Gulen kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Gulen kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Gulen kontrollutval Møtested: Gulen kommunehus, rådsalen Dato: Tid: Kl. 10:15 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, rådmann og revisor i sak 21/16 Dersom du ikkje kan møte meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme, telefon: mobil: Sakliste Sak nr. Sakstittel 19/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 20/16 Skriv og meldingar /16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Gulen kommune /16 Budsjett for Gulen kontrollutval /16 Oppfølgingsliste /16 Eventuelt Med helsing Margrethe Thune Trædal Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 19/16 Gulen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 20/16 Gulen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Vedlegg i saka: Gulen kommune: Oversending av sak om godkjenning av 5482 årsmelding 2015 for kontrollutvalet i Gulen, handsama KOM-23/16 Godkjenning av årsmelding 2015 for 5483 kontrollutvalet i Gulen Gulen kommune: Oversending av revidert finansreglement 5480 for Gulen kommune datert KOM-025/16 Revisjon av reglement for finansforvaltning i 5481 Gulen kommune, handsama KOM-026/16 Mindre revisjon av økonomireglement 2016, 5486 hansama Økonomireglement for Gulen kommune Fylkesmannen rapport datert : Forvaltningskontroll i 5671 Gulen kommune på landbruksområdet Fylkesmannen brev datert : Oversikt over tilsyn og 5541 forvaltningskontroll andre halvår Fylkesmannen: Oversikt over tilsyn kontrollar i kommunane halvår 2016, oppdatert Brev frå Gulen kommune: Vedkommande innsending av 5626 dokumentasjon etter tilsyn KOM Godkjenning av årsmelding 2015 for Gulen 5631 kommune, handsama KOM Godkjenning av årsrekneskap 2015 for Gulen 5632 kommune, handsama KOM-044/16 Driftsrapport 1. tertial 2016 med revidert økonomiplan, handsama Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Skriv og meldingar vert teke til vitande.

4 Gulen kommune SEKOM-sekretariat Hafstadvegen 21 Postboks FØRDE Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Harald Haugejorden Tlf Vår referanse 16/402 - JP 16/5377 Dykkar referanse Dato Oversending av sak om godkjenning av årsmelding 2015 for kontrollutvalet i Gulen Vedlagt ligg utskrift av sak om godkjenning av årsmelding 2015 for kontrollutvalet i Gulen, behandla i K-sak 23/16. Med helsing Harald Haugejorden Assisterande rådmann Dette brevet er godkjent elektronisk i Gulen kommune og har derfor ingen signatur. Vedlegg Godkjenning av årsmelding 2015 for kontrollutvalet i Gulen Adresse Telefon Bankgiro Org.nr. E-post Heimeside Eivindvikvegen Eivindvik postmottak@gulen.kommune.no

5 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Harald Haugejorden Arkivsak - Journalpost 16/402-16/3888 Arkivkode FE-033, TI-&14 Dato Saksframlegg Godkjenning av årsmelding 2015 for kontrollutvalet i Gulen Saksnummer Utval Møtedato 023/16 Kommunestyret Kommunestyret har endeleg avgjerdsmynde i saka. Utsende saksdokument Årsmelding 2015 for kontrollutvalet i Gulen Sak Årsmelding Gulen kontrollutval Ikkje utsende saksdokument Bakgrunn for saka Kontrollutvalet si verksemd er heimla i kommunelova 77. Utvalet skal rapportere sitt arbeid til kommunestyret, jf 77, punkt 6. Saksvurdering og konklusjon Administrasjonen har ikkje merknad til meldinga, som er godkjend av utvalet sjølv i sak 10/16. Administrasjonen sitt framlegg til vedtak Årsmelding 2015 frå Gulen kontrollutval vert godkjend. Behandling i Kommunestyret

6 Administrasjonen sitt framlegg vert godkjent. Røysting Samrøystes Vedtak KOM-023/16 Kommunestyret godkjenner årsmelding 2015 for kontrollutvalet i Gulen.

7 Gulen kommune SEKOM sekretariat Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Harald Haugejorden Tlf Vår referanse 16/201 - JP 16/5375 Dykkar referanse Dato Oversending av revidert finansreglement for Gulen kommune Vedlagt ligg revidert finansreglement og politisk sak om godkjenning. Reglementet vart vedtatt utan endringar. Med helsing Harald Haugejorden Assisterande rådmann Dette brevet er godkjent elektronisk i Gulen kommune og har derfor ingen signatur. Vedlegg K-sak 25/16: Revisjon av reglement for finansforvaltning i Gulen kommune Reglement for finansforvaltning i Gulen kommune, godkjend i K-sak 25/16 Kopi til SEKOM-sekretariat Hafstadvegen FØRDE Adresse Telefon Bankgiro Org.nr. E-post Heimeside Eivindvikvegen Eivindvik postmottak@gulen.kommune.no

8 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Harald Haugejorden Arkivsak - Journalpost 16/201-16/3103 Arkivkode FE-200 Dato Saksframlegg Revisjon av reglement for finansforvaltning i Gulen kommune Saksnummer Utval Møtedato 014/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Kommunestyret har endeleg avgjerdsmynde i saka. Utsende saksdokument Vedtatt finansreglement for Gulen kommune Reglement for finansforvaltning i Gulen kommune Ikkje utsende saksdokument Bakgrunn for saka Etter kommunelova 52 nr 1 og Forskrift om kommunar si finansforvaltning skal kommunestyret gje reglar om kommunen si finansforvaltning. Reglement for finansforvaltning i Gulen kommune vart vedteke i K-sak 27/11, og reglementet skal rullerast kvart 4. år. Saksvurdering og konklusjon Gulen kommune si finansforvaltning har ein låg risikoprofil. Innskot skal plasserast i bank, sertifikat eller pengemarknadsfond, og kjøp skal normalt veljast framfor leasing. Garantiar skal gjevast som simpel kausjon. Administrasjonen vurderer reglementet, inkludert fullmaktene til rådmannen og rapporteringsrutinene, som føremålstenleg, og tilrår ikkje endringar. Denne saka vart ved ein feil sett opp på saklista til formannskapet (F-sak 4/16) og kommunestyret (K-sak 7/16), og vart ikkje behandla på desse møta. Grunnen til dette var at det var ynskjeleg å behandle saka saman med revisjon av økonomireglementet, og få fråsegn frå revisor før framlegging av saka.

9 Administrasjonen sitt framlegg til vedtak Reglement for finansforvaltning i Gulen kommune, vedtatt i K-sak 27/11, vert godkjend utan endringar for kommunestyreperioden Behandling i Formannskapet Administrasjonen sitt framlegg til vedtak vert godkjent. Røysting Samrøystes Vedtak FSK-014/16 Reglement for finansforvaltning i Gulen kommune, vedtatt i K-sak 27/11, vert godkjend utan endringar for kommunestyreperioden Behandling i Kommunestyret Formannskapet sitt framlegg vert godkjent. Røysting Samrøystes Vedtak KOM-025/16 Kommunestyret godkjente reglement for finansforvaltning i Gulen kommune, vedtatt i K-sak 27/11, utan endringar for kommunestyreperioden

10 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Reidun K. Halland Arkivsak - Journalpost 16/524-16/3127 Arkivkode FE-200 Dato Saksframlegg Mindre revisjon av økonomireglement 2016 Saksnummer Utval Møtedato 015/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Kommunestyret har endeleg avgjerdsmynde i saka. Utsende saksdokument Økonomireglement av mars 2016 Ikkje utsende saksdokument Bakgrunn for saka Økonomireglementet for Gulen kommune var oppe til revisjon i 2014 (K.sak 20/14). Saksvurdering og konklusjon I denne runden er det berre mindre presiseringar som må på plass. Endringane er markert med gult. Administrasjonen tilrår at kommunestyret godkjenner endringane. Saka er førelagt revisjonen til uttale. Administrasjonen sitt framlegg til vedtak 1. Mindre endringar i økonomireglementet vert godkjent. 2. Det vert delegert til rådmannen å gjere mindre endringar/presiseringar i reglementet. Dette gjeld presiseringar av ikkje prinsipiell karakter.

11 Behandling i Formannskapet Administrasjonen sitt framlegg vert godkjent. Røysting Samrøystes Vedtak FSK-015/16 1. Mindre endringar i økonomireglementet vert godkjent. 2. Det vert delegert til rådmannen å gjere mindre endringar/presiseringar i reglementet. Dette gjeld presiseringar av ikkje prinsipiell karakter. Behandling i Kommunestyret Formannskapet sitt framlegg vert godkjent. Røysting Samrøystes Vedtak KOM-026/16 1. Mindre endringar i økonomireglementet vert godkjent. 2. Det vert delegert til rådmannen å gjere mindre endringar/presiseringar i reglementet. Dette gjeld presiseringar av ikkje prinsipiell karakter.

12 Dokumenttype: Revideres av: Dokumentnummer: Versjon: Prosess: Reglement Reidun Halland RMKS Økonomi- og finansreglement Økonomireglement for Gulen kommune INNHALD 1. Generelt om økonomireglementet 2. Plan- og økonomisystem 3. Årsbudsjett og økonomiplan 4. Disposisjonsfullmakter i økonomiarbeidet 5. Økonomisystemet og kontoplanen 6. Innkjøp 7. Rekneskapsprinsipp og årsavslutning 8. Rapportering 9. Reglement for investeringsprosjekt 10. Andre relevante reglement 1. Generelt om økonomireglementet Bakgrunn Lov om kommunar og fylkeskommunar av med tilhøyrande forskrifter av desember 2000 legg til rette for at kommunane kan drive mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringar i kommunelova i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringane fastsett forskrifter på økonomiområdet: Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjett, jf. kommunelova 46 nr. 8. Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsrekneskap og årsberetning, jf. kommunelova 48 nr. 6. Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner, jf. kommunelova 49 nr. 2. Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier, jf. kommunelova 51 nr. 3. Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning, jf. kommunelova 52 nr. 2. Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningslova) av krev at kommunen skal ha ein samla kommuneplan som omfattar samfunnsdel med handlingsdel og arealdel. Lova gjev føringar for organisering av økonomiarbeidet. Reglane er rammeprega og det er difor nødvendig for kommunane å fastsette ytterlegare regler på økonomiområdet i eit eige økonomireglement. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Utskriftsdato: Side 1 av 13

13 Føremål Føremålet med økonomireglementet er: Å skildre kommunen sitt økonomi- og rekneskapssystem Å bidra til effektiv og forsvarleg økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til betre økonomistyring. Å gje dei folkevalde eit tilfredsstillande beslutningsgrunnlag. Å dokumentere nokre viktige økonomirutinar. Økonomireglementet er bygd opp med budsjett- og rekneskapsteori saman med framgangsmåtar (rutiner) for korleis vi løyser dei viktigaste spørsmåla i vår eigen økonomiforvaltning. 2. Plan- og økonomisystem Det kommunale plan- og økonomisystemet består av 5 hovudelement: 1. Kommuneplanen sin langsiktige del (samfunnsdel m/handlingsdel + arealdel). 2. Handlingsdel m. økonomiplan (kommuneplanen sin kortsiktige del ). 3. Årsbudsjettet. 4. Tertialrapportar. 5. Årsrekneskap, årsmelding og nasjonal rapportering (Kostra). Den langsiktige delen i kommuneplanen trekkjer opp målsetjingar og hovudprioriteringar for kommunen. Kommuneplanen har eit 12 års perspektiv og rullerast kvart fjerde år, dvs. i kvar kommunestyreperiode. Kommuneplanen skal ha ein handlingsdel som seier korleis planen skal fylgjast opp dei fire påfølgande. Denne skal reviderast årleg. Økonomiplanen etter kommunelova 44 kan inngå i handlingsdelen. Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. I Gulen kommune vert handlingsdelen m. økonomiplan og årsbudsjett fremja som eitt dokument med vedtak i kommunestyret i desember og rullering i juni i driftsåret. I det vidare dokumentet vert handlingsdelen med økonomiplan for enkelheits skuld definert som økonomiplanen. I løpet av året skal det lagast 2 tertialrapportar til kommunestyret. Her vert det gjennomført ein grundig gjennomgang av rekneskapen i høve budsjettet. Kommunen er pålagt å gje løpande informasjon om ressursbruk og tenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystem. Dette skal i all hovudsak skje pr. 15. februar kvart år. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 2 av 13

14 Det kommunale styringssystemet kan skisserast slik: 3. Årsbudsjett og økonomiplan Føremålet med utarbeiding av årsbudsjett og økonomiplan er å realisere målsetjingar fastsett i kommuneplanen sin langsiktige del, planleggje nye tiltak og føre kontroll med kommunen sin ressurstilgang og ressursbruk. Økonomiplanen inneheld all aktivitet som blir omfatta av kommunen som juridisk person. Økonomiplanen skal leggjast til grunn ved kommunen sitt budsjettarbeid og annan aktivitet. Økonomiplan og årsbudsjett dannar grunnlaget for kommunen sin økonomistyring. Ansvaret for å utarbeide ein/eit heilskapleg framlegg til økonomiplan/årsbudsjett ligg hjå rådmannen. For å sikre måloppnåing er det viktig med eit godt internkontrollsystem. Arbeidet med internkontroll krev formalisering av rutiner, systematisk oppfølging, samt risikovurdering. Aktivt arbeid med dette vil gje utteljing i form av betre kontroll. Eit slikt system vil m.a. vere eit viktig verkty for å førebygge korrupsjon. Formannskapet har ansvaret for å utarbeide ei innstilling til kommunestyret i økonomiplan- og årsbudsjettsakene. Utarbeiding Den langsiktige delen i kommuneplanen blir nytta som grunnlag for utarbeiding av økonomiplan og årsbudsjett. I tillegg blir følgjande nytta: Sektorplanar. Konsekvensjustert budsjett. Årsrekneskap. Årsmelding. Evaluering av drift og vedtekne mål. Nasjonal rapportering. Økonomiplanen og årsbudsjettet Rådmannen sender i juni ut budsjettrundskriv for utarbeiding av økonomiplan og årsbudsjett med vedtak i desember jf. økonomisystemet sitt årshjul. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 3 av 13

15 Økonomiplanen skal; gjelde for fire år, følgje opp og føre vidare satsingsområder som er trekt opp i kommuneplanen sin langsiktige og kortsiktige del samt andre sentrale vedtak som er gjort, seie noko om kva for retning kommunen tenkjer å gå i framtida, og danne grunnlaget for årsbudsjetta Årsbudsjettet skal; utgjere år 1 (år t) i økonomiplanen og gjelde for eitt år, byggje på prioriteringar i økonomiplanen, og vere løyvingsdokument, dvs. at vedteke budsjett angir kva nettorammer kommunestyret har løyvd til kommunen sin aktivitet det kommande året. Rammene er bindande for rammeområda. Einingsleiar utarbeider etter gjeldande budsjettforskrifter utkast til økonomiplan og årsbudsjett innafor sine respektive ansvarsområde, som innspel til rådmannen sitt framlegg. Det skal knytast kommentarar til plan/budsjett for å synleggjere behov og disponering av løyvingar. Oppstilling og fordeling Økonomiplanen og årsbudsjettet skal utarbeidast etter ein fastsett mal. Dei skal byggje på rekneskapen til sektorane det føregåande året korrigert for: Forventa endringar i perioden (nye tiltak o.l.). Målsetjingar for sektorane sin aktivitet. Resultat som blir forventa nådd i planperioden. Endringar i stillingar (nye/omstøytingar/reduksjonar). Kommunestyret skal vedta driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet på rammeområde etter obligatorisk oppstilling, jf. budsjettforskriftene vedlegg 1 og 2. Etter kommunelova skal økonomiplanen omfatte heile kommunen si verksemd, vere realistisk og vere sett opp på ein oversiktleg måte. Kommunestyret bestemmer sjølv korleis økonomiplanen skal framstillast. Økonomiplanen vert vedtatt på nettorammeområde på lik linje med budsjettet. Kommunen opererer med følgjande rammeområde: Sentraladministrasjonen (rammeområde 1) Oppvekst (rammeområde 2) Omsorg (rammeområde 3) Plan, landbruk og teknisk (rammeområde 4) Innanfor kvart rammeområde sorterer fleire ansvar fastsette i den interne kontoplanen. I tilfelle der kommunestyret vedtek ei innsparing for eit rammeområde, skal denne så langt mogeleg bli spesifisert. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 4 av 13

16 4. Disposisjonsfullmakter i økonomiarbeidet Kommunestyret kan vedta budsjettet som brutto utgifter og brutto inntekter eller gje ei nettoramme. Avhengig av detaljgraden på nettoramma i bevilgningsbudsjettet skal kommunestyret i tillegg gje mål og premiss for løyvinga. Kommunestyret avgjer sjølv kva detaljnivå dei vil vedta bevilgningsbudsjettet på gjennom føresegner i økonomireglementet. Det nivået kommunestyret vedtek budsjettet på er med på å bestemme når kommunestyret sjølv må gjennomføre budsjettjusteringar. I dette økonomireglementet blir det teke utgangspunkt i at kommunestyret vedtek nettorammer pr. sektor/rammeområde. Dette medfører at ein gjennom tertialrapportane og evt. andre rapportar gjennom året må periodisere budsjettet for å kunne vurdere om nettoramma på eit gitt tidspunkt er overskriden eller om ein er innanfor dei vedtekne løyvingane. Har ein sektor overskride det periodiserte budsjettet må rådmannen vurdere om overskridingane er av ein slik art at faren for at løyvinga til kommunestyret på årsbasis ikkje er tilstrekkeleg. Kan ikkje overskridinga, etter rådmannen si vurdering pr. dato dekkjast inn i løpet av året legg rådmannen fram sak om tilleggsløyving til kommunestyret. Prosedyren for disposisjonsfullmakter i budsjettsaker skal nyttast når: Nettoramma frå kommunestyret skal fordelast. Det skal gjerast budsjettendringar i løpet av året. Rådmannen har overfor kommunestyret og formannskapet ansvar for at budsjettreglementet blir fylgd. Einingsleiarane har tilsvarande ansvar overfor rådmannen at reglementet blir fylgd i eigen eining. Kommunestyret Drift Kommunestyret skal fatte vedtak i årsbudsjettsaka jf. kommunelova 45 og forskrift om årsbudsjett 4. Kommunestyret skal sjølv vedta eit budsjett sett opp etter budsjettskjema 1A og 1B jf. forskrift om årsbudsjett. Av budsjettvedtaket skal det gå fram nettoløyving pr. rammeområde. Rammeområda er samansette av fleire ansvar jf. den interne kontoplanen. Saman med den økonomiske ramma, skal kommunestyret gje mål og premissar for løyvinga, jf. kommunelova 46, nr. 4. Mål og premissar skal utgreiast i den grad dei er nødvendige for å klargjere kva kommunestyret ønskjer å oppnå med løyvinga. Kommunestyret må sjølv gjennomføre endringar i dei komponentane som høyrer inn under sum frie disponible inntekter, finansutgifter netto, avsetningar netto, - med unnatak av bruk av fond/avsetting til fond som gjeld øyremerka tilskot finansiering av utgifter ført opp i investeringsbudsjettet, jf. budsjettskjema 1a. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 5 av 13

17 Kommunestyret skal sjølv gjennomføre budsjettreguleringar dersom løyvinga til eit rammeområde er overskriden, jf. budsjettskjema 1B. Reguleringar av rammer skal i hovudsak leggast fram for kommunestyret i samband med handsaming av økonomiske statusrapporter. Unntak følgjer av budsjettvedtak og gjeld evt fordeling av samla avsetning til lønnsauke og sosiale utgifter. Investering Kommunestyret skal vedta investeringsbudsjettet si inntektsside og fordele ramma på dei enkelte prosjekta, jf. budsjettskjema 2A og 2B i forskrift om årsbudsjett. Kommunestyret skal sjølv gjennomføre endringar i investeringsbudsjettet på same nivå som dette blei vedteke på budsjettstadiet, jf. budsjettskjema 2A og 2B, dvs. dersom inntekts- eller utgiftspostar på eit prosjekt må endrast. Fullmakter til formannskapet Med dei avgrensingane som følgjer av ovannemnde samt budsjettforskriftene, gjeld følgjande fullmakter: Formannskapet får fullmakt i driftsbudsjettet å fordele midlane avsett på konto til «formannskapet til disposisjon». Formannskapet får fullmakt til å avgjere saker om ettergjeving av lån (hovudstol) og renter og gebyr over kr pr. sak (rådmann inntil ). Formannskapet får etter kommunelova 8 delegert mynde til å gjere vedtak i alle saker som må avgjerast før første ordinære kommunestyremøte, dersom vedtaket ikkje medfører utbetaling på over kr. 1 mill. eller pålegg kommunen økonomiske bindingar utover det inneverande året. I tillegg har formannskapet utvida mynde til å treffe vedtak ut frå kommunelova 13. Dette gjeld saker der kommunestyret er avgjerande organ, men der formannskapet har mynde til å treffe vedtak når det er naudsynt at vedtak vert treft så raskt at det ikkje er tid til å innkalle kommunestyret. Orientering om vedtak med bakgrunn i 13 skal leggjast fram for kommunestyret i neste møte. Fullmakter til rådmannen Rådmannen skal i følgje forskrift om årsbudsjett setje opp økonomisk oversikt drift og investering for gjeldande årsbudsjett innan 15.januar. Rådmannen vert gjeven fullmakt til å fordele vedtekne netto rammer for tenesteområda på den enkelte eining. Rådmannen vert gjeven fullmakt til å fordele fellesposter på tenesteområde. Dette kan t.d. gjelde felles avsetning til regulering av løn og sosiale utgifter, regulering av avskrivingar, internt fordelte utgifter, felles satsingsområder/nedskjeringstiltak (går i balanse totalt). Rådmannen har i KOM sak 74/15 fått delegert fullmakt til å omfordele eller utvide rammeløyvingar ut frå faktisk behov for tenester til flyktningane, på tvers av rammeområda, så lenge løyvingane er balansert med tildelt tilskot. Det vert skilt mellom tre typar av budsjettreguleringar: 1. Budsjettregulering innanfor eininga. Budsjettreguleringar her kan gjerast av einingsleiar. 2. Budsjettreguleringar mellom einingar innanfor same rammeområde. Budsjettjusteringar her kan gjerast av rådmannen. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 6 av 13

18 3. Budsjettregulering mellom rammeområda. Budsjettregulering her krev vedtak i kommunestyret. Unntaket frå dette er fullmakter gjeve rådmannen vedk. fellesposter (sjå 2. avsnitt fullmakter til rådmannen), evt. andre postar budsjettert under rådmannen som vert gjort greie for i budsjett og økonomiplan. Årsbudsjettet skal stå på eigne bein, både driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet. I forskriftene er det eit krav om at midlar som ikkje vert nytta i investeringsbudsjettet skal budsjetterast ned og budsjetterast opp att i påfølgande budsjettår. Rådmannen får difor fullmakt til overføring av budsjettbeløp i investeringsbudsjettet som følgje av forskyving av framdrifta til prosjekta. Prosjekta sine totalbudsjett kan ikkje endrast. Rådmannen får fullmakt til å finansiere årets investeringar med dei finansieringsmidlar som er budsjettert (t.d. ta opp lån). Det kan ikkje gjerast endring av inneverande årsbudsjett etter 31.12, jf. forskrift om årsbudsjett 14. Rådmannen vert gjeve fullmakt til å føreta tapsavskrivingar. Ved større avskrivingar utover normal drift skal det gjevast informasjon om dette i noter i rekneskapen. Rådmannen vert gjeven fullmakt til å ettergje renter og gebyr opp til kr pr. sak. 5. Økonomisystemet og kontoplanen Økonomisystemet Økonomistyring er m.a. å ha kontroll over verdiskapinga og pengestraumane slik at ressursane blir utnytta så effektivt som mogeleg. Bak registrering av økonomisk informasjon ligg det ein økonomimodell. Grunntanken i økonomimodellen er "reindyrking" av logisk uavhengige styringsomgrep. I økonomimodellen blir desse styringsomgrepa kalla dimensjonar som kan bli sett saman etter behov. Gulen kommune sin økonomimodell/kontoplan er først og fremst bygd opp etter krav frå staten (KOSTRA). KOSTRA står for KOmmune-STat-RApportering og er eit nasjonalt informasjonssystem som gjer styringsinformasjon om kommunal verksemd. Deretter er kontoplanen oppbygd i fellesskap med 9 andre kommunar i Ytre Sogn og Sunnfjord. Dette er eit samarbeid om både felles økonomisystem og eit fagleg samarbeid. Økonomimodellen i Gulen kommune har følgjande obligatoriske dimensjonar: Konto/art (produksjons- og innsatsfaktorar (inntekts- og utgiftstypar)) Ansvar (budsjett- og tenesteansvarleg (iverksetjing, utføring og oppfølging)) Teneste/funksjon (oppgåver og ressursbruk) Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 7 av 13

19 Frivillige dimensjonar er: Stad (skilje ulike bygg/anlegg) Prosjekt (ivaretek t.d. rekneskapsføring av øyremerka tilskot) Eit økonomisystem består hovudsakleg av følgjande modular: Rekneskap/budsjett. Lønns- og personalsystem. Faktureringssystem. Innkjøp (under innføring i Gulen kommune) I tillegg er det fleire fagsystem som gjev data inn til kommunen sitt økonomisystem (forsystem innan t.d. pleie og omsorg, sosial, forvaltning m.m). I den løpande økonomistyringa kan spesialsystema vere eit viktig supplement til økonomisystemet. 6. Innkjøp Alle kommunale innkjøp skal skje i tråd med gjeldande lovar og reglar og innkjøps- og samarbeidsavtalar. Gulen kommune er med i Sogn og Fjordane fylkeskommune sitt innkjøpssamarbeid. Det vert stadig inngått nye avtaler og kommunen må ved kvart høve vurdere om vi vil vere med i anbodsutlysinga. Er vi med bitt vi oss til å handle gjennom firmaet som får anbodet. Rådmannen har fått tilvisingsrett for heile den kommunale forvaltninga av kommunestyret. Rådmannen kan gjennomføre intern delegering av tilvisingsretten sin. Den som har fått delegert tilvisingsrett frå rådmannen, kan vidaredelegere denne eitt ledd. Utøving av tilvisingsrett Same person kan ikkje både attestere og tilvise same faktura/timeliste. ATTESTASJON= m.a. sjå til at levering og mottak er i samsvar med bestilling/fakturaen, og at pris og betalingsvilkår er korrekt i høve innkjøpsavtale TILVISING= m.a. sjå til at disponering av budsjettmidlane er formelt, reelt og økonomisk i orden, og at attestasjon er gjort av personer som er tillagt denne oppgåva Tilvisingsrett kan trekkjast tilbake av den som har delegert myndigheita. Underordna kan ikkje tilvise rekningar til overordna. Ordførar tilviser utbetalingar til rådmannen. Rådmannen tilviser utbetalingar til ordføraren. Den som har tilvisingsrett kan ikkje tilvise eigne rekningar, eller for familiemedlemer. Tilvisingsrett kan ikkje overdragast eller delegerast til rekneskapsansvarleg. Feilaktige tilvisingar kan medføre økonomisk ansvar for tilvisaren. Det skal alltid vere kjent kven som kan opptre som avløysar i ferie og ved fråvær med rett til tilvising etter delegert fullmakt. Det skal alltid nyttast avløysar ved ferie og sjukdom/fråvær utover 1 veke. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 8 av 13

20 7. Rekneskapsprinsipp og årsavslutning Årsrekneskapen Kommunane er pålagt å utarbeide årsrekneskap og årsmelding jf. Kommunelova 48. Årsrekneskapen består av fleire dokument som vert nemnd slik: 1. Bevilgningsrekneskap som består av drift- og investeringsrekneskap. 2. Balanserekneskap. 3. Økonomiske oversikter, jf. forskrift om årsrekneskap og årsmelding. 4. Noter. Ihht forskrift om årsrekneskap og årsberetning 3 skal drifts og investeringsrekneskapen stillast opp i henhald til vedlegg 1 og 2 til denne forskrifta og vise rekneskapstala på same detaljeringsnivå som kommunestyret har vedteke årsbudsjettet på. Rekneskapen skal vere ferdig til 15. februar. I tillegg til kommunen sitt rekneskap gjeld føresegna også for kommunale særbedrifter oppretta i medhald av kommunelova 11 og interkommunale samanslutningar etter kommunelova 27. Grunnleggjande rekneskapsprinsipp Rekneskapsføringa skal skje i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. God kommunal rekneskapsskikk vil vere i kontinuerleg utvikling i regi av Foreningen for god kommunal regnskapssikk (GKRS), som vil utvikle standardar/normer innanfor rekneskapsområdet. Kommunal rekneskapsstandardar gitt av foreininga har rettsleg verknad for kommunen si rekneskapsføring. Nokre prinsipp: Anordningsprinsippet Definisjon jf. rekneskapsforskrifta 7 "Alle kjende utgifter, utbetalingar, inntekter og innbetalingar i året skal takast med i årsrekneskapet for vedkommande år, anten dei er betalt eller ikkje når årsrekneskapet blir avslutta." Finansielt orientert rekneskap Inntekter og utgifter i kommunal samanheng er finansielt orientert, dvs. det er på kva måte varer, tenester og produksjonsmidlar er skaffa til veie, og finansieringa av dette, som er det sentrale. Bruttoføring Rekneskapen skal førast brutto. Det skal ikkje gjerast frådrag for tilhørande inntekter til utgiftspostane. I praksis vil dette innebere at alle utgifter/utbetalingar må visast med dei fulle beløpa sine. Tilsvarande gjeld for inntekter/innbetalingar. Vurderingsreglar i balansen Omløpsmidlar blir vurderte til lågaste verdi av anskaffelseskost og verkeleg verdi. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 9 av 13

21 Anleggsmidlar blir vurderte til anskaffelseskost og skal gjerast gjenstand for avskrivingar som følgje av slit og elde. Avskrivingane blir ikkje gitte resultateffekt i driftsrekneskapen. Ned-skriving blir gjennomført ved varig verdifall. Meirverdiavgift Lov om meirverdiavgift gjeld i prinsippet også for kommunane. Viser til lov av19. juni 2009, nr ; jfr 1-3. Momslovverket gjeld for kommunen sine forretningsområder/næringsrealtert verksemd (VAR-sektoren etc.) Forøvrig gjeld Lov om momskompensasjon for kommunar og fylkeskommunar, m.v. av , nr. 108, med seinare endringar og tilhøyrande forskrifter om mva. komp av , med seinare endringar nr Rapportering I løpet av året skal kommunestyret behandle periodiske rapportar pr. tertial. I tertialrapportane skal det gå fram om aktiviteten blir halde innanfor dei vedtekne budsjettrammene. Dersom det ikkje er tilfelle, må det setjast i verk tiltak for å oppretthalde budsjettbalansen. Årsrekneskap og årsmelding skal utarbeidast etter kommunelova 48 nr. 5 og forskrift om årsrekneskap og årsberetning av nr Rekneskapen skal vere ferdig til 15. februar og årsberekning skal vere ferdig til 31. mars. Årsrekneskap og årsmelding skal vere politisk behandla innan 30. juni året etter det aktuelle rekneskapsåret. Nasjonal rapportering (KOSTRA-rapportering) omfattar elektronisk rapportering til SSB av rekneskap og tenesterapportering (elektroniske skjema/frå fagsystem). Rapporteringsfrist er i hovudsak 15. februar. 9. Reglement for investeringsprosjekt Reglementet gjev retningslinjer for einsarta behandling og styring av investeringsprosjekt i kommunen. Investeringar gjeld nyskaffing av varige driftsmidlar som kostar over kr og kor investeringsobjektet har ei forventa levetid på minst 3 år. Vanlegvis vil investeringane ligge innafor desse kategoriane: Bygg. Inventar og utstyr inkl. IT-investeringar, maskinar og kjøretøy. Anlegg inkl. park- og idrettsanlegg. Alle investeringar blir budsjetterte og blir rekneskapsført i investeringsbudsjettet/rekneskapen. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 10 av 13

22 Investeringar vert fremja gjennom rådmannen i samband med den årlege rulleringa av økonomiplan/årsbudsjett. I tillegg vil det av og til dukke opp einskildsaker i gjennom året som vil verte lagt fram for realitetsbehandling og som vert vedtekne undervegs i budsjettåret. Arbeidet med forprosjekt og detaljprosjektering skal følgje utviklinga i økonomiplan/årsbudsjett. Løyving til forprosjekt skal vere vedteke i årsbudsjett før planlegging vert starta. Endeleg investeringsramme vert vedteke i årsbudsjettet når forprosjektet er avslutta og klart for anbodsinnhenting. Bygging vert starta i budsjettåret. Berre i reine unntakstilfelle skal investeringsprosjekt kunne fremjast utanom denne rutinen. Kommunestyret kan vedta igangsetting av investeringar der omfang og kostnad inneber stor grad av uvisse. For slike investeringar skal formannskapet bli halde løpande orientert om oppdaterte kostnadsoverslag. Løyvingssak skal leggast fram for kommunestyret snarast mogeleg og seinast innan utgangen av året. Kommunestyret må vedta alle investeringar. Løyvingsforslaget skal innehalde totalløyving for heile prosjektet inkl fullstendig finansiering og vere basert på eit realistisk kostnadsoverslag. Bruttoløyving blir lagt til grunn, dvs. at eventuelle tilskott og gåver skal også innarbeidast. Uventa tilskott og gåver kan ikkje brukast til å auke investeringsramma utan kommunestyret si godkjenning. Når kommunestyret har vedteke økonomiplan/årsbudsjett kan arbeidet med forprosjekt setjast i gong for dei investeringane som har fått løyving. Investeringar som berre er oppførte i økonomiplanen har ikkje løyving. Løyving har berre investeringar som inngår i vedteke årsbudsjett. For investeringar som går over fleire budsjettår er det berre gitt løyving i samband med dei enkelte årsbudsjetta. Dersom framdrift skulle gå raskare enn planlagt må det søkjast tilleggsløyving i det aktuelle året. Løyvde midlar som ikkje vert nytta i budsjettåret, skal budsjetterast ned og opp att i påfølgande budsjettår jfr. pkt. 4 fullmakter til rådmannen. For dei einskilde investeringsprosjekta vert det utpeikt ein prosjektansvarleg. Prosjektansvarleg har ansvaret for at den økonomiske styringa og finansieringa er i orden. I den grad det er nødvendig blir fagleg assistanse innhenta. Prosjektrekneskap Det skal lagast prosjektrekneskap for alle investeringar. Løyving som skal dekkje fleire investeringar med eige prosjektnummer bør budsjetterast på det enkelte prosjekt, slik at samsvar mellom budsjett og rekneskap blir oppnådd. Prosjektrekneskap er ein del av den ordinære rekneskapsføringa og alle investeringsprosjekt blir såleis gjennomgått i samband med den løpande rapporteringa jf. krava til rapportering i rekneskapsforskrifta. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 11 av 13

23 I samband med rullering av budsjett og økonomiplan i juni skal det rapporterast på framdrift og økonomisk status for investeringsprosjekta. Eventuell økonomisk regulering vert gjennomført i samband med dette. For fullførte investeringar skal det gjerast ei rekneskapsmessig avslutning. For investeringar over kr. 5 mill. skal det lagast eigen sak på sluttrekneskap som blir behandla av kommunestyret. For prosjekt med ekstern finansiering kan det vere krav om eigen sluttrapport (t.d. skulepakkefinansiering). Det vert då utarbeidd sak til kommunestyret uavhengig av investeringa si ramme. Sluttrekneskapen skal vere attestert av revisjonen. Sluttrekneskapen skal leggast fram for politisk behandling seinast eitt år etter at overtakingsforretning/sluttføring har funne stad. Det er rådmannen som har ansvaret for at sluttrekneskap blir utarbeidd og fremja for kommunestyret. Sluttrekneskapen skal innehalde forslag til vedtak med omsyn til å dekke inn overskriding eller å disponere eventuell overfinansiering. 10. Andre relevante reglement Reglement for finansforvaltning I følgje kommunelova 52, nr. 1 skal kommunestyret gi reglar for kommunen si finansforvaltning. Finansforvaltninga skal sikre ei best mogleg avkastning, i tillegg til stabile og lågast mogleg finansieringskostnader innafor ramma av trygge investeringar og låge definerte risikorammer. Reglementet skal definera akseptabelt avkastnings- og risikonivå for forvaltning av o o o Kommunen sine kortsiktige likvide midlar tiltenkt driftsføremål Kommunen sine meir langsiktige finansielle midlar Kommunen si lånegjeld Delegasjonsreglement Føremålet med delegeringsreglementet er å fremje effektiv sakshandsaming og avgjerdsle ved å fordele vedtaksmynde til optimalt avgjerdsnivå, under omsyn til behovet for reell politisk styring/kontroll, effektiv ressursutnytting og rettstryggleik for innbyggjarane. Delegeringsreglementet er utarbeidd på grunnlag av lov om kommunar og fylkeskommunar av nr. 107 (Kommunelova), aktuelle særlover og ulovfesta reglar om delegering. Reglementet vert rullert årleg. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 12 av 13

24 Kommunale retningslinjer for tildeling av startlån Startlån er eit lån som skal delast ut til kommunar for vidare utlån, og skal bidra til å skaffe og sikre egna bustad for unge og vanskelegstilte på bustadmarknaden. Lånet skal vere eit finansieringstilbod for bustadtiltak som det vanlegvis ikkje blir gjeve lån til av ordinære kredittinstitusjonar. Husbanken har generelle retningsliner, men kommunen har gjeve nærmare retningsliner. Tittel: Økonomireglement for Gulen kommune Side 13 av 13

25 Rapport frå forvaltningskontroll Kommune: Gulen kommune Kontrolldato: Saksnummer.: 2016/1353 Rapportdato: Deltakarar frå kommunen: Håvard Tveit Mona Elnes (på deler av kontrollen) Deltakarar frå Fylkesmannen: Trude Knagenhjelm og Helen Haaland Rådmann: Reidun Halland (opningsmøte) Einingsleiar: Kjell Eide (opnings- og sluttmøte) Kontrollomfang: a. Søknader om produksjonstilskot i jordbruket, tilskot til avløysing ferie og fritid med søknadsfrist januar og august b. Regionalt miljøprogram (RMP) for c. Ajourhald gardskart. d. SMIL for 2015 Vi fekk tilsendt delegeringsreglementet i forkant av kontrollen. 1. Samandrag Vårt inntrykk er at Gulen kommune har god oversikt over dei føretaka som søkjer om produksjonstilskot, tilskot til RMP og SMIL. Sakshandsamarane har lang og brei erfaring, og kjenner dei lokale tilhøva innan næringa godt. Dette gjev låg risiko for feil utbetaling av tilskot. Mesteparten av tilskotsforvaltninga innan jordbruk er lagt til ein tilsett som har ansvar for mange ulike ordningar med til dels stor arbeidsmengde og betydelege økonomiske tilskot. Sakshandsamer gav uttrykk for at han har avgrensa med tid til å følgje opp landbruksområdet. Dette gjer at enkle og praktiske løysingar på å følgje opp saker overfor brukarane vert prioritert og at vi ser at dette kan føre til alt regelverk ikkje vert følgt opp slik som ønskjeleg. Kommunen er no i rute med ajourhald av gardskart. Kommunen har eit stort ansvar for forvaltning av tilskotsordningane i landbruket. Det er eit omfattande regelverk og stor saksmengd. Det er viktig at kommunen set av nok ressursar til dette arbeidet. Spørsmålet om habilitet ved handsaminga av søknader må vurderast i høve til reglane i forvaltningslova. Delgeringsreglementet vart diskutert. Fylkesmannen meinte at det ikkje var samsvar mellom delegert mynde i reglementet og etablert praksis, der sakshandsamar fattar vedtak. Vi gjekk gjennom praksis for dei aktuelle ordningane for kontrollen. Kontrollen avdekka nokre svakheiter i kommunen si forvaltning, og vi gjorde vi funn i form av fire avvik og ein merknad. Avvik er eit brot på regelverket (forskrift, instruks mm). Merknader er forbetringsområde. Avvik 1: Avkorting i produksjonstilskot og RMP er ikkje utført eller dokumentert vurdert. Avvik 2: SMIL søknadar inneheld ikkje obligatoriske vedlegg og kommunen set ikkje vilkår for innvilging av tilskot

26 Avvik 3: Kommunen sin tiltaksstrategi for prioritering av SMIL søknadar har ikkje vore revidert og gjeld framleis perioden Avvik 4. Ved avslag eller avvising av RMP- søknad vert det ikkje sendt brev til søkjar. Merknad. Kommunen må vurdere habilitet ved handsaming og godkjenning av søknader i høve regelar i forvaltningslova. 2. Funn og konklusjonar på dei kontrollerte ordningane A. Søknader om produksjonstilskot i jordbruket, tilskot til avløysing ferie og fritid med søknadsfrist januar og august Avvik 1: Avkorting i produksjonstilskot og RMP er ikkje utført eller dokumentert vurdert. I samtale og framlagt dokumentasjon såg vi på kommunen sin praksis med å vurdere avkorting ved eventuelle feil i søknadane på produksjonstilskot og RMP. Dette gjaldt både ved feilopplysningar og manglande/mangelfull gjødselplan. Kommunen har ikkje praktisert avkorting eller dokumentert at avkorting er vurdert i slike saker. Det er heller ikkje sendt inn rapport PT 4100A eller 4100B som dokumentasjon på slik vurdering til Fylkesmannen. Krav i regelverket Kommunen skal vurdere avkorting i alle tilfelle der føretak har gitt feilopplysningar som kunne ha ført til urettmessig meirutbetaling av tilskot, jf. 12 i forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket (forskrifta), og 17 i forskrift om miljøtiltak for landbruket i Sogn og Fjordane. Dette er omtala i rundskriv , kap 10.5 Avkorting. Ved brot på forskrift om gjødselplanlegging skal tilskotet avkotast jf. forskrifta 11. dette er omtala i rundskriv kap 11. Vurdering av fakta mot regelverk Under kontrollen fann vi at kommunen ikkje har avkorta eller dokumentert vurdering om avkorting ved feilopplysningar i søknad om produksjonstilskot,og RMP-tilskot. Dette er in strid med regelverket og er eit avvik. Konklusjon med korrigerande tiltak Kommunen må endre sin praksis og rutinar i tråd med forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 11 og 12, forskrift om miljøtiltak for landbruket i Sogn og Fjordane 17 og rundskriva og B. Regionalt miljøprogram (RMP) for Avvik 4. Ved avslag eller avvising av RMP- søknad vert det ikkje sendt brev til søkjar. I samtale og gjennomgang av dokumentasjon såg vi på kommunen sin praksis med handsaming av RMP-søknader. Ved avslag eller avvising av RMP- søknad vert det ikkje sendt brev til søkjar med grunngjeving og klagerett Krav i regelverket Når ein søknad vert avslått eller avvist, skal vedtaksbrev sendast så raskt som mogleg frå kommunen jf rundskriv , Forvaltningsrutiner for regionale miljøtilskudd. Vurdering av fakta mot regelverk Praksis kommunen har med avvising og avslag av RMP søknader er ikkje i tråd med retningsliner i rundskriv.

27 Konklusjon og korrigerande tiltak Kommunen må endre sin praksis og rutinar i tråd med rundskriv , Forvaltningsrutiner for regionale miljøtilskudd. C. Ajourhald gardskart. Kommunen orienterte om sine rutinar med ajourhald av gardskart. Vi fekk opplyst at det er eit godt samarbeid mellom landbruk og teknisk på dette kartarbeidet. Status for AR5 frå skog og landskap viser at eigenprodusert jordregister til landbruksregister sist vart gjort i 2010 og at kontinuerleg ajourhald sist vart levert i Dette er lenge sidan og kan ha medført nokre feil i kartgrunnlaget i kommunen. Andre gangs periodisk ajourhald vart utført i mai 2015 og kommunen opplyser om at dei er i rute med oppfølging og oppdatering i høve til dette arbeidet, slik at opplysningane skal vere oppdatert til søknadsomgangen i august Regelverk: Rundskriv 27/2012 «Gårdskartprosessen og videre ajourhald av arealdata i kart og Landbruksregisteret etter gårdskartprosessen». Konklusjon Arbeidet med oppdatering er i rute det vart difor ikkje gitt avvik eller merknad på ajourhald av gardskart. D. SMIL Avvik 2: SMIL søknadar inneheld ikkje obligatoriske vedlegg og kommunen set ikkje vilkår for innvilging av tilskot I samtale og gjennomgang av dokumentasjon såg vi på kommunen sin praksis med informasjon om SMIL-ordninga, praksis ved handsaming av SMIL-søknader og kontroll ved utbetaling av tilskot. Det vart opplyst at søknadar kan mangle obligatoriske vedlegg, som t.d. kart og skildring av kulturminne, biologiske verdiar, areal med risiko for tap av jord og næringsstoff og andre tilhøve av miljømessig interesse. Kommunen har ikkje praktisert innhenting av slik dokumentasjon der den har mangla. Det vart òg opplyst om at kommunen ikkje har praktisert å setje vilkår for innvilging av tilskot, t.d. i saker som gjeld bygningsrestaurering. Krav i regelverket Eit grunnvilkår for å kunne søke på ordninga er at kulturminne, område som er viktige for biologisk mangfald, areal med risiko for tap av jord og næringsstoff og andre forhold av miljømessig betyding skal være kartfesta og skildra, jf. Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 3. Vurdering av fakta mot regelverk Kommunen sin praksis med å sjå bort frå manglar ved søknader er ikkje i tråd med forskrift. Med sin praksis med manglande vilkår i vedtaksbreva, nyttar ikkje kommunen regelverket slik det er meint for at tiltaka vert moglege å kontrollere. Konklusjon og korrigerande tiltak Kommunen må endre sin praksis og rutinar i tråd med 3 i Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket. Avvik 3: Kommunen sin tiltaksstrategi for prioritering av SMIL søknadar har ikkje vore revidert og gjeld framleis perioden

28 I samtale og gjennomgang av dokumentasjon såg vi på tiltaksstrategien. Kommunen sin tiltaksstrategi for prioritering av søknadar har ikkje vore revidert og gjeld framleis for perioden Dette inneber at kommunen har prioritert søknadar i 2015 utan forankring i gyldig tiltaksstrategi. Krav i regelverket Kommunen skal fastsetje overordna retningslinjer for prioritering av søknader. Slike retningslinjer skal utarbeidast i dialog med fylkesmannen og næringsorganisasjonane i jordbruket lokalt, jf. Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 8 Vurdering av fakta mot regelverk Kommunen sin bruk av ein ugyldig tiltaksstrategi for prioritering av søknadar er ikkje i tråd med forskrift. Konklusjon og korrigerande tiltak Kommunen må oppdatere sin tiltaksstrategi for prioritering av søknadar i tråd med 8 i Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket. Merknad. Habilitet Det vart diskutert ulike problemstillingar knytt til habilitet i sakshandsaming av søknader. Dette er ei aktuell problemstilling knytt til søknadar om produksjonstilskot frå sakshandsamar og ordførar. I Gulen er dette løyst ved at Mona Elnes har handsama og godkjent søknad frå sakshandsamar. Ordføraren sin søknad vart sakshandsama av sakshandsamar på lik linje med andre søknader. Habilitet har ikkje vore vurdert som noko problem. Kommunen må vurdere habilitet ved handsaming og godkjenning av søknader i høve regelar i forvaltningslova. Rundskriv , kap. 9.1 omtalar habilitet i høve til handsaming av søknader i produksjonstilskot. På bakgrunn av dette bør kommunen vurdere sin praksis i høve til habilitet. Regelverk Habilitet, forvaltningslova kap. II, Grunnlag for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at statlege midlar vert brukte og forvalta i samsvar med føresetnadane. Det betyr at fylkesmannen kan gjennomføre kontroll med kommunen si tilskotsforvaltning, og då med utgangspunkt i Reglement for økonomistyring i staten. Dei ulike tilskotsordningane har eigne forskrifter med praktiseringsrundskriv som det vert synt til, for ajourhald av gardskart finst det også eige rundskriv. Kommunen skal forvalte tilskota i tråd med forskrift og rundskriv for den enkelte ordning. Dette er å sjå på som instruksar som kommunane er ansvarleg for å følgje. Kontrollen skal sjå etter at kommunen etterlever desse instruksene. Formålet med kontrollen er også å hjelpe kommunen med kvalitetssikring og eventuell kvalitetsforbetring av tilskotsforvaltninga og å avdekke eventuelle behov for opplæring på området.

29 4. Gjennomføring av kontrollen Kontrollen vart avtalt per e-post og varsla i brev til kommunen. Der opplyste vi om bakgrunn og omfanget for kontrollen, og praktiske tilretteleggingar. Vi bad også om å få tilsendt kommunen sitt delegeringsreglement. Frå Fylkesmannen deltok Trude Knutzen Knagenhjelm og Helen Haaland. Frå Gulen kommune deltok landbrukskonsulent Håvard Tveit på heile kontrollen, og Mona Elnes på deler av kontrollen. Rådmann Reidun Halland deltok på opningsmøte og einingsleiar Kjell Eide var med på opnings- og sluttmøte. Kontrollen føregjekk ved intervju og gjennomgang av dokumentasjon av søknader om produksjonstilskot, RMP og SMIL, både på papir og elektronisk, og det vart henta ut rapportar frå sakshandsamarsystema. I samsvar med fylkesmannen sine risikovurderingar vart hovudvekta av kontrollen lagt på arealtilskot, beiteordningar, kommunen sine kontrollar i tillegg til retting av søknader. Det vart utforma og godkjent ein førebels rapport på sluttmøtet av kontrollen, men på grunn av tekniske problem vart den ikkje skriven ut og signert. 5. Generelt om landbruksforvaltninga i kommunen Gulen kommunen har ein landbrukskonsulent i 50% stilling på landbruksoppgåvene, men han er leigd ut til Masfjorden kommune i 10%. I tillegg er dei person tilgjengeleg og som kan hjelpe i spesielle saker. Det er om lag 90 føretak som søkjer om produksjonstilskot i kommunen og det vert betalt ut vel kr 22 mill. i tilskot. I tillegg vert det utbetalt ca i RMP-tilskot og rundt i SMIL-tilskot. Gulen kommune har tidlegare hatt forvaltningskontroll i 2009, den omfatta SMIL-ordninga. Det vart då ført eit avvik på at tiltaksstrategien til kommunen ikkje hadde vore revidert etter utgått planperiode. Dette omhandla same utgåve av tiltaksstrategien som er knytt til avvik 3 i kontrollen. Vi viser elles til den generelle vurderinga i samandraget. Førde Trude Knagenhjelm Helen Haaland

30 Sakshandsamar: Bjørn Harald Haugsvær Vår dato Vår referanse Telefon: / E-post: Dykkar dato Dykkar referanse Kommunane i Sogn og Fjordane Oversikt over tilsyn og forvaltningskontroll andre halvår 2016 Fylkesmannen gjennomfører i 2016 ei rekkje tilsyn og forvaltningskontrollar i kommunane i fylket. I vedlegget finn de ei oversikt over den aktiviteten som er planlagt for andre halvår. Kommunane vil få eigne brev med nærare informasjon når tida for tilsyn, kontroll eller kommunebesøk nærmar seg. Spørsmål som gjeld dei ulike besøka/ tilsyna eller kontrollane kan rettast til kontaktpersonen som er ført opp i vedlegget. Dersom det fastsette tidspunktet ikkje høver for kommunen, ber vi om at de snarast tek dette opp med oss. Oversikt over tilsyn og rapportar frå tilsyn vert lagt ut på heimesida vår: Denne oversikten vert også sendt til andre statlege etatar slik at ein kan unngå at kommunane får fleire statlege tilsyn på same månad. Med helsing Gunnar Hæreid ass fylkesmann Bjørn-Harald Haugsvær ass landbruksdirektør Brevet er godkjent elektronisk og har derfor ikkje underskrift. Kopi pr e-post: Arbeidstilsynet i Sogn og Fjordane v/ Jan Petter Sæbø Mattilsynet i Sogn og Fjordane v/ Bente Lien og Are Natland Bø Sogn og Fjordane Fylkeskommune Sekretariatet for kontrollutvala i kommunane SEKOM v/ Arnar Helgheim PWC v/ Harald Moe og Maren Lien Vest Kontroll v/ Jostein Støylen Sogn og Fjordane Fylkeskommune v/ Einar Ulla Vedlegg: Oversikt over tilsyn, kontrollar og kommunebesøk andre halvår 2016 Telefon Organisasjonsnummer N Nettstad fylkesmannen.no/sfj E-post fmsfpost@fylkesmannen.no Besøksadresse Hovudkontor: Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Landbruksavdelinga: Fjellvegen 11, 6800 Førde Postadresse Hovudkontor: Njøsavegen, Leikanger Landbruksavdelinga: Postboks 14, 6801 Førde

31 Oversikt over tilsyn og kontrollar i kommunane i 2016 Oppdatert Fargekodar for avdelingane Utdanningsavdelinga Beredskap Helse- og sosialavdelinga Miljøvernavdelinga Landbruksavdelinga JULI AUGUST SEPTEMBER Høyanger Utdanningsavdelinga Helge Pedersen Psykososialt miljø Flora Utdanningsavdelinga Bodhild Cirotzki Barnehagelova Høyanger Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt Fjaler Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt Førde Kontroll ved hjelp av Landbruksavdelinga Helen Haaland eigenvurdering PT og RMP Gaular saman med Førde Kontroll ved hjelp av Landbruksavdelinga Helen Haaland eigenvurdering PT og RMP Naustdal saman med Førde Kontroll ved hjelp av Landbruksavdelinga Helen Haaland eigenvurdering PT og RMP Jølster saman med Førde Kontroll ved hjelp av Landbruksavdelinga Helen Haaland eigenvurdering PT og RMP Gulen, Vik, Naustdal, Mattilsynet Fjaler,Hornindal, Vågsøy, Selje Tilsyn av kommunale vassverk OKTOBER Førde Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt Stryn Utdanningsavdelinga Bodhild Cirotzki Barnehagelova Bremanger 12.og 13. Utdanningsavdelinga Lill Mona Solberg Skulens arbeid med elevanes utbytte Bremanger Utdanningsavdelinga Barnehagelova

32 Eid, Hornindal, Selje, Stryn, Vågsøy og Årdal Helse og sosialavdelinga Gunn Randi Bjørnevoll Eigenvurdering av barnevernstenestene - arbeid med meldingar i barnevernet. Oppsummeringssamlinga Sogndal, Lærdal, Askvoll, Mattilsynet Jølster, Tilsyn av kommunale vassverk NOVEMBER Selje Veke 44 Utdanningsavdelinga Bodhild Cirotzki Barnehagelova Jølster 9. og 10. Utdanningsavdelinga Lill Mona Solberg Flora Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt Aurland, Gloppen Mattilsynet Tilsyn av kommunale vassverk DESEMBER Flora 7. og 8. Utdanningsavdelinga Helge Pedersen Skulens arbeid med elevanes utbytte

33 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Reidun K. Halland Tlf SEKOM-sekretariat v/audhild Ragni Vie Alme Hafstadvegen 21 Postboks FØRDE Vår referanse 15/569 16/6820 Dykkar referanse Dato Vedkommande innsending av dokumentasjon etter tilsyn Viser til henvending av der de ber om å få tilsendt kommunen sitt svar til Fylkesmannen i sak som gjeld tilsyn med skulane. Gulen kommune har enno ikkje svart Fylkesmannen i saka. I skriv av har Fylkesmannen no gjeve kommunen endeleg frist til for å komme med tilbakemelding i saka. Med helsing Reidun K. Halland Rådmann Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. Kopi til: Jan Ove Einebærholm Kommunalsjef oppvekst / einingsleiar oppvekst Adresse Telefon Bankgiro Org.nr. E-post Heimeside Eivindvikvegen Eivindvik postmottak@gulen.kommune.no

34 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Harald Haugejorden Arkivsak - Journalpost 16/351-16/3867 Arkivkode FE-004, TI-&14 Dato Saksframlegg Godkjenning av årsmelding 2015 for Gulen kommune Saksnummer Utval Møtedato 023/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Kommunestyret har endeleg avgjerdsmynde i saka. Utsende saksdokument Årsmelding 2015 for Gulen kommune Sak 15/16: Uttale til rekneskapen 2015 for Gulen kommune Ikkje utsende saksdokument Bakgrunn for saka Kommunestyret kan avgjere kven årsmeldinga skal fremjast for, men skal sjølv vedta meldinga samstundes med årsrekneskapen før 30. juni. Årsmeldinga skal sendast til kontrollutvalet før utvalet gjev fråsegn til årsrekneskapen, jf. 10 i Forskrift om og årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner). Saksvurdering og konklusjon Årsmeldinga er send til kontrollutvalet, som i samband med behandling av årsrekneskapen (sak 15/16 i kontrollutvalet) hadde merknad om at meldinga var mottatt , medan fristen er Administrasjonen tek sikte på å levere innafor fristen neste år. Saka vert lagt fram for formannskapet for eventuelle merknader før kommunestyret gjer endeleg vedtak. Administrasjonen sitt framlegg til vedtak

35 Årsmelding for Gulen kommune 2015 vert godkjend. Behandling i Kommunestyret Administrasjonen sitt framlegg vart godkjent. Røysting Samrøystes Vedtak KOM-038/16 Årsmelding for Gulen kommune 2015 vert godkjend. Behandling i Formannskapet Administrasjonen sitt framlegg til årsmelding vert godkjent. Røysting Samrøystes Vedtak FSK-023/16 Årsmelding for Gulen kommune 2015 vert godkjent.

36 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Harald Haugejorden Arkivsak - Journalpost 16/6-16/5023 Arkivkode FE-210 Dato Saksframlegg Godkjenning av årsrekneskap 2015 for Gulen kommune Saksnummer Utval Møtedato 022/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Kommunestyret har endeleg avgjerdsmynde i saka. Utsende saksdokument Revisjonsmelding 2015 for Gulen kommune Kontrollutvalet sin uttale til rekneskapen for Gulen kommune, datert Sak 15/16: Uttale til rekneskapen 2015 for Gulen kommune Årsrekneskap Gulen kommune 2015 Vedlegg til årsrekneskap 2015 Fylkeskommunalt tilskot for 2015 til Tusenårsstaden Gulatinget Ikkje utsende saksdokument Bakgrunn for saka Reglane for behandling av den kommunale årsrekneskapen står i Kommunelova 48. Kommunestyret skal godkjenne rekneskapen seinast etter tilråding frå formannskapet og gjennomgang frå revisjon og kontrollutval. Vedtaket i kommunestyret skal innehalde disponering av overskot eller inndekning av rekneskapsmessig underskot. For kommentarar til rekneskap/budsjett, og tenestetilbodet generelt, vert det vist til årsmelding. Saksvurdering og konklusjon Kommentar til rekneskapen: Driftsrekneskapen for 2015 viser eit rekneskapsmessig resultat på kr

37 Investeringsrekneskapen viser eit rekneskapsmessig resultat på kr 0. KRYSS-revisjon meiner rekneskapen kan godkjennast, jf. skriv datert Revisjonsskrivet inneheld i tillegg slike presiseringar: Administrasjonen merkar seg presiseringa frå kommunerevisjonen, og vil arbeide for å unngå desse neste år. Kontrollutvalet har ikkje hatt merknader til rekneskapen utover revisor sine merknader, jf. sak 15/16 i kontrollutvalet og uttale datert , og tilrår godkjenning av rekneskapen. Framdrifta i ein del investeringstiltak har vore lågare enn budsjettet la opp til. Sak om overføring av unytta løyvingar frå 2015 og regulering av budsjettet for 2016 vert arbeidd med. Disponering av rekneskapsmessig mindreforbruk, drift: Administrasjonen tilrår at kr av resultatet på kr vert disponert til å gjennomføre desse tiltaka som var budsjetterte i 2015, men ikkje fullførte: Kr som skulle vore avsett til fond i 2015-rekneskapen for å oppfylle krav frå Sogn og Fjordane fylkeskommune om 30 % kommunal finansiering av prosjekt 9100 Tusenårsstaden Gulatinget (jf. sakstilfang), kr til vedlikehald av kaier, og kr til garanti for reparasjon av steinkross. Resten av årsresultatet 2015, kr , vert tilrådd avsett til ubunde disposisjonsfond, inntil kr 3 mill. av desse, tilsvarande bokført NORM-kompensasjon i 2016, til spes NORM-fond. Rådmannen bør få fullmakt til å fordele og detaljregulere postane på driftsbudsjettet. Administrasjonen sitt framlegg til vedtak 1. Årsrekneskapen 2015 vert godkjend slik han ligg føre, med presiseringane frå revisor. 2. Mindreforbruket i driftsrekneskapen, kr vert disponert slik (jf. saksutgreiing): kr til ymse planlagde, ikkje fullførte tiltak på driftsbudsjettet frå 2015, utgiftsrekna til, og kr avsett til ubunde disposisjonsfond, inntil kr 3 mill. av desse - tilsvarande bokført NORM-kompensasjon i til spes NORM-fond.

38 3. Administrasjonen får fullmakt til å detaljregulere driftsbudsjettet for 2016 i samsvar med disponeringane i punkt 2, til å fordele vidare til dei ulike rammeområda etter behov og detaljregulere i samsvar med fordelinga. Behandling i Kommunestyret Administrasjonen sitt framlegg vart godkjent. Røysting Samrøystes Vedtak KOM-039/16 1. Årsrekneskapen 2015 vert godkjend slik han ligg føre, med presiseringane frå revisor. 2. Mindreforbruket i driftsrekneskapen, kr vert disponert slik (jf. saksutgreiing): kr til ymse planlagde, ikkje fullførte tiltak på driftsbudsjettet frå 2015, utgiftsrekna til, og kr avsett til ubunde disposisjonsfond, inntil kr 3 mill. av desse - tilsvarande bokført NORM-kompensasjon i til spes NORM-fond. 3. Administrasjonen får fullmakt til å detaljregulere driftsbudsjettet for 2016 i samsvar med disponeringane i punkt 2, til å fordele vidare til dei ulike rammeområda etter behov og detaljregulere i samsvar med fordelinga. Behandling i Formannskapet Administrasjonen sitt framlegg vert godkjent. Røysting Samrøystes Vedtak FSK-022/16 1. Årsrekneskapen 2015 vert godkjend slik han ligg føre, med presiseringane frå revisor. 2. Mindreforbruket i driftsrekneskapen, kr vert disponert slik (jf. saksutgreiing): kr til ymse planlagde, ikkje fullførte tiltak på driftsbudsjettet frå 2015, utgiftsrekna til, og kr avsett til ubunde disposisjonsfond, inntil kr 3 mill. av desse - tilsvarande bokført NORM-kompensasjon i til spes NORM-fond. 3. Administrasjonen får fullmakt til å detaljregulere driftsbudsjettet for 2016 i samsvar med disponeringane i punkt 2, til å fordele vidare til dei ulike rammeområda etter behov og detaljregulere i samsvar med fordelinga.

39 Gulen kommune Rådmannsavdelinga Sakshandsamar Harald Haugejorden Arkivsak - Journalpost 16/692-16/4617 Arkivkode FE-210 Dato Saksframlegg Driftsrapport 1. tertial 2016 med revidert økonomiplan Saksnummer Utval Møtedato 021/16 Formannskapet /16 Kommunestyret Kommunestyret har endeleg avgjerdsmynde i saka. Utsende saksdokument Skriv frå Fylkesmannen om revidert nasjonalbudsjett 2016 og kommuneproposisjon 2017 KS prognosemodell 1602treaar Behov for utbetring av felt C på Mjømna gravplass Tertialrapport flyktningarbeid 1. tertial 2016 Ikkje utsende saksdokument Budsjett 2016 og økonomiplan , vedtatt i K-sak 125/15 Rapportar frå einingane etter 1. tertial 2016 Lenkje til prop. 123 S: Kommuneproposisjonen 2017 Lenkje til revidert nasjonalbudsjett 2016 Bakgrunn for saka Kommunelova 47 og Forskrift om årsbudsjett skisserer krava til økonomistyring i kommunane. Kommunen sitt økonomireglement inneheld også krav til dette i kap. 8, der det står: «I løpet av året skal kommunestyret behandle periodiske rapportar pr. tertial.» I samband med tertialrapporten vert trongen for politiske budsjettendringar vurdert. Denne saka byggjer på rapportar frå tenesteeiningane og rådmannsavdelinga, eigne rekneskaps- og personaldata og informasjon frå kjelder utafor kommunen (SSB, KRD osb.) om faktorar som vil påverke økonomien framover.

40 Etter økonomireglementet kap. 2 skal kommunen sin økonomiplanen rullerast saman handlingsdelen til kommuneplanen i juni kvart år. Handlingsdelen er av kapasitetsomsyn ikkje heilt oppdatert, og økonomiplanen vert difor rullert i form av eit økonomisk hovudoversyn med kommentarar i denne saka. Hovudoversynet omfattar ikkje økonomiske konsekvensar av saker som vert behandla på same kommunestyremøte som denne saka (til dømes Godkjenning av årsrekneskapen 2015). Saksvurdering og konklusjon Hendingar i 1. tertial: Av viktige politiske saker i tertialet kan nemnast: Nytt inntektssystem, kommunestrukturreforma, saker knytt til revisjon av ulike reglement, arealsaker. Viktige fokusområde: Innføring av nye IKT-løysingar (e-handel, kvalitetssystem, nye malar, nye brukarar), effektiv framdrift og god kvalitet i det kommunale arbeidet. Viktige driftsutfordringar: Å skaffe vikarar og kvalifiserte nytilsette innafor ymse einingar er stadig ei utfordring. Integrering av framandspråklege er ei oppgåve som krevst mykje fokus på. På IKT-sida er innført ei rekkje nye hjelpeverktøy dei siste åra som trengst opplæring i og bruk av for å ha ynskt nytteverdi. Overgangen til meir digitale løysingar i organisasjonen krev mykje ressursinnsats i startfasen. Planlegging av nytt økonomisystem frå 2017 er godt i gjenge. Nye tiltak: Prosessen med revidering av omsorgsplan er starta opp, med brei deltaking og ekstern prosessleiar. Kommunen har fått godt grep om arbeidet med innfasing av flyktningar, og heile 11 flyktningar vart busette i 1. tertial. Uvissa om kor mange som kjem til Gulen resten av året gjer at risikoen for å bruke midlar på tiltak som berre i liten grad vil bli nytta er til stades. Førebels ser det ut til at det skal vere mogleg å tilpasse innsats og utgiftsnivå til ulikt tal nye flyktningar. Dette krev godt samarbeid og tett oppfølging i alle delar av arbeidet, noko som vert prioritert høgt og ser ut til å fungere godt. Status for vedtekne satsingar i budsjettet for 2016: Nr Nye tiltak finansierte over drift Status pr Auke av politikargodtgjersle (jf. K- Gjennomført, mogleg 1 sak 110/15) overskriding Ordning av gamle arkiv Oppstart 2. halvår % st.auke kulturkons. (kr 120 Ok 3 000, dekt av integreringstilskot) Trimrom for rehabilitering, Gulen Starta opp 4 sjukeheim Samarbeid i HAFS, bibliotektenesta Starta opp Konsulentkjøp, revidering av Starta opp 6 omsorgsplan Auke av tenestekjøp, Ok 7 ressurskrevjande brukarar Auka bruk av aktivitetssenter, PUtenesta Ok % stilling som Ok 9 helsefagarbeidar, PU-tenesta % stilling som Ok 10 helsefagarbeidar, sone BBD Vaktordning vatn og avlaup (brutto 11 kr , dekt av gebyr) Abonnement naudnett (brann- og Ok 12 redningsvern) Verknad frå 2017, utviding Auka driftsutgifter Brekke og 13 Brekke starta opp, Hovden i Hovden barnehage anbodsfase Sum Status for vedtekne kostnadsreduserande tiltak i budsjettet for 2016: Nr Kostnadsreduserande tiltak/auka finansiering Status pr

41 Reduksjon av avsett ramme til Ok 1 effektiviseringstiltak Innsparing straum Gulen sjukeheim Ok ENØK-tiltak/Låge straumpriser Ok Driftsomlegging sentraladministrasjon Ok Driftsomlegging oppvekst Ok i år, må vurderast på nytt Driftsomlegging PU Ikkje innsparing i Driftsomlegging omsorg etter revidert Planarbeid i rute 7 omsorgsplan Auka gebyr/leiger Ok Nye skatteobjekt verk og bruk Ok Auka rammeoverføring Ok 10 (skatteoppkrevarfunksjon) Sum Satsingar og kostnadsreduserande tiltaka er stort sett i rute, men PU-tenesta har behov for auka midlar i år i staden for redusert ramme (jf. nr 6). Driftsutgiftene i høve til budsjett pr. 1. tertial (30.04.): Løn: Vi har brukt kr 40,4 mill. i fast løn til og med april, som utgjer 34,0 % av budsjettet. I fjor hadde vi på same tid brukt kr 39,4 mill., som utgjorde 36,8 % av rekneskapstala i fjor. Forbruket av anna løn (vikar, ekstrahjelp, overtid, støttekontaktar/omsorgsløn, folkevalde) er på kr 7,8 mill. til no i år, samanlikna med kr 6,9 mill. på same tid i fjor. Fråtrekt sjukelønsrefusjon, som utgjer kr 2,5 mill. i år, mot kr 3,3 mill. i fjor, er forbruket av anna løn kr 5,3 mill. til no i år, mot kr 3,6 mill. i fjor på same tid. Pensjonspremie og arbeidsgjevaravgift utgjorde kr 12,3 mill. (32,0 % av budsjettet), samanlikna med kr 12,0 mill. i fjor. Dei samla lønsutgiftene så langt i år ligg på kr 60,5 mill., som utgjer 34,6 % av budsjettet, og er kr 2,2 mill. (3,8 %) høgare enn på same tid i fjor. I høve til eit "normalforbruk" på 9 % kvar månad i starten av året ligg lønsutgiftene innafor budsjettrammene. Lønsoppgjeret inneber om lag 2,4 % auke frå , som vil gje innsparing på over kr 2 mill. i høve til budsjettert auke på 2,8 % frå lønsnivået pr september Sjukefråværet er 6,9 % i 1. kvartal 2016, mot 8,9 % på same tida i fjor, og 6,6 % i Andre driftsutgifter: Ressurskrevjande brukarar: Rekneskap 2014 synte refusjon på kr 12,2 mill., og i 2015 vart summen kr 10,2 mill. med refusjon for ein brukar mindre enn året før budsjettet inneheld no kr 13,9 mill. i refusjon, som er om lag kr 1,4 mill. for høgt i høve til refusjonsgrunnlaget. Mesteparten av avviket skuldast at ei feilbudsjettering på om lag kr 1 mill. ikkje vart fanga opp i kvalitetssikringa, i tillegg har det vore endringar i tilbodet til brukarane dei siste åra som ikkje har vore godt nok fanga opp i budsjetta. I samband med tertialrapporteringa for PUtenesta no vert rekneskap og budsjett gått grundig gjennom for å auke kvaliteten og lage eit godt grunnlag for budsjettarbeidet Regulering av budsjettet vert tilrådd både for PU-tenesta og Omsorg, med opp mot kr 1,8 mill. i auka ressursbehov. Vedlikehald av bygg: Vedlikehald av kommunale bygg er til ei kvar tid ei utfordring å unngå etterslep på. I nokre år har statleg «skulepakke» og kommunale midlar på investeringsbudsjettet vore nytta til naudsynte oppgraderingstiltak som like gjerne kunne vore ført i driftsrekneskapen. For å forenkle administrasjonen knytt til desse postane tilrår administrasjonen å omklassifisere tiltak for kr 1,5 mill. frå investering til drift, og unngå slike tiltak i investeringsbudsjettet ved å leggje tilsvarande sum inn i driftsramma kvart år.

42 Formannskapet bad i sak 16/16 (Skriv og meldingar på møte ) bede om at midlar til utbetring av gravfelt C på Mjømna vart innarbeidd i revidert budsjett Administrasjonen tilrår auka overføring til Gulen kyrkjelege fellesråd med kr , finansiert med midlar tenkt avsett til disposisjonsfond, for å få dette til. Budsjettkontrollen ser ut til å vere rimeleg god i einingane. Alle har rapportert. Driftsinntektene (900 Finansielle føremål) i høve til budsjett pr. 1. tertial (30.04.): Skatt og rammeoverføringar: Den nyaste prognosemodellen frå KS (versjon 1602), datert , er oppdatert i høve til folketal og skatteinngang pr og revidert statsbudsjett. Basert på eit skatteinntektsnivå utifrå eit gjennomsnitt av åra reknar modellen med kr i 2016, som er 8,0 % høgare enn i 2015, og kr meir enn budsjettert. Til og med april-16 er skatteinngangen i Gulen (eks. selskapsskatt, som er statleg) 6,32 % høgare enn fjoråret. Med noverande skattevekst vil skatteinntektene i Gulen gå ned med om lag kr i høve til KS-modellen, og vere marginalt høgare enn rekna med i budsjettet for Prognose for skatteinntektsauke på landsnivå vart justert i revidert nasjonalbudsjett (RNB). Rammeoverføringane er i den nyaste prognosemodellen rekna å verte kr , dvs. kr høgare enn budsjettert. Folketalet gjekk opp med 3 personar 1. kvartal 2016, som er noko under gjennomsnittleg folkevekst på landsnivå. Om denne utviklinga held fram resten av året, vil inntektene frå skatt og rammeoverføringar verte litt høgare enn budsjett. Den høge folkeveksten på nasjonalt nivå som har vore dei siste åra har avtatt i 2015 og til no i Andre driftsinntekter: Kompensasjonsinntekter for NORM-deponi utgjorde kr i tertialet (budsjettert med kr 3 mill. for heile året). Deponieigar har frå 2016 ynskt ei ny ordning der kommunen krev inn kompensasjonen direkte frå leverandørar av avfallet, og kompensasjon har ikkje vore kravd inn i påvente av endeleg konklusjon i saka. Administrasjonen tilrår førebels ikkje å endre budsjettert sum i 2016, men inntekta er noko uviss. Samla kompensasjon i 2015 vart kr 6,9 mill. Pr har Gulen kommune fått tilført NORM-kompensasjon på til saman kr ,01, og brukt til saman kr ,34, fordelt på kr ,22 til bustadfeltet Hovden II, kr ,25 til investeringstiltak i kommunalt brann- og redningsvesen, kr ,47 til vassverk Sløvåg, kr ,40 til forprosjekt om omsorgsbustader på Dalsøyra og kr 2 610,00 til ny barnehage Hovden. NORM-inntektene har delvis vore sett av på eit eige fond, som i 2013 i staden vart ein «spesifikasjon» under disposisjonsfondet. Pr var all mottatt NORM-kompensasjon som ikkje er brukt til dei konkrete prosjekta over sett av til disposisjonsfondet, NORM-spesifikasjonen, som pr inneheld kr ,67. Budsjettert NORM-inntekt i 2016, kr 3 mill., er førebels budsjettert brukt i drifta i staden for avsetting til fond. Konsesjonskraftinntekter i 2016 er budsjettert til kr Låg kraftpris gjer at kraftseljar har varsla om netto inntekt på berre kr Inntekta i 2015 vart kr utifrå ein vesentleg høgare kraftpris enn no. Administrasjonen tilrår regulering ned til kr i inntekter. KLP har i vår endra estimatet for pensjonsinnskot for Gulen kommune i 2016 i høve til summane som ligg i budsjettet. Betre resultat for KLP enn forventa i 2015 og utsikter til låg lønsvekst i år gjer at både premieinnbetalingar og premieavvik vert vesentleg lågare enn budsjettert. Pensjonskostnaden vert om lag kr lågare enn budsjettert. Føringane på ulike postar vert vesentleg endra, og vert tilrådd regulert i budsjettet. Finansinntektene/-utgiftene i høve til budsjett pr. 1. tertial (30.04.):

43 Lågt rentenivå og seinare opptak av nye lån enn budsjettert med ser ut til å gje om lag kr lågare netto finansutgifter enn budsjettert. Utbyte frå BKK vart kr høgare enn budsjettert. Konklusjonar om drifta i 2016: Lågare lønsvekst etter det sentrale lønsoppgjeret i 2016 og lågare pensjonspremie enn føresett ser ut til å kunne frigjere midlar til andre føremål. Inntektene frå inntektssystemet kan bli om lag kr 1,2 mill. høgare enn føresett i budsjettet. Administrasjonen tilrår å justere opp skatteinntektene med kr og rammeoverføringane med kr , i tråd med KS-modellen, versjon 1602, sjølv om skatteinntektene til no har vore lågare enn estimatet frå KS. Administrasjonen tilrår og å regulere ned løn og pensjonspremie gjennom administrativ fullmakt, for å gje rom for auke av ramma til ressurskrevjande brukarar og vedlikehald av bygg. Etter auka overføring til Gulen kyrkjelege fellesråd, som formannskapet ynskte i sak 16/16, vert budsjettert avsetting til disposisjonsfond kr Økonomiske utsikter resten av økonomiplanperioden ( , alle tal rekna i nivå): Driftsinntektene: Kommuneproposisjonen for 2017/revidert nasjonalbudsjett 2016 inneheld signal om sterkare prioritering av kommunar med vekst i folketalet, mellom anna skal vekstkommunetilskotet trappast opp, med finansiering frå dei andre kommunane. Det kommunale skatteøret er tilrådd uendra på 40%. Det varsla framlegget om tilbakeføring av ein del av selskapsskatten til kommunane er utsett til kommuneprop Den nyaste prognosemodellen frå KS, versjon 0602, legg til grunn noko lågare skatt og rammeoverføringar for Gulen gjennom inntektssystemet i åra framover, i hovudsak på grunn av at avstandskriteria i inntektssystemet vert vekta vesentleg ned frå Kompensasjonsordninga INGAR gjer at tapet skjer gradvis, med opp mot kr 1 mill. kvart år fram til Samla tap vert rundt kr 3 mill. årleg med full verknad, pr innbyggjar er dette nest høgast i fylket fordi Gulen kommune skårar særs høgt på avstandskriteria. På den positive sida framover kan nemnast at eit nasjonalt havbruksfond, som formannskapet gav fråsegn om i F-sak 2/16, kan gje Gulen kommune frie inntekter på nokre millionar kroner årleg utifrå kapasitetsauke i norsk lakse- og aureoppdrett. Ordninga er under behandling på nasjonalt nivå, og kan tidlegast gjelde frå 2017, jf. Kommuneprop s På grunn av uvissa rundt ordninga er denne inntekta ikkje tilrådd rekna inn i økonomiplanperioden no. Kompensasjon knytt til NORM-deponi er i revidert økonomiplan framleis lagt inn med kr 3 mill. kvart år i planperioden, trass noko uvisse rundt ordninga i år. Lågare kraftpriser enn dei siste åra ser ut til å føre til reduserte inntekter frå sal av konsesjonskraft dei komande åra. Inntekta vert tilrådd justert ned frå kr årleg til kr årleg i revidert økonomiplan. Finansinntektene/-utgiftene: Utbytte frå BKK i 2016 vart kr 1,2 mill. Økonomiplanen har lagt opp til inntekt på kr 1 mill., som er tilrådd halde uendra på grunn av forventa låge kraftprisar. Framleis lågt rentenivå gjer at gjeldsrenter i revidert økonomiplan er tilrådd redusert med kr årleg i , som i Netto finansutgifter vert elles gradvis høgare i perioden som resultat av lågare innskot og høgare gjeld enn noverande nivå. Dette ligg alt inne i økonomiplanen. Avsettingar:

44 KLP varsla i april om endringar i premieavvik og inntekt frå premiefond i høve til tidlegare estimat, og tilsvarande endra estimat er tilrådd lagt inn også i revidert økonomiplan Driftsutgiftene: Flytting av kr 1,5 mill. i løyvingar til vedlikehald av bygg frå investerings- til driftsbudsjettet vil krevje auka ramme for ansvar 400 Plan, landbruk og teknisk i økonomiplanen. Dette skal kunne la seg gjere ved kutt av budsjettrammene på andre område i 2016 på grunn av lågare vekst enn rekna med i lønsutgiftene i år, som vil ha tilsvarande verknad kvart år framover. Andre endringar, som at øyremerkt tilskot til frivilligsentralar skal finansierast gjennom rammeoverføringane, bør etter administrasjonen si vurdering vente til ny økonomiplan skal vedtakast i haust. Konklusjon om drifta i : Med tilrådde endringar i 2016, og med vellukka gjennomføring av alt vedtekne driftstiltak for å styrkje budsjettbalansen, ser det ut til at Gulen kommune sin økonomiske handlefridom i planperioden kan haldast om lag på noverande nivå, føresett at inntekter frå det nye havbruksfondet kompenserer fullt ut for tap på grunn av omlegginga av inntektssystemet. Avsettingar til frie fond ser ut til å kunne bli noko høgare i enn tidlegare rekna med, men ikkje høge nok til å setje av heile NORM-kompensasjonen til fond, slik kommunestyret tidlegare har ynskt. Dei økonomiske konsekvensane er synt i tabellen under: Hovudoversikt økonomiplan drift revidert etter 1. tertial 2016 Budsjett ØP ØP ØP (ALLE TAL I 1000 KR) Skatt på formue og inntekt Rammeoverføring* Eigedomsskatt + kons.kr.inntekter Konsesjonsavgift NORM-deponiavgift Generelle statstilskot, flyktningar o.a Sum frie inntekter Renteinntekter og utbytte Renteutgifter og andre finansutg Avdrag på lån Netto finansinntekter/-utgifter Avsetting til/bruk av bunde fond* Pensjonspremieavvik Tidl. pensjonspremieavvik KLP-betaling av pensjonspremie Frie avsettingar*/bruk av frie fond Netto avsettingar Avskriving og kalk. renter, motpost Til fordeling drift Fordelt til rammeområde: Redusert pensjonspremie Ymse føremål xx Oppvekst xx Omsorg Plan, landbruk og teknisk Sum fordelt til drift

45 Resultat (inkl. frie avsettingar) *I 2013 vart NORM-fond og premieavviksfond overført frå bundne fond til frie fond Rammeområde, %-vis fordeling Ymse føremål 13,3 13,1 13,1 13,3 2xx Oppvekst 27,8 27,6 27,7 27,8 3xx Omsorg* 48,0 48,1 48,0 47,6 400 Plan, landbruk og teknisk 11,6 11,8 12,0 12,0 SUM 100,7 100,7 100,7 100,7 Investeringar: Pr 1. tertial er lite av investeringsramma på kr 62 mill. utbetalt, og framdrifta på tiltaka er lågare enn planen legg opp til. Overføring av unytta løyvingar frå 2015, innkjøp av lift og kjøp av bustad for utleige er ynskjeleg å regulere inn i tillegg til noverande tiltak, men administrasjonen tilrår å leggje fram endringar i investeringsplanen i eigen sak framfor å gjere framlegg i denne saka. Administrasjonen sitt framlegg til vedtak 1. Driftsbudsjettet for 2016 vert å regulere slik: Konto Tekst Ansvar Teneste Prosj Endring Den norske kyrkja Overføringar til andre Avsetnader til disposisjonsfond Auka tenestekjøp ressurskrevjande brukar Kjøp av tenester frå kommunar Refusjon frå staten PU-tenesta, ressurskrevjande brukarar Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten KLP Pensjonsinnskot KLP xxx xxxxx Premieavvik KLP Arbeidsgjevaravgift premieavvik KLP Avsetnader til disposisjonsfond Bruk av premiefond Amortisering av premieavvik Premieavvik KLP Arbeidsgjevaravgift premieavvik KLP Sal av konsesjonskraft osb Sal av konsesjonskraft Skatt på inntekt og formue Skatt på inntekt og formue Rammeoverføringar Rammetilskot Renter/Utbytte og lån Renteutgifter, provisjonar og anna

46 19000 Renteinntekter Utbytte og eigaruttak Interne finansieringstransaksjonar Avsetnader til disposisjonsfond Rådmannen får fullmakt til å fordele innsparinga i KLP-premie (kto i tabellen under pkt. 1) på rammeområda, og regulere budsjettet for 2016 etter denne fordelinga. 3. Rådmannen får fullmakt til å regulere ned lønsutgifter på rammeområda med kr 1,5 mill., og tilføre tilsvarande sum til rammeområde 400 for at større vedlikehalds- og oppgraderingstiltak skal kunne gjennomførast som del av den vanlege drifta i staden for å finansierast som investeringstiltak. Løyvinga til slike prosjekt i investeringsrekneskapen vert sletta (prosjekt 4910 Oppgradering bygg kr 1,5 mill.). 4. Økonomiplanen for drifta vert revidert slik tabellen i saksutgreiinga syner. 5. Tiltaka som skal frigjere midlar i økonomiplanperioden, jf. hovudoversynet i saksutgreiinga, skal vektleggjast i budsjettarbeidet for Behandling i Kommunestyret Administrasjonen sitt framlegg vart godkjent. Røysting Samrøystes Vedtak KOM-044/16 1. Driftsbudsjettet for 2016 vert å regulere slik: Konto Tekst Ansvar Teneste Prosj Endring Den norske kyrkja Overføringar til andre Avsetnader til disposisjonsfond Auka tenestekjøp ressurskrevjande brukar Kjøp av tenester frå kommunar Refusjon frå staten PU-tenesta, ressurskrevjande brukarar Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten KLP Pensjonsinnskot KLP xxx xxxxx Premieavvik KLP Arbeidsgjevaravgift premieavvik KLP

47 Konto Tekst Ansvar Teneste Prosj Endring Avsetnader til disposisjonsfond Bruk av premiefond Amortisering av premieavvik Premieavvik KLP Arbeidsgjevaravgift premieavvik KLP Sal av konsesjonskraft osb Sal av konsesjonskraft Skatt på inntekt og formue Skatt på inntekt og formue Rammeoverføringar Rammetilskot Renter/Utbytte og lån Renteutgifter, provisjonar og anna Renteinntekter Utbytte og eigaruttak Interne finansieringstransaksjonar Avsetnader til disposisjonsfond Rådmannen får fullmakt til å fordele innsparinga i KLP-premie (kto i tabellen under pkt. 1) på rammeområda, og regulere budsjettet for 2016 etter denne fordelinga. 3. Rådmannen får fullmakt til å regulere ned lønsutgifter på rammeområda med kr 1,5 mill., og tilføre tilsvarande sum til rammeområde 400 for at større vedlikehalds- og oppgraderingstiltak skal kunne gjennomførast som del av den vanlege drifta i staden for å finansierast som investeringstiltak. Løyvinga til slike prosjekt i investeringsrekneskapen vert sletta (prosjekt 4910 Oppgradering bygg kr 1,5 mill.). 4. Økonomiplanen for drifta vert revidert slik tabellen i saksutgreiinga syner. 5. Tiltaka som skal frigjere midlar i økonomiplanperioden, jf. hovudoversynet i saksutgreiinga, skal vektleggjast i budsjettarbeidet for Behandling i Formannskapet Administrasjonen sitt framlegg vert godkjent. Røysting Samrøystes Vedtak FSK-021/16 1. Driftsbudsjettet for 2016 vert å regulere slik: Konto Tekst Ansvar Teneste Prosj Endring Den norske kyrkja

48 Konto Tekst Ansvar Teneste Prosj Endring Overføringar til andre Avsetnader til disposisjonsfond Auka tenestekjøp ressurskrevjande brukar Kjøp av tenester frå kommunar Refusjon frå staten PU-tenesta, ressurskrevjande brukarar Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten Refusjon frå staten KLP Pensjonsinnskot KLP xxx xxxxx Premieavvik KLP Arbeidsgjevaravgift premieavvik KLP Avsetnader til disposisjonsfond Bruk av premiefond Amortisering av premieavvik Premieavvik KLP Arbeidsgjevaravgift premieavvik KLP Sal av konsesjonskraft osb Sal av konsesjonskraft Skatt på inntekt og formue Skatt på inntekt og formue Rammeoverføringar Rammetilskot Renter/Utbytte og lån Renteutgifter, provisjonar og anna Renteinntekter Utbytte og eigaruttak Interne finansieringstransaksjonar Avsetnader til disposisjonsfond Rådmannen får fullmakt til å fordele innsparinga i KLP-premie (kto i tabellen under pkt. 1) på rammeområda, og regulere budsjettet for 2016 etter denne fordelinga. 3. Rådmannen får fullmakt til å regulere ned lønsutgifter på rammeområda med kr 1,5 mill., og tilføre tilsvarande sum til rammeområde 400 for at større vedlikehalds- og oppgraderingstiltak skal kunne gjennomførast som del av den vanlege drifta i staden for å finansierast som investeringstiltak. Løyvinga til slike prosjekt i investeringsrekneskapen vert sletta (prosjekt 4910 Oppgradering bygg kr 1,5 mill.). 4. Økonomiplanen for drifta vert revidert slik tabellen i saksutgreiinga syner. 5. Tiltaka som skal frigjere midlar i økonomiplanperioden, jf. hovudoversynet i saksutgreiinga, skal vektleggjast i budsjettarbeidet for 2017.

49 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 21/16 Gulen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Gulen kommune Vedlegg i saka: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Gulen 5603 kommune Forvaltningsrevisjonar problemstillingar 4984 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Saksutgreiing: SEKOM-sekretariat legg med dette fram sak om felles plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Overordna analyse vart presentert for kontrollutvalet i møte 7. mars. Utvalet drøfta saka vidare i møte 4. mai, og sekretariatet noterte ein del aktuelle område for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I framlegg til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, som fylgjer vedlagt, har vi utgreia noko meir om kvart av desse punkta og skissert retning for revisjonsprosjekt. Siktemålet er at kontrollutvalet prioriterer mellom dei utgreidde prosjekta som vert tilråding til kommunestyret. Det bør vere minst 4 prosjekt i prioritert rekkefølgje. Kontrollutvalet kan ta med prosjekt som ikkje vart noterte ved gjennomgang av overordna analyse.

50 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert lagt fram for kommunestyret i møte 1. september, og kontrollutvalet sitt vedtak og overordna analyse vil følgje planen. Merk at planen ikkje tek sikte på å gi alle detaljar og avgrensingar i kvart prosjekt som trengs ved endeleg tinging. Hovudmålet er å få fram nok informasjon til bruk ved prioritering mellom prosjekta. Ved val og bestilling av revisjonsprosjekt, utfordrar kontrollutvalet revisor til å gå nærare gjennom prosjektet. Ei viktig avklaring vil vere å avgrense prosjektet ved til dømes å velje ei eller få einingar, avgrensa tidsperiode og liknande. Revisor lagar deretter ein prosjektplan som utvalet får til handsaming på neste møte. Her vert både framdrift, innhald og metode for løysing av oppdraget nærare omtala. I sak KOM-043/13 Plan for forvaltningsrevisjon Gulen kommune, handsama , var følgjande prosjekt prioritert: 1. Korrekt handsaming av di sak 2. Regionsamarbeid nord og sør Det var vart levert følgjande forvaltingsrevisjonsrapportar i førre periode: Kontroll av inntektssida, datert (frå tidlegare plan for forvaltningsrevisjon) Korrekt handsaming av di sak, datert

51 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll

52 Innleiing Kontrollutvalet er kommunestyret sin reiskap for kontrollarbeid med heile den kommunale verksemda. Utvalet sine oppgåver kan forenkla delast i tre område: Rekneskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Kommunelova 76 slår fast at kommunestyret har det øvste tilsynet med den kommunale forvaltninga. I 77 får kontrollutvalet ansvaret for det løpande tilsynet på kommunestyret sine vegner. Utvalet rapporterer direkte til kommunestyret. SEKOM-sekretariat er eit interkommunalt samarbeid etter kommunelova 27 og er sekretariat for kontrollutvala i 15 kommunar. Sakliste, møtebok og anna aktuell informasjon er tilgjengeleg på sekretariatet sine nettsider: Møta i kontrollutvalet er opne etter same reglar som andre folkevalde organ. Obligatoriske planar Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, skal utvalet utarbeide planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planane vert vedtekne av kommunestyret, og skal vise dei prosjekta som utvalet planegg å gjennomføre i 4- årsperioden. Dette dokumentet er ein felles plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Siktemålet er å legge gode føringar for kontrollutvalet sitt arbeid i inneverande valperiode. Utdrag frå forskrifta med krav til planar: 10.Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.. 13.Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 2

53 Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon I kommunelova 77, er forvaltningsrevisjon definert som:..systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. I forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv, har 7 meir om innhaldet i forvaltningsrevisjon: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Selskapskontroll Kommunelova 77, nr 5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kommunelova 80, 1. ledd: I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. 3

54 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, har meir omtale av selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontroll kan delast i 3 delar: Selskapskontroll (Kommunelova 77 nr 5) Eigarskapskontroll Kontroll med forvaltninga av kommunen sine eigarinteresser. Forvaltningsrevisjon Systematiske vurderingar ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnadar (sjå «Kva er forvaltningsrevisjon?»). Undersøkingar Kommunelova 80 gir heimel for at kontrollutvalet og revisor kan gjere undersøkingar. Obligatorisk Valfri Valfri Prosjektområde Det er ikkje avgrensingar verken organisatorisk eller elles på kva område i den kommunale drifta som kontrollutvalet kan føre tilsyn med. I arbeidet med prioritering av prosjekt, har sekretariatet utgreia kort om dei områda som kontrollutvalet sjølve valde ut ved handsaming av overordna analyse (sjå saksutgreiinga). Endeleg formulering vert gjort i eiga sak ved formelt val og tinging av prosjektet. Målsetjinga er gjennomsnittleg eitt revisjonsprosjekt frå denne planen pr år. Med andre ord 4 prosjekt i valperioden. I tillegg til dei prosjekta som vert gjennomført som formell forvaltningsrevisjon etter gjeldande standard, kan kontrollutvalet gjennomføre tilsyn med forvaltninga på fleire andre måtar. Dette kan til dømes vere orienteringar frå rådmannen / andre tilsette, synfaringar, faktaundersøking ved revisjonen, avgrensa revisjonsrapportar med meir. Vanleg saksgang er at kontrollutvalet vel prosjekt og tingar hjå revisor i same sak. Utgangspunktet er at dette kjem på same møte som førre rapport vert handsama. I dette møtet er forvaltningsrevisor også til stades og ein kan ha direkte dialog. Revisor sin prosjektplan handsamast i neste møte. 4

55 Meir om mogelege prosjekt A. Innkjøp Aktuelle problemstillingar: Har kommunen rutinar som sikrar rett innkjøpsprosess frå planlegging til gjennomføring, og vert rutinane følgde? Følgjer kommunen dei innkjøpsavtalene ein har inngått? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Rutinar Økonomi Informasjon frå rådmannen: Kommunen jobbar med nytt innkjøpsreglement med rutinar i høve lov- og regelverk. Einingsleiarmøte 12. mai med deltaking frå Fylkesinnkjøp og informasjon om e-handel. Reglement etter planen klart i haust. B. Oppfølging av politiske vedtak Aktuelle problemstillingar: Har kommunen system for oppfølging av politiske vedtak, og vert det følgt? Korleis sikrar kommunen at politiske vedtak vert sette i verk? Føl kommunen regelverk for fristar og innhald i vedtak? Har kommunen system for rapportering av status på oppfølging av vedtak til vedtaksorganet? C. Grunngjeving av vedtak Aktuelle problemstillingar: Føl kommunen regelverk om grunngjeving av vedtak? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Jamfør Sivilombudsmannen sin uttale D. Inntektsområdet Aktuelle problemstillingar: Korleis sikrar kommunen seg at ein får dei inntekter ein kan? Har kommunen oversyn over tilskotsordningar og fristar, og vert dette nytta? Vert inntekts- og avgiftsgrunnlag nytta fullt ut? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Er ein flinke nok til å skaffe dei inntekter ein kan? Offentleg, prosjekt m.m. 5

56 E. Kommunen si investeringsevne Aktuelle problemstillingar: Føl kommunen formelle krav til budsjett og budsjettendringar? Vert auke av lånegjeld vurdert i samband med nye investeringsprosjekt? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Kor mykje evnar kommunen å betjene? F. Konsulentbruk Aktuelle problemstillingar: Har kommunen oversikt over kva ein brukar av konsulentar? Vert bruk av konsulentfirma vurdert opp mot tilsetting? Korleis sikrar kommunen seg at kompetansen ikkje forsvinn når ein nyttar innleigde konsulentar? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Kva brukar ein av konsulentar Sit ein att med noko etterpå? G. Prosjekt og økonomistyring Aktuelle problemstillingar: Budsjettering av investeringar og avslutting av prosjektrekneskap Har kommunen regelverk og rutinar for planlegging, gjennomføring og avslutting av investeringsprosjekt, og vert desse følgde? Har kommunen rutinar for tilbakemelding til politisk nivå i løpet av byggeprosessen? H. Integrering av asylsøkjarar og flyktningar Aktuelle problemstillingar: Korleis sikrar kommunen at flyktningar/asylsøkjarar frå dei tenestene dei har krav på? Har kommunen kapasitet til å følgje opp flyktningar / asylsøkjarar? Dekkjer statstilskotet kommunen sine kostnadar? 6

57 I. Helse: Korleis vert tenestene dimensjonert? Aktuelle problemstillingar: Korleis er ressursbruken til tenesteområder samanlikna med andre kommunar? Har kommunen system for å bruke samanlikningsdata (t.d. KOSTRA), brukarundersøking og annan informasjon i planlegging og utføring av tenestene? Har kommunen rutinar for informasjon om tenesteinnhald og rettar til tenestemottakarane, og vert dette følgt opp? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Kompetanse, ressursar Gjennomgang av omsorgsplan skal vere ferdig til 1. juni (RO-Resurssenter for omstilling i kommunene), jamfør ordførar J. Oppvekst: Oppfølging av minoritetsspråklege born Aktuelle problemstillingar: Korleis sikrar kommunen at minoritetsspråklege born får tilpassa opplæring? Har kommunen kapasitet og kompetanse til å følgje opp minoritetsspråklege born? K. Teknisk: Sakshandsaming Aktuelle problemstillingar: Føl kommunen regelverk for sakshandsaming, fristar og innhald i vedtak? Oppfølging/undersøking om praksis har endra seg etter forvaltningsrevisjonsrapporten Korrekt handsaming av di sak datert Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Jamfør tidlegare rapport om «Di sak» Har praksis endra seg? L. Teknisk: Tilsyn og oppfølging av tiltak Aktuelle problemstillingar: Korleis gjennomfører kommunen tilsyn og oppfølging av tiltak? Kva rutinar har kommunen for tilsyn? Føl kommunen opp at tiltak er gjennomført i samsvar med vedtak/løyve? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Ulovlege tiltak? Ikkje i samsvar med løyve «betre å få tilgivelse»? Rådmannen: Gulen er med i interkommunalt samarbeid om oppfølging av byggesak byggekontroll i Lindås. Har ikkje avtale pr i dag. 7

58 M. Tilsetjingsprosessar Aktuelle problemstillingar: Har kommunen prosedyrar ved tilsetjingar som er i tråd med lov- og avtaleverk, og vert desse følgde? Har kommunen oppdatert kartlegging av kompetansen til tilsette? Har kommunen oversikt over noverande kompetansebehov i organisasjonen, og kva ein treng framover? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Rekruttering/får ein kvalifiserte søkjarar? Kva grunnar er det ved tilsetjing? Kva gjer ein med kommande stor utskifting av rektorar og lærarar? Bruk av ekstern/intern utlysing? Gjer kommunen seg attraktiv ved utlysing? N. Skule: Oppfølging av resultat ved nasjonale prøver? Aktuelle problemstillingar: Korleis føl kommunen opp resultat frå nasjonale prøver? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Lesing var nemnt spesielt Tilsyn frå Fylkesmannen i 2015 O. Selskapskontroll Aktuelle problemstillingar: Har kommunen strategi for mål med eigarskap i dei ulike selskapa? Har kommunen rutinar for informasjonsutveksling med dei som representerer kommunen i generalforsamlingar og tilsvarande, og vert rutinane følgde? Kva selskapsformer er kommunen involvert i som eigar? Vurderer kommunen kva som er hensiktsmessig selskapsform? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Gulen og Masfjorden Utvikling AS (offentleg eigd) Marit Austgulen Wick informerte om at ho sit i styret for selskapet. Region Nordhordaland Helsehus IKS (RNHI) 9 samarbeidskommunar (bygg på inntil m2 i Knarvik) SYS IKT Organisering? Jamfør sak 06/16 Eigarskapskontroll Gulen kommune, handsama i kontrollutvalet , der konklusjonen i revisjonsnotatet var som følgjer: 1. Det er ikkje utarbeidd eigarskapsstrategi eller liknande som formulert dokument for Gulen kommune. 2. Det er ikkje utarbeidd rutinar som fungerer med oppfølging av eigarskapen i tråd med vedteken strategi. 8

59 Prioriterte prosjekt Følgjande prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert prioriterte i perioden : Endringar gjennom valperioden Gjennom kontrollutvalet sitt løpande arbeid, kan det komme fram tilhøve som gjer at prioriteringa bør endrast, eller det bør gjennomførast prosjekt som ikkje er nemnde. Det kan også komme fram saker eller opplysningar t.d. gjennom media som utvalet finn det naturleg å undersøkje nærare. Kontrollutvalet får difor fullmakt til å gjere endringar eller tillegg i prioriteringa gjennom valperioden. Kontrollutvalet rapporterer til kommunestyret både om einskilde prosjekt og samla gjennom årsmelding. Verknadstid Planen gjeld frå vedtaksdato til ny plan vert vedteken. Vedlegg til planen Følgjande vert lagt til som vedlegg ved vidare handsaming av planen: Kontrollutvalet si handsaming med saksutgreiing frå sekretariatet Overordna analyse frå revisor 9

60 SEKOM-sekretariat Notat Dato: Vår referanse: 16/841 Arkiv: FE Forvaltningsrevisjonar problemstillingar Oversikt for eigarkommunane i SEKOM-sekretariat I førre valperiode, vart følgjande prosjekt tinga frå dei 15 kontrollutvala som SEKOMsekretariat yter tenester for: Kommune Revisor Prosjekttittel Askvoll Kryss Vurdering av innkjøpsfunksjonen Askvoll Kryss Sjølvkostberekningar VA-sektoren. Bremanger Kryss Prosjektrapportering og oppfølging Bremanger Kryss Avvikshandtering (utsatt) Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Hafstadvegen 42, 6800 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

61 Vår referanse: 16/841 Eid Eid Nordfjord Vedlikehald av bygningar Nordfjord Spesialundervisning. Eid Nordfjord Oppfølging av vedtak. Eid Nordfjord Samhandlingsreforma erfaringar. Fjaler Kryss Rutinar rundt sjukefråværet 2

62 Vår referanse: 16/841 Fjaler Kryss Gjennomgang av eigarskapspolitikk Flora Kryss Sakshandsaming, vedtak og svargjeving Flora Kryss Innkjøpsrutinar. Innkjøpsavtalar og innkjøpssamarbeid som Flora kommune er delaktig i. Førde Kryss Innkjøpsavtalar og innkjøpssamarbeid som Førde kommune er delaktig i samt peike på event. sektorar som manglar system for samordna innkjøp/anbud Førde Kryss Korrekt handsaming av din sak. 3

63 Vår referanse: 16/841 Gaular Kryss Innkjøpsfunkjonen i Gaular kommune Gaular Kryss KOSTRA - Rett bemanning i sentraladministrasjonen. Gloppen Nordfjord Forvaltning, drift og vedlikehald av kommunal eigedomsmasse Gloppen Nordfjord Kommunale saksgangsrutinar. 4

64 Vår referanse: 16/841 Gloppen Nordfjord Samhandlingsreforma (Sjå Eid) Gulen Kryss Korrekt handsaminga av di sak Hornindal Nordfjord System for vedlikehald av kommunale bygningar i Hornindal kommune Hornindal Nordfjord Tilpassa opplæring i grunnskulen-spesialundervisning enkeltvedtak. Hornindal Nordfjord Samhandlingsreforma-erfaringar (Sjå Eid) Hyllestad Kryss Tentesteanalyse av pleie- og omsorg i Hyllestad kommune. Revisjonsrapport. 5

65 Vår referanse: 16/841 Hyllestad Kryss Sakshandsaming, vedtak og svargjeving Jølster Kryss Innkjøpsrutinar. Teknisk sektor Jølster Kryss Oppfølging av sjukefråvær Naustdal Kryss Gjennomgang av pleie og omsorg, med fokus på leiing, sjukefråvær og økonomistyring. 6

66 Vår referanse: 16/841 Naustdal Kryss Sakshandsaming, vedtak og svargjeving i sektor for Landbruk, teknikk og miljø. Solund Kryss Sjukefråvær kartlegging og system for oppfølging. Solund Kryss Vurder bemanninga og ressursbruken på ulike tenesteområde. Stryn Nordfjord Drift og vedlikehald av kommunal eigedomsmasse 7

67 Vår referanse: 16/841 Stryn Nordfjord Bekymringsmeldingar i barnevernet Stryn (Sjå Eid) Nordfjord Samhandlingsreforma erfaringar Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar Tlf / ah@sekom.no 8

68 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 22/16 Gulen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Budsjett for Gulen kontrollutval 2017 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet på teneste 11051: Saksutgreiing: Etter forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 18, har kontrollutvalet ansvar for at det vert utarbeidd budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Eit forslag til budsjettråme skal følgje formannskapet si innstilling til kommunestyret. Kontroll- og tilsynsorganet inneheld tre element: revisjon, sekretariat og drift av kontrollutvalet, og det er naturleg at budsjettet vert fordelt på desse tre. Gulen kommune er med i interkommunale samarbeid når det gjeld revisjon og sekretariat-tenester gjennom høvesvis KRYSS-revisjon og SEKOM-sekretariat. Begge desse selskapa er organiserte etter 27 i kommunelova, og begge selskapa har teke inn i vedtektene sine at det er styret i selskapet som vedtek budsjettet, og at budsjettet skal sendast til kommunane innan 1. november året før budsjettåret. Det er difor berre budsjett for drift av kontrollutval som vert handsama av kontrollutvalet. I drift av kontrollutvalet, høyrer følgjande kostnader naturleg inn: Møtegodtgjersle/tapt arbeidsforteneste Arbeidsgjevaravgift Opplæring/kurs/seminar Skyss- og diettgodtgjersle Kontingentar Inventar/utstyr For kontrollutvalet i Gulen gjeld følgjande satsar:

69 - Kost- og køyregodtgjersle etter statens satsar. - Tapt arbeidsforteneste: Ulegitimert kr Legitimert etter dokumentasjon inntil kr Møtegodtgjersle for kontrollutvalseiar 2% av ordførarløn, dvs årleg kr Møtegodtgjersle for kontrollutvalsmedlemer 1,5% av ordførarløn, dvs årleg kr Den årlege ordførarløna er pr kr (85% av godtgjersle til stortingsrepresentantar). Budsjettposten opplæring/kurs vart auka med kr for 2016, og SEKOM-sekretariat tilrår at dette vert ståande. Det bør vere rom for at ein eller fleire i kontrollutvalet kan delta på den årlege fagkonferansen som vert arrangert av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) juni 2017, og/eller Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin kontrollkonferanse februar Det har og vore ynskje om å få til ei fylkessamling for kontrollutvala 1-2 år etter valet, men dette er pr i dag ikkje fastsett. Kontrollutvalet i Gulen fekk tildelt nettbrett i 2016, og det vart gitt opplæring i samband med møte 7. mars, og det er difor ikkje sett av noko til inventar/utstyr. Det er elles føreslått små justeringar i budsjettet for kontrollutvalet.