Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i FLESBERG kommune

Transkript

1 Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i FLESBERG kommune Kontrollert enhet: Flesberg kommune Kontrolldato: Forrige kontroll: 25. august juni 2012 Adresse: Besøksadresse: Lampelandhagan 7, Lampeland Postadresse: Lampelandhagan 7, 3623 Lampeland Epost: post@flesberg.kommune.no Telefon: Saksnummer hos Fylkesmannen: 2015/2484 Kontrollerte ordninger Produksjonstilskudd i jordbruket (PT) Tilskudd til avløsning ved sykdom (AV) Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd i jordbruket (RMP) Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Tilskudd til landbruksvei Tilstede fra kommunen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Befaring Sluttmøte Leif Kjørsvik Teknisk sjef X X X Lars Letmolie Skogbrukssjef X X X X Tilstede fra Fylkesmannen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Dokumentgjennomgang Befaring Sluttmøte Olav Granheim Seniorrådgiver X X X X X Janne Fossum Rådgiver X X X X X Per Rønneberg Hauge Seniorrådgiver X X X X X Ragnhild Skar Seniorrådgiver X X X X Telefon sentralbord: Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: fax: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: E-post: Postmottak@fmbu.no

2 Side 2 av 16 1 Sammendrag Kontrollområder og funn Definisjoner Generelt Avvik Merknader Status i forhold til forrige kontroll Avvik Merknader Gjennomføring av kontrollen Før kontrolldatoen På kontrolldatoen Etter kontrolldatoen Oppfølging etter kontrollen Grunnlag for kontrollen Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Dokumentunderlag Vedlegg... 16

3 Side 3 av 16 1 Sammendrag I sluttrapporten er det kommet til 4 avvik og 1 merknad i tillegg til det som er beskrevet i den foreløpige rapporten av Det ene avviket gjelder RMP der merknaden er omgjort til avvik. Tema/ordning Produksjonstilskudd (PT) Tilskudd til spesielle miljøtiltak i landbruket (SMIL) Tilskudd til avløsning ved sykdom Regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket Funn Merknad 1 PT - mangelfull dokumentasjon på behandling av feil- og varselmeldinger Merknad 2 PT og RMP - mangelfull dokumentasjon av vurderinger om avkorting Avvik 1 SMIL utbetalt tilskudd til tiltak som ikke er utført Avvik 2 SMIL strategiplan er ikke oppdatert Merknad 3 SMIL - mangelfull oppfølging av arbeidsfrister Merknad 4 SMIL - manglende vurdering mht. Naturmangfoldloven Merknad 5 SMIL mangelfull vurdering av tiltak og manglende henvisning til hjemmel for vedtak Merknad 6 SMIL - mangelfull vilkårssetting Merknad 7 SMIL tiltak er ikke kontrollert ved befaring før sluttutbetaling ble foretatt Avvik 3 AV sykdom - mangelfull dokumentasjon Merknad 8 AV sykdom - mangelfull kontroll av maksimalt tilskudd Avvik 4 RMP ikke gjennomført stedlig kontroll Merknad 9 NMSK mangelfull stedsangivelse og manglende søknad om tilskudd

4 Side 4 av 16 2 Kontrollområder og funn 2.1 Definisjoner Avvik: Brudd på gjeldende regelverk. Det vil si mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift eller rundskriv. Merknad: Forbedringspunkt. Det vil si forhold som ikke er i strid med fastsatte krav i regelverket, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av de kontrollerte ordningene. 2.2 Generelt Delegasjon: Fylkesmannen har mottatt utskrift av «Delegeringsoversikt for Flesberg kommune». Dokumentet er datert Oversikten mangler delegering fra kommunestyret til rådmannen i saker knyttet til jord- og skogbruksloven. Delegering fra rådmannen til teknisk sjef er i orden. FM spurte i epost om det finnes andre dokumenter som gjelder delegering, men har ikke mottatt noen slike. Basert på ovenfor stående vurderer vi delegasjonsreglementet som mangelfullt for de kontrollerte tilskuddsordningene. Habilitet: Forhold vedrørende habilitet er funnet i orden. Kompetanse: Det er god skogfaglig kompetanse og erfaring i avdelingen. Den jordbruksfaglige kompetansen er tilfredsstillende. Saksbehandlerne har god oversikt over saksområdene de arbeider med, og det gjøres en betydelig innsats med begrensede ressurser. Rutinebeskrivelser og overlappende arbeidsområder: Kommunen mangler skriftlige rutinebeskrivelser for tilskuddsforvaltningen innenfor jord- og skogbruk. FM mener at rutinebeskrivelser ville vært et godt tiltak for å redusere sårbarheten i tilfelle fravær og ellers til god hjelp i det daglige arbeidet. Det er viktig at beskrivelsene oppdateres med jevne mellomrom. Kommunen mangler til dels overlapping både på jord- og skogbruk. Disse forvaltningsområdene er sårbare dersom det oppstår lengre tids fravær. Fylkesmannen er kjent med at Flesberg kommune har samarbeid med nabokommuner på andre forvaltningsområder og at det nå også er innledet samarbeid på landbruksområdet. Orden og sporbarhet: Saksdokumentene som gjelder tilskuddsordningene i jordbruket, finnes i permer på saksbehandlers kontor og i Ephorte, foruten i de sentrale, elektroniske saksbehandlingsverktøyene (Wespa og estil). Fylkesmannen hadde før kontrollen informert om hvilke dokumenter vi ønsket å se og bedt om at disse måtte være lett tilgjengelige under kontrollen, jf. vårt brev av Da vi kom på kontroll var ikke saksbehandler til stede og dokumentene var ikke funnet fram. Vi fikk hjelp av saksbehandlers leder og kollegaer til å finne dokumentene. Det lyktes å finne det meste, men det viste seg at flere av saksmappene

5 Side 5 av 16 manglet viktige dokumenter. Fylkesmannen opplevde situasjonen som uoversiktlig. Verken orden eller sporbarhet er tilfredsstillende. På skogbrukssida er det god orden og sporbarhet i sakene. Produksjonstilskudd - driftsfellesskap: Før kontrolldagen foretok Fylkesmannen en gjennomgang av alle foretak i Flesberg kommune, som i følge søknadene om produksjonstilskudd, har driftssenter på samme eiendom som et annet foretak. Gjennomgangen avdekket få utfordringer på dette området. 2.3 Avvik Avvik 1 SMIL utbetalt tilskudd til tiltak som ikke er utført Fakta: Befaringen avdekket ett tiltak med rydding og gjerding, som har fått utbetalt alt innvilget tilskudd, men tiltaket er ikke utført slik planen var jf. søknaden. I vedtaksbrevet har kommunen stilt som vilkår at arbeidet må utføres i henhold til fremlagt søknad og gjeldende regelverk. Dette vilkåret er åpenbart ikke oppfylt. Det var ryddet mye mindre areal enn det som var omsøkt. I saksmappa fantes det ingen skriftlig godkjenning fra grunneier til tiltaket. Det fantes heller ingen kopi av utgiftsbilag eller oversikt over utført arbeid (timeliste). Kommunen ettersendte noe mer dokumentasjon i saken. Der fantes en oppstilling over utgifter til gjerdeutstyr (kr ) og et sammendrag av timer til rydding, gjerding og bruk av traktor (kostnadsført med kr ). Sum kostnader er lavere enn innvilget tilskudd. På saldokortet har saksbehandler bemerket at hun «Ser arealene fra min veranda hver dag». Det omsøkte arealet har ingen boliger i nærheten utenom bolighuset på eiendommen, så det kan umulig være det omsøkte arealet som saksbehandler viser til. Det mangler dokumentasjon på at kommunen har foretatt sluttbefaring. Regelverk: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 7, krever at: «Innvilget tilskudd utbetales etter skriftlig anmodning fra tilskuddsmottaker og når prosjektet eller tiltaket har fått godkjent sluttregnskapet. Det kan likevel foretas utbetalinger på bakgrunn av godkjent dokumentasjon etter hvert som deler av prosjektet eller tiltaket utføres. Minst 25% av tilskuddet holdes tilbake inntil arbeidet er fullført og sluttregnskapet er godkjent.» Vurdering: Søkeren leier det arealet han har søkt SMIL-midler til. Ved befaring konstaterte FM at det var foretatt grundig rydding på en mindre del av det omsøkte arealet. Det arealet som var ryddet hadde god grasdekning og kvist var fjernet. Ved befaringa gikk det storfe der og beitet. Dyra har beitet der store deler av sommeren. Ryddet område framstod som meget godt skjøttet. Mesteparten av det omsøkte arealet var imidlertid ikke ryddet. Der står det fortsatt tett skog. Fylkesmannen avdekket ved kontrollen at søkeren trolig har ryddet et område han eier på sin egen eiendom. Dette området er det ikke søkt om SMIL-midler til. Det kan synes som om innvilget tilskudd kan være brukt her, men det finnes det ingen kommentarer på i saken. FM mener at det kan reises tvil om innvilget tilskudd i det hele tatt har gått til planlagt tiltak. Det er kritikkverdig at kommunen ikke har fulgt opp saken tettere og foretatt befaring. Konklusjon: Kommunen må redegjøre nærmere for de faktiske forhold i saken og hvilke vurderinger kommunen har gjort ved utbetaling av tilskuddet. Kommunen må foreta en vurdering av om foretaket skal betale tilbake utbetalt tilskudd.

6 Side 6 av 16 Avvik 2 SMIL strategiplan er ikke oppdatert Fakta: Siste oppdaterte tiltaksstrategi gjelder perioden Regelverk: Forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket 8 annet ledd krever at «Kommunen skal fastsette overordnede retningslinjer for prioritering av søknader. Slike retningslinjer skal utarbeides i dialog med fylkesmannen og næringsorganisasjonene i jordbruket lokalt.» Vurdering: Fylkesmannen legger til grunn at alle kommunene sørger for å ha oppdatert tiltaksstrategi og at kopi oversendes til oss etter hver ny revisjon. Konklusjon: Kommunen må redegjøre for hvorfor tiltaksstrategien ikke er oppdatert og hvilke planer for oppdatering som kommunen har. Avvik 3 AV sykdom - mangelfull dokumentasjon Næringsinntekt Fakta: I den kontrollerte søknaden er det ikke lagt fram dokumentasjon på næringsinntekt. Det fantes heller ingen kommentarer fra saksbehandler på om det var kontrollert om søker fylte kravet til næringsinntekt. Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing setter som vilkår ( 6, fjerde ledd) at den det søkes tilskudd for må ha næringsinntekt fra jordbruk/gartneri på minimum ½ G. Det er den gjennomsnittlige næringsinntekten i de to siste kjente ligningsårene som blir lagt til grunn (jf. rundskriv nr 3/2013 fra Statens landbruksforvaltning). Retningslinjene er konkrete på hva slags dokumentasjon som skal legges fram. Vurdering: Søkeren har fått utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at det finnes dokumentasjon på at kravet til næringsinntekt fra jordbruk/gartneri er oppfylt. Fylkesmannen mener at kommunen ikke kan godkjenne søknaden før det er bekreftet at dette kravet er oppfylt. Det gjøres ved at søkeren legger fram utskrift av godkjent ligning. Lønnsutgifter Fakta: Foretaket har brukt privat avløser. Kommunen har ikke lagt fram dokumentasjon på utgifter til lønn (arbeidsgiveravgift, skatt og feriepenger). Regelverk: Forskrift om tilskot til avløysing setter som vilkår at lønnsutgiftene er dokumentert ( 6, andre ledd). Etter rundskriv nr 3/2013 fra Statens landbruksforvaltning skal det «dokumenteres at arbeidsgiveravgift, skatt og feriepenger er betalt. Ved bruk av landbruksvikar eller annen avløser fra avløserlag er det tilstrekkelig med kontoutdrag. Utbetaling av tilskuddet begrenses til dokumenterte utgifter.» Vurdering: Søkeren har fått utbetalt tilskudd til avløsning ved sykdom uten at det finnes dokumentasjon på at arbeidsgiveravgift, skatt og feriepenger et betalt. Fylkesmannen mener at kommunen ikke kan godkjenne søknaden før slik dokumentasjon foreligger. Konklusjon: Kommunen må endre sine rutiner slik at nødvendig dokumentasjon finnes i saken. Det gjelder både næringsinntekt og lønnsutgifter. Det er tilstrekkelig at dokumentasjonen for næringsinntekt finnes på den første søknaden i et lengre sykdomsforløp der det i løpet av perioden sendes inn flere søknader.

7 Avvik 4 RMP ikke gjennomført stedlig kontroll Fakta: Ved søknadsomgangen for regionale miljøtilskudd 2014, gjennomførte ikke kommunen stedlig kontroll. Side 7 av 16 Regelverk: Forskrift om regional miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud 33 hjemler kontroll av opplysninger som blir gitt i søknaden og dokumentasjon som kan bekrefte disse opplysningene. Bestemmelsen hjemler også stedlig kontroll. Rundskriv nr 1-12, 2014, fra Statens landbruksforvaltning, legger til grunn at uttrekk til stedlig kontroll gjøres av kommunen. Dette skal være et risikobasert uttrekk på samme måte som for produksjonstilskudd. Dette innebærer at minimum 5 % av søknadene skal kontrolleres ved hver søknadsomgang, og at kontrollen skal gjennomføres stedlig på foretakets driftssenter og eventuelle andre eiendommer som foretaket disponerer. Vurdering: Fylkesmannen påpekte manglende kontroll i brev til kommunen og kommunen fikk frist til med å utføre kontrollene. Dette gjaldt både RMP og PT. Kommunen responderte via epost fra rådmannen der det ble opplyst at kommunen ikke hadde mulighet til å gjennomføre kontrollen innen denne fristen. Fylkesmannen utsatte fristen til jf. vårt brev av Kommunen gjennomførte kontrollene for PT, men ikke for RMP. Konklusjon: Fylkesmannen legger til grunn at kommunen for framtida utfører pålagte stedlige kontroller. Kommunen må redegjøre for hvordan den vil sikre at kontrollene blir gjennomført. 2.4 Merknader Merknad 1 PT - mangelfull dokumentasjon på behandling av feil- og varselmeldinger Fakta: Fylkesmannen fant lite skriftlig dokumentasjon på hvordan feil- og varselmeldinger er behandlet. Regelverk: Se for eksempel rundskriv nr 1-2/2013 fra Landbruksdirektoratet, kapittel og 7. Vurdering: De maskinelle inputkontrollene gir en viktig kvalitetssikring av opplysningene i søknadene. Feilmeldinger må sjekkes. Varsler bør sjekkes. Feil og varsler kan skyldes at søkeren, bevisst eller ubevisst, har gitt uriktige opplysninger, at en annen søker har gitt feil opplysninger eller at saksbehandler i kommunen har gjort feil. Feil kan også skyldes at de opplysningene som finnes i Landbruksregisteret eller andre kontrollkilder ikke er riktige. Kommunen har anledning til å rette feil. Ved feilretting må det foretas vurdering i hvilken grad søkeren kan lastes for feilen. Utfallet av vurderingene kan få betydning for hvor mye tilskudd søkeren får utbetalt. Konklusjon: Landbruksdirektoratet skriver i rundskrivet at kommentarfeltet i Wespa skal alltid brukes til å forklare hvorfor rettinger er gjort. Ved lagring vil saksbehandlers brukernavn og tidspunkt for retting bli lagret som en del av historikken til søknaden. Fylkesmannen forventer derfor å finne kommentarer/notater som forklarer om det er tatt kontakt med søker når feil er avdekket, hva som er årsaken til feil og om feil er rettet. Slike kommentarer/notater kan alternativt gjøres på papirutskrift av feillister.

8 Side 8 av 16 Merknad 2 PT og RMP - mangelfull dokumentasjon av vurderinger om avkorting Fakta: FM mener at det mangler tilstrekkelig skriftlig dokumentasjon på at avkorting er vurdert i saker der det er avdekket feil i søknader om produksjonstilskudd og regionale miljøtilskudd. Regelverk: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket av , 12 og 13. Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket av , 11 og 12. Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud av Avkorting er viet mye plass i alle Landbruksdirektoratets kommentar- og saksbehandlingsrundskriv om produksjonstilskudd de siste åra. Se siste utgaver av nevnte rundskriv, dvs. rundskriv nr 26/2015 (kapittel 11 og 12) og rundskriv nr 27/2015 (kapittel 10.5). De samme prinsippene gjelder også for regionale miljøtilskudd. Vurdering: Landbruksdirektoratet fokuserer stadig mer på håndtering av søknader med feil. Det forutsettes nå at alle avvik mellom søknaden og faktisk situasjon skal vurderes av kommunen for potensiell avkorting i tilskuddet. Fylkesmannen er forpliktet til å følge opp overfor kommunene de påleggene som Landbruksdirektoratet gir. Det utbetales til dels høye tilskuddsbeløp til enkeltforetak basert på søkernes opplysninger om blant annet arealstørrelse og dyretall. Feil opplysninger kan føre til feil utbetaling. Det er derfor viktig med tiltak som bidrar til å sikre at opplysningene som gis er riktige. Avkorting er ett av flere slike tiltak. Konklusjon: Kommunen skal vurdere avkorting der kommunen avdekker avvik mellom søknad og faktiske forhold som kunne gitt feil merutbetaling av tilskudd. Vurderingene skal ligge på saken. Kommunen skal redegjøre for vurderingene sine i brev til søker, med kopi til fylkesmannen gjelder foreløpig bare for produksjonstilskudd: a) om hvorfor tilskuddet ikke avkortes, eller b) om hvorfor tilskuddet avkortes Merknad 3 SMIL - mangelfull oppfølging av arbeidsfrister Fakta: Kommunen har ikke rutiner for å følge opp arbeidsfristene. Per dags dato har ikke Flesberg noen tiltak som har overskredet arbeidsfristen. Regelverk: I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 3, fjerde avsnitt, fremgår det at frist for gjennomføring av tiltak er 3 år fra tilskuddet ble innvilget. Se også rundskriv nr 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 3.4. Vurdering: Innvilget tilskudd binder tilskuddsmidlene til tiltaket de 3 årene arbeidsfristen er. Når fristen er ute og tiltaket fortsatt ikke er gjennomført, bør midlene frigis og komme andre tiltak til gode. Det er uheldig dersom tilskuddsmidler forblir bundet til tiltak som ikke vil bli gjennomført. Konklusjon: Fylkesmannen legger til grunn at kommunen følger opp tiltak som nærmer seg arbeidsfristen, og foretar vurdering av om innvilget tilskudd skal inndras til fordel for andre tiltak, eller om det skal gis utsettelse for gjennomføring. Merknad 4 SMIL - manglende vurdering mht. Naturmangfoldloven Fakta: I kommunens tildelingsbrev for SMIL-søknader, fremgår det ikke om det aktuelle tiltaket har blitt vurdert i forhold til Naturmangfoldlovens 8 12.

9 Side 9 av 16 Regelverk: Det er innført meldeplikt for jordbrukstiltak som rammer utvalgte naturtyper (Naturmangfoldloven 55). Meldepliktige tiltak er tiltak som er egnet til å endre karakteren eller omfanget av en forekomst av en utvalgt naturtype, som f.eks. tilsåing eller gjødsling. Tiltakene skal meldes til kommunen, og kommunen skal gi tilbakemelding innen tre uker før tiltaket eventuelt kan utføres. Vurdering: Nesten alle søknadene som er gjennomgått, ble behandlet av kommunen før kravet om meldeplikt ble innført. Fylkesmannen vil likevel peke på at i kommunens tildelingsbrev for SMIL-søknader, bør det fremgå at de aktuelle tiltakene har blitt vurdert i forhold til Naturmangfoldlovens Enten dette får som konsekvens at det må stilles vilkår eller ikke, skal det fremgå i tildelingsbrevet og under henvisning til de respektive. Konklusjon: Vurderinger i forhold til Naturmangfoldlovens 8-12 må framgå av saksdokumentene ved behandling av framtidige søknader. Merknad 5 SMIL mangelfull vurdering av tiltak og manglende henvisning til hjemmel for vedtak Fakta: Saksdokumentene mangler vurdering av tiltakene opp mot formålet med tilskuddsordningen. Vedtakene mangler også henvisning til hjemmel for vedtaket. Regelverk: Formålet med ordningen er å fremme natur- og kulturminneverdiene i jordbrukets kulturlandskap og redusere forurensningen fra jordbruket, utover det som kan forventes gjennom vanlig jordbruksdrift, jf. forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 1. Se også rundskriv nr 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 1. Vurdering: Kommunen skal vurdere om omsøkt tiltak ligger innenfor formålet med ordningen. Stell og drift av arealer som følger av normal utnyttelse av arealene til avling, og alminnelig jordarbeiding knyttet til eksisterende drift, vil i hovedsak ikke være berettiget tilskudd etter denne forskriften. Det vil først og fremst være snakk om tiltak som innebærer en ekstra innsats utover dette og som det er forbundet særlige kostnader med. Dette kan gjelde omlegging til eller videreføring av en driftsform som er egnet til å ivareta spesielle miljøhensyn. Investeringstiltak for å fremme god utnytting av beiteområder i utmark, faller innenfor formålet med ordningen. Kommunene blir hvert år tildelt midler til ordningen. Det kan være flere søknader enn det er tilskuddsmidler til og i så fall må tiltakene prioriteres. Da bør det framgå av sakens dokumenter hvorfor det aktuelle tiltaket er prioritert framfor andre tiltak. Vedtaksbrevene bør inneholde henvisning til hvilken hjemmel som ligger til grunn for vedtaket. Konklusjon: Vurdering av tiltak opp mot formål og prioriteringer må gå fram av sakens dokumenter, gjerne i vedtaksbrevet. Henvisning til hjemmel for vedtaket skal gå fram av vedtaksbrevet. Merknad 6 SMIL - mangelfull vilkårssetting Fakta: Kommunen setter ikke vilkår ved innvilgning av tilskudd, med unntak av krav om at arbeidet må utføres i henhold til fremlagt søknad og gjeldende regelverk. Fylkesmannen fant ingen vilkår eksempelvis knyttet til at ryddetiltak skal holdes i hevd i 10 år, krav til kvalitet på gjerdemateriellet eller selve ryddinga, eller krav om timeliste for egeninnsats ved tiltaket.

10 Side 10 av 16 Regelverk: I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 3, fjerde avsnitt, fremgår det at kommunen kan sette vilkår. Se også rundskriv nr 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 3.4. Vurdering: For å unngå uklarheter og tvil om hvordan et tiltak skal utføres og vedlikeholdes, er det viktig at kommunen setter vilkår som utelater en hver tvil - i den grad det er mulig. Ett av formålene med ordningen er å opprettholde kulturlandskapet. Når det gis tilskudd til rydding og gjerding, mener Fylkesmannen at det må settes vilkår som sikrer at arealet er godt tilgjengelig for beitedyr og at arealtilstanden opprettholdes over tid (minst 10 år). Konklusjon: Kommunen må sette vilkår ved innvilgelse av framtidige søknader. Kommunen bør i større grad bruke muligheten til å sette vilkår. Likeså bør kommunen ha gode rutiner for å følge opp at vilkårene overholdes. Merknad 7 SMIL tiltak er ikke kontrollert ved befaring før sluttutbetaling ble foretatt Fakta: Kun i én av de kontrollerte sakene fant Fylkesmannen notater som indikerer at kommunen har kontrollert tiltaket. Regelverk: I forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, 9, fremgår det at «Søker plikter å gi alle opplysninger som kommunen, finner nødvendig for å kunne kontrollere at bruken av tilskuddsmidlene er i tråd med forutsetningene. Kommunen kan foreta stedlig kontroll.» Rundskriv nr 17/2015 fra Landbruksdirektoratet, kapittel 9.2 påpeker at kommunen er ansvarlig for at det gjennomføres tilstrekkelige kontrolltiltak for å sikre at tilskuddet nyttes i tråd med forutsetningene, herunder stedlig kontroll. Vurdering: Fylkesmannen har avdekket ett tilfelle der det er utbetalt tilskudd til et tiltak som kun delvis er utført. I flere andre tilfeller er det foretatt utbetaling selv om dokumentasjon av utgifter og arbeid er mangelfull eller mangler helt. Når det heller ikke er foretatt kontroll av at tiltakene er gjennomført, mener Fylkesmannen at kommunen ikke har gjort nok for å forsikre seg om at tilskuddsmidlene er brukt i tråd med formålet. Konklusjon: Fylkesmannen mener at kommunen i større grad enn praksis har vært hittil, må utføre stedlig kontroll av at tiltakene er gjennomført, før sluttutbetaling foretas. Merknad 8 AV sykdom - mangelfull kontroll av maksimalt tilskudd Maksimalt tilskudd Fakta: Det framgår ikke av dokumentene som Fylkesmannen har hatt tilgang til, hvilke rutiner kommunen har for å sjekke maksimalt tilskudd. Regelverk: Størrelsen på dagsatsen for tilskudd til avløsning ved sykdom bestemmes av hvor mye foretaket maksimalt er berettiget i tilskudd til avløsning ved ferie og fritid (maksimalt tilskudd), jf. Jordbruksavtale kapittel 9.3. Vurdering: Saksbehandler må sjekke maksimalt tilskudd for ferie og fritid, før beregning av tilskudd til sykdomsavløsning kan gjøres.

11 Konklusjon: Fylkesmannen mener at beløpet er så viktig at kommunen bør legge en kommentar på sakene om hvor det er hentet fra. Side 11 av 16 Merknad 9 NMSK mangelfull stedsangivelse og manglende søknad om tilskudd Fakta: Det ble funnet enkelte saker hvor stedsangivelsen og søknad om tilskudd ikke kunne dokumenteres. Det gjaldt for tiltak hvor søker fysisk har vært i kontakt med skogbrukssjef for registrering av arbeidet. Regelverk: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket, 9 gir klare føringer på hva et søknadsskjema skal inneholde. Vurdering: Ut fra bilaget skal det kunne leses hvor tiltaket er gjennomført og at det søkes tilskudd for tiltaket som er gjennomført. Konklusjon: Benyttes skjema beskrevet i forskrift (SLF-909), dokumenteres tiltakets plassering og skogeiers ønske om utbetaling fra skogfond og søknad om tilskudd til skogkultur. 2.5 Status i forhold til forrige kontroll Ved forrige kontroll 26. juni 2012 ble det gjennomført kontroll av produksjonstilskudd i jordbruket (PT), tilskudd til avløsning ved ferie og fritid, tilskudd til avløsning ved sykdom, regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud (RMP), tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) og tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Avvik Fylkesmannen ga avvik på - Avvik 1 - søknad om RMP godkjent uten at miljøplan trinn 2 foreligger - Avvik 2 - søknaden om RMP fra 2011 kunne ikke legges fram ved kontrollen - Avvik 3 - mangelfull dokumentasjon av utgifter til avløsning ved sykdom - Avvik 4 - mangelfull behandling av søknader om SMIL-midler Status ved kontrollen i 2015: Avvik 1 - søknad om RMP godkjent uten at miljøplan trinn 2 foreligger: Vi fant ingen dokumentasjon i estil eller perm på at miljøplan trinn 2 finnes der det var krav om det. Kravet til miljøplan er nå borte og erstattet av krav om «Plan for tiltaket». Det er ikke krav om at denne planen skal følge søknaden, men vi forutsetter at kommunen kontrollerer «Plan for tiltaket» ved de stedlige kontrollene. Avvik 2 - søknaden om RMP fra 2011 kunne ikke legges fram ved kontrollen: Ved kontrollen nå er det lagt fram perm med søknader fra 2013, men ikke for Vi tar forbehold om at alle søknader i 2014 kan være er levert elektronisk. Avvik 3 - mangelfull dokumentasjon av utgifter til avløsning ved sykdom: Også denne gangen ble det konstatert at dokumentasjon av utgifter til avløsning manglet i den kontrollerte saken.

12 Side 12 av 16 Avvik 4 - mangelfull behandling av søknader om SMIL-midler: Vi viser til kommentarene om orden og sporbarhet i kapittel 2.2 og merknadene 3-7 i kapittel 2.4 ovenfor. Når det gjelder tidligere påpekte mangler vedrørende dato og underskrift på søknadene fant vi ingen mangler. Det var også forbedringer med hensyn til miljøplan trinn Merknader Ved kontrollen i 2012 ble det gitt 7 merknader: - Merknad 1 delegeringsreglementet for Flesberg er mangelfullt - Merknad 2 noe mangelfull sporbarhet i sakene, PT - Merknad 3 kontrollskjemaer benyttes ikke, PT - Merknad 4 «mottatt dato» mangler på en del PT-søknader - Merknad 5 ingen varsling av søker ved stikkprøvekontroll i RMP - Merknad 6 manglende sjekk mot nasjonal registrering av verdifulle kulturlandskap, RMP - Merknad 7 manglende dokumentasjon på søknad om NMSK-tilskudd Status ved kontrollen i 2015: Merknad 1 delegeringsreglementet for Flesberg er mangelfullt: Etter vårt syn er delegeringsreglementet fortsatt mangelfullt, siden delegering av saker som gjelder tilskuddsforvaltningen i landbruket mangler i oversikten over saker som er delegert fra kommunestyret til rådmannen. Merknad 2 - Sporbarheten ved retting av feilmeldinger etter inputkontrollen var mangelfull: Vi sjekket søknadsomgangene i januar 2013 og august 2014 og fant at det samme gjelder fortsatt, se merknad 2 i kapittel 2.4 ovenfor. Merknad 3 - Kommunen benyttet ikke SLFs fastsatte kontrollskjema ved den stedlige kontrollen: FM har sjekket dokumentasjonen på gjennomført stedlige kontroller i 2013 og 2014 og funnet at kontrollskjemaet benyttes nå og at det er fullstendig utfylt. Merknad 4 - «Mottatt dato» manglet på en del PT-søknader: Ved gjennomgang nå fant vi at alle innkomne papirsøknader i 2013 og 2014 var stemplet og påført mottatt dato. Med andre ord; rutinene er blitt bedre siden forrige kontroll. Merknad 5 ingen varsling av søker ved stikkprøvekontroll i RMP: Det er foretatt kontroll av én søknad i 2013 og ingen i Det foreligger ingen dokumentasjon på hvordan kontrollen er gjennomført. Det elektroniske saksbehandlingsverktøyet har noe svak funksjonalitet for dette. Merknad 6 manglende sjekk mot nasjonal registrering av verdifulle kulturlandskap, RMP: Det ligger kartlag i estil som blant annet viser «Naturtyper» og «Helhetlige kulturlandskap», noe som langt på vei tilsvarer foran nevnte. FM har sjekket én tilfeldig utvalgt søknad der det var ført opp «Slått av biologisk verdifulle arealer» og funnet at omsøkt areal lå innenfor tilskuddsberettiget område. Merknad 7 manglende dokumentasjon på søknad om NMSK-tilskudd: Det ble også denne gang funnet manglende dokumentasjon på søknad om tilskudd. Dette ble funnet på bilag hvor skogeier fysisk hadde vært hos skogbrukssjef for å levere liste over gjennomførte tiltak i egen skog og bedt om utbetaling av skogfond og evt. tilskudd. Det gis ikke avvik på funnet da FM

13 Side 13 av 16 mener det er overveiende sannsynlig at det muntlig er «søkt» om tilskudd når skogeier fysisk har oppsøkt skogbrukssjefen på kontoret. 3 Gjennomføring av kontrollen 3.1 Før kontrolldatoen Fylkesmannen tok kontakt med kommunen om kontrollen pr epost 4. mai Etter at dato for kontrollen var avtalt, sendte Fylkesmannen brev (7. juli 2015) til kommunen med nærmere informasjon om kontrollen. Fylkesmannen foretok utvalg av aktuelle saker på forhånd. Oversikt over foretak hvor det er foretatt SMIL-tiltak som kunne være aktuelle å befare, ble sendt til kommunen 2 virkedager før kontrolldatoen. Før kontrolldatoen gikk Fylkesmannen igjennom elektroniske søknader og dokumentasjon som er sendt inn til oss, for de aktuelle sakene. Det ble dessuten hentet ut diverse lister fra Landbrukets informasjonsbase (LIB) og Rapporter og Brev (ROB), som også ble gjennomgått. Det er ikke all dokumentasjon i sakene som er tilgjengelig via elektroniske kanaler eller som er sendt inn til Fylkesmannen. Det var derfor nødvendig med ytterligere dokumentgjennomgang ute hos kommunen på kontrolldatoen. 3.2 På kontrolldatoen Kontrolldagen startet med et åpningsmøte der fungerende teknisk sjef og skogbrukssjefen deltok. Saksbehandler på jordbruk var ikke til stede på kontrolldagen. Etter åpningsmøtet ble det gjennomført intervjuer med både teknisk sjef og skogbrukssjefen, samt foretatt dokumentgjennomgang av de aktuelle sakene. Etter lunsj dro deler av kontrollgruppa ut på befaringer, mens arbeidet med dokumentgjennomgang fortsatte inne. På grunnlag av dette utarbeidet Fylkesmannen en foreløpig rapport fra kontrollen. Den foreløpige rapporten ble gjennomgått i sluttmøtet på ettermiddagen kontrolldagen. Kontrollgruppa rakk ikke alle befaringene før sluttmøtet. Det ble derfor foretatt to befaringer umiddelbart etterpå. 3.3 Etter kontrolldatoen Fylkesmannen kopierte innholdet i to saksmapper vedrørende SMIL-saker. Etter gjennomgang av dette, ba Fylkesmannen om ytterligere dokumentasjon i de aktuelle sakene. Mottatt dokumentasjon er gjennomgått. Herværende sluttrapport inneholder mer utfyllende kommentarer til de funnene som er gjort. 4 Oppfølging etter kontrollen Kommunen må gi tilbakemelding til Fylkesmannen på hvordan kommunen vil lukke avvikene. Flesberg kommune må seinest 1. desember 2015 redegjøre for de tiltak som er satt i verk for å rette opp registrerte avvik. Dersom avvik ikke er rettet opp på dette tidspunkt, skal redegjørelsen inneholde en tidfestet plan for hvordan avvikene skal rettes opp.

14 Side 14 av 16 Fylkesmannen krever ikke tilbakemelding på hvordan merknadene vurderes og følges opp. Vi mener likevel det er nødvendig å påpeke dem, slik at landbrukskontoret kan bedre forholdene og sikre god forvaltning. 5 Grunnlag for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannens kontroll av kommunenes forvaltning av de økonomiske virkemidlene i landbruket inngår i dette arbeidet. Hensikten med forvaltningskontroll er å kontrollere kommunens etterlevelse av reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003 (Økonomireglementet i Staten) 15 og særlovgivningen for tilskuddsområdene (forskrifter hjemlet i jordlova og skogbrukslova). Forvaltningskontrollen tar sikte på å avdekke i hvilken grad vilkårene for å få innvilget tilskudd er riktig vurdert og håndtert av kommunen. Oppfyllelse av vilkårene kan bli gjenstand for ytterligere kontroll hos de foretakene som søker tilskudd, jf. 15 i Økonomireglementet i Staten. Eventuelle avvik kan føre at kommunen må ta opp igjen enkeltsaker og vurdere dem på nytt. Aktuelle temaer i forvaltningskontrollen: Saksbehandlingsrutiner - Rutiner for mottak, datostempling og arkivering - Opplysning av saken - Dokumentasjon av endringer og feilrettinger - Dokumentasjon av vurderinger av konsekvenser ved feilopplysninger eller brudd på annet regelverk for jordbruksdrift - Begrunnelse for vedtak - Hjemmelsgrunnlag - Opplysning til søkerne om klageadgang - Habilitet Regelverk - Oppfyllelse av grunnvilkår for tilskudd, samt spesielle vilkår knyttet til den enkelte ordning Tiltaksplaner og aktivitetsbudsjett for SMIL og NMSK Delegasjonsreglement Hjemmelsgrunnlag FOR nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten (Økonomireglementet i staten). «15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere. Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14.

15 Side 15 av 16 Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet. Finansdepartementet kan fastsette bestemmelser for kontroll av utøvelse av forvaltningsmyndighet som er delegert til enheter utenom statsforvaltningen.» LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Særforskrifter: FOR nr 1200: Forskrift om planlegging og godkjenning av veier for landbruksformål FOR nr 283: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket FOR nr 1480: Forskrift om saksbehandling mv. i kommunen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven FOR nr 447: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket FOR nr 448: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket. FOR nr 1227: Forskrift om tilskot til avløysing FOR nr 904: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud Forskriftene ovenfor er hjemlet i lov av 12. mai 1995 nr. 23 om jord (jordlova) 3 og 18, eller i lov av 27. mai 2005 nr. 31 om skogbruk (skogbrukslova) 19. I løpet av 2014 har det kommet ny forskrift for produksjonstilskudd og ny forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. Forskriften om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket er revidert. Alle de kontrollerte sakene er behandlet før de nye reglene trådte i kraft og er følgelig kontrollert etter de gamle forskriftene. Det har også kommet nye rundskriv. Vi har henvist til gamle eller nye bestemmelser avhengig av hva som synes mest relevant i det enkelte tilfellet. Regler om utmåling av tilskudd fastsatt i de årlige jordbruksavtalene (dvs. etter forhandlinger mellom Staten og jordbrukets organisasjoner, dvs. Norges Bondelag og Norsk Bonde- og Småbrukarlag) Aktuelle veiledninger og rundskriv fra Statens landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet) 6 Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Kontrollrapporten vil være tilgjengelig for offentligheten på jamfør offentleglova. 7 Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Søknader med vedlegg i de sakene som ble kontrollert samt feillister, utbetalingslister m.m.

16 Side 16 av 16 Delegasjonsoversikt for Flesberg kommune. 8 Vedlegg Oversikt over kontrollerte saker i Flesberg kommune Nr Org.nr Foretakets/søkers navn Ordning/søknadsomgang Aud Berit Teigen Gjerde SMIL, 2 søknader i Jes Ole Baalerud SMIL, søknad Valders Søre Runa Kongsgård SMIL, søknad Guro Lie SMIL, søknad Knutsen Ernst Petter SMIL, søknad Strand gård v/ Grete Sønsteby SMIL, søknad Barlindhaug Jon Tore Høimyr RMP, søknad Hellik Rindem RMP, søknad 2013 og Kristoffer Vatnebryn RMP, søknad Jes Ole Baalerud PT, søkn.omg. i august 2013 og august Knutsen Ernst Petter PT, søkn.omg. i januar 2013, august 2013, januar 2014 og august Ingeborud Pytte Syvertsen PT, søkn.omg. i januar 2013, august 2013, januar 2014 og august Nils Ivar Røraas PT, søkn.omg. i august Øyvind Lande PT, søkn.omg. i august 2013 og august AV1 AV sykdom Erik Bjørkeslett NMSK, 5 (veg), Nils Livland NMSK, 4 (skogkultur), Ronny Kveum NMSK, 4 (skogkultur), Tore Jørgen Ulland NMSK, 4 (skogkultur), Statskog SF NMSK, 4 (skogkultur), Svenn Anstensrud NMSK, 4 (skogkultur), Knut Letmoile NMSK, 4 (skogkultur), Flesberg kommuneskog NMSK, 4 (skogkultur), Torbjørn Asle Bringe NMSK, 4 (skogkultur), Kristoffer Vatnebryn NMSK, 4 (skogkultur), 2014 Befaring av ryddetiltak, restaureringsprosjekter eller skogrelatert tiltak ble gjennomført hos foretak/eiere merket med grønt. Av de kontrollerte foretakene som har søkt SMIL-midler, har følgende ikke søkt verken PT eller RMP i 2013 eller 2014: Aud Berit Teigen Gjerde Valders Søre Runa Kongsgård Guro Lie Strand gård v/ Grete Sønsteby Ernst Petter Knutsen og Jes Ole Baalerud har søkt PT, men ikke RMP.