1 DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE 20-07 29.05.2007, kl 16:15 NG1b FORSLAG TIL DAGSORDEN Forslag til ymse meldes her Godkjennelse av innkalling og dagsorden ORIENTERING Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra RS v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Sponsorer Åpningsuken-tiltaksplan Kvarter Endring i mailstruktur Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra leder Skriv fra skjenkeansvarlig Skriv fra informasjonsansvarlig VEDTAKSSAKER 20-01 GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat 18-07 Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 18-07 20-02 ØLPRISER Til grunn: Muntlig orientering fra leder Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å
20-03 FOLDER Til grunn: Skriv fra informasjonsansvarlig Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å innvilge opptil 4700,- eks. mva. til trykk av folder 20-04 STILLINGSINNSTRUKS FOR PR-ANSVARLIG Til grunn: Skriv fra informasjonsansvarlig Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar endre tittel på informasjonsansvarlig til PR-ansvarlig, og godkjenner samtidig ny stillingsinstruks og oppretter pr@kvarteret.no som dennes adresse. 20-05 VISITTKORT Til grunn: Skriv fra informasjonsansvarlig Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å innvilge opptil 1600,- eks. mva. til trykk av visittkort 20-06 DEKONSTITUERING Til grunn: Ting må gå sin gang Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å dekonstituere det sittende styre for Det Akademiske Kvarter. 20-07 KONSTITUERING Til grunn: Generalforsamlingen ved Det Akademiske Kvarter Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar det nye styret av Det Akademiske Kvarter med følgende sammensetning av personer: Leder: Iselin Høle Informasjonsansvarlig: Robin Sandborg Eksternansvarlig: Ingrid Solstrand Internansvarlig: Rikke Vestergaard Økonomiansvarlig: John Fjellseth Prosjektansvarlig: Magnus Øverli Skjenkeansvarlig: Stephanie Farstad OPPSUMMERING YMSE RIS & ROS
Driftsledere i Nygårdsgaten 2 : Det Akademiske kvarter : 7 dager 14 skift 56 skift i mnd med K1 mandag og fredag 1 Mnd : 56 skift * 624 = 34 944,- Feriepenger : 3 564, 29,- AGA : 5 429,67,- Tilsammen : 43 937,96,- 10 Mnd : Lønn = 349 440,- Feriepenger = 35 642, 88 AGA = 54 296, 69,- Tilsammen : 439 379, 57,- Konto 5040, årsregnskap for 2006 : Brukt kr 380 962,- ( uten feriepenger og AGA ) Regnskapet viser avvik i forhold til budsjett pga overtidsbetalinger. Kvarteret er i drift i 10 mnd grunnet SommerKvarteret. Nygårdsgaten 2 : 7 dager 7 skift 28 skift i mnd 9 timers skift - 63 timer uken 252 timer mnd Kompensasjon : 1 Mnd : 28 skift * 624 = 17 472,- Feriepenger ( 10,2 % ): 1 782, 14,- AGA ( 14,1 %): 2 714,83,- 1 Mnd Tilsammen : 21 968, 97,- 10 Mnd Tilsammen : 219 689, 70,- Timelønn: 1 Mnd : 252 * 110 kr timen = 27 770,- Feriepenger : 2 832, 54,- AGA : 4 314, 96,- 1 Mnd Tilsammen : 34 917, 50,- 10 Mnd Tilsammen : 349 175,-
Kompensasjon vil være mest lønnsomt for Kvarteret nå hvor vi er stengt, men samtidig er dette en fin sjangse til å prøve ut nye ting og timelønn er noe vi har snakket om før. Minner om at OTP må inn i beregningene også. What to do : Gi lønn etter ansvar, derfor timelønn. Gi kompensasjon for å være idealistiske, derfor fortsette med 624 kr per skift. Dette er det billigste alternativet, men uansett hva som velges vil det være billigere enn dagens situasjon. Ansette mindre folk, men i høyere prosentstillinger (43%). Vil skaffe oss ansvarsbevisste folk som har en jobb fordi de trenger den, ikke fordi de har en tilhøringhet til Kvarteret. Ansette 4 kvarter : 7 dager * 9 timer = 63 timer 63 timer / 4 kvarter = 15,75 timer uken 15,75 * 100 / 37 = 42,56 % Legge opp skifttidene etter rutinebeskrivelse og Ik-skjema. Man trenger ikke 9 timers arbeidsdag hver dag.
internnotat Fra Thomas Evensen, Informasjonsansvarlig i Kvast Til Kvast 28.05.2007 Endinger i mailstruktur Kvarteret sine mailadresser er blitt rotete. Jeg foreslår en restrukturering for å få intuitive og gode mailadresser. Nedenfor følger en liste over brukernavn (før @kvarteret.no) som følger et system jeg kan tenke meg. Deter viktig at et evt. system man går for blir opprettholdt og satt som mal på nye adresser. KVAST kvast leder info intern ekstern oko skjenke prosjekt kvast-pamp RS rs ordforer ARGER Etat (alle) etat-styret (styret) etat-pamp (gamle) f.eks. infoetaten infoetaten-styret infoetaten-pamp (her kan f.eks. kraft ha kraftraadet e.l.) UNDERGRUPPER f.eks. grafisk web rekkom soskom prokom ALLE alle (samtlige) medarbeidere (nåværende) pingvin MAILLISTER f.eks pr-forum glem dorg ANDRE ny (til rek.kom) booking (til asf/rf) rombooking (til ekstern) DORGER asf rf immaturus samfunnet filmklubben ADMIN administrativleder orgsek regnskap kjokkensjef Hvis en undergruppe (som f.eks. prokom) er stor nok til å ha eget styre blir da det styrets egen adresse prokom-styret@kvarteret.no. Dette kan godt bli et fint prosjekt for prosjektansvarlig Med vennlig hilsen Thomas Evensen Informasjonsansvarlig, Kvast 91 78 48 59 infoans@kvarteret.no besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon +47 55 58 99 10 postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett www.kvarteret.no
REFERAT KVARTERSTYREMØTE 19-07 22.05.2007, kl 14:30 NG1b TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Internansvarlig Eksternansvarlig Informasjonsansvarlig Skjenkeansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Fjellseth Jude Rezcek Ingrid Solstrand Thomas Evensen Rikke Vestergaard Halvard Løvik Ukonstituerte Kvast-medlemmer : Robin Sandborg Magnus Øverli (kom kl 15:44) REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE Thomas Evensen John Fjellseth Ukonstituerte medlemmer : Stephanie Farstad REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra Økonomiansvarlig Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au
FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen AD Produktutvalg i NG2 ProKom og NG2 Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Skriftlig orientering fra Skjenkeansvarlig Muntlig orientering fra Pro.Kom VEDTAKSSAKER 19-01 Godkjennelse av referat 19-02 OCÈ printer OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER LEDER Innbrudd på Kvarteret ting, prødv å finne ut hva som skjedde, sikre bygg og anmelde det Møte med Rekkom og litt SosKom Feiret 17. Mai m/kvarteret SKJENKEANSVARLIG Jobbet Vært i møte med Hansa og Prosjekteringskomiteen for NG2 Vært i møte med produktgruppa Nesten i mål med skjenkebevillingen Gått gjennom samtlige kontrollrapporter (1993-2007) fra skjenkekontrollen Overlevert den O`store viteboken for Skjenkekvast til Stephanie INTERNANSVARLIG Personalgruppestyremøte 17.mai frokost Eksamen lesing Eksamen (mandag) EKSTERNANSVARLIG
Møte med Rek.kom Møte med Def.off.ill 17.mai feiring og planlegging rundt det Omvisning på USF Verftet og Nyg2 med Phonofestivalen og RF. Booking på USF Begynt på dorgeavtaler ØKONOMIANSVARLIG Jobbet med Skibasrapport Feiret 17. mai Jobbet med budsjett Sett på alternative måter for å forbedre budsjettprosessen til høsten INFORMASJONSANSVARLIG xxx PROSJEKTANSVARLIG - Holdt på med Klart svar og Netcom avtale ADM. LEDER xxx RS V/AU - Vært GF - Prøver å finne stemmetallene fra Gfen - RS-galla utsatt - AU og Lov.Kom tar saken om hvorvidt en arbeidsgruppe må gjennom 1 eller 2 GFer. FASTAD GLEM/DORG Glem - T-skjorter Dorg - Vært på møte med Filmklubben - Vil koste oss 25 000,- for å se film ute - Sendt ut dagsorden på mail - Skriver søknader til Frifond - Åpningsuken er på stell ØKONOMIRAPPORT Fortsatt ingen tall. DAK2 Utsatt til neste gang. INNBOKSEN Utgår siden Infoansvarlig ikke er tilstede.
Møtetidspunkter : Vi henger opp kalender slik at folk kan booke møterommet selv. AD Produktutvalg i NG2 Skriftlig orientering fra Skjenkeansvarlig - Se skriv ProKom og NG2 Muntlig orientering fra Pro.Kom og leder i Kvarterstyret 500 000,- fra SiB : - De går utelukkende til håndverkerne - Misforståelse, Jens mener pengene som skal gå til midler til Kvarteret som Ivar søkte UiB om for en stund siden. - Vi må finne ut om vi kan bruke disse pengene, Gustav og Ivar skal vite dette. Design : - Pro.Kom har siste ordet om folk ikke klarer å bli enige - Kvarterstyret stiller seg kritisk til dette punktet - Tom og Tommy ble hentet inn i denne saken for å ha ett overblikk over alt som foregår - Tommy blir ett bindeledd mellom Pro.kom og skjenkegruppen - Uenigheter rundt baren mellom Skjenkegruppen og Pro.Kom - Profilering av varer kan bli ett stort problem om Hansa skal innvolveres i byggingen av glassmonteret - Skjenkegruppen har vært innvolvert hele tiden - Kan bli vanskelig å plassere teknisk utstyr om baren blir bygd slik som den er tiltenkt - Glassmonteret er kreativt og billig, men en utfordring - Bar i kjelleren for å profilerer vin...??? Dette ødelegger vår vin profil, da skjenkegruppen ikke vil kunne stille med folk hver dag. Er heller ingen sikkerhet for at baren kan holdes åpen 7 dager i uken. Kvarterstyret stiller seg positiv til styret som er sammensatt, men mener at Romvesenet, dorger, arger og kvast skal sitte seg ned og se på planene sammen. VEDTAKSSAKER 19-01 GODKJENNELSE AV REFERAT Til grunn : Referat 18-07 Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 18-01 For 5 Mot 0 Avholdende 0 Jude forlater møtet kl 15:47
19-02 OCÈ PRINTER Til grunn : Skriv fra Adm.leder - Tilbyr oss ny maskin, med USB interface. - Oce folkene sier at det er vår feil at den er blitt semi-ødelagt - Gustav mener at vi burde redde regnskogen - Kreditere oss for servicebeløpet som er innbetalt - Bedre driftssikkerhet med en ny maskin, ett godt alternativ Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å forlenge gjeldene avtale med Oce Norge AS, dette innebærer frysing av avtale inntil vi flytter inn i nye kontorlokaler, samt en ny maskin av type Oce VP 1075 For 4 Mot 0 Avholdende 0 Gustav følger OPPSUMMERING xxx xxx
internnotat Fra Thomas Evensen, Informasjonsansvarlig i Kvast Til Kvast 28.05.2007 Folder Jeg har hentet inne tilbud fra Bodoni og Steen på trykk av foldere, da jeg ser at det er veldig greit å ha, samt at dette neste året vil være en periode da vi kan trenge slike. Både internt og eksternt. Samtidig bør vi for profil- og merkevarebyggingens skyld ikke benytte de gamle. 250x Standard A4 mapper 2+2 farger kr 4700,- eks. mva. 250x Standard A4 mapper 4+4 farger kr 8500,- eks. mva. Jeg skulle selvfølgelig mest hatt fullfarge, men 2+2 farger er nok i massevis. Tanken er å ha mer informasjon trykt på innsiden og baksiden av folderen. Dermed anbefaler jeg alternativet med 2+2 trykk. vedtaksforslag 1 Kvarterstyret vedtar å innvilge opptil 4700,- eks. mva. til trykk av folder Med vennlig hilsen Thomas Evensen Informasjonsansvarlig, Kvast 91 78 48 59 infoans@kvarteret.no besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon +47 55 58 99 10 postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett www.kvarteret.no
internnotat Fra Thomas Evensen, Informasjonsansvarlig i Kvast Til Kvast 28.05.2007 Endring av tittel på informasjonsansvarlig Jeg ønsker at Kvast tar stilling til om de ønsker å endre tittelen på informasjonsansvarlig til PRansvarlig. Dette for å lage et klart skille mellom ansvaret for ekstern og intern informasjon. Pransvarlige bør ha de ansvarsoppgavene ovenfor ikke-interne som infoans har i dag, og gjerne også utvide de videre mot eksterne aktører. Den interne informasjonsflyten hører mer naturlig hjemme hos internansvarlig, og bør bli flyttet dit. Dette gjelder f.eks. nyhetsbrev, referatføring (og publisering), rekrutteringsarbeid (under rek.kom) og glem (som er den største kilden av interninformasjon). Jeg tror det vil være en forbedring om infoans kan fokusere på de eksterne profilerings og informasjonsbehov, samt oppbygging av merkevare og profil. En nyopprettet pr-ansvarlig vil naturligvis være i sterk dialog med internansvarlig om interninformasjonen, og selv om både info og expo er primært rettet mot eksterne er f.eks. Kvartært et sterkt internmedium som vil fortsette å være under en pr-ansvarlig. Se vedlagt stillingsinstruks. vedtaksforslag 1 Kvarterstyret vedtar endre tittel på informasjonsansvarlig til PR-ansvarlig, og godkjenner samtidig ny stillingsinstruks og oppretter pr@kvarteret.no som dennes adresse. Med vennlig hilsen Thomas Evensen Informasjonsansvarlig, Kvast 91 78 48 59 infoans@kvarteret.no besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon +47 55 58 99 10 postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett www.kvarteret.no
internnotat Stillingsinstruks for PR-ansvarlig 28.05.2007 HOVEDANSVAR PR-ansvarlig har hovedansvar for Kvarterets profil- og merkevarebygging, samt at Kvarteret blir promotert helhetlig og i henhold til de strategier og profiler som er blitt utarbeidet. PR-ansvarlig skal overse det totale markedsføringsarbeidet og påse at Kvarteret til enhver tid er profilert og promotert i de kanaler nødvendig for å nå frem til Kvarterets målgrupper. PR-ansvarlig har ansvar for opprettholdelse av eksisterende annonseavtaler, og opprettelse av nye. PR-ansvarlig er kontaktperson for informasjonsetaten, eksponeringsetaten og dorgenes pr-grupper. PR-ansvarlig har spesielt ansvar for forvaltning av Det Akademiske Kvarter som merkevare og at alle husets grupper og organisasjoner opprettholder merkevarene på en positiv og oppløftende måte. Stillingen innebærer også pressekontakt og ansvar for uttalelser og promotering av Kvarteret opp mot mediene. GRUPPEANSVAR PR-ansvarlig har et særlig ansvar for Infoetaten. PR-ansvarlig skal se til at de produserer det materiellet de skal, på en økonomisk og praktisk forsvarlig måte. Ansvaret omfatter også (i samarbeid med gruppens personalansvarlig) signering av arbeidskontrakter, samt utdeling av kvarterkort. Man bør være til stede på infoetatens styremøter, hvor informasjon kan utveksles mellom etaten og pr-ansvarlige. Eksponeringsetaten ligger også under PR-ansvarlig sitt verv. Her gjelder det samme som for Infoetaten. DORGEANSVAR Det er naturlig for PR-ansvarlig a ha jevnlig kontakt med PR-ansvarlige i driftsorganisasjonene. Dette skjer via jevnlige pr-forum hvor PR-ansvarlig er leder. PR-ansvarlig har hovedansvar fra Kvarterets side for å skape en helhet i dorgenes promotering og få til samarbeid på alle steder og medium som mulig. På disse møtene, er det også naturlig for infoetatens leder, samt grafisk leder å delta. Pr-ansvarlig har ansvar for videreføring av interne annonseavtaler og avtaler om pr-støtte mellom Kvarteret og dorgene. KONTAKTER PR-ansvarlig har kontakt med bedrifter som trykkeri, aviser/blader og liknende. Det er en viktig oppgave å oppdatere seg på gjeldende avtaler, og sørge for å inngå nye der det trengs. Kontakten mot Bergens Tidende som samarbeidspartner faller under PR-ansvarlig sine oppgaver, og PR-ansvarlig har ansvar for forvaltning og utvikling av de midlene BT stiller til disposisjon. PR-ansvarlig skal også være Kvarterets pressekontakt og fungere som talsmann m.m. PR-ansvarlig delegerer dette videre i enkelttilfeller. PR-ansvarlig bør ha oversikt over de forskjellige medier som er tilgjengelig og benytte seg av de for presseoppslag når ønskelig. GENERELT Informasjonsansvarlig har et generelt ansvar for å sørge for at Det Akademiske Kvarter får den publisitet som er nødvendig. Alle studenter i Bergen skal til enhver tid være opplyst om hva Kvarteret er og hva det kan tilby. PR-ansvarlig bør ha oversikt over semesterets aktiviteter slik at en presseplan kan bli utarbeidet og jobbet ut fra. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon +47 55 58 99 10 postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett www.kvarteret.no
PR-ansvarlig skal også være tilgjengelig, og sørge for at infoetaten gjør sitt arbeid, for personalgruppen under rekrutteringsarbeid eller arbeid for interninformasjon. Da alt er en del av merkevarebygging, bør PR-ansvarlig i varierende grad være involvert eller informert om alle grep gjort av Kvast eller arbeidsgrupper som inkluderer noe form for kontakt med eksterne eller informasjonsarbeid til interne. Dette for å sørge for en rød tråd gjennom alt arbeid Kvarteret gjør som et merkevare. F.eks. bør skriv sendt ut til nye medarbeidere gå gjennom PRansvarlig for å sørge for at Kvarteret blir nevnt som Kulturhus, og ikke Studentkulturhus. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon +47 55 58 99 10 postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett www.kvarteret.no
Stillingsinstruks for informasjonsansvarlig Ansvarsområder: Informasjonsansvarlig har et særlig ansvar for Infoetaten, å se til at de produserer det materiellet de skal, på en økonomsik og praktisk forsvarlig måte. Sørge for å samle inn og underskrive arbeidskontrakter, og lage kvarterkort. Man bør være til stede på infoetatens styremøter, hvor informasjon kan utveksles mellom etaten og infoansvarlig. Eksponeringsetaten ligger også under informasjonsansvarlig sitt verv. Her gjelder mye av det samme som for Infoetaten. Kontakter: Det er naturlig for informasjonsansvarlig å ha jevnlig kontakt med PR ansvarlige i dtiftsorganisasjonene. Samarbeid om blant annet annonser, reklame og plakater er viktig, samt utarbeidelse av eventuelle interne annonseavtaler. På disse møtene, er det også naturlig for infoetatens leder å delta. Informasjonsansvarlig har kontakt med bedrifter som trykkeri, aviser/blader og liknende. Viktig å oppdatere seg på gjeldende avtaler, og evt. sørge for å inngå nye der det trengs. Pressekontakt ligger også under informasjonsansvarliges verv. Andre oppgaver: Informasjonsansvarlig har et generelt ansvar for å sørge for at Det Akademiske Kvarter får den publisitet som er nødvendig. Alle studenter i Bergen skal få den nødvendige informasjon de trenger om vårt tilbud. Rekruteringsarbeidet er en viktig del av vervet. Hver høst og vår bør det jobbes kontinuerlig med informasjonsarbeid tett knyttet til infoetaten. Det er viktig å sørge for at åpningsuken (høsten) fungerer som den skal. Her er det viktig med kontakter både innenfor Universitetet og Høyskoler i Bergen.
Oppdatert mars 05
internnotat Fra Thomas Evensen, Informasjonsansvarlig i Kvast Til Kvast 24.03.2007 Visittkort Visittkort vil bli trykket i 500 eksemplarer. I 300g glossy papir. De som skal ha visittkort er: Adm.leder Leder Ekstern Info (Gustav) (Iselin) (Ingrid) (Robin) Jeg har fått tilbud fra Bodoni og Steen, og Steen er de billigste. 1600,- eks. mva for 5x500 kort. Vi trenger kun 4, så det vil nok bli noe billigere. vedtaksforslag 1 Kvarterstyret vedtar å innvilge opptil 1600,- eks. mva. til trykk av visittkort Med vennlig hilsen Thomas Evensen Informasjonsansvarlig, Kvast 91 78 48 59 infoans@kvarteret.no besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon +47 55 58 99 10 postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett www.kvarteret.no