Resultatet av systemtilsynet ble at det ikke ble avdekket avvik i forhold til krav iht. lovgivningen i tjenesten.

Transkript

1 Byrådssak 119/17 Melding om statlige systemtilsyn med sosialtjenesten i 2016 KJMD ESARK Hva saken gjelder: Byrådet legger frem melding om statlige systemtilsyn med sosialtjenesten i Meldingen informerer om hva som er tema for tilsynene, forbedringsområder og oppfølging av tilsynene. Meldingen er avgrenset til systemtilsyn. Fylkesmannen utfører også et individ- eller punktbasert tilsyn. Meldingen omfatter ikke slike tilsyn, da disse tilsynene også behandler personopplysninger (jfr. den lovpålagte taushetsplikten). Meldingen omfatter kun sosialtjenesten da det ikke har vært gjennomført statlige systemtilsyn med andre enheter under byrådsavdelingen for sosial, bolig og inkludering sitt ansvarsområde. Fylkesmannen forhåndsvarsler systemtilsynene slik at kommunene har anledning til å kvalitetssikre egen praksis i forkant av tilsynene. Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering har en egen retningslinje under utarbeidelse for fylkesmannens systemtilsyn. Retningslinjen skal sikre og beskrive dagens praksis hvor tjenestene og byrådsavdelingen forbereder tilsynene best mulig, lærer av egne forberedelser, sørge for at lovkrav oppfylles og dersom mulig, korrigere evt. avvik umiddelbart og før tilsynene finner sted. Fylkesmannen i Hordaland skal føre tilsyn med kommunen sitt ansvar for de sosiale tjenestene etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven) 9. Fylkesmannen gjennomførte 1 systemtilsyn i Dette omhandlet et systemtilsyn med sosialtjenesten i Fana bydel Økonomisk stønad og opplysning råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Resultatet av systemtilsynet ble at det ikke ble avdekket avvik i forhold til krav iht. lovgivningen i tjenesten. Fylkesmannen gjennomførte også et systemtilsyn i 2015 og et i 2014 med avvik som ble lukket først i Disse omhandlet sosialtjenesten i Arna bydel med tema Økonomisk stønad og opplysning råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år og tilsyn med sosialtjenesten i Ytrebygda bydel (påbegynt i 2014) - Hvordan Bergen kommune ivaretar sin plikt til å tildele midlertidig bolig til personer som står uten bolig. Formålet med fylkesmannens tilsyn er å fremme rettsikkerhet og kvalitet i sosialtjenestene. Tilsynene er derfor svært nyttige for kommunenes kvalitetsarbeid. Det medfører en grundig gjennomgang av virksomhetenes styring og praksis på områdene som er gjenstand for tilsynene. De bidrar også med god læring for ansatte og ledelse som er direkte involvert i tilsynene, og som regel munner det ut i kvalitetssikring på temaene ved alle sosialtjenestene i Bergen. Byrådsavdelingen for sosial, bolig og inkludering gjennomfører også minst et årlig møte med fylkesmannens avdeling som har ansvaret for sosialtjenesteområdet, for å kvalitetssikre tjenestenes forvaltningspraksis og gi tilbakemeldinger på fylkesmannens klagesaksbehandling og tilsyn med tjenestene. 1

2 Byrådet vil understreke viktigheten av arbeidet med systemtilsyn med høy kvalitet, slik at risiko for avvik ved tilsyn reduseres, tilsynene medfører læring for alle de involverte og at tilsynene fortsetter å være et nyttig virkemiddel i tjenestenes kontinuerlige kvalitetsarbeid. Byrådet vil samtidig understreke at enhetene, etatene og staben i Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering uavhengig av tilsynene, kontinuerlig har fokus på arbeidet med kvalitet og oppfyllelse av lovkrav og faglige standarder i sine tjenester. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Meldingen legges frem for bystyret med hjemmel i byrådets fullmakter 2.7 pkt. a) og c): Byrådet skal jevnlig informere og rapportere til bystyrets organer om: a) sitt arbeid innenfor de områder hvor byrådet er delegert beslutningsmyndighet og c) oppnådde resultater og avvik på mål, strategier og tjenesteproduksjon. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Bystyret tar «Melding om statlige systemtilsyn med sosialtjenesten», til orientering. Dato: 14. mars 2017 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Harald Schjelderup byrådsleder Erlend Horn byråd for sosial, bolig og inkludering Vedlegg: Oversikt over Fylkesmannens systemtilsyn ved BSBI 2

3 Saksutredning: Generelt om gjennomføring av systemtilsyn Saken gjelder melding til bystyret om det statlige systemtilsynet med sosialtjenestene i 2016 samt lukkede avvik i 2016 som omhandlet systemtilsyn i 2015 og Meldingen er avgrenset til systemtilsyn. Fylkesmannen utfører også et individ- eller punkttilsyn. Meldingen omfatter ikke slike tilsyn, da disse tilsynene også behandler person-opplysninger (jfr. den lovpålagte taushetsplikten). Når det gjelder systemtilsynene, har Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering god og lang praksis på håndtering av tilsyn, og jobber nå med å utarbeide en retningslinje som viser hvordan slike tilsyn skal håndteres, hvilke oppgave og ansvarsfordeling som skal gjelde. Kommunen forhåndsvarsles om alle systemtilsyn minst 6-8 uker før et slikt tilsyn finner sted. Varslet gir dato for tilsynet, ber virksomheten om å sende inn dokumentasjon som er relevant for tilsynet, samt en oversikt over organisasjon og ansatte. På bakgrunn av denne informasjonen, velger fylkesmannen ut ansatte og ledere som skal intervjues i forbindelse med tilsynet, og ber tjenesten gjøre klar aktuelle klientjournaler. Dagene for selve tilsynet starter med et åpningsmøte hvor fylkesmannen gjennomgår formålet med og tema for tilsynet. I tillegg intervjues intervjuobjektene, og klientmapper og journaler gjennomgås med henblikk på formålet med tilsynet. Tilsynet avsluttes ved at fylkesmannen inviterer alle involverte i tilsynet til et sluttmøte, der man muntlig redegjør for sine funn, og ber om evt. umiddelbare kommentarer på disse. Etter noe tid mottar kommunen fylkesmannens utkast til rapport fra tilsynet, med mulighet til å kommentere innholdet. Dersom fylkesmannen ikke avdekker avvik, avsluttes tilsynet med denne (endelige) rapporten. I de tilfellene hvor fylkesmannen avdekker avvik, får virksomhetene en tidsfrist på å dokumentere hvordan avvikene skal lukkes. Dersom fylkesmannen er tilfreds med virksomhetens svar avsluttes tilsynet. I motsatt fall etterspør fylkesmannen ytterligere forbedringstiltak og dokumentasjon på dette før de avslutter tilsynet. Fylkesmannen gjennomførte 1 systemtilsyn med sosialtjenesten i 2016 i Bergen kommune og dette ble gjennomført uten avvik iht. krav i lovgivningen. Tilsyn med sosialtjenesten i Fana bydel Tema for tilsynet var økonomisk stønad og opplysning råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år. Det ble særlig lagt vekt på om kommunen sikrer brukermedvirkning, at tjenestene er tilgjengelige og at søknader om økonomisk stønad blir behandlet i samsvar med lovens krav (under dette krav til individuell vurdering) Det ble ikke påpekt avvik under tilsynet. Rapporten etter tilsynet er offentlig tilgjengelig på og Tilsyn med sosialtjenesten i Ytrebygda bydel (2014) Tema for tilsynet var hvordan Bergen kommune ivaretar sin plikt til å tildele midlertidig bolig til personer som står uten bolig. Tilsynet omfattet tildeling av midlertidig bolig, herunder hvordan adgang til å søke om midlertidig bolig gjøres kjent, sikring av forsvarlig saksbehandling og at det skaffes plass i slik bolig. At tilbudet har forsvarlig standard, herunder at boligen skal fylle kravene til hva som skal forstås som midlertidig bolig mht. innhold i tilbud og organisering samt overgang fra midlertidig til varig bolig, herunder at kommunen bistår med anskaffelse av varig botilbud. Det ble funnet 1 avvik. Bergen kommune ved NAV Ytrebygda kan ikke alltid tilby midlertidig bolig tilpasset individuelle behov. Dette er avvik fra Sosialtjenesteloven 27, jamfør 5 i samme lov, samt internkontrollforskriften 4 g og h. Fylkesmannen skriver at avviket bygger på: Bergen kommune inngår avtaler og legger alle rammene for kapasitet og kvalitet på de 3

4 midlertidige botilbudene som Nav Ytrebygda benytter. Kapasiteten er generelt knapp. Jevnlig oppstår det situasjoner der Nav Ytrebygda ikke har et egnet midlertidig bosted å tilby, og en må da be noen klienter om å finne et sted selv. Noen får penger i stedet for bosted. Dette gjelder ungdom som ikke har et kjent, etablert rusmisbruk. Det gjelder også for personer som har behov for bo-oppfølging. Det er flere eksempler (vedtak) på at personer har fått penger i stedet for naturalytelse (bosted). Det er ikke registrert (eller meldt som avvik) hvor ofte personer blir bedt om å finne et sted å bo selv, selv om de etter loven tilfredsstiller kriteriene for å ha rett til et midlertidig bosted. Flere brukere har dårlig bo-evne og behov for tettere bo-oppfølging enn det som er mulig å få eller gi ved flere av de midlertidige botilbudene som benyttes i dag. Dette gjelder botilbud uten bo-oppfølging. Svar for å korrigere avvik (2015): Det har de siste årene vært satset på et boligprogram med etablering av 400 nye boliger til vanskeligstilte, 269 boliger var tatt i bruk ved årsskiftet. Det har blitt etablert 14 leiligheter i Merkurveien og ytterligere 11 boliger snart innflytningsklare i Merkurveien. Dette for målgruppen rusmiddelavhengige som er klar for rehabilitering. Det er blitt etablert en egen resultatenhet Sosiale botjenester i 2014 med primæroppgave å følge opp vanskeligstilte i kommunale boliganlegg. Det er blitt etablert en tildelingsgruppe for tildeling av kommunale boliger hvor det er med representanter fra Etat for sosiale tjenester og Etat for psykisk helse og rustjenester. BSBI påbegynte i 2015 en gjennomgang av alle avtaler med private leverandører av botilbud med og uten døgntilsyn, samt en gjennomgang av behov og ressursbruk på området. Målet med gjennomgangen er å fremskaffe flere differensierte botilbud gjennom utlysning og inngåelse av avtaler med aktuelle leverandører. Etter etterspørsel fra Fylkesmannen om status for utlysning meldte Bergen kommune tilbake i 2016 at det i 2015 var en nedgang i bruk av midlertidige botilbud og tilstrekkelig kapasitet i forhold til behovet. Dette er vurdert som en naturlig følge av at det blir etablert flere kommunale boliger til vanskeligstilte og det blir satset ressurser på booppfølging for å sikre at den enkelte beholder sin bolig. Det vil i 2016 etableres botilbud på Grunnane for rusavhengige kvinner og i Merkurveien for rusavhengige som kommer ut fra institusjon. I Nyhavnsvei etableres booppfølgings ressurser knyttet til boliger til vanskeligstilte. Det er et mål og ønske om at behovet for midlertidig botilbud skal gå ytterligere ned, og at akutte behov skal løses med tilbud som holder en tilfredsstillende kvalitet. Utlysning og inngåelse av avtaler med aktuelle leverandører av botilbud er planlagt gjennomført før eller etter sommeren Tilsynet Ved sosialtjenesten i Ytrebygda ble lukket i februar Tilsyn med sosialtjenesten i Arna bydel (2015) Tema for tilsynet var tjenestene økonomisk stønad og opplysning råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år. Tilsynet omhandlet om kommunen sikrer brukermedvirkning, at tjenestene er tilgjengelige og at søknader om økonomisk stønad blir behandlet i samsvar med lovens krav (under dette krav til individuell vurdering). Det ble funnet 1 avvik. Fylkesmannen skriver følgene: Nav Arna sosialtjeneste har ikke felles, omforent praksis for kartlegging ved søknader om økonomisk stønad og opplysning, råd og veiledning fra personer mellom 17 og 23 år. Det er heller ikke avklart på hvilken måte dette skal dokumenteres. Avvik fra: Sosialtjenesteloven 4, 17,18 og 19, 41, jf. 5 jf. internkontrollforskriften 4 c), g) f) og forvaltningsloven 24 og 25. Avviket bygger på: Ledelsen har ikke gitt føringer for hva praksis skal være ved kartlegging og journalføring. Enkelte saksbehandlere bruker verktøy for kartlegging, men disse verktøyene er ikke gjort kjent for alle. Opplæring av nyansatte er mangelfull når det gjelder kartlegging. Det er ikke fastsatt hvordan avdelingsledere skal følge med på om opplæringen er tilstrekkelig. 4

5 Av intervju går det frem at samtaler med klienter blir gjennomført. Foruten økonomiske forhold, er det ikke klart hva som skal undersøkes som grunnlag for videre saksbehandling. Stikkprøver i journaler og saker under tilsynet viser at med få unntak, er det ikke dokumentert at bruker sin helhetlige situasjon er kartlagt. Saksbehandlers vurderinger er i liten grad dokumentert. Det er ikke vurdert hvilke tiltak som er nødvendig å sette inn for å sikre kartlegging av sakene i situasjonen som har vært med svært høyt fravær ved kontoret. Ledelsen ved kontoret har ikke fastsatt praksis for melding og håndtering av avvik. Det er ikke klart for alle saksbehandlere hva som er avvik. Leder ved kontoret har avdekket mangelfull kartlegging av sakene. Det er foreløpig ikke satt inn tiltak for å rette. Svar for å korrigere avvik (februar 2016): Som tiltak for å rette opp i grunnlaget for avviket har Bergen kommune ved NAV Arna utarbeidet en tiltaksplan. Planen omfattet iverksatte tiltak, løpende tiltak og planlagte tiltak. Kontoret har arbeidet systematisk med å utarbeide strategien for det videre arbeidet og med iverksettelsen av flere av tiltakene. Fra tiltaksplanen fremgår det at Bergen kommune ved NAV Arna innfører en fast ordning med at kontoret gjennomfører halvårlige interne revisjoner. Revisjonene vil omfatte flere tjenester og målgrupper enn temaet for tilsynet. Første systematiske revisjon er planlagt våren Fylkesmannen tok opplysningene til orientering og ba om tilbakemelding med rapport om resultater fra gjennomført systematisk revisjon våren Basert på tilbakemeldingen ville det bli vurdert om tilsynet kunne avsluttes. Svar for å korrigere avvik etter gjennomført systematisk revisjon (mai 2016): Etat for sosiale tjenester har hatt jevnlig dialog med NAV Arna om tiltak ved kontoret, blant annet om de tiltakene som er iverksatt for å rette opp i grunnlaget for avviket. Etaten har vurdert at disse tiltakene har vært tilstrekkelige og hensiktsmessige for å rette opp de påviste manglene ved styringen. Tiltakene inngår nå som en del av den organiserte styringen av kontoret. Etaten har vurdert at grunnlaget for avviket er rettet opp, og at styringen av kontoret er god. Redegjørelse fra NAV Arna angående kontorets gjennomføring og evaluering av tiltak fra tidligere presenterte tiltaksplan var vedlagt oversendt svar fra etaten. Tilsynet ble lukket i juni Sammenfatning/vurdering Fylkesmannens systemtilsyn med Bergen kommune i 2016 omfatter altså ett tilsyn som startet i 2014, et startet i 2015 og et fra Resultatet viser at kommunen jobber aktivt med å lukke avvik. Formålet med fylkesmannens tilsyn er å fremme rettssikkerhet og kvalitet i sosialtjenestene. Tilsynene er derfor svært nyttige for kommunens kvalitetsutviklingsarbeid. Det medfører en grundig gjennomgang av virksomhetenes styring og praksis på områdene som er gjenstand for tilsynene. De bidrar også med god opplæring for ansatte og ledelse som er direkte involvert i tilsynene, eller i tilgrensende enheter og etater. Oppfølging av kvalitetsarbeidet innen sosialtjenestene i Bergen pågår kontinuerlig og systematisk og det gjennomføres møter med fylkesmannens stab med ansvar for sosialtjenestene. Også her har en fokus på arbeidet med kvalitet og oppfyllelse av lovkrav og faglige standarder i sine tjenester (jfr. egne kvalitetsutvalg på alle nivåer i organisasjonen). 5