontrolldagen startet med et åpningsmøte der avlingsleder/skogbrukssjef, jordbrukssjef og saksbehandlere var til stede. Etter åpningsmøtet ble det gjennomført intervjuer med alle. Det ble også foretatt dokumentgjennomgang av de aktuelle sakene. Etter lunsj ble det foretatt befaringer ute, mens arbeidet med dokumentgjennomgang fortsatte inne. Det ble foretatt befaring av to SMIL-tiltak og fem RMP-tiltak. På grunnlag av dette utarbeidet Fylkesmannen en foreløpig rapport fra kontrollen. Den foreløpige rapporten ble gjennomgått i sluttmøtet på ettermiddagen kontrolldagen. På kontrolldagen ble det også testet ut bruk av ipad og mobiltelefon for georeferert registrering av data og bilder i en kartapplikasjon basert på programvare fra ESRI. 3.3 Etter kontrolldatoen Fylkesmannen har utarbeidet denne sluttrapporten. Sluttrapporten inneholder mer utfyllende kommentarer til de funnene som er gjort. 4 Oppfølging etter kontrollen Kommunen må gi tilbakemelding til Fylkesmannen på hvordan kommunen vil lukke avvikene. Sigdal kommune må seinest 20. desember 2016 redegjøre for de tiltak som er satt i

13 verk for å rette opp avviket. Dersom avviket ikke er rettet opp på dette tidspunkt, skal redegjørelsen inneholde en tidfestet plan for hvordan avviket skal rettes opp. Side 13 av 16 Fylkesmannen krever ikke tilbakemelding på hvordan merknadene vurderes og følges opp. Vi mener likevel det er nødvendig å påpeke dem, slik at landbrukskontoret kan bedre forholdene og sikre god forvaltning. 5 Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Landbruksforvaltningen i Sigdal kommune har totalt 3,25 årsverk fordelt på fire ansatte. Oppgavene er sortert inn under Teknisk sektor. Avdelingsleder for landbruk er likevel med i rådmannens ledergruppe. Kommunen er organisert slik: 6 Grunnlag for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannens kontroll av kommunenes forvaltning av de økonomiske virkemidlene i landbruket inngår i dette arbeidet. Hensikten med forvaltningskontroll er å kontrollere kommunens etterlevelse av reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003 (Økonomireglementet i Staten) 15 og særlovgivningen for tilskuddsområdene (forskrifter hjemlet i jordlova og skogbrukslova).

14 Side 14 av 16 Forvaltningskontrollen tar sikte på å avdekke i hvilken grad vilkårene for å få innvilget tilskudd er riktig vurdert og håndtert av kommunen. Oppfyllelse av vilkårene kan bli gjenstand for ytterligere kontroll hos de foretakene som søker tilskudd, jf. 15 i Økonomireglementet i Staten. Eventuelle avvik kan føre til at kommunen må ta opp igjen enkeltsaker og vurdere dem på nytt. Aktuelle temaer i forvaltningskontrollen: Saksbehandlingsrutiner - Rutiner for mottak, datostempling og arkivering - Opplysning av saken - Dokumentasjon av endringer og feilrettinger - Dokumentasjon av vurderinger av konsekvenser ved feilopplysninger eller brudd på annet regelverk for jordbruksdrift - Begrunnelse for vedtak - Hjemmelsgrunnlag - Opplysning til søkerne om klageadgang - Habilitet Regelverk - Oppfyllelse av grunnvilkår for tilskudd, samt spesielle vilkår knyttet til den enkelte ordning Tiltaksplaner og aktivitetsbudsjett for SMIL Delegasjonsreglement Hjemmelsgrunnlag FOR nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten (Økonomireglementet i staten). «15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere. Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet. Finansdepartementet kan fastsette bestemmelser for kontroll av utøvelse av forvaltningsmyndighet som er delegert til enheter utenom statsforvaltningen.» LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Særforskrifter: - FOR nr 283: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket - FOR nr 1480: Forskrift om saksbehandling mv. i kommunen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven - FOR nr 447: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket - FOR nr 448: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket - FOR nr 1227: Forskrift om tilskot til avløysing

15 Side 15 av 16 - FOR nr 904: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud - FOR nr 1817: Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket - FOR nr 1821: Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. - FOR nr 569: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket, Buskerud - FOR nr 550: Forskrift om planlegging og godkjenning av landbruksveier Forskriftene ovenfor er hjemlet i lov av 12. mai 1995 nr. 23 om jord (jordlova) 3 og 18, eller i lov av 27. mai 2005 nr. 31 om skogbruk (skogbrukslova) 19. I slutten av 2014 kom det nye forskrifter for produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket. Forskriften om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket er revidert i 2014 og De kontrollerte sakene er behandlet i kommunen både før og etter at de nye reglene trådte i kraft. Sakene er kontrollert etter de reglene som gjaldt på det tidspunktet som sakene ble behandlet. Regler om utmåling av tilskudd fastsatt i de årlige jordbruksavtalene (dvs. etter forhandlinger mellom Staten og jordbrukets organisasjoner, dvs. Norges Bondelag og Norsk Bonde- og Småbrukarlag) Aktuelle veiledninger og rundskriv fra Statens landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet) 7 Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Kontrollrapporten vil være tilgjengelig for offentligheten på jamfør offentleglova. 8 Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Søknader med vedlegg i de sakene som ble kontrollert samt feillister, utbetalingslister m.m. Delegerings- og økonomireglement for Sigdal kommune.

16 Side 16 av 16 9 Vedlegg Oversikt over kontrollerte saker i Sigdal kommune Befaring av ryddetiltak ble gjennomført hos foretak/eiere merket med grønt, vegetasjonssone og/eller grasdekt vannvei med gult, stubb i flomutsatte, vassdragsnære områder med blå og skogbruksrelaterte tiltak med rød. Nr Org.nr Foretakets/søkers navn Ordning/søknadsomgang Helge Hiåsen SMIL, søknad Lars Håkon Nerum SMIL, søknad Chris Johan Jellum SMIL, søknad Per Erling Langerud SMIL, søknad Huflåtten Inger Randi SMIL, søknad Aasen Torstein O Jr SMIL, søknad Frode Haga SMIL, søknad May-Britt Neshagen RMP, søknad Hans P Bye RMP, søknad Torgeir Gunnerud RMP, søknad Ole Narum RMP, søknad Ole Gulsvik RMP, søknad Aabye Harald-Lars RMP, søknad Kjell Albjerk NMSK, 4 (skogkultur), Reidun Helen Eken NMSK, 4 (skogkultur), Peder Lyder Frøvoll NMSK, 4 (skogkultur), Siri Merete Killand NMSK, 4 (skogkultur), Nils Are Grasvik NMSK, 4 (skogkultur), Lene Solum NMSK, 4 (skogkultur), Anne Marit Tangen NMSK, 4 (skogkultur), Finn Olav Tyberg NMSK, 4 (skogkultur), Hans Ole R. Wærsted NMSK, 4 (skogkultur), Anne Kristin Strand NMSK, 5 (veg), 2015