ÅRSMELDING 2016 UTKAST

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I SOGNDAL KOMMUNE ÅRSMELDING 2016 UTKAST

2 Innleiing Kommunelova (KL) kapittel 12 omhandlar internt tilsyn og kontroll samt revisjon. Kommunestyret har det øvste tilsynsansvaret med den kommunale forvaltninga, jfr. KL 76. Kommunestyret vel eit kontrollutvalet til å stå føre det løpande tilsynet med den kommunale forvaltninga, jfr. KL 77. I det politiske organisasjonskartet er kontrollutvalet direkte underlagt kommunestyret og dette medfører at kontrollutvalet har ein uavhengig ståstad i høve til andre politiske og administrative organ. Det er berre kommunestyret som kan instruere kontrollutvalet. Sekretariatet for kontrollutvalet skal vere uavhengig av rådmannen. Etter kommunevalet i september 2015 valde kommunestyret følgjande kontrollutval for perioden haust haust 2019: Hovland Munthe Arnt Leiar H/V/Frp Skaar Anne Nestleiar AP/SP/SV/Krf Volle Geir Medlem AP/SP/SV/Krf Stedje Bjarte Medlem AP/SP/SV/Krf Navarsete Ellen Medlem H/V/Frp Geir Volle og Bjarte Stedje er og representert i kommunestyret. Varamedlemmar i denne perioden er: Lille-Homb Kai 1. vara Krf Sjøholt Randi Marie 2. vara SP Skjeldestad Bjørn 3. vara AP Nondal Jesper 4. vara SV Haukøy Eirin 5. vara AP Ramstad Trude 1. vara V Hatle Håvard 2. vara H Lie Kari 3. vara Frp Anda Louis 4. vara V Kontrollutvalet sitt formål Kontrollutvalet sitt hovudmål er å medverke til at kommunen sine oppgåver vert løyste på ein best mogleg måte i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Kontrollutvalet sine oppgåver er heimla direkte i kommunelova kapittel 12 og i forskrift om kontrollutval fastsett av Kommunal og regionaldepartementet. Gjeldande regelverk trådde i kraft Lovendringa førte til at oppgåver vart presisert og kontrollutvalet fekk nye oppgåver, til dømes selskapskontroll.

3 Lovendringa medførte og ein endring i organisering av kontrollutvalet sitt arbeid. Oppgåvene til kontrollutvalet er i forskrifta delt inn i 5 kapittel: 1 Kapittel 3: Alminnelege reglar om kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver 2 Kapittel 4: Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon 3 Kapittel 5: Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon 4 Kapittel 6: Selskapskontroll 5 Kapittel 7: Særlege oppgåver for kontrollutvalet Tilsyn og kontroll er såleis todelt, der den eine oppgåva rettar seg mot tilsyn med forvaltninga i kommunen, og den andre oppgåva rettar seg mot utføring av revisjonsoppgåvene. Endringane i organiseringa har og medført eit klårare skilje mellom bestilling og utføring av revisjonstenester. Sogn og Fjordane Revisjon IKS Sogndal kommune har ved etablering av Sogn og Fjordane Revisjon IKS (SF Revisjon IKS) forplikta seg til å kjøpe sitt behov for finansielle revisjonstenester av dette selskapet. SF Revisjon er eit interkommunalt selskap der Sogndal kommune har ein eigardel på 9 %. Resten av kommunane i Sogn regionråd (med unntak av Aurland og Lærdal) og Sogn og Fjordane fylkeskommune er og medeigarar i selskapet. Selskapet har vore i drift sidan Kommunen forpliktar seg i følgje selskapsavtalen til å kjøpe tenester vedkomande finansiell revisjon og selskapskontroll av SF Revisjon IKS. Forvaltningsrevisjon skal kjøpast i marknaden. Selskapsavtalen vart sist endra i 2015 som fylgje av at Lærdal kommune meldte seg ut av revisjonsordninga med verknad frå Sekretariat for kontrollutvala I 2008 gjorde kommunestyret vedtak om å inngå avtale om sekretariatsfunksjon med PricewaterhouseCoopers (PwC) med verknad frå Avtalen vart forlenga i 2010 og var gjeldande ut Alle kommunane i Sogn regionråd er med i dette samarbeidet. Det vart i 2013 inngått ny avtale som gjeld fram til Det er i 2016 gjennomført 5 møter i kontrollutvalet i samsvar med oppdragsavtalen med PwC. Det er og gjennomført eit felles kontaktmøte for alle leiarane i kontrollutvala i kommunane som er medlem i Sogn Regionråd. Det er i desember 2016 lyst ut felles anbod for alle kommunane i Sogn Regionråd med sikte på å inngå ny avtale om kjøp av sekretariatstenester frå Dei viktigaste sakene i 2016 I 2016 blei det halde 5 møte i kontrollutvalet, og det blei gjort vedtak i til saman 23 saker. Dei viktigaste sakene har vore:

4 Årsrekneskapen 2015 for Sogndal kommune Kontrollutvalet handsama i sak 8/16 kontrollutvalet si fråsegn til årsrekneskapen for Fråsegna vart lagt ved saka til kommunestyret, og sendt som kopi til formannskapet. Årsmelding for kontrollutvalet for 2015 Kontrollutvalet har som sak 5/16 handsama årsmeldinga for 2015 for kontrollutvalet i Sogndal kommune. Årsmeldinga vart sendt over til kommunestyret til orientering. Overordna analyse og ny plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet har i 2016 utarbeidd ei overordna analyse som grunnlag for ny plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet nytta sekretariatet til å utarbeida den overordna analysen, men utvalet var sjølv sterkt involvert, mellom anna i intervju med alle gruppeleiarane for dei politiske partia, intervju med tillitsvalte og tilsette i kommunen. Den overordna analysen vart ferdigstillt i september og kontrollutvalet vedtok ny plan for forvaltningsrevisjon i sak 18/16. Planen vart sendt over til kommunestyret som vedtok planen i sak 54/16. I kommunestyret vart prioriteringsrekkefølga av planen endra ved at prosjekt nummer 1 og 2 på lista bytta plass. Den prioriterte planen for forvaltningsrevisjon er som fylgjer etter kommunestyret sitt vedtak: 1. Barnevern 2. Kvalitetssystemet til kommunen, samt praktisering av offentleglova og forvaltningslova 3. Interkommunale samarbeid/samarbeid etter vertskommunemodellen 4. Sogndal kommune som arbeidsgjevar (rekruttering, HMS-arbeid, seniorpolitikk m.v) 5. Offentlege innkjøp 6. Spesialomsorg - tilbodet til brukarar innan rus/psykiatri tilbodet til brukarar av tenester for PU etter omlegging av tenestene på området Kontrollutvalet har i 2016 gått gjennom tertialrapportane som er framlagt av kommunen og konstaterer at kommunen har god økonomisk styring og kontroll over verksemda si. Kontrollutvalet har bede administrasjonen om ei rekke orienteringar gjennom året. Kontrollutvalet har mellom anna fått: - orientering om resultat av brukarundersøking for brukarar med store pleie- og omsorgsbehov - orienteringar i fleire møte knytt til situasjonen i Sogn Barnevern - orientering om framdrift og kvalitetssikring av utbygginga av SHOS, mellom anna kva system ein har for å sikre kontroll på teknisk kvalitet, samt kostnadskontroll - orientering om framdrift og kvalitetssikring av utbygginga av Fjordstien - orientering om internkontrollsystemet til kommunen

5 Spørsmål om kommunen si sakshandsaming knytt til grunnlag for utskriving av eigedomsskatt Dette er ei sak som skapte mykje negativ merksemd for Sogndal kommune i Kontrollutvalet handsama saka mellom anna på grunn av spørsmål frå rådmannen, men og spørsmål frå Sogndal Venstre og Sogndal Høgre. Saka har vore i kontrollutvalet fire gongar i løpet av året. Kontrollutvalet gjorde i juni 2016, sak 13/16 eit vedtak der kontrollutvalet sin konklusjon var på at prosessen rundt fastsetting av grunnlag for utskriving av eigedomsskatt ikkje hadde vore gjennomført i samsvar med beste praksis, eller med kommunen sine vedtekter. Kontrollutvalet konkluderte med at dette var kritikkverdig og at ein må ta lærdom av det som har skjedd og syte for ein betre oppfølging av kommunen sine eigedomsskattevedtekter neste gong ein set i gang ei større taksering. Forvaltningsrevisjon Etter forskrift om kontrollutval skal kontrollutvalet årleg gjennomføra forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet hadde ikkje midlar i 2016 til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i samsvar med kravet. Budsjett for 2017 Kontrollutvalet handsama i sak 17/16 budsjettframlegg for 2017 på kontroll- og tilsynsområdet i kommunen. Budsjettframlegget var delt i tre delar; kontrollutvalet, sekretariatet og kjøp av revisjonstenester knytt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet sitt vedtak vart sendt over til kommunestyret til vidare politisk handsaming. Endeleg budsjett på kontroll- og tilsynsområdet vart i utgangspunktet redusert i forhold til innstillinga frå kontrollutvalet, men kommunestyret vedtok i budsjettmøtet i desember at det skulle finnast midlar i 2017 til å gjennomføre forvaltningsrevisjon av Sogn Barnevern. For øvrige saker viser kontrollutvalet til møtebøkene.