Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal. Innkalling. Saksliste nr: 3/16. Møtested: Lardal Herredshus Møtedato: Tidspunkt: Kl 13:00-14:00

Transkript

1 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Innkalling Saksliste nr: 3/16 Møtested: Lardal Herredshus Møtedato: Tidspunkt: Kl 13:00-14:00 Forfall meldes på telefon til sekretariatet, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Forfallsgrunn må oppgis. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Til behandling: Sak nr. Sakstittel 007/16 Kravspesifikasjon rådmannsstillingen ny kommune 008/16 Kartlegging og fremleggelse av oversikter HR oppgaver kommunesammenslåing - fullmakt til igangsetting av arbeider 009/16 Eventuelt Larvik den 19. mai 2016 Knut Olav Omholt Ordfører Lardal 1

2 2

3 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 007/16 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Fellesnemnda Lardal og Larvik KRAVSPESIFIKASJON RÅDMANNSSTILLINGEN NY KOMMUNE RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Innspill fra redaksjonskomiteen drøftes. SAKSBEHANDLER: Rådmann Inger Anne Speilberg SAMMENDRAG: Fellesnemnda vedtok i møte følgende; 1. Det utarbeides en stilling- og kravbeskrivelse til ny rådmannsstilling som er saklig begrunnet i de krav man mener er nødvendig for stillingen. Redaksjonskomiteen utarbeider et forslag som framlegges neste møte i mai. Redaksjonskomiteen gis mandat til å innhente nødvendig ekspertise. 2. Det tas stilling til om ny rådmann og innehaver av prosjektlederstillingen, skal være samme person og i tilfelle begrunne hvorfor. Klargjøre hvilke krav som er sentrale i prosjektlederstillingen. Redaksjonskomiteen har ansvaret for å legge frem forslaget i mai-møtet. 3. Det må i løpet av juni avklares om rådmennene i kommunene er interessert i stillingen som ny rådmann og eventuelt prosjektlederstilling frem til kommunesammenslåingstidspunktet. 4. Dersom rådmennene i kommunene er interessert i prosjektlederstilling / ny rådmannsstilling, må det vurderes om vedkommende har rettskrav ut fra de krav som er utarbeidet til stillingen i løpet av juni. 5. Dersom det foreligger rettskrav bør det også avklares om rådmennene i kommunene ønsker å benytte seg av et eventuelt rettskrav eller om vedkommende ønsker å konkurrere om stillingen dersom den blir eksternt utlyst. Vedkommende må i så fall være kjent med sine rettigheter før beslutningen tas i løpet av juni. 3

4 Redaksjonskomiteen trådte sammen i møte for å utarbeide stilling kravbeskrivelse til ny rådmannsstilling, jfr. Pkt. 1 i vedtaket. Kravspesifikasjonen legges frem for det partssammensatte utvalget og fellesnemnda for innspill og drøfting. HANDLINGSROM: Fellesnemndas vedtak fattet i sak FEL-026/16 den

5 ArkivsakID.: 14/5654 Arkivkode: FE - 024, FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato Fellesnemnda Lardal og Larvik 008/16 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal KARTLEGGING OG FREMLEGGELSE AV OVERSIKTER HR OPPGAVER KOMMUNESAMMENSLÅING - FULLMAKT TIL IGANGSETTING AV ARBEIDER RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Rådmennene i Larvik og Lardal kommuner får et felles oppdrag i å kartlegge oppgaver knyttet til etablering av ny kommune fra innen området HR/personal; a. Rapporten skal konkludere med forslag til framdriftsplan for de oppgaver som må gjennomføres som en konsekvens av kartleggingen. b. Rådmennene vurderer behovet for en «omstillingsavtale» etter modell fra rapporten for HR/personal i nye Sandefjord kommune. a. Rapporten skal konkludere med forslag til framdriftsplan for de oppgaver som må gjennomføres som en konsekvens av kartleggingen. b. Rådmennene vurderer behovet for en «omstillingsavtale» etter modell fra rapporten for HR/personal i nye Sandefjord kommune. 2. Rapport legges fram for Fellesnemnda innen utgangen av november Rådmennene ivaretar medvirkning fra tillitsvalgte i arbeidet. 4. Kartleggingen gjennomføres av personell fra Lardal og Larvik kommuner. Berørte virksomheter kompenseres for tidsbruk og for eventuelle behov for å innleie ekstraressurser fra mottatte midler til kommunereformen innenfor en ramme på kr

6 SAKSBEHANDLER: Ass. rådmann Jan Arvid Kristengård SAMMENDRAG: Ved behandling av denne saken bes Fellesnemnda ta stilling til om det skal settes i gang et felles kartleggingsarbeid knyttet til oppgaver innen HR/personal. HANDLINGSROM: KMD: Formelle rammer i byggingen av nye kommuner FAKTISKE OPPLYSNINGER: Fellesnemnda behandlet i sak 024/16 oppstart av kartlegging at eksisterende IKT-systemer, avtaler, eierskap og samarbeid. Men bakgrunn i kartleggingsrapporter utarbeidet i kommunereformen Sandefjord/Stokke/Andebu foreslår rådmennene i denne saken at også kartlegging innen området HR/personal startes opp. Dersom en i tid skal følge prosessen for nye Sandefjord kommune bør rapport foreligge innen oktober Fellesnemnda i nye Sandefjord kommune fikk framlagt rapport for dette tema i sitt møte i oktober 2015, og rapporten omhandlet følgende tema; Førende prinsipper og avgrensninger Arbeidsgruppen Fremforhandlede betingelser arbeidstid/lønn Bedriftshelsetjeneste Arbeidsavtaler/personalmapper Krav i arbeidsmiljøloven Felles personalpolitikk/arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi Forsikringsordning Arbeidsrettslige spørsmål Arbeidsmiljø Lønnspolitikk og lønnsfastsettelse Særavtaler HMS Arbeidstid Arbeidsreglement Ansettelser Permisjoner Oppmerksomhetsgaver Etiske retningslinjer Utredningsoppdraget i Sandefjord omfattet også å utarbeide forslag til en «omstillingsavtale». Rådmannen foreslår at behovet for slik avtale også vurderes for prosessen Larvik/Lardal. ØKONOMISKE KONSEKVENSER: Kartleggingen gjennomføres av personell fra Lardal og Larvik kommuner. 6

7 Berørte virksomheter kompenseres for tidsbruk og for eventuelle behov for å innleie ekstraressurser fra mottatte midler til kommunereformen innenfor en ramme på kr Det nedsettes en arbeidsgruppe bestående av HR-sjef i Larvik kommune og fagansvarlig personal og HMS i Lardal kommune. Arbeidsgruppen involverer rådmennene fra de respektive kommunene, prosjektleder for sammenslåingsprosessen og andre fra administrasjonen ved behov. De tillitsvalgte tas med i de saker hvor det er krav om medbestemmelse. ALTERNATIVE LØSNINGER: Det settes ikke i gang et kartleggingsarbeid som beskrevet i saken før prosjektorganisasjon er etablert. VURDERINGER OG KONSEKVENSER: Som tidligere nevnt er dette et omfattende arbeid som skal ivaretas og som må være på plass for å sikre at lov og avtaleverk til slutt ivaretas på en riktig måte for alle ansatte. Det er avgjørende at det avsettes ressurser til dette arbeidet, da de løpende oppgavene innen HR/personal i de to kommunene krever de ressursene som er avsatt til disse oppgavene frem mot Det arrangeres nå flere fagkonferanser for tema arbeidsgiveransvar for tema HR/personal i kommunereformen. Rådmennene vil sørge for at relevante personer i administrasjonene er oppdatert på hvordan dette store oppgaveområder i en kommunesammenslåing skal gjennomføres. Prosessen med etablering av nye Larvik kommune vil her kunne dra nytte av arbeidet som er utført i nye Sandefjord kommune, og rådmennene vil etablere kontakt med rådmann/prosjektleder for nye Sandefjord kommune. Nye Sandefjord kommune skal etableres fra , og det er for nye Larvik kommune da en unik mulighet til å benytte den erfaring som prosjektleder der nå har til å gjennomføre en effektiv og god prosess for et område som berører om lag 3400 ansatte i nye Larvik kommune. 7

8 ArkivsakID.: 16/4315 Arkivkode: FE Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 009/16 Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal EVENTUELT SAKSBEHANDLER: Sekretær Lise Dybdahl 8