Sluttrapport om kontrollen av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i RINGERIKE og HOLE kommuner i 2016

Transkript

1 Sluttrapport om kontrollen av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i RINGERIKE og HOLE kommuner i 2016 Kontrollerte enheter: Ringerike kommune Hole kommune Kontrolldato: Forrige kontroll: 14. juni og Adresse: Besøksadresse: Storgata 13, 3510 Hønefoss Postadresse: Postboks 123 Sentrum, 3502 Hønefoss Epost: postmottak@ringerike.kommune.no Telefon: Saksnummer hos Fylkesmannen: 2016/2155 Kontrollerte ordninger og oppgaver: Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd i jordbruket (RMP) Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Tilskudd til landbruksvei Forskrift om veier til landbruksformål Kontinuerlig ajourhold av AR5 Status etter kontrollen i 2012 Tilstede fra kommunen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Befaring Sluttmøte Gunn Edvardsen Kommunalsjef samfunn X Heidi Skagnæs Enhetsleder miljø og areal X X X Eiliv Kornkveen Avdelingsleder landbruk X X X X Ingeborg Løken Fagkonsulent X X X X Lisa Grenlund Helgesson Rådgiver X X X X Arvid Hagen Rådgiver X X X X Ellen Hougsrud Rådgiver X X Mathea Storihle Rådgiver X X Telefon sentralbord: Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: fax: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: E-post: Postmottak@fmbu.no

2 Side 2 av 20 Tilstede fra Fylkesmannen Navn Funksjon Åpningsmøtgjennomgmøte Intervju Dokument- Befaring Slutt- Olav Granheim Seniorrådgiver X X X X X Per Rønneberg Hauge Seniorrådgiver X X X X X Marit Surlien Hoen Fylkesagronom X X X X X Ragnhild Skar Seniorrådgiver X X X X Pål Morten Skollerud Fylkesagronom X X X X X Gunhild Dalaker Tuseth Avdelingsdirektør X X X X Innhold 1 Sammendrag Kontrollområder og funn Definisjoner Generelt Avvik Merknader Status i forhold til forrige kontroll Avvik Merknader Konklusjon Gjennomføring av kontrollen Før kontrolldatoen På kontrolldatoen Etter kontrolldatoen Oppfølging etter kontrollen Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Grunnlag for kontrollen Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Dokumentunderlag Vedlegg... 16

3 Side 3 av 20 1 Sammendrag I sluttrapporten er det kommet til to avvik og én merknad i tillegg til det som er beskrevet i den foreløpige rapporten av , se avvik nummer 2 og 5 og merknad nummer 6 nedenfor. Tema/ordning Tilskudd til spesielle miljøtiltak i landbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud (RMP) Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Saksbehandling landbruksvei Tilskudd til avløsning ved sykdom (AV syk) Funn Avvik 1 SMIL utbetalt tilskudd til tiltak som ikke er tilfredsstillende utført. Merknad 1 SMIL ingen befaringer før delutbetalinger. Merknad 2 SMIL mangelfull dokumentasjon av sluttbefaring (gjelder eldre SMIL-tiltak). Merknad 3 SMIL mangler miljøplan trinn 2 på eldre SMIL-tiltak. Avvik 2 RMP utbetalt tilskudd til arealer som ikke oppfyller vilkårene for tilskudd. Avvik 3 NMSK det mangler søknad på tiltakene det er innvilget tilskudd til. Avvik 4 NMSK mangler dokumentasjon på at det er gjennomført kontroll tilsvarende 10 % av søknadene. Merknad 4 NMSK - sviktende vurdering av habilitet. Merknad 5 traktorveier som kommunen har fattet vedtak om, er ikke registrert i ØKS. Avvik 5 AV sykdom mangelfull dokumentasjon Merknad 6 AV sykdom mangelfull kontroll av maksimalt tilskudd

4 Side 4 av 20 2 Kontrollområder og funn 2.1 Definisjoner Avvik: Brudd på gjeldende regelverk. Det vil si mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift eller rundskriv. Merknad: Forbedringspunkt. Det vil si forhold som ikke er i strid med fastsatte krav i regelverket, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av de kontrollerte ordningene. 2.2 Generelt Delegasjon: Fylkesmannen har fått kopi av: - Delegeringsreglement for Ringerike kommune (datert ) med vedlegg om videredelegering. - Delegasjonsreglement for Hole kommune (datert ), samt reglement for kommunestyret (datert ), reglement for formannskapet (datert og reglement for plan- og miljøstyret (datert ). - Avtale om kontinuerlig ajourhold av AR5, datert Avtale mellom Ringerike kommune og Hole kommune om felles løsning for landbruksoppgaver, datert Ringerike kommune: Delegeringsreglementet delegerer kommunestyrets myndighet til rådmannen i kurante saker. Det er listet opp hvilke områder det gjelder, blant annet saker etter jordloven og skogloven. Rådmannen har gjennom interndelegeringsreglementet fastsatt videredelegering av sin egen myndighet til ulike lederledd i kommunen. Saker etter jordloven og skogloven er delegert til enhetsleder for miljø- og arealforvaltning ( ). Enhetsleder har delegert disse sakene videre til avdelingsleder landbruk ( ). Delegeringsreglementet med interndelegeringsreglement framstår som gjennomtenkt og godt utformet og med videredelegering ned til avdelingsleder på landbruk. Fylkesmannen mener at delegeringen på de saksområdene som vi har kontrollert, nå er tilfredsstillende. Hole kommune: Delegasjonsreglementet lister opp hvilke saker som skal avgjøres av kommunestyret selv og hvilke saksområder som diverse styrer jobber med. Plan- og miljøstyret fatter forvaltningsvedtak etter blant annet jord- og skogloven. Rådmannen er gitt myndighet til å avgjøre saker som etter en konkret vurdering ikke anses å være av prinsipiell karakter. I avtalen mellom Ringerike kommune og Hole kommune om felles løsning for landbruksoppgaver står det at «Ringerike kommune har ansvaret for å utføre, også i Hole, alle de oppgaver på administrativt nivå innen jord- og skogbruk som til enhver tid er kommunalt ansvar». Det er nevnt konkret at dette blant annet gjelder «Alle tilskuddsordninger i jord- og skogbruk, herunder produksjonstilskudd, SMIL-ordningen, NMISK-ordningen, Regionalt miljøprogram (RMP) etc.» Delegeringsreglementet i Hole framstår også som gjennomtenkt og godt utformet. Fylkesmannen savner likevel en tydeligere kobling mellom delegering til rådmannen og avtalene mellom Ringerike og Hole om felles løsning for landbruksoppgaver.

5 Side 5 av 20 Habilitet: Kommunen er bevisst habilitetsutfordringer i administrasjonen. Enhetslederen for miljø og areal har gårdsbruk. Det samme har ektefellen til en av saksbehandlerne. Begge er søkere om tilskudd. Ringerike kommune har gjensidig avtale med Modum kommune om behandling av saker der det er tvil om habiliteten. Fylkesmannen vil oppfordre til at i saker der det kan være tvil om habilitet eller habilitet er vurdert, bør vurderingen av habilitet være dokumentert i saken og det bør være tydelig hvem som har fattet vedtak i aktuell sak. Se merknad nr 4 (kapittel 2.4). Kompetanse: Det er høy landbruksfaglig kompetanse og lang erfaring i avdelingen. Saksbehandlerne har god oversikt over saksområdene de arbeider med, og det gjøres en betydelig innsats med knappe ressurser. På jordbrukssida har det nylig vært skifte av saksbehandlere og bemanningen er nå fulltallig etter at en stilling har stått ledig i ett år. Noe høyt antall avvik og merknader, se kapittel 2.3 og 2.4, kan ha sammenheng med den reduserte bemanningen. Rutinebeskrivelser og overlappende arbeidsområder: Landbrukskontoret har utarbeidet rutinebeskrivelser for de ulike forvaltningsområdene som kontoret har ansvar for. Disse er under oppdatering og skal inn i en felles database. FM mener at dette er et meget godt tiltak for å redusere sårbarheten i tilfelle fravær. Landbrukskontoret har nå god overlapping på ordningene. Det er svært viktig ved lengre tids fravær. Orden og sporbarhet: Det god orden og sporbarhet i sakene innen både jordbruk og skogbruk. Kontinuerlig ajourhold av AR5: Ringerike kommune var ferdig med gårdskartprosessen i juni Det er levert kontinuerlig ajourhold i 2010, 2013, 2014 og Andre gangs periodiske ajourhold er planlagt til Hole kommune var ferdig med gårdskartprosessen i desember Det er ikke levert kontinuerlig ajourhold før i Andre gangs periodiske ajourhold var ferdig i mars Nytt periodisk ajourhold er planlagt i Ajourholdet har etter saksbehandlernes oppfatning fungert bedre i Ringerike enn i Hole. Ringerike kommune og Hole kommune har inngått «Avtale om kontinuerlig ajourhold av AR5». Avtalen kom i stand Ringerike kommune påtar seg her ansvaret for å utføre kontinuerlig forvaltning, drift og vedlikehold av FKB-AR5, arealressurskartet i Hole kommune, i tillegg til i egen kommune. Det forventes at ajourholdet i begge kommunene, både det kontinuerlig og det periodiske, følges opp på det nivået som Ringerike har hatt så langt. 2.3 Avvik Avvik 1 SMIL utbetalt tilskudd til tiltak som ikke er utført i henhold til planen Fakta: Befaring avdekket ett tilfelle hvor tiltaket ikke er utført i henhold til planen i søknaden, men hvor søker likevel har fått utbetalt alt innvilget tilskudd. Tiltaket gjaldt rydding og gjerding. Kommunen har videre godkjent hele arealet som innmarksbeite i AR5 uten at arealet

6 Side 6 av 20 oppfyller kravene til innmarksbeite. Kommunen hadde ikke befart tiltaket verken underveis eller før sluttutbetaling (se bildene 1 og 2). Regelverk: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 7, krever at: «Innvilget tilskudd utbetales etter skriftlig anmodning fra tilskuddsmottaker og når prosjektet eller tiltaket har fått godkjent sluttregnskapet. Det kan likevel foretas utbetalinger på bakgrunn av godkjent dokumentasjon etter hvert som deler av prosjektet eller tiltaket utføres. Minst 25 % av tilskuddet holdes tilbake inntil arbeidet er fullført og sluttregnskapet er godkjent.» Vurdering: I henhold til tilskuddsbrevet skulle det vært permanent strømgjerde rundt beiteområdet. Fylkesmannens befaring avdekket at området var delvis inngjerdet, men gjerdet er i ferd med å forfalle. Det var noe strømgjerder og noe sauenetting, og det var generelt veldig lang avstand mellom gjerdestolpene. Beitingen var også svært mangelfull og med lavt beitetrykk (se bildene 3 og 4). Konklusjon: Kommunen må foreta en vurdering av om foretaket der det ble avdekket at tiltaket ikke var utført i henhold til planen, skal betale tilbake hele eller deler av tilskuddet. Det samme gjelder vurderingen av innmarksbeiteklassifiseringen. Kopi av vurderingen sendes til Fylkesmannen. Avvik 2 RMP biologisk verdifulle arealer var ikke beitet Fakta: Ett av tiltakene som ble kontrollert, hadde søkt om og mottatt tilskudd til tre områder med beiting med biologisk verdifulle areal. Områdene det her er snakk om er registrert, men befaringen viste at områdene ikke var skjøttet i henhold til vilkårene. Beitetrykket har vært for lavt og arealtilstanden var ikke opprettholdt (se bildene 5 og 6). Det er ikke framlagt plan for tiltaket. Regelverk: I henhold til veileder for søknad om Regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud 2015, er det satt vilkår om at biologisk verdifulle arealer skal være registrert i Nasjonal registrering av verdifulle kulturlandskap i Buskerud, fortsatt ha høy biologisk verdi og være godkjent av Fylkesmannen. Videre er det vilkår om at skjøtselen skal gjøres ved beiting og det forutsettes korrekt beitetrykk. Det skal foreligge en plan for tiltaket. Vurdering: Tilskuddssatsen for beiting av biologisk verdifulle areal har de siste årene ligget på kr 250/daa. Det er derfor betydelige beløp som er utbetalt over flere år i form av dette tilskuddet. Saksbehandlingen og kontroll er ikke tilfredsstillende utført. Skjøtselen av dette arealet har ikke vært i henhold til vilkårene. Det er også utbetalt tilskudd til de aktuelle arealene i forbindelse med Utvalgte kulturlandskap. Denne ordningen var ikke en del av forvaltningskontrollen, men Fylkesmannen vil likevel peke på at det kan ha skjedd feilutbetalinger på denne ordningen også. Konklusjon: Kommunen må foreta en vurdering av om foretaket der det ble avdekket at tiltaket ikke var utført i henhold til vilkårene for ordningen, skal betale tilbake hele eller deler av tilskuddet. Avvik 3 NMSK - manglende dokumentasjon på søknad om tilskudd Fakta: Tre av sju bilag (alle fra 2015) manglet dokumentasjon på søknad om tilskudd for tiltaket (avstandsregulering).

7 Side 7 av 20 Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 9 gir klare føringer på hva et søknadsskjema skal inneholde. Vurdering: Ut fra bilaget skal det kunne leses at det søkes tilskudd for tiltaket som er gjennomført. Konklusjon: Benyttes skjema beskrevet i forskrift (LDIR-909), dokumenteres skogeiers ønske om utbetaling fra skogfond og søknad om tilskudd til skogkultur. Avvik 4 NMSK manglende dokumentasjon på kontroll av tiltak Fakta: Kommunen kan ikke dokumentere at det er gjennomført kontroll på tiltak som har mottatt tilskudd. Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 12, 2. ledd, påpeker at kommunen i nødvendig utstrekning skal kontrollere at tiltaket er gjennomført i tråd med forutsetningene. Det vises samtidig til tildelingsbrev av fagmidler til jord- og skogbruket i Buskerud. Disse årlige brevene gir føringer om at minimum 10 % av tiltakene som mottar tilskudd skal kontrolleres. Vurdering: Kommunen skal kunne dokumentere feltkontroll av tiltak som har søkt om og fått innvilget tilskudd. Konklusjon: Kommunen må gjennomføre kontroll av tiltak i tråd med regelverk og anvisninger fra Fylkesmannen. Avvik 5 AV sykdom mangelfull dokumentasjon Næringsinntekt Fakta: I de kontrollerte søknadene fra 2014 er det ikke lagt fram dokumentasjon på næringsinntekt. Det finnes kopi av selvangivelse 2013 og 2014, men ingen kopi av godkjent ligning for disse årene. Det er ikke framlagt dokumentasjon som viser avløste sin næringsinntekt fra foretaket i ligningsåret Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. setter som vilkår ( 3 andre ledd) at den som har blitt avløst må ha hatt en næringsinntekt fra foretakets jordbrukseller gartnerivirksomhet på minimum ½ G. Det er den gjennomsnittlige næringsinntekten i de to siste inntektsårene bonden har fått endelig skatteoppgjør for, per 1. januar i det året som avløsningen har funnet sted, som er avgjørende (jf. rundskriv fra Landbruksdirektoratet). Retningslinjene er konkrete på hva slags dokumentasjon som skal legges fram. Vurdering: Søkere har fått utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at det finnes dokumentasjon eller tilstrekkelig dokumentasjon på at kravet til næringsinntekt fra jordbruk/gartneri er oppfylt. I dette tilfellet skulle det vært lagt fram godkjent likning for årene 2011 og Fylkesmannen mener at kommunen ikke kan godkjenne søknaden før det er bekreftet at kravet er oppfylt. Næringsinntekt på minst ½ G fra foretakets gartneri- eller jordbruksvirksomhet må dokumenteres i form av utskrift av godkjent ligning.

8 Side 8 av 20 Fullmakt Fakta: Ektefelle til innehaver av et enkeltpersonforetak har blitt avløst, og avløste har søkt på vegne av foretaket. Det har blitt utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at det foreligger fullmakt som gir ektefelle rett til å forplikte foretaket juridisk. Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. setter som vilkår ( 3 første ledd) at tilskuddet kan gis til foretak som er registrert i enhetsregisteret og som driver vanlig jordbruksproduksjon. Etter rundskriv er «det foretaket som eventuelt er berettiget tilskudd, ikke den avløste som sådan. Søker må derfor ha kompetanse til å forplikte foretaket juridisk, enten i kraft av sin rolle i foretaket eller gjennom fullmakt. For at ektefellen til innehaver av et enkeltpersonforetak skal kunne søke, må det foreligge slik fullmakt. Det gjelder ikke ved jordbrukerens dødsfall.» Vurdering: Søkeren har fått utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at slik fullmakt foreligger. Fylkesmannen mener at kommunen ikke kan godkjenne søknaden før slik dokumentasjon foreligger. Konklusjon: Kravene til dokumentasjon er tydeliggjort ved den nye forskriften som trådte i kraft 1. januar I de sakene dette gjelder, må kommunen for fremtiden påse at nødvendig dokumentasjon foreligger. Dersom ektefelle har en rolle i foretaket som gjør at fullmakt ikke er nødvendig, må kommunen notere dette på saken. 2.4 Merknader Merknad 1 SMIL - ingen befaringer før delutbetalinger Fakta: Det foreligger ingen dokumentasjon på at det er foretatt befaringer eller annen form for kontroll på et utvalg av delutbetalingene i noen av de kontrollerte sakene. Regelverk: I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 9, fremgår det at «Søker plikter å gi alle opplysninger som kommunen, finner nødvendig for å kunne kontrollere at bruken av tilskuddsmidlene er i tråd med forutsetningene. Kommunen kan foreta stedlig kontroll.» Rundskriv nr 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 9.2 påpeker at kommunen er ansvarlig for at det gjennomføres tilstrekkelige kontrolltiltak for å sikre at tilskuddet nyttes i tråd med forutsetningene, herunder stedlig kontroll. Vurdering: Manglende kontroll innebærer risiko for utbetaling av tilskudd på feil grunnlag. Konklusjon: Fylkesmannen mener at kommunen bør utføre flere stedlige kontroller enn praksis er per i dag, før det ev. kan delutbetales. Kommunen må også dokumentere hva som er kontrollert. Merknad 2 SMIL - mangelfull dokumentasjon av sluttbefaring og fastsettelse av vilkår ved innvilgning av søknader om SMIL-midler (gjelder eldre SMIL-tiltak) Fakta: Kommunen mangler rutiner for å kontrollere at vilkårene følges opp, for eksempel vilkår om at arealer som er ryddet til beite skal holdes i hevd i ti år.

9 Side 9 av 20 Regelverk: I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 3, fjerde avsnitt, fremgår det at kommunen kan sette vilkår. Se også rundskriv nr 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 3.4. Vurdering: For å unngå uklarheter og tvil om hvordan et tiltak skal utføres og vedlikeholdes, er det viktig at kommunen setter vilkår som utelater en hver tvil - i den grad det er mulig. For enkelte tiltak, for eksempel rydding av tidligere beiter, vil det være nødvendig å kontrollere arealene noen år etter at tiltaket er utført. Dette for å forvisse seg om at arealene vedlikeholdes og brukes til beiting slik målsettingen med tiltaket er. Konklusjon: Kommunen bør i større grad bruke muligheten til å sette vilkår i vedtaksbrevet. Likeså bør kommunen ha dokumenterbare rutiner for å følge opp at vilkårene overholdes. Merknad 3 SMIL - mangler miljøplan trinn 2 på eldre SMIL-tiltak Fakta: Søknadene er ikke vedlagt miljøplan trinn 2. Beskrivelsene av tiltakene i søknadene er ikke tilstrekkelig til å veie opp for miljøplan trinn 2. I følge intervju med saksbehandler mangler kommunen rutiner for å sjekke at søker har miljøplan trinn 2 der dette er påkrevd for omsøkt tiltak. Regelverk: Forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket 3 krever at miljøplan trinn 2 er vedlagt søknaden for søkere som er pålagt å ha miljøplan. Vurdering: Fylkesmannen har praksis for å godkjenne at miljøplanen er skrevet inn som del av søknaden, dersom beskrivelsen av det omsøkte tiltaket tilfredsstiller de punktene som miljøplan trinn 2 skal inneholde. I de kontrollerte søknadene var ikke det omsøkte tiltaket godt nok beskrevet og det manglet miljøplan trinn 2 som vedlegg til søknaden. Konklusjon: Kommunen må sørge for at plan for tiltaket (erstattet miljøplan trinn 2) følger søknaden, enten som vedlegg til søknaden eller at det omsøkte tiltaket er tilstrekkelig beskrevet i selve søknaden. Merknad 4 NMSK inhabilitet ved behandling av tilskuddssøknad Fakta: Skogrådgiver har behandlet tilskuddssøknad fra sideordnet medarbeider. Skogrådgiver er inhabil ved tildeling av tilskudd til sideordnet medarbeider på avdelingen. Regelverk: Forvaltningslovens 6 omhandler habilitetskrav ved offentlig saksbehandling. I tillegg er habilitet omtalt i SLF rundskriv 23/2012, kapittel 8.1 Habilitet. Vurdering: Habiliteten skal vurderes strengt i søknadssammenheng. Overordnet leder kan foreta behandlingen av tilskuddssøknad fra underordnet medarbeider. Konklusjon: Overordnet medarbeider/leder kan behandle søknad om tilskudd fra underordnet medarbeider. Merknad 5 Registrering av traktorveger i fagsystemet ØKS Fakta: For perioden er det fattet vedtak på 25 landbruksveger, herav 9 traktorveger i Ringerike og Hole. Ingen av traktorvegene er registrert i fagsystemet ØKS.

10 Side 10 av 20 Regelverk: I ny landbruksvegforskrift (gjeldende fra ) er det krav om registrering og kartfesting av veger i fagsystemet ØKS i saker hvor kommunen fatter vedtak ( 3-1, siste ledd). Vurdering: Kommunen har ikke fulgt opp forskriftens krav om registrering og kartfesting av traktorveger i fagsystemet ØKS. Konklusjon: Kommunen må registrere søknader om traktorveg som er behandlet etter inn i fagsystemet ØKS. Merknad 6 AV sykdom mangelfull kontroll av maksimalt tilskudd Fakta: Det framgår ikke av dokumentene som Fylkesmannen har hatt tilgang til, hvilke rutiner kommunen har for å sjekke maksimalt tilskudd. Regelverk: Størrelsen på dagsatsen for tilskudd til avløsning ved sykdom bestemmes av hvor mye foretaket maksimalt er berettiget i tilskudd til avløsning ved ferie og fritid (maksimalt tilskudd), jf. Teknisk Jordbruksavtale kapittel 9.3. Vurdering: Saksbehandler må sjekke maksimalt tilskudd, før beregning av tilskudd til avløsning ved sykdom kan gjøres. Konklusjon: Fylkesmannen mener at beløpet er så viktig at kommunen bør legge en kommentar på sakene om hvor beløpet er hentet fra. 2.5 Status i forhold til forrige kontroll Ved forrige kontroll 19. og 21. juni 2012 ble det gjennomført kontroll av: - Produksjonstilskudd i jordbruket (PT) - Tilskudd til avløsning ved ferie og fritid (AV fri) - Tilskudd til avløsning ved sykdom (AV syk) - Regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud (RMP) - Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) - Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Avvik Ved kontrollen i 2012 ble det gitt seks avvik: - Avvik 1 noen av stikkprøvekontrollene på PT utføres på kontoret, ikke hos foretaket - Avvik 2 utbetaling av tilskudd på feil grunnlag, AV sykdom - Avvik 3 manglende vedtak på søknad, AV sykdom - Avvik 4 oversittelse av søknadsfrist, AV sykdom - Avvik 5 mangelfull dokumentasjon, NMSK - Avvik 6 mangelfull vurdering med hensyn til Naturmangfoldloven, SMIL Status ved kontrollen i 2016: Avvik 1 noen av stikkprøvekontrollene på PT utføres på kontoret, ikke hos foretaket Fylkesmannen har sjekket dokumentasjon for stedlig kontroll i to saker fra søknadsomgangen i august 2015 og to saker fra søknadsomgangen i januar I alle de fire sakene er kontrollene gjennomført og dokumentert slik de skal.

11 Side 11 av 20 Avvik 2 utbetaling av tilskudd på feil grunnlag, AV sykdom Avvik 3 manglende vedtak på søknad, AV sykdom Avvik 4 oversittelse av søknadsfrist, AV sykdom Fylkesmannen har gjennomgått to søknader fra ett foretak, en søknad fra 2014 og en søknad fra Begge gjelder sykdomsperioder i Ingen av avvikene fra forrige kontroll ble påvist nå. Det ble imidlertid avdekket andre mangler ved saksbehandlinga av disse sakene, se avvik nummer 5 og merknad nummer 6. Avvik 5 mangelfull dokumentasjon, NMSK Fylkesmannen fant forbedring innen NMSK-ordningen (stedsangivelse og underskrift), men det ble gitt avvik på dokumentasjon av søknad. Avvik 6 mangelfull vurdering med hensyn til Naturmangfoldloven, SMIL I de kontrollerte sakene er det foretatt nødvendige vurderinger jamfør kravene i Naturmangfoldloven. Kommunens vurderinger rundt dette er meget bra Merknader Ved kontrollen i 2012 ble det gitt ni merknader: - Merknad 1 delegeringsreglementene for Ringerike og Hole er mangelfulle - Merknad 2 vurdering av habilitet - Merknad 3 noe mangelfull sporbarhet i sakene, PT - Merknad 4 mangelfull utfylling av kontrollskjemaer, PT - Merknad 5 mangelfull dokumentasjon, RMP - Merknad 6 ingen varsling av søker ved stikkprøvekontroll i RMP - Merknad 7 mangelfulle saksbehandlings- og arkiveringsrutiner, NMSK - Merknad 8 mangelfull miljøplan trinn 2, SMIL - Merknad 9 mangelfull oppfølging av vilkår satt ved tildeling av SMIL-midler Status ved kontrollen i 2016: Merknad 1 delegeringsreglementene for Ringerike og Hole er mangelfulle Delegeringsreglementene i begge kommunen ble oppdatert sist i Se kommentarer i kapittel 2.2. Merknad 2 vurdering av habilitet Det er forbedringer når det gjelder vurderinger av habilitet. Avtalen med Modum kommune om å behandle tilskuddssaker fra foretak der enhetsleder eller saksbehandlere har nær tilknytning til foretaket, bidrar til å sikre uhildet behandling. Fylkesmannen har likevel funnet et tilfelle der habilitet burde vært vurdert og håndtert annerledes, se merknad nummer 4 (kapittel 2.4). Merknad 3 noe mangelfull sporbarhet i sakene, PT Fylkesmannen har sjekket kontrollistene PT-1001 og PT-4100, og stopplista PT-1003 fra søknadsomgangene i august 2015 og januar Vi sjekket også noen av de feilmeldte søknadene fra disse søknadsomgangene for å se hva som var gjort for å finne årsakene til feilene. Vi opplevde det som greit å spore hva kommunen har gjort i disse sakene.

12 Side 12 av 20 Merknad 4 mangelfull utfylling av kontrollskjemaer, PT Fylkesmannen har sjekket dokumentasjon for stedlig kontroll i to saker fra søknadsomgangen i august 2015 og to saker fra søknadsomgangen i januar I alle de fire sakene fant vi utfylte og signerte kontrollskjemaer. Merknad 5 mangelfull dokumentasjon, RMP Merknaden gjaldt manglende kart ved søknader om tilskudd til endret jordarbeiding. I 2013 er det innført elektronisk søknad, med inntegning i elektroniske kart av tiltakene som foretaket søker tilskudd til. Fortsatt er det mulig å sende elektronisk søknad uten kart, og i stedet ettersende kart på papir. Fylkesmannen har ikke sjekket om det forekommer tilfeller der kart mangler nå. Merknad 6 ingen varsling av søker ved stikkprøvekontroll i RMP Søkere varsles pr telefon i forkant av kontrollen. Fylkesmannen sjekket to tilfeldige saker fra søknadsomgangen høsten I de to sakene er kontrollene gjennomført og dokumentert slik de skal. Merknad 7 mangelfulle saksbehandlings- og arkiveringsrutiner, NMSK Forholdet ble ikke sjekket spesielt, men arkiveringsrutiner anses nå generelt som gode. Merknad 8 mangelfull miljøplan trinn 2, SMIL Det er fortsatt merknad på dette punktet, se merknad 3 i kapittel 2.4. Merknad 9 mangelfull oppfølging av vilkår satt ved tildeling av SMIL-midler Det settes nå vilkår ved tildeling av tilskudd, men skorter på oppfølgingen etter at tiltaket er avsluttet Konklusjon Kommunen har tatt tak i flere av områdene som ga avvik eller merknad ved forrige kontroll. På noen av disse områdene er det klar forbedring av saksbehandlinga. Samtidig er det andre områder som kommunen bør gå gjennom og vurdere hva som kan gjøres for å bedre rutinene. 3 Gjennomføring av kontrollen 3.1 Før kontrolldatoen Fylkesmannen tok kontakt med kommunen om kontrollen pr epost Etter at dato for kontrollen var avtalt, sendte Fylkesmannen brev ( ) til kommunen med nærmere informasjon om kontrollen. Fylkesmannen foretok utvalg av aktuelle saker på forhånd. Oversikt over foretak hvor det er foretatt SMIL-tiltak som kunne være aktuelle å befare, ble sendt til kommunen 2 virkedager før kontrolldatoen. Før kontrolldatoen gikk Fylkesmannen igjennom elektroniske søknader og dokumentasjon som er sendt inn til oss, for de aktuelle sakene. Det ble dessuten hentet ut diverse lister fra Landbrukets informasjonsbase (LIB), estil og Rapporter og Brev (ROB), som også ble gjennomgått. Det er ikke all dokumentasjon i sakene som er tilgjengelig via elektroniske kanaler eller som er sendt inn til Fylkesmannen. Det var derfor nødvendig med ytterligere dokumentgjennomgang ute hos kommunen på kontrolldatoen.

13 3.2 På kontrolldatoen Kontrolldagen startet med et åpningsmøte der enhetsleder for miljø og areal, avdelingsleder landbruk og alle saksbehandlerne for jord- og skogbruk deltok. Side 13 av 20 Etter åpningsmøtet ble det gjennomført intervjuer med både enhetsleder for miljø og areal og aktuelle saksbehandlere, samt foretatt dokumentgjennomgang av de aktuelle sakene. Etter lunsj ble det foretatt befaringer ute, mens arbeidet med dokumentgjennomgang fortsatte inne. På grunnlag av dette utarbeidet Fylkesmannen en foreløpig rapport fra kontrollen. Den foreløpige rapporten ble gjennomgått i sluttmøtet på ettermiddagen kontrolldagen. 3.3 Etter kontrolldatoen Fylkesmannen har utarbeidet denne sluttrapporten. Sluttrapporten inneholder mer utfyllende kommentarer til de funnene som er gjort. 4 Oppfølging etter kontrollen Kommunen må gi tilbakemelding til Fylkesmannen på hvordan kommunen vil lukke avvikene. Ringerike kommune må seinest 15. september 2016 redegjøre for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Dersom avvik ikke er rettet opp på dette tidspunkt, skal redegjørelsen inneholde en tidfestet plan for hvordan avvikene skal rettes opp. Fylkesmannen krever ikke tilbakemelding på hvordan merknadene vurderes og følges opp. Vi mener likevel det er nødvendig å påpeke dem, slik at landbrukskontoret kan bedre forholdene og sikre god forvaltning. 5 Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Ringerike kommune og Hole kommune har et interkommunalt samarbeid om landbruksoppgavene. Samarbeidet er formalisert i «Avtale mellom Ringerike kommune og Hole kommune om felles løsning for landbruksoppgaver». Avtalen er fra Ringerike er vertskommune og kontoret ligger på Hønefoss. Totalt har landbrukskontoret 5,6 årsverk fordelt på 6 ansatte. Kommunen er organisert slik:

14 Side 14 av 20 6 Grunnlag for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannens kontroll av kommunenes forvaltning av de økonomiske virkemidlene i landbruket inngår i dette arbeidet. Hensikten med forvaltningskontroll er å kontrollere kommunens etterlevelse av reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003 (Økonomireglementet i Staten) 15 og særlovgivningen for tilskuddsområdene (forskrifter hjemlet i jordlova og skogbrukslova). Forvaltningskontrollen tar sikte på å avdekke i hvilken grad vilkårene for å få innvilget tilskudd er riktig vurdert og håndtert av kommunen. Oppfyllelse av vilkårene kan bli gjenstand for ytterligere kontroll hos de foretakene som søker tilskudd, jf. 15 i Økonomireglementet i Staten. Eventuelle avvik kan føre at kommunen må ta opp igjen enkeltsaker og vurdere dem på nytt. Aktuelle temaer i forvaltningskontrollen: Saksbehandlingsrutiner - Rutiner for mottak, datostempling og arkivering - Opplysning av saken - Dokumentasjon av endringer og feilrettinger - Dokumentasjon av vurderinger av konsekvenser ved feilopplysninger eller brudd på annet regelverk for jordbruksdrift - Begrunnelse for vedtak - Hjemmelsgrunnlag - Opplysning til søkerne om klageadgang - Habilitet Regelverk - Oppfyllelse av grunnvilkår for tilskudd, samt spesielle vilkår knyttet til den enkelte ordning

15 Side 15 av 20 Tiltaksplaner og aktivitetsbudsjett for SMIL og NMSK Delegasjonsreglement Hjemmelsgrunnlag FOR nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten (Økonomireglementet i staten). «15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere. Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet. Finansdepartementet kan fastsette bestemmelser for kontroll av utøvelse av forvaltningsmyndighet som er delegert til enheter utenom statsforvaltningen.» LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Særforskrifter: - FOR nr 283: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket - FOR nr 1480: Forskrift om saksbehandling mv. i kommunen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven - FOR nr 447: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket - FOR nr 448: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket - FOR nr 1227: Forskrift om tilskot til avløysing - FOR nr 904: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud - FOR nr 1817: Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket - FOR nr 1821: Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. - FOR nr 569: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket, Buskerud - FOR nr 550: Forskrift om planlegging og godkjenning av landbruksveier Forskriftene ovenfor er hjemlet i lov av 12. mai 1995 nr. 23 om jord (jordlova) 3 og 18, eller i lov av 27. mai 2005 nr. 31 om skogbruk (skogbrukslova) 19. I slutten av 2014 kom det nye forskrifter for produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket. Forskriften om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket er revidert i 2014 og De kontrollerte sakene er behandlet i kommunen både før og etter at de nye reglene trådte i kraft. Sakene er kontrollert etter de reglene som gjaldt på det tidspunktet som sakene ble behandlet.

16 Side 16 av 20 Regler om utmåling av tilskudd fastsatt i de årlige jordbruksavtalene (dvs. etter forhandlinger mellom Staten og jordbrukets organisasjoner, dvs. Norges Bondelag og Norsk Bonde- og Småbrukarlag) Aktuelle veiledninger og rundskriv fra Statens landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet) 7 Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Kontrollrapporten vil være tilgjengelig for offentligheten på jamfør offentleglova. 8 Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Søknader med vedlegg i de sakene som ble kontrollert samt feillister, utbetalingslister m.m. Delegeringsreglement for Ringerike kommune ( ) med vedlegg om videredelegering. Delegasjonsreglement for Hole kommune ( ), samt reglement for kommunestyret ( ), reglement for formannskapet ( og reglement for plan- og miljøstyret ( ). Avtale om kontinuerlig ajourhold av AR5, Avtale mellom Ringerike kommune og Hole kommune om felles løsning for landbruksoppgaver, Vedlegg Oversikt over kontrollerte saker i Ringerike og Hole kommuner Befaring av ryddetiltak, restaureringsprosjekter eller skogrelatert tiltak ble gjennomført hos foretak/eiere merket med grønt. Nr Org.nr Foretakets/søkers navn Ordning/søknadsomgang Mo gård SMIL, søknad Grethe Tollefsen SMIL, søknad Hans Bjørke Bjella SMIL, søknad Mo gård RMP, søknad Grethe Tollefsen RMP, søknad Hans Bjørke Bjella RMP, søknad Astri Ham RMP, søknad Kittelsby Ola RMP, søknad Espen Hval RMP, søknad Henrik Hornemann RMP, søknad Røiseng Aktiv RMP, søknad 2015 kommunens stedlige kontroll Schinnes Hans Roy RMP, søknad 2015 kommunens

17 Side 17 av 20 stedlige kontroll Sivilingeniør Tore Askildsrud PT, søknad august 2015 kommunens stedlige kontroll Sætrang samdrift DA PT, søknad august 2015 kommunens stedlige kontroll Espen Hval PT, søknad januar 2016 kommunens stedlige kontroll Langerud gård Thomas Siegel PT, søknad januar 2016 kommunens stedlige kontroll 18 AV1 NN AV sykdom, 2 søknader fra henholdsvis 2014 og Paal Anders Strande NMSK, 4 (skogkultur), Ole E. A. Elsrud NMSK, 4 (skogkultur), Inger M. Bergsund NMSK, 4 (skogkultur), Olava Enger Juelsrud NMSK, 4 (skogkultur), Egil Berg Bråtalien NMSK, 4 (skogkultur), Opplysningsvesenets fond NMSK, 4 (skogkultur), Sollihøgda Skogforvaltning NMSK, 4 (skogkultur), Morten Husdal m.fl NMSK, 5 (veg), Thor Gunnar Lie NMSK, 8 (tynning), 2015

18 Side 18 av 20 Vedlegg - bilder tatt under befaring i kommunene Ringerike og Hole kommune 14. juni 2016 Bilder knyttet til Avvik 1 SMIL utbetalt tilskudd til tiltak som ikke er utført i henhold til planen Bilde 1 og 2. Disse områdene er gitt SMIL-tilskudd til rydding og gjerding og klassifisert som innmarksbeiter. Større deler av arealene er gjengrodde og har dårlig eller manglende gjerding.

19 Side 19 av 20 Bilde 3 og 4. Eksempel på gjerdetiltak som verken er satt opp i henhold til vilkår i tilsagnsbrev eller god gjerdeskikk. Gjerdet var enkelte steder en sammenblanding av ulike typer netting, elektrisk tråd og ulike typer gjerdestolper. Gjerdet kan være til fare for både beitedyr og vilt. Generelt veldig lang avstand mellom gjerdestolpene.

20 Side 20 av 20 Bilde 5 og 6. Disse bildene viser to av områdene som har mottatt RMP-tilskudd for «Beiting av biologisk verdifulle areal». På det nederste bildet gjelder det området til høyre for veien som også er godkjent som innmarksbeite. Tilskuddssatsen er p.t. 250 kr/daa. Skjøtselen skal gjøres ved beiting og arealtilstanden skal opprettholdes over tid.