1. Samandrag. Trude Knutzen Knagenhjelm, Grethe Husevåg Strømmen, og Odd Ivar Kalland. Deltakarar frå Fylkesmannen:

Transkript

1 Rapport frå forvaltningskontroll Kommune: Solund kommune Kontrolldato: Saksnummer.: 2016/1720 Rapportdato: Deltakarar frå kommunen: Sakshandsamar: Astrid Sandvik Leiar plan og utvikling: Terje Drengenes Sakshandsamar: May-Sissel Trovåg Strand (opningsmøte og gardskart) Administrasjonssjef: Erik Askeland (sluttmøtet) Deltakarar frå Fylkesmannen: Trude Knutzen Knagenhjelm, Grethe Husevåg Strømmen, og Odd Ivar Kalland Kontrollomfang: a. Søknader om produksjonstilskot i jordbruket, tilskot til avløysing ferie og fritid med søknadsfrist januar og august b. Regionalt miljøprogram (RMP) for c. Ajourhald gardskart. d. SMIL for 2015 e. Delegeringsreglementet som vi fekk tilsendt i forkant av kontrollen 1. Samandrag Vårt inntrykk er at Solund kommune har god oversikt over dei føretaka som søkjer om produksjonstilskot, tilskot til RMP og SMIL. Sakshandsamaren har lang og brei erfaring, og kjenner dei lokale tilhøva innan næringa godt. Dette gjev låg risiko for feil utbetaling av tilskot. Mesteparten av tilskotsforvaltninga innan jordbruk er lagt til ein tilsett som har ansvar for mange ulike ordningar med til dels stor arbeidsmengde og betydelege økonomiske tilskot. Rutinar og praksis i sakshandsaminga ber til dels preg av at sakshandsamar tidlegare har vore leigd inn av kommunen i 20 % stilling. Frå er ho tilsett i 50 % stilling i kommunen og vi har tru på at dette vil føre til at landbruksområdet vert meir integrert i kommunen si forvaltning. Kommunen er no i rute med ajourhald av gardskart. Kommunen har forvaltningsoppgåver for betydelege økonomiske virkemidlar i landbruket med eit omfattande regelverk og stor saksmengd. Det er viktig at kommunen set av nok ressursar til dette arbeidet. Delegeringsreglementet vart diskutert. Fylkesmannen meinte at det ikkje var samsvar mellom delegert mynde i reglementet og etablert praksis, der sakshandsamar fattar vedtak.

2 Vi gjekk gjennom praksis for dei aktuelle ordningane for kontrollen. Kontrollen avdekka nokre svakheiter i kommunen si forvaltning og vi gjorde funn i form av fire avvik og to merknader. Avvik er eit brot på regelverket (forskrift, instruks mm). Merknader er forbetringsområde. Avvik 1: Avkorting i søknader om produksjonstilskot og RMP er ikkje utført eller dokumentert vurdert Avvik 2: Det er gjort vedtak som ikkje er i tråd med delegeringsreglementet for Solund kommune Avvik 3: Vedtak utan opplysning om klagerett. Gjeld både PT og RMP. Ved avslag av RMPsøknad vert det ikkje sendt vedtaksbrev til søkjar Avvik 4: SMIL-søknadar inneheld ikkje obligatoriske vedlegg Merknad 1: Mangelfull dokumentasjon av endringar i søknadsskjema for produksjonstilskot Merknad 2: Søknader om produksjonstilskot er ikkje registrert i kommunen sitt arkiv 2. Funn og konklusjonar på dei kontrollerte ordningane A. Søknader om produksjonstilskot i jordbruket, tilskot til avløysing ferie og fritid med søknadsfrist januar og august 2015, og søknader om RMP-midlar i august Avvik 1: Avkorting i søknader om produksjonstilskot og RMP er ikkje utført eller dokumentert vurdert. I samtale og framlagt dokumentasjon såg vi på kommunen sin praksis med å vurdere avkorting ved eventuelle feil i søknadane på produksjonstilskot og RMP. Kommunen har ikkje praktisert avkorting eller dokumentert at avkorting er vurdert i slike saker. Krav i regelverket Kommunen skal vurdere avkorting i alle tilfelle der føretak har gitt feilopplysningar som kunne ha ført til urettmessig meirutbetaling av tilskot, jf. 12 i forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket, og 17 i forskrift om miljøtiltak for landbruket i Sogn og Fjordane. Dette er omtala i rundskriv , kap Avkorting. Vurdering av fakta mot regelverk Under kontrollen fann vi at kommunen ikkje har avkorta eller dokumentert vurdering om avkorting ved feilopplysningar i søknad om produksjonstilskot og RMP-tilskot. Dette er in strid med regelverket. Konklusjon med korrigerande tiltak Kommunen må endre sin praksis og rutinar i tråd med forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 11 og 12, forskrift om miljøtiltak for landbruket i Sogn og Fjordane 17 og rundskriva og Kommunen skal vurdere avkorting i alle tilfelle der føretak har gitt feilopplysningar som kunne ha ført til urettmessig meirutbetaling av tilskot. Kommunen skal også dokumentere at slik vurdering er gjort. Avvik 3: Vedtak utan opplysning om klagerett. Gjeld både PT og RMP. Ved avslag av RMP-søknad vert det ikkje sendt vedtaksbrev til søkjar. I samtale og gjennomgang av dokumentasjon såg vi på kommunen sin praksis med handsaming av RMP og PT- søknader. I kommunen sitt vedtaksbrev om produksjonstilskot vert det ikkje opplyst om klagerett, og ved avslag av RMP-søknad vert det ikkje sendt vedtaksbrev til søkjar.

3 Krav i regelverket Når kommunen fattar vedtak om produksjonstilskot og RMP-tilskot er det eit enkeltvedtak ifølge rundskriv , punkt 10.1 og viser til forvaltningslova 2 første ledd bokstav b. Enkeltvedtak kan påklagast jf. forvaltningslova 28 og ifølgje 27 skal det ved enkeltvedtak opplysast om klagerett, klagefrist og klageinstans. Når ein søknad vert avslått eller avvist, skal vedtaksbrev sendast så raskt som mogeleg frå kommunen jf. rundskriv , Forvaltningsrutiner for regionale miljøtilskudd. Vurdering av fakta mot regelverk Kommunen sin praksis med å gjere vedtak utan at det er opplyst om høve til å klage er ikkje i tråd med lover og rundskriv. Kommunen sin praksis med å ikkje sende vedtaksbrev om avslag av RMPsøknader er ikkje i tråd med retningsliner i rundskriv. Konklusjon og korrigerande tiltak Kommunen må endre sin praksis i tråd med forvaltningslova og rundskriv, og i vedtak om produksjonstilskot opplyse søkjar om høve til å klage. Ved avslag på RMP-søknader skal kommunen sende vedtaksbrev til søkjar med opplysning om høve til å klage. Merknad 1: Mangelfull dokumentasjon av endringar i søknadsskjema for produksjonstilskot. I nokre konkrete saker manglar det dokumentasjon i WESPA på endringar som er gjort i søknadsskjema. Krav Ved endring av opplysningar i søknadane skal endringar i søknadsskjema forklarast i kommentarfeltet i WESPA, jamfør rundskriv punkt Konklusjon Kommunen må endre praksis og forklare kvifor endringar i søknadsskjemaet er gjort. Dette skal registrerast i kommentarfeltet på den enkelte søknad i WESPA. Merknad 2: Søknader om produksjonstilskot er ikkje registrert i kommunen sitt arkiv. Kommunen opplyste at ingen søknader om produksjonstilskot vert journalført og arkivert i kommunen sitt arkiv. Dei er berre registrert i WESPA. Krav WESPA stettar ikkje krava til offentleg arkivsystem og kommunen må difor syte for tilfredstillande system i tråd med arkivlova, jamfør rundskriv , punkt Konklusjon Kommunen må endre praksis og registrere søknader om produksjonstilskot inn i kommunen sitt offentlege arkiv. B. SMIL Avvik 4: SMIL søknadar inneheld ikkje obligatoriske vedlegg. I samtale og gjennomgang av dokumentasjon såg vi på kommunen sin praksis med informasjon om SMIL-ordninga, praksis ved handsaming av SMIL-søknader og kontroll ved utbetaling av tilskot. Det vart opplyst og var døme på at søknadar kan mangle obligatoriske vedlegg, som t.d. kart og skildring av kulturminne, biologiske verdiar, areal med risiko for tap av jord og næringsstoff og andre tilhøve

4 av miljømessig interesse. Kommunen har ikkje praktisert innhenting av slik dokumentasjon der den har mangla. Krav i regelverket Eit grunnvilkår for å kunne søke på ordninga er at kulturminne, område som er viktige for biologisk mangfald, areal med risiko for tap av jord og næringsstoff og andre forhold av miljømessig betyding skal være kartfesta og skildra, jf. Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 3. Vurdering av fakta mot regelverk Kommunen sin praksis med å sjå bort frå manglar ved søknader er ikkje i tråd med forskrift. Med sin praksis med manglande vilkår i vedtaksbreva, nyttar ikkje kommunen regelverket slik det er meint for at tiltaka vert moglege å kontrollere. Konklusjon og korrigerande tiltak Kommunen må endre sin praksis og rutinar i tråd med 3 i Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket. C. Ajourhald gardskart. Kommunen orienterte om sine rutinar med ajourhald av gardskart. Vi fekk opplyst at det er eit godt samarbeid mellom landbruk og teknisk på kartarbeidet. Status for AR5 frå Nibio viser at eigenprodusert jordregister til landbruksregister sist vart gjort i 2011, og det har ikkje vore innrapportert kontinuerleg ajourhald før 30. mai Etter det siste ajourhaldet meinar kommunen at dei er komme i rute med periodisk ajourhald, og opplysningane skal vere oppdatert til søknadsomgangen i august Regelverk: Rundskriv 27/2012 «Gårdskartprosessen og videre ajourhald av arealdata i kart og Landbruksregisteret etter gårdskartprosessen». Konklusjon Det er ingen avvik eller merknad på ajourhald av gardskart. D. Delegeringsreglementet Avvik 2: Det er gjort vedtak om produksjonstilskot som ikkje er i tråd med delegeringsreglementet for Solund kommune. Kommunestyret har delegert mynde til administrasjonssjefen i vedtak som er endra sist Administrasjonssjefen kan vidaredelegere sitt mynde gjennom intern delegering etter administrativt delegeringsreglement. Krav i regelverket Kommunelova 6 og forvaltningspraksis knytt til denne bestemmelsen. Vurdering Ut i frå framlagt delegeringsreglement og samtalen under kontrollen kan vi ikkje finne at administrasjonssjefen har delegert vidare avgjerdsmynde til sakshandsamar for landbrukssaker. Konklusjon og oppfølging

5 Sakshandsamar for landbrukssaker har ikkje mynde til å fatte vedtak om produksjonstilskot. For å unngå at det vert fatta ugyldige vedtak på landbruksområdet er det behov for ein gjennomgang av delegeringsreglementet. 3. Grunnlag for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at statlege midlar vert brukte og forvalta i samsvar med føresetnadane. Det betyr at fylkesmannen kan gjennomføre kontroll med kommunen si tilskotsforvaltning, og då med utgangspunkt i Reglement for økonomistyring i staten, sjå 15, jf. 14 særleg bokstav f som pålegg oss å kontrollere følgjande: «økonomistyringen er organisert på en forsvarleg måte og utføres i samsvar med gjeldende lover og regler». Dei ulike tilskotsordningane har eigne forskrifter med praktiseringsrundskriv som det vert synt til, for ajourhald av gardskart finst det også eige rundskriv. Kommunen skal forvalte tilskota i tråd med forskrift og rundskriv for den enkelte ordning. Dette er å sjå på som instruksar som kommunane er ansvarleg for å følgje. Kontrollen skal sjå etter at kommunen etterlever desse instruksene. Formålet med kontrollen er også å hjelpe kommunen med kvalitetssikring og eventuell kvalitetsforbetring av tilskotsforvaltninga og å avdekke eventuelle behov for opplæring på området. 4. Gjennomføring av kontrollen Kontrollen vart avtalt per e-post og varsla i brev til kommunen. Der opplyste vi om bakgrunn og omfanget for kontrollen, og praktiske tilretteleggingar. Vi bad også om å få tilsendt kommunen sitt delegeringsreglement. Frå Fylkesmannen deltok Trude Knutzen Knagenhjelm, Grethe Husevåg Strømmen og Odd Ivar Kalland. Frå Solund kommune deltok sakshandsamar for landbruk Astrid Sandvik og leiar for plan og utvikling Terje Drengenes på heile kontrollen, og May-Sissel Trovåg Strand på opningsmøte og gardskartdelen av kontrollen. Administrasjonssjef Erik Askeland deltok på sluttmøte. Kontrollen føregjekk ved intervju og gjennomgang av dokumentasjon av søknader om produksjonstilskot, RMP og SMIL, både på papir og elektronisk, og det vart henta ut rapportar frå sakshandsamarsystema. I samsvar med fylkesmannen sine risikovurderingar vart hovudvekta av kontrollen lagt på arealtilskot, beiteordningar, kommunen sine kontrollar i tillegg til retting av søknader. Det vart utforma og godkjent ein førebels rapport på sluttmøtet av kontrollen. 5. Generelt om landbruksforvaltninga i kommunen Solund kommune har dei siste åra leigd eksterne tenester tilsvarande 20 % stilling til forvaltning av landbrukssaker i kommunen. Frå har kommunen tilsett sakshandsamar på landbrukssaker i 50 % stilling. Det er om lag 30 føretak som søkjer om produksjonstilskot i kommunen og det vert betalt ut vel 4,5 mill. kroner i tilskot pr. år. I tillegg vert det utbetalt ca kroner i RMP-tilskot og rundt kroner i SMIL-tilskot pr. år.

6 Solund kommune har tidlegare hatt forvaltningskontroll i 2008 og Begge omfatta produksjonstilskot med tillegg av RMP-ordninga i Då vart det ført ein merknad for manglande dokumentasjon på endringar i søknadsskjema for produksjonstilskot, og manglande arkivering av søknader om produksjonstilskot. Dette omhandla same funn som er knytt til merknader 1 og 2 i 2016-kontrollen. Vi viser elles til den generelle vurderinga i samandraget. Førde Trude Knutzen Knagenhjelm Grethe Husevåg Strømmen Odd Ivar Kalland