Vedlegg 1: Komite for fullmakter og politisk styringssystem: ansvarsområder og arbeidsoppgaver - Status og opplegg for videre gjennomgang av oppgaver

Transkript

1 Vedlegg 1: Komite for fullmakter og politisk styringssystem: ansvarsområder og arbeidsoppgaver - Status og opplegg for videre gjennomgang av oppgaver Komite for fullmakter og politisk styringssystem: ansvarsområder og arbeidsoppgaver Komiteen har følgende oppgaver: a) Behandler og innstiller til bystyret i saker som omhandler politisk og administrativ fullmakts - og styringsstruktur b) Behandler og innstiller til bystyret i saker som omhandler reglement for bystyrets organer c) Behandler og innstiller til bystyret i saker og spørsmål knyttet til lokaldemokrati og kommunal styringsform d) Behandler og innstiller til bystyret i saker og spørsmål knyttet til evalueringer av det politiske styringssystemet e) Følge opp bystyrekomiteenes arbeid med politisk tilsyn og kontroll og årlig vurdere hvordan det politiske tilsynet fungerer f) Behandler og beslutter i saker vedrørende folkevalgtopplæring g) Behandler og innstiller til bystyret i saker som tar opp mål og strategier for det politiske engasjementet som bystyret og bystyrets organer skal ha i regionalt og internasjonalt samarbeid Til punkt a) Behandler og innstiller til bystyret i saker som omhandler politisk og administrativ fullmakts - og styringsstruktur. I forrige valgperiode ble følgende deler av fullmaktene gjennomgått: a) Fullmakter for bystyrets organer

2 Bystyrets oppgaver ble sluttbehandlet i bystyret i september 2015 (B-sak 234/15 ) b) Byrådets fullmakter Byrådets fullmakter ble sluttbehandlet i bystyret i desember 2013 (B- sak 294 og ) c) Budsjettfullmakter Det ble foretatt flere endringer i byrådets budsjettfullmakter i forrige periode og de ble sist justert i juni 2014 (B-sak ) d) Bystyrets budsjettfullmakter på investeringssiden ble revidert i juni 2014 (B-sak ) Følgende deler gjenstår: a) Bystyrekomiteenes fullmakter. b) Reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet og for innstillingsrett skal behandles av bystyret innen 31. desember året etter at bystyret ble konstituert. c) Bystyret behandler en gang hver valgperiode egen sak om videredelegering av fullmakter fra byrådet til enkeltbyråder. Andre gjenstående oppgaver: Lage en samlet oversikt over alle fullmaktsbestemmelser, rapporteringsordninger og reglementer Lage et system for vedlikehold, oppdatering og videreutvikling av fullmakter og reglementer Bystyret ba i sak om at: Byrådet bes utarbeide en egen sak som angir hvilken status ulike planer/plantyper har og hvilken behandlingssyklus det bør være for de ulike plantypene, fra overordnet kommuneplan til fagplaner og områdeplaner av ulike slag denne er enda ikke kommet. Til punkt b - Behandler og innstiller til bystyret i saker som omhandler reglement for bystyrets organer Bystyret har så langt behandlet og vedtatt følgende reglementer Reglement for bystyret (B-sak ) Reglement for bystyrekomiteene B-sak )

3 Reglement for godtgjørelse av folkevalgte (B-sak ) Følgende reglementer gjenstår å behandle: Reglement for forretningsutvalget Reglement for ordfører, varaordfører, komiteledere og nestledere og AU-medlemmer Reglement for valgstyret, klagenemnden og kontrollutvalget Reglement om habilitet, frivillig registrering, representasjon, innsynsrett Til punkt c) Behandler og innstiller til bystyret i saker og spørsmål knyttet til lokaldemokrati og kommunal styringsform På dette punktet ligger det ikke inne noen konkrete bestillinger» Til punkt d) Behandler og innstiller til bystyret i saker og spørsmål knyttet til evalueringer av det politiske styringssystemet På dette området er det ikke bestillinger og heller ingen saker planlagt og underveis som går direkte på selve styringsformen. Bystyret ba imidlertid under behandlingen av B-sak om følgende: «3. Bystyret ber om at det gjennomføres en ekstern utredning av Bergen kommune sin tilsyn og kontrollvirksomhet"» I den etterfølgende fortolkning av pkt. 3 i bystyrets vedtak, la forretningsutvalget til grunn at det måtte følges opp med en bestilling av en bred gjennomgang av Bergen kommunes tilsynsvirksomhet, basert på følgende: «Pkt. 3 foreslås fulgt opp med en bestilling til eksterne om å gjennomføre en undersøkelse og å utarbeide en rapport om tilsyns- og kontrollarbeidet i Bergen kommune. Tidslinjen for en slik undersøkelse og rapport må være at den foreligger i 4. kvartal 2010/1.kvartal 2011 slik at en kan ha en bred politisk gjennomgang før overgangen til ny valgperiode. På grunnlag av de siste års diskusjoner og gjennomganger av tilsyns- og kontrollvirksomheten i Bergen kommune, ønsker bystyret nå å få en bred gjennomgang av a. hvordan tilsyns- og kontrollvirksomheten fungerer sett i lys av mål, lovverk og egenbestemmelser og oppfølgingen av ECON-rapport gjennom bystyrets egne vedtak b. om Bergen kommune har en hensiktsmessig dimensjonering, organisering og arbeidsdeling mellom de ulike organer som driver med tilsyn og kontroll

4 c. om Bergen kommunes selskapskontroll blir ivaretatt på tilfredstillende måte I denne gjennomgangen ønsker bystyret å få belyst hvor godt forstått tilsyns- og kontrolloppgavene er og hvordan oppgavene blir ivaretatt av kontrollutvalget og revisjonen påden ene siden og bystyrekomiteene og bystyret på den andre siden. Det er også ønskelig å få belyst hvordan Bergen kommunes egen interne revisjon ivaretar sin del av det totale tilsyns- og kontrollarbeidet. Bergen bystyre ønsker på grunnlag av en slik utredning å få konkrete anbefaling til forbedringer av dagens revisjonsordning og en vurdering av bystyrets, kontrollutvalgets og bystyrekomiteenes rolle i tilsyns- og kontrollarbeidet". Dette arbeidet ble det ikke gjort noe med i perioden , med unntak av den interne gjennomgangen av hvordan tilsyns- og kontrollaktivitetene i komiteer og bystyret er blitt ivaretatt (se pkt 1.5). Til punkt e) Følge opp bystyrekomiteenes arbeid med politisk tilsyn og kontroll og årlig vurdere hvordan det politiske tilsynet fungerer Bystyret behandlet i september Bsak ) «Forslag til hvordan komiteer og bystyre skal arbeide med å ivareta sitt tilsyns- og kontrollansvar» og fattet følgende vedtak: 1. Arbeidet med politisk tilsyn og kontroll i bystyrekomiteene styrkes slik beskrevet i saken. 2. Det utarbeides et eget opplæringsopplegg for bystyrekomiteenes arbeid med politisk tilsyn og kontroll. 3. I starten av valgperioden utarbeider alle bystyrekomiteene et opplegg for hvordan de skal arbeide med politisk tilsyn og kontroll. 4. Komiteledernes og nestledernes ansvar for at arbeidet med politisk tilsyn og kontroll ivaretas i bystyrekomiteene, reglementsfestes. 5. I løpet av første halvår 2016 skal bystyrekomiteene vurdere om de vil gi kontrollutvalget innspill på områder som bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon. 6. Byrådet bes å vurdere hvordan vedtakspunktene 3 5 i B-sak 44/09 er ivaretatt. 7. KFPS bør etter 2 år få en sak fra Bystyrets kontor med status på arbeidet og vurdere om det bør gjøres justeringer for å styrke arbeidet med tilsyn og kontroll.

5 I 2011 ble det gjennomført en spørreundersøkelse som tok opp temaene de folkevalgtes arbeidsbetingelser og innflytelse, tilsyn og kontroll, budsjettarbeidet og vurdering av støtte og bistand fra Bystyrets kontor. Det bør vurderes å foreta en tilsvarende undersøkelse i løpet av Det vil også bli foretatt en oppsummering, diskusjon og gjennomgang av budsjettprosesser og budsjettbehandling i bystyrets organer, med bakgrunn i hvordan dette fungerer i forbindelse med budsjettbehandlingsarbeidet i Til punkt f) Behandler og beslutter i saker vedrørende folkevalgtopplæring Komiteen vil årlig få seg forelagt en sak som detaljerer hvilke opplæringsaktiviteter som skal gjennomføres. Som i forrige periode forankres detaljeringen i nedsatt arbeidsgruppe Til punkt g) Behandler og innstiller til bystyret i saker som tar opp mål og strategier for det politiske engasjementet som bystyret og bystyrets organer skal ha i regionalt og internasjonalt samarbeid På dette området utarbeidet en arbeidsgruppe nedsatt av forretningsutvalget et saksutkast som tok opp mål og strategier for det politiske engasjementet som bystyret og bystyrets organer skal ha i regionalt og internasjonalt samarbeid. Forretningsutvalget fattet i sitt møte 20. april 2010 følgende vedtak (sak 93): «1. Foreliggende sak oversendes byrådet. 2. Byrådet bes fremlegge endelig sak for behandling høsten 2010.» Forslag til innstilling til bystyret: 1. Bystyret slutter seg til arbeidsgruppens overordnet mål, prioriterte områder og strategier for internasjonalt arbeid i Bergen Kommune. Bystyret ber byrådet innarbeide Byrådsak 273/09 i tråd med disse mål og strategier. Strategien evalueres og rulleres innen utgangen av hver valgperiode. 2. Bystyret ber om at nye internasjonale samarbeidsavtaler som inngås fremlegges til behandling i bystyret for godkjennelse. 3. Bystyret ber byrådet rapportere årlig om det internasjonale arbeidet som utføres i Bergen kommune, f. eks som i dag gjennom et eget kapittel i Årsmeldingen. 4. Dagens vennskapsbysamarbeid skal evalueres med tanke på å styrke de foreslåtte strategiene. 5. Det fremlegges egen sak om hvordan bystyresiden i større grad kan være representert i

6 internasjonale fora hvor Bergen Kommune er medlem. 6. Det tas sikte på at internasjonalt samarbeid blir en del av folkevalgtopplæringen fra neste valgperiode. 7. Bystyre ber byrådet etablere tettere samarbeid med Hordaland Fylkeskommune ved rullering av planer og prosjekter for internasjonalt samarbeid. 8. Bystyre ber byrådet om å foreta en særskilt gjennomgang av hvordan ulike aktører i regionen kan videreutvikle samarbeidet og samordne aktiviteter rettet inn mot det internasjonale nivået. 9. Aktiviteter som følge av strategien blir innarbeidet under egen oversikt i kommunens fremtidige budsjett- og økonomiplaner. Byrådet la i høst fram sak om «Internasjonal strategi for Bergen ». Denne saken er sendt tilbake til byrådet, men ut i fra den foreliggende sakens innhold kan en konkludere med at den bare i helt begrenset grad er et svar på forslag til innstilling til bystyret pkt. 1 9.