ekmmunestrategi g skisse til rganisering av IKT- samarbeidet Lkal digital agenda fr Det Digitale Vestre Agder Styringsgruppas innstilling til kmmunestyrene vedtatt 18.1.2013
Innhldsfrtegnelse: 1 Sammendrag... 4 2 Bakgrunn... 6 3 Hvrfr samarbeide?... 7 3.1 Områder med gevinstmuligheter innenfr «Nye DDV»... 7 3.2 Gevinstrealisering... 9 3.3 Infrmasjnssikkerhet... 10 4 Datagrunnlag g kvalitetssikring... 11 4.1 Kartlegging av utstyr, prgrammer, avtaler g øknmi... 11 4.2 Undersøkelser eksternt... 11 5 ekmmunestrategi fr DDV... 13 5.1 Overrdnede målsettinger... 13 5.2 Knkretisering... 13 5.3 Strategiens utfrming g inndeling... 15 5.4 Strategiske statlige føringer... 15 5.5 Strategiske prinsipper fr interkmmunalt samarbeid i DDV... 16 6 Organisering av IKT-samar beidet... 18 6.1 Innspill fra ansattes rganisasjner... 18 6.2 Innspill g frslag fra infrmasjnsmøtene i kmmunene... 19 6.3 Innspill fra IKT-frum... 19 6.4 Organisering... 20 6.5 Navn på rganisasjnsenhetene... 20 6.6 Organisasjnsmdell... 20 6.7 Frmell rganisering av interkmmunalt IKT-samarbeid i DDV... 23 7 Lkalisering... 25 8 Bemanning av DDV Drift g DDV Strategi... 27 9 Innvasjn... 28 10 Øknmi... 29 10.1 Øknmiske innsparinger... 29 10.2 Dagens driftsutgifter i kmmunene... 29 10.3 Sammenlikning med andre interkmmunale IKT-samarbeid... 31 10.4 DDV Basis g DDV Pluss... 32 10.5 Kstnadsfrdeling... 32 10.6 Overgangsfase fram til standardisering av løsningene... 35 10.7 Budsjett... 37 11 Stemmetall i DDV-samar beidet... 39 11.1 Frslag fra Arbeidsutvalget... 39 Side 2
12 Uttreden av DDV-samar beidet... 40 12.1 Uttreden av dagens DDV-samarbeid... 40 12.2 Uttreden etter etablering av «Nye DDV»... 40 13 Etablering av «Nye DDV»... 41 13.1 Detaljplanlegging... 41 13.2 Bemanning... 42 13.3 Oppstart av Nye DDV... 42 Side 3
1 Sammendrag Styringsgruppa fr ekmmunestrategi-prsjektet er sammensatt av rådmennene i de 11 DDVkmmunene, samt en representant fr de ansatte. Styringsgruppa gir sine anbefalinger til det enkelte kmmunestyre fr kmmunene i Det Digitale Vestre Agder. Styringsgruppa fr ekmmunestrategi-prsjektet i DDV legger med dette fram frslag til en framtidsrettet ekmmunestrategi, g en skisse til en funksjnell g effektiv rganisering av et mderne IKT-samarbeid mellm DDV-kmmunene. Begge deler skal være basis fr en mer effektiv tjenesteprduksjn g bedret ffentlig service i kmmunene. Det skal gså gi en gd teknisk plattfrm fr en videreutvikling av interkmmunalt samarbeid mellm DDV-kmmunene. Med utgangspunkt i Prsjektgruppas frslag til ekmmunestrategi g skisse til rganisering av IKTsamarbeidet i DDV lagt fram 19.6.12, g Styringsgruppas signaler i frhld til frslaget, har Arbeidsutvalget i DDV (AU) utredet saken nærmere på flere mråder. Kartlegging av IKT-funksjner g IKT-drift i DDV-kmmunene har vært en del av utredningen, g mange har bidratt mye til utredningsarbeidet. Også ekstern kmpetanse har deltatt på nen mråder, g mange interkmmunale IKT-samarbeid har bidratt med råd g infrmasjn. Styringsgruppa anbefaler at Prsjektgruppas slide g ambisiøse frslag til ekmmunestrategi fr DDV vedtas. Samtidig innser Styringsgruppa at det vil være umulig fr kmmunene å følge pp denne strategien uten at det etableres et velfundert g slagkraftig IKT-samarbeid mellm kmmunene. ekmmunestrategien betner sterkt at mange g stre gevinster er å hente gjennm interkmmunalt faglig samarbeid. Fr å bygge en teknlgisk plattfrm fr et slikt samarbeid er et viktig element å samrdne prgramvareløsningene sm benyttes i DDV. En slik samrdning vil gså legge grunnlaget fr øknmiske innsparinger g teknisk frenkling av IKT-driften. Nye DDV etableres så snart sm mulig med et eget driftsselskap DDV Drift, g en egen strategi- g bestillerfunksjn DDV Strategi. Styringsgruppa i DDV skal aktivt ta del i strategisk styring av samarbeidet gjennm deltakelse i styrene fr DDV Drift g DDV Strategi, g skal i ny rganisering ha benevningen DDV Styring. Hver av kmmunene i samarbeidet skal ha lik stemme. DDV Drift g DDV Strategi etableres etter bestemmelsene i Kmmunelvens 27 sm egne rettssubjekter med egne ansatte, g med muligheter fr å inngå avtaler g ta pp lån. IKT-funksjnene fra DDV-kmmunene verføres til Nye DDV i henhld til Arbeidsmiljølvens regler m virksmhetsverdragelse. Fr å kunne bygge sterke IKT-faglige miljøer g ppnå strdriftsfrdeler, freslås det å samlkalisere ansatte i DDV Drift innen rimelig tid. Det må da etableres et nytt, felles teknisk driftssenter med en tilhørende sikkerhetsinstallasjn. Drifts- g kmmunikasjnsutstyr må standardiseres, g en felles helpdesk fr alle kmmunene i DDV etableres. Fr å kunne imøtekmme ulikt ambisjnsnivå hs de frskjellige DDV-kmmunene, etableres det i prinsippet 2 tjenestetilbud: «DDV Basis» g «DDV Pluss». DDV Basis mfatter i utgangspunktet IKT-løsninger g tjenester de fleste kmmunene i DDV benytter i dag, mens DDV Pluss er et sett av tjenester g løsninger kmmunene kan velge blant utver DDV Basis. Etter sm utviklingen går sin gang er det naturlig at en del av det sm i starten inngår i DDV Pluss, etter hvert verføres til DDV Basis. Tilsvarende vil DDV Pluss etter sm tiden går bli utvidet med nye tjenester sm kmmer. Kstnadsdeling mellm kmmunene freslås gjrt etter 2 mdeller: A. Kstnadsfrdeling i henhld til en avtalt frdelingsnøkkel (Basis leveranser / DDV Basis) B. Kstnadsfrdeling i henhld til uttak (DDV Pluss g andre tjenester sm er priset pr. stk.) Det freslås at avtalt frdelingsnøkkel (A) skal være basert på at en del av kstnadene frdeles likt mellm kmmunene, g at en del frdeles frhldsmessig etter følgende parametere/vekting: Side 4
- 30 % frdelt med lik andel på kmmunene - 70 % frdelt frhldsmessig etter antall PC-er/tynnklienter i kmmunene Målsettingen er at Nye DDV skal kunne hlde tritt med fremtidens krav m utvidede tilbud g flere elektrniske tjenester, uten å måtte øke bemanningen ut ver dagens samlede IKT-bemanning i DDVkmmunene. Strdriftsfrdeler g standardisering skal bidra til dette. Dersm kmmunene skal frtsette hver fr seg sm nå, har en anslått at det er nødvendig med en gjennmsnittlig bemanningsøkning på minimum 5 % i året fr å hlde tritt. Om en legger dette til grunn viser beregninger at innen 10 år vil driften i Nye DDV vil være ca. 25 % rimeligere enn dagens drift i kmmunene enkeltvis. I beregningsmdellene er det ikke lagt inn gevinster i frm av effektivisering g kvalitetsfrbedringer i kmmunenes ttale tjenesteprduksjn sm følge av en frbedret IKT-drift. Det er heller ikke lagt inn gevinster ved interkmmunalt samarbeid muliggjrt ved felles løsninger. Med nærmere 6.000 ansatte frdelt på ver 4.000 årsverk, er det små frbedringer sm skal til fr å ppnå gevinster. Om halvparten av de ansatte benytter IKT-verktøy i sitt arbeid, g dersm de i gjennmsnitt ppnår en effektivisering på f.eks. 1 %, tilsvarer det minimum 20 årsverk! Slike gevinster kmmer i tillegg til det sm er nevnt ver. Dersm nødvendige vedtak fattes, g dersm det videre arbeidet med planlegging av etableringen av Nye DDV starter våren 2013, kan en realistisk ppstartdat fr Nye DDV være 1.1.2014. Styringsgruppa anbefaler kmmunestyrene i DDV-kmmunene å slutte seg til frslaget sm er framlagt, g bli en av kmmunene i det framtidige IKT-samarbeidet i Det Digitale Vestre Agder. Side 5
2 Bakgrunn Prsjektgruppa i ekmmunestrategi-prsjektet leverte 19. juni sitt frslag til ekmmunestrategi g skisse til rganisering av IKT-samarbeidet til Styringsgruppa. Oppsummert var Prsjektgruppas frslag at følgende skulle fretas: 1. Etablere «Nye DDV» med bl.a. Strategi- g bestillerenheten g DDV IKT. 2. Overføre all IKT-drift fra kmmunene til DDV IKT. 3. Gjennmføre standardisering g vergang til én prgramløsning fr hvert mråde. Deretter en av følgende hvedmdeller: a) Å knkurranseutsette eller utsurce IKT-driften b) Å frtsette IKT-driften fr DDV-kmmunene c) Å frtsette IKT-driften fr DDV-kmmunene, g utvide virksmheten ved å verta hele eller deler av driften fr andre kmmuner g virksmheter Drøftingene i møtet 19.6 viste at Styringsgruppa mente at det var aktuelt å arbeide videre med saken ut fra frslaget til Prsjektgruppa. Styringsgruppa hadde bl.a. behv fr en nærmere utredning en del frhld, innen saken skulle realitetsbehandles 21. september, g Arbeidsutvalget la frem et ne mer detaljert frslag til behandling i dette møtet. Styringsgruppa drøftet 21. september frslaget, men utsatte en endelig avgjørelse til møte 7. desember i påvente ytterligere utredning av enkelte deler av Arbeidsutvalgets frslag. I møtet 7. desember vedtk Styringsgruppa å anbefale kmmunene å etablere et samarbeid slik det beskrives i dette dkumentet. Det ble samtidig bestemt at det sm en frberedelse til behandlingen i kmmunestyrene bl.a. skulle utarbeides samarbeidsavtale fr samarbeidet innenfr DDV, samt frslag til vedtekter fr DDV Strategi g DDV Drift. Dette dkumentet er DDVs styringsgruppes bearbeidede g kmpletterte innstilling i saken. Det er basert på Prsjektgruppas pprinnelige frslag, Styringsgruppas innspill i den frbindelse, g Arbeidsutvalgets bearbeidelse g utredning. Det er gså tatt hensyn til innspill fra ansattes rganisasjner, den enkelte kmmunes rådmenn/ledelse, g fra DDVs IKT-frum. Fr at Styringsgruppas innstilling skal ha et mfang g frmat sm gjør den best mulig tilgjengelig fr beslutningstakere i den videre prsess, er de fleste av de analysene g vurderingene Prsjektgruppa hadde med i sitt frslag, utelatt. Fr å få en fullstendig versikt ver saken g vurderinger sm er gjrt, henvises det derfr til Prsjektgruppas frslag med vedlegg 1. 1 (Prsjektgruppas frslag til) ekmmunestrategi g skisse til rganisering av IKT-samarbeidet i Det Digitale Vestre Agder er tilgjengelig på prsjektets nettsted http://ddv.ekmmuner.n. Side 6
3 Hvrfr samarbeide? I Nrge er interkmmunalt samarbeid utbredt innenfr de fleste fagmråder. Når den enkelte kmmune er fr liten til å utvikle et kmpetent g attraktivt fagmiljø, rganiseres fagsamarbeid interkmmunalt. Når kmmuner er fr små til hver fr seg å ppnå strkundebetingelser hs leverandører, rganiserer de seg i innkjøpssamarbeid, g når et driftsmiljø blir fr lite til å ppnå strdriftsfrdeler rganiseres driften felles fr flere kmmuner. Det er sjelden at et interkmmunalt samarbeid avvikles, g det er vanskelig å tenke seg en kmmune sm ikke deltar i interkmmunale samarbeid innenfr ett eller flere av mrådene brannvern, renvasjn, legevakt, revisjn, næringsutvikling, PPT, samferdsel eller IKT. Et interkmmunalt samarbeid innenfr teknisk infrastruktur g IKT skaper en plattfrm fr faglig interkmmunalt samarbeid. Dersm kmmunene benytter de samme tekniske løsningene ligger frhldene gdt til rette gså fr et faglig samarbeid. Stadig mer avanserte løsninger, anvendt på stadig flere mråder, gjør IKT til et mråde med utbredt interkmmunalt samarbeid. Agder har fått et svært gdt utbygd bredbåndsnett gjennm samarbeidet i Det Digitale Agder (DDA). Dette samarbeidet sikret nylig gså en utbygning av mbilnettet fra en dekning på 95 % til landets beste dekning på 99 %. Sm en del av denne avtalen fikk gså Agderkmmunene landets beste priser på mbiltelefni. Ingen av disse viktige gdene kunne vært ppnådd av enkeltkmmuner alene innenfr en realistisk kstnadsramme. Det Digitale Vestre Agder (DDV) ble etablert fr ca. 10 år siden fr å sikre bredbåndsutbyggingen fr DDV-kmmunene gjennm et samarbeid innen DDA. Denne utbyggingen er den tekniske plattfrmen fr dagens relativt mfattende g frhldsvis ufrmelle IKT-samarbeid i DDV, innenfr bredbånd, nettsikkerhet g flere fagløsninger. 3.1 Områder med gevinstmuligheter innenfr «Nye DDV» Mye ligger gdt til rette fr å ta ut gevinster ved en frmalisering av samarbeidet, g en samrdning av drift g løsninger innenfr DDV. Nen mråder med gevinstmuligheter sm peker seg ut ppsummeres krt nedenfr. Fr en mer detaljert versikt henvises det til kap. 5 ekmmunestrategi fr DDV. Interkmmunalt faglig samar beid Tiltak Tilrettelegging Gevinst Knkretisering/evt. måling Fag- g kmpetansenettverk på tvers av kmmunene Utveksling av kmpetanse g ansatte mellm kmmunene ved vakanser, i prsjekter, etc. Felles rutinebeskrivelser, maler, etc. Alle kmmunene benytter den samme prgramvaren på samme måte. Høyere faglig nivå, g mer attraktive arbeidsplasser. Redusert sårbarhet, mindre behv fr eksterne knsulenter. Effektivisering g kvalitetssikring. Revitalisering av etablerte fagnettverk g etablering av nye. Måling: regnskapsdata ver utgifter til eksterne knsulenter g vikarer, samt utleieinntekter egne ansatte. Opprettelse av felles rutine- /malbank i DDV. Side 7
Interkmmunale samarbeid Samarbeid I KT-drift Tiltak Tilrettelegging Gevinst Knkretisering/evt. måling Samrdning av pplæringstiltak.l. Legge til rette fr etablering av interkmmunale samarbeid mellm t eller flere av DDVkmmunene m særskilte ppgaver, f.eks. felles pstmttak sentralbrd regnskapsfunksjn arkivfunksjn Dette i tillegg til allerede etablerte interkmmunale samarbeid. Utvikle gd infrmasjnssikkerhet rganisatrisk g teknisk. Felles drifting av kmmunenes IKTløsninger. Spesialisering av IKTansatte Felles brukerstøtte fr alle kmmunene. Samrdning av prgramvareløsninger g teknisk infrastruktur på tvers av kmmuner Alle kmmunene benytter den samme prgramvaren på samme måte. Alle kmmunene benytter den samme prgramvaren på samme måte. Etablering av Nye DDV med felles IKTdriftssenter g felles brukerstøtte. Erfaringsutveksling, redusert behv fr eksterne knsulenter, innsparing. Effektivisering, større fagmiljø, prfesjnalisering. Trygghet fr at infrmasjnssikkerheten blir ivaretatt. Effektivisering g bedret sikkerhet. Mer interessant fagmiljø g mer attraktive arbeidsplasser. Mindre behv fr kjøp av knsulenttjenester Frenkling: ett sted å henvende seg. Frbedring: høyere kmpetanse på brukerstøtten. Strdriftsfrdeler g standardisering av rutiner. Sikrere drift. Etablering av intern kurskalender med jevnlige kurs i bruk av prgramvare benyttet i DDV, samt andre aktuelle pplæringstiltak. Utredning av knkrete samarbeidsmuligheter g etablering av samarbeidsløsninger. Utvikling av felles rutiner g reglement. Jfr. kap. 3.3 Infrmasjnssikkerhet. Måling 1: utviklingen ver tid i antall ansatte i IKT-drift. Måling 2: nedetid. Utarbeidelse av kmpetanseplaner/-utvikling fr IKT-ansatte. Måling: utvikling i utdanningsnivå, sertifisering,.l. Måling: utvikling i gj.sn. tidsbruk fra meldt sak til løsning g avsluttet sak. Måling 1: utviklingen ver tid i antall ansatte i IKT-drift. Måling 2: nedetid. Side 8
Strkunde Tiltak Tilrettelegging Gevinst Knkretisering/evt. måling Felles innkjøp av IKTløsninger fr kmmunene. Felles kntraktsadministrasjn Etablering av felles innkjøpsfunksjn fr IKT i DDV. Bedre psisjn i frhld til leverandører. Mer attraktiv kunde. Frenkling fr kmmuner g leverandører. Refrhandling av alle inngåtte avtaler. Måling: utvikling i IKTutgifter. Etablering av felles register / arkiv ver alle inngåtte IKTavtaler, g kntrll av alle fakturaer fra IKTleverandører. Fullelektrnisk arkiv Et mråde sm bør nevnes spesielt er behvet fr fullelektrniske arkivløsninger fr alle fagfelt i kmmunene. Siden dette er sektrvergripende, g frutsetter str grad av faglig g teknisk tilrettelegging, nevnes dette særskilt. Etablering av slike løsninger setter stre krav til infrmasjnssikkerhet både teknisk g rganisatrisk. Et interkmmunalt samarbeid innenfr dette mrådet kan fremskynde g kvalitetssikre en utvikling mt fullelektrniske løsninger i hele kmmuneadministrasjnen. Det å etablerere elektrniske arkivløsninger krever gså høy arkivfaglig kmpetanse. Kmmunenes arkivledere g IKAVA Interkmmunalt Arkiv i Vest-Agder IKS - er fagressurser sm kan bistå i dette arbeidet. Fullelektrniske, integrerte arkivløsninger vil gjøre datafangst, arkivdanning g dept enklere g sikrere, ne sm bl.a. vil gi gevinster i frhld til effektivitet g gd service. 3.2 Gevinstrealisering De fleste prsjekter har en målsetting m å ppnå kvalitetshevning, effektivisering, frigjøring av ressurser, eller andre psitive effekter. Utfrdringen er imidlertid at mange av effektene først kan tas ut en gd stund etter at selve hvedprsjektet er avsluttet. Derfr er det svært viktig at en har en frpliktende g gd gevinstrealiseringsplan sm et verktøy fr å faktisk ta ut de gevinstene en har sett fr seg når prsjektet ble vedtatt gjennmført. Gevinster sm tenkes realisert bør kjennetegnes av følgende: - Har frankring i virksmhetens styringsdkumenter g eierskap hs linjeledelsen. - Er realistiske. - Angir antatte betingelser fr realisering av mål g gevinster. - Angir utgangsverdi fr resultatmåling (sammenlikningsgrunnlag). En gevinstrealiseringsplan innehlder en beskrivelse av: - Hvilke gevinster sm virksmheten skal ta ut (knkret g detaljert). - Hvilke beslutninger g tiltak sm frutsettes fr at gevinstene skal tas ut. - Oversikt ver mulige hindringer fr gevinstrealisering. Side 9
- Tidspunktet gevinstene skal tas ut (i prsjektfasen g/eller i etterkant?). - Hvem sm er ansvarlig fr at gevinstene tas ut. Både fr selve etableringen av Nye DDV, de frskjellige delprsjektene i den frbindelse, g fr prsjekter sm igangsettes deretter, er det viktig at det er et sterkt fkus på gevinstrealisering. Utarbeidelse g ppfølging av gevinstrealiseringsplaner må inngå sm en viktig del av prsjektarbeidet. Realisering av gevinster er et ledelsesansvar, g det er viktig at planer fr gevinstrealisering i DDV har mandat g frankring både i ledelsen i DDV g i eierkmmunene. Det vil trlig være en gevinst å hente innen selve IKT-driften, men de største gevinstene er å finne innen effektivisering av den kmmunale tjenesteprduksjnen, g gjennm utvidet interkmmunalt, faglig samarbeid. Fr å kunne identifisere g kvantifiser disse gevinstmulighetene trengs gd kjennskap både til selve fagmrådet, g til IKT benyttet sm støtteverktøy til faget. Fr å kartlegge gevinstmuligheter g utarbeide gevinstrealiseringsplaner freslås det at det nedsettes en gruppe fr planlegging av gevinstrealisering, jfr. kap. 13.1.4, side 41. 3.3 Infrmasjnssikkerhet Ettersm kmmunal IKT benyttes i stadig større grad, g på stadig flere mråder, øker gså mfanget av persnpplysninger g sensitiv infrmasjn. Både manglende tilgang g uautrisert tilgang til sensitive data kan få stre knsekvenser. Samrdning g prfesjnalisering gjennm etablering av Nye DDV gir gde muligheter fr å freta en samrdning av rganisatriske g tekniske frrdninger g sikre gd infrmasjnssikkerhet. Eksempler på mråder sm utfrdrer infrmasjnssikkerheten er utveksling av helsedata mellm kmmunene g helsefretakene, nettbasert selvbetjening, g økt bruk av bærbare PC-er, mbiltelefner, «minnepenner», m.v. Persnpplysningslven slår bl.a. fast følgende: tiltak sørge fr tilfredsstillende infrmasjnssikkerhet med hensyn til knfidensialitet, integritet g tilgjengelighet ved Dette innebærer at kmmunen sm behandlingsansvarlig er ansvarlig fr at infrmasjnssikkerheten ivaretas i alle ledd. Infrmasjnssikkerhet bør få et sterkt fkus når Nye DDV skal detaljplanlegges, jfr. kap. 13.1.3 Gruppe fr planlegging av infrastruktur, løsninger g tjenester. Side 10
4 Datagrunnlag g kvalitetssikring Fr å kunne freta slike utredninger sm Styringsgruppa ønsket, har det vært nødvendig å invlvere DDV-kmmunene i ganske str grad med innsamling av data, g kvalitetssikring av arbeidet. Dette har skjedd både gjennm møter med sentrale ledere i kmmunene, g gjennm drøftinger den enkelte kmmune har gjennmført med tillitsvalgte. 4.1 Kartlegging av utstyr, prgrammer, avtaler g øknmi Det er gjennmført en mfattende kartlegging av ulike frhld vedr. IKT-driften i DDV-kmmunene, bl.a. ansatte, øknmi g avtaler. Fr mange invlverte har dette medført mfattende arbeid. Målsettingen var at en ut fra pplysningene fra kmmunene skulle kunne sette pp en krrekt beskrivelse av alle relevante frhld samlet fr hele DDV. Det har vist seg at dette har vært en svært vanskelig øvelse. Dette skyldes bl.a.: Varierende regnskapsførsel av IKT-utgifter i kmmunene Manglende avtaler Manglende versikter Særlig har det vært vanskelig å få fram den enkelte kmmunes kstnader i frbindelse med årlige utgifter til lisenser g brukerstøtte fra leverandører. Dette frdi slike utgifter føres så frskjellig i den enkelte kmmune g vanligvis spredd på flere ansvar. Når det gjelder beregning av persnellkstnader, øknmiske ppgjør mellm kmmunene fr dagens IKT-drift, samt bruk av eksterne knsulenter, anses tallene sm rimelig sikre. 4.2 Undersøkelser eksternt 4.2.1 Andre interkmmunale IKT-samarbeid Det er i verkant av 30 interkmmunale IKT-samarbeid i Nrge. Prsjektet i DDV har hentet inn dkumenter fra de fleste av disse med tanke på å kunne utfrme DDVs planer ut fra andre samarbeids gde g dårlige erfaringer. Ca. 10 av disse samarbeidene er gså blitt «kartlagt» nærmere ut fra at deres målsettinger g rganiseringer var særlig relevante fr DDV-samarbeidet. Denne kartleggingen vil bli referert til når særlige tema skal drøftes i dette dkumentet. Et knsentrert ppsett av kartleggingen framgår av vedlegg 2 4.2.2 Ekstern vurdering av frmell rganisering Det er mange ulike måter å rganisere et interkmmunalt IKT-samarbeid på. Prsjektgruppa gjrde sine vurderinger, g KS-Advkatene har kmmentert vurderingene g gitt sine innspill i frhld til disse. Dette kmmer en tilbake til i kap. 6.7 Frmell rganisering av interkmmunalt IKT-samarbeid i DDV. 4.2.3 Ekstern vurdering av bemanningsbehv Terje Brge Olsen i Tebl AS har årelang erfaring fra rådgivning g evaluering av interkmmunale IKT-samarbeid. I sluttfasen av utredningsarbeidet fr etablering av nye DDV, har han fått tilgang til 2 Vedlegg 4 Kartlegging av relevante interkmmunale IKT-samarbeid i Nrge. Side 11
freliggende versjn av Arbeidsutvalgets frslag g de tallmessige beregninger. Olsen har i et ntat gitt en vurdering av bl.a. følgende frhld: Kritiske suksessfaktrer fr interkmmunale IKT-driftssamarbeid Planlagt rganisering av samarbeidet i DDV Kmpetansebehv Innføringsløpet Sammenlikning med andre IKT-samarbeid Terje Brge Olsens ntat 3 er vedlagt. Hans vurderinger refereres der det er relevant i de enkelte kapitler i dette dkumentet. 3 Vedlegg 3: Ntat fra Terje Brge Olsen: Eksternt blikk på dkumentasjn g planer fr et utvidet driftssamarbeid mellm kmmunene i Det Digitale Vestre Agder (ktber 2012). Side 12
5 ekmmunestrategi fr DDV Styringsgruppa mener at Prsjektgruppas frslag til ekmmunestrategi i hvedsak kan vedtas slik det freligger, g det er kun fretatt enkelte mindre endringer. Siden selve ekmmunestrategien er så sentral, gjentas Prsjektgruppas frslag gså i dette dkumentet, dg med unntak av de sektrvis strategier. Dette unntaket er gjrt fr å hlde dkumentets på en akseptabel størrelse, g det henvises i stedet til Prsjektgruppas frslag kap. 5.7 fr de sektrvise strategiene 4. Nedenfr er Styringsgruppas frslag til ekmmunestrategi gjengitt. 5.1 Overrdnede målsettinger IKT-samarbeidet i DDV g ekmmunestrategi-prsjektet har sm målsetting å medvirke til gd ffentlig service g effektiv tjenesteprduksjn i DDV-kmmunene. Prsjektgruppas frtlkning av disse målsettingene er at DDV-kmmunene i samarbeid ved hjelp av IKT skal gi en så gd service til sine brgere sm mulig. DDV-kmmunene i samarbeid skal benytte IKT til å effektivisere sin tjenesteprduksjn i størst mulig grad. Begge deler må naturligvis skje innenfr de øknmiske rammene sm til en hver tid blir stilt til rådighet. 5.2 Knkretisering Målppnåelsen i frhld til målene satt i ekmmune 2012 lkal digital agenda undersøkelse at kmmunene i DDV i gjennmsnitt er litt ver nasjnalt gjennmsnitt. Utfrdringen er de stre variasjnene innenfr DDV. Prsjektgruppas mener at strategien må legges slik at en må frsøke å nå samme, høye nivå i alle DDV-kmmunene. Fr å «samle feltet» er det nødvendig å gi de bakerst muligheten til å ta igjen de fremste. Dersm samtlige kmmuner i DDV hadde hatt samme grad av målppnåelse sm de i DDV sm er fremst i feltet, ville team DDV fått et resultat sm en av de reginene i Nrge med høyest ekmmunenivå. Rådmennenes viljeserklæring betner bl.a. nettpp det å «dele» g å «gjøre hverandre gde» Prsjektgruppa mener at dersm det nå legges en slid g framtidsrettet «grunnmur» fr DDVsamarbeidet, så er det innenfr rekkevidde at DDV-samarbeidet i løpet av få år er det interkmmunale IKT-samarbeidet sm bruker IKT smartest i Nrge. 5.2.1 Målsettingen m gd ffentlig service g begrunnelse fr denne De fleste kmmuner har definerte målsettinger m å tiltrekke seg næringsetableringer, g legge frhldene til rette fr videreutvikling g vekst i de etableringer sm allerede finnes. 4 (Prsjektgruppas frslag til) ekmmunestrategi g skisse til rganisering av IKT-samarbeidet i Det Digitale Vestre Agder er tilgjengelig på prsjektets nettsted http://ddv.ekmmuner.n. Side 13
å ppretthlde eller øke antall innbyggere. å sikre tilgangen på kmpetent arbeidskraft både til den kmmunale rganisasjn, g til all annen virksmhet i kmmunen. Prsjektgruppa mener at gd ffentlig service gir kmmunene et knkurransefrtrinn i frhld til å ppnå alle disse målsettingene. Gd ffentlig service handler i dag fte m mulighetene til rask tilgang til krrekt g ppdatert infrmasjn, samt enkelt å kunne bestille eller gjøre bruk av kmmunale tjenester g tilbud. I denne strategien avgrenser vi vurderingene til å gjelde tjenestemråder sm understøttes av IKT-teknlgi. Eksempler på gd ffentlig service med en slik avgrensning er følgende: Selvbetjeningsløsninger på nett fr alle mråder det er relevant fr. Enkel, elektrnisk dialg med kmmunen i ønsket kanal (e- Innsynsløsninger på nett til egne saker, egne abnnement, egne restanser, etc. Lett tilgjengelig g ppdatert infrmasjn på nett m kmmunen g kmmunale tilbud g tjenester. Disse eksemplene samstemmer bra med flere av målsettingene i regjerningens nye digitaliseringsprgram; «På nett med innbyggerne» 5. 5.2.2 Målsettingen m effektiv tjenesteprduksjn g begrunnelse fr denne Effektiv tjenesteprduksjn innebærer bl.a. gd tilrettelegging inkl. hensiktsmessige IKT-verktøy, kmpetent bemanning, g gd ledelse. Effektivitet måles i kvalitet, tid g penger. Prsjektgruppa mener at kmmunene i likhet med resten av ffentlig frvaltning m få år vil bli stilt verfr vesentlig høyere krav m effektiv utnyttelse av øknmiske g persnellmessige ressurser. Stadig færre må betjene stadig flere, g prduksjn av bl.a. kmmunale tjenester må økes, samtidig sm det er færre til å prdusere. De kmmuner sm ikke klarer å tilpasse seg en slik virkelighet vil på sikt trlig stå verfr en brutal virkelighet med fraflytting g minimal handlefrihet. I kmmunal sektr blir effektivisering et spørsmål m kmmunens evne til å levere brgerne de grunnleggende g helt nødvendige tjenestene de har stadig større behv fr. Fr at kmmunene skal kunne klare det, må persnell g ressurser benyttes ptimalt direkte i tjenesteprduksjnen. Her må de kunne benytte effektiviserende teknlgi, g på den måten klare å levere flere g bedre tjenester pr. krne g minutt, g dette uten at det går på bekstning av trivsel g arbeidsglede. Fr å kunne ha flest mulig i direkte tjenesteprduksjn må antall ansatte i styrings-, stab- g støttefunksjner reduseres. Også dette må skje uten at kvaliteten g mengden av deres arbeid reduseres. Det er Prsjektgruppas syn at det er mulig å ppnå stre frbedringer innenfr nevnte mråder, men m det skal skje, er det nødvendig med en tiltaksmiks der utstrakt bruk av IKT bare er ett av virkemidlene: Planmessig prsessfkusert gjennmgang av alle kmmunale tjenester med tanke på frenkling, frbedring g effektivisering. Tilgang på, g kmpetent bruk av de best egnede verktøy inkl. IKT-løsninger. En slid teknlgisk plattfrm bestående av kmpetente medarbeidere, egnet infrastruktur g gde prgramvareløsninger. 5 http://www.regjeringen.n/nb/dep/fad/kampanjer/dan.html?id=675818 Side 14
Omfattende interkmmunalt samarbeid både innenfr selve IKT-driften, g (viktigst) mellm fagflk i de frskjellige delene av den kmmunale tjenesteprduksjnen. «Trappa» til høyre viser hvrdan lønnsmhet g muligheter fr gevinstrealisering øker etter hvert sm samarbeidet utvides til flere mråder. Det meste av dagens IKTsamarbeid i DDV ligger på trinn 2 i «trappa». På enkelte mråder, slik sm f.eks. sak-/arkivløsning g øknmiløsning, beveger samarbeidet seg delvis på trinn 3 g 4. Trinn 5 er en viktig teknisk frutsetning fr en et effektivt rganisatrisk samarbeid. På nen få mråder er dette til en viss grad realisert i DDV. Det gjelder bl.a. Gedata-samarbeidet i Lindesnesreginen g Prtalsamarbeidet i DDV. Strategien g planene sm nå legges fr Nye DDV innebærer at hele samarbeidet løftes til trinn 5. 6 5 4 3 2 1 5.3 Strategiens utfrming g inndeling De ulike delene av strategien er gruppert i nivåer fra tilpasning til verrdnede nasjnale føringer ned til sektrnivå i den enkelte kmmune. Mange av de strategiene g tiltak sm er aktuelle har vært drøftet på flere nivåer. I de påfølgende kapitler har en frsøk g ikke å gjenta frslag m strategier g tiltak sm er drøftet på flere nivåer, men kun ta dem med på det høyeste nivået. Det er naturlig å inndele strategiens ulike satsingsmråder etter rganiseringen av ekmmunestrategiprsjektet; nemlig sektrvergripende (ivaretatt av Prsjektgruppa) g i 5 sektrer (ivaretatt av de 5 arbeidsgruppene). 5.4 Strategiske statlige føringer Regjeringen lanserte i april sitt nye digitaliseringsprgram «På nett med innbyggerne». Dette viser hva vi kan frvente av statlig føringer på dette mrådet de kmmende årene. Om KS i sin utfrming av ny ekmmunestrategi velger å følge tidligere praksis, vil de basere KS strategi fr kmmunene på den strategien sm regjerningen har lagt fr frvaltningen sm helhet. Prsjektgruppa mener at det lgisk g frnuftig at DDV i sin ekmmunestrategi adpterer regjeringens perspektiver g strategier, dg med en (inter)kmmunal vri. Prsjektgruppa mener da at følgende strategiske prinsipper bør ligge til grunn fr DDVs ekmmunestrategi: Digital kmmunikasjn skal være hvedregelen fr kmmunikasjn med DDV-kmmunene DDV-kmmunene skal tilby helhetlige g brukervennlige digitale tjenester Side 15
Innlgging til kmmunale nettjenester skal være enkel g sikker Innbyggere g bedrifter skal få pst fra DDV-kmmunene i én sikker, digital pstkasse Innbyggere skal få hjelp til å finne fram til g bruke digitale tjenester Bruk av IKT-løsninger skal sees i sammenheng med kmmunenes arbeidsprsesser g rganisering Hensyn til persnvern g infrmasjnssikkerhet skal ivaretas Fr en mer detaljert beskrivelse av disse punktene henvises det til Regjeringens presentasjn av disse på nettsidene til Frnyings-, administrasjns- g kirkedepartementet 6. 5.5 Strategiske prinsipper fr interkmmunalt samarbeid i DDV Deltakelse i DDV gir retter g plikter: det er ikke mulig med «delvis deltakelse» i DDV. øknmiske frpliktelser i henhld til avtalte retningslinjer frpliktelse til å delta aktivt i DDV-fra innflytelse i DDV i henhld til vedtatte retningslinjer tilgang til hele DDVs IKT-kmpetanse g IKT-rganisasjn tilgang til alle løsninger driftet i DDV-regi De samme prgramvareløsningene skal benyttes i alle DDV-kmmunene. Dette innebærer følgende frdeler: Drifting av én løsning pr. fagfelt, i stedet fr flere. Kntakt med én leverandør, i stedet fr flere. Bedre pris pr. kmmune, g større «frhandlingskraft» når mange kmmuner skal kjøpe inn. Spesialisert kmpetanse til kundestøtte g systemadministrasjn på én løsning, i stedet fr flere. Mer effektive fagnettverk når alle benytter samme løsning. Enklere å samarbeide m persnell siden benyttede IKT-løsninger er kjente fr den ansatte fra før. Fr øvrig gjelder: I en peride må det etableres vergangsrdninger der flere løsninger innen samme fagmråde kan driftes av DDV-samarbeidet. Ved standardisering til kun en løsning innen hvert fagmråde må DDV-fellesskapet bære kstnaden sammen, ikke bare de(n) kmmunene sm må bytte løsning. DDV må utnytte sin knkurransekraft 11 kmmuner sm satser ffensivt g seriøst innen interkmmunalt IKT-samarbeid legges merke til av leverandørene, g vil gi stre uttellinger i frm av gde priser g gunstige avtaler. DDV vil bli en kunde sm er svært attraktiv, g vil sm seriøs g prfesjnell kunde ppnå høy grad av ppmerksmhet g lydhørhet. 6 http://www.regjeringen.n/nb/dep/fad/kampanjer/dan/pa-nett-med-innbygerne.html?id=677791 Side 16
Innenfr de fleste løsningstyper er minst t leverandører representert i dagens DDV. Ved å standardisere på én løsning gjennm en anbudsprsess der hele DDV pptrer sm en kunde, ppnås vesentlig lavere priser. Ved å rganisere kntakten med leverandørene i ett kntaktpunkt / én kntrakt ppnås gunstige betingelser på løpende kntrakter. Ved en gd rganisering av DDV-samarbeidet må en kunne frvente dedikert ppfølging fra fast kundekntakt hs den enkelte leverandør. Dersm DDV får på plass gde, egne rutiner kan DDV stille krav til leverandørene m hvrdan dialgen skal fregå mellm DDV g leverandøren (faglig, teknisk, utviklingsmessig, øknmisk). DDVs IKT-samarbeid blir en plattfrm fr interkmmunalt faglig samarbeid Alt fr fte er gde initiativ til interkmmunalt fagsamarbeid blitt trpedert av at kmmunene benytter frskjellige IKT-løsninger fr faget, eller de benytter samme løsningen, men satt pp frskjellig. Den slags hindringer er lette å rydde av veien ved å standardisere på felles løsninger g etablere fagnettverk fr aktuelle mråder. Fagnettverk på tvers av kmmunene vil utgjøre et interessant fagmiljø på tvers av kmmunene g vil (med de rette lederne) utvikle seg til pådrivere fr utvikling faglig innenfr eget fagfelt, men gså innenfr effektiv utnyttelse av IKT-verktøy. Utveksling av kmpetanse/ansatte mellm kmmunene ved vakanser, i prsjekter, mv. Være gde «bestillere» i frhld til IKT-drift. Utvikle effektive g gde rutiner g prsedyrer både faglig g i frhld til å utnytte IKT-løsningene best mulig. Etablering av felles «malbanker» fr de ulike mrådene. Etablering av felles brukerstøtte. Kmpetansehevende tiltak i DDV-regi Regelmessige kurs fr nye medarbeidere i alle DDV-kmmunene. Felles pplæring ved vergang til nye løsninger. Sertifiseringsrdninger fr medarbeidere fr å sikre gd g kmpetent bruk av løsningene. Regelmessig gjennmføres kmpetansetiltak slik sm kurs g sertifiseringsrdninger i DDV-regi. Sertifisering i frhld til infrmasjnssikkerhet. I et presset arbeidsmarked med kamp m kmpetansen kan DDV styrke sin psisjn ved bl.a. følgende grep: «Dele» på spesialistene kmmunene mellm. Ha fleksible arbeidsrdninger innenfr en større regin. «Få et rykte» m å være en arbeidsgiver sm har gde IKT-verktøy g interessante fagmiljøer. Bli kjent sm kmmuner med fremragende service (= stlte medarbeidere). Side 17
6 Organisering av IKT-samarbeidet Jfr. gså Styringsgruppas frslag til Samarbeidsavtale fr Det Digitale Vestre Agder Vedtekter fr DDV Strategi Vedtekter fr DDV Drift 6.1 Innspill fra ansattes rganisasjner Det er gjennmført drøftingsmøter i henhld til Hvedavtalens bestemmelser i samtlige av DDVkmmunene. Drøftingene var basert på Prsjektgruppas frslag lagt fram i juni. En gjennmgang av referatene, mv. gir følgende hvedinntrykk: I frhld til utvidet IKT-samarbeid Med unntak av én uttalelse er alle psitive til å utvide samarbeidet, eller de kmmenterer ikke utvidelsen. I frhld til rganisering Flere uttalelser går på at vertskmmunemdell etter Kmmunelven 28 er å fretrekke. En slik rganisering hevdes å ivareta ansattes rettigheter best. I frhld til endringer av ansettelsesfrhld mv. Det er flere uttalelser sm understreker viktigheten av medvirkning ansattes rganisasjner g gjennmføring i henhld til gjeldende regelverk når det gjelder endringer av ansettelsesfrhld. En uttalelse går på at ansatte må kunne velge m de vil være ansatt i kmmunen eller i ny rganisasjn. I frhld til arbeidssted fr IKT-ansatte Flere understreker behvet fr å ha persner med IKT-kmpetanse lkalt i hver kmmune. En uttalelse sier at ansatte sm evt. må bytte arbeidssted frtsatt må kunne ha frammøtested g tid i «gammel» kmmune g få gdtgjrt fr transprt til nytt arbeidssted. I frhld til standardisering av prgramløsninger i kmmunene Med unntak av én uttalelse sm mener at standardisering av fagløsninger er en utfrdring grunnet frskjeller mellm kmmunene, er øvrige psitive, eller kmmenterer ikke dette temaet. I frhld til medbestemmelse Flere påpeker at ansattes rganisasjner skal være representert ikke bare i prsjektrganisasjnen, men gså i den permanente rganisasjnen fr samarbeidet på alle nivåer. I frhld til utredning av saken Enkelte mener at saken er fr dårlig utredet. I frhld til mulig framtidig utsurcing Side 18
Flere avviser utsurcing på ne tidspunkt. Dette bl.a. med den begrunnelsen at det vil være kstnadsdrivende, g at det vil skape utrygghet fr de IKT-ansatte. Alle referater, uttalelser mv. i frbindelse med drøftingene i kmmunene er publisert på prsjektprtalen 7. I møte i Styringsgruppa 21. september framsatte ansattes representant frslag m at etableringen av ny rganisasjn i DDV skal skje etter vertskmmunemdellen (Kmmunelven 28), samt at tillitsvalgte skal være representert i alle ledd av rganisasjnen. I utredningsarbeidet sm er gjennmført høsten 2012, etter at ansattes rganisasjner hadde gitt sine innspill, har AU frsøkt å ta hensyn til g/eller besvare synspunktene fra rganisasjnene. 6.2 Innspill g frslag fra infrmasjnsmøtene i kmmunene I august ble det gjennmført møter vedr. prsjektet g Prsjektgruppas frslag i samtlige av DDVkmmunene. Fra kmmunene deltk vanligvis rådmann, øknmisjef, persnalsjef g IKT-sjef (eller tilvarende funksjner). I disse møtene ble bl.a. Prsjektgruppas frslag gjennmgått, g kmmunene km med innspill g frslag i den frbindelse. AU har gått gjennm samtlige innspill g frslag fra møtene, g frsøkt å tilpasse rganisering g samarbeidsmdell i frhld til disse. I nen tilfeller har det vært mtstridende innspill fra kmmunene, g da har AU måttet velge det ene eller det andre, eller aller helst frsøke å finne fram til kmprmisser. Fr den enkelte kmmunes innspill henvises det til referatene fra møtene. Disse er publisert på prsjektprtalen 8. 6.3 Innspill fra IKT-frum IKT-frum har vært en aktiv bidragsyter gjennm hele prsjektet. I møte 13.9 fikk IKT-frum presentert hvedlinjene i Arbeidsutvalgets innstilling. IKT-frum ønsket da å gi følgende innspill: Det må være nøkternhet i frhld til hva samarbeidet faktisk skal ivareta. Prsjektets målsettinger m «billigere g bedre» er en vanskelig kmbinasjn. Det er psitivt at rådmennene tar styringen ved å utgjøre styrene i DDV Drift g DDV Strategi. Det er en fare fr at det nå «feil-investeres» i utstyr i frhld til det sm blir «DDV-standard». Det vil kmme «pukkelkstnader» ved ppstart. Disse antas å vare ved 2 3 år. Innsparinger vil kmme når det standardiseres på løsninger. Standardisering av løsninger bør skje så raskt sm mulig. DDV Strategi er en viktig funksjn, sm må beskrives inngående. Kmmunenes kstnader til IKT er jevnt stigende. Innsparinger vil kunne redusere denne stigningen. Harmniseringa av lønn fr IKT-ansatte i DDV-drift innebærer en kstnad. 7 Referater g uttalelser mv fra Drøftingsmøtene med ansattes representanter er publisert på prsjektprtalen http://ddv.ekmmuner.n/augustmøter (klikk på mappen «Drøftingsmøter»). 8 Referater fra møtene med kmmunene er publisert på prsjektprtalen http://ddv.ekmmuner.n/augustmøter (klikk på mappen fr aktuell kmmune). Side 19
Spesialisering blant ansatte i DDV Drift vil redusere behvet fr kjøp av knsulenttjenester g innebære en innsparing. 6.4 Organisering Styringsgruppa har gjrt enkelte justeringer på Prsjektgruppas frslag til rganisering, men mener likevel at Prsjektgruppas intensjner er fulgt pp. AU mener gså at mdellen er i tråd med KS sine anbefalinger. 6.5 Navn på rganisasjnsenhetene Styringsgruppa freslår følgende nye navn: DDV Styring DDV Strategi DDV Drift Styringsgruppa mener at dette er navn sm er krte nk til å bli brukt i det daglige, samtidig sm de beskriver hvedppgaven til hver enkelt enhet. 6.6 Organisasjnsmdell Nedenfr beskrives krt den enkelte del av samarbeidets rganisasjn, samt de viktigste ppgavene/pliktene hver av «enhetene» skal ivareta. Samarbeidet vil bli regulert at vedtekter fr de juridiske delene av rganisasjnen, samt en vergripende samarbeidsavtale. Vedtektene g samarbeidsavtalen vil gså beskrive den enkelte enhet nærmere. 6.6.1 Kmmunestyret Kmmunene v/kmmunestyret har det verrdnede ansvaret fr IKT-funksjnen i kmmunen. Det er kmmunestyret sm tar beslutningen m kmmunen skal inngå i et frpliktende DDV-samarbeid eller ikke, g det er kmmunestyret sm vedtar vedtekter g frpliktende samarbeidsavtaler, samt fretar nødvendige delegasjner til rådmannen. Om kmmunestyret bestemmer at kmmunen skal inngå i et frpliktende samarbeid med de øvrige kmmunene i DDV, vil de likevel ha påvirkning på rganisering g utvikling av samarbeidet. Denne påvirkningen vil nrmalt bli utøvet gjennm kmmunens rådmann, g i henhld til de delegasjner sm er gitt. Kmmunestyret må få seg frelagt en egen sak vedr. kmmunens deltakelse i et frpliktende samarbeid innenfr rammen av DDV. I denne saken bør det gså framgå delegasjn av kmmunestyrets myndighet til rådmannen, samt hvilke rammer denne delegasjnen skal frvaltes innenfr. Side 20
6.6.2 Den enkelte kmmune i DDV-samarbeidet Det er kmmunens ledelse sm til en hver tid skal ivareta kmmunens interesser i frhld til samarbeidet. Dette kan skje på flere arenaer: kmmunens rådmann er med i DDV Styring, g kmmunens ledelse har styringsmuligheter i frhld til hvilke innspill, ønsker g «bestillinger» sm kmmunenes representanter i de interkmmunale fagnettverkene kan framsette verfr DDV Strategi. Tilsvarende vil kmmunens ledelse ut fra kmmunens virksmhetsplan g pririteringer påvirke retningen DDV-samarbeidet skal ta. Dette skjer både gjennm representasjn i DDV Styring g gjennm den enkelte kmmunes deltakelse i fagnettverk mv. Når det gjelder rådmennene i hver enkelt kmmune vil disse måtte ivareta bl.a. følgende ppgaver i grensesnittet mellm kmmunene g DDV: Frmidle inn i DDV Styring kmmunens ønsker g behv i frhld til samarbeidet. Avstemme kmmunens virksmhetsplan mt samarbeidsavtalen med DDV. Avstemme kmmunens budsjett mt kmmunens andel av kstnadene ved samarbeidet. 6.6.3 DDV Styring DDV Styring bestående av DDV-kmmunenes rådmenn g en representant fr de ansatte, er DDVsamarbeidets verrdnede ledelse. DDV Styring vil ivareta mange av de samme ppgavene sm Styringsgruppa har i dagens samarbeid, bl.a.: Overrdnet styring av DDV. Fastsette Strategien fr samarbeidet. Vedta endringer i avtalene sm regulerer samarbeidet. Fatte budsjettvedtak. Ta prinsipielle avgjørelser. Bestemme utvidelse g innskrenkninger av samarbeidet. Velge styrene fr DDV Strategi g fr DDV Drift 6.6.4 DDV Strategi DDV Strategi ivaretar den daglige administrative ledelse av samarbeidet, g blir det administrative «limet» i samarbeidet. Det er gså naturlig at DDV Strategi står fr prsjektledelse av interkmmunale prsjekter sm vil påvirke IKT-driften. DDV Strategi står fr bestilling g frvaltning av kmmunenes IKT-løsninger, g skal gså være en ressurs i det strategiske utviklingsarbeidet. Oppgaver g ansvar i frhld til DDV Styring Ivareta daglig ledelse av DDV-samarbeidet. Effektuere DDV Styrings avgjørelser i samarbeidet. Være IKT-strategisk ressurs fr kmmunene i DDV-samarbeidet. Operasjnalisere DDV-samarbeidets strategi. Utrede g innstille i saker sm DDV Styring skal behandle. Tilpasse mfanget av DDV-samarbeidet til de øknmiske rammene DDV Styring setter. Oppgaver g ansvar i frhld til fagenhetene i kmmunene Ta i mt, evaluere g priritere blant frslag fra fagenhetene m Side 21
Endringer i måten løsninger driftes på. Nye løsninger, integrasjner, versjner, mv. Utvikle gde rutiner fr interkmmunalt samarbeid i DDV. Bistå fagenhetene administrativt i frhld til IKT-spørsmål. Oppgaver g ansvar i frhld til DDV Drift Inngå g følge pp avtaler m drift av kmmunenes IKT-løsninger på vegne av DDV Styring Ivareta den daglige dialg med DDV Drift Være frhandlingspartner verfr DDV Drift Oppgaver g ansvar i frhld til eksterne leverandører Inngå g følge pp nye avtaler*: Kjøpsavtaler Vedlikehldsavtaler Avtaler m kundestøtte Være frhandlingspartner verfr leverandørene *) Eksisterende avtaler med eksterne leverandører sm den enkelte kmmune har i dag, ivaretas av kmmunene så lenge avtalene gjelder. 6.6.5 Fagenhetene i DDV-kmmunene Å benytte den samme prgramvaren på tvers i alle kmmunene gir gevinster i frm av rimelige innkjøps-, kundestøtte- g vedlikehldsavtaler. Det frenkler driften vesentlig, g effektiviserer slik sett tjenesteprduksjnen. Men dersm en skal ta ut de stre gevinstene i frm av effektivisering av tjenesteprduksjnen g bedre kmmunal service, må det gså utvikles faglig samarbeid mellm kmmunene. Slike samarbeider kan f.eks. ivareta: Likt ppsett g lik bruk av (de samme) IKT-løsningene Felles malbanker g rutinebeskrivelser Felles pplæringstiltak Utnyttelse av arbeidskraft på tvers av kmmunene Funksjnen sm rådgiver g dialgpartner fr DDV Strategi i IKT-relaterte spørsmål 6.6.6 DDV Drift DDV Drift skal i hvedsak ivareta de perative ppgavene sm IKT-avdelingene i de 11 DDVkmmunene i dag ivaretar innenfr IKT-drift g brukerstøtte (1.linje). Dette innebærer bl.a. følgende tjenester (ppsummert): Drift av Infrastruktur Datasenter Nettverk Brukeradministrasjn/sikkerhet Tjenester Applikasjnstjenester Tekniske tjenester Rådgivningstjenester Helpdesk/brukerstøtte Side 22
Eksempel på en kmplett «prduktkatalg» fra en kmmunalt eid leverandør av IKT-tjenester til et interkmmunalt IKT-samarbeid er tilgjengelig på nettsidene til Digitale Gardermen IKS 9 Tilsvarende må det gså utarbeides en prduktkatalg fr DDV Drift. Her må det skilles mellm tjenester i DDV Basis g i DDV Pluss (jfr. kap. 10.4 DDV Basis g DDV Pluss) 6.7 Frmell rganisering av interkmmunalt IKT-samarbeid i DDV 6.7.1 Valg av selskapsfrm Interkmmunalt IKT-samarbeid kan ha sin frmelle rganisering etter flere mdeller g lvverk. Det er gjrt en vurdering basert på hva en ønsker å ppnå med samarbeidet, g hvilke styringsstrukturer en vil ha. KS Advkatene er benyttet fr å se på de juridiske sidene av rganiseringen, g knklusjnen er følgende: Det anbefales et 27 samarbeid rganisert sm eget rettssubjekt. De ansatte bør verføres til dette rettssubjektet. Videre bør det fastsettes nærmere regler fr hva sm skal skje med de ansatte ved eventuelt pphør. KS Advkatenes betenkning er vedlagt 10. 6.7.2 Overføring av ansatte g ansattes rettigheter ved evt. pphør I betenkningen fra KS Advkatene drøftes spørsmålet vedr. ansattes rettigheter. Betenkningen framhlder bl.a. følgende: «Ut fra den beskrivelse sm gis i rapprten vil verføringen måtte anses sm en virksmhetsverdragelse sm styres etter reglene i arbeidsmiljølven kap. 16. Det betyr at de ansatte behlder sine individuelle rettigheter sm lønn g eventuelt andre avtalte gder de måtte ha. Det er således ikke grunn fr de ansatte til å bekymre seg i frhld til dette. Her vil det være likt gså m de ansatte verføres til en vertskmmune.» I henhld til KS Advkatenes anbefaling bør det tas stilling til «hva sm skal skje med de ansatte ved eventuelt pphør». Sm en del av persnellplanleggingen anbefales det at det pprettes en gruppe sm kan detaljplanlegge denne delen av etablering av Nye DDV (g hva sm skal skje ved en evt. avvikling). Jfr. kap. 13.1.1 Gruppe fr persnellplanlegging. 6.7.3 Ansattes representasjn i Nye DDV Fagfreningene har krav m «representasjn i alle ledd». Styringsgruppa ønsker at ansatte skal være representert i styrene fr DDV Styring, DDV Strategi g DDV Drift. Gruppen sm skal se på detaljplanlegging i frhld til persnell må se hvrdan 9 Oversikt ver tjenester sm leveres av Digitale Gardermen IKS: http://www.dgi.n/n/tjenester 10 Vedlegg 2: KS Advkatene: Betenkning m fremtidig rganisering av IKT-samarbeidet herunder rettigheter fr ansatte. Side 23
bestemmelsene i Hvedavtalen g i Arbeidsmiljølven skal kmme til anvendelse, jfr. kap. 13.1.1 Gruppe fr persnellplanlegging. 6.7.4 Habilitet fr styremedlemmer Betenkningen til KS Advkatene (vedlegg 2) drøfter gså spørsmålet vedr. rådmennenes habilitet i frhld til å behandle saker i kmmunen sm mfatter virksmheten der rådmannen sitter i virksmhetens styre. Utgangspunktet er planene m at rådmenn skal utgjøre styrene fr DDV Strategi g DDV Drift. Habilitetsprblematikken ppstår dersm følgende vilkår er ppfylt: 1. Virksmheten er eget rettssubjekt 2. Rådmannen i den kmmunen sm skal behandle en sak sitter i styret fr virksmheten 3. Virksmheten (rettssubjektet) er part i en sak sm skal behandles i kmmunen De t første frutsetningene vil være ppfylt med en rganisering slik Arbeidsutvalget freslå. Når det gjelder den tredje frutsetningen m at virksmheten må være part i en saken, vil det nk nen ganger være saker da rådmannen vil være inhabil. Når det gjelder rådmannens saksutredning til kmmunens årsbudsjett er likevel KS Advkatene mer tvilende til at inhabilitet vil inntreffe. En metde sm angis fr å eliminere det meste av habilitetsprblematikken er at rådmennene ikke er styremedlemmer i virksmhetene, men at andre velges til styrene. Rådmennene kan likevel møte i styrene med tale- g frslagsrett. Ut fra den freliggende betenkningen ser en fr seg følgende: 1. Rådmenn inngår i styrene i DDV Strategi g DDV Drift ved ppstart. 2. Dersm det ppstår situasjner der rådmannen blir inhabil i frhld til saker i egen kmmune sm gjelder virksmhetene, håndteres disse fra sak til sak etter gjeldende regler m habilitet. 3. Dersm det viser seg at utfrdringene vedr. habilitet løpende skaper prblemer fr virksmhetenes, kmmunenes eller rådmennenes drift/arbeid kan det velges nye styrer fr virksmhetene. Fr øvrig henvises det til KS Advkatenes betenkning. I frbindelse med kartleggingen av andre relevante IKT-samarbeid 11 er det ikke ne sted framkmmet pplysninger m at rådmenns styredeltakelse i IKT-samarbeidene har skapt habilitetsprblemer. 11 Vedlegg 4 Kartlegging av relevante interkmmunale IKT-samarbeid i Nrge. Side 24
7 Lkalisering 7.1.1 Oppdraget fra Styringsgruppa Da Styringsgruppa i møte 9.5.12 vurderte ulike mdeller fr det framtidige DDV-samarbeidet, var signalene at dersm det skulle etableres en egen IKT-driftsenhet, så skulle det tas utgangspunkt i en mdell med spredt lkalisering av ansatte (mdell 4), men med mulighet fr videreutvikling i retning en mdell med sentralisert lkalisering av ansatte (mdell 5). 7.1.2 Innspill i prsessen g erfaringer fra andre samarbeid I møter med kmmunene g med tillitsvalgte (jfr. kap. 6.1 g 6.2) gis det uttrykk fr frskjellige syn i frhld til lkalisering av ansatte, bl.a.: Arbeidsplasser er viktige fr mange kmmuner. Det må være «nk» IKT-ressurser lkalt i hver kmmune til å bistå øvrig bemanning. Det er uhensiktsmessig dersm kmmunene må bygge pp sin egen IKT-rganisasjn ved siden av DDVs: DDV må ta «alt» av IKT-drift. Det er ikke mulig å bygge sterke fagmiljøer med én eller et fåtall ansatte på hvert sted. Det er vanskelig å ta ut strdriftsfrdeler g andre gevinster ved spredt lkalisering. Det er vanskelig å lede en enhet med spredt lkalisering. Det er vanskelig å bygge en felles kultur i en enhet med spredt lkalisering. Ved kartlegging av andre interkmmunale IKT-samarbeid framkmmer det ikke ne entydig bilde av hvilken rganisering sm er best egnet, men følgende er hvedinntrykket: De fleste samarbeidene har gjerne ett kntr der de fleste ansatte har sitt kntrsted. I de fleste tilfellene er dette i den største kmmunens rådhus eller i andre lkaliteter i samme mråde. På steder der det er lange avstander mellm kmmunene, er det gjerne ett hvedkntr med et avdelingskntr. I nen tilfeller er det i praksis IKT-ansatte i den enkelte kmmune. Disse har gjerne sitt «frmelle» arbeidssted ved hvedkntret eller avdelingskntret, g arbeider derfra ved behv. Det har fte vært et ønske fra den enkelte ansatte m å være en del av et større miljø. En ppsummering av kartleggingen framgår av vedlegg 4 12. 7.1.3 Lkalisering av utstyr Serverrm g annen sentral driftsutrustning kan plasseres uavhengig av hvr ansatte har sitt arbeidssted. På sikt er det mest rasjnelt g sikkert med ett serverrm med en tilsvarende sikkerhetsinstallasjn et annet sted. Det ppfattes ingen uenighet m dette sm et langsiktig mål. Når det gjelder flytting av utstyr sm i dag er plassert rundt m i kmmunene, bør det gjøres en vurdering av m dette er regningssvarende i frhld til å la det stå der det står, fram til det er mdent fr utskiftning. Flytting av utstyr kan fte være ganske kstbart (mknfigurering av nettilknytning, mv.). Å la utstyret stå der det står er et særlig aktuelt alternativ så lenge IKT-ansatte gså er lkalisert til den enkelte kmmune. 12 Vedlegg 4 Kartlegging av relevante interkmmunale IKT-samarbeid i Nrge. Side 25