Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i KONGSBERG kommune

Transkript

1 Sluttrapport om kontroll av tilskuddsforvaltningen i jord- og skogbruket i KONGSBERG kommune Opprustet skogsbilveg på Fossnesmoen, Hvittingfoss. Telefon sentralbord: fax: E-post: Postmottak@fmbu.no Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Internett: Organisasjonsnr.:

2 Side 2 av 15 Kontrollert enhet: Kongsberg kommune Kontrolldato: Forrige kontroll: 11. mai Adresse: Besøksadresse: Rådhuset, Kongsberg Postadresse: Pb 115, 3602 Kongsberg Epost: postmottak@kongsberg.kommune.no Telefon: Saksnummer hos Fylkesmannen: 2017/2900 Kontrollerte ordninger Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd i jordbruket (RMP) fokus i 2017 er på ordningene for kompost, stubb i flomutsatte og vassdragsnære områder, slått og beite av biologisk verdifulle arealer og andre grasdekte områder (ravinedaler) Produksjonstilskudd (PT) fokus i 2017 er på beiteordningene Tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket (NMSK) Tilskudd til landbruksvei Forskrift om veier til landbruksformål Rutiner for oppdatering av arealressurskart (AR5) Status etter kontrollen i 2015 Til stede fra kommunen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Befaring Sluttmøte Erik Almhjell Fagansvarlig landbruk X X X og miljø Christer Kornstad Skogbrukssjef X X X Øystein Sand Naturforvalter X X X X Jens Sveaass Kommunalsjef for X X X samfunnsutvikling og tekniske tjenester Til stede fra Fylkesmannen Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Dokumentgjennomg. Befaring Sluttmøte Janne Fossum Seniorrådgiver X X X X X Per Olav Granheim Seniorrådgiver X X X X Ragnhild Skar Seniorrådgiver X X X X

3 Side 3 av 15 Innhold 1 Sammendrag Kontrollområder og funn Definisjoner Generelt Avvik Merknader Status i forhold til forrige kontroll Avvik Merknader Gjennomføring av kontrollen Før kontrolldatoen På kontrolldatoen Etter kontrolldatoen Oppfølging etter kontrollen Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Grunnlag for kontrollen Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Dokumentunderlag Vedlegg...15

4 Side 4 av 15 1 Sammendrag Merknad nr 3 er frafalt, se nedenfor. Tema/ordning Produksjonstilskudd Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud (RMP) Saksbehandling landbruksveg Funn Merknad 1: PT - behandling av feil- og varselmeldinger kunne vært bedre dokumentert. Merknad 2: PT - manglende dokumentasjon av hvordan kontroll av dyr på beite og dyr på utmarksbeite er utført. Merknad 3: SMIL ved hydrotekniske tiltak bør det for framtida gjøres en vurdering av tiltaket opp mot vannforskriften og vannressursloven. Frafalt. Merknad 4: RMP det mangler vurdering av avkorting ved noen av avvikene mellom søknadsdata og det som kommunen har godkjent. Merknad 5: Landbruksveg - mottatte, men ubehandlede søknader skal føres i ØKS. 2 Kontrollområder og funn 2.1 Definisjoner Avvik: Brudd på gjeldende regelverk. Det vil si mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i lov, forskrift eller rundskriv. Merknad: Forbedringspunkt. Gjelder forhold som ikke er i strid med fastsatte krav i regelverket, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av de kontrollerte ordningene. 2.2 Generelt Delegasjon: Fylkesmannen har sjekket relevante punkter i nettutgaven av delegasjonsreglementet for Kongsberg kommune. Delegasjonsreglementet er godkjent av kommunestyret 11. januar Delegeringsreglementet kapittel 1.2 inneholder fellesbestemmelser. Der går det fram at «Med delegering menes i dette reglement overføring av myndighet til å fatte vedtak eller ta avgjørelser på ulike områder, fra kommunestyret til politiske utvalg eller rådmannen.» Det heter videre at «Når ikke annet er besluttet, kan rådmannen delegere myndighet videre (subdelegere) til ledere av ansvarsenhetene eller til andre. Det utarbeides eget subdelegeringsreglement.»

5 Side 5 av 15 Utvalg for miljø og utvikling (UMU) er delegert avgjørelsesmyndighet i saker hvor det er adgang til delegasjon og ansvaret ikke er beholdt av kommunestyret. UMU har ansvar for blant annet landbruk og viltforvaltning. Utvalget delegerer myndighet til å treffe vedtak i ikke prinsipielle saker til rådmannen. Rådmannen skal til hvert møte i utvalget fremme referatsak om blant annet landbruksveier. Delegeringsreglementet delegerer kommunens myndighet etter jordloven og skogbrukslova til seksjonsleder for Plan, bygg og landbruk. Veibygging i skog, forynging og stell av skog mm. er nevnt konkret. Behandling og vedtak med hensyn til tilskuddsordningene i jord- og skogbruket er ikke nevnt. Fylkesmannen er kjent med at vedtak om tildeling av tilskudd i jordbruket underskrives av to personer. For de fleste tilskuddsutbetalingene, det vil si produksjonstilskudd og regionale miljøtilskudd, er det imidlertid slik at vedtaksbrevene genereres maskinelt og er uten underskrifter. Saksbehandler attesterer tilskuddsutbetalingene i de elektroniske fagsystemene og så går resten «av seg selv». Tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. vurderes, behandles, beregnes og signeres kun av én saksbehandler. Innen skogbruk blir informasjon om tildelt tilskudd generert maskinelt via eget fagsystem. Dokumentet signeres av saksbehandler. I disse tilfellene er det behov for delegering til saksbehandler. Så langt Fylkesmannen kan se er delegasjonsreglementet mangelfullt når det gjelder delegasjon av tilskuddsforvaltningen. Manglene bør rettes. Vi tar forbehold om at det finnes flere dokumenter som Fylkesmannen ikke har hatt tilgang til i forbindelse med kontrollen. Habilitet: Ved forrige kontrollrunde fikk kommunen avvik på grunn av at en saksbehandler hadde behandlet søknad fra et nært familiemedlem uten at det var foretatt vurderinger av habilitet. Kommunen har i ettertid inngått avtale med Øvre Eiker kommune om behandling av saker i jordbruket der det er tvil om habiliteten. Skogbrukssaker tilknyttet Kongsberg kommuneskog oversendes FMBU for behandling. Kommunen er bevisst habilitetsutfordringer i administrasjonen. En av saksbehandlerne og vedkommende sin ektefelle søker om tilskudd. Søknadene behandles av Øvre Eiker kommune eller FMBU. Fylkesmannen vil oppfordre til fortsatt aktsomhet ved behandling av søknader der ledere eller saksbehandlere er eller kan være inhabile. Er det tvil om habilitet eller når habilitet er vurdert, bør vurderingen av habilitet være dokumentert i saken og det bør være tydelig hvem som har fattet vedtak i aktuell sak. Kompetanse: Det er høy landbruksfaglig kompetanse og lang erfaring i avdelingen. Det er god skogbruksfaglig kompetanse. Saksbehandlerne har god oversikt over saksområdene de arbeider med. Rutinebeskrivelser og overlappende arbeidsområder: Landbrukskontoret har utarbeidet rutinebeskrivelser for alle sentrale forvaltningsområder kontoret har ansvar for. Det mangler likevel beskrivelse for tilskudd til avløsning. Fylkesmannen mener at rutinebeskrivelsene er et godt tiltak for å redusere sårbarheten i tilfelle fravær og ellers til hjelp i det daglige arbeidet. Det er viktig at beskrivelsene oppdateres med jevne mellomrom.

6 Side 6 av 15 Ved full bemanning vurderer saksbehandlerne at ressurssituasjonen er tilstrekkelig. Utfordringen oppstår ved fravær. Saksbehandlerne overlapper hverandre når noen er borte. Det har vist seg at ved langtidsfravær uten erstatter og vakanse i seksjonslederstillingen har situasjonen blitt utfordrende. Orden og sporbarhet: Jordbruk - det er god oversikt, orden og sporbarhet i sakene. Skogbruk - det er meget god orden og sporbarhet i sakene. Kontinuerlig ajourhold av AR5: Kongsberg kommune var ferdig med gårdskartprosessen i mai Etterpå er det levert årlig kontinuerlig ajourhold fram til og med 2014 og deretter i Andre gangs periodiske ajourhold er planlagt til 2017, basert på ortofoto fra Egenprodusert jordregister ble kjørt i juni Det er kjørt på nytt i mai Fylkesmannen vil oppfordre til at egenprodusert jordregister kjøres hvert år, slik at kontrollgrunnlaget for produksjonstilskudd m.fl. holdes oppdatert. 2.3 Avvik Kontrollen avdekket ingen avvik. 2.4 Merknader Merknad 1: PT behandling av feil- og varselmeldinger kunne vært bedre dokumentert Fakta: Ved gjennomgang av 4 utvalgte saker fra søknadsomgangene i januar 2016 og august 2016, fant vi kommentarer til feilmeldinger, men lite til varselmeldinger. Utskrifter av PT- 1001A, B og C inneholdt lite kommentarer til hvordan feil- og varselmeldingene var behandlet. Regelverk: Rundskriv nr 35/2016 gir retningslinjer for behandling av feil- og varselmeldinger etter de maskinelle inputkontrollene ved søknadsomgangen i januar 2017, se kapittel 7. Retningslinjene har vært de samme de siste søknadsomgangene: «Feil- og varselmeldingene etter inputkontrollene skal brukes av kommunen i saksbehandling av søknadene.» «Alle søknader med feil etter inputkontrollen får automatisk status Til behandling i søknadsoversikten i WESPA. Kommunen skal følge opp disse søknadene og ved behov kontakte søkeren. Varselmeldte søknader beholder saksbehandlerstatusen Ferdig behandlet. Varselmeldinger bør også følges opp av kommunen.» Det står imidlertid ikke noe om dokumentasjon av hvordan kommunens oppfølging har skjedd. Når det gjelder maskinelle kontroller i estil-pt og behandling av dem, se rundskriv nr 11/2017, kapittel 4. Heller ikke her er det beskrevet særlig tydelig hvordan behandlinga av feil- og varselmeldinger skal gjøres. Vurdering: Fylkesmannen mener at kommunen av hensyn til sporbarhet bør dokumentere hvordan feil- og varselmeldinger er fulgt opp og vurdert. Konklusjon: I det nye fagsystemet estil-pt dukker det opp kommentarfelt når kommunen godkjenner et annet antall enn det som søkeren har oppgitt i søknaden. Dette feltet må fylles

7 Side 7 av 15 ut for å komme videre i saksbehandlinga. Ellers oppfordres det til å benytte tilgjengelige kommentarfelter i estil PT til en kort beskrivelse av hvordan feil- og varselmeldinger er fulgt opp. Merknad 2: PT manglende dokumentasjon av hvordan kontroll av dyr på beite og dyr på utmarksbeite er utført Fakta: Det er ikke funnet notater eller annen dokumentasjon på hvordan dyr på beite eller dyr på utmarksbeite er kontrollert i forbindelse med stedlig kontroll av foretakene. Regelverk: Rundskriv nr 35/2016, kapittel inneholder retningslinjer for kontroll av dyr på beite. Her går det fram at søkeren må sannsynliggjøre at dyrene har vært på beite den tida som kreves. Det vises til beiteregistreringer i skjemaer for bruk til husdyrkontrollen eller KSL. I den grad det er praktisk mulig, bør dyra telles (unntatt dyr på utmarksbeite). Kommunen bør også vurdere om beitearealene tilfredsstiller forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 3, tredje ledd, punkt c) og d) om at hoveddelen av dyrets daglige grovfôrinntak skjer ved beiting. Vurdering: Tilskudd til dyr på beite og dyr på utmarksbeite har høye satser pr dyr og det er utfordrende å få bekreftet beitetid, antall dyr av ulike slag som har beitet og om beitet har tilfredsstilt kravet til grovfôropptak. Dette innebærer en ikke ubetydelig risiko for at tilskudd utbetales på feil grunnlag. Konklusjon: Kommunen bør notere på kontrollskjemaet hvordan kontrollen av dyr på beite og dyr på utmarksbeite er utført. Notatene bør beskrive hva slags dokumentasjon som søkeren har lagt fram mht beitinga, om dyr er talt eller ikke, og hvilke vurderinger kommunen har gjort mht til oppfyllelse av kravet til grovfôropptak. Merknad 3: SMIL ved hydrotekniske tiltak bør tiltaket vurderes opp mot vannforskriften og vannressursloven Fakta: En av de kontrollerte sakene gjaldt en søknad om tilskudd til hydrotekniske tiltak. Søknaden var innvilget i 2016 med kr i tilskudd. Vedtaket inneholdt ingen vurderinger med hensyn til vannforskriften og vannressursloven. Regelverk: Det går ikke fram av gjeldende forskrift og rundskriv at aktuelle hydrotekniske tiltak skal vurderes opp mot vannforskriften eller vannressursloven. Rundskrivet forutsetter at søkeren har gjort seg kjent med aktuelle bestemmelser i blant annet vannressursloven. Vurdering: FM mener at hydrotekniske tiltak, som kan på virke vannmiljøet, bør vurderes opp mot vannforskriften og vannressursloven. Det er imidlertid ikke krav om det i SMILforskriften og gjeldende rundskriv. Inntil det eventuelt kommer nærmere retningslinjer for slike vurderinger, må det være opp til kommunen å avgjøre behovet for det. Konklusjon: Merknaden frafalles. Merknad 4: RMP mangelfull vurdering av avkorting ved avvik mellom søknadsdata og det som kommunen har godkjent Fakta: I 2016 er det foretatt avkorting i 3 saker. Alle tilfellene er knyttet til ingen/utsatt jordarbeiding. I forbindelse med kontrollen kom FM over 2 saker fra 2016 der det er søkt om stubb i flomutsatte og vassdragsnære områder. Saksbehandler har avslått det, men godkjent

8 arealene som ingen/utsatt jordarbeiding. Det foreligger ingen dokumentert vurdering av eventuell avkorting i disse to tilfellene. Regelverk: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud, 35. Se også rundskriv om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud 2016, datert Side 8 av 15 Vurdering: Kommunen skal vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet i saker der det er avvik mellom søknaden og den faktiske situasjonen. Feil opplysninger som kunne ført til at søkeren ville fått merutbetaling, bør få konsekvenser for søkeren. Avkorting er ett av flere virkemidler som skal bidra til å sikre at opplysningene som gis i søknaden er riktige. Fylkesmannen ser at kommunen er oppmerksom på at avvik skal vurderes for avkorting og at kommunen foretar avkortinger. Fylkesmannen mener det er viktig å dokumentere at vurderinger av avkorting er foretatt, også i de tilfellene der konklusjonen er at avkorting ikke skal foretas. Konklusjon: Ved framtidige søknader må kommunen huske på å notere i estil-rmp hvilke vurderinger som er gjort mht. avkorting, både i tilfeller der det er konkludert med at avkorting skal foretas og i tilfeller der konklusjonen er at avkorting ikke skal foretas. Merknad 5: Landbruksveg mottatte, men ubehandlede søknader skal føres i ØKS. Fakta: For perioden er det innkommet flere søknader om bygging av landbruksveg som ikke er registrert i fagsystemet ØKS. Regelverk: I ny landbruksvegforskrift (gjeldende fra ) er det krav om registrering og kartfesting av veger i fagsystemet ØKS i saker hvor kommunen fatter vedtak ( 3-1, siste ledd). Vurdering: Kommunen har ikke fulgt opp forskriftens krav om registrering og kartfesting av innkomne søknader om bygging av landbruksveg i fagsystemet ØKS. Konklusjon: Kommunen må registrere innkomne og komplette søknader om bygging av landbruksveg i fagsystemet ØKS. 2.5 Status i forhold til forrige kontroll Ved forrige kontroll 19. juni 2015 ble det gjennomført kontroll av: - Produksjonstilskudd i jordbruket (PT) - Tilskudd til avløsning ved ferie og fritid (AV ferie) - Tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) - Regionale miljøtilskudd (RMP) Kongsberg kommune har etter kontrollen i 2015, jobbet aktivt og målrettet med å rette opp avvikene og forbedre rutiner og praksis. Dette har lyktes selv om kommunens landbruksforvaltning har vært lavere bemannet enn vanlig en periode, og det har vært skifte i ledelsen på avdelingen som landbruksforvaltningen hører til. Kommunen fortjener ros for dette arbeidet Avvik Det ble funnet 7 avvik ved kontrollen i 2015:

9 Side 9 av 15 - Avvik 1 habilitet - saksbehandler har behandlet og fattet vedtak på RMP-søknad fra ektefelle. - Avvik 2 SMIL - ett tiltak som er innvilget tilskudd, er ikke utført og det er ikke foretatt sluttbefaring. - Avvik 3 SMIL tilskudd er utbetalt før det forelå tilstrekkelig dokumentasjon av utgifter. - Avvik 4 SMIL mangler dokumentasjon på vedtak om inndragning av tilskudd. - Avvik 5 SMIL utgifter som ligger til grunn for innvilget tilskudd er inkl. merverdiavgift. - Avvik 6 SMIL miljøplan trinn 2 mangler eller er mangelfull avviket ble frafalt. - Avvik 7 SMIL - strategiplan er ikke oppdatert. Status ved kontrollen i 2017: Avvik 1 habilitet - saksbehandler har behandlet og fattet vedtak på RMP-søknad fra ektefelle Kommunen har nå fått på plass avtale med Øvre Eiker kommune om «behandling av søknader innen fagområdene landbruk og miljø der kommunens egen saksbehandlere er inhabile». Fylkesmannen kontrollerte noen aktuelle saker og fant at praksis er i samsvar med rutinebeskrivelsen. Skogbrukssaker der det er inhabilitet, behandles av Fylkesmannen. Status - ok. Avvik 2 SMIL - ett tiltak som er innvilget tilskudd, er ikke utført og det er ikke foretatt sluttbefaring Kommunen fattet nytt vedtak i den konkrete saken og krevde utbetalt tilskudd tilbake. Alle dokumenter i saken ble oversendt til FM den Beløpet som ble krevd betalt tilbake var på kr og ble motregnet ved utbetaling av produksjonstilskudd i februar Det ble ikke avdekket liknende tilfeller ved kontrollen i Status - ok. Avvik 3 SMIL tilskudd er utbetalt før det forelå tilstrekkelig dokumentasjon av utgifter Ved årets kontroll ble det sjekket noen saker det er foretatt utbetaling av SMIL-midler. Fylkesmannen fant ingen tilfeller det det var utbetalt tilskudd uten tilstrekkelig dokumentasjon av utgifter. Status - ok. Avvik 4 SMIL mangler dokumentasjon på vedtak om inndragning av tilskudd Kommunen fattet nytt vedtak i de to aktuelle sakene. FM mottok kopi av vedtakene. Dette punktet er ikke sjekket ved årets kontroll. Avvik 5 SMIL utgifter som ligger til grunn for innvilget tilskudd er inkl. merverdiavgift Kommunen vurderte begge de to aktuelle sakene på nytt. Det ene tilfellet ble funnet i orden, mens i det andre tilfellet ble et mindre beløp krevd tilbakebetalt. Ved årets kontroll fant Fylkesmannen ingen tilfeller det det var utbetalt tilskudd på grunnlag av utgifter der merverdiavgift var inkludert, til foretak som er registrert i merverdiavgiftsregisteret. Status - ok. Avvik 6 SMIL miljøplan trinn 2 mangler eller er mangelfull avviket ble frafalt

10 Side 10 av 15 Avvik 7 SMIL - strategiplan er ikke oppdatert Fylkesmannen mottok «Landbruket i Kongsberg Mål og strategier for bruk av miljø- og fagmidler til jord- og skogbruk for perioden ». Status - ok Merknader Det ble gitt 7 merknader: - Merknad 1 PT og RMP mangelfull dokumentasjon av vurderinger om avkorting. - Merknad 2 PT mangler utfylt kontrollskjema eller det mangler signatur av søker på kontrollskjema. - Merknad 3 PT mangler dokumentasjon på vurdering av driftsfellesskap. - Merknad 4 PT mangelfull dokumentasjon på behandling av feil- og varselmeldinger etter inputkontroll. - Merknad 5 PT mangler kart over nytt karensareal. - Merknad 6 SMIL - mangelfull vilkårssetting. - Merknad 7 SMIL tiltak er ikke kontrollert ved befaring før sluttutbetaling ble foretatt. Status ved kontrollen i 2017: Merknad 1 PT og RMP mangelfull dokumentasjon av vurderinger om avkorting Dokumentasjon av avkortinger i produksjonstilskudd er blitt veldig bra. FM mottar utfylt PT- 4100B samt kopi av vedtaksbrevene om avkorting. Vi vil likevel bemerke at vedtakene i noen tilfeller har kommet lenge etter at utbetaling har skjedd. I estil-pt kan kommunen legge begrunnelse for avkorting rett inn i saksbehandlingsverktøyet og begrunnelsen vil automatisk komme inn på det maskinelt genererte tilskuddsbrevet til søkeren. Vi viser ellers til merknad nr 4 i kapittel 2.4 ovenfor. Merknad 2 PT mangler utfylt kontrollskjema eller det mangler signatur av søker på kontrollskjema Fylkesmannen sjekket alle kontrollerte søknader etter søknadsomgangen i januar kontroller, og etter søknadsomgangen i august kontroller. I alle tilfellene fant vi utfylte kontrollskjemaer. Kun i ett tilfelle manglet søkerens signatur. Denne ene mangelen mener vi har liten betydning. Merknad 3 PT mangler dokumentasjon på vurdering av driftsfellesskap Dette punktet er ikke sjekket denne gangen. Merknad 4 PT mangelfull dokumentasjon på behandling av feil- og varselmeldinger etter inputkontroll Se merknad nr 1 i kapittel 2.4 ovenfor. Merknad 5 PT mangler kart over nytt karensareal. Det er ikke lenger krav om at søker skal legge kart over nytt karensareal ved søknaden. Punktet er ikke sjekket. Merknad 6 SMIL - mangelfull vilkårssetting Kommunen har utarbeidet en mal for vilkårssetting i SMIL-saker. Vi sjekket 2 søknader om SMIL-tiltak som var innvilget i Begge inneholdt vilkår for tilskuddet. Status: Ok.

11 Side 11 av 15 Merknad 7 SMIL tiltak er ikke kontrollert ved befaring før sluttutbetaling ble foretatt. I de kontrollerte sakene denne gangen, som det er foretatt utbetaling på etter forrige kontroll, går det fram av dokumentasjonen at en av dem er befart før utbetaling. De øvrige mangler notater på om befaring er foretatt eller ikke. Fylkesmannen vil oppfordre til at det gjøres notater også på tiltak som ikke er befart før utbetaling, slik at det går fram at tiltaket ikke er befart. Der kommunen støtter seg på bildedokumentasjon av det utførte tiltaket, bør det noteres og bildene må ligge i saksmappa. 3 Gjennomføring av kontrollen 3.1 Før kontrolldatoen Fylkesmannen tok kontakt med kommunen om kontrollen per epost Etter at dato for kontrollen var avtalt, sendte Fylkesmannen brev ( ) til kommunen med nærmere informasjon om kontrollen. Fylkesmannen foretok utvalg av aktuelle saker for kontroll på forhånd. I epost 9.5. orienterte vi om hvilke SMIL-tiltak som var aktuelle å befare. Fylkesmannen hentet ut diverse lister fra Landbrukets informasjonsbase (LIB), elektroniske søknader i estil (RMP) og dokumentasjon fra Rapporter og Brev (ROB) og gjennomgikk dette. Det er ikke all dokumentasjon i sakene som er tilgjengelig via elektroniske kanaler eller som er sendt inn til Fylkesmannen. Det var derfor nødvendig med ytterligere dokumentgjennomgang ute hos kommunen på kontrolldatoen. 3.2 På kontrolldatoen Kontrolldagen startet med et åpningsmøte der teknisk sjef, fagansvarlig for landbruk og miljø, skogbrukssjef og naturforvalter var til stede. Etter åpningsmøtet ble det gjennomført intervjuer med alle. Det ble også foretatt dokumentgjennomgang av de aktuelle sakene. Etter lunsj ble det foretatt befaringer ute, mens arbeidet med dokumentgjennomgang fortsatte inne. Det ble foretatt befaring av to SMILtiltak. På grunnlag av dette utarbeidet Fylkesmannen en foreløpig rapport fra kontrollen. Den foreløpige rapporten ble gjennomgått i sluttmøtet på ettermiddagen kontrolldagen. 3.3 Etter kontrolldatoen Kommunen har ettersendt noe dokumentasjon per epost. Fylkesmannen har utarbeidet sluttrapporten. Sluttrapporten inneholder mer utfyllende kommentarer til de funnene som er gjort. 4 Oppfølging etter kontrollen Fylkesmannen krever ikke tilbakemelding på hvordan merknadene vurderes og følges opp. Vi mener likevel det er nødvendig å påpeke dem, slik at landbrukskontoret kan bedre forholdene og sikre god forvaltning.

12 Side 12 av 15 5 Kommunens organiseringen av ordningene som er kontrollert Landbruksforvaltningen i Kongsberg kommune har totalt 2,5 årsverk fordelt på tre ansatte. Oppgavene er sortert inn under Teknisk tjenester, seksjonen for Plan, bygg og landbruk. Stillingen som seksjonssjef for nevnte seksjon har stått vakant i flere måneder. Ny seksjonssjef tiltrer i slutten av mai. Kommunen er organisert slik: 6 Grunnlag for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannens kontroll av kommunenes forvaltning av de økonomiske virkemidlene i landbruket inngår i dette arbeidet. Hensikten med forvaltningskontroll er å kontrollere kommunens etterlevelse av reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003 (Økonomireglementet i Staten) 15 og særlovgivningen for tilskuddsområdene (forskrifter hjemlet i jordlova og skogbrukslova). Forvaltningskontrollen tar sikte på å avdekke i hvilken grad vilkårene for å få innvilget tilskudd er riktig vurdert og håndtert av kommunen. Oppfyllelse av vilkårene kan bli gjenstand for ytterligere kontroll hos de foretakene som søker tilskudd, jf. 15 i

13 Økonomireglementet i Staten. Eventuelle avvik kan føre at kommunen må ta opp igjen enkeltsaker og vurdere dem på nytt. Aktuelle temaer i forvaltningskontrollen: Saksbehandlingsrutiner - Rutiner for mottak, datostempling og arkivering - Opplysning av saken - Dokumentasjon av endringer og feilrettinger - Dokumentasjon av vurderinger av konsekvenser ved feilopplysninger eller brudd på annet regelverk for jordbruksdrift - Begrunnelse for vedtak - Hjemmelsgrunnlag - Opplysning til søkerne om klageadgang - Habilitet Side 13 av 15 Regelverk - Oppfyllelse av grunnvilkår for tilskudd, samt spesielle vilkår knyttet til den enkelte ordning Delegasjonsreglement. Hjemmelsgrunnlag FOR nr 1938: Reglement for økonomistyring i staten (Økonomireglementet i staten). «15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere. Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14. Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet. Finansdepartementet kan fastsette bestemmelser for kontroll av utøvelse av forvaltningsmyndighet som er delegert til enheter utenom statsforvaltningen.» LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) Særforskrifter: - FOR nr 283: Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket - FOR nr 1480: Forskrift om saksbehandling mv. i kommunen i saker etter konsesjonsloven, jordloven, odelsloven og skogbruksloven - FOR nr 447: Forskrift om tilskudd til nærings- og miljøtiltak i skogbruket - FOR nr 448: Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket - FOR nr 1227: Forskrift om tilskot til avløysing - FOR nr 904: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket i Buskerud - FOR nr 1817: Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket

14 Side 14 av 15 - FOR nr 1821: Forskrift om tilskot til avløysing ved sjukdom og fødsel mv. - FOR nr 569: Forskrift om regionale miljøtilskudd for jordbruket, Buskerud - FOR nr 550: Forskrift om planlegging og godkjenning av landbruksveier Forskriftene ovenfor er hjemlet i lov av 12. mai 1995 nr. 23 om jord (jordlova) 3 og 18, eller i lov av 27. mai 2005 nr. 31 om skogbruk (skogbrukslova) 19. Forskriften om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket er revidert i 2014 og De kontrollerte sakene er behandlet i kommunen både før og etter at de nye reglene trådte i kraft. Sakene er kontrollert etter de reglene som gjaldt på det tidspunktet som sakene ble behandlet. Regler om utmåling av tilskudd fastsatt i de årlige jordbruksavtalene (dvs. etter forhandlinger mellom Staten og jordbrukets organisasjoner, dvs. Norges Bondelag og Norsk Bonde- og Småbrukarlag) Aktuelle veiledninger og rundskriv fra Statens landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet) 7 Offentlighet i forvaltningen og kopimottakere Kontrollrapporten vil være tilgjengelig for offentligheten på jamfør offentleglova. 8 Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Søknader med vedlegg i de sakene som ble kontrollert samt feillister, utbetalingslister m.m. Delegeringsreglement for Kongsberg kommune. Rutinebeskrivelser

15 Side 15 av 15 9 Vedlegg Oversikt over kontrollerte saker i Kongsberg kommune Befaring av ryddetiltak ble gjennomført hos foretak/eiere merket med grønt. Nr Org.nr Foretakets/søkers navn Ordning/søknadsomgang Multiservice Niri Lid PT, januar 2016 og august Per Runar Lia PT, januar 2016 og august Henning Pedersen PT, januar 2016 og august Mona Hvaale Fretland PT, januar 2016 og august Odd Håvard Odden SMIL, Multiservice Niri Lid SMIL, fellestiltak Raje grunneierlag v/per Egil Bøe SMIL, Hans Erik Hotvedt SMIL, Jostein Tandberg SMIL, Mona Hvaale Fretland RMP, kompost Reidar Engeland RMP, 2016 stubb Roar Anund Lande RMP, 2016 stubb Tom Erik Landemoen RMP, 2016 slått og beite av biologisk verdifulle arealer Skogfondsnr Karen Anne Grette NMSK, 4 (skogkultur), Hermann Kristian Mørk NMSK, 4 (skogkultur), Ole Pytte NMSK, 4 (skogkultur), Knut Ulleberg NMSK, 4 (skogkultur), Jan Ivar Lindem NMSK, 4 (skogkultur), Michael Stang Treschow NMSK, 4 (skogkultur), Michael Stang Treschow NMSK, 4 (skogkultur), Statskog SF NMSK, 4 (skogkultur), Statskog SF NMSK, 4 (skogkultur), Thor Helge Skogen NMSK, 4 (skogkultur), 2015 Org.nr Kongsberg NMSK, 8 (prosjekt), 2015