Oppfølging av tilsyn med kommunalt tjenestetilbud til personer med samtidige ruslidelser og psykiske lidelser i Rissa.

Transkript

1 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Deres ref: Postboks 4710 Sluppen Vår ref: 3121/ TRONDHEIM Saksnr: 2015/3930 Dato: Side 1 Oppfølging av tilsyn med kommunalt tjenestetilbud til personer med samtidige ruslidelser og psykiske lidelser i Rissa. Fylkesmannen gjennomførte virksomhetstilsyn med kommunalt tjenestetilbud til personer med samtidige ruslidelser og psykiske lidelser i Rissa kommune 21. og 22. oktober Tilsynet resulterte i ett avvik: «Rissa kommune sikrer ikke en forsvarlig kartlegging, iverksetting og oppfølging av tjenester til personer med samtidig ruslidelser og psykiske lidelser». Det ble under tilsynet gjort 18 funn som ble lagt til grunn for avviket. Kommunen har i tiden etter tilsynet jobbet aktivt for å iverksette tiltak som skal sikre tjenestetilbudet til personer med samtidige ruslidelser og psykiske lidelser, og det ble sendt et brev til fylkesmannen, der kommunen beskriver de planlagte tiltakene. Rissa kommune har pr iverksatt følgende tiltak: 1. Det er ikke utarbeidet felles rutiner for tjenestemottakere med ROPlidelser etter omorganiseringen. Det er utarbeidet rutine, «Henvisning av personer med samtidig ruslidelse og psykisk lidelse ROP-lidelse». Rutinen er gjort kjent for alle ansatte i organisasjonen og det jobbes videre med implementeringen. 2. Det foretas ikke en systematisk kartlegging av tjenestemottakerens behov ved søknad om tjenester, herunder bruk av anbefalte kartleggingsverktøy. Rissa kommune bestemte seg for å bruke kartleggingsverktøyet «EuropAsi» i oppfølging av brukere. Alle ansatte i avdelingen er nå kurset i dette kartleggingsverktøyet. Det er utarbeidet rutine, «Bruk av kartleggingsverktøyet EuropAsi i oppfølging av brukere», som sier at det er denne kartleggingen som skal brukes av alle ansatte i avdelingen, slik at man sikrer at også nytilsatte vet hvilket verktøy som skal brukes og får opplæring i dette. Rissa kommune Tlf: Rådhusveien 13 Orgnr: Rissa epost: postmottak@rissa.kommune.no

2 3. Det er ikke nedfelt noen rutiner for kontakt med fastlege og denne er ikke systematisk involvert i vurderingen av hvilke tjenester som skal tilbys. Det er utarbeidet rutine, «Fastlege», for hvordan ansatte i avdelingen skal gi melding til fastlege om at tjenestemottaker er utredet, eventuelle funn, samt tenkt oppfølging. Rutinen er gjort kjent, både i avdelingen, samt hos fastlegene. 4. Evalueringsprosessen knyttet til tjenestebehov er ikke systematisert. Det foreligger ikke rutiner, eller er etablert praksis, for å avslutte tjenester. Det er utarbeidet rutine, «Pasientforløp, som beskriver at det skal være faste evalueringspunkt hver 3. måned, samt hvordan tjenester avsluttes og lukkes. Det jobbes fortsatt med å implementere dette i avdelingen. Vi ser at det nå er større «bevegelse» omkring de ulike pasientforløpene, men det jobbes hele tiden aktivt for å følge opp rutinen, slik at denne måten å tenke pasientforløp på blir automatisert hos ansatte. 5. Det fremgår ikke at det vurderes om det er behov for individuelle kriseplaner. Det fremgår av rutinen «Pasientforløp» at det skal vurderes om kriseplan er nødvendig, samt at utfall av og begrunnelse for denne vurderingen skal være dokumentert i elektronisk journal. 6. Rissa kommune fatter ikke vedtak for tjenesteområdet psykisk helse. Rissa kommune har eget forvaltningskontor, som foretar all saksbehandling i helse- og omsorgssektoren. Det er i samarbeid med forvaltningskontoret utarbeidet rutine «Vedtak i avdeling Psykisk helse og rus» og vedtak fattes nå i henhold til denne rutinen. 7. Virksomheten har ingen rutiner eller enhetlig praksis som sikrer at dokumentasjonen utføres i tråd med forskriften. Det er i samarbeid med hjemmetjenesten utarbeidet rutine «Profil, åpen/lukket dokumentasjon», for hvordan ansatte i avdeling psykisk helse og rus skal dokumentere. I tillegg gjennomføres det jevnlig kursing av ansatte i bruk av Profil. 8. Det foreligger fortløpende dokumentasjon i Profil, men det gjenfinnes i liten grad statusrapporter/evalueringer av tjenestemottakers behov og effekt av tjenestene. Dette punktet må ses i sammenheng med punkt 7, som beskriver hvordan og hvor ansatte dokumenterer, samt punkt 4, der det er utarbeidet egen rutine for å sikre pasientforløp. Når ansatte vet hva, hvordan, hvor og når de skal dokumentere, vil også status, evalueringer og effekt av tjenestene bli dokumentert. Side 2 av 5

3 9. Førstegangssamtale, overføringsnotat, samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjenesten er i liten grad dokumentert. Dette ivaretas av rutine» Pasientforløp». 10. Det er ikke etablert rutiner for å skanne dokumenter inn i Profil. Det fremgår ikke av henvisningene i Profil hvor dokumentene det vises til, fysisk befinner seg. Det er ikke samsvar mellom dokumentene i papirjournal og henvisningene i Profil. Når det gjelder rutiner for å skanne dokumenter inn i Profil, så jobbes det aktivt på dette området, men det er en prosess som styres av andre enn helse- og omsorgstjenesten. Rissa kommune skal fra slå seg sammen med Leksvik kommune og det skal opprettes nye databaser, arkiv mv. Det er derfor dokumentsenteret i Rissa kommune som styrer prosessen bort fra papirjournaler og papirarkivering over til digitale løsninger, herunder skanning. Målet er at alle enheter i den nye kommunen Indre Fosen skal ha dette på plass fra Avdeling psykisk helse og rus har ryddet i papirjournalene og gjort et skille mellom aktive og passive journaler. I tillegg jobbes det for at de henvisningene til hvor dokumenter fysisk befinner seg, skal være så tydelige som mulig. Dette punktet henger sammen med de andre punktene som omhandler Profil og som har resultert i økt opplæring og fokus på dokumentering. 11. Det er ikke etablert rutiner som sikrer at hjemmetjenesten har tilgang på nødvendige opplysninger i forbindelse med tjenester til personer som også mottar tjenester fra avdeling psykisk helse og rus. Dette punktet har sammenheng med punkt 7 og 8, som omhandler dokumentasjon i Profil. Avdeling psykisk helse og rus samarbeider med hjemmetjenesten på dette området og det handler først og fremst om hvor i Profil dokumentasjonen legges inn. Dersom dette gjøres riktig fra ansatte i avdeling psykisk helse og rus, vil ansatte i hjemmetjenesten ha tilgang på det de trenger av informasjon, uten at de får tilgang til informasjon som ikke er nødvendig for deres tjenesteutøvelse. 12. Det er ikke entydig avklart hvem som er journalansvarlig. Det er utarbeidet egen rutine, «Journalansvarlig psykisk helsetjeneste og rus», som beskriver at det ved psykisk helsetjeneste og rus er avdelingsleder som er journalansvarlig. 13. Det er ikke rutiner for å lukke journaltilgangen etter at tjenestene er avsluttet. Ivaretas av rutine «Pasientforløp». 14. Det er ikke gjennomført systematisk opplæring om rusproblematikk. Det er utarbeidet en rutine, «Kompetanse», som sikrer at tjenesteressursen innehar tilstrekkelig kompetanse. Rutinen fastslår at det er avdelingsleders Side 3 av 5

4 ansvar å sørge for at ansatte jevnlig kurses for å ha nødvendig kompetanse, enten dette skjer via internopplæring og fagdager, eller via ekstern kursing og utdanning. 15. Det er ikke foretatt noen ROS-analyser i forbindelse med omorganiseringen. Ansatte, samt kommuneoverlegen, har i liten grad vært involvert ved omorganisering av tjenestene. Det er nå 1,5 år siden vi flyttet ansvaret for oppfølging av ruslidelser fra NAV til avdeling psykisk helse (som da ble avdeling psykisk helse og rus). Dette kom som et ledd i tiltaksplanen i en utredning kalt «Framtidas helse og omsorg i Rissa». Denne utredningen ble gjort i tidsrommet og ble politisk vedtatt i desember I dette arbeidet var både kommuneoverlegen og tillitsvalgte med. Til tross for at det ikke ble gjort noen ROS-analyse før selve overføringen av ressursene som jobbet med rus, mener vi at det var kjent i organisasjonen at dette kom til å skje. Vi har i ettertid ikke fått noen klager og det er ikke avdekket brukere som har «ramlet utenfor» systemet. Det har kommet en del positive tilbakemeldinger fra både ansatte og brukere. Vi ser likevel at det var en risiko å gjennomføre omorganiseringen uten å gjennomføre ROS-analyse først og tar med oss dette innspillet for videre bruk i kommunen. 16. Det er ingen systematisk kartlegging av brukererfaringer. Det jobbes for å lage et system med årlige brukerundersøkelser. Ettersom vi i løpet av kort tid kommer til å få en ny og større avdeling, i forbindelse med kommunesammenslåingen, satser vi på en brukerundersøkelse våren Det vil gi et svært godt utgangspunkt for arbeidet i avdeling psykisk helse og rus Indre Fosen kommune. 17. Risk Manager benyttes i liten grad. Det ble i 2016 opprettet en ny plattform for Risk Manager i 2016 i Rissa kommune og det ble i den forbindelse foretatt en stor «opprydding» i systemet. Dette har ført til at tilgangen til avvikssystemet nå er stabil. Bruk av avvikssystemet har vært og er jevnlig tema på alle personalmøter i avdelingen. 18. Avvikssystemet fremstår som kjent, men det er ingen kultur for å melde avvik. Det er ikke avklart hva som skal defineres som avvik. Henger sammen med punkt 17. Dette drøftes jevnlig i avdelingen. Det er i tillegg laget et system for at alle avvik drøftes på overordnet nivå 2 ganger i året. Det tas da ut rapport fra både Risk Manager og Profil og den drøftes i helse- og omsorgsledergruppen. Det lages deretter en oversikt over alle avvik siste halvår, som sendes ut til alle ledere og tillitsvalgte i helse- og omsorgsledersektoren, der alle ledere bes om å ta ut tall fra sine avdelinger og legge dem frem på førstkommende personalmøte. Oversikten legges også frem for kommunens Arbeidsmiljøutvalg 2 ganger i året. Formålet med dette Side 4 av 5

5 er å bevare fokus på avvik og sørge for at ansatte er gjort kjent med de avvik som meldes, hvordan og når de følges opp, samt at ansatte er klar over at arbeidsgiver oppfordrer til å melde inn avvikene via det systemet kommunen har for dette. Det er utarbeidet mange nye rutiner for å sikre tjenestetilbudet til personer med samtidige ruslidelser og psykiske lidelser. Rissa kommune er likevel klar over at rutinene i seg selv ikke er en garanti for god tjenesteutøvelse og det jobbes derfor i tillegg systematisk for å implementere rutinene. Selv om vi ikke har hatt mistanke om at tjenesteutøvelsen ikke er god nok i avdeling psykisk helse og rus, mener vi at et systemtilsyn som det fylkesmannen utførte hos oss er en stor hjelp for kommunen, i forhold til å se helhet og sammenheng og for å sikre gode brukerforløp på tvers av avdelinger, enheter og sektorer, for en svært sårbar gruppe innbyggere. Med hilsen Hilde Anhanger Karlsen Helse og omsorgssjef Rådmannskontoret Dokumentet er elektronisk godkjent Side 5 av 5