Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT 2 ARBEIDSGRUPPE 4

Transkript

1 Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT 2 ARBEIDSGRUPPE AUGUST 2016

2 Innholdsfortegnelse 1 Medlemmer av arbeidsgruppen Mandat Fremdriftsplan Kompetansebehov Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig) Kompetansegap Organisering Forslag til organisering i ny kommune Personellmessige utfordringer Økonomi IKT Fagsystemer Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere) Arkiv Dagens rutiner Fremtidig behov Lokalisering Anskaffelser Synergieffekter Effektiviseringsgevinster Arbeidsgruppens egne punkter Oppsummering status Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per

3 1 MEDLEMMER AV ARBEIDSGRUPPEN Navn medlem Stillingstittel Virksomhet Kommune Else Gusland Personalsjef/kommunalsjef Personal og utvikling Holmestrand Ruth Nordby Rådgiver Stab Hof Wydahl Knut Fredrik Rådgiver Personal og utvikling Holmestrand Soelberg Per Syvertsen Hovedtillitsvalgt Fagforbundet Hof Per Stokke Hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Holmestrand 2 MANDAT Fellesmandat Den administrative organisering av nye Holmestrand kommune skal være på plass fra Overordnet ledelse, rådmann og kommunalsjefer skal være tilsatt, og de områder kommunalsjefene skal ha ansvar for skal være klare. Tjenesteområdene skal være organisert i hensiktsmessige enheter, der samarbeidet med andre kommuner skal være avklart, herunder lokalisering av de ulike tjenesteområder og evt. Vertskommunesamarbeid. Ansattes rettigheter på alle nivå, skal ivaretas i arbeidet med å løse utfordringer av personalmessig karakter ved dannelsen av ny organisasjon. Synergieffekter ved sammenslåingen skal synliggjøres. IKT- infrastruktur og fagsystemer skal være samordnet, og sammenslåingen skal søke utvikling og forbedring av digitale løsninger for den kommunale organisasjon, og overfor innbyggerne. Føringene gitt gjennom den politiske plattformen for kommunesammenslåingen, som framkommer i vedlegget til søknaden om kommunesammenslåing, skal ivaretas. Gruppas mandat Utarbeide et «omstillingsdokument» som angir hovedpunkter /prinsipper for gjennomføring av kommunesammenslåingen og omstilling innen personalområdet. Dokumentet skal legges til grunn for det videre arbeidet. Omstillingsdokumentet legges fram for prosjektgruppa og deretter partssammensatt utvalg, så tilbake til arbeidsgruppen personal. Utrede personalmessige utfordringer, gjennom kompetansekartlegging for enkelt ansatte Gjennomføre kartleggingssamtaler og fremme forslag til innplassering av ansatte Kartlegge eventuelle lønnsmessige utfordringer og foreslå løsninger Kartlegge og fremme forslag til ny dokumentasjon knyttet til personalforvaltning 3 FREMDRIFTSPLAN Endring av fremdriftsplanen pr Gruppa startet sitt arbeide 4.april 2016 og har til nå avholdt 8 møter Sluttrapport skal være ferdig 31.mars 2017 Innebærer endringer i fremdriftsplanen 2

4 Viktige milepæler underveis 20.mai 20.mai 15.juni 26.august 15.september 30.september 18.november 15.desember 1.februar mars 2017 Omstillingsdokument / avtale ferdigstilles Oversendelse første statusrapport til Fellesnemd Første oversikt personellmessige utfordringer Kartleggingsskjema sendes ut Statusrapport 2 til Fellesnemd Kartleggingssamtaler er gjennomført Statusrapport 3 til Fellesnemda Organisering, forslag i ny kommune Statusrapport 4 til Fellesnemd Organisering, forslag i ny kommune Personellmessige utfordringer Behandling av dokumentasjon knyttet til personalforvaltning er ferdig Gjennomgang lønnsmessige utfordringer og foreslå løsninger Sluttrapport til Fellesnemda 4 KOMPETANSEBEHOV 4.1 Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig) Områdets lov og avtaleverk Realkompetanse 4.2 Kompetansegap Er det kompetanse som helt mangler i dag? Innenfor fagfeltet HR/Personal se de ressurser som blir pr Hvilke områder er det behov for eventuell kompetanseheving? 5 ORGANISERING 5.1 Forslag til organisering i ny kommune Legge til våre vurderinger /anbefalinger : Gruppen har foreløpig diskutert: Navnet på tjenesten/virksomheten det er populært og omdøpe Personal til HR/personal. Gruppen er foreløpig usikker på om de vil tilråde dette, men heller foreslå Personal og organisasjonsutvikling Tjenesten må være sentralt plassert og Personal og organisasjonsutviklingssjef må være med i rådmannens ledergruppe. 3

5 5.2 Personellmessige utfordringer Angi hvilke stillinger og/eller oppgaver det er knyttet personellmessige utfordringer til, f.eks. det er «dobbel dekning», eller oppgaven foreslås utført på annen måte enn i dag osv. Dette punktet skal avklares raskt og sendes videre til prosjektgruppen for videre behandling. En av gruppens hovedoppgaver. Det gjennomføres kartleggingssamtaler med ansatte i fellestjenester og servicetorg, uke ØKONOMI Hvilke ressurser har en ny kommune behov for på fagfeltet 7 IKT HRM system legges ut på anbud 7.1 Fagsystemer Hvilke fagsystemer finnes i dag i de respektive kommune? Er det behov for nye anbud, jfr. punkt 10 om anskaffelser. Problemstillinger sendes til arbeidsgruppe for anskaffelser på e-post Morten.Jakobsen@holmestrand.kommune.no HRM systemet Visma i begge kommuner legges ut på anbud sammen med samarbeidskommunene. Bedriftshelsetjeneste er lovpålagt og må ut på anbud 7.2 Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere) Internt Utnytte funksjoner i HRM Rekruttering/ søknadsadministrasjon 8 ARKIV 8.1 Dagens rutiner Hof har elektronisk personalarkiv Holmestrand har ikke elektronisk personalarkiv 8.2 Fremtidig behov Personalarkivene skal være elektroniske 9 LOKALISERING 4

6 10 ANSKAFFELSER Er det behov for nye avtaler? Anbud? Bedriftshelsetjeneste må ut på anbud 11 SYNERGIEFFEKTER 12 EFFEKTIVISERINGSGEVINSTER 13 ARBEIDSGRUPPENS EGNE PUNKTER Dersom arbeidsgruppens eget mandat identifiserer punkter som ikke er dekket i denne malen, settes disse inn her. Kartlegge eventuelle lønnsmessige utfordringer og foreslå løsninger Harmonisering skal være tema i lokale forhandlinger Mål om godt arbeidsmiljø. Tillegg til omstillingsdokumentet : Omstillingsdokumentet legges fram for prosjektgruppa og deretter partssammensatt utvalg, så tilbake til arbeidsgruppen personal Dokument Veiledning for bruk av virkemidler ved omstilling Er klart Konsekvensvurdering/ risiko- og sårbarhetsanalyse i omstillingsprosesser. Er klart 14 OPPSUMMERING STATUS Oppsummering av status i arbeidet skal etter oppsatt plan rapporteres til prosjektgruppen. Statusen som rapporteres skal ikke inneholde sensitive opplysninger (f.eks. navn på ansatte, brukere osv.). Gruppen har endret fremdriftsplanen, den er forlenget etter at vi har sett at omfanget på oppgavene er stort og tar litt mere tid. Det er planlagt kartleggingssamtaler Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per Ny HR/Personalsjef bør være ansatt i god tid før